Onderbouwing ISO26000 Zelfverklaring

Transcriptie

1 Onderbouwing ISO26000 Zelfverklaring Bijlage B Referentiematrix: antwoorden op onderzoeksvragen Conform NPR 9026:2011, Handleiding zelfverklaring NEN-ISO 26000, november 2011 Duurzamer Ondernemen Albron November 2011 De Meern 1

2 Inleiding De NEN normcommissie MVO heeft in een praktijkrichtlijn (NPR) ontwikkeld om organisaties te ondersteunen bij het opstellen van een eigen verklaring dat zij de principes en richtlijnen in NEN-ISO (Richtlijn voor maatschappelijke verantwoordelijkheid van organisaties) toepassen. Met behulp van deze praktijkrichtlijn kan een organisatie op vrijwillige basis verantwoording afleggen over de wijze waarop zij invulling geeft aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid, hoe daarbij NEN-ISO wordt toegepast en wat daarvan de resultaten zijn. Albron heeft in het voorjaar en de zomer van 2011 aan de hand van de (ontwerp) praktijkrichtlijn onderzocht in hoeverre haar bestaande werkwijze in overeenstemming is met de aanbevelingen van de NEN-ISO Naar aanleiding van dit onderzoek concluderen wij dat Albron bij haar bestaande MVO-praktijk in grote mate de aanbevelingen van de ISO-richtlijn volgt. De directie van Albron heeft verder besloten om de NEN-ISO formeel aan te nemen als richtlijn voor haar maatschappelijke verantwoordelijkheid. Dit vormt een borging en een stimulans om onze maatschappelijke betrokkenheid nog sterker in ons bedrijfsbeleid te verankeren. De antwoorden op de vragen van de NEN praktijkrichtlijn (op basis van de definitieve richtlijn, november 2011) zijn in dit document weergegeven en vormen de onderbouwing voor de eigenlijke zelfverklaring die door de directie van Albron is ondertekend. 2

3 Vraag 1: Onze organisatie legt rekenschap af over onze effecten op de maatschappij, de economie en het milieu. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Albron legt rekenschap af over: De effecten van onze bedrijfsvoering op de maatschappij, de economie en het milieu en in het bijzonder over de eventuele negatieve effecten; De maatregelen die we hebben genomen om herhaling van negatieve effecten te voorkomen. Rekenschap van het handelen van Albron wordt gegeven in openbare verslaglegging en op contacten communicatiemomenten met stakeholders. Openbare verslaglegging: jaarverslag (in te zien via KvK) en MVO-magazine (zie Website Albron (zie Contact en communicatiemomenten met stakeholders Vraag 2: Onze organisatie is transparant over besluiten en activiteiten die een effect hebben op de omgeving. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Albron is op de volgende wijze transparant: Het doel, de aard en de plaats van de activiteiten; Wie het meerderheidsbelang in onze organisatie heeft; De manier waarop besluiten tot stand komen; Welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij die functies horen in het kader van de besluitvorming; Wie welke functie binnen onze organisatie heeft in het kader van de besluitvorming; Hoe onze MVO-prestaties worden geëvalueerd; Onze MVO-prestaties op significante onderwerpen; Onze financiële prestaties; Waar onze financiële middelen vandaan komen; De gevolgen van ons beleid en onze organisatiebeslissingen en activiteiten op de omgeving; Wie we als onze stakeholders beschouwen; De manier waarop deze stakeholders zijn geselecteerd; Hoe deze stakeholders worden betrokken bij de organisatie. De informatie is: Openbaar en gemakkelijk beschikbaar; Begrijpelijk voor onze stakeholders; Tijdig, feitelijk juist, duidelijk en objectief. Albron is transparant middels openbare verslaglegging en op contact- en communicatiemomenten met stakeholders. Hierin rapporteert Albron o.a. over haar MVO-KPI s, de gestelde doelen en de voortgang. Albron heeft een stakeholderplan opgesteld waarin staat beschreven op welke wijze zij haar stakeholders identificeert en betrekt. Openbare verslaglegging: jaarverslag (in te zien via KvK) en MVO-magazine (zie Website (zie Klanten en consumentenmagazine (verspreiding via onze restaurants te bekijken op Diverse brochures Goed bereikbaar voor vragen en opmerkingen per telefoon en . 3

