Leeswijzer Primaned is de handelsnaam voor Primaned B.V. en Primaned Projectadvies B.V. Het kantoor is gevestigd in Capelle aan den IJssel en richt zich op de Nederlandse afzetmarkt. Dit document is niet van toepassing op Primaned Belgium BVBA. In deze onderbouwing wordt antwoord gegeven op de onderzoeksvragen referentiematrix voor het jaar 2014 / 2015. Dit wordt met praktijkvoorbeelden geïllustreerd en stakeholders komen aan het woord. Deze onderbouwing is onderverdeeld in vier hoofdstukken. Binnen deze vier hoofdonderwerpen zijn subonderwerpen gedefinieerd. De onderbouwing en zelfverklaring zijn opgesteld na zorgvuldige voorbereiding en onderzoek. De werkgroep Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) en directie van Primaned heeft na het beoordelen van dit resultaat akkoord gegeven om de zelfverklaring en onderbouwing aan te melden bij NEN voor publicatie op het publicatieplatform ISO 26000. Primaned zal dit rapport jaarlijks evalueren, eventueel herzien en opnieuw er publicatie aanbieden. Dit document is opgesteld met ondersteuning van onderstaande documenten. Deze documenten zijn, tenzij, vertrouwelijk, opvraagbaar bij Primaned via communicatie@primaned.com. In verband met de wet op de privacy zullen de documenten voor verzending gescreend worden op namen en concurrentiegevoelige informatie. De complete referentieverhalen van stakeholders, genoemd in dit document, zijn integraal te lezen op de website http://www.primaned.com/referenties Opvraagbaar MVO Startdocument RI&E onderzoek / toets NEN-4400-1 certificaat WKA gegevens Openbaar VCU certificaat Website: www.primaned.com Social Media Nieuwsbrieven Vertrouwelijk Financieel Jaarverslag VCU Handboek Huisreglement Werving & selectieprocedure Audit verslagen Verslagen Personeelsvergaderingen Primaned is gevestigd: MVO contactpersoon: Barbizonlaan 55-2908 ME Capelle aan den IJssel Belinda Rozendaal Postbus 247 2900 AE Capelle aan den IJssel B.Rozendaal@primaned.com Telefoon 010 425177 Telefoon 010 425177 Communicatie@primaned.com INHOUDSOPGAVE Leeswijzer... - 1 - Over ons... - 1-1. MVO Principes... - 4-2. Onderkennen van MVO en stakeholders... - 7-3. MVO Kernthema s... - 8-4. Integreren van MVO... - 11 - Samenvatting en slotwoord van de directie... - 12 -
Over ons Primaned is een kennisbedrijf dat andere organisaties ondersteunt met de inzet van software, mensen en processen om projectbeheersing naar een hoger niveau te begeleiden. Kortom, wij geven ondersteuning in planning- en risicomanagement voor complexe projecten in uiteenlopende branches zoals petrochemie, energie, infrastructuur, overheden en industrie. Tevens zijn wij, in het kader van Social Return, pro bono actief in de non-profit sector. De werkwijze van Primaned is om via een pragmatische aanpak zo effectief en duurzaam mogelijk doelen te bereiken. Door een zorgvuldig beheer van processen en implementatie van, zo veel als mogelijk, duurzame methodieken zorgen wij voor een efficiënte projectbeheersing. De afgelopen jaren is Primaned in aantal medewerkers sterk gegroeid alsook in aantal opdrachtgevers en projecten. Door jarenlange praktijkervaring kent Primaned als geen ander het competentieprofiel van de verschillende rollen binnen projectorganisaties. Om te zorgen dat zowel eigen medewerkers alsook die van opdrachtgevers uitblinken in hun rol kan een opleidingstraject gevolgd worden bij Primaned Academy. Primaned biedt haar opdrachtgevers ervaren, hoogopgeleide medewerkers die invulling kunnen geven aan nieuwe duurzame ontwikkelingen en kwaliteitsimpulsen. Middels een persoonlijk ontwikkelingsplan van elke medewerker wordt het kennisniveau blijvend geoptimaliseerd. Met onze platte organisatiestructuur en korte communicatielijnen streven wij een niveau te bereiken dat klantwensen overtreft en aansluit op de eisen van de branche en de wet. Onze gedachte is dat mens en arbeid zo veel mogelijk in balans moeten zijn, met waarde naar elkaar; naar de klant en voor de omgeving. Door