Communicatieplan CO2. Inhoudsopgave. Versie: 1.0 Datum vrijgave: Geldigheidsduur: 1 jaar. Versie 1.0

Transcriptie

1 Versie: 1.0 Datum vrijgave: Geldigheidsduur: 1 jaar Status: Concept Inhoudsopgave Communicatieplan CO2 Versie 1.0 Auteur(s) CO2-werkgroep Autorisatie Ir. H. Beerda Functie Algemeen directeur Datum Handtekening Uitgegeven door: Oosterhof Holman Beheer B.V. Postbus ZG Grijpskerk

2 PAGINA: 2 van 10 Inhoudsopgave Inleiding Doelgroepen Intern Extern Communicatiedoelstelling Interne belanghebbenden Externe belanghebbenden Communicatiemiddelen Intern Extern Verantwoordelijkheden Communicatieplanning Intern Extern... 10

3 PAGINA: 3 van 10 Inleiding Koninklijke Oosterhof Holman Beheer b.v. (hierna genoemd Oosterhof Holman) is gecertificeerd conform de CO2-ladder niveau 5 (versie 2.2). In het kader hiervan dient structureel gecommuniceerd te worden over CO2 aan interne en externe partijen. Dit document betreft de wijze waarop hier door Oosterhof Holman invulling wordt gegeven. Het document geldt als leidraad voor de betrokken medewerkers. Uit de actielijst en de planning kunnen alle betrokkenen afleiden welke communicatie-uitingen op welk specifiek tijdstip uitgevoerd dienen te worden. Het communicatieplan zal tevens extern gepubliceerd worden. Oosterhof Holman is transparant in haar CO2- reductiebeleid en het communicatieplan vormt hierbij geen uitzondering. De plannen met betrekking tot de interne- en externe informatievoorziening over CO2 beleid van Oosterhof Holman zullen worden toegelicht. Verder worden taken, verantwoordelijkheden en communicatiemiddelen omschreven die een rol spelen bij de interne en externe informatievoorziening. Leeswijzer Dit Communicatieplan is als volgt opgebouwd: In hoofdstuk 1 staan de doelgroepen van de communicatie-uitingen, zowel intern als extern. Oftewel: naar wie wordt gecommuniceerd? In hoofdstuk 2 wordt de boodschap beschreven. Oftewel: wat wordt er gecommuniceerd? In hoofdstuk 3 worden de communicatiemiddelen beschreven. Oftewel: hoe wordt er gecommuniceerd? In hoofdstuk 4 wordt de planning gepresenteerd in combinatie met verantwoordelijke personen. Oftewel: wanneer en door wie wordt er gecommuniceerd?

4 PAGINA: 4 van 10 1 Doelgroepen Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) is een van de hoekstenen van de bedrijfsvoering van Oosterhof Holman. Hiervoor heeft Oosterhof Holman een MVO beleidsverklaring opgesteld. De boodschap die hieruit naar voren komt, staat tevens centraal bij ons energiebeleid en wordt intern en extern gecommuniceerd naar verschillende doelgroepen. In onze communicatie onderscheiden we de volgende interne en externe doelgroepen. 1.1 Intern Het handboek CO2-prestatieladder definieert interne doelgroepen als volgt: Intern heeft betrekking op alle vaste en tijdelijke medewerkers van het bedrijf Oosterhof Holman, inclusief medewerkers van het bedrijf die betrokken zijn bij de projectenportefeuille en die verantwoordelijk zijn voor de voorbereiding en uitvoering van de projecten waarop CO2-gerelateerd gunningvoordeel verkregen is. Oosterhof Holman wil een consistente boodschap door het volledige bedrijf laten vloeien. Dit betekent dat we intern geen onderscheid maken tussen verschillende medewerkers. Iedere medewerker van Oosterhof Holman zal dus op dezelfde wijze benaderd worden. Hiernaast is Oosterhof Holman is een Besloten Vennootschap. De aandelen zijn in handen van één persoon. Deze aandeelhouder dient tevens geïnformeerd te worden met betrekking tot de CO2-prestatieladder. De interne doelgroepen zijn daarom de volgende: Alle vaste en tijdelijke medewerkers Oosterhof Holman; De aandeelhouder van Oosterhof Holman; De raad van commissarissen. Deze groepen zullen in het vervolg betiteld worden als interne belanghebbenden. 1.2 Extern De boodschap die we intern verspreiden, zal ook naar de buitenwereld gecommuniceerd worden. Oosterhof Holman is een maatschappelijk betrokken organisatie en dit zal ook gecommuniceerd worden naar externe partijen. Volgens het Handboek CO2 prestatieladder zijn de te identificeren relevante externe partijen: Partijen die belang hebben bij reductie van energie en van de meest materiële CO2-emissies, en; Potentiële partners om mee samen te werken aan CO2 reductie, zowel in de initiatieven van het bedrijf als bij de maatregelen in projecten. Relevant zijn landelijke, regionale of lokale spelers met belang bij CO2-reductie, mits deze: Beschikken over ter zake doende kennis op het gebied van CO2, en Een betekenisvolle rol vervullen in het beleid inzake milieubescherming, of Idem in het maatschappelijk debat inzake milieubescherming.