4 Vraag 3: Onze organisatie gedraagt zich ethisch. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Albron maakt zich hard om ethisch gedrag te bevorderen op de volgende punten en wijzen: Maken onze kernwaarden en principes bekend; Richten onze bestuursstructuren op een manier in die ethisch gedrag bevorderen; Benoemen en passen normen van ethisch gedrag toe, die aansluiten bij onze eigen doelstellingen en activiteiten en bij de NEN-ISO 26000; Bemoedigen het naleven van deze normen aan; Maken de gedragsnormen bekend die worden verwacht van verschillende mensen in en om de organisatie; Voorkomen of lossen belangenconflicten in de hele organisatie op die zouden kunnen leiden tot onethisch gedrag; Stellen toezicht en beheersingsmechanismen in om ethisch gedrag te monitoren, te ondersteunen en te versterken; Stellen mensen binnen en buiten onze organisatie in staat onethisch gedrag te melden, zonder angst voor represailles; Respecteren het welzijn van dieren. Bij Albron is ethisch gedrag op de volgende wijze geformaliseerd: Gedragscode en interne huisregels; Klokkenluiderregeling; Beleid voor ethisch gedrag. De kernwaarden zijn te vinden in de directieverklaring en het MVO-beleid, waarin ethisch gedrag is verwerkt. Albron communiceert dit actief door de stakeholderdialoog aan te gaan, door deelname aan overleg en discussie binnen brancheverenigingen, bekendmaking via het MVO-magazine, op de website, in persberichten en publicaties en overige contactmomenten met stakeholders. Albron heeft een interne gedragscode en huisregels met daarin aandacht voor ethisch handelen. Albron gebruikt zowel voor situaties binnen als buiten Nederland een inkoopbeleid, inkoopcriteria, algemene inkoopvoorwaarden en (toelatings)audit voor leveranciers gebaseerd op internationaal erkende normen. Het melden van vermeende misstanden kan via de website van Albron. Ook heeft Albron een vertrouwenspersoon gericht op de eigen medewerkers. Tevens is er een arbo- en fraudemeldpunt. Directieverklaring (niet openbaar) MVO-beleid (zie HR-beleid (gedragscode en interne huisregels) (niet openbaar) Inkoopbeleid / Algemene inkoopvoorwaarden (niet openbaar) Vraag 4: Onze organisatie respecteert de belangen van stakeholders en speelt hierop in. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Albron geeft op de volgende wijze invulling aan de belangen van stakeholders: Weten wie onze stakeholders zijn; Erkennen en waarderen stakeholders en we reageren op bezorgdheid van stakeholders; Onderkennen dat stakeholders de activiteiten van onze organisatie kunnen beïnvloeden; Hebben vastgesteld of stakeholders in staat zijn met ons in contact te treden om invloed uit te oefenen en dat we hiermee rekening houden; Wegen de belangen van onze stakeholders in het licht van bredere maatschappelijke verwachtingen; Houden rekening met de belangen van stakeholders waarmee we geen formele relatie hebben. Albron erkent de belangen en rechten van stakeholders, de mogelijke invloed van stakeholders, heeft hier waardering voor en reageert op door stakeholders geuite bezorgdheid. 4

5 Albron voert een open stakeholderdialoog en maakt het voor stakeholders mogelijk om zowel structureel als op spontane momenten in contact te komen. Albron houdt rekening met de opvattingen van stakeholders en benadert ook stakeholders die hier niet zelf om vragen proactief. De manier waarop de omgang met stakeholders binnen Albron is geregeld, is beschreven in het MVO-beleid en in het Stakeholderplan van Albron. Directieverklaring (zie MVO-beleid (zie Vraag 5: Onze organisatie respecteert de geldende wet- en regelgeving. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Albron accepteert dat respect voor rechtsorde verplicht is en geeft aan de uitwerking daarvan invulling op de volgende wijze: Stellen ons op de hoogte van de toepasselijke wet- en regelgeving; Leven wetgeving na in alle landen waar wij actief zijn, ook als handhaving vanuit de overheid gebrekkig is; Treffen maatregelen om ervoor te zorgen dat onze relaties en activiteiten in overeenstemming met wet- en regelgeving zijn; Informeren medewerkers over recente en relevante wet- en regelgeving en hoe zij deze kunnen naleven; Beoordelen periodiek of de organisatie nog voldoet aan wet- en regelgeving. Albron heeft het voor haar van toepassing zijnde wettelijke en juridische kader in kaart, kennis hiervan wordt up to date gehouden en we zorgen dat we hier te allen tijde minimaal aan voldoen. Dit is vastgelegd in het register wet- en regelgeving en tevens geregeld en vastgelegd in de diverse managementsystemen en in functioneringsafspraken met de betreffende personen. Daarnaast wordt het voldoen aan wet- en regelgeving getoetst middels in- en externe audits. Register wet- en regelgeving (niet openbaar) Managementsystemen Rapportages van Interne en externe audits Vraag 6: Onze organisatie respecteert de internationale gedragsnormen. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Albron respecteert de internationale gedragsnormen en geeft aan de uitwerking daarvan invulling op de volgende wijze: Respecteren minimaal de internationale gedragsnormen in landen waar wetgeving het milieu of de maatschappij onvoldoende beschermt of conflicteert met internationale gedragsnormen; Heroverwegen onze relaties en activiteiten in gebieden waar de universele mensenrechten niet worden nageleefd; Proberen relevante organisaties en autoriteiten te overtuigen conflictering van wet- en regelgeving met universele mensenrechten op te lossen; Voorkomen dat we medeplichtig zijn aan het schenden van de universele mensenrechten door andere organisaties. Albron streeft ernaar te allen tijde te handelen naar de eigen principes, waarin de ISO principes zijn geïntegreerd. Dit is opgenomen in de ondertekende directieverklaring. Waar dit conflicten oplevert volgen in afstemming met betrokkenen en de directie passende acties. 5