te investeren in een plezierige en gezonde werkomgeving zijn we gezamenlijk in staat om het kwaliteitsniveau zowel bij onze opdrachtgevers als binnen onze eigen organisatie te verhogen. De kracht van Primaned is uiteindelijk onze medewerkers. Zij kiezen voor Primaned om aan uitdagende projecten te werken met persoonlijke vrijheid vanuit een sociale werkomgeving. Het is door diversiteit van achtergronden en behoefte tot kennisdelen dat Primaned een heldere kijk heeft op vernieuwende duurzame oplossingen en duidelijke verbeteringen, zowel in de eigen organisatie alsook bij onze projectopdrachten. NAM: Uit je comfortzone stappen, geeft inzicht in projectcommunicatie. Projectmatig werken wordt steeds belangrijker. Elke sector heeft haar eigen unieke uitdaging in het effectief en inzichtelijk uitvoeren van projecten. De kennis en expertise van Primaned maakt projectmanagement in elke branche en binnen elke organisatie transparant en efficiënt: met meer dan 25 jaar ervaring is Primaned een toonaangevende speler in de Benelux. Om te zorgen dat projectmedewerkers binnen hun eigen organisatie de mogelijkheden van projectmanagement optimaal benutten, biedt de Primaned Academy sinds 1985 trainingen en opleidingen op maat. *Afbeelding NAM - 2 -
Primaned en MVO Primaned heeft richting gegeven aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid door het opstellen van een initiatievenprogramma. Eén van deze initiatieven is het openbaar maken van onze MVO waarde door publiceren van deze onderbouwing behorende bij de NEN-ISO 26000 zelfverklaring. Primaned wil functioneren vanuit een optimale balans tussen economische vooruitgang en sociale ontwikkeling met inachtneming van de omgevingsfactoren. Duurzaamheid en maatschappelijke betrokkenheid zijn begrippen die meer vragen dan alleen goede bedoelingen. Met de zelfverklaring NEN-ISO 26000 wordt een belangrijke stap gezet om het nemen van maatschappelijke verantwoording te formaliseren en hierover verantwoording af te leggen aan onze stakeholders. In deze onderbouwing worden de initiatieven inzichtelijk gemaakt en stapsgewijs uitgevoerd. Dit betekent dat we bewust en structureel inhoud geven aan een maatschappelijke rol die ons bedrijf heeft uit respect voor nu en voor de generaties na ons. Door het begrip MVO integraal in Primaned te verankeren, en vanuit onze eigen kracht inhoud te geven, kunnen we als kennisbedrijf een aantoonbare brug slaan tussen onze goede bedoelingen en de praktisch toepasbare (meer)waarde hiervan. In hoofdstuk 4 Integreren van MVO wordt meer aandacht besteed aan dit onderwerp. MVO Pijlers Door kennisopbouw van duurzame uitvoeringstechnieken kunnen wij de gevolgen van keuzes (gewogen) laten meenemen in projecten bij onze opdrachtgevers. Effecten van een MVO verantwoorde aanpak worden gemodelleerd en de gevolgen inzichtelijk gemaakt waardoor het project positief beïnvloed en beheersbaar wordt gemaakt. Door de, in projecten- en bij organisaties opgedane, kennis en kunde op vrijwillige basis in te zetten voor o.a. non-profit en goede doelen instellingen. Hoogheemraadschap: Primaned als sparringpartner Steeds vaker is duurzaamheid hét uitgangspunt en zorgt het waterschap niet alleen voor kwantiteit maar ook voor kwaliteit en zuivering van water. Door actief te anticiperen op ontwikkelingen bij het Hoogheemraadschap heeft Primaned in de afgelopen jaren toegevoegde waarde geleverd als professionele en betrouwbare sparringpartner die graag meedenkt over de toekomst. Dankzij gedegen kennis en werkwijze werken we samen aan een stappenplan, waarbij tijdig wordt geëvalueerd of de huidige software-oplossing nog voorziet in de behoefte. Ook worden we op de hoogte gehouden van innovaties die wellicht ons projectmanagement nog verder kan optimaliseren. Bij kostbare trajecten die zich over meerdere jaren uitstrekken en die de infrastructuur en de waterhuishouding ingrijpend veranderen, is het van belang om alle innovaties op het gebied van projectmanagement te omarmen. *Afbeelding Hoogheemraadschap - 3 -
