Bijlage B: Antwoorden op de onderzoeksvragen volgens NPR Presentatie Techniek Holland B.V. 2017

Transcriptie

1 Zelfverklaring ISO onderbouwing Bijlage B: Antwoorden op de onderzoeksvragen volgens NPR 9026 Presentatie Techniek Holland B.V Datum Pagina 1 van 23

2 Zelfverklaring ISO onderbouwing Inhoudsopgave 1. Inleiding... 3 Introductie... 4 Bedrijfsgegevensgegevens Principes... 5 Het afleggen van rekenschap... 6 Transparantie... 6 Ethisch gedrag... 7 Respect voor de belangen van stakeholders... 7 Respect voor de rechtsorde... 8 Respect voor internationale gedragsnormen... 8 Respect voor mensenrechten Stakeholders Stakeholders identificeren Het betrekken van stakeholders Kernthema's Onderzoeksvragen MVO-kernthema's: bepalen van relevantie Bepalen relevantie MVO-onderwerpen Onderzoeksvragen MVO-kernthema's: bepalen van significantie Bepalen significantie MVO-onderwerpen Onderzoeksvragen MVO-kernthema's: prioriteren van MVO-onderwerpen Bepalen prioriteit MVO-onderwerpen Onderzoeksvragen MVO-kernthema's: prioriteren van MVO-onderwerpen Integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheden in de organisatie Ketenverantwoordelijkheid en invloedssfeer Gepaste zorgvuldigheid ('due dilligence') Visie, missie, beleid en strategie Ontwikkelen van draagvlak en competenties Integreren in besturingsprocessen, systemen en procedures Communicatie over MVO Rapporteren over MVO Conflicten en meningsverschillen met stakeholders Het monitoren van activiteiten en beoordelen van prestaties Selecteren van MVO-initiatieven en -instrumenten Datum Pagina 2 van 23

3 Zelfverklaring ISO onderbouwing 1. Inleiding Datum Pagina 3 van 23

4 Zelfverklaring ISO onderbouwing Introductie PTH Groep is gestart met de ISO vanuit de basishouding dat wij als onderneming, en de daar in werkzame personen, de verantwoordelijkheid hebben om op zorgvuldige manier om te gaan met duurzame ontwikkeling en de balans tussen de elementen people, planet en profit. Deze zorgvuldigheid heeft haar fundament in onze persoonlijke normen en waarden, samengevat: Zorg voor het welzijn van onze medewerkers, zowel voor personeel dat in dienst is als voor inhuurkrachten. Zorg voor milieu. Niet alleen voor nu, maar ook voor de generaties na ons. Winst is niet de drijfveer voor, maar het gevolg van duurzaam ondernemen. En wordt niet enkel gebruikt voor winst voor de aandeelhouders, maar ook tot sociale en maatschappelijke activiteiten en doelen. Bedrijfsgegevensgegevens Naam van de organisatie Presentatie Techniek Holland B.V. (PTH Groep) Belangrijkste activiteiten (merken, producten en/of diensten) Advies, ontwerp, installatie, systeemintegratie en onderhoud van audiovisuele, ICT, licht, camera observatie- en ontruimingssystemen. Actief in Nederland Locatie van het hoofdkantoor Kollumerzwaag Van toepassing op Presentatie Techniek Holland B.V. (KVK ) Het jaar waarop de zelfverklaring betrekking heeft 2017 Geldigheidsduur van dit rapport Dit rapport wordt tweejaarlijks herzien en indien nodig aangepast. Datum Pagina 4 van 23