5 PAGINA: 5 van 10 Naar aanleiding hiervan onderscheiden we de volgende externe doelgroepen: Opdrachtgevers Leveranciers Onderaannemers Overheden Potentiele samenwerkingspartners Deze groepen zullen in het vervolg betiteld worden als externe belanghebbenden.

6 PAGINA: 6 van 10 2 Communicatiedoelstelling De communicatiedoelstellingen worden opgedeeld naar aanleiding van de twee doelgroepen: interne belanghebbenden en externe belanghebbenden. Om concreet vast te stellen op welke manier wij de verschillende belanghebbenden beïnvloeden, zullen we hierbij aangeven of de specifieke doelstellingen de kennis, houding en/of gedrag beïnvloeden. 2.1 Interne belanghebbenden De interne communicatie van Oosterhof Holman heeft de volgende doelstellingen: De interne belanghebbenden zijn op de hoogte van CO2-footprint van Oosterhof Holman. () De interne belanghebbenden zijn op de hoogte van de CO2-reductiedoelstellingen van Oosterhof Holman. () De interne belanghebbenden zijn op de hoogte van de maatregelen die Oosterhof Holman neemt om haar doelstellingen te behalen. () Betrokkenheid creëren bij interne belanghebbenden voor het ontwikkelen van het energiebeleid en CO2-reductie. (Houding) Alle interne belanghebbenden zijn ervan op de hoogte hoe ze zelf hun bijdrage kunnen leveren aan het reduceren van CO2-uitstoot. () De interne belanghebbenden dragen actief bij aan het behalen van de CO2-reductiedoelstellingen. (Gedrag) 2.2 Externe belanghebbenden De externe communicatie van Oosterhof Holman heeft de volgende doelstellingen: De externe belanghebbenden zijn geïnformeerd over de CO2-footprint van Oosterhof Holman. () Alle externe belanghebbenden zijn op de hoogte van de CO2-reductiedoelstellingen van Oosterhof Holman. () De externe belanghebbenden zijn op de hoogte van de maatregelen die Oosterhof Holman neemt om haar doelstellingen te behalen. () Externe belanghebbenden zijn bereid om samen te werken met Oosterhof Holman, om samen sectorof keteninitiatieven te op te zetten. (Gedrag) Externe belanghebbenden worden geïnspireerd door en nemen een voorbeeld aan het energiebeleid van Oosterhof Holman. (Houding)

7 PAGINA: 7 van 10 3 Communicatiemiddelen 3.1 Intern Om haar interne communicatiedoelstellingen te behalen, maakt Oosterhof Holman gebruik van de volgende communicatiemiddelen: Overleg stuurgroep MVO De ondernemingsraad Voorjaarsvergadering Werkgroep CO2 Personeelsblad De Reflector Intranet VGM Nieuwsbrief Televisiescherm receptie Toolboxmeetings Externe communicatiemiddelen 3.2 Extern Om haar externe communicatiedoelstellingen te behalen, maakt Oosterhof Holman gebruik van de volgende communicatiemiddelen: Website Social Media Sectorinitiatieven Keteninitiatieven Persberichten

