gemèénte 9 9 Oplegnotitie Foutenlijst voortkomend uit interne controles 2014 Registratiekenmerk 570698 Gemeenteblad nr. 2015/27 Rol van de raad De raad krijgt dit raadsvoorstel voorgelegd omdat de raad bevoegd is om een besluit te nemen om onvolkomenheden c.q. fouten die zijn opgetreden binnen de dagelijkse gemeentelijke bedrijfsvoering te accorderen. Door accordering wordt alsnog een rechtmatigheidsverklaring door de accountant afgegeven bij dejaarrekening. Context van het raadsvoorstel Een korte beschrijving waarom het raadsvoorstel nu aan de raad voorgelegd wordt: Bij controles gedurende hetjaar worden bij verschillende posten in dejaarrekening door de stafafdeling ControUing en de externe accountant fouten geconstateerd. Voorafgaand aan het afgeven van de controleverklaring door de accountant wordt de mogelijkheid geboden om de geconstateerde fouten te laten goedkeuren door de gemeenteraad. De beoordeling van de ernst van de fouten wordt in eerste instantie besproken met de rekeningcommissie die is samengesteld uit leden van de gemeenteraad. Daarna worden de fouten besproken en geaccordeerd door de gemeenteraad. Opties van het raadsvoorstel op hoofdlijnen Optie 1: de geconstateerde fouten worden geaccordeerd, de accountant geeft een goedkeurende verklaring af over de rechtmatige uitvoering van wetten en regels. Optie 2: de geconstateerde fouten worden niet geaccordeerd, de accountant geeft geen goedkeurende verklaring af over de rechtmatige uitvoering van wetten en regels. Hiermee beslist de gemeenteraad dat de ambtelijke organisatie 100% foutloos dient te werken. Financiële/personele/juridische gevolgen? Er zijn geen financiële, personele of juridische gevolgen. Is achteraf meetbaar of de doelstellingen gehaald zijn? Doelstelling is een goedkeurende verklaring op het gebied van rechtmatigheid door de accountant. Is er een tijdpad bijgevoegd? De foutenlijst dient te worden vastgesteld voorafgaand aan de vaststelling van dejaarrekening. Zijn er bijlagen bijgevoegd of ter inzage? Foutenlijst voortkomend uit inteme controles 2014 (570816 ) 1 van 6
Raadsvoorstel Collegeverg. d.d. : 21 april 2015 Registratiekenmerk 570698 Gemeenteblad nr. Dienst/Afdeling Behandelvoorstelnr, Portefeuillehouder Onderwerp Raadsverg. d.d. Uiterlijke beslisdatum Aan de raad. Voorstel/ambtelijk advies De Raad van de gemeente Bmnssum; 2015/27 ControUing 570698 I F.G. Joosten Foutenlijst voortkomend uit inteme controles 2014 9 juni 2015 (Motivering, wettelijke verplichting c.q. toezegging) gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 21 april 2015, stafafdeling ControUing; gelet op het bepaalde in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en het controleprotocol accountantscontrole op dejaarrekening 2014; Besluit: Om te voorkomen dat de bij de rechtmatigheidscontrole over 2014 geconstateerde fouten een goedkeurende controleverklaring van de accountant in de weg staan, wordt uw Raad verzocht de tijdens de inteme conttole geconstateerde fouten voor een bedrag van 2.592,- te accorderen. De fouten zijn verwoord in navolgende foutenlijst. Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor hetfinancieelbeheer en voor de financiële organisatie van de gemeente Brunssum. Art. 7 tussentijdse rapportage en informatie. Lid 2 De tussentijdse rapportages worden aan de raad aangeboden op de volgende tijdstippen: de 4-maands rapportage in juni van het lopende begrotingsjaar; de 8-maands rapportage in oktober van het lopende begrotingsjaar; Aan art. 7 lid 2 van de financiële verordening wordt niet meer voldaan omdat eenmaal per jaar een programmarapportage wordt opgesteld in plaats van tweemaal. Er is in samenspraak met de auditcommissie gestart met het aanpassen van de verordening. De geactualiseerde verordening zal in juni 2015 aan de auditcommissie worden aangeboden. Foutbedrag: Niet kwantificeerbaar Onderdeel P: Heffing en Invordering van lijkbezorgingsrechten ln de eerste week van 2014 is bij 2 facturen uit de steekproef het tarief uit 2013 in rekening gebracht. De tarieven zijn daama juist gehanteerd. Er is te weinig in rekening gebracht hetgeen leidt tot een foutbedrag van 72,-. Foutbedrag onderdeel P: 72,- Onderdeel 3 juridisch control: Bezwaarschriften 11 van de 61 (18 %) beslissingen op bezwaar zijn niet binnen de wettelijke termijn genomen. In 2 gevallen heeft dit geleid tot het verbeuren van de maximale dwangsom van 1.260,--, derhalve in totaal 2.520,--. Artikel 7:10 lid 1 Awb: Het bestuursorgaan beslist binnen zes weken of - indien een commissie als bedoeld in artikel 7:13 is ingesteld - binnen twaalf weken gerekend vanaf de dag na die waarop de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift is verstreken. De gemeente Brunssum kan de termijn met maximaal 6 weken verdagen. 2 van 6
Bij de constatering of de wettelijke termijn voor de behandeling van een bezwaarschrift is verstreken, is de verdaging van zes weken meegenomen. Foutbedrag onderdeel Bezwaarschriften: 2.520,-! Totaal foutbedrag te accorderen door de Raad Onderdeel intern controleplan Niet voldoen aan financiële verordening Foutbedrag Niet te kwantificeren Onderdeel P: Heffing en invordering van grafrechten 72,- Onderdeel 3: Bezwaarschriften 2.520,- Totaal foutbedrag 2.592,- 3. Aanleiding Bij de rechtmatigheidscontrole over 2014 zijn door de stafafdeling Confrolling aan aantal fouten geconstateerd. Waar mogelijk worden de fouten tussentijds hersteld. Fouten die niet kunnen worden hersteld, worden opgenomen op de foutenlijst voortkomend uit inteme controles 2014 en ter accordering voorgelegd aan de Raad. 4. Probleemstelling Ten behoeve van een goedkeurende controleverklaring op het gebied van rechtmatigheid over 2014 dienen de op de foutenlijst 2014 vermelde onvolkomenheden c.q. fouten door de Raad te worden geaccordeerd. Dit dient te gebeuren voorafgaand aan het vaststellen van dejaarrekening. Hierbij dient te worden opgemerkt dat de op de lijst vermelde fouten reeds door de rekeningcommissie op 19 mei en 2 juni jl. besproken zijn. 5. Doelen/beoogd resultaat a. wat willen we bereiken? Door formeel uitvoering te geven aan het intem controleplan wordt beoogd om vroegtijdig fouten en onvolkomenheden te onderkennen en te laten corrigeren. Kunnen fouten niet tussentijds worden hersteld dan worden deze ter accordering voorgelegd aan de Raad. b. wat gaan we ervoor doen? - inschakeling Beter buren wenselijk/mogelijk? Inschakeling Betere buren is niet mogelijk. - zelf initiatief nemen e/o initiatief burgers/maatschappelijk middelveld/bedrijfsleven bevorderen? Afd. ControUing neemt het initiatief c. hoe meten we of het beoogde resultaat is bereikt? Als de foutenlijst door de raad is vastgesteld - Indicator: - Bron 6. Kaders a. algemene beleidskaders (landelijk, provinciaal,lokaal) Intem controleplan 2014 Controleprotocol 2014 gemeente Bmnssum BBV (Besluit Begroten en Verantwoorden) BADO (Besluit Accountantsconfrole Decentrale Overheden) b. autonoom beleid/taken in medebewind? c. past het voorstel in de strategische visie? 3 van 6
-ja - toelichting: uitvoeren interne controles en opstellen foutenlijst is ter ondersteuning van strategische visie d. relatie met programmabegroting? - programma: 6 - beleidsveld: restproducten 7. Argumenten/overwegingen ln overweging te nemen dat de inteme controles de afgelopen jaren ertoe hebben geleid dat sinds de invoering van de rechtmatigheidstoets gemeente Brunssum altijd een goedkeurende verklaring bij dejaarrekening heeft ontvangen van de accountant. Advisering ten aanzien van geconstateerde fouten heeft ertoe geleid dat het aantal fouten afneemt. 8. Advies Om te voorkomen dat de bij de rechtmatigheidscontrole over 2014 geconstateerde fouten een goedkeurende controleverklaring van de accountant in de weg staan, wordt uw Raad verzocht de tijdens de interne controle 2014 geconstateerde fouten voor een bedrag van 2.592,- te accorderen. 