1. MVO Principes Afleggen van rekenschap De ambitie van Primaned is onlosmakelijk verbonden met Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Een positieve bijdrage te willen leveren aan onze stakeholders en aan de maatschappij heeft bijgedragen aan de totstandkoming van deze zelfverklaring. Evaluatie en herziening van deze zelfverklaring zal een jaarlijks terugkerend onderdeel zijn van onze kwaliteitscyclus. Primaned is zich ervan bewust dat zij zowel positieve als negatieve effecten heeft op de maatschappij, de economie en het milieu. Primaned staat hierbij open voor innovatieve oplossingen van en naar de stakeholders. De directie stelt zichzelf bij de uitvoering tot doel zorg te dragen voor de veiligheid, gezondheid en welzijn van haar medewerkers alsook voor die van derden. Primaned hanteert beleid op het gebied van Veiligheid en Gezondheid, is VCU en NEN-4400 gecertificeerd. Om goede arbeidspraktijk en veilige werkplekken te waarborgen wordt periodiek een Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) uitgevoerd. Transparantie Primaned onderneemt zo veel als mogelijk in openheid, zichtbaarheid en toegankelijkheid naar onze stakeholders. In het MVO Startdocument worden initiatieven beschreven op welke wijze Primaned kansen wil benutten voor een betere samenleving. Het gaat om activiteiten die verder gaan dan de wet verplicht, vanuit maatschappelijke betrokkenheid en een ambitieuze toekomstgerichte visie. Wij zorgen dat ons beleid, onze besluiten en activiteiten die invloed hebben op de omgeving bekend zijn bij onze stakeholders. Wij stellen onze stakeholders op de hoogte van onze activiteiten. Primaned organiseert twee keer per jaar een vergadering voor alle medewerkers waarin zij op de hoogte worden gebracht over visie, beleid, prestaties en toekomstplannen. Wij zijn o.a. transparant over: Het doel, de aard en de plaats van onze activiteiten. De gevolgen van ons beleid. Hoe onze MVO prestaties worden geëvalueerd. Wie wij als stakeholders beschouwen en hoe deze worden betrokken bij ons bedrijf. Gedrag Primaned heeft aanspreekbaarheid hoog in het vaandel staan: We zeggen graag waar het op staat, maar met respect voor elkaar. Wanneer een medewerker een klacht heeft, die niet als bespreekbaar wordt ervaren, dan kan hij/zij zich wenden tot de bedrijfsvertrouwenspersoon. Primaned stimuleert haar medewerkers om werkzaamheden zo milieuvriendelijk mogelijk uit te voeren (zie ook pijler benoemd op pagina 4). Ook wordt getracht bewustwording onder alle medewerkers te vergroten om op een verstandiger manier om te gaan met het milieu. Quick-wins, dit wordt gedaan door inkoop van duurzame producten; reduceren van voedselverspilling en afvalscheiding; reduceren van energieverbruik in de kantooromgeving; plastic gebruik verminderen en een verstandig gebruik van de printer. - 4 -
Wij: Maken kernwaarden en principes bekend. Richten bestuursstructuren op een manier in die ethisch gedrag bevordert. Benoemen en passen normen voor ethisch gedrag toe, die aansluiten bij onze eigen doelstellingen. Maken de gedragsnormen bekend die worden verwacht van verschillende mensen in en om de organisatie Voorkomen of lossen belangenconflicten op in de hele organisatie die kunnen leiden tot onethisch gedrag. Stellen toezicht- en beheersingsmechanismen in om ethisch gedrag te monitoren, te ondersteunen en te versterken. Stellen mensen binnen en buiten onze organisatie in staat onethisch gedrag te melden, zonder angst voor represailles. Leven erkende normen van ethisch gedrag bij medisch onderzoek na. Respecteren het welzijn van dieren. Respect voor de belangen van stakeholders Door intensieve communicatie met onze stakeholders kan Primaned een rol van betekenis spelen in het realiseren van deze belangen. Daarnaast is Primaned van mening dat een duurzame ontwikkeling alleen bereikt kan worden door gezonde en gelukkige medewerkers. Daardoor is Primaned ook met deze belangrijke