8 PAGINA: 8 van 10 4 Verantwoordelijkheden De directie van Oosterhof Holman heeft in 2011 een stuurgroep MVO samengesteld, die formeel verantwoordelijk is voor het opstellen en uitvoeren van het energiebeleid. De implementatie daarvan en de communicatie daarover, zowel intern als extern, wordt verzorgd door het KAM afdeling (waarbij nodig in samenwerking met PR & Communicatie). Het KAM afdeling ondersteunt, adviseert en bewaakt de communicatieuitingen van beleidsvorming tot en met daadwerkelijke uitvoering en beheer. De stuurgroep MVO wordt voorgezeten door de algemeen directeur en is verder zodanig samengesteld dat tenminste de volgende disciplines vertegenwoordigd zijn: Directie KAM afdeling Materieeldienst Controller Personeel & Organisatie PR & Communicatie Uit enkele van deze afdelingen is een werkgroep CO2 samengesteld die tevens een bijdrage levert aan het behalen van de communicatiedoelstellingen.

9 PAGINA: 9 van 10 5 Communicatieplanning 5.1 Intern Communicatiemiddel Beïnvloeding Termijn Verantwoordelijke Overleg Stuurgroep MVO Minimaal 6 keer per Directie in - Voortgang en status bespreken met verschillende bedrijfsafdelingen. jaar. samenwerking met KAM-afdeling. - Besluitvorming rondom doelstellingen energie- en CO2-reductie. - Borgen van het MVO-beleid. OR - Voortgang en status certificeringen toelichten Voorjaarsvergadering - Voortgang en status rondom doelstellingen energie- en CO2-reductie bespreken Personeelsblad de Reflector - Verslaggeving van de voortgang, reductiemaatregelen. Intranet - Verslaggeving van de voortgang, reductiemaatregelen. VGM Nieuwsbrief - Verslaggeving van actuele onderwerpen, voortgang en reductiemaatregelen Televisiescherm Receptie - Visuele presentatie doelstellingen, statistieken en voortgang. Toolboxmeetings - Doelstellingen energie- en Co2-reductie bespreken Externe communicatiemiddelen - Alles wat met betrekking tot certificeringen extern wordt gecommuniceerd, wordt ook intern gecommuniceerd Minimaal 4 keer per jaar Directie en werkgroep CO2 Eén keer per jaar Directie in samenwerking met KAM afdeling Houding Houding Houding Minimaal 3 keer per jaar Ad Hoc Maandelijks PR & Communicatie PR & Communicatie PR & Communicatie Ad Hoc PR & Communicatie Gedrag Ad hoc KAM Afdeling in overleg met leidinggevenden. Ad Hoc PR & Communicatie

10 PAGINA: 10 van Extern Communicatiemiddel Beïnvloedt Termijn Verantwoordelijke Website Minimaal 5 keer per Werkgroep CO2 en PR & - Via de website worden alle externe doelgroepen geïnformeerd over het energiebeleid, onze reductiedoelstellingen, carbon footprint en voortgang op het gebied van CO2-reductie. jaar Communicatie Social Media - Alle informatie die extern gepubliceerd wordt via de website, zal gedeeld worden via Social Media. Sectorinitiatieven - OH neemt deel aan initiatieven om zo kennis op te doen met betrekking tot CO2-reductie en/of met betrekking tot CO2- reductie. Keteninitiatieven - OH organiseert initiatieven om haar kennis te delen met collega-bedrijven of ketenpartners. Persberichten - Via persberichten communiceren we extern over activiteiten en projecten die hebben bijgedragen aan CO2- reductie. Minimaal 5 keer per jaar Werkgroep CO2 en PR & Communicatie Houding/Gedrag Ad Hoc Directie en Werkgroep CO2 Houding/Gedrag Ad hoc Directie en Werkgroep CO2 Ad Hoc Werkgroep CO2 en PR & Communicatie