6 Albron hanteert zowel voor situaties binnen als buiten Nederland een inkoopbeleid, algemene inkoopvoorwaarden en (toelatings)audits voor leveranciers en inkoopcriteria gebaseerd op internationaal erkende normen Directieverklaring (zie MVO-beleid (zie Managementsystemen Inkoopbeleid / Algemene inkoopvoorwaarden (niet openbaar) Interne gedragscode en de huisregels (niet openbaar) Vraag 7: Onze organisatie respecteert en erkent de universele mensenrechten. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Albron respecteert de universele mensenrechten en geeft aan de uitwerking daarvan invulling op de volgende wijze: Respecteren minimaal de universele mensenrechten in landen waar wetgeving het deze onvoldoende beschermt of conflicteert met internationale gedragsnorm; Heroverwegen onze relaties en activiteiten in gebieden wanneer de internationale gedragsnormen niet worden nageleefd; Proberen relevante organisaties en autoriteiten te overtuigen conflictering van wet- en regelgeving met internationale gedragsnormen op te lossen; Voorkomen dat we medeplichtig zijn aan het schenden van de internationale gedragsnormen door andere organisaties. Albron streeft ernaar te allen tijde te handelen naar de eigen principes, waarin de ISO principes zijn geïntegreerd. Dit is opgenomen in de ondertekende directieverklaring. Waar dit conflicten oplevert volgen in afstemming met betrokkenen en de directie passende acties. Albron hanteert zowel voor situaties binnen als buiten Nederland een inkoopbeleid, algemene inkoopvoorwaarden en (toelatings)audits voor leveranciers en inkoopcriteria gebaseerd op internationaal erkende normen Directieverklaring (zie MVO-beleid (zie Managementsystemen Inkoopbeleid / Algemene inkoopvoorwaarden (niet openbaar) Interne gedragscode en de huisregels (niet openbaar) Vraag 8: Hoe heeft uw organisatie haar stakeholders geïdentificeerd (wie zijn daarbij in wat voor vorm geraadpleegd)? Albron heeft geïdentificeerd wie haar stakeholders zijn via een vaste lijst van criteria zoals aangereikt door de richtlijn. Deze exercitie is uitgevoerd door de manager Duurzamer Ondernemen en de manager KAM met goedkeuring van de directie. Albron heeft een stakeholderplan opgesteld waarin staat beschreven op welke wijze zij haar stakeholders heeft geïdentificeerd, geselecteerd, de wijze van dialoog en de verwerking van de resultaten. 6

7 Vraag 9: Wie zijn de stakeholders van uw organisatie? Stakeholders van Albron uit de volgende categorieën zijn geïdentificeerd: - Brancheorganisaties; - Concurrenten; - Externe woordvoerders; - Klanten; - Leveranciers; - Media; - Medewerkers; - Onderzoekinstellingen; - Opdrachtgevers; - Overheden; - Overig NGO s; - Samenwerkingspartners. Er is een overzicht van stakeholders opgesteld uit de bovenstaande categorieën. Met deze selectie is een dialoog gevoerd. Vraag 10: Waarom en waarbij betrekt uw organisatie haar stakeholders (geef voorbeelden)? Albron betrekt haar stakeholders om: Inzicht te krijgen in de impact van onze besluiten en activiteiten op specifieke stakeholders; Er achter te komen of onze positieve impact kan worden vergroot en negatieve impact kan worden verminderd; Er achter te komen of onze claims met betrekking tot maatschappelijke verantwoordelijkheid geloofwaardig worden gevonden; Onze MVO prestaties te beoordelen; Mogelijke conflicten tussen onze eigen belangen, die van onze stakeholders en de algemene maatschappelijke verwachtingen te bespreken en zo mogelijk op te lossen; Aan bepaalde wettelijke verplichtingen die we ten opzichte van stakeholders hebben te voldoen; Transparant te zijn in wat we doen (onze activiteiten en besluiten); Waar mogelijk partnerschappen te vormen die voor ons en onze stakeholders voordelen bieden. Albron stelt bij al haar activiteiten haar stakeholders centraal. In de praktijk betekent dit dat stakeholders worden betrokken bij het vormgeven van het MVO-beleid. Bij beslissingen die specifieke stakeholdergroepen raken, wordt contact opgenomen met de betreffende stakeholders. De communicatie met stakeholders over MVO gebeurt in hoofdlijnen op twee manieren: 1. De gestructureerde manier van het contacteren van stakeholders voor een persoonlijk gesprek (frequentie afhankelijk van stakeholdergroep); 2. Op continue basis via de reguliere contacten van o.a. de verkoop- en inkoopactiviteiten. In de stuurgroep Duurzamer Ondernemen worden de uitkomsten van ieder gesprek en mogelijke acties besproken op basis van de resultaten van de gevoerde dialoog en wordt een selectie van stakeholderverwachtingen gemaakt die zijn om te zetten in door de organisatie op te pakken activiteiten. De resultaten worden teruggekoppeld naar de stakeholders op diverse manieren zoals via het MVOmagazine, FoodNote Nieuws, de website en 1 op 1 terugkoppeling. 7

