Pas op van onderen!!! Lean Six Sigma bij de Gemeente Amersfoort Congres Samen Continu Verbeteren 18 februari 2016
Onze stad
Onze organisatie 750 FTE 470 mio Regie gemeente 600 producten
Onze producten en diensten
Onze klanten
Onze opgaven
Onze organisatieontwikkeling De samenleving is volop in verandering, onze rol en ons takenpakket passen wij daarop aan Onze missie: We weten wat er leeft in Amersfoort. Voor het bestuur leveren we diensten en ondersteunen wij de inwoners en partners om kansen te grijpen en problemen op te lossen.
Onze organisatieontwikkeling: Sturingsfilosofie Opgavengericht De gewenste maatschappelijke effecten, samenhang, flexibiliteit en slagkracht staan centraal Dienstverlening De klant, het product en permanent verbeteren staan centraal Eén dienstverleningsconcept Eén gezamenlijke frontoffice
Onze organisatieontwikkeling: Strategische thema s Lerende organisatie Goede werkgever Flexibele organisatie Resultaat Talentvolle organisatie
Even terugkijken: onze Lean reis
Start van Lean Six Sigma Gestart bij afdeling Burgerzaken in 2009 Keuze voor Lean Six Sigma, dus combinatie van Lean Thinking (Verspilling) en Six Sigma (Variabiliteit) Al doende leren: op eigen kracht Resultaten op alle drie de gebieden: doorlooptijd, bewerkingstijd én kwaliteit Olievlekwerking door initiële successen Ontwikkeling van medewerkers: eigen opleiding
Aanpak afgestemd op omgeving
De Caluwé: vijf betekenissen van veranderen Veranderen = machtsspel Veranderen = rationeel proces Veranderen = belonen en straffen Veranderen = leren Veranderen = wegnemen blokkades
Reflectie In de zaal zijn de verschillende kleuren neergelegd. Ga staan bij de kleur van de voorkeursstijl voor veranderen van Jezelf Je organisatie De Lean ontwikkelingen waar jij betrokken bij bent
Wat levert Lean Six Sigma dan op? Proces Doorlooptijd Kwaliteit Baliebezoeken Burgerzaken Meldingen Openbare Ruimte Wachttijd: 12 3 min Max. wachttijd: 75 25 min Afhandeling: 19 8 dgn Aantal langlopend: 17 6 % 35 % meer mogelijkheden om op afspraak te komen Melding 1* goed: 52 83 % Kwijtscheldingsverzoeken Afhandeling: 3 mnd 3 wkn Navraag ontbrekende stukken: 11 wkn 1 dag Aanvraag Levensonderhoud Afhandeling: 19 7 dgn Voorschotten: 35 6 % Dossier 1* goed: 79 96 %
Wat levert Lean Six Sigma dan op?
Maar ook in de praktijk prestatie huidige situatie tijd
Omgaan met veranderingen Najagen Trajecten Permanent verbeteren Kenmerken: Brandjes blussen Symptoombestrijding Eenmalige en korte termijn Consequenties: Problemen keren terug Klein aantal medewerkers: inhoudelijke betrokkenheid Kenmerken: Eenmalige verbeterslag Advisering en ondersteuning door staf en experts Consequenties: Stilstand als er geen traject is Beperkte betrokkenheid: deelname verbeterteam Kenmerken: Elke dag een beetje beter Direct signaleren en oplossen Consequenties: Snelle verbeteringen met zichtbaar resultaat Grote betrokkenheid: iedereen, elke dag, overal Bron: The Lean Six Sigma Company
Niet iedereen is enthousiast
Homan: organisatie als verzameling petri-schaaltjes
Onze betekenisgeving Realiseer: het is geen planbaar/maakbaar proces Je kunt alleen maar interventies doen en die volgen Wat helpt: aantal en kwaliteit relaties Vindt het échte gesprek plaats bij het verbeterbord of bij het koffieapparaat? Biedt lonkend perspectief, zorg voor gezamenlijke taal
Reflectie Welk verhaal of anekdote illustreert jullie proces van betekenisgeving over Lean Six Sigma, positief of negatief?
Filosofie: de Toyota manier Goede resultaten Goede processen Goede medewerkers (vaardig en gemotiveerd) Goed management
Verschillen traditionele en LSS werkwijze Traditionele manier Focus op eigen organisatie Functionele afdelingen Problemen oplossen Fouten wijten aan mensen Leidinggevenden dirigeren Korten op budget Kennis afschermen Gissen = missen Lean Six Sigma manier Focus op de klant Procesgerichte teams Oorzaken wegnemen Grondoorzaken in processen zoeken Leidinggevenden leren en faciliteren Elimineren van verspillingen Kennis delen Meten = weten
Onze doorontwikkeling Doelstelling: doorgroeien naar volgend volwassenheidsniveau Filosofie: leidend principe binnen organisatie Al doende leren: experimenteren, leren door fouten te maken Leidinggevenden: permanent verbeteren in de lijn Pro-actieve aansturing; medewerker in kracht zetten Instrumenten : Verbeterborden & weekstarts, Verbetertrajecten, Kata Medewerkers: andere cultuur/gedrag en vaardigheden Je moet het merken (zien, ervaren) als je met de gemeente in contact komt of bij/met de gemeente werkt
De rol van onze Black/Green Belts Gaan doen! Creëer de vrijheid om te experimenteren Voorbeeldgedrag: zelf toepassen, ook in je dagelijkse werk Enthousiasmeren, ambassadeur Ontwikkelen in het netwerk: uitwisselen kennis en ervaring, maar ook schouder om op uit te huilen Kennisdrager: mentor voor collega s en leidinggevenden Actieve bijdrage aan trajecten en verbeterborden/weekstarts En welke rol pak jij morgen op?
Vragen? Opmerkingen? Ideeën? Joost Klein Velderman en Marieke van Donge zijn bereikbaar via 14 033 of leansixsigma@amersfoort.nl