5 Zelfverklaring ISO onderbouwing 2. Principes Datum Pagina 5 van 23

6 Zelfverklaring ISO onderbouwing Het afleggen van rekenschap Vraag 1 - Onze organisatie legt rekenschap af over onze effecten op de maatschappij, de economie en het milieu. PTH Groep legt rekenschap af over: - De effecten van onze bedrijfsvoering op de maatschappij, het milieu en de economie, waarbij zowel rekenschap wordt afgelegd omtrent de positieve als negatieve effecten. - De maatregelen die zijn genomen om herhaling van negatieve effecten te voorkomen PTH Groep legt rekenschap af via het geïntegreerd managementsysteem voor kwaliteit, arbeidsomstandigheden en milieu. En a.d.h.v. dit systeem worden door de cyclus plan, do, check en act verbeteringen geïnitieerd. Het managementsysteem is gecertificeerd op basis van ISO 9001 (kwaliteit), ISO (milieu) en VCA (veiligheid en gezondheid). Deze certificaten en de daarbij behorende managementsystemen en werkwijzen dragen bij aan het borgen en afleggen van verantwoording en rekenschap op het gebied van kwaliteit, milieu, gezondheid en veiligheid, maar ook inzake duurzaamheid. Tevens wordt er aan de hand van onderstaande manieren rekenschap afgelegd: - Het financieel jaarverslag. - VSI-audit (branchevereniging). - Middels het KTO welke het hele jaar door wordt afgenomen. - Middels diverse overlegvormen. - Persberichten en artikelen. - Nieuwsberichten op de website. - Reguliere communicatiemomenten met stakeholders. - Daarnaast wordt deze ISO 26000, MVO-zelfverklaring eens in de twee jaar geactualiseerd. Transparantie Vraag 2 - Onze organisatie is transparant over besluiten en activiteiten die een effect hebben op de omgeving. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? PTH Groep is transparant over: - Het doel, de aard en de plaats van onze activiteiten. - Wie het meerderheidsbelang in onze organisatie heeft. - De manier waarop besluiten tot stand komen. - Welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij die functies horen in het kader van de besluitvorming. - Wie welke functie binnen onze organisatie heeft in het kader van de besluitvorming. - Hoe onze MVO-prestaties worden geëvalueerd. - Onze MVO-prestaties op significante onderwerpen. - Onze financiële prestaties. - Waar onze financiële middelen vandaan komen. - De gevolgen van ons beleid en onze organisatiebeslissingen en -activiteiten op de omgeving (belanghebbenden, de maatschappij, het milieu, enz.). - Wie wij als onze stakeholders beschouwen. - De manier waarop deze stakeholders zijn geselecteerd. - Hoe deze stakeholders worden betrokken bij de organisatie. Datum Pagina 6 van 23

7 Zelfverklaring ISO onderbouwing Deze informatie is openbaar en gemakkelijk beschikbaar. We streven er naar de informatie qua aard en omschrijving af te stemmen op onze stakeholders en hen tijdig, feitelijk juist, duidelijk en objectief te informeren. Bovenstaande zaken zijn in het kader van de ISO 9001 certificering in het managementsysteem opgenomen. Het managementsysteem is in te zien bij het bedrijf. Daarnaast is informatie vastgelegd bij de Kamer van Koophandel. Tevens is op onze website veel informatie beschikbaar. Ethisch gedrag Vraag 3 Onze organisatie gedraagt zich ethisch. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: Maken onze kernwaarden en principes bekend. Richten onze bestuursstructuren op een manier in die ethisch gedrag bevordert (bijvoorbeeld door het voorkomen van belangenverstrengeling). Benoemen en passen normen voor ethisch gedrag toe, die aansluiten bij onze eigen doelstellingen en activiteiten en bij NEN-ISO Bemoedigen het naleven van deze normen aan. Maken de gedragsnormen bekend die worden verwacht van verschillende mensen in en om de organisatie (bijvoorbeeld bestuur, medewerkers, leveranciers, contractanten, eigenaren en managers). Voorkomen of lossen belangenconflicten op in de hele organisatie die zouden kunnen leiden tot onethisch gedrag. Stellen toezicht- en beheersingsmechanismen in om ethisch gedrag te monitoren, te ondersteunen en te versterken. Stellen mensen binnen en buiten onze organisatie in staat onethisch gedrag te melden, zonder angst voor represailles. Herkennen en pakken situaties waarin lokale wet- en regelgeving niet bestaat, of conflicteert met ethisch gedrag aan. Ethisch gedrag is onderdeel van ons beleid, daarnaast zijn de belangrijkste regels m.b.t. MVOgedrag op papier gezet voor zowel de interne organisatie als voor de projectlocaties. Dit is beschrijven in ons bedrijfsreglement en in ons MVO-beleid en visiedocument. Respect voor de belangen van stakeholders Vraag 4 - Onze organisatie respecteert de belangen van stakeholders en speelt hierop in. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: Weten wie onze stakeholders zijn. Erkennen en waarderen stakeholders en we reageren op bezorgdheid van stakeholders. Onderkennen dat stakeholders de activiteiten van onze organisatie kunnen beïnvloeden. Hebben vastgesteld of stakeholders in staat zijn met ons in contact te treden om invloed uit te oefenen en dat we hiermee rekening houden. Wegen de belangen van onze stakeholders in het licht van bredere maatschappelijke verwachtingen. Houden rekening met de belangen van stakeholders waarmee we geen formele relatie hebben. PTH Groep heeft de stakeholders inzichtelijk gemaakt (zie vraag 9). Met de stakeholders vindt een open communicatie plaats. MVO kan onderdeel uitmaken van deze communicatie. Datum Pagina 7 van 23

