Principes van ISO en de manier waarop Verwey Vastgoed BV hiermee omgaat

Transcriptie

1

2 Principes van ISO en de manier waarop Verwey Vastgoed BV hiermee omgaat 1. Rekenschap Het afleggen van rekenschap betekent dat een bedrijf verantwoordelijkheid neemt voor de impact die het heeft op de maatschappij, de economie en het milieu. Dat een bedrijf op deze verantwoordelijkheid mag worden aangesproken en naar aanleiding daarvan verbeteringen doorvoert. De mate waarin een bedrijf rekenschap aflegt, verschilt per bedrijf en is afhankelijk van de invloed die het bedrijf heeft op zijn omgeving. Hoe meer invloed een bedrijf heeft, hoe meer rekenschap moet worden afgelegd. a. Op welke wijze legt Verwey Vastgoed BV verantwoording af over de effecten van haar bedrijfsvoering op de maatschappij, het milieu en de economie, en in het bijzonder over de eventuele negatieve effecten? Verwey Vastgoed BV legt rekenschap af over haar prestaties op MVO gebied aan diverse opdrachtgevers die dit onderwerp in hun eigen bedrijfsvoering geïntegreerd hebben. Wij worden daarbij, per opdrachtgever verschillend, op diverse MVO aspecten beoordeeld. Ook heeft Verwey Vastgoed BV een klachtenprocedure die mede voor klachten op deze gebieden gebruikt kan worden. Iedereen die meent dat Verwey Vastgoed BV op het gebied van MVO niet correct handelt, kan een klacht indienen. b. Op welke wijze legt Verwey Vastgoed BV verantwoording af over de genomen maatregelen om herhaling van de eventuele negatieve effecten te voorkomen? Er is met elke opdrachtgever waarmee afspraken op MVO gebied gemaakt zijn, tenminste jaarlijks overleg over de betreffende onderwerpen. Ook wordt er jaarlijks een analyse van de binnengekomen klachten gemaakt, waarbij in het bijzonder gekeken wordt naar achterliggende oorzaken en verbetermaatregelen. 2. Transparantie Alle bedrijfsbeslissingen en activiteiten hebben impact op de omgeving (de maatschappij en het milieu) van het bedrijf. Een bedrijf moet daarom laten zien wat haar beleid, besluiten en activiteiten zijn en welke invloed die hebben op de maatschappij en het milieu. Het is belangrijk dat de informatie die een bedrijf geeft tijdig, duidelijk en volledig beschikbaar wordt gesteld, op een voor de omgeving begrijpelijke manier. Op deze manier kan die omgeving namelijk goed beoordelen welke impact de bedrijfsbeslissingen en activiteiten op haar hebben. Eigendomsinformatie hoeft niet openbaar te worden gemaakt. Hetzelfde geldt voor vertrouwelijke informatie of informatie waarmee wettelijke, commerciële of privacy verplichtingen kunnen worden geschonden. ISO bij Verwey Vastgoed BV Pagina 1