8 Vraag 11: Welke criteria heeft u gebruikt voor het bepalen van de relevante onderwerpen? Bij het bepalen van de relevante onderwerpen heeft Albron gekeken naar: De eigen activiteiten en besluiten; Activiteiten en besluiten van organisaties in de waardeketen en invloedssfeer van uw organisatie; Dagelijkse activiteiten en bijzondere situaties. Naast de bovengenoemde criteria is gekeken naar de relatie met de verwachtingen van de belanghebbenden van Albron. Issue Selectie (Bijlage C) vaststellen relevantie, significantie en prioriteit van MVO-onderwerpen Vraag 12: Welke onderwerpen zijn relevant? Zie voor de relevante onderwerpen de Issue Selectie waar de relevante onderwerpen met een vinkje zijn aangemerkt (Bijlage C). Issue Selectie (Bijlage C) vaststellen relevantie, significantie en prioriteit van MVO-onderwerpen Vraag 13: Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de significante onderwerpen? Bij het bepalen van de significante onderwerpen heeft Albron gekeken naar: De mate waarin het onderwerp effect heeft op onze stakeholders en duurzame ontwikkeling; Het effect van het wel of niet nemen van extra actie(s) op dit onderwerp; De mate van bezorgdheid van onze stakeholders over het onderwerp; Het te verwachten effect van de actie ten opzichte van de middelen die nodig zijn voor implementatie; Onze huidige eigen performance vs. wet- en regelgeving en benchmarks. Issue Selectie (Bijlage C) vaststellen relevantie, significantie en prioriteit van MVO-onderwerpen Vraag 14: Welke onderwerpen zijn significant? Zie voor de significante onderwerpen de Issue Selectie waar de relevante onderwerpen zijn gewogen op significantie (Bijlage C). Issue Selectie (Bijlage C) vaststellen relevantie, significantie en prioriteit van MVO-onderwerpen 8

9 Vraag 15: Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van prioritaire onderwerpen? Bij het bepalen van prioritaire onderwerpen heeft Albron gekeken naar: In welke mate is het gerelateerd aan wetgeving, normen, mensenrechten en gezondheid; De tijd die het kost om de gewenste resultaten te bereiken; De mate waarin het leeft bij belanghebbenden en bijdraagt aan of afbreuk doet aan onze doelen; De kostenimplicaties wanneer het onderwerp niet snel wordt aangepakt; Het gemak en de snelheid waarmee acties kunnen worden uitgevoerd de quick-wins. Voor het beoordelen van de mate waarin een issue prioriteit heeft zijn de volgende drie gradaties gehanteerd: 1. Laag, 2. Middel en 3. Hoog. Issue Selectie (Bijlage C) vaststellen relevantie, significantie en prioriteit van MVO-onderwerpen Vraag 16: Welke onderwerpen hebben prioriteit? Zie voor de prioritaire onderwerpen de Issue Selectie waar de onderwerpen die prioriteit hebben met een vinkje zijn aangemerkt (Bijlage C). Issue Selectie (Bijlage C) vaststellen relevantie, significantie en prioriteit van MVO-onderwerpen Vraag 17: Tot welke acties heeft dit geleid of gaat u nemen? De benoeming van relevante, significante en prioritaire onderwerpen heeft bij Albron geresulteerd in een overzicht van onderwerpen die zijn gebundeld in zwaartepunten en deelprojecten. Issue Selectie (Bijlage C) Vraag 18: Toelichting op prioriteitsstelling (leg ook uit waarom bepaalde onderwerpen wel en niet zijn meegenomen). Zie voor de prioritaire onderwerpen de Issue Selectie waar de onderwerpen die prioriteit hebben met een vinkje zijn aangemerkt (Bijlage C). Issue Selectie (Bijlage C) vaststellen relevantie, significantie en prioriteit van MVO-onderwerpen Vraag 19: Geef aan welke stakeholders - en op welke wijze - u heeft betrokken bij het identificeren van relevante, significante en prioritaire onderwerpen. Bij het bepalen van de relevante, significante en prioritaire onderwerpen is gewerkt met de al beschikbare kennis van diverse personen binnen Albron (met name de manager Duurzamer Ondernemen en manager KAM) ten aanzien van welke onderwerpen stakeholders belangrijk vinden. Daarnaast zijn de onderwerpen besproken in de stakeholderdialoog die Albron voert. Albron heeft bij de stakeholdergesprekken vooral geluisterd naar de thema s die de stakeholders spontaan noemen en heeft vanuit daar verder gevraagd. De bepaling van relevantie, significantie en prioriteit is hierna waar nodig op aangepast. 9

