V1.2 19-2-2016 HHS WH3 2015/2016 KOMPAAN BIER Thema Productontwikkeling WH3.1 2015/2016 Smoothiefiets Eindrapport Pag. 29
Kompaan Bier Project Klimaatinstallatie & Brouwketel 17-02-2016 Delft Projectleden: Efsun Evren Jesse Groenen Tommy Groen Sharwin Jagmohansingh Richard Vonk In opdracht van: Kompaan Bier. TISD Delft. Tutor: P.H.C. Souren & R.F. Meijs. 1
Inhoudsopgave. 1. Inleiding.... 3 2. Samenvatting.... 4 3. Doelstelling.... 5 3.1. Probleemstelling & deelvragen.... 5 3.2. Randvoorwaarden & projectgrenzen.... 5 3.3. Pakket van eisen & wensen.... 6 3.4. Op te leveren producten.... 9 3.4.1. Oriëntatiefase.... 9 3.4.2. Analysefase.... 10 3.4.3. Ontwerpfase.... 10 3.4.4. Detailleringfase.... 10 4. Project organisatie... 11 4.1. Informatievoorziening... 11 4.2. Stakeholders... 12 5. Planning.... 13 5.1. Planning.... 13 5.2. Work Brakedown Structure (WBS).... 14 5.3. Budgettering.... 14 6. Risico analyse & kwaliteitsbewaking.... 15 6.1. Risico analyse.... 15 6.1. Kwaliteitsbewaking.... 16 8. Conclusie.... 19 Bijlagen.... 20 Bijlage I: Verklarende Woordenlijst.... 20 Bijlage II: Planning.... 21 Bijlage III: Budgettering.... 23 Bijlage IV: POP & PAP.... 28 Tommy Groen... 28 Sharwin Jagmohansingh... 29 Richard Vonk... 31 Jesse Groenen... 32 Efsun Evren... 34 Bijlage V: Samenwerkingscontract... 35 2
1. Inleiding. In het derde studiejaar, van de opleiding werktuigbouwkunde aan de Haagse Hogeschool te delft is de bedoeling om na het stagetraject projecten te doen die praktijkgericht zijn. De studenten hebben tijdens hun stage praktijkervaring opgedaan en de HHS heeft besloten om de ervaring en inzicht van de studenten te vergroten middels een infield project. Het project loopt in lijn met de competenties die de studenten tijdens de stage hebben ontwikkelt. De bedoeling van het project is om in de rol van ontwerper te kruipen. De opdrachtgever heeft een bierbrouwerij en café in één waarin zich op zijn minst 50 en maximaal 200 personen aanwezig zijn. Er moeten verschillende mogelijkheden aan de opdrachtgever worden voorgedragen voor een aangenamer binnenklimaat. Dit rapport dient als de start van het project. Om het bovengenoemde proces te doorlopen moeten de projectleden inzicht krijgen in de probleemstelling, doelstelling, achtergrond, producten, projectactiviteiten, risico s en de planning. Ook moeten er duidelijke afspraken gemaakt worden over kwaliteitsbewaking, projectorganisatie en samenwerking. Deze onderdelen zijn in het verslag opgenomen en zijn in de onderstaande hoofdstukken terug te lezen. 3
2. Samenvatting. De Haagse Hogeschool heeft in het derde studiejaar besloten om de studenten van praktijkervaring te voorzien. De HHS heeft bedrijven met een praktisch probleem opgezocht en heeft aan de studenten de opdracht gegeven dit op te lossen. Het bedrijf heet Kompaan en is een bierbrouwerij en café in één. Het is een oud gebouw en de binnenklimaat is het probleem. Op sommige plekken in het café is de temperatuur onaangenaam, op andere plekken is de temperatuur wel aangenaam. De opdracht vanuit de opdrachtgever is om met ideeën te komen om de klimaatinstallatie te verbeteren voor een aangenamer binnen klimaat, duurzaam energieverbruik en een terugverdientijd op de investeringskosten van 5 jaar. De studenten zijn aan de slag gegaan na de uitleg van de opdrachtgever. Er is een projectorganisatie bepaald. De organisatie is in het samenwerkingscontract vastgelegd. De studenten zijn zich gaan verdiepen in de probleemstelling en doelstelling om een duidelijker beeld te vormen. Vervolgens is de projectgroep zich verder gaan verdiepen aan de hand van de eisen en wensen van de klant. Om te voorkomen dat de projectleden zich te ver gaan verdiepen zijn er projectgrenzen en randvoorwaarden opgesteld. De projectgrenzen geven het kader aan en de randvoorwaarden zijn de regels die voor het kader gelden. Vervolgens is de projectgroep vooruit gaan denken. Er is nagedacht over de projectactiviteiten. De projectactiviteiten zorgen voor de op te leveren producten. Met andere woorden wat moet er gedaan worden en hoe wordt het opgeleverd. Vervolgens wordt de planning gemaakt en krijgen alle projectactiviteiten en producten een tijdsbestek en deadline in de planning. Na het voltooien van de taken rest nog de conclusie. De conclusie is dat de taken die vooraf gaan bij een project afgerond zijn en dat er verder gewerkt kan worden. 4