groep stakeholders voortdurend in gesprek om samen te werken aan een hoger ambitieniveau. Wij: Weten wie onze stakeholders zijn. Erkennen onze stakeholders en reageren op bezorgdheid van stakeholders. Onderkennen dat stakeholders de activiteiten van onze organisatie kunnen beïnvloeden. Respect voor de rechtsorde Door o.a. jaarlijkse accountantscontrole en audits op de NEN-4400-1 en VCU certificeringen geeft Primaned gehoor aan wet- en regelgeving. Waar nodig of gewenst past Primaned het beleid hierop aan. Wij: Stellen ons op de hoogte van de toepasselijke wet- en regelgeving. Informeren medewerkers over recente en relevante wet- en regelgeving en hoe zij deze kunnen naleven. Beoordelen periodiek of de organisatie nog voldoet aan wet- en regelgeving. Respect voor de internationale gedragsnormen Wij respecteren de internationale gedragsnormen in landen waar wetgeving het milieu of de maatschappij onvoldoende beschermt. Primaned richt zich op de Nederlandse afzetmarkt. Indien wij ons buiten de nationale grenzen bewegen laten wij ons informeren over de veiligheid. Wanneer wij merken dat er internationale gedragsnormen niet nageleefd worden, zullen wij hierop actie ondernemen. Om te zorgen voor de naleving van alle internationale gedragsnormen informeren wij onze medewerkers, daar waar dat nodig is. - 5 -
Respect en erkenning voor de universele mensenrechten Het werving & selectiebeleid van Primaned concentreert zich op competenties en gelijke behandeling. Primaned maakt geen onderscheid tussen verschillende rassen en seksen bij het aannemen of uitzenden van personeel op nieuwe projecten. Binnen Primaned staat de mens centraal. In ons huisreglement staan de rechten en plichten van onze medewerkers, deze voldoen aan de gedragsnormen. Wij: Respecteren deze rechten in alle landen, culturen en situatie. Maken geen misbruik van of halen geen voordeel uit situaties waarin de mensenrechten onvoldoende zijn beschermd. Belinda Rozendaal: Ik heb de kans gekregen om (bij NEN) de leergang MVO te volgen om Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen volgens NEN-ISO 26000 richtlijn bij Primaned te implementeren. * Stakeholder medewerker aan het woord Nadenken over duurzamer & socialer beleid heeft ook een positief effect gegenereerd in mijn privé leven. In de onderneming van mijn echtgenoot (autobedrijf) wordt nu ook gezocht naar duurzame mogelijkheden tot verantwoorder ondernemen. In ons huishouden wordt nu respectvoller met het milieu omgegaan. Er bleken vele quick-wins mogelijk. Geïnspireerd door het beleid van Primaned wordt duurzaamheid voor ons steeds vanzelfsprekender, zowel zakelijk als privé! - 6 -
2. Onderkennen van MVO en stakeholders Stakeholders Primaned heeft, in samenspraak met de werkgroep MVO, haar stakeholders gedefinieerd: Medewerkers Opdrachtgevers Leveranciers MVO partners NGO s Overheden Branchegenoten Eigen medewerkers, aandeelhouders, directieleden Uit de infrastructuur, petrochemie, oil & gas, industrie, bouw, overheden, energie, non-profit, ICT en hightech, waterschappen Catering, kantoor en inventaris benodigdheden, facilitair, advies, audit, wagenpark, telefonie, opleiding, pensioenen, financieringen CAA, TU-delft, CliniClowns, Orange Heroes Kamer van Koophandel Ministeries van; financiën; economische zaken; Sociale Zaken en Werkgelegenheid Engineering- adviesbureaus; consultantbureaus; detacheringsbureaus Betrekken van stakeholders Primaned hecht veel waarde aan de ontwikkeling van alle mensen die voor onze organisatie werkzaam zijn. Door het persoonlijk en professioneel ontwikkelen van deze mensen zijn wij als organisatie in staat om ook onszelf continu te ontwikkelen, ook op duurzaamheid. Daarnaast wordt er ook bij onze opdrachtgevers binnen de grenzen van het mogelijke gezocht naar duurzame oplossingen. Onze medewerkers en opdrachtgevers worden tijdens aanbestedingen steeds vaker geconfronteerd met EMVI (Economisch Meest Voordelig Inschrijving) criteria. Bij EMVI criteria wordt niet alleen rekening gehouden met de prijs van het project maar wordt ook gekeken naar de kwaliteit van het ingediende plan en de impact op de omgeving. Doordat onze opdrachtgevers en medewerkers intensief samenwerken kunnen wij hieraan een duurzame invulling geven. Verder betrekken wij onze stakeholders door hen te informeren via de website, Sociale Media en door: Medewerkers Opdrachtgevers Overige stakeholders : Personeelsoverleg, evaluatiegesprekken, seminars en interne opleidingen : Eén op één gesprekken, projectevaluaties, seminars : Eén op één gesprekken, seminars - 7 -