10 Vraag 20: Welke (typen) organisaties bevinden zich in uw invloedssfeer en hoe verhouden zich die tot uw organisatie? De manager Duurzamer Ondernemen van Albron analyseert de invloedssfeer in samenwerking met de manager KAM. In combinatie met de geïdentificeerde stakeholders en de geïdentificeerde relevante en significante onderwerpen is gekeken hoe Albron hierop invloed kan uitoefenen. De typen organisaties die zich in de invloedssfeer van Albron bevinden zijn: - Brancheorganisaties; - Concurrenten; - Externe woordvoerders; - Klanten; - Leveranciers; - Media; - Medewerkers; - Onderzoekinstellingen; - Opdrachtgevers; - Overheden; - Overig NGO s; - Samenwerkingspartners. Er is een overzicht van de stakeholders opgesteld uit de bovenstaande categorieën. Met deze selectie is een dialoog gevoerd. ISO Referentie Manual (niet openbaar) Vraag 21: Op welke manier stimuleert uw organisatie maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties? Geef voorbeelden. Albron stimuleert maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties: Door maatschappelijke criteria mee te nemen in contractuele voorwaarden; Door een openbare verklaring over maatschappelijke verantwoordelijkheid af te leggen; Door bij het betrekken van de gemeenschap, politieke leiders en andere stakeholders; Door kennis over maatschappelijke issues met stakeholders te delen; Door het promoten van goede voorbeelden; Door samen met leveranciers, klanten en branchegenoten aan duurzaamheidprojecten te werken. Voorbeelden van manieren waarop Albron MVO stimuleert bij andere organisaties: de Albron multiplier (onderdeel van het MVO-beleid), het aansturen van leveranciers door middel van inkoopvoorwaarden, leveranciersaudit en evaluatie gesprekken, het op gang brengen van keteninitiatieven, gedragsregels voor derden, waar mogelijk deelnemen in branche-initiatieven, het proactief aandragen van duurzaamheidoplossingen bij opdrachtgevers en daarnaast actieve kennisverspreiding door presentaties en deelname aan congressen. Openbare verslaglegging: jaarverslag (in te zien via KvK) en MVO-magazine (zie Website Albron (zie ) Contact en communicatiemomenten met stakeholders (niet openbaar) MVO-beleid (zie Inkoopbeleid / Algemene inkoopvoorwaarden (niet openbaar) Keteninitiatieven (niet openbaar) 10

11 Vraag 22: Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiele) (negatieve) effecten van de eigen activiteiten en besluiten op de maatschappij, milieu en economie? Albron voert een periodieke due diligence analyse uit op haar eigen activiteiten en op de keten op basis van een vastgestelde set criteria (mogelijke risico s gerelateerd aan MVO-indicatoren). Deze betreft een inventarisatie, risicotypering en te nemen beheersmaatregelen. De analyse is ondergebracht in de risk management module binnen het Albron Risico- en Kwaliteitsmanagementsysteem (ARQ) ondersteund door de aanwezige managementsystemen (ISO 9001, ISO en OHSAS 18001) Due diligence analyse (niet openbaar) Leveranciersaudit (niet openbaar) Managementsystemen (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001) Vraag 23: Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiele) (negatieve) effecten van de activiteiten en besluiten van organisaties in uw invloedssfeer op de maatschappij, milieu en economie? Albron voert een periodieke due diligence analyse uit op haar eigen activiteiten en op de keten op basis van een vastgestelde set criteria (mogelijke risico s gerelateerd aan MVO- indicatoren). Deze betreft een inventarisatie, risicotypering en te nemen beheersmaatregelen. De analyse is ondergebracht in de risk management module binnen het Albron Risico- en Kwaliteitsmanagementsysteem (ARQ) ondersteund door de aanwezige managementsystemen (ISO 9001, ISO en OHSAS 18001). Due diligence analyse (niet openbaar) Leveranciersaudit (niet openbaar) Managementsystemen (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001) Vraag 24: Hoe wordt gepaste zorgvuldigheid uitgeoefend of geïmplementeerd in uw organisatie (en geef voorbeelden van de invulling)? Albron oefent gepaste zorgvuldigheid uit middels: Richtlijnen over hoe aan de organisatie verbonden personen gepaste zorgvuldigheid in acht kunnen nemen; Instrumenten om de impact van geplande en bestaande activiteiten in kaart te brengen; Instrumenten om de MVO-kernthema s in uw hele organisatie te integreren; Instrumenten om uw prestaties te volgen en aanpassingen te doen in prioriteit en benadering; Instrumenten om eventuele negatieve effecten aan te pakken. Albron past in haar invloedssfeer gepaste zorgvuldigheid toe. Met leveranciers wordt een actieve dialoog gevoerd aan de hand van inkoopvoorwaarden en performancegesprekken. Voor de belangrijkste leveranciers is een MVO-vragenlijst opgesteld. Ook het is beleid dat Albron hanteert om op een zorgvuldige wijze om te gaan met haar klanten een voorbeeld van gepaste zorgvuldigheid binnen de invloedsfeer. Tevens heeft Albron een due diligence systematiek opgezet, waarbij in overnametrajecten duurzaamheidonderwerpen (zoals mensenrechten) worden meegenomen. Ook Albron s managementsystemen dragen bij aan een zorgvuldige omgang met alle betrokkenen. MVO-beleid (zie Riskmanagementsysteem in ARQ (niet openbaar) Due diligence analyse (niet openbaar) Leveranciersaudit (niet openbaar) Managementsystemen (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001) 11