3. Doelstelling. In dit hoofdstuk wordt de probleemstelling en de deelvragen opgesteld, deze worden afgebakend bij de randvoorwaarden. Hieruit volgt het voorlopige PvE en een lijst met de op te leveren producten. 3.1. Probleemstelling & deelvragen. Hoe kan de kroeg een optimaal klimaat verkrijgen. Waarbij de gestelde eisen aan de isolatie en koeling/verwarming optimaal worden toegepast. Zonder dat de constructieve integriteit van het gebouw in het geding komt? Om de probleemstelling zo goed mogelijk te benaderen, worden er specifieke deelvragen geformuleerd. De deelvragen bieden meer inzicht in het probleem waardoor het gerichter aangepakt kan worden. - Hoe moet de isolatie uitgevoerd worden waarbij de gestelde eisen zich aan voldoen? - (o.a. plaatsing, minimaliseren van koud verliezen, toegankelijkheid) - Welke klimaatsysteem is het meest toepasselijk met belangstelling op de juiste vermogen (waardes op basis van de simulatie op Simulink) en het juiste systeem? - (o.a. locatie van de sub componenten, systeem vermogen, eisen componenten). 3.2. Randvoorwaarden & projectgrenzen. Randvoorwaarden. Hieronder zijn een aantal randvoorwaarden benoemd die noodzakelijk zijn voor het uiteindelijke product. - Gemotiveerde projectleden. - Onderzoek doen van eerder gemaakte werk. - Research doen op internet. - Deskundigen/experts benaderen. - Aanwezigheid/bereikbaarheid van projectleden. - Medewerking van de opdrachtgever. - Goede communicatie met de opdrachtgever. - Door de studenten worden alleen de middelen gebruikt die door de opleiding/opdrachtgever geleverd zijn. Projectgrenzen. Voor dit project zijn de volgende projectgrenzen van toepassing. - Er wordt een aanbeveling gedaan voor een klimaatinstallatie systeem. - De aanbeveling bevat geen specifieke aanbeveling van leveranciers. - Er wordt een Oriëntatie rapport en een Ontwerp (eind) rapport opgeleverd aan de opdrachtgever en de opleiding. 5
3.3. Pakket van eisen & wensen. Het klimaatsysteem van het Kompaan wordt geoptimaliseerd. Hiervoor zijn een aantal ruimtes in het gebouw waarbij de nadruk op de borrelruimte ligt. Om het klimaatsysteem aan de juiste functie te laten voldoen, worden de eisen die daaraan zijn vastgebonden, uitbundig beschreven. Om een toegevoegde waarde te geven voor de kroeg, is een mixfunctie gevestigd in het gebouw. De klanten komen om te kunnen borrelen en om het brouwproces te kunnen observeren. Er zijn verschillende ruimtes in het pand. De benodigde ruimtes zijn; - brouwruimte - borrelruimte en opslagruimte. Het pakket van eisen is op te delen in de harde eisen en zachte eisen. De harde eisen zijn verplicht. Deze eisen zijn afkomstig van de verschillende stakeholders. De zachte eisen zijn eisen om het klimaat comfortabeler te maken en is strikt gezien geen eis maar een wens. Harde eisen Nr. Eis Omschrijving Context Waarde / Criterium Toets methode 1 De kamerzone moet een constante aangenaam temperatuur behouden. Dat is 18 graden. Brouwerij Kompaan heeft op dit moment een onstabiele binnentemperatuur. NEN 5067 beschrijft de bepaling van het benodigde koelvermogen in klimaatregelinstallaties (airconditioning). Deze nationale norm wordt aangepast of vervangen door de Europese NEN-EN 16798-11 die aansluit bij de normenreeks voor energieprestatie van gebouwen. Simulatiemodel via Matlab Simulink. Langs docenten gaan met dat vakgebied 2 De kamerzone mag niet buiten zijn grenswaarden komen bij een maximale of minimale buitentemperatuur. Dat is 16 graden en 20 graden voor de kamerzone. Bij binnenkomst van de klanten of de goederen gaat de deur open. Hierdoor kan de binnentemperatuur dalen/stijgen ten opzichte van de ideale. Relevante veiligheidseisen en beproevingsmethoden volgens NEN 5067 Europese NEN-EN 16798-11 NEN-EN 16798 Simulatiemodel via Matlab Simulink. Langs docenten gaan met dat vakgebied 3 Tijdens het openen van de deuren of ramen kan de temperatuur tijdelijk zakken/stijgen tot Als de deuren en ramen openstaan, gaat er energie verloren. Of terwijl Relevante veiligheidseisen en beproevingsmethoden volgens Simulatiemodel via Matlab Simulink. 6
onder/boven de grenswaarden. Die moet binnen 5 minuten weer op normale temperatuur zijn. warmte. Dit moeten de klimaatsystemen aankunnen. NEN 5067 Europese NEN-EN 16798-11 NEN-EN 16798 Langs docenten gaan met dat vakgebied 4 Het gebouw en de daarin aanwezige installaties voldoen minimaal aan de wettelijk geldende eisen, de regelgeving en de procedurevereisten. Voor de Kompaan moeten er klimaatsystemen geselecteerd worden die de totale ruimte in een constante temperatuur houdt, Landelijk Bouwbesluit NENnormen, DIN-bladen en NPR-richtlijnen. Wet milieubeheer Arbo-eisen (onder andere arbobesluit, arboregeling, arbobeleidsregels en informatiebladen Arbeidsinspectie) Gemeentelijke bouwverordening en eisen plaatselijke brandweer. Lokale nutsbedrijven. Specifiek eisen toeleverende nutsbedrijven. Besluit horeca en milieubeheer (regels met betrekking tot gebruik) HACCP-normen. Gebruikerstest, en op zicht bepalen of alles veilig is. Nacontroleren specifiek gericht op de wettelijke eisen, de regelgeving en de procedurevereisten. 5 Minimale kosten voor het klimaatsysteem, aanschaf, installatie en onderhoud. Investering voor de klimaatinstallatie moet binnen 5 jaar terugverdiend zijn Kompaan is een beginnende onderneming. Om kosten te besparen is het vereist om de kosten zo laag mogelijk te houden. Potentiele besparing zijn dak hergebruik warmte brouwproces en koelunits. Verbeteren van de huidige luchtcirculaties..in overleg met de opdrachtgever. Optimale feedback verwerken. 6 De ruwe look van het pand dient behouden te worden. Uitstraling: De loods waarin Kompaanbier zich bevindt heeft een robusten uitstraling; containers, oude meubels, betonnen vloer De opdrachtgever oordeelt of de ruwe look onveranderd is gebleven De opdrachtgever benaderen en vragen om goedkeuring 7