3. MVO Kernthema s De 7 MVO thema s Milieu is niet het enige thema dat van belang is binnen MVO. In de ISO 26000 richtlijn is afgesproken dat er zeven kernthema s van belang zijn. De onderwerpen van deze kernthema s zijn dynamisch en kunnen veranderen als gevolg van veranderingen in beleid en ontwikkeling. 1) Milieu Toepassen van bedrijfskennis duurzame uitvoeringsmethodieken: Bewustwording duurzaamheid bij de klant en methodieken om deze kennis te ontsluiten. Onze medewerkers kunnen een actieve rol spelen door bij de planning rekening te houden met de impact van het project op het milieu. Door, bijvoorbeeld, grote hoeveelheden zand niet per vrachtwagens aan te leveren maar, indien mogelijk, door een binnenvaartschip. Sif Group: Primavera biedt ook meerwaarde op de zeebodem Als lid van de Europese Unie is Nederland verplicht om in 2020 twintig procent van de elektriciteitsbehoefte uit duurzame bronnen op te wekken. Windenergie speelt hierbij een belangrijke rol, dus hierin wordt fors geïnvesteerd. Voor Sif Group zijn offshore windmolenparken een interessante groeimarkt. Het bedrijf uit Roermond levert de stalen buisconstructies voor de molens, die vervolgens op de bodem van de zee worden verankerd. Primaned zorgde er met de implementatie van Primavera voor dat Sif Group bij grootschalige projectplanning zowel het voortraject als de uitvoering met de vereiste precisie kan uitvoeren. *Afbeelding Vlissingen Offshore Wind Project Hoogheemraadschap - 8 -
2) Bestuur van de organisatie Behoorlijk bestuur is voor Primaned als vanzelfsprekend. Primaned ontwikkelt strategieën en doelstellingen die onze maatschappelijke verantwoordelijkheid weerspiegelen. 3) Mensenrechten Het werkgebied van Primaned is Nederland. Daar waar in de toekomst een internationale uitzending zal plaatsvinden, zal Primaned zich op de hoogte stellen van de regelgeving en mensenrecht aldaar. Bij inkoop van goederen wordt, middels de MVO Risico Checker, zo veel mogelijk getracht geen misbruik te maken van situaties waarin de mensenrechten onvoldoende beschermd zijn. 4) Arbeidspraktijk Het werving & selectiebeleid van Primaned concentreert zich op competenties en gelijke behandeling. Primaned heeft legale arbeidscontracten en biedt alle medewerkers de mogelijkheid tot persoonlijke ontwikkeling. 5) Eerlijk zakendoen Primaned handelt integer, naar eer en geweten en maakt geen misbruik van toevertrouwde macht voor persoonlijke winst. 6) Consumenten / klanten aangelegenheden Wij stellen ons ten doel te ondernemen in openheid, zichtbaarheid en toegankelijkheid naar al onze opdrachtgevers. 7) Maatschappelijk betrokkenheid & ontwikkeling Door, in projecten en bij organisaties, opgedane kennis in te zetten voor non-profit doelen tonen wij aan betrokken te zijn bij de ontwikkeling van onze gemeenschap. Dit doen wij door contacten te leggen om de mogelijkheden bespreken met o.a. Mercyships, CAA, PUM, Cordaid, het opzetten van een talentcoach programma en het geven van gastcolleges. Dutch CAA Foundation en Primaned Begin 2014 is Primaned een samenwerking aangegaan met de Dutch CAA Foundation. Deze stichting is opgezet door ondernemer Jan Fens met als centraal doel het vinden van een medicijn tegen de ouderdomsziekte CAA en de erfelijke variant, in de volksmond ook wel "Katwijkse ziekte genoemd. Deze samenwerking sluit aan op onze doelstelling om onze kennis van projectbeheersing ook