12 Vraag 25: Welke (potentiele) negatieve effecten op maatschappij, milieu en economie heeft uw organisatie geïdentificeerd? Tot op heden heeft Albron nog geen negatieve effecten geconstateerd anders dan die in de gebruikelijke verbetersystematiek kunnen worden opgelost. Verbetersystematiek (niet openbaar) Vraag 26: Onze organisatie heeft richting gegeven aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid door: Albron heeft richting gegeven aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid: Door de rol van maatschappelijke verantwoordelijkheid op te nemen in onze visie en missie; Door de belangrijke principes en onderwerpen van maatschappelijke verantwoordelijkheid op te nemen in ons beleid en strategie; Door een gedragscode of ethische code aan te nemen waarin de principes en waarden zijn vertaald naar richtlijnen voor passend gedrag; Door prioriteiten voor actie op kernthema s door te vertalen in (SMART-)doelstellingen; Door het opstellen van een actieprogramma (met verantwoordelijkheden, tijdlijn, budget, enz.). Het resultaat van het doorlopen traject is volledige integratie van ISO principes in de organisatie. De 7 principes van ISO zijn binnen de bij Albron gehanteerde normen en procedures geborgd en maken onderdeel uit van het besluitvormingsproces. Directieverklaring MVO-beleid (zie HR-beleid (gedragscode en interne huisregels) (niet openbaar) Inkoopbeleid / Algemene inkoopvoorwaarden (niet openbaar) KPI-overzicht (niet openbaar) Plannen van Aanpak (niet openbaar) ISO Referentie Manual (niet openbaar) Vraag 27: Op welke manier creëert uw organisatie draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid - binnen en buiten de organisatie? Albron creëert draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid -binnen en buiten de organisatie- door: Het vergroten van kennis van de principes, MVO-kernthema s en onderwerpen; De betrokkenheid van de top van de organisatie bij het nemen van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid; Het creëren van een cultuur van maatschappelijke verantwoordelijkheid. Albron voert een continue dialoog met zowel interne als externe stakeholders, ondersteunt door aandacht voor MVO in allerlei communicatiekanalen, zoals bespreking in het afdelingsoverleg, communicatie via het personeelsblad, intranet, de website, deelname aan congressen en debatten. MVO-magazine (zie Afdelingsoverleg; Personeelsblad; Intranet; Foodnote nieuws (zie Website ( Deelname aan congressen / debatten; Leveranciersplatforms. 12

13 Vraag 28: Op welke manier ontwikkelt uw organisatie de benodigde competenties voor het nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid - binnen en eventueel buiten de organisatie? Albron ontwikkelt competenties voor het nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid - binnen en buiten de organisatie door: Identificatie en ontwikkeling van competenties die nodig zijn om MVO in de organisatie te integreren is onderdeel van de functieprofielen binnen Albron. Voor interne ontwikkeling van competenties wordt dit ingevuld door trainingen, opleidingen en communicatie. Daarbij wordt ook gekeken hoe al bestaande competenties zo goed mogelijk benut kunnen worden. Extern gebeurt dit door communicatie en door de stakeholderdialoog. Waar nodig vinden gesprekken plaats met externen waarin Albron haar MVO-wensen uitlegt en op diverse manieren informatie wordt verstrekt. Functieprofielen (niet openbaar) Trainingen / opleidingen (niet openbaar) Communicatiekanalen (zie hierboven) Vraag 29: Op welke manier heeft uw organisatie haar maatschappelijke verantwoordelijkheid geïntegreerd in haar besturingsprocessen, systemen en procedures? Alle onderwerpen en principes van ISO zijn geborgd in onze organisatie via het beleid en de directieverklaring en andere relevante beleidsstukken. Albron heeft dit geïntegreerd: Door de effecten van onze eigen activiteiten op maatschappij, milieu en economie; Door de effecten van organisaties in onze invloedssfeer te monitoren; Door rekening te houden met effecten van besluiten, bijvoorbeeld over nieuwe activiteiten; Door ervoor te zorgen dat principes in onze besturingsprocessen worden toegepast en worden weerspiegeld in onze structuur en cultuur;. Door periodiek te beoordelen of wij in onze procedures en processen voldoende rekening houden met maatschappelijk verantwoordelijkheid. Monitoren vindt actief plaats via onze MVO-KPI s. Voor het borgen is zoveel mogelijk gebruikt gemaakt van bestaande (management)systemen (ISO 9001, ISO en OHSAS 18001), procedures en instrumenten. MVO-beleid (zie Directieverklaring Stakeholderbeleid (niet openbaar) HR-beleid (incl. gezondheid- en arbobeleid) (niet openbaar) Inkoopbeleid (niet openbaar) Kwaliteitsbeleid incl. voedselveiligheidsbeleid ( zie Milieu- en klimaatbeleid (zie Klantenbeleid incl. beleid over gezonde producten ( zie Kwaliteit.html) Maatschappelijk Betrokken Ondernemen-beleid (niet openbaar) KPI-overzicht (niet openbaar) Managementsystemen (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001) 13