Zachte Eisen & Wensen 1 Duurzaam energie Het kompaan wil graag aan duurzaamheid werken. Dit voornamelijk om de installatie rendabeler te krijgen. Er wordt gekeken naar het verbruik. Simulatiemodel via Matlab Simulink. Vergelijken met de voorafgaande verbruik. 2 Het klimaatsysteem dient modulair te zijn, hiermee wordt bedoeld: mocht er iets kapot gaan dat er ter plekke een nieuwe/reserve unit in gaat en de kapotte unit door de service monteur gemaakt kan worden op zijn werkplek Voor de monteur is het handig als defecte onderdelen makkelijk bereikbaar en vervangbaar zijn. Het moet binnen een dag functioneel zijn. Kijken naar hoeveel tijd het in beslag neemt. 3 Het klimaatsysteem dient aangesloten te kunnen worden aan het netstroom. (220/230 Volt) Het klimaatinstallatie moet aangesloten worden aan een netstroom Het Nederlandse netstroom van 230V Doormiddel van aansluiting. 8
3.4. Op te leveren producten. 3.4.1. Oriëntatiefase. - SABOB A/B - Pakket van Eisen (voorlopig) - PvA - Samenwerkingscontract (getekend SABOP A bevat de eisen die bepaald zijn vanuit de Nederlandse wetgeving. Deze zijn te vinden in het bouwbesluit. De SABOP B zijn opgestelde eisen door andere partijen. Hierin zijn onder andere de eisen en wensen van de architect, de installateur, de aannemer en de klant in verwerkt. SABOP C is het verslag volgend op SABOP A en B. Het gekozen concept wordt in SABOP C uitgewerkt. Alle keuzes uit de EP Varianten uitdraai van SABOP B worden uitgewerkt. Dit bestek bevat de technische beschrijvingen, berekeningen en tekeningen. SABOB A Het vanuit de wetten bepaalde pakket van eisen. De EPC waarde mag maximaal 1.0 zijn, als eis van de opdrachtgever. Volgens het bouwbesluit - De hoeveelheid ventilatievoud per uur in de kantoorruimten - In een rapport van TNO staat omschreven dat de ventilatievoud van een normale woning tussen de 2 en 4 maal per uur moet liggen. In de Arbowet staat omschreven hoe vaak dat is per activiteit. - De luchtverversing per persoon, 45m3/uur Volgens de ARBO wet - Er moet voldoende verse lucht zijn in de werkruimten - De klimaatbeheersing moet niet hinderlijk zijn voor de klanten - De klimaatbeheersing is altijd bedrijfsklaar van - De klimaatbeheersing moet geen tocht veroorzaken Luchtsnelheden van <0.2m/s. Dit geldt voor alle leefruimten. - De klimaatbeheersing moet zijn voorzien van een terugkoppeling en waarschuwingssysteem Volgens de brandveiligheid - Brandvertragende compartimenten - Plafond en vloerdelen: 60 minuten - Rookdetectie apparatuur - Automatische alarmering bij brandweerkazerne - Brandveilige bekabeling SABOP B Het vanuit de wensen bepaalde het pakket van wensen. - Volgens de wensen van de klant 9
- Een aangenaam leef klimaat - Een duurzaam systeem - Een gemoderniseerd systeem - Mobiliteit van indeling in de ruimtes - Schone ruimtes - Goede borrel omstandigheden - Tevredenheid volgens de Gauss kromme Deadline: 22-02-2016 3.4.2. Analysefase. - Verschillende methodes onderzoeken en toepassen. - Verschillende materialen onderzoeken en toepassen. - Manier bedenken hoe het systeem de temperatuur meet. - Analyserapport. Isolatie - Inventariseren van de ruimte. - Vermijden van koude bruggen. - Specificaties. - Multicriteria analyse. - Concepten. Klimaatsysteem - Locatie: koelmachine, verdampers, verwarming, leidingwerk, warmtebron, etc.. - Vermogen van de warmte bron en koelmachine. - Multicritera analyse - Principeschema s - Luchtbehandeling - Bink - Concepten Deadline: 04-03-2016 3.4.3. Ontwerpfase. - Planvormingsfase. - Climasim opdracht. Deadline: 18-03-2016 3.4.4. Detailleringfase. - SABOB C. - BESTEK. - Eindverslag. Deadline: 01-04-2016 10
4. Project organisatie. De projectgroep Bestaat uit vijf personen die voor het bedrijf Compaan bier uit Den Haag een opdracht zullen uitwerken. Het probleem is: Het pand waar Compaan bier gevestigd is wordt niet gelijkmatig verwarmd. Waardoor er op sommige plekken in een T-shirt gezeten kan worden en op andere plekken met een vest aan. Dit probleem wil het bedrijf graag innovatief opgelost zien worden samen met een eventuele besparing op de stookkosten. De functies binnen de projectgroep om dit op te lossen zijn als volgt verdeeld. PROJECTLID STUDENTENNR. FUNCTIE Tommy Groen 12099643 Voorzitter Jesse Groenen 12079596 Notulist Efsun Evren 12083720 Vice-voorzitter Sharwin Jagmohansingh 12080675 Richard Vonk 12063681 Eindredacteur Opdrachtgever Compaan bier 4.1. Informatievoorziening Intern Wekelijks zal er