3 a. Zijn het doel, de aard en de plaats van de activiteiten van Verwey Vastgoed BV transparant? Verwey Vastgoed BV is een zeer goed bekend staande vastgoedmanagement organisatie. Haar activiteiten worden zoveel mogelijk uitgedragen en staan onder andere gedetailleerd vermeld op haar website: De adresgegevens van de verschillende vestigingen zijn op de website te vinden, maar bijvoorbeeld ook op het briefpapier en in alle folders en ander reclamemateriaal. b. Zijn de eigendomsverhoudingen van Verwey Vastgoed BV transparant en is bekend wie de feitelijke zeggenschap heeft? Zoals verplicht is voor een BV zijn de eigendomsverhoudingen geregistreerd bij de Kamer van Koophandel. Verwey Vastgoed BV is een onafhankelijke organisatie en maakt geen deel uit van een groter concern. Feitelijke zeggenschap berust bij de directie van Verwey Vastgoed BV. De eigenaar van Verwey Vastgoed is nadrukkelijk betrokken bij de operationele organisatie door zijn positie in de directie en aanwezigheid in de organisatie. c. Is transparant wie binnen Verwey Vastgoed BV welke functie heeft en welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij die functie horen? De structuur van en de functies binnen Verwey Vastgoed BV zijn vastgelegd in een organigram. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de meeste functies zijn vastgelegd in functiebeschrijvingen en competentieprofielen. De tekenbevoegdheid van de directieleden is vastgelegd in de inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Intern geeft een procuratiematrix aan waar de (financiële) bevoegdheden van de diverse functies liggen. d. Is de manier van besluitvorming binnen Verwey Vastgoed BV transparant? De directie van Verwey Vastgoed BV heeft de eindverantwoordelijkheid voor alle besluiten en handelingen van de organisatie. Besluitvorming op lagere organisatieniveaus gebeurt binnen vastgestelde kaders en zo nodig na overleg met de directie. Waar het individuele objecten van onze opdrachtgevers betreft ligt de besluitvorming bij de betreffende eigenaar, waarbij Verwey Vastgoed BV in veel gevallen een adviserende rol heeft. e. Is transparant hoe de MVO prestaties van Verwey Vastgoed BV geëvalueerd worden en wat de uitkomsten van deze evaluaties zijn? Bij bepaalde opdrachtgevers verantwoord Verwey Vastgoed jaarlijks haar MVO beleid en intern worden items van het MVO beleid regelmatig tijdens het directieoverleg besproken. f. Is transparant wat de financiële prestaties van Verwey Vastgoed BV zijn en waar de financiële middelen vandaan komen? Zoals voor een BV verplicht is wordt er een jaarrekening gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. Financiële middelen zijn afkomstig van eigen vermogen en opgebouwd werkkapitaal. Er is ISO bij Verwey Vastgoed BV Pagina 2

4 geen financieringsstructuur aanwezig waarbij eventueel gebruik wordt gemaakt van gelden van derden. g. Is transparant wat de gevolgen van de bedrijfsbeslissingen en activiteiten van Verwey Vastgoed BV zijn voor de omgeving (belanghebbenden, de maatschappij, het milieu, etc.). Bij de meeste bedrijfsbeslissingen zijn de medewerkers, huurders/bewoners, leveranciers en opdrachtgevers de meest betrokken stakeholders. Communicatie en waar mogelijk inspraak is hier het belangrijkste. h. Is transparant wie door Verwey Vastgoed BV als stakeholders beschouwd worden, op welke manier deze stakeholders geselecteerd zijn en hoe deze stakeholders betrokken worden bij de organisatie? Als stakeholders van Verwey Vastgoed BV worden beschouwd: - Overheid (landelijk, provinciaal, gemeentelijk); - Medewerkers; - Opdrachtgevers (inclusief VvE s); - Gebruikers van de beheerde panden (huurders, individuele en grooteigenaars) en huurders- of bewonersverenigingen; - Leveranciers; - Financiers van het vastgoed (het beheerde vastgoed is geen eigendom van Verwey Vastgoed); - Branche organisaties (bv. VGM-NL); - Media en consumentenorganisaties; - Onderwijsinstellingen (erkend leerbedrijf); - Omgeving (bv. buurtbewoners) bij de vestigingen; - Verhuurders van de vestigingen. 3. Ethisch gedrag Ethisch gedrag gaat over oprecht, rechtvaardig en integer gedrag van een organisatie. Deze waarden vertalen zich in zorg voor mensen, dieren en milieu. Ook gaat het over de aandacht voor de effecten van haar gedrag op haar stakeholders. a. Zijn de kernwaarden en principes van Verwey Vastgoed BV bekend? De kernwaarden van Verwey Vastgoed BV zijn omschreven in de bedrijfsfilosofie die onder andere in alle kantoorruimtes aan de muur hangt. Ook heeft iedere medewerker de integriteitsverklaring ondertekend. De kernwaarden zijn opgenomen in de 18 statements, die de missie en visie uitdragen. De 18 genoemde statements staan vermeld op het intranet. Regelmatig worden onderwerpen als integriteit ter sprake gebracht via het intranet, dat voor alle medewerkers toegankelijk is, en tijdens diverse overleggen. b. Zijn bestuursstructuren van Verwey Vastgoed BV zodanig ingericht dat ethisch gedrag wordt bevorderd (denk aan het voorkomen van belangenverstrengeling binnen en buiten de organisatie)? ISO bij Verwey Vastgoed BV Pagina 3

