Handleiding vrijwilligersmodule Februari 2011
Handleiding regionale coördinatoren Succesvol opvolgen response met de vrijwilligersmodule 1. Inleiding Op dit moment lopen er twee campagnes om nieuwe vrijwilligers te werven: Weet u de weg in? en Gezocht: parttime held. In het verleden is gebleken dat het succes van een wervingscampagne erg afhangt van hoe de response wordt opgevolgd. Ook is gebleken uit een evaluatie dat niet alle personen die zich hadden aangemeld als vrijwilliger ook zijn nagebeld door de afdelingen. Om de afdelingen te ondersteunen bij het opvolgen van nieuwe potentiële vrijwilligers is de Vrijwilligersmodule ontwikkeld. Deze module maakt het mogelijk om alle nieuwe aanmeldingen eenvoudig en succesvol op te volgen. Met deze handleiding zullen wij je aan de hand nemen door alle mogelijkheden van de Vrijwilligersmodule. De Vrijwilligersmodule is een online toepassing en kent de volgende schermen: - Loginscherm - Vrijwilligersscherm - Persoonsscherm - Rapportenscherm - Helpscherm De werking van de Vrijwilligersmodule voor de aanjager en de verschillende schermen worden in deze handleiding beschreven. Lees deze handleiding goed door. Mocht je na het lezen van deze handleiding vragen hebben, dan kun je altijd bellen met VluchtelingenWerk Nederland op 020 346 72 12. En vraag dan naar Bernadette Vieverich of Germaine Lebesque. 2. Opzet Vrijwilligersmodule De Vrijwilligersmodule is opgezet om de nieuwe aanmeldingen zo eenvoudig mogelijk op te laten volgen door de regionale en lokale afdelingen van VluchtelingenWerk. Met behulp van de Vrijwilligersmodule proberen we van een nieuwe aanmelding in 4 stappen een nieuwe vrijwilliger te maken. Hieronder staan deze stappen uitgewerkt voor een potentiële vrijwilliger die zich via de website www.parttimeheld.nl aanmeldt: 1. Potentiële vrijwilliger meldt zich aan via www.parttimeheld.nl en zijn gegevens worden automatisch door het Landelijk Bureau in de vrijwilligersmodule ingevoerd. De vrijwilligersmodule koppelt deze potentiële vrijwilliger automatisch aan een regionale afdeling op basis van zijn postcode. 2. De regionale aanjager van deze regionale afdeling krijgt een e-mail dat er een nieuwe aanmelding is voor de betreffende regio. De regionale aanjager (of regionale coördinator) van deze regionale afdeling moet deze aanmelding toewijzen aan een lokale of regionale afdeling. 3. De coördinator van deze regionale of lokale afdeling krijgt een e-mail dat er een aanmelding is toegewezen aan zijn afdeling (regionaal of lokaal). De regionale of lokale coördinator moet deze aanmelding z.s.m. telefonisch opvolgen. 4. En na een succesvolle opvolging zal deze potentiële vrijwilliger een nieuwe vrijwilliger worden! Handleiding Vrijwilligersmodule VluchtelingenWerk Nederland 1 van 8
Zoals blijkt uit de bovenstaande stappen is het essentieel dat iedereen goed met elkaar gaat samenwerken. En waarbij iedereen zijn specifieke taken en verantwoordelijkheden heeft. Hieronder worden de taken beschreven die de regionale coördinator moet uitvoeren binnen de vrijwilligersmodule. 3. Openen Vrijwilligersmodule De Vrijwilligersmodule is een on-line toepassing. Type het onderstaande adres in op internet om de Vrijwilligersmodule te openen: >> http://web.rdms.nl/vrijwilligers_vluchtelingenwerk Bij het openen van de link opent zich het loginscherm van de Vrijwilligersmodule. Voorbeeld van het Loginscherm Vanuit het Landelijk Bureau hebben alle betrokken aanjagers en coördinatoren de logingevens van de Vrijwilligersmodule ontvangen. Als je met deze gegevens inlogt dan kom je in de on-line Vrijwilligersmodule. Mocht je geen logingegevens hebben ontvangen dan kun je hiervoor contact opnemen met Bernadette Vieverich of Germaine Lebesque. Handleiding Vrijwilligersmodule VluchtelingenWerk Nederland 2 van 8