vergaderd worden door de projectgroep en zal de voortgang van het project besproken worden. Tijdens deze vergaderingen worden ook eventuele taken verdeeld en zal de planning besproken worden. De projectgroep communiceert via een Whatsapp groep en eventueel via privé gesprekken. De voorzitter verzorgt de agendapunten groepsleden kunnen uiterlijk 3 uur voor de vergadering agendapunten aandragen bij de voorzitter. De notulen worden voor het einde van de (vergader)dag door de notulist online gezet. Extern De voorzitter is verantwoordelijk voor de communicatie per mail of telefoon met de opdrachtgever en tutor. De opdrachtgever zal op de hoogte gehouden worden van vorderingen en er zal zeker eens in de twee weken vergadert worden om vorderingen en eventuele nieuwe eisen en wensen te bespreken. Indien gewenst door de opdrachtgever kan deze ook aanschuiven bij een vergadering van de projectgroep zelf. 11
4.2. Stakeholders De belangrijkste stakeholders voor het project zijn: Eigenaren: Jeroen van Ditmarsch en Jasper Langbroek zijn de eigenaren van Kompaan bier. Verhuurde: Het pand wordt gehuurd voor vijf en met een optie voor nog vijf jaar Kompaan bier verzorgt zelf het onderhoud van het pand maar moet bij grote ingrepen dit voor leggen aan de verhuurder. Klanten: Het warmte comfort is ver weg van ideaal boven zitten klanten in hun T-shirt terwijl beneden je een dik vest aan moet. De klantenbezetting varieert van circa 50 klanten op een reguliere avond en kan oplopen tijdens evenementen 200 man. Nutsvoorziening: groot gas verbruik door stoken, krachtstroom aanwezig, geen huidige indicatie van verbruik. Omgeving: Kompaanbier ligt in een industriegebied met uitzicht op een beton centrale. De buren van Kompaanbier hoeft geen rekening gehouden te worden. Arbo & brandweer: Doordat erin in het pand grote groepen mensen aanwezig zijn moet het pand voldoende aan gestelde brand- en veiligheidseisen. Personeel: Jeroen van Ditmarsch is verantwoordelijk voor het bar gedeelte. Jeroen en Jasper zijn de enigste werknemers. Haagse Hogeschool: Vanuit de Haagse Hogeschool zijn er twee belangrijke partijen de Haagse Hogeschool als instelling en de desbetreffende projectgroep voor het uitvoeren en voltooien van de opdracht. 12
5. Planning. In dit hoofdstuk komt de planning aan bod. Overige subhoofdstukken die hier aan bod komen zijn het work brakedown structure (WBS). En de budgettering. 5.1. Planning. Tijdens de projectuitvoering zullen een aantal activiteiten moeten worden uitgevoerd. Het is van belang om te weten welke taken dit zijn in verband met de planning en de calculatie van de kosten. In dit hoofdstuk volgt een opsomming van alle activiteiten die vereist zijn in dit project en een korte beschrijving. Week 1 Oriëntatiefase Plan van Aanpak, met een levend Pakket van Eisen & Wensen o Dit rapport. o Een leven Pakket van Eisen & Wensen houdt in dat hier nog veel aanpassingen in worden gemaakt. Week 2 Oriëntatiefase Pakket van Eisen & Wensen o Hierin staan eisen waaraan het systeem moet voldoen, deze zijn vastgelegd in de opdracht en zelf aangesteld. SABOP A o SABOP A bevat harde project eisen. Week 3 Analysefase SABOP B o SABOP B bevat zachte project eisen en verschillende installatie concepten. Week 5 Conceptfase Climasim opdracht inleveren (start in week 4) o Deze opdracht wordt in week 4 uitgelegd. SABOB C o SABOB C bevat de uitwerking van het gekozen concept Week 7 Eindfase Eindverslag o Het eindverslag bevat het bestek incl. PVE en gekozen concept Week 8 Assessment Belangrijke deadlines: Start oriëntatiefase 8-2-2016 Kennismaking opdrachtgever 11-2-2016 Inleveren oriëntatierapport 19-2-2016 Kick off analysefase 15-2-2016 Rapid Pro beurs 4-3-2016 Kick off Conceptfase 7-3-2016 Concepten overleg 15-3-2016 Conceptrapport inleveren 19-3-2016 Concept vergadering opdrachtgever 21-3-2016 26-3-2016 Kick off eindfase 21-3-2016 Inleveren Eindrapport 1-4-2016 Assessment 15-4-2016 13
5.2. Work Brakedown Structure (WBS). Het WBS is gemaakt in Excel en daarom niet in dit verslag weergegeven. De work brakedown structure is Geïntegreerd met de budgettering en planning en dus gereflecteerd in Bijlage II en Bijlage III 5.3. Budgettering. In Bijlage III is het budgettering overzicht en het voorspelde logboek weergegeven. Qua kosten bestaat dit project uit de volgende delen: - Manuren - Materiaalkosten (rapporten e.d.) - Materiaal huur (meetapparatuur e.d.) Omdat het project vanuit de opleiding gegeven wordt en er studiepunten mee verdiend worden door de studenten, en daarnaast er geen fysieke producten worden opgeleverd op materiaalkosten na, zijn er geen bedragen die zullen worden verhaald op de cliënt. De manuren worden vergoed door middel van 5 studiepunten per persoon (700 arbeidsuren totaal), de materiaalkosten worden voor eigen rekening genomen en huur van materiaal wordt geminimaliseerd al dan niet voorkomen. Volgens de planning, en prognose worden