8 Zelfverklaring ISO onderbouwing Respect voor de rechtsorde Vraag 5 - Onze organisatie respecteert de geldende wet- en regelgeving. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: Stellen ons op de hoogte van de toepasselijke wet- en regelgeving. Leven wetgeving na in alle landen waar wij actief zijn, ook als handhaving vanuit de overheid gebrekkig is. Treffen maatregelen om ervoor te zorgen dat onze relaties en activiteiten in overeenstemming met wet- en regelgeving zijn. Informeren medewerkers over recente en relevante wet- en regelgeving en hoe zij deze kunnen naleven. Beoordelen periodiek of de organisatie nog voldoet aan wet- en regelgeving. Als bedrijf en werkgever voldoet PTH Groep aan al haar verplichtingen rondom wet- en regelgeving. Daarnaast is PTH Groep ISO 9001 gecertificeerd. Binnen het ISO 9001 kwaliteitsmanagementsysteem zij we als organisatie verplicht te voldoen aan wet- en regelgeving. Dit wordt jaarlijks door een externe certificatie-instelling beoordeeld. PTH Groep heeft een KAM-manager aangesteld die zorgt voor de continue verbetering van het kwaliteitsmanagementsysteem. Hieronder valt ook het upto-date houden van actuele en relevante wet- en regelgeving. PTH Groep is voornamelijk actief in Nederland, maar leeft alle wet- en regelgeving na wanneer wij opdrachten in het buitenland uitvoeren. Overige voorbeelden zijn: VCA (en veiligheidspaspoorten). Voorlichting over bijvoorbeeld privé autogebruik, tachograaf, hijs- en hefmaterialen. Keuringen van apparatuur (eigen keurmeesters). Certificeringen en opleidingen. Respect voor internationale gedragsnormen Vraag 6 - Onze organisatie respecteert de internationale gedragsnormen. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: Controleren aan welke wet- en regelgeving we ons moeten houden wanneer we buiten ons eigen land zaken doen. Heroverwegen onze relaties en activiteiten in gebieden wanneer de internationale gedragsnormen niet worden nageleefd. PTH werkt voornamelijk nationaal en hanteert daarom nationale gedragsnormen die vergelijkbaar of strenger zijn dan internationale gedragsnormen. Datum Pagina 8 van 23

9 Zelfverklaring ISO onderbouwing Respect voor mensenrechten Vraag 7 - Onze organisatie respecteert en erkent de universele mensenrechten. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: Respecteren deze rechten in alle landen, culturen en situaties. Maken geen misbruik van of halen geen voordeel uit situaties waarin de mensenrechten onvoldoende zijn beschermd. Respecteren de internationale gedragsnormen. PTH Groep respecteert de mensenrechten van zowel haar (freelance) medewerkers als voor medewerkers van derden die onder de projectleiding van PTH groep werkzaamheden uitvoeren voor PTH. Datum Pagina 9 van 23

10 3. Stakeholders Datum Pagina 10 van 23

11 Stakeholders identificeren Vraag 8 - Hoe heeft uw organisatie haar stakeholders geïdentificeerd (wie zijn daarbij in wat voor vorm geraadpleegd)? Deze zijn geïdentificeerd als de partijen die belang bij of van onze onderneming hebben. Hiervoor zal een stakeholdersoverzicht gemaakt worden die na de volgende revisie toegevoegd wordt. Vraag 9 - Wie zijn de stakeholders van uw organisatie? Nu beschreven zijn: Aandeelhouders Medewerkers (en hun gezinnen) Afnemers Leveranciers Brancheverenigingen Ondernemersvereniging Overheid Het betrekken van stakeholders Vraag 10 - Waarom en waarbij betrekt uw organisatie haar stakeholders (geef voorbeelden van de manier waarop uw organisatie dat heeft gedaan)? Wij vinden de mening van onze stakeholders belangrijk en nemen hun mening mee in ons beleid. Dit doen wij door in gesprek te gaan met onze belangrijkste stakeholders. Wij betrekken onze stakeholders om: Er achter te komen of onze positieve impact op de omgeving kan worden vergroot en negatieve impact kan worden verminderd. Om hen te betrekken bij onze duurzaamheidsdoelen. Transparant te zijn in wat we doen (onze activiteiten en besluiten). Dit hebben wij gedaan door MVO-onderwerpen te bespreken in werkoverleggen. Leveranciers te benaderen met een intentieverklaring t.a.v. duurzaam produceren en leveren, MVO in gesprekken met leveranciers op te voeren, in de branchevereniging MVO-initiatieven voor te stellen, dit in contracten met afnemers vast te leggen en te meten via presentatie indicatoren en het plaatsen van openbaar toegankelijke AED s met de ondernemersvereniging. Datum Pagina 11 van 23