5 Iedere medewerker heeft de integriteitsverklaring ondertekend, waarin onder andere het onderwerp belangenverstrengeling behandeld wordt. Hierin staat onder andere dat alle nevenfuncties en belangen die strijdig zouden kunnen zijn met de belangen van Verwey Vastgoed BV, gemeld dienen te worden. Door middel van functiescheiding in processen (zowel technisch als functioneel afgedwongen) en het hanteren van het vier ogen principe, wordt fraude praktisch onmogelijk gemaakt. c. Zijn er binnen Verwey Vastgoed BV normen voor ethisch gedrag geformuleerd, zodat iedereen weet wat er van hem/haar verwacht wordt? Hierbij kunnen voor verschillende functies andere gedragsnormen gelden. Zowel de bedrijfsfilosofie van Verwey Vastgoed BV als de integriteitsverklaring zijn bij alle medewerkers bekend. De integriteitsverklaring is terug te vinden op het intranet, voor alle medewerkers toegankelijk. Daarnaast worden de verschillende items van het integriteitsbeleid regelmatig onder de aandacht gebracht van het personeel. Voor diverse functies zijn aanvullende verklaringen opgesteld en ondertekend. d. Op welke manier wordt het naleven van deze normen binnen Verwey Vastgoed BV bevorderd, gemonitord, ondersteund en versterkt? De integriteitsverklaring wordt door alle medewerkers ondertekend. Daarnaast verschijnen er regelmatig publicaties op het (voor alle medewerkers toegankelijke) intranet over deze onderwerpen. Ook bespreekt het management regelmatig de normen en waarden in persoonlijke gesprekken met de medewerkers. e. Op welke manier kan onethisch gedrag door mensen binnen en buiten Verwey Vastgoed BV gemeld worden, zonder bang te hoeven zijn voor represailles (bv. een klokkenluidersregeling). Binnen de organisatie is een officiële klokkenluidersregeling van toepassing. Daarnaast is er een vertrouwenspersoon aangesteld bij wie medewerkers in eerste instantie terecht kunnen met dergelijke meldingen. f. Hoe wordt er binnen Verwey Vastgoed BV omgegaan met situaties waarin ethisch gedrag conflicteert met lokale wet- en regelgeving, of deze niet bestaat? Verwey Vastgoed BV opereert alleen binnen Nederland, daar zal dit niet gauw voorkomen. g. Hoe gaat Verwey Vastgoed BV om met dierenwelzijn? Verwey Vastgoed BV heeft bedrijfsmatig niet met dieren te maken. ISO bij Verwey Vastgoed BV Pagina 4

6 4. Respect voor stakeholderbelangen Stakeholders zijn organisaties of personen die worden beïnvloed door de activiteiten en besluiten van een bedrijf. Daarom hebben zij belang bij de activiteiten en besluiten van een bedrijf. Het is belangrijk dat bedrijven deze belangen meewegen bij het maken van beslissingen. a. Heeft Verwey Vastgoed BV haar stakeholders geïdentificeerd? Zo ja, welke zijn dit? Maak hierbij onderscheid tussen stakeholders waarmee wel of niet een formele relatie bestaat. Zie het antwoord op vraag 2h. Met overheden, medewerkers, opdrachtgevers, gebruikers, leveranciers, financiers van het vastgoed, branche organisaties en verhuurders bestaat een formele relatie. b. Op welke manieren kunnen de stakeholders van Verwey Vastgoed BV in contact komen om invloed uit te oefenen? Contactgegevens zijn overal gepubliceerd. Met veel groepen stakeholders is regelmatig overleg (zie 4c). Daarnaast zijn er tussen Verwey Vastgoed en de stakeholders afspraken over de samenwerking, de dienstverlening en bijbehorende bevoegdheden. Binnen die kaders zijn er dan ook regelmatig contacten c.q. overleggen. c. Op welke manieren onderkent Verwey Vastgoed BV dat de stakeholders de activiteiten van de organisatie kunnen beïnvloeden? Tussen Verwey Vastgoed en de stakeholders zijn afspraken over de samenwerking, de dienstverlening en de bijbehorende bevoegdheden. Door regelmatig overleg met medewerkers, opdrachtgevers en huurders/bewoners en het houden van audits, komen de beïnvloedingsfactoren duidelijk naar voren d. Op welke manieren weegt Verwey Vastgoed BV de belangen van haar (formele en informele) stakeholders mee bij de activiteiten van de organisatie? De belangen van de direct betrokken stakeholders (opdrachtgevers, huurders/bewoners, medewerkers) worden gewaarborgd door regelmatig overleg en het houden van audits met betrekking tot de vastgelegde procedures c.q. werkprocessen. Daarnaast is de organisatie voor opdrachtgevers en huurders/bewoners via vaste contactpersonen optimaal bereikbaar. Ook worden er in opdracht van de eigenaren diverse klanttevredenheidsonderzoeken uitgevoerd. 5. Respect voor de rechtsorde Het respecteren van de rechtsorde betekent dat een bedrijf de wet- en regelgeving moet naleven, ook als het naleven van deze wetten en regels niet of beperkt wordt gehandhaafd door de overheid. Het naleven van wet- en regelgeving geldt voor alle rechtsgebieden (jurisdicties) waarin een bedrijf actief is. a. Hoe beoordeelt Verwey Vastgoed BV periodiek of de organisatie nog voldoet aan wet- en regelgeving? ISO bij Verwey Vastgoed BV Pagina 5