9. Aanpak/uitvoering a. financiële gevolgen en dekking De kosten voor de controle van dejaarrekening door de accountant vallen binnen het budget van de griffie. - kosten: (incidenteel/structureel) - dekking (product-zactiviteitencode): - restantbudget na aftrek kosten: - restantbudget voldoende om resterende verplichtingen te dekken: ja/nee b. Risico's? - omschrijving risico ('s):financieel/anderst.w.: Het niet accorderen van de foutenlijst door de Raad kan ertoe leiden dat er geen goedkeurende verklaring bij de jaarrekening wordt afgegeven door de controlerend accountant. - omschrijving beheermaatregelen: - gevolgen voor weerstandsvermogen: c. Tijdpad/ mijlpalen/ vervolgtraject/ evaluatie De foutenlijst 2014 dient door de Raad te worden geaccordeerd voorafgaand aan de vaststelling van dejaarrekening 2014. d. uitvoerende partners intern en extem (werkstructuur) Stafafdeling ControUing en exteme accountant. e. communicatie intem en extem? - advies/instemming/infomiatie OR : nee, valt niet binnen het adviesrecht van de OR - persbericht :ja / nee(waarom niet?) nee, via notulen raadsvergadering - terinzagelegging :ja/nee van t/m Inteme communicatie met de medewerkers en afdelingshoofden die betrokken zijn bij de uitvoering van de te controleren processen. Overleg met portefeuillehouder over de bevindingen. - overig extem : Externe c )mmunicatie met de accountant over de bevindingen die blijken uit de controles. 10. Bijlagen: Foutenli* voorttomend uit inteme controles 2014 (570816) Het college van burgemeester (n wethouders, burgemeester. secretaris. 4 van 6
Raadsbesluit Gemeenteblad nr. Dienst/Afdeling Registratiekenmerk 2015/27 ControUing 570698 De Raad van de gemeente Brunssum; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 21 april 2015, stafafdeling ControUing; gelet op het bepaalde in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en het controleprotocol accountantscontrole op dejaarrekening 2014; Besluit: Om te voorkomen dat de bij de rechtmatigheidscontrole over 2014 geconstateerde fouten een goedkeurende controleverklaring van de accountant in de weg staan, wordt uw Raad verzocht de tijdens de inteme controle geconstateerde fouten voor een bedrag van 2.592,- te accorderen. De fouten zijn verwoord in navolgende foutenlijst. Verordening op de uitgangspunten voor hetfinancieelbeleid, alsmede voor hetfinancieelbeheer en voor de financiële organisatie van de gemeente Brunssum. Art. 7 tussentijdse rapportage en informatie. Lid 2 De tussentijdse rapportages worden aan de raad aangeboden op de volgende tijdstippen: de 4-maands rapportage in juni van het lopende begrotingsjaar; de 8-maands rapportage in oktober van het lopende begrotingsjaar; Aan art. 7 lid 2 van de financiële verordening wordt niet meer voldaan omdat eenmaal per jaar een programmarapportage wordt opgesteld in plaats van tweemaal. Er is in samenspraak met de auditcommissie gestart met het aanpassen van de verordening. De geactualiseerde verordening zal in juni 2015 aan de auditcommissie worden aangeboden. Foutbedrag: Niet kwantificeerbaar Onderdeel P: Heffing en invordering van lijkbezorgingsrechten ln de eerste week van 2014 is bij 2 facturen uit de steekproef het tarief uit 2013 in rekening gebracht. De tarieven zijn daama juist gehanteerd. Er is te weinig in rekening gebracht hetgeen leidt tot een foutbedrag van 72,-. Foutbedrag onderdeel P: 72,- Onderdeel 3 juridisch control: Bezwaarschriften 11 van de 61 (18 %) beslissingen op bezwaar zijn niet binnen de wettelijke termijn genomen. In 2 gevallen heeft dit geleid tot het verbeuren van de maximale dwangsom van 1.260,, derhalve in totaal 2.520,--. Artikel 7:10 lid 1 Awb: Het bestuursorgaan beslist binnen zes weken of - indien een commissie als bedoeld in artikel 7:13 is ingesteld - binnen twaalf weken gerekend vanaf de dag na die waarop de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift is verstteken. De gemeente Brunssum kan de termijn met maximaal 6 weken verdagen. Bij de constatering of de wettelijke termijn voor de behandeling van een bezwaarschrift is verstteken, is de verdaging van zes weken meegenomen. Foutbedrag onderdeel Bezwaarschriften: 2.520,- 5 van 6