12 4. Kernthema's Datum Pagina 12 van 23

13 Onderzoeksvragen MVO-kernthema's: bepalen van relevantie Vraag 11 - Geef aan of u bij het bepalen van relevante onderwerpen heeft gekeken naar: De eigen activiteiten en besluiten. Activiteiten en besluiten van organisaties in de waardeketen en invloedssfeer van uw organisatie. Dagelijkse activiteiten en bijzondere situaties. PTH Groep heeft een MVO-commissie aangesteld die heeft gekeken naar onze eigen activiteiten en besluiten, waarbij ook aandacht is besteed aan het effect op de waardeketen en de invloedsfeer. Vanzelfsprekend zijn onze dagelijkse processen hier ook in betrokken. Bepalen relevantie MVO-onderwerpen Vraag 12 - Welke onderwerpen zijn relevant? Indien u gebruik maakt van de prioriteringsmatrix dan kunt u hiernaar verwijzen. De richtlijn NEN-ISO bestaat uit zeven MVO-kernthema s, waarbinnen 37 MVO-onderwerpen zijn beschreven. Een organisatie dient invulling te geven aan de zeven kernthema s, maar dient bij de 37 onderwerpen de relevantie te bepalen. Onder leiding van de MVO-commissie zijn de kernthema s beoordeeld om te komen tot een selectie van de onderwerpen die relevant en significant zijn voor PTH Groep. In de prioriteringsmatrix is aangegeven dat een onderwerp wel of niet relevant is middels beantwoording met: JA / NEE. Onderzoeksvragen MVO-kernthema's: bepalen van significantie Vraag 13 - Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de significante onderwerpen? Bij het bepalen van significantie van de MVO-onderwerpen is door PTH Groep gekeken naar de impact die de thema s hebben op de onderneming. Hoe belangrijk zijn de benoemde onderwerpen en in welke mate kan de invulling van de onderwerpen van belang zijn voor de continuïteit van PTH Groep. De criteria die geleid hebben tot de bepaling van de meest significante onderwerpen zijn: Persoonlijke overtuiging, normen en waarden. Het effect op duurzame ontwikkeling. Het effect op de stakeholders. Het effect van het wel of niet ondernemen van actie. De maatschappelijke verwachtingen van wat verantwoord gedrag is met betrekking tot deze effecten op dit onderwerp. Datum Pagina 13 van 23

14 Bepalen significantie MVO-onderwerpen Vraag 14 - Welke onderwerpen zijn significant? Indien u gebruik maakt van de prioriteringsmatrix dan kunt u hiernaar verwijzen. Een onderwerp heeft significantie wanneer het relevant is en daarnaast en hoge impact heeft op PTH Groep en/of op haar stakeholders en de duurzame ontwikkeling. In de prioriteringsmatrix is aangegeven dat een onderwerp wel of niet significant is middels beantwoording met: JA / NEE. Onderzoeksvragen MVO-kernthema's: prioriteren van MVO-onderwerpen Vraag 15 - Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de prioritaire onderwerpen? Bij de bepaling van de mate van de prioriteit heeft PTH Groep de volgende punten mee laten wegen: Onze prestaties afgezet tegen wet- en regelgeving en internationale (gedrags)normen. De mate waarin het onderwerp bijdraagt aan of afbreuk doet aan onze doelstellingen. De tijd die het kost om de gewenste resultaten te bereiken. Het gemak en de snelheid waarmee acties kunnen worden uitgevoerd - de quick wins. Bepalen prioriteit MVO-onderwerpen Vraag 16 - Welke onderwerpen hebben prioriteit? Indien u gebruik maakt van de prioriteringsmatrix dan kunt u hiernaar verwijzen. De volgende onderwerpen hebben prioriteit: Werkgelegenheid en arbeidsrelaties. Werkomstandigheden en sociale bescherming. Sociale dialoog. Gezondheid en veiligheid op het werk. Persoonlijke ontwikkeling en training op de werkplek. Voorkomen van milieuvervuiling. Duurzaam gebruik van hulpbronnen. Mitigatie van en adaptatie aan klimaatverandering. Eerlijke concurrentie. Het bevorderen van maatschappelijke verantwoordelijkheid in de waardeketen. Opleiding en cultuur. Bron: bijlage C: prioriteringsmatrix Datum Pagina 14 van 23

