Communicatieplan CO 2 -prestatieladder

Transcriptie

1 plan CO 2 -prestatieladder T.b.v. certificering CO 2 -prestatieladder (nr 3.C.1) U vindt in dit document de communicatiedoelstellingen, de interne en externe doelgroepen, de interne en externe communicatiemiddelen en taken en verantwoordelijkheden m.b.t. CO2-recuctie binnen SITA. Dit document is geschreven met als focus om CO 2 -reductiedoelen en de voortgang hiervan te communiceren naar de relevante stakeholdergroepen. MVO-beleid wordt buiten de scope geplaatst. Versie opgesteld door: afdeling Contact: communicatie@sita.nl 1

2 Doelstellingen en doelgroepen doelstellingen De communicatiedoelstellingen voor SITA m.b.t. CO 2 -reductie bij SITA voor 2013 tm 2018 zijn: Intern: Medewerkers informeren over onze CO 2 -footprint, de CO 2 -reductiedoelstellingen; Vergroten van het inzicht van medewerkers in het onderwerp CO 2. Wat doet SITA allemaal op dit gebied en waar willen we naar toe? SITA onderneemt om haar CO 2 -uitstoot te reduceren; Medewerkers informeren welke individuele en collectieve bijdrage ze kunnen leveren aan het energiebeleid en de CO 2 -reductiedoelstellingen; voortgang van de CO 2 - reductiedoelstellingen. Extern: de SITA CO 2 -footprint, de CO 2 -reductiedoelstellingen; de SITA onderneemt om haar CO 2 -uitstoot te reduceren; de voortgang van de CO 2 -reductiedoelstellingen en de daaraan gelieerde acties; - en betrekken bij de ontwikkelingen van SITA op het gebied van CO 2 en energie; Stakeholders betrekken bij sectorinitiatieven. Doelgroepen De doelgroepen die worden onderscheiden zijn in te delen naar de interne organisatie en externe organisatie. Interne doelgroepen Binnen SITA zijn diverse doelgroepen te onderscheiden. De manier van communiceren is afhankelijk van de functie, de verwachtingen en de wijze waarop mensen zijn te bereiken. Hierbij is het creëren van draagvlak en ambassadeurschap van belang. Niet elke medewerker van SITA heeft de beschikking over een eigen werkplek en een eigen mailadres. Medewerkers die veel op de weg zitten (zoals de vrachtwagenchauffeurs en beladers), kunnen moeilijk met digitale hulpmiddelen worden bereikt. Dit is een aspect waarmee rekening moet worden gehouden. 2

3 De interne doelgroepen kunnen worden onderverdeeld in: Directieteam en topmanagement Managers/ teamleiders Medewerkers o medewerkers o Gemiddelde leeftijd 43,5 o 85% man, 15% vrouw Externe doelgroepen SITA treedt vaak op in breder verband om niet alleen de belangen van de stakeholders te dienen, maar die van de gehele bedrijfstak. Daarom zijn vertegenwoordigers van de onderneming betrokken in verschillende overleggen. Hieronder wordt een overzicht gepresenteerd van alle relevante stakeholdergroepen van SITA. De meest relevante stakeholders zijn eruit gelicht en verder omschreven. Overheden De doelgroep overheid bestaat voor SITA met name uit: Landelijke overheden: Ministerie van Economische zaken, Ministerie van Financiën en ministerie van Infrastructuur en Milieu; Provincies: rol als opdrachtgever, als provincie waar SITA is gevestigd, als bevoegd gezag en als investeerder in projecten; Gemeenten: rol als opdrachtgever, als gemeente waar SITA is gevestigd en als investeerder in projecten. Maatschappelijke organisaties Maatschappelijke organisaties waar SITA een relatie mee onderhoudt zijn natuur- en milieuorganisaties, organisaties op het gebied van logistiek en verkeersveiligheid. Leveranciers SITA heeft voor haar leveranciers een maatschappelijk verantwoord inkoop (MVI)-beleid geformuleerd om op een gestructureerde manier te werken aan ketenverantwoordelijkheid. Dit staat beschreven in de zogeheten Sustainable Procurement Policy. Kennisinstellingen Vele samenwerkingsverbanden zijn gericht op innovaties in duurzame ontwikkeling, zoals CO 2 - reducerende innovaties. SITA was in 2012 regelmatig spreker op seminars, of trekker van panels over Resource Efficiency en grondstoffen, zoals bij Green Week Brussels, TNO/HCSS, Industrie Summit VNU Exhibitions en CEN/CENELEC Brussels. Daarnaast heeft SITA samenwerkingen met CE Delft, een onafhankelijk onderzoeksbureau en EcoFys. Branche Afval- en logistieke sector Binnen de branche zijn er organisaties die belangen behartigen van de aangesloten leden en ook actief zijn op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen. De 3