er het volgende aantal uren gedraaid wanneer deze minimalistisch ingedeeld is, met een uurloon van 20 per persoon. Daarnaast zit daar nog een marge van 10% onvoorziene uren bovenop. Zodoende komt het totaal op (afgerond op hele uren) te staan op 17.420,00. - Oriëntatiefase: 136u 2.720,00 - Analysefase: 137,5u 2.750,00 - Conceptfase: 83u 1.660,00 - Ontwerpfase: 217u 4.340,00 - Assessment & Overige: 218u 4.360,00 - Totaal: 791.5u 15.830,00-10% onvoorziene uren: 79,15u 1.583,00 - Eindtotaal: (afgerond): 871u 17.420,00 Deze kosten worden dus niet in rekening gebracht op de opdrachtgever. Wat wel kosten kunnen worden zijn taken die de opdrachtgever achteraf vraagt te vervullen buiten de projectgrenzen om. Dit zal zonder formele documentatie en toestemming van alle betrokken partijen niet van toepassing komen. 14
6. Risico analyse & kwaliteitsbewaking. 6.1. Risico analyse. Om een effectieve voortgang voor dit project te behouden moet er gekeken worden naar de bedreigingen die het effectief verloop in gevaar brengen. In dit hoofdstuk wordt er gekeken naar de risico s die het succes van het project bedreigen. In de onderstaande tabel 1 vindt u een nummering van het risico, vervolgens het risico zelf en verder een inhoudelijke specificatie van de risico. Nr Risico Risico specificatie 1. Onvoldoende motivatie bij projectleden Gedurende het project kan het voorkomen dat de motivatie van de studenten afneemt. De redenen hiervoor zijn verschillend 2. Onvoldoende projectgrenzen Misverstanden over de werkzaamheden die de projectgroep wel en niet doet. 3. Prive omstandigheden Het kan voorkomen dat er persoonlijke factoren invloed hebben op het project. 4. Interne miscommunicatie Het kan voorkomen dat er binnenin de projectgroep miscommunicatie optreedt. 7. Externe miscommunicatie Het kan voorkomen dat er tussen de projectgroep, opdrachtgever & begeleiders miscommunicatie optreedt. 6. Planning Het kan voorkomen dat de studenten afwijken van de groep of individuele planning. 7. Samenwerking Uit praktijk is herhaaldelijk te zien dat binnenin een groep de samenwerking niet altijd even efficiënt verloopt. Om te zorgen dat het gehele projectgroep begrijpt wat de gevolgen zijn van onverantwoord gedrag zijn er afspraken gemaakt in de samenwerkingscontract. Wangedrag, afwezigheid, afgeraffeld werk en nog meer wordt in het samenwerkingscontract beschreven. Het contract vindt u aan het einde van dit verslag. Tabel 1 Risicoanalyse 15
Voor elk aangegeven risico wordt er bij de kwaliteitsbewaking een maatregel aangenomen. De beredenering hierachter is dat wanneer de leden met de risico s weten om te gaan, de kans op falen vermindert. 6.1. Kwaliteitsbewaking. Dit hoofdstuk geeft inzicht in de maatregelen die de studenten nemen om de gestelde eisen ten aanzien van de kwaliteit van de opdrachtgever te waarborgen. Hier worden maatregelen getroffen om onderkende risico s uit te sluiten of de gevolgen te minimaliseren, en de cruciale succesfactoren te beïnvloeden. Algemeen: Hulpmiddelen Om kwaliteit te garanderen kan er gebruik gemaakt worden van: 1. Internet: voor het vergaren van kennis en voor communicatie. 2. Word: voor een professionele rapportage. 3. Excel: om overzicht te behouden voor data, berekeningen & planning. 4. Inventor: om tekeningen te maken. 5. Visio: voor het maken van principeschema s. 6. Powerpoint: voor de presentatie(s). 7. Microsoft Project: voor het maken van een planning. Risico 1: Onvoldoende motivatie bij projectleden. Een van de taken van de projectleider is het motiveren van de projectleden. De projectleider wordt als verantwoordelijke aangewezen met de toevoeging, dat de rest van de studenten niet op de projectleider zal wachten als de individu zelf ook steun kan bieden aan zijn projectgenoot. Risico 2: Onvoldoende projectgrenzen. Misverstanden over de werkzaamheden tussen de projectgenoten en opdrachtgever moet voorkomen worden of verminderd worden. De gekozen aanpak is als volgt; 1. Het projectgroep specificeert de probleem- en doelstelling 2. Het projectgroep specificeert de projectgrenzen en randvoorwaarden 3. Het projectgroep specificeert de eisen en wensen van de opdrachtgever zijn 4. Het projectgroep maakt een lijst van de te opleveren producten 5. Het projectgroep maakt een planning 6. Via de mail of tijdens bezoek aan het bedrijf controleert de opdrachtgever de bovengenoemde punten en geeft feedback voor eventuele aanpassingen. 7. Terugkoppeling op de stappen 1 tot en met 5 wordt aangepast aan de hand van de feedback van de opdrachtgever. 16