15 Onderzoeksvragen MVO-kernthema's: prioriteren van MVO-onderwerpen Vraag 17 - Tot welke acties heeft dit geleid of gaat u nemen? De volgende acties zijn tot nu toe ondernomen: MVO-commissie aangesteld. MVO-intentieverklaring laten tekenen door onze leveranciers. Leverancierseisen toespitsen op MVO-kwaliteiten Toetsing aanbod aan duurzaamheidsdoelstellingen afnemers. Energiezuinige verlichting aanbrengen. Recyclen afvalstromen. Persoonlijke ontwikkeling en training op de werkplek. Integriteitprogramma met eigen gedragsregels opstellen. Machines tijdig keuren en toezien op goed en veilig gebruik van machines. Recyclingactiviteiten stimuleren met het oog op behoud van functionaliteit van materialen. Vraag 18 - Toelichting op prioriteitsstelling (leg ook uit waarom bepaalde onderwerpen wel en niet zijn meegenomen): Bij de prioriteitsstelling zijn alle relevante onderwerpen meegenomen. Voor externen die verder van onze activiteiten afstaan, de secundaire stakeholders, zijn de meer milieugerichte criteria van MVO vaak belangrijk. Onze stakeholders weten echter dat de aard van de dienstverlening, die door mensen wordt bepaald, ervoor zorgt dat de nadruk vooral ligt op de mens en medewerker gebonden onderwerpen. Deze beide aspecten zijn vertegenwoordigd. Voor PTH Groep geldt daarnaast dat de activiteiten op het gebied van eerlijke voorlichting, service en eerlijke concurrentie erg belangrijk zijn. Onze prioriteitsstelling betreft daarom alle aspecten van duurzaamheid (people, planet en profit). Vraag 19 - Geef aan welke stakeholders - en op welke wijze u heeft betrokken bij het identificeren van relevante, significante en prioritaire onderwerpen: Medewerkers van PTH Groep zijn zeer betrokken bij het MVO-proces. Vanuit alle afdelingen zijn initiatieven genomen om MVO-doelen op te stellen en deze uit te voeren. Dit proces is door het raakvlak met andere ISO normeringen (ISO 9001 en ISO 14001) ingebed in onze organisatie en processen waardoor de uitvoering van de MVO-doelstellingen geen groot veranderproces nodig heeft. Onze leveranciers worden verzocht een MVO-intentieverklaring te tekenen en in samenwerking met Electronics Watch wordt er toezicht gehouden en onderzoek gedaan op de arbeidsomstandigheden bij onze leveranciers tot in de productielanden. Met klanten wordt gesproken over de gezamenlijk MVO-doelstellingen en worden deze in de contracten opgenomen en gerapporteerd in prestatie informatie en management rapportages. Datum Pagina 15 van 23

16 5. Integreren van maatschappelijke verantwoordelijkheden in de organisatie Datum Pagina 16 van 23

17 Ketenverantwoordelijkheid en invloedssfeer Vraag 20 - Welke (typen) organisaties bevinden zich in uw invloedssfeer en hoe verhouden zich die tot uw organisatie? Opdrachtgevers bevinden zich in onze invloedssfeer, ook omdat met enkele van deze organisaties langdurige contracten zijn aangegaan. Ook brancheverengingen, waar PTH Groep lid van is, hebben invloed op de organisatie. Tenslotte hebben leveranciers en overheden invloed op PTH Groep. Vraag 21 - Op welke manier stimuleert uw organisatie maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties? Geef voorbeelden. Wij stimuleren maatschappelijke verantwoordelijkheid op de onderstaande manieren bij andere organisaties: Door intentieverklaring ten aanzien van MVO door onze leveranciers te laten tekenen. Door maatschappelijke criteria mee te nemen in contractuele voorwaarden. Voorbeeld hiervan is: contractuele bepalingen die meetbaar zijn met beoordelingsinstrumenten zoals de klanttevredenheidsbeoordeling. Door de verklaringen op onze website ten aanzien van People, Planet en Profit, ISO 14001, ISO 9001 en onze beleidsverklaring ten aanzien van kwaliteit, arbo en milieu. Door een openbare verklaring over maatschappelijke verantwoordelijkheid af te leggen: dit door middel van de ISO zelfverklaring te publiceren op de website. Door bij het nemen van investeringsbeslissingen maatschappelijke criteria te hanteren. Kwaliteit, duurzaamheid, milieu en wet- en regelgeving zijn hierbij belangrijke criteria. Door het promoten van goede voorbeelden. Dit doen wij onder andere door reclame te maken in nieuwsbrieven en op onze website en via het steunen van goede doelen. Door onze recyclingactiviteiten die een circulaire economie stimuleren. Van onze medewerkers VCA te certificeren. Door van onze onderaannemers te eisen we dat ze VCA gecertificeerd zijn, waardoor ze tevens gedwongen worden om in het bezit te zijn van bepaalde branchespecifieke certificaten. Door transparant te communiceren met grote opdrachtgevers en de prestaties op MVOgebied inzichtelijk te maken in prestatie-informatie en managementrapportages. Datum Pagina 17 van 23