7 Het voldoen aan wet- en regelgeving wordt gecoördineerd door de Risk / Compliance officer, in nauw overleg met de directie. Door middel van het lezen van publicaties, het bezoeken van lezingen en seminars, het laten uitvoeren van wettelijke inspecties waar vereist en discussies met collega vastgoedmanagers blijven de medewerkers op de hoogte van mogelijke wijzigingen in de wet- en regelgeving. b. Hoe worden medewerkers van Verwey Vastgoed BV geïnformeerd over recente en relevante wet- en regelgeving en hoe zij zich hieraan kunnen houden? Als uit de bronnen die bij vraag 5a genoemd worden, blijkt dat er belangrijke wijzigingen in de wet- of regelgeving verwacht worden, zullen de betreffende medewerkers geïnformeerd worden via het intranet of interne bijeenkomsten, of zullen zij een externe opleiding gaan volgen. Daarbij is het ook zo dat de branche organisatie Vastgoedmanagement Nederland belangrijke wijzigingen van de wet- en regelgeving aan ons doorgeeft. c. Hoe gaat Verwey Vastgoed BV om met het naleven van de wet in landen waar handhaving door de overheid gebrekkig is? Verwey Vastgoed BV opereert alleen binnen Nederland. 6. Respect voor internationale gedragsnormen Niet in alle gevallen garandeert wetgeving dat het milieu of de maatschappij voldoende wordt beschermd. Een bedrijf moet daarom zoveel mogelijk de internationale gedragsnormen (zoals de OESO-richtlijnen) respecteren. a. Hoe gaat Verwey Vastgoed BV om met haar activiteiten in gebieden waar de internationale gedragsnormen niet worden nageleefd en probeert zij relevante organisaties of autoriteiten te overtuigen de wet- en regelgeving aan te passen? Verwey Vastgoed BV opereert alleen binnen Nederland, daar zal dit probleem niet gauw voorkomen. b. Hoe voorkomt Verwey Vastgoed BV dat zij medeplichtig is aan het schenden van internationale gedragsnormen door andere organisaties (bijvoorbeeld leveranciers)? Verwey Vastgoed BV werkt uitsluitend binnen Nederland, gezien de Nederlandse wetgeving zal dit probleem niet spelen. Als blijkt dat een gelieerd bedrijf buiten Nederland ernstige fouten maakt op dit gebied, dan zal het contact met dit bedrijf verbroken worden. c. Hoe verzekert Verwey Vastgoed BV het naleven van internationale gedragsnormen in situaties waarin door de wet minder of geen eisen worden gesteld aan bescherming van milieu en maatschappij? Verwey Vastgoed BV werkt uitsluitend binnen Nederland, gezien de Nederlandse wetgeving ISO bij Verwey Vastgoed BV Pagina 6

8 zal dit probleem niet spelen. Als blijkt dat een gelieerd bedrijf buiten Nederland ernstige fouten maakt op dit gebied, dan zal het contact met dit bedrijf verbroken worden. 7. Respect voor mensenrechten Dit principe houdt in dat een bedrijf de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens erkent, respecteert en waar mogelijk bevordert. Deze rechten gelden voor ieder mens op de wereld. Op welke manieren gaat Verwey Vastgoed BV om met de mensenrechten of met situaties waarin deze onvoldoende zijn beschermd? Verwey Vastgoed BV opereert alleen binnen Nederland, de mensenrechten zijn in Nederland goed beschermd. Er wordt geen zaken gedaan met instanties of organisaties waarvan bekend is dat zij de mensenrechten niet respecteren. ISO bij Verwey Vastgoed BV Pagina 7