Concept verslag 119 e algemene ledenvergadering DK & AV Hercules op 25 maart 2015 Aanwezig: 51 leden (zie presentielijst) 1. Opening vergadering en vaststelling agenda De voorzitter, Raphael James, opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. Alvorens de agenda aan de orde te stellen geeft de secretaris, Jan van Dalen, namens het bestuur een verklaring af over het disfunctioneren van de penningmeester Hij heeft zijn foute werkwijze toegegeven aan de voorzitter en de secretaris. De omvang van de schade wordt nagegaan met hulp van de boekhouding. De liquiditeitspositie van de vereniging is hiermee aangetast, maar niet in gevaar. Na een ingelaste pauze houdt de vergadering een minuut stilte vanwege het overlijden van Hans Michels. Naast gewaardeerd lid was hij vrijwilliger van Hercules. 2. Uitreiking prestatie- en aanmoedigingsprijzen jeugd In verband met schoolverplichtingen vinden de uitreikingen van de prestatie- en aanmoedigingsprijzen aan het beging van de vergadering plaats. Het bestuur kent de volgende prijzen toe: - Prestatieprijs atletiek junioren: Charity Bouman en Alies van Berkum - Aanmoedigingsprijs atletiek jeugd: Bijan Jalalian - Aanmoedigingsprijs worstelen jeugd: Gino van Loon Zie voor de prestaties bijgaand overzicht: Jubilarissen, prestatie-en aanmoedingsprijzen en Herculeszuil ledenvergadering 2015. 3. Terugblik door de voorzitter De voorzitter geeft aan dat 2014 sportief gezien een goed jaar was voor Hercules. Er waren veel goede prestaties en er zijn diverse persoonlijke records behaald. Al onze grote evenementen zijn met succes afgerond. Helaas had Hercules te maken met een daling van 8% van het ledenaantal. We doen er van alles aan om dit weer goed te maken. 4. Ingekomen stukken en mededelingen Een aantal mensen heeft zich afgemeld. Naar aanleiding van een oproep in de nieuwsbrief van Hercules heeft Toos Volmer zich aangemeld als ambassadeur voor Hercules bij de Europese kampioenschappen atletiek in Amsterdam. De atletiekunie gaat in aanloop naar de kampioenschappen activiteiten ontplooien om veel publiek te trekken. Toos is bij de dag de van atletiek geweest, waar ambassadeurs zijn geïnformeerd over de mogelijkheden. Er komt een budget voor beschikbaar. Komende maand gaat Toos ons informeren over de stappen van de atletiekunie. Aanstaande zondag is de Dwars Door Dordt. Het organisatiecomité hoopt op een pagina 1
grote opkomst. 5. Samengaan Hercules, Parthenon en Stichting Overdekte Accommodatie Reeland (SOAR) De voorzitter vertelt dat het bestuur van Hercules met Parthenon in gesprek is over een fusie. Parthenon heeft hierom verzocht. Over twee weken is er een gesprek met iemand die het proces tot onderzoek naar de fusie zou kunnen begeleiden. De aanwezigen hebben een aantal vragen en opmerkingen. - Waarom is er een onderzoek nodig? Jaren geleden is al uitgebreid advies gegeven op basis van het rapport WOSP. Destijds was de mening over een fusie tijdens een ledenvergadering 42 stemmen voor en 47 stemmen tegen. Het bestuur heeft toen besloten tegen een fusie te zijn. Het is jammer dat een aantal oudere leden tegen blijft. - Over welke termijn gaat het? Het duurt allemaal erg lang. We zijn ons al 10 jaar aan het oriënteren. - Hoe gaat het bestuur het gesprek in? - Moet het bestuur niet eerst bij de leden vragen wat ze willen? - Kan het bestuur iets zeggen over de voorlopige resultaten van het onderzoek van Jasper Beljaars? Het bestuur geeft aan verder te gaan op basis van het WOSP-rapport, maar er is in 10 jaar wel wat veranderd. We willen nu samen met Parthenon een verkennend onderzoek naar de mogelijkheden. Deze gaan we met elkaar bespreken. Het bestuur ziet de vraag naar een fusie binnen de vereniging groeien, maar er zijn ook leden die daar minder voor voelen. Daarom is het bestuur steeds voorzichtig geweest t.a.v. beslissingen over dit onderwerp. Belangrijk is verder dat Hercules naast atletiekvereniging ook krachtsporten heeft. De uitslag van het onderzoek van Jasper Beljaars zal meer informatie geven over de mening van de leden ten aanzien van een fusie. Jasper geeft desgevraagd aan dat hij het onderzoek binnen drie weken wil afronden. Hij heeft een respons van ongeveer 400 leden. Daarnaast heeft hij interviews gehouden. Hij zal de resultaten overhandigen aan het bestuur. En dan is het aan het bestuur wat er mee gaat gebeuren. De secretaris bedankt Jasper voor de tijd en moeite die hij in het onderzoek steekt. Zodra de stappen om te komen tot een fusie concreter zijn, komt het bestuur hierop terug bij de leden. 