4. Schermen vrijwiligersmodule 4.1 Loginscherm Zoals is beschreven in hoofdstuk 3. 4.2 Vrijwilligersscherm Na het inloggen in de Vrijwilligersmodule opent zich meteen het scherm met daarop de vrijwilligers die zijn toegewezen aan jouw afdeling. Als regionale coördinator zie je drie categorieën aanmeldingen / vrijwilligers: 1. Aanmeldingen waarop de regionale aanjager nog een handeling moet verrichten: o Deze zijn te herkennen aan status is aangemeld. Dit zijn nieuwe aanmeldingen die de regionale aanjager (of coördinator) nog moet toewijzen aan een regionale of lokale afdeling. 2. Aanmeldingen waarop je als regionale coördinator actie moet verrichten: o Deze zijn te herkennen doordat hier de naam van jouw regionale afdeling vermeld staat in de kolom valt onder De vrijwilligers met status Toegewezen zijn door de regionale Aanjager aan jouw Regio toegewezen. Deze vrijwilligers moet je opvolgen. De vrijwilligers met status Terug naar Regio coördinator zijn door de lokale afdeling terug verwezen naar jou. Hierop moet je als regionale coördinator een actie ondernemen. De vrijwilligers met status Lopend worden op dit moment door jou opgevolgd. De vrijwilligers met status Niet Bereikt moet je later nogmaals proberen te bereiken. De vrijwilligers met status Geen interesse hebben toch geen interesse om als vrijwilliger aan de slag te gaan. Deze kun je mogelijk later alsnog een keer benaderen. De vrijwilligers met status Vrijwilliger zijn succesvol opgevolgd en zijn als vrijwilliger aan de slag. De vrijwilligers met status Afgehandeld moet je negeren. Deze status komt te vervallen. Met deze vrijwilligers moeten jullie niks doen. 3. Aanmeldingen waarop de lokale coördinator een actie moet verrichten: o Deze zijn te herkennen doordat hier de naam van een lokale afdeling vermeld staat in de kolom valt onder. Wel is het belangrijk om in de gaten te houden dat de lokale afdelingen deze aanmeldingen snel en correct opvolgen. Je kunt als regionale coördinator de volgende handelingen verrichten op deze aanmeldingen: Toevoegen notities Veranderen Status (dus ook terug naar regio coördinator om deze aanmelding terug te nemen ) Aanpassen NAW gegevens Handleiding Vrijwilligersmodule VluchtelingenWerk Nederland 3 van 8
Voorbeeld van het Vrijwilligersscherm Als regionale coördinator ben je in principe verantwoordelijk voor alle aanmeldingen en vrijwilligers uit jouw regio. Afhankelijk van de status kun je zien of jezelf actie moet ondernemen of dat de actie bij de regionale aanjager of lokale coördinator ligt. Hierbij is het belangrijk om in de gaten te houden of alle aanmelding snel worden opgevolgd. Dit zal met name gelden voor de nieuwe aanmeldingen die door jou of de regionale aanjager zijn toegewezen aan een lokale afdeling / coördinator. Indien je signaleert dat het lang duurt voordat deze worden opgevolgd dan zal je contact op moeten nemen met de betreffende lokale coördinator. Hiervoor is er een kolom in het overzicht opgenomen waarin de begindatum is opgenomen. Dit veld geeft informatie hoe lang een aanmelding al wacht op een reactie van de regionale en/of lokale afdeling. Dit datumveld is met ingang van september aan de module toegevoegd. Aanmeldingen van daarvoor staan er nu nog in zonder aanmelddatum. Ook kun je deze aanmeldingen terug nemen door de status te veranderen naar terug naar Regio coördinator. Het is mogelijk om het overzicht met vrijwilligers te sorteren. Klik hiervoor op de kolomnaam in de oranjebalk en de kolom wordt op dit veld gesorteerd. Op deze pagina kunnen de onderstaande handelingen worden uitgevoerd. Door te klikken op de link [>] Vrijwilligers in het linker hoofdmenu kom je altijd terug op deze pagina. a) Tonen van een selectie Er zullen in de loop van de tijd steeds meer vrijwilligers in het overzicht komen te staan. Om snel en eenvoudig inzicht te hebben in de verschillende soorten vrijwilligers is er een simpele selectiemogelijkheid aan het overzicht toegevoegd. Om een groep vrijwilligers te tonen met een bepaalde status moet je eerst de gewenste status selecteren. Klik hiervoor op het pijltje achter het statusveld om de status te selecteren. (zie illustratie hieronder). En klik vervolgens op Zoeken. In het overzicht worden dan alleen de vrijwilligers getoond die voldoen aan de geselecteerde Handleiding Vrijwilligersmodule VluchtelingenWerk Nederland 4 van 8