14 Vraag 30: Waarmee houdt uw organisatie bij haar communicatie over maatschappelijke verantwoordelijkheid rekening? Albron zorgt er, middels een check, voor dat de MVO-gerelateerde informatie die zij verspreidt aan de volgende aspecten voldoet: Compleet; Begrijpelijk; Responsief; Nauwkeurig; Evenwichtig; Actueel; Toegankelijk. ISO Referentie Manual (niet openbaar) Vraag 31: Op welke manier communiceert uw organisatie over haar maatschappelijke verantwoordelijkheid? Albron communiceert via: Vergaderingen en gesprekken met stakeholders; Specifieke onderwerpen of projecten met stakeholders te communiceren; Interne communicatie; Interne teamactiviteiten; Communicatie over de MVO-prestaties; Communicatie met leveranciers over MVO in de inkoopeisen; Consumenteninformatie via producten; Artikelen over MVO in tijdschriften / nieuwsbrieven; Advertenties of andere openbare verklaringen; Ter beschikking stellen van informatie voor publieke doelen; Openbare maatschappelijke verslagen. Voor voorbeelden zie hieronder. Continue MVO-dialoog via diverse communicatiekanalen: MVO-magazine (zie Afdelingsoverleg; Personeelsblad; Intranet; Levernaciersplatforms; Foodnote Nieuws 9zie Website (zie Deelname aan congressen/debatten; 1 op 1 gesprekken. Vraag 32a: Rapporteert uw organisatie over MVO via een maatschappelijk verslag (al dan niet als losstaand verslag)? Ja. MVO-magazine (zie 14

15 Vraag 32b: Geef aan of in uw maatschappelijk verslag informatie staat over: In het maatschappelijk verslag staat informatie over: Doelstellingen t.a.v. onderwerpen en kernthema s; Prestaties t.a.v. onderwerpen en kernthema s; Hoe en wanneer stakeholders zijn betrokken bij de rapportage. MVO-magazine (zie Vraag 32c: Heeft u bij het opstellen van uw maatschappelijk verslag rekening gehouden met de volgende overwegingen? In het maatschappelijk verslag is rekening gehouden met: De omvang, het onderwerp en het toepassingsgebied past bij de grootte en aard van onze organisatie; Het detailniveau weerspiegelt de mate van ervaring die we hebben met rapporteren. In de (schriftelijke) rapportage over MVO van Albron aan haar stakeholders wordt aandacht besteed aan de diverse aspecten die een goede rapportage kenmerken. Albron rapporteert over de eigen milieu-, sociale en ethische prestaties en plaatst deze in de bredere duurzaamheidcontext. Albron zorgt voor een adequate scopekeuze, niveau van detail en selectie van vermelde issues en belangrijke besluitvorming hierover wordt toegelicht. Albron communiceert permanent over haar MVO-activiteiten middels de website, klanten- en consumentenmagazine en jaarlijks via haar MVOmagazine (dat ook digitaal via de website beschikbaar is). Continue MVO-dialoog via diverse communicatiekanalen: MVO-magazine (zie Afdelingsoverleg; Personeelsblad; Intranet; Foodnote nieuws (zie Website (zie Deelname aan congressen/debatten; Leveranciersplatforms; 1 op 1 gesprekken. Vraag 33a: Zijn er conflicten of meningsverschillen (geweest) met stakeholders? Nee, in de periode van deze zelfverklaring (ingangsdatum 1 september 2011) heeft Albron tot nog toe geen conflicten met stakeholders gehad. Vraag 33b: Welke methoden heeft u om (eventuele) conflicten op te lossen? Albron hanteert de volgende methode om (eventuele) conflicten op te lossen: Rechtstreekse discussies met stakeholders met wie een conflict of meningsverschil is ontstaan; Het verstrekken van schriftelijke informatie om verkeerde interpretaties te voorkomen; Formele procedures voor klachtenbehandeling; Systemen om overtredingen te rapporteren zonder angst voor represailles. Referentie Manual ISO (niet openbaar) Managementsystemen (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001) 15

16 Vraag 34: Op welke manier monitort uw organisatie haar activiteiten die effect hebben op relevante thema's en onderwerpen? Albron gebruikt voor de monitoring de volgende punten: Feedback van stakeholders; Uitvoeren van benchmarks; Meten met behulp van indicatoren. Voor de monitoring gelden de volgende punten: De omvang van de monitoring is in lijn met de omvang en het belang van de activiteiten; De monitoring geeft resultaten die betrouwbaar, tijdig beschikbaar en gemakkelijk te begrijpen zijn; De monitoring is afgestemd op de behoefte van de stakeholders. Albron heeft een uitgebreide lijst MVO KPI s opgesteld, gekoppeld aan specifieke MVO indicatoren. Deze KPI s passen binnen een van de drie MVO aandachtsgebieden zoals geformuleerd in het MVO beleid. Op elk van de KPI's is een target gesteld. Daarnaast maakt Albron gebruik van benchmarks met peers om haar prestaties te monitoren. Tevens wordt er feedback gevraagd van de belangrijkste stakeholders. MVO-beleid (zie KPI-overzicht ten dele openbaar via MVO- Magazine, zie Benchmark peers (niet openbaar) Vraag 35: Hoe heeft uw organisatie haar prestaties op relevante thema's en onderwerpen beoordeeld? De prestaties op MVO worden beoordeeld middels een benchmark met peers en getoetst aan de verwachtingen van onze stakeholders. Benchmark peers (niet openbaar) Vraag 36: Heeft u stakeholders betrokken, zo ja, welke? De medewerkers en de leveranciers zijn in de gelegenheid tot verificatie van de beschikbare informatie vanuit hun eigen kunde. 16