6. Notulen ledenvergadering van 2 april 2014 Bij agendapunt 8 is vermeld begroting 2013. Dit moet zijn begroting 2014. Met inachtneming van deze wijziging wordt het verslag goedgekeurd. 7. Jaarverslag 2013 van de secretaris, afdelingen en commissies De secretaris bedankt iedereen die heeft meegewerkt aan het jaarverslag. Ook bedankt hij Arend Boerlage voor het inbinden van de documenten voor deze jaarvergadering. Hij loopt het jaarverslag op hoofdlijnen door. Het jaarverslag is bijgevoegd bij de vergaderstukken en gepubliceerd op www.herculesdordrecht.nl. pagina 2
8. Financieel verslag 2014 van de penningmeester, verslag kascontrolecommissie Gezien de eerdere aankondiging is het nu niet mogelijk om het financieel verslag 2014 te presenteren. Het bestuur is van plan om dit in de loop van het jaar te doen en een extra ledenvergadering te beleggen voor de vaststelling van de stukken. De leden stellen een aantal vragen. - Welk bedrag is er verdwenen? - Hoe gaan we om met vragen van de pers? - Heeft de kascommissie niet kunnen ingrijpen? - Is het bedrag nog terug te vorderen? Het bestuur zoekt nog uit om welk bedrag het in zijn totaliteit gaat. Het bestuur heeft herhaaldelijk aan de penningmeester gevraagd om de kascontrolecommissie bij elkaar te roepen. In de loop van vorig jaar waren er al drie leden beschikbaar die de controle op zich wilden nemen. De penningmeester heeft verzuimd ze bij elkaar te roepen. Het bestuur gaat actie ondernemen om het bedrag terug te vorderen. 8. Begroting 2015, bezuinigingen en verhogen inkomsten Door de situatie kan het bestuur ook nog geen begroting aanbieden. Jan van Dalen is voorlopig waarnemend penningmeester. Het ledenaantal is aanzienlijk gedaald. In een jaar tijd hebben we 138 leden minder. Dit heeft tot gevolg dat we aanzienlijk minder contributie hebben ontvangen. Het bestuur voorzag al een nadelig saldo over 2014, maar weet nu nog niet hoe groot dit zal zijn. De inkomsten zijn echter duidelijk minder en we hebben een tekort. Gezien dit gegeven, doet de waarnemend penningmeester namens het bestuur een aantal voorstellen. Contributieverhoging Vorig jaar is de contributie niet verhoogd. Het bestuur stelt voor om deze nu te verhogen met 90 cent. De leden bespreken een aantal zaken. - Er wordt geconcludeerd dat het beter is om verhoging van de contributie nu niet uit te stellen naar de extra ledenvergadering. - De opzeggingen van leden komen in alle geledingen en leeftijden van de vereniging voor, maar het aandeel van de fitness daarin is erg hoog. - Het bestuur zal nog eens goed kijken naar de inzet van de betaalde kracht in de kantine, mede in relatie tot het aandeel van Parthenon hierin. Ontslag wordt door het bestuur niet overwogen, omdat dit ook tot aanzienlijke kosten leidt. Na bespreking van bovengenoemde punten besluit de ledenvergadering tot verhoging van de contributie met één euro. Minimale duur van het lidmaatschap De minimale duur van het lidmaatschap is zes maanden. Daarna is opzeggen per maand mogelijk. In het algemeen hanteren verenigingen een minimale duur van een jaar. Omdat leden de eerste zes maanden meer kosten dan ze opleveren, stelt het bestuur voor de minimale duur ook bij Hercules te verlengen naar een jaar. Peter Haring licht nog toe dat de vergelijking in lidmaatschapskosten tussen Hercules en Fit for free vaak onjuist is. Fit for free noemt alleen negen euro in de reclame, maar dat is slechts voor een beperkt aantal uren op de dag. Wie op alle uren van de pagina 3