Risico 3: Prive omstandigheden. Persoonlijke ontwikkelingen in de projectgenoten hun privé kan als gevolg hebben dat de desbetreffende projectgenoot er niet fysiek of mentaal bij is. Binnenin de groep is naar elkaar gecommuniceerd dat dit een risicofactor is waarbij het snel reageren en inspringen van de andere projectleden van belang is. Het overnemen van het werk is het enige maatregel aangezien de zwaarte en risico van de privé omstandigheden niet meetbaar is. Risico 4: Interne miscommunicatie Binnenin de groep kan het voorkomen dat er miscommunicatie optreedt. Om te voorkomen dat dit gebeurd is er een notulist aangewezen die tijdens de vergaderingen/overleg alle besproken punten in een notule verwerkt. De notules komen online en is voor elk projectlid toegankelijk via dropbox. Vragen en opmerkingen kunnen via de mail en telefonisch door gecommuniceerd worden. SMSen is ook toegestaan. Als extra om de communicatie verder te verbeteren hebben de studenten een groepschat gemaakt via de Whatsapp applicatie. Hierin kan op elk moment van de dag gecommuniceerd worden naar elkaar. Risico 5: Externe miscommunicatie Het kan voorkomen dat er tussen de projectgroep, opdrachtgever & begeleiders miscommunicatie optreedt. Het is de bedoeling dat de studenten voornamelijk zelf de vergaderingen en overleggen inplannen en uitvoeren. Tijdens dit proces kan het zijn dat de studenten wel een duidelijk beeld hebben van wat er al is gebeurd en nog gedaan moet worden. Hetzelfde hoeft niet te gelden voor opdrachtgever en begeleider. Om te zorgen dat een ieder een duidelijk beeld heeft van het procesverloop worden er wekelijkse vergaderingen ingepland. De begeleider vanuit school wordt tijdens een van deze vergaderingen uitgenodigd om deel hieraan te nemen. Er worden periodieke afspraken ingepland met de opdrachtgever. Bij beiden partijen (begeleider en opdrachtgever) zal er bij elke ontmoeting vanaf het begin alle stukken worden doorgenomen. Beiden partijen zullen de projectgroep van feedback voorzien en de groep zal het naar behoren verbeteren. Bij de volgende ontmoeting (mits de voorkeur via de mail is) zal de groep het proces herhalen. 17
Risico 6: Planning Plannen is een algemeen zwakte wat velen hebben en is daarmee een aandachtspunt waarvan de gevolgen ingeperkt moeten worden. De manier om de gevolgen in te perken is; 1. Mijlpalen vaststellen 2. Producten opsommen 3. Projectactiviteiten 4. Planning opsommen Risico 7: Samenwerking Aangezien het samenwerken tot op heden velen problemen kan opleveren is er hiervoor een apart document gemaakt. Hierin vindt u de punten waarop er wordt gestraft tijdens de samenwerking. Dit hoofdstuk geeft inzicht in de relatie tussen de voorgestelde maatregelen en de door de opdrachtgever gestelde eisen ten aanzien van de kwaliteit. Hiernaast worden maatregelen getroffen om onderkende risico s uit te sluiten of de gevolgen te minimaliseren, en de cruciale succesfactoren te beïnvloeden. Als uitgangspunt worden de door de opdrachtgever gestelde kwaliteitseisen gehanteerd. 18
8. Conclusie. De oriëntatiefase is met dit rapport afgesloten. Als alle partijen instemmen met de in dit rapport besproken onderdelen is deze fase definitief afgerond, en kan er bij succes worden overgegaan op de analysefase. Het rapport behandeld de doelstellingen, probleemstellingen en deelvragen, waaruit het pakket van eisen en wensen wordt opgesteld. De hoofddoelen van het project is dat er een aanbeveling komt voor een bij voorkeur duurzame klimaatinstallatie, welke de interne omgeving van Kompaan aangenamer maakt en zichzelf in 5 jaar terugverdient. Verder wordt is er besproken welke producten, zoals de tussentijdse rapporten en het eindrapport, worden opgeleverd, en wat de corresponderende fases in houden. Het project word uitgevoerd door 5 studenten van de Haagse Hogeschool onder supervisie van twee tutoren, voor de cliënt, Kompaan. De planning en budgettering geeft een overziend medium en voorspelde kosten van dit project om haar succes te garanderen. Ook de risicoanalyse en kwaliteitsbewaking dragen hieraan bij. Met dit rapport is de oriëntatie in het project beëindigd, en is het Plan van Aanpak opgesteld. Wat nu zal volgen, bij instemming, is de Analysefase. 19
Bijlagen. Bijlage I: Verklarende Woordenlijst. Cv-ketel = Centrale verwarmingsketel HR-ketel LBK WKK SABOP PvA PvE = Hoogrendementsketel = meer dan 90 % rendement = Luchtbehandelingskast = Warmtekrachtkoppeling = Stakeholders Analyse Bij Ontwerp Proces = Plan van aanpak = Pakket van Eisen 20
Bijlage II: Planning. 21
22
Bijlage III: Budgettering. 23
24
25
26
27