status. b) Exporteren van gegevens naar Excel Om bijvoorbeeld een brief te versturen naar alle nieuwe aanmeldingen / vrijwilligers of een selectie hiervan is het handig om de gegevens te exporteren naar Excel. Vanuit Excel is het mogelijk om bijvoorbeeld adresstickers te printen en/of om brieven te personaliseren. Om een export te maken klik je op de knop Exporteer. c) Openen van een vrijwilliger Door op de naam van een betreffende vrijwilliger te klikken verschijnen de gegevens van deze persoon. In het scherm wat zich dan opent, kunnen ook velden worden aangepast en handelingen met betrekking tot het opvolgen van de response worden uitgevoerd. Dit scherm noemen we het persoonscherm. De handelingen en de mogelijkheden van dit scherm staat uitgebreid beschreven in hoofdstuk 5. d) Invoeren nieuwe aanmelding / vrijwilliger Potentiële vrijwilligers kunnen ook rechtstreeks contact opnemen met een regionale of lokale afdeling. Ook deze personen willen we graag toevoegen aan de lijst met vrijwilligers. Dit aangezien deze aanmeldingen dan ook meelopen in dezelfde stappen waarin we de overige aanmeldingen opvolgen. Ook zijn we dan we in staat om deze resultaten mee te nemen in de evaluatie van de campagne. Welke handelingen doorlopen moeten worden om een nieuwe aanmelding / vrijwilliger in te voeren in de Vrijwilligersmodule staat beschreven in hoofdstuk 6. 4.3 Persoonsscherm Om in het persoonsscherm te komen klik je op de naam van een aanmelding of vrijwilliger in het Vrijwilligersscherm. Dit is een zeer belangrijk scherm binnen de Vrijwilligersmodule. En dit scherm wordt uitgebreid behandeld in hoofdstuk 5. 4.4 Rapportagescherm Voorbeeld van het Persoonsscherm Handleiding Vrijwilligersmodule VluchtelingenWerk Nederland 5 van 8
Binnen de Vrijwilligersmodule is het mogelijk om een rapportages te maken. Klik op de link [>] Rapporten in het linker hoofdmenu om deze rapportages te openen. Doormiddel van deze rapporten krijg je als inzicht in de statussen van de aanmeldingen in jouw regio. Aan de hand hiervan moet je ook monitoren of de aanmeldingen die je hebt toegewezen aan de lokale afdelingen op tijd worden opgevolgd. Voorbeeld van het Rapportagescherm Er zijn twee rapportages mogelijk. De eerste rapportage kijkt naar de status van de aanmelding en de tweede geeft een overzicht per afdeling. Indien je deze rapportage wilt bewaren klik je op de knop Exporteer. Vervolgens kun je kiezen om dit rapport te bekijken of op te slaan. 4.5 Helpscherm Op dit scherm staan de belangrijkste zaken van de Vrijwilligersmodule extra beschreven. Ook zullen we deze pagina in de toekomst gaan gebruiken voor vragen en antwoorden die we van jullie ontvangen in de komende tijd. Mocht je in de toekomst ergens tegenaan lopen rondom de Vrijwilligersmodule dan kun je kijken of het antwoord op deze vraag hier beschreven staat. Mocht deze vraag er niet tussen staan of voor al je andere vragen kun je contact opnemen met het Landelijk Bureau. Handleiding Vrijwilligersmodule VluchtelingenWerk Nederland 6 van 8
5. Opvolgen response Het belangrijkste van de vrijwilligersmodule is het opvolgen van de response. Als regionale coördinator heb je hier een belangrijke rol in. Zoals beschreven in de 4 stappen aan het begin van deze handleiding moeten alle gebruikers van de vrijwilligersmodule goed met elkaar samenwerken. Als regionale coördinator heb je hier een belangrijke rol en ben je verantwoordelijk voor alle aanmeldingen die zijn toegewezen aan jouw regio. Als regionale coördinator kun je: - Aanmeldingen zelf opvolgen - Aanmeldingen toewijzen aan een lokale afdeling onder jouw regionale afdeling - Aanmeldingen toewijzen aan een andere regionale afdeling In de meeste gevallen zul je een aanmelding toewijzen aan een lokale afdeling die onder jouw regio valt. Het zou echter ook mogelijk kunnen zijn dat jouw regionale afdeling bepaalde aanmeldingen zelf wil nabellen. In dat geval wijs je deze aanmelding toe aan je eigen regionale afdeling. En het zou tenslotte ook kunnen zijn dat je besluit om een aanmelding aan een andere regionale afdeling toe te wijzen. Om een aanmelding op te volgen of toe te wijzen ga je allereerst naar het overzicht met daarin alle aanmeldingen / vrijwilligers. Om te zien welke aanmeldingen je nog moet opvolgen of toewijzen kijk je naar alle aanmeldingen waarvoor de kolom valt onder gevuld is met de naam van jouw regio. [BELANGRIJK: de aanmeldingen met status Afgehandeld moet je negeren]. De aanmeldingen waarbij de kolom valt onder gevuld is met de naam van een lokale afdeling zijn reeds toegewezen aan een lokale afdeling. Indien je zelf de aanmelding wilt opvolgen dan voor je de volgende stappen uit: 1. Klik op de Naam van de aanmelding die je zelf wilt opvolgen. 