dag terecht wil kunnen, betaalt al veel meer, maar moet bovendien een contract van twee jaar tekenen. Verder is er alleen begeleiding tegen extra betaling. Na enig overleg besluit de vergadering om de minimale duur te handhaven op zes maanden. Wedstrijdlicentie Hercules betaalt aan het begin van het jaar aan de Atletiek Unie en Worstelbond (KNKF) de wedstrijdlicentie voor haar leden. Het licentiebedrag van ongeveer 24 en 36 euro wordt gelijkelijk over het hele jaar geïnd, tegelijk met de contributie. Als een lid aan het begin van het jaar het lidmaatschap opzegt, blijft Hercules met het verlies zitten. Het bestuur stelt daarom voor om het bedrag na te vorderen als een lid eerder opzegt. De ledenvergadering stemt hiermee in. Incasso achterstallige contributie Het bestuur stelt voor om te onderzoeken wat de mogelijkheden zijn tot incasso van de achterstallige contributie via een bureau. Er is jaarlijks zo n 5.000 euro dat niet betaald wordt door leden. Nu wordt er na een maand een brief verzonden, na twee maanden volgt opnieuw een brief en na drie maanden wordt een aanmaning verstuurd. Blijft betaling achterwege, dan wordt het lid geroyeerd en op een zwarte lijst geplaatst. Dit houdt in dat hernieuwd lidmaatschap pas mogelijk is na betaling van de achterstallige contributie. Parthenon zegt goede ervaring te hebben met incasso via een bureau en zo n 80% alsnog te incasseren. De ledenvergadering gaat akkoord met inschakeling van een incassobureau indien dit naar saldo geen extra kosten met zich meebrengt. Andere zaken Vanuit de vergadering worden nog wat suggesties gedaan. Is het mogelijk om de opzegtermijn van een maand te verlengen? Dat is wettelijk niet toegestaan. Hercules is een omnivereniging. Leden kunnen van meerdere activiteiten gebruik maken. Daar kunnen we toch een maximum aan stellen van bijvoorbeeld twee activiteiten? Wil iemand meer activiteiten doen, dan zou hij daar meer voor moeten betalen. Het bestuur vindt het moeilijk om dit te controleren. Een ander lid ziet de mogelijkheid om aan meerdere sporten deel te nemen als het aantrekkelijke van de vereniging. Dit wordt door meerdere aanwezigen beaamd. Opgemerkt wordt dat er nu een nieuwe activiteit is, namelijk Boks je fit. Is die wel rendabel? Het bestuur geeft aan op dit moment hiernaar te kijken, omdat de kosten wel gedekt moeten zijn. Een lid merkt op dat het beperken van activiteiten een kostenverhogende maatregel is voor de leden. Hij wijst dit af, omdat we ook al de contributie verhogen. Het bestuur neemt de mening van de leden mee bij verdere overwegingen. Gezien de ervaringen heeft het bestuur besloten dat er bij uitgaven boven honderd 100 euro eerst toestemming van de penningmeester nodig is. pagina 4
10. Presentatie Mkfoodcoaching Monique Koppelaar van Mkfoodcoaching geeft op uitnodiging van het bestuur een presentatie over het belang van gezonde voeding in relatie tot sport. De verenigingsmanager, Frank, vertelt dat hij bezig is om sportbegeleiding op het gebied van gezondheid te organiseren voor Herculesleden. Daarvan zal Monique ook deel uitmaken. Er komt ongeveer een keer per maand een gratis inloopspreekuur, waarbij zij bijvoorbeeld advies kan geven wat iemand het beste kan eten voor en na de training. 11. PAUZE 12. Jubilarissen, prestatie- en aanmoedigingsprijzen senioren/masters, Herculeszuil Het bestuur kent de volgende prijzen toe: - Jubilarissen: 60 jaar: Mees Bernhart. 50 jaar: Rinus van den Broek 40 jaar: André Bernhart en Bram Franken 25 jaar: John Scheffers - Prestatieprijs atletiek masters: Janet van Heeringen - Prestatieprijs atletiek senioren: Estafetteproef meisjes, bestaande uit Alies van Berkum, Janneke Keller, Mariska Wüst en Vera van der Niet - Aanmoedigingsprijs worstelen senioren: Timo van Toor - Aanmoedigingsprijs wegatleten: Leon Goor Bijzondere vermelding verbeterde persoonlijke prestaties tijdens wegwedstrijden: Dennis van der Linden, Evert Verhagen en Ruud Schwarz - Prestatieprijs lange afstandslopers: Mieke van der Fluit Namens de atletiekunie ontvangen de volgende personen de Waarderings Speld blauw met zilver: Kees de Pee, Henk den Haan, Elly den Haan en Piet Witman Jan de Kok is sinds 1990 Sinterklaas bij de vereniging en stopt daar nu mee. De leden danken hem hartelijk voor zijn bijdrage hierin. Het bestuur is op zoek naar iemand die deze taak over wil nemen. De Herculeszuil zal op een latere datum uitgereikt worden. Zie voor de prestaties bijgaand overzicht: Jubilarissen, prestatie-en aanmoedingsprijzen en Herculeszuil ledenvergadering 2015. 13. Uitreiking prijzen Hercules Unive lopen en Halve van Hercules Maarten Vogelezang reikt de prijzen uit voor het totaal klassement van de Univélopen en Halve van Hercules. De prestaties zijn vastgesteld op basis van de Methusalem factor. Van deze wedstrijden tellen de vier beste prestaties mee. pagina 5