18 Gepaste zorgvuldigheid ('due dilligence') Vraag 22 - Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) (negatieve) effecten van de eigen activiteiten en besluiten op de maatschappij, milieu en economie? PTH Groep voert periodieke risicoanalyses en interne audits uit op haar bedrijfsactiviteiten en -processen als onderdeel van het KAM-managementsysteem en laat deze ook toetsen door externe partijen. Deze analyses en audits zijn gerelateerd aan MVO onderwerpen. Maatregelen worden ingebed in de bestaande managementsystemen. PTH Groep heeft verantwoordelijkheid voor MVO daarvoor op directieniveau belegd. PTH Groep past due dilligence toe door naast de effecten van haar eigen activiteiten ook te kijken naar de effecten van de activiteiten van haar leveranciers. PTH Groep zal bij haar keuze voor leveranciers de mate waarin MVO is doorgevoerd, laten meewegen in haar leverancierskeuze. Tevens heeft PTH Groep bij de VSI, de branchevereniging voor system integrators, het initiatief genomen om een MVO weging in de leveranciersaudits op te nemen. Vraag 23 - Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) (negatieve) effecten van de activiteiten en besluiten van organisaties in uw invloedssfeer op de maatschappij, milieu en economie? PTH Groep stelt jaarlijks een leveranciersbeoordeling op. Deze leveranciersbeoordeling wordt gedeeld met de VSI zodat er ook vanuit de branchevereniging geconsolideerde beoordelingen ontstaan. De beoordelingen worden met de leveranciers besproken. Naast deze beoordeling worden leveranciers gevraagd een MVO-intentieverklaring te ondertekenen en worden ze gevraagd welk MVO-beleid er wordt gevoerd. Leveranciers worden dus beoordeeld op basis van meerdere criteria die o.a. bestaan uit: kwaliteit, prijs, organisatie en duurzaamheid/mvo. Vraag 24 - Hoe wordt gepaste zorgvuldigheid uitgeoefend of geïmplementeerd in uw organisatie? Geef voorbeelden van de invulling. We geven instructies over hoe onze werknemers gepaste zorgvuldigheid in acht kunnen nemen door onder andere de gedragsregels, normen en waarden die gelden binnen en buiten het bedrijf te communiceren. Dit lichten we toe bij indiensttreding en gedurende het dienstverband via de diverse persoonlijke en periodieke (schriftelijke) communicatie. Voor personeel met vragen, opmerkingen of klachten is een vertrouwenspersoon aanwezig. Wij kennen een klachtencommissie voor klachten van klanten en hebben een externe escalatie mogelijkheid via de branchevereniging VSI. Vraag 25 - Welke (potentiële) negatieve effecten op maatschappij, milieu en economie heeft uw organisatie geïdentificeerd? PTH Groep is zich bewust van de (potentiële) negatieve effecten door haar activiteiten. Voorbeelden hiervan zijn de negatieve effecten op het milieu, door bijvoorbeeld het wagenpark en effecten ten aanzien van de werkomgeving en arbeidstijden. Daarom heeft PTH Groep een aantal maatregelen genomen om deze negatieve effecten te beperken. Dit doen wij door: Onze milieumaatregelen vast te leggen in onze ISO en deze jaarlijks te auditen. De invoering van LED-verlichting en aanwezigheidssensoren in het kantoorpand. De mogelijkheid voor (commercieel) personeel om thuis te werken. Door een personeelsreglement waarin MVO-thema s terug komen. Het werken volgens VCA. Een circulair reststroom cyclus aan onze processen toe te voegen. Leveranciers te informeren over onze MVO-eisen. Datum Pagina 18 van 23

19 Visie, missie, beleid en strategie Vraag 26 - Onze organisatie heeft richting gegeven aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid: Dit doen wij op de volgende manier: Door de rol van maatschappelijke verantwoordelijkheid op te nemen in onze missie. Door belangrijke principes en onderwerpen van maatschappelijke verantwoordelijkheid op te nemen in ons beleid en strategie. Door een gedragscode of ethische code aan te nemen waarin de principes en waarden van maatschappelijke verantwoordelijkheid zijn vertaald naar richtlijnen voor passend gedrag. Door prioriteiten voor actie op kernthema s door te vertalen in doelstellingen. Door implementatie van de ISO in onze bedrijfsvoering. Ontwikkelen van draagvlak en competenties Vraag 27 - Op welke manier creëert uw organisatie draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen én buiten de organisatie? We creëren draagvlak voor MVO door transparante communicatie, zowel intern als extern met leveranciers en brancheverenigingen. In overleggen met toeleveranciers en klanten worden de MVO-aspecten proactief ter sprake gebracht en meetbaar gemaakt. De directie heeft een beleidsverklaring opgesteld waarmee officieel de bewustwording van het Maatschappelijk Ondernemen gecommuniceerd is. In ons doorlopende klanttevredenheidsonderzoek zijn er vragen opgenomen over duurzaamheid waarbij de verwachtingen van klanten en de beeldvorming over PTH Groep geanalyseerd wordt. Via periodieke overleggen met medewerkers worden MVO-thema s besproken en worden procedures en doelen besproken. Vraag 28 - Op welke manier ontwikkelt uw organisatie de benodigde competenties voor het nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen en eventueel buiten de organisatie? De ontwikkeling van competenties om maatschappelijke verantwoordelijkheid te nemen is ingebed in onze bedrijfsvoering. Hierbij wordt er gelet op aandacht voor people, planet en profit en de praktische doorvertaling daarvan naar alle geledingen van de organisatie. Dit doen wij door: Vanuit de directie via overleggen en schriftelijke communicatiemiddelen te communiceren over het MVO beleid Door het instellen van een MVO-commissie, het uitvoeren van onderzoeken, interne audits. Door bijscholing (VCA, BHV, e.d.) Door gebruik te maken van de expertise en diensten van partnerorganisaties. Door het inschakelen van externe adviesbureaus voor specialistische vraagstukken. Datum Pagina 19 van 23