2. Bel de aanmelding op en houd bij wat je besproken hebt in het notitieveld. Als je de status wilt veranderen dan kun je deze aanpassen. Zet de status bijvoorbeeld op Lopend als je in gesprek bent met de aanmelding. Je kunt ook NAW gegevens aanpassen. 3. En klik op de button Opslaan bovenaan de persoongegevens om de wijzigingen op te slaan. Om een aanmelding toe te wijzen voer je de onderstaande drie stappen uit: 1. Klik op de Naam van de aanmelding die je wilt toewijzen. 2. Kies de afdeling waaraan je de aanmelding wilt toewijzen. Dit doe je door eerste een regio en daarna een afdeling te kiezen. Klik hiervoor op het achter de velden Regio en afdeling. Je krijgt alleen de lokale en regionale afdelingen te zien waaraan je kunt toewijzen. Selecteer hier de juiste afdeling. 3. Verander de status in Toegewezen. 4. En klik op de button Opslaan bovenaan de persoongegevens. De regionale en lokale coördinatoren die een aanmelding krijgen toegewezen van jou ontvangen automatisch een e-mail waarin hiervan melding wordt gemaakt. Hoe de lokale coördinatoren deze response moeten afhandelen staat beschreven in de handleidingen voor de lokale coordinatoren. Deze is ook te downloaden via het Helpscherm op de Vrijwilligersmodule. Om je op de hoogte te brengen van nieuwe aanmeldingen die door jou opgevolgd of toegewezen moeten worden versturen wij automatisch e-mails. Elke keer als een aanmelding aan jouw afdeling wordt gekoppeld dan ontvang je hierover een e-mail. En zorg ervoor dat je deze aanmeldingen snel toewijst aan de betreffende coördinatoren! Handleiding Vrijwilligersmodule VluchtelingenWerk Nederland 7 van 8
6. Invoeren nieuwe aanmelding / vrijwilliger Ook is het mogelijk om zelf nieuwe aanmelding toe te voegen aan de Vrijwilligersmodule. Klik hiervoor op de button Nieuw in het Vrijwilligersscherm. De button staat helemaal aan de rechterkant van het scherm. Het kan zijn dat je hiervoor helemaal naar rechts moet scrollen. Als je op deze button klikt dan krijg je weer het Persoonsscherm te zien. Alleen zijn nu bijna alle velden leeg. Voorbeeld van het lege Persoonsscherm Om een nieuwe aanmelding / vrijwilliger in te voeren moet je alle persoonlijke velden met een * invullen. Ook kun je nog eventuele opmerkingen in het notitieveld kwijt. Door te klikken op de button Toon adres wordt de straat en de plaats automatisch ingevuld op basis van een ingevoerde postcode en huisnummer. De nieuwe ingevoerde aanmelding kun je direct ook toewijzen aan een afdeling. Zoals beschreven staat in hoofdstuk 5. Om de nieuwe aanmeldingen / vrijwilligers daadwerkelijk te kunnen doorvoeren in het systeem moet het systeem eerst een synchronisatie uitvoeren. Hierdoor zijn nieuwe aanmeldingen / vrijwilligers pas de volgende werkdag weer zichtbaar in de Vrijwilligersmodule om mee verder te werken. Handleiding Vrijwilligersmodule VluchtelingenWerk Nederland 8 van 8
7. Aanpassen NAW gegevens Ook is het mogelijk om naam, adres en woonplaats (NAW) gegevens aan te passen. Open hiervoor eerst het vrijwilligersscherm en klik vervolgens op Aanpassen NAW. Voorbeeld van het aanpassen NAW scherm De velden die gewijzigd worden veranderen dan van grijs in wit. Pas de velden aan en klik vervolgens op opslaan. Om de nieuwe NAW gegevens daadwerkelijk te kunnen doorvoeren in het systeem moet het systeem eerst een synchronisatie uitvoeren. Hierdoor zijn aangepaste NAW gegevens pas de volgende werkdag weer zichtbaar in de Vrijwilligersmodule. Handleiding Vrijwilligersmodule VluchtelingenWerk Nederland 9 van 8
8. Uitloggen Om uit te loggen klik je op de link [>] Uitloggen in het linker hoofdmenu. Je zal dan de Vrijwilligersmodule verlaten. Handleiding Vrijwilligersmodule VluchtelingenWerk Nederland 10 van 8