non-profit in te zetten. Ook biedt dit ons een mooie kans om te pionieren binnen ons vakgebied, onszelf nog scherper als kennisorganisatie in de markt te zetten en om kennis op te bouwen en te delen binnen onze eigen organisatie. Door onze aanpak ook als praktijkcase te gebruiken kunnen we onze klanten en opdrachtgevers duidelijk maken hoe wij projectbeheersing inzetten en optimaliseren, zo snijd het mes aan twee kanten. "Met onze aanpak en kennis van projectbeheersing ondersteunen wij de Dutch CAA Foundation en haar partners door thema's zoals projectmatig werken, functioneel specificeren en systeem gerichte contractbeheersing (SCB) toe te passen in nieuwe onderzoeken naar een medicijn tegen de ziekte CAA." Hierbij wordt de nadruk gelegd op de voorzijde van het traject, oftewel het creëren van inzicht en overzicht in de complexe doelstellingen van de foundation. - 9 -
Relevantie, significantie en prioritering In 2014 is een werkgroep MVO gestart, de werkgroepleden zijn een doorsnede van het gehele bedrijf, inclusief een directielid. Zij komen elk kwartaal bij elkaar om voortgang en nieuwe initiatieven te bespreken. De matrix van relevantie, significantie en prioritering is in gezamenlijkheid met deze werkgroep opgesteld. De prioritering is een prioritering van aandachtspunten. In dit overzicht wordt prioriteit met D bedoeld als Doorlopend aandachtspunt en daar waar daadwerkelijk (nieuwe) acties worden uitgevoerd staat een A van nieuwe Actie. Matrix van relevantie, significantie met prioritering Relevant Significant Prioriteit / aandacht Bestuur van de organisatie Ja Ja D Mensenrechten Due diligence Ja Ja Nee Risicosituaties voor het schenden van mensenrechten Ja Ja D Vermijden van medeplichtigheid Ja Ja D Het oplossen van geschillen Ja Ja D Discriminatie en kwetsbare groepen Ja Ja D Burgerrechten en politieke rechten Ja Ja Nee Economische, sociale en culturele rechten Ja Ja D Fundamentele principes en rechten op het werk Ja Ja D Arbeidspraktijk Werkgelegenheid en arbeidsverhouding Ja Ja D Arbeidspraktijk en sociale zekerheid Ja Ja D Sociale dialoog Ja Ja D Gezondheid en veiligheid op het werk Ja Ja D Menselijke/persoonlijke ontwikkeling en opleiding op het werk Ja Ja D Milieu Voorkomen van vervuiling Ja Ja A Duurzaam gebruik van hulpbronnen Ja Ja A Beperking van en aanpassing aan klimaatverandering Ja Ja A Bescherming van het milieu en herstel van de natuurlijke habitat Ja Ja A Eerlijk zakendoen Anti-corruptie Ja Ja D Verantwoorde politieke betrokkenheid Nee Nee Nee Eerlijke concurrentie Ja Nee Nee Bevorderen van MVO binnen de invloedssfeer Ja Ja A Respect voor eigendomsrechten Ja Ja D Consument / klant aangelegenheden Eerlijke marketing/feitelijke en ongekleurde informatie/eerlijke contracten Ja Ja A Beschermen van de gezondheid en veiligheid van consumenten/klanten Ja Ja D Duurzame consumptie / inkoop Ja Ja A Klantenservice, -ondersteuning en oplossen van klachten en disputen Ja Ja D Bescherming consumenteninformatie en privacy Ja Ja D Toegang tot essentiële diensten Ja Ja A Voorlichten en bewustmaken Ja Ja A Maatschappelijke betrokkenheid & ontwikkeling Maatschappelijke betrokkenheid Ja Ja A Onderwijs en cultuur Ja Ja A Creëren van werkgelegenheid en vaardighedenontwikkeling Ja Ja A Ontwikkelen van en toegang tot technologie Ja Ja A Welvaart- en inkomenscreatie Ja Ja A Gezondheid Ja Ja A Maatschappelijke investeringen Ja Ja A - 10 -