Bijlage IV: POP & PAP. Tommy Groen Persoonlijk ontwikkelingsplan Naam : Tommy Groen Studienummer : 12099643 Datum : 16-02-2016 Coach : van der Lans 2. POP Lange termijn ambities Leidinggevende Initiatiefnemer Client gericht onderhandelen Korte termijn leerdoelen Leiding geven Een veelvoud van projecten kunnen voltooien tegelijk Beslissingen maken, delegeren Functioneren als overkoepelend orgaan, bedrijfsmanagement 3. PAP Activiteit 1 Leiding geven Specifiek Als projectleider optreden van twee projectgroepen Meetbaar Beoordeling van mijn functioneren Aanwijsbaar Mijn rol als voorzitter voor het klimaatinstallatie en biervat project. Realistisch Ja, er kunnen veel ervaring en competenties worden opgebouwd door het uitvoeren van de taak. Tijd gerelateerd 14 April 2016 is het einde van de leidinggevende projecten. Activiteit 2 Een veelvoud van projecten kunnen voltooien tegelijk. Functioneren als overkoepelend orgaan, bedrijfsmanagement Er is momenteel een klimaatinstallatie project, een ontwerp project voor een biervat en een productie project van Smoothie fietsen waar ik in betrokken ben. Specifiek Een veelvoud van projecten kunnen voltooien tegelijk. Ook communicatie en initiatief tussen de projecten nemen en regelen, niet afhankelijk zijn van anderen. Meetbaar Als de projecten succesvol zijn en er geen problemen zijn door overlapping Aanwijsbaar Tijdige controle Realistisch Moeilijk maar haalbaar bij goede planning en communicatie. Tijd gerelateerd De Smoothie fiets moet klaar zijn binnen 3 weken, de serieproductie is irrelevant. De overige projecten moeten klaar zijn op 14 april. 28
Activiteit 3 Beslissingen maken, delegeren Specifiek Keuzes met verantwoordelijkheid stand vast en juist kunnen maken Meetbaar Door te controleren of ik mijn taken correct uitvoer door bijvoorbeeld een vicevoorzitter. Aanwijsbaar Aan de hand van notulen en planning. Realistisch Door middel van ervaring opdoen zeker realiseerbaar zolang ik open sta voor advies, en dit advies gegeven wordt. Tijd gerelateerd Tot het einde van het project op 14 april. Sharwin Jagmohansingh Persoonlijk ontwikkelingsplan Naam : Sharwin Jagmohansingh Studienummer : 12079596 Datum : 17-02-2016 Coach : Rudi van der Lans POP Lange termijn ambities Projectleider worden of een eigen ingenieursbureau opstarten. Korte termijn leerdoelen Leren omgaan met verschillende soort mensen. Leren omgaan met werkdruk. Leren plannen. PAP Activiteit 1 Leren omgaan met verschillende soort mensen. Specifiek Sa met groep Deense student (5) project Aams brouwketel ontwerpen Meetbaar Verslaglegging en werkoverleggen met Deense project groep Aanwijsbaar Mijn eigen projectgroep welk samenwerkt met de Deense studenten projectgroep Realistisch Het doel is realistisch om het project brouwketel, te kunnen voltooien er samengewerkt moet worden tussen de twee projectgroepen. Tijdsgerelateerd 14 April 2016 wordt de eind presentatie geven en geldt als afsluiten. 29
Activiteit 2 Leren omgaan met werkdruk. Specifiek Projecten vanuit de opleiding: Adviesrapport Klimaat installatie Café Kompaanbier en het Aamr ontwerpproject van een brouwketel. Minor DE (duurzaam energie). Meerdere doorlopende projecten voltooien waarvan twee vanuit het blokproject, een minor en de afronding van de stage. Meetbaar Adviesrapport voldoende wordt behaald Ontwerprapport brouwketel voldoende wordt afgerond. Het project en drie vakken van de Minor behalen. De stageverslaglegging afronden. Aanwijsbaar Realistisch Adviesrapport gereed in 8 weken Ontwerprapport gereed in 8 weken Minor gereed in 8 weken Stageverslag haalbaar aangezien grote voorwerk al gedaan is Tijdsgerelateerd Adviesrapport 14April assement Ontwerprapport 14 April assement Minor DE 8 april assesment Stageverslag 29 februari inleveren Activiteit 3 Leren plannen. Specifiek De planning voor de vier projecten maken en uitvoeren. Meetbaar Door de wekelijkse planning te voltooien Aanwijsbaar Realistisch Handhaving van de planning is nodig om project te laten slagen. Er is een duidelijke overzicht gemaakt bij elk project om de efficiëntie en tempo niet kwijt te raken. Tijdsgerelateerd Gedurende blok 3 30
Richard Vonk Persoonlijk ontwikkelingsplan Naam : Richard Vonk Studienummer : 12063681 Datum : 16-02-2016 Coach : Maurice Kras 2. POP Lange termijn ambities Project manager of sales engineer. Korte termijn leerdoelen Omgang met verschillende culturen. Probleemstelling helder krijgen en met een aanbeveling komen voor de opdrachtgever. Project Smoothiefiets afronden (prototype produceren voor 14 maart). 3. PAP Activiteit 1 Hoe samen te werken met studenten uit een andere cultuur. Specifiek Samenwerking met een groep van Deense student (5) voor het project Aams brouwketel ontwerpen Meetbaar Het is meetbaar door de verslaglegging en de notulen van de overleggen met de Deense groep Aanwijsbaar Mijn eigen projectgroep welk samenwerkt met de Deense studenten projectgroep Realistisch Het doel is realistisch om het project brouwketel, te kunnen voltooien er samengewerkt moet worden tussen de twee projectgroepen. Tijdsgerelateerd 14 April 2016 wordt de eind presentatie geven dit geld ook als afsluiting van dit project. Activiteit 2 De probleemstelling helder krijgen en met een aanbeveling komen voor de opdrachtgever. Specifiek het afronden van het project in blok WH3.1. de opdracht die hier bij hoort is om voor het gebouw van de Compaan brouwerij op een innovatieve manier meer gelijkmatig te verwarmen en eventueel op de stookkosten te besparen. Meetbaar Oriëntatie rapport en eindrapport + eindpresentatie van het project. Aanwijsbaar Realistisch Oriëntatie rapport gereed in 2 weken Eindrapport gereed in 8 weken Tijdsgerelateerd Oriëntatie rapport 19 Februari af. Eindrapport en presentatie 14 April assement 31