20 Integreren in besturingsprocessen, systemen en procedures Vraag 29 - Op welke manier heeft uw organisatie haar maatschappelijke verantwoordelijkheid geïntegreerd in haar besturingsprocessen, systemen en procedures? Door te voldoen aan NPR 9026, ISO 26000, ISO 9001, ISO 14001, VCA & VSI normen. Deze processen zijn geïntegreerd in de organisatie. Hierdoor zijn de onderstaande punten geïntegreerd in de organisatie: Effecten van onze eigen activiteiten worden gemonitord en gemanaged. Er wordt rekening gehouden met effecten en besluiten buiten onze invloedsfeer. Door er voor te zorgen dat de principes van maatschappelijke verantwoordelijkheid in onze besturingsprocessen worden toegepast en worden weerspiegeld in onze structuur en cultuur. Door periodiek te beoordelen of wij in onze procedures en processen voldoende rekening houden met maatschappelijke verantwoordelijkheid. Communicatie over MVO Vraag 30 - Houdt uw organisatie bij haar communicatie over maatschappelijke verantwoordelijkheid rekening met de volgende criteria? PTH Groep houdt bij de communicatie over maatschappelijke verantwoordelijkheid rekening met de volgende criteria: compleet, begrijpelijk, nauwkeurig, evenwichtig, actueel en toegankelijk. Uitgangspunt bij de transparante communicatie vanuit een open en eerlijke organisatie zijn de doelgroepen. Inhoud en boodschap zijn daar op afgestemd. Voorbeelden hiervan zijn mondelinge uitleg in monteursoverleggen, managementrapportages en prestatie-indicatoren naar klanten, het jaarverslag en personeelsaangelegenheden naar directe medewerkers. Vraag 31 - Op welke manier communiceert uw organisatie over haar maatschappelijke verantwoordelijkheid? (geef voorbeelden) PTH Groep communiceert: In vergaderingen en gesprekken met stakeholders. In aanbestedingsinschrijvingen. Door interne communicatie tussen management en medewerkers. Door interne overlegstructuren. Met leveranciers over MVO. Via de website. Door presentaties voor klanten. Door intentieverklaringen met leveranciers. Door rapportage en samenwerking met Electronics Watch. Rapporteren over MVO Vraag 32a - Rapporteert uw organisatie over MVO via een maatschappelijk verslag (al dan niet als losstaand verslag)? Vanaf de eerste publicatie van de zelfverklaring ISO 26000, zal PTH Groep bij iedere herziening een MVO-verslag publiceren. Dit verslag zal openbaar worden gemaakt via onze website: Datum Pagina 20 van 23

21 Vraag 32b - Geef aan of in uw maatschappelijk verslag informatie staat over: In ons maatschappelijk verslag staat informatie over: Doelstellingen ten aanzien van onderwerpen en kernthema's. Prestaties ten aanzien van onderwerpen en kernthema's. Hoe en wanneer stakeholders zijn betrokken bij de rapportage. Bron / overige informatie Voor PTH Groep is de toepassing van de ISO richtlijn sinds het opstellen van deze zelfverklaring (2017) van kracht. Dit verslag en het format hiervoor moet nog gemaakt worden. Na het eerste meetmoment kan dit verslag pas gemaakt worden. Deze verklaring geldt als eerste verslag. Vraag 32c Wij houden rekening bij het opstellen van ons maatschappelijk verslag met de volgende overwegingen: Bij het opstellen van het maatschappelijk jaarverslag zal rekening worden gehouden met de omvang, het onderwerp en het toepassingsgebied van PTH Groep. Daarnaast zullen wij trachten zo gedetailleerd mogelijk te rapporteren, rekening houdend met de mate van ervaring m.b.t. rapporteren. Conflicten en meningsverschillen met stakeholders Vraag 33a - Zijn er conflicten of meningsverschillen (geweest) met stakeholders? Nee Vraag 33b - Welke methoden heeft u om (eventuele) conflicten op te lossen? Formele procedures voor klachtenbehandeling. Bemiddelings- en arbitrageprocedures. Voor personeel is een vertrouwenspersoon aanwezig. Voor overige stakeholders is er een klachtencommissie en een externe escalatie mogelijkheid via de branchevereniging VSI. Het monitoren van activiteiten en beoordelen van prestaties Vraag 34 - Op welke manier monitort uw organisatie haar activiteiten die effect hebben op relevante thema s en onderwerpen? Dit doen wij door geagendeerde evaluatie en verbeterpunten en het bijhouden van risicodossier en een risico-mitigatieplan voor onze grootste relaties. Voor deze monitoring gelden de volgende punten: De omvang van de monitoring is in lijn met de omvang en het belang van de activiteiten. De monitoring geeft resultaten die betrouwbaar, tijdig beschikbaar en gemakkelijk te begrijpen zijn. De monitoring is afgestemd op de behoefte van de stakeholders. Kwantitatieve indicatoren worden gemeten, gemonitord en gepubliceerd aan de hand van statistische gegevens in ons duurzaamheidsverslag. Kwalitatieve indicatoren meten wij aan de hand van onder andere feedback van stakeholders via klanttevredenheidsonderzoeken. Datum Pagina 21 van 23