4. Integreren van MVO Ketenverantwoordelijkheid/invloedsfeer Het MVO beleid van Primaned is in eerste instantie toegespitst op de stakeholders welke zich in onze eigen invloedssfeer bevinden. Binnen eigen invloedssfeer Medewerkers Eigen medewerkers, aandeelhouders, directieleden en hun gezinnen Opdrachtgevers Uit de infrastructuur, petrochemie, oil & gas, industrie, bouw, overheden, energie, non-profit, ICT en hightech Leveranciers Catering, kantoor en inventaris benodigdheden, facilitair, advies, audit, wagenpark, telefonie, opleiding, pensioenen, financieringen MVO partners CAA, TU-delft, Clinique Clowns, Orange Heroes Buiten eigen invloedssfeer NGO s Kamer van Koophandel Overheden Ministeries van; financiën; economische zaken; Sociale Zaken en Werkgelegenheid Branchegenoten Engineering- adviesbureaus; consultantbureaus; detacheringsbureaus Wij stimuleren maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties door: Door kennisgeving op de website Publicatieplatform van deze Zelfverklaring NEN-ISO 26000 (met de daarbij behorende onderbouwing) geven wij een openbare verklaring af over onze maatschappelijke verantwoordelijkheid. Primaned stimuleert maatschappelijke verantwoordelijkheid door kennisopbouw en kennisdelen bij haar eigen medewerkers. Door kennisdelen van duurzame uitvoeringstechnieken kunnen wij de gevolgen van deze keuzes gewogen laten meenemen in projecten en betrekken wij onze opdrachtgevers. Door de, in projecten- en bij organisaties opgedane, kennis op vrijwillige basis in te zetten voor o.a. nonprofit en goede doelen instellingen stimuleert Primaned eigen medewerkers en neemt haar sociale verantwoordelijkheid. Gepaste zorgvuldigheid Bij het nemen van beslissingen gaan wij tevoren na welke (negatieve) gevolgen deze beslissingen kunnen hebben voor maatschappij en milieu. Wij ondergaan de jaarlijkse accountants controle en worden jaarlijks geauditeerd op onze NEN 4400 en VCU certificeringen. Daarnaast houden wij de veiligheid optimaal middels een regulier RI&E door een erkend Hoofd Veiligheidskundige. Zorgvuldigheid en integriteit zijn tevens een vereiste voor al onze medewerkers. Contractueel is vastgelegd hoe met informatie om te gaan bij zowel de opdrachtgever als binnen Primaned. Erkenning van negatieve effecten: Als kennisbedrijf is onze impact op het milieu klein, echter erkennen wij wel een beperkt negatief effect op CO₂-uitstoot en verbruik van grondstoffen. Op het gebied van inkoop van goederen is in 2014 nog geen breed beleid geformuleerd, via de MVO Risico Checker wordt in 2015 afweging gemaakt. Primaned staat aan het begin van haar duurzame missie en beoordeelt de negatieve effecten van activiteiten en besluiten van organisaties binnen onze invloedssfeer door met opdrachtgevers en leverancier in gesprek te komen. - 11 -
Ontwikkelen van draagvlak en competenties Sociaal ondernemen wordt door onze eigen medewerkers als vanzelfsprekend gezien. Vanuit de MVO werkgroep, worden verschillende initiatieven gestart om groter draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid te creëren: Het vergroten van kennis van de MVO principes en kernthema s tijdens personeelsvergadering en kennissessies. De betrokkenheid van MVO bij de directie is een stimulans voor eigen medewerkers. Het creëren van een cultuur in de sfeer van maatschappelijke verantwoordelijkheid. Mogelijkheid bieden om een opleiding te volgen tot het verkrijgen kennis van NEN-ISO-26000. Communicatie en rapportage Primaned heeft nog geen systeem ontwikkeld om te monitoren welke effecten onze activiteiten hebben op relevante thema s en onderwerpen van de referentiematrix. Middels zelf ontwikkelt systeem, PriMis, kunnen we monitoren hoeveel uur (financiële middelen) aan het MVO besteedt wordt. In de werkgroep MVO werkgroep worden de bereikte resultaten geëvalueerd. Door het opnemen van onze MVO beleid en initiatieven in het jaarlijks terugkerend medewerkers tevredenheidsonderzoek meten we hoe onze eigen medewerkers het MVO beleid waarderen, dit jaar heeft 78% van de medewerkers hun mening gegeven. Gebleken is dat 65% van deze medewerkers bekend is met de thema s van MVO, dat meer dan 70% aandacht aan MVO belangrijk vindt. Fitheid en gezondheid scoorden bijna 80%. De grootste uitdaging voor de komende periode is het etaleren van de toegevoegde waarde van MVO naar onze opdrachtgevers. Eindconclusie van het medewerkers tevredenheidsonderzoek 2014 is dat zij Primaned met het cijfer 8,3 waarderen. Sinds het officiële startsein van MVO in 2014 zijn een aantal initiatieven gestart. Tevens zijn