De uitslag is: Heren 3. Hugo di Merz 2. Jeffrey de Ridder 1. John Vos Dames 3. Willy Diepeveen 2. Petra de Wit 1. Mieke van de Fluit 14. Verkiezingen bestuur en commissies De penningmeester had al aangegeven te stoppen als bestuurslid. Jos Verveer is aftredend en herkiesbaar. Hij wordt met algemene stemmen herkozen. Twee nieuwe kandidaten worden voorgedragen: Ad van der Kamp en Bertus Harte. Beiden stellen zich voor. Ad is al lang lid van Hercules en doet nu Nordic Walking. Bertus is kru bij de thaiboxers en heeft die afdeling weer uit het slop getrokken. Zij worden met algemene stemmen gekozen. Het bestuur attendeert op de vacatures bij diverse commissies. De leden gaan akkoord met benoeming van Peter Haring, Joyce Walgers en Caroline van Harskamp in de Kascommissie. Het bestuur zal hen verder informeren. De functie voor penningmeester is nu vacant. Voor diverse commissies zijn vrijwilligers nodig. 15. Rondvraag Volgens Bram Franke is er nog geen antwoord gegeven op een vraag die Dini Grootenboer twee jaar geleden heeft gesteld aan de Stichting over de zaalbezetting. Verder is vorig jaar is geopperd om de contributie te indexeren en jaarlijks iets te verhogen. Het bestuur zal een en ander nakijken. Bram vindt de presentatie over sport en voeding niet op deze vergadering thuis horen. Het is een voorlichtingscampagne. Het bestuur heeft voor de presentatie gekozen om de vergadering aantrekkelijker en interessanter te maken. Janet van Heeringen attendeert erop dat er vorig jaar een rondvraag is gesteld over fusie met Parthenon. Wat heeft u in het afgelopen jaar gedaan? Wat is er besproken en waarom duurt het zo lang? De voorzitter antwoordt dat de frequentie en gespreksmomenten niet zomaar te plannen zijn bij beide clubs. Janet vraagt aandacht voor haar mail over deelname aan de competitie met een gecombineerd juniorenteam Hercules/Parthenon. De meiden van het juniorenteam hadden de gecombineerde deelname zelf bedacht. Parthenon was er voorstander van. Ze hadden zich al opgegeven toen het bestuur van Hercules op het laatste moment besloot dat het niet door kon gaan. De junioren zijn hierover teleurgesteld. Het bestuur heeft naar aanleiding van de e- mail en ook vragen van anderen, de ar- pagina 6
gumenten opnieuw bekeken. Daarbij is besloten het belang van onze jeugdleden meer voorop te stellen. Op basis daarvan is het bestuur teruggekomen op zijn eerdere besluitvorming en stemt het in met gecombineerde deelname. Met de atletiekunie is overleg gepleegd en het is mogelijk om de inschrijving alsnog te regelen. Dit brengt nu wel extra kosten met zich mee, die de vereniging voor haar rekening zal nemen. Het bestuur vraagt de inschrijving vanuit de jeugd te regelen. De leden zijn blij met deze beslissing. Janet geeft aan dat er ook masters zijn die alleen baanatletiek doen. Misschien is daar ook een combinatie mogelijk in de toekomst. Het bestuur wil hierover graag vooraf geïnformeerd worden. Arend Boerlage vraagt om de jaarvergadering volgend jaar op een andere dag te houden en om 19.30 uur te beginnen. Het bestuur zal dit voorstel bekijken. Arend ergert zich aan rokers bij de deur. Laat ze naar beneden gaan. Frank antwoordt dat deze vraag twee jaar geleden ook is gesteld. Daarop is de rookzuil verplaatst. Dat hielp echter niets, want de peuken werden toen niet meer in de bak gegooid, maar beneden. Er kan bezuinigd worden op het buitenlicht. Er wordt een schakelklok aangeschaft. Wat kan iemand doen die opgeleid wil worden tot assistent-looptrainer? De cursus loopt via de atletiekunie. De aanvraag voor een vergoeding moet bij het bestuur van Hercules gedaan worden. Aan de vergoeding zijn voorwaarden verbonden. Het viel Jasper Beljaars op dat de secretaris sprak over het grote aantal e-mails dat hij jaarlijks ontvangt. Hij doet de suggestie om beantwoording over meerdere personen te verdelen. Nu blijven e-mails te lang onbeantwoord liggen. De secretaris zegt toe om te kijken wat hieraan gedaan kan worden. 16. Sluiting De voorzitter bedankt iedereen voor zijn aanwezigheid en sluit de vergadering. pagina 7