22 Vraag 35 - Hoe heeft uw organisatie haar prestaties op relevante thema s en onderwerpen beoordeeld? De MVO-doelen zijn geformuleerd. Op basis van dit tweejaarlijks verslag wordt jaarlijks een evaluatie uitgevoerd. Hierin worden de gestelde doelen, de werkelijk bereikte resultaten en een toelichting over geconstateerde afwijkingen opgenomen. Verder bevat de informatie mogelijkheden tot verdere verbeteringen. Hierbij worden de volgende centrale vragen gesteld: Zijn de beoogde doelen gehaald? Hadden we de juiste strategie? Wat werkte goed, en waarom? Wat hadden we beter/anders kunnen doen? Vraag 36 - Heeft u stakeholders betrokken, zo ja welke? Alle relevante stakeholders per onderwerp worden vanuit hun expertise betrokken bij evaluatie en beoordeling van prestaties. Afhankelijk van het toepassingsgebied zijn dit: werknemers, afnemers, leveranciers, overheid, brancheverenigingen, norm- en accreditatie-instanties. Vraag 37a - Welke verbeteringen of successen heeft uw organisatie bereikt? Voor PTH Groep is de toepassing van de ISO richtlijn sinds het opstellen van deze zelfverklaring (2017) van kracht. Na het eerste meetmoment kan de vooruitgang ten opzichte van dit vertrekpunt pas inzichtelijk gemaakt worden. Verbeteringen die reeds behaald zijn vanuit andere systemen zoals de ISO en 9001 zijn beschreven in onze rapportages daar over. Vraag 37b - Welke doelen zijn nog niet bereikt? De doelen worden vanuit de prioriteringsmatrix (bijlage C) ieder jaar geëvalueerd en waar nodig zullen nieuwe doelstellingen worden geformuleerd. Datum Pagina 22 van 23

23 Selecteren van MVO-initiatieven en -instrumenten Vraag 38 - Aan welke MVO-initiatieven en eventuele bijbehorende instrumenten neemt uw organisatie deel? PTH Groep neemt deel aan de volgende MVO gerelateerde initiatieven of gebruikt de volgende MVO gerelateerde instrumenten: Kwaliteitssysteem volgens ISO Milieumanagementsysteem volgens ISO MVO-beleid volgens ISO Compensatie van CO2 uitstoot van de eigen mobiliteit. Samenwerking Electronics Watch voor bescherming van de arbeidsrechten van arbeiders in de productielanden. VCA-normering om een veiligere werkomgeving te creëren voor werknemers. Vraag 39 - Welke van de onderstaande punten heeft u overwogen bij de keuze voor dit initiatief? Bij de keuze om aan deze initiatieven deel te nemen heeft PTH Groep overwogen dat het: De principes van ISO ondersteunt. Praktische richtlijnen om met MVO aan de slag te gaan geeft. PTH Groep een goede reputatie geeft t.a.v. geloofwaardigheid en integriteit. De tot stand komen op een open en transparante wijze gebeurt. Het goed toegankelijk is. Vraag 40 - Welke concrete acties worden uitgevoerd in verband met het MVO-initiatief? De concrete acties die worden uitgevoerd komen voort uit de prioriteringsmatrix (bijlage C). Hierin staan uiteenlopende doelen met prioriteit op de volgende onderwerpen: Werkgelegenheid en arbeidsrelaties. Werkomstandigheden en sociale bescherming. Sociale dialoog. Gezondheid en veiligheid op het werk. Persoonlijke ontwikkeling en training op de werkplek. Voorkomen van milieuvervuiling. Duurzaam gebruik van hulpbronnen. Mitigatie van en adaptatie aan klimaatverandering. Eerlijke concurrentie. Het bevorderen van maatschappelijke verantwoordelijkheid in de waardeketen. Opleiding en cultuur. Datum Pagina 23 van 23