Totaal foutbedrag te accorderen door de Raad Onderdeel intern controleplan Niet voldoen aan financiële verordening Foutbedrag Niet te kwantificeren Ondcrdcol 1'; ilcrtmm on iincirdcriiiü\an m-alvechtcn 72,- Onderdeel 3: Bezwaarschriften 2.520,- Totaal foutbedrag 2.592,- Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 1 O Mil 2015 6 van 6
Foutenlijst voortkomend uit interne controles 2014 Vanaf de invoering van de rechtmatigheidstoets worden jaarlijks de geconstateerde fouten vanuit de inteme controles gerapporteerd aan de gemeenteraad. Dit heeft geleid tot een verbetering van de naleving van de verordeningen en wetgeving. Tijdens de inteme controle zijn bij een aantal onderdelen uk het conttoleplan 2014 fouten geconstateerd. Per onderdeel wordt de fout omschreven en wordt aangegeven om welk bedrag het gaat. Om te voorkomen dat deze fouten een goedkeurende accountantsverklaring op het gebied van rechtmatigheid over hetjaar 2014 in de weg staan, worden deze voorgelegd aan de raad. Vervolgens wordt de raad verzocht om de fouten te accorderen zodat de accountant deze fouten niet meeweegt bij zijn oordeel over dejaarrekening. Hieronder volgt een opsomming van de geconstateerde fouten. Geconstateerde fouten per onderdeel van het intern controleplan 2014: Verordening op de uitgangspunten voor hetfinancieelbeleid, alsmede voor hetfinancieelbeheer en voor de financiële organisatie van de gemeente Brunssum. Art. 7 tussentijdse rapportage en informatie. Lid 2 De tussentijdse rapportages worden aan de raad aangeboden op de volgende tijdstippen: de 4-maands rapportage in juni van het lopende begrotingsjaar; de 8-maands rapportage in oktober van het lopende begrotingsjaar; Aan art. 7 lid 2 van de financiële verordening wordt niet meer voldaan omdat eenmaal per jaar een programmarapportage wordt opgesteld in plaats van tweemaal. Er is in samenspraak met de auditcommissie gestart met het aanpassen van de verordening. De geactualiseerde verordening zal in juni 2015 aan de auditcommissie worden aangeboden. Foutbedrag: Niet kwantificeerbaar Onderdeel P: Heffing en invordering van lijkbezorgingsrechten In de eerste week van 2014 is bij 2 facturen uit de steekproef het tarief uit 2013 in rekening gebracht. De tarieven zijn daama juist gehanteerd. Er is te weinig in rekening gebracht hetgeen leidt tot een foutbedrag van e 72,-. Foutbedrag onderdeel P: 72,- Onderdeel 3 juridisch control: Bezwaarschriften 11 van de 61 (18 %) beslissingen op bezwaar zijn niet binnen de wettelijke termijn genomen. In 2 gevallen heeft dit geleid tot het verbeuren van de maximale dwangsom van 1.260,--, derhalve in totaal 2.520,. Artikel 7:10 lid 1 Awb: Het bestuursorgaan beslist binnen zes weken of - indien een commissie als bedoeld in artikel 7:13 is ingesteld - binnen twaalf weken gerekend vanaf de dag na die waarop de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift is verstreken. De gemeente Brunssum kan de termijn met maximaal 6 weken verdagen. Bij de constatering of de wettelijke termijn voor de behandeling van een bezwaarschrift is verstreken, is de verdaging van zes weken meegenomen. Foutbedrag onderdeel Bezwaarschriften: 2.520,-
Totaal foutbedrag te accorderen door de Raad Onderdeel intern controleplan Niet voldoen aan financiële verordening Foutbedrag Niet te kwantificeren Onderdeel P: Heffing en invordering van grafrechten 72,- Onderdeel 3: Bezwaarschriften 2.520,- Totaal foutbedrag 2.592,-