17 Vraag 37a: Welke verbeteringen of successen heeft uw organisatie bereikt? Gezien de recente invoering van het werken volgens ISO is het nog te vroeg te spreken over successen. Voor de bereikte verbeteringen verwijzen wij naar de laatste kolom van Bijlage C Issueselectie. Voor alle relevante onderwerpen zijn KPI's en doelstellingen geformuleerd, Albron zal in haar volgende MVO-verslag inzicht geven hoe en in hoeverre voortgang wordt geboekt. Een selectie van MVO-mijlpalen die Albron de afgelopen jaren heeft behaald: 2006 TNO-Certification Award; 2006 AWVN Jaarprijs voor sociale innovatie; 2006/2007 Erasmus University Innovation Award: eervolle vermelding; 2008 ISO certificaat behaald; 2009 Een van de eerste twee cateraars met een IKB accreditatie; 2010 Resultaten ledenonderzoek CNV Vakmensen Albron beste werkgever; e Topsportvriendelijke werkgever van Nederland (Sport & Zaken, NOC*NSF, Randstad); 2011 Eerste foodservice-organisatie in Nederland met een CO2-bewust certificaat (op niveau 3); 2011 Derde organisatie in Nederland met een certificaat niveau 4 op de MVO Prestatieladder. Website (zie Vraag 37b: Welke doelen zijn nog niet bereikt? MVO is geen einddoel maar een continue proces, we werken aan voortdurende verbetering. Per kernthema zijn dit doelen die nog niet bereikt zijn: Bestuur van de organisatie: MVO-rapportage conform GRI-C; Mensenrechten: Verhoging percentage leveranciers onder nieuwe inkoopvoorwaarden; Arbeidspraktijk: Jaarlijks uitvoeren medewerkerstevredenheidmetingen; Milieu: Volledig uitvoeren nieuwe kantoormilieuplan, o.a. reductie totale hoeveelheid papier; Eerlijk zakendoen: Percentage werknemers dat gedrag/huisregels heeft ondertekend; Consumentenaangelegenheden: Doorlooptijd klachtenafhandeling in werkdagen; Betrokkenheid bij en ontwikkeling v.d. gemeenschap : Aantal (primaire) producten uit Nederland in ons assortiment. Vraag 38: Aan welke MVO initiatieven en eventuele bijbehorende instrumenten neemt uw organisatie deel? Hieronder zijn de MVO-initiatieven en -instrumenten die Albron gebruikt, gekoppeld aan de kernthema s uit de ISO 26000: Bestuur organisatie: ISO 26000, ISO 9001, MVO Prestatieladder; Mensenrechten: Universele Verklaring van de Rechten van de Mens + ILO normen (opgenomen in inkoopvoorwaarden); Arbeidspraktijk: OHSAS 18001, CAO's Horeca, Contractcatering, Recron, Veneca Bouw en inrichtingseisen, ARBO catalogus; Milieu: ISO 14001, CO2 Prestatieladder (ISO 14064), DUVO; Eerlijk zaken doen: De Groene Zaak, FoodpolicyNL, Platform Verduurzaming Voedsel; Consumentenaangelegenheden: Ik Kies Bewust, Cercat (HACCP/ Hygiënecode ), Platform Verduurzaming Voedsel, Convenant Horizontaal Toezicht NVWA; Betrokkenheid bij en ontwikkeling van de gemeenschap: Convenant Gezond Gewicht/JOGG. Referentie Manual ISO (niet openbaar) Overzicht duurzaamheidactiviteiten (niet openbaar) Milieujaarplan (niet openbaar) Kantoormilieuplan (niet openbaar) Managementsystemen (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001) 17

18 Vraag 39: Welke van de onderstaande punten heeft u overwogen bij de keuze voor dit initiatief? Albron heeft de onderstaande punten meegenomen bij de keuze voor de initiatieven: Ondersteunt de principes NEN-ISO 26000; Geeft praktische richtlijnen om met MVO aan de slag te gaan; Is ontworpen voor eigen type organisatie en/of interessegebieden; Is ontwikkeld om door verschillende organisaties te worden toegepast; Helpt de organisatie om specifieke stakeholdergroepen te bereiken; Wordt beheerd door een niet-commerciële organisatie; Heeft een goede reputatie als het gaat om geloofwaardigheid en integriteit; Is tot stand gekomen op een open en transparante wijze; Is ontwikkeld met verschillende stakeholders, afkomstig uit ontwikkelde en ontwikkelingslanden; Is goed toegankelijk. Vraag 40: Welke concrete acties worden uitgevoerd in verband met het MVO-initiatief? De diverse MVO-initiatieven van Albron zijn opgenomen in het overzicht duurzaamheidactiviteiten, het milieujaarplan en het kantoormilieuplan, al deze initiatieven zijn opgenomen in het managementsysteem van Albron. Referentie Manual ISO (niet openbaar) Overzicht duurzaamheidactiviteiten (niet openbaar) Milieujaarplan (niet openbaar) Kantoormilieuplan (niet openbaar) 18