een aantal onbewuste bekwaamheden gesignaleerd. Zo zijn een aantal Quick Wins gerealiseerd zoals afvalscheiding, printbeleid doorvoeren, vergroten bewustwording eigen medewerkers. Eén van de meest inspirerende initiatieven van 2014, de samenwerking met de Dutch CAA, is een succes geworden. Primaned communiceert over haar maatschappelijke verantwoordelijkheid door: MVO als vast agendapunt te zetten op de diverse vergaderingen; Management Team overleg; Sales overleg; Personeelsvergaderingen. Kennissessies met medewerkers en andere stakeholders. MVO wordt in 2015 opgenomen op onze website. Bij het houden van evaluatiegesprekken met opdrachtgevers. Via digitale nieuwsberichten naar alle stakeholders. * Digitale Nieuwsbrief naar stakeholders (extern) * Digitale Nieuwsflits naar medewerkers (intern) - 12 -
Samenvattend: Initiatieven 2014/2015 Toepassen van kennis duurzame uitvoeringsmethodieken Bij de klant proberen we de bewustwording van duurzaamheid en de methodieken om deze kennis te ontsluiten te vergroten en toe te passen. Onze professionals kunnen een actieve rol spelen door bij de planning rekening te houden met de impact van het project op de omgeving en milieu. Effect van MVO verantwoorde aanpak op projecten kunnen wij modelleren en de gevolgen inzichtelijk maken waardoor deze positief beïnvloed en beheersbaar gemaakt kunnen worden. Toepassen van kennis bij non profit organisaties Onze, in projecten en bij bedrijven, opgedane kennis inzetten voor non-profit doelen. Contacten leggen en mogelijkheden bespreken met o.a. Mercyships, CAA, PUM, Cordaid. Het opzetten van een talentcoach programma en geven van gastcolleges. Prima Sports Plan Investering in vergroten van fittere medewerkers door: Gezonde lunch aan te bieden. Uitstekende Arbo verantwoorde en sociale werkplekken te verwezenlijken. Sportieve initiatieven vanuit de medewerkers zelf te stimuleren. Deelname met medewerkers aan sponsorlopen en sponsorfietstochten. MVOók! Op eigentijdse wijze bewustwording creëren onder eigen medewerkers. De poster Initiatieven in de planning hangt zichtbaar bij de koffiecorner. Collega s spreken onderling over de duurzame thema s tijdens een kop koffie. Thema s zoals het bevorderen van gebruik van duurzame producten; het instellen van afvalscheiding; het reduceren van energieverbruik, onnodig voedselverspilling en een verstandig gebruik van de printer. Het zijn Quick Wins, maar ook deze kleine beetjes helpen. * Sports for sponsor Sophia Kinderziekenhuis * Afbeelding gastcollege Hogeschool Arnhem/Nijmegen - 13 -
Slotwoord van de directie Maatschappelijke verantwoordelijkheid is verweven met onze kernactiviteiten en is verwerkt in onze strategie. Wij respecteren de principes van maatschappelijke verantwoordelijkheid en vullen deze binnen onze mogelijkheden aan. Wij gebruiken onze invloed op verschillende manieren om positieve effecten op duurzaamheid te vergroten. Het opstellen van de eerste zelfverklaring met bijbehorende onderbouwing is een coproductie van de Werkgroep MVO, stafmedewerkers en directieleden. Het is een intensief en continu proces met onderlinge discussies en brainstormmomenten. Om een completer beeld te geven wie we zijn en waar we (voor) staan is gekozen om ook enkele stakeholders aan het woord te laten. Primaned staat aan het begin van een duurzame missie volgens de NEN-ISO 26000 richtlijn. Daar zijn we in 2014 mee begonnen en zullen we in de toekomst mee doorgaan. Maatschappelijke verantwoordelijkheid is een breed begrip en vereist een continu leer- en groeiproces. Als directeur ben ik daarom nauw betrokken bij het gehele MVO-proces. Met trots kan ik zeggen dat we reeds in 2014 positieve resultaten behaald hebben. Met name bij de CAA foundation zien we dat we echt een verschil hebben kunnen maken door onze kennis van projectbeheersing te delen met anderen. Het zijn kleine stapjes op weg naar een betere toekomst! Marcel Cornelius Directeur Primaned *Afbeelding: Initiatieven in de planning - 14 -