4 brancheorganisaties zijn geïnteresseerd in de reductie van CO 2 emissies in de keten. Er wordt onder andere actief naar samenwerkingen gezocht. Zo participeert SITA bijvoorbeeld in Branche vereniging Afvalbedrijven (VA), Transport Logistiek Nederland, Reach en FEAD. Activiteiten van SITA zijn deelname in besturen, werkgroepen om kennis uit te wisselen, partnerships aan te gaan, belangen van de branche te behartigen en samenwerkingen aan te gaan. Aandeelhouders en stakeholders Tot deze groep aandeelhouders behoren belanghebbende provincies, gemeenten, financiers en investeerders. middelen Interne communicatiemiddelen Voor interne communicatie over de onderwerpen CO 2, energie en de CO 2 -prestatieladder worden de volgende communicatiemiddelen gebruikt: SITA NEWS magazine Poster campagne SITA krant Lijncommunicatie (tijdens werkoverleggen) Interne mededelingen Interne memo s Persberichten Training en opleiding Duurzaamheidsverslag Externe communicatiemiddelen Afhankelijk van de doelgroep worden verschillende communicatiemiddelen ingezet. De volgende middelen worden gebruikt: Duurzaamheidsverslag Duurzaamheidsverslag online Internet Kennisdeling met de branche Actieve deelname aan werkgroepen en congressen Nieuwsbrief naar C-klanten Customerportal (nieuwsbericht) Persberichten Beleidsverklaring 4

5 Op de volgende pagina s zijn communicatiematrixen voor de interne en externe communicatie te vinden. In deze matrix wordt het middel, het doel, de termijn en de verantwoordelijke toegelicht. Interne communicatiemiddelenmatrix middel Doel Termijn Verantwoordelijke reductiedoelstellingen en de SITA krant voortgang hiervan. Daarnaast 3 á 4 x medewerkers informeren welke per jaar individuele en collectieve bijdrage ze kunnen leveren aan het energiebeleid. Poster campagne SITA NEWS magazine Lijncommunicatie (tijdens werkoverleggen) Interne mededelingen Interne memo s Persberichten Medewerkers informeren over welke individuele en collectieve bijdrage ze kunnen leveren aan het energiebeleid en de CO 2 - reductiedoelstellingen uitstoot te reduceren en het vergroten van het inzicht in het onderwerp CO 2. uitstoot te reduceren en medewerkers informeren over welke individuele en collectieve bijdrage ze kunnen leveren aan het energiebeleid den de CO 2 - reductiedoelstellingen reductiedoelstellingen en medewerkers informeren over de uitstoot te reduceren reductiedoelstellingen en medewerkers informeren over de uitstoot te reduceren uitstoot te reduceren 3 x per jaar 5

6 Training en opleiding Duurzaamheidsverslag Medewerkers informeren en opleiden over hoe ze een individuele en collectieve bijdrage kunnen leveren aan het energiebeleid en de CO 2 - reductiedoelstellingen reductiedoelstellingen en over de voortgang hiervan. Daarnaast worden medewerkers geïnformeerd over de activiteiten en maatregelen die SITA onderneemt om de CO 2 -uitstoot te reduceren 1 x per jaar HSE, Opleidingen en Externe communicatiemiddelenmatrix middel Doel Termijn Verantwoordelijke de reductiedoelstellingen en over de voortgang hiervan. Duurzaamheidsverslag Daarnaast worden stakeholders 1 x per jaar geïnformeerd over de activiteiten en maatregelen die SITA onderneemt om de CO 2 - uitstoot en het energiegebruik te reduceren Internet de reductiedoelstellingen en over de voortgang hiervan. Daarnaast worden stakeholders geïnformeerd over de Doorlopend activiteiten en maatregelen die SITA onderneemt om de CO 2 - uitstoot en het energiegebruik te reduceren - Kennisdeling met de branche en betrekken bij de ontwikkelingen van SITA op het gebied van CO 2 en energie Allen Actieve deelname aan werkgroepen en congressen Nieuwsbrief (C-segment) en betrekken bij de ontwikkelingen van SITA op het gebied van CO 2 en energie de activiteiten en maatregelen die SITA onderneemt om de CO 2 -uitstoot en het energiegebruik te reduceren Allen, Marketing, Sales 6

7 Customerportal (nieuwsberichten) Persberichten/ artikelen de activiteiten en maatregelen die SITA onderneemt om de CO 2 -uitstoot en het energiegebruik te reduceren de activiteiten en maatregelen die SITA onderneemt om de CO 2 -uitstoot en het energiegebruik te reduceren, Marketing, Sales rondom CO 2 -prestatieladder Daarnaast wil SITA haar medewerkers ook informeren over de inhoud van de CO 2 - prestatieladder. Dit zal worden gedaan door een artikel in het SITA NEWS magazine, een artikel in het SITA krantje, de database van Lotus Notes met daarop een handboek, achtergrond informatie over de ladder en een Q&A. En tot slot een presentatie en vraag mogelijkheden voor medewerkers die veel te maken krijgen met de CO 2 -prestatieladder. Verantwoordelijkheid Dit communicatieplan valt onder de verantwoordelijkheid van SITA Nederland. Bij de invulling van de verschillende middelen en activiteiten zijn HSE en de afdeling nadrukkelijk betrokken. 7