Activiteit 3 Project Smoothiefiets afronden (prototype produceren voor 14 maart). Specifiek Het project wat ik in Blok 3.2 heb gevolgd loopt nog verder en moet voor 14 maart worden afgerond. Wat nog moet gebeuren is het optimaliseren en produceren van een prototype van de smoothiefiets. Meetbaar Werkend prototype op 14 maart. Aanwijsbaar Opdrachtgever Tom Voorma van de gemeente Den Haag (stadslandbouw). Realistisch Proof of concept werkt al. Optimaliseren en herbouwen in 5 weken is haalbaar. Tijdsgerelateerd Voor 14 maart. Jesse Groenen Persoonlijk ontwikkelingsplan Naam : Jesse Groenen Studienummer : 12079596 Datum : 16-02-2016 Coach : May Almuhsinawe 2. POP Lange termijn ambities Werkvoorbereider ISO9001:2008 kwaliteitsmanagementsysteem Korte termijn leerdoelen Omgang met verschillende culturen Meerdere projecten ter gelijk voltooien Probleemstelling helder krijgen 3. PAP Activiteit 1 Hoe samen te werken met studenten uit een andere cultuur. Specifiek Samenwerking met groep Deense student (5) project Aams brouwketel ontwerpen Meetbaar Verslaglegging en werkoverleggen met Deense project groep Aanwijsbaar Mijn eigen projectgroep welk samenwerkt met de Deense studenten projectgroep Realistisch Het doel is realistisch om het project brouwketel, te kunnen voltooien er samengewerkt moet worden tussen de twee projectgroepen. Tijdsgerelateerd 14 April 2016 wordt de eind presentatie geven en geldt als afsluiten. 32
Activiteit 2 Meerdere projecten ter gelijk voltooien het gaat om de volgende projecten waarvan er 2 vanuit mijn opleiding zijn en één welk reeks nog loopt vanuit mijn stageperiode bij 5Hands- Metaal. Specifiek Projecten vanuit de opleiding: Adviesrapport Klimaat installatie Café Kompaanbier en het Aamr ontwerpproject van een brouwketel. Vanuit mij werkgever ISO9001:2008 kwaliteitsmanagementsysteem Certificering Meetbaar Adviesrapport voldoende wordt behaald Ontwerprapport brouwketel voldoende wordt afgerond. ISO9001:2008 gecertificeerd Aanwijsbaar Realistisch Adviesrapport gereed in 8 weken Ontwerprapport gereed in 8 weken ISO9001:2008 haalbaar aangezien grote voorwerk al gedaan is Tijdsgerelateerd Adviesrapport 14April assement Ontwerprapport 14 April assement ISO9001:2008 half maart document beoordeling & eind april implementatie beoordeling Activiteit 3 Opdrachten goed helder krijgen bij verschillende opdrachtgevers Specifiek Probleemstelling projecten helder krijgendoor juist vraagstelling en in overleg te gaan met de toekomstvisie van de opdrachtgever. Ontwerpopdracht brouwketel probleemstelling helder krijgendoor juist door te vragen en vast te leggen. Meetbaar Adviesrapport klimaatinstallatie probleemstelling goed en duidelijk te krijgen door goedkeuring oriëntatierapport Aanwijsbaar Opdrachtgever Kompaan bier & tutoren HHS ontwerpopdracht Realistisch De goedkeuring verkrijgen van de probleemstelling door de opdrachtgever is nodig om project te doen laten slagen. Brouwketel ontwerpen duidelijkheid over de probleemstelling is nodig om succesvol te ontwerpen en is zeker haalbaar. Tijdsgerelateerd Voor het einde van het blok 3 33
Efsun Evren Persoonlijk ontwikkelingsplan Naam : Efsun Evren Studienummer : 12083720 Datum : 16-02-2016 Coach : Rudy van der Lans 2. POP Lange termijn ambities Constructie berekenbaar Technische adviseur Energie adviseur Korte termijn leerdoelen Leiding geven Probleemstelling helder krijgen Effectief en efficiënt analyseren Vervolgstappen van het project in het begin kunnen definiëren Meerdere projecten voltooien 3. PAP Activiteit 1 Zo goed mogelijk meedoen tijden WH3.1 klimaatinstallatie project. Initiatieven en beslissingen nemen. Specifiek Bij iedere meeting stip op tijd zijn en vooruitwerken en inzicht krijgen op het volgende werk De voorzitter manipuleren Meetbaar Beoordeling van mijn functioneren Aanwijsbaar Mijn rol als vice-voorzitter voor het klimaatinstallatie en biervat project. Realistisch Ja, er kunnen veel ervaring en competenties worden opgebouwd door het uitvoeren van de taak. Tijd gerelateerd Het project moet klaar zijn op 14 april. Activiteit 2 Er is momenteel een verdiepend project van de minor OPI, Optimaliseren van de energievoorziening van de automatische sproeirobot Specifiek Communicatie en initiatief tussen de projecten nemen en regelen, niet afhankelijk zijn van anderen. Meetbaar Als de projecten succesvol zijn en er geen problemen zijn door overlapping Aanwijsbaar Rol als notulist Realistisch Moeilijk maar haalbaar bij goede planning en communicatie. Tijd gerelateerd Het project moet klaar zijn op 14 april. 34
Bijlage V: Samenwerkingscontract Doelstellingen van de projectgroep als geheel Het leveren van een goed eindproduct met daar bij horende tussen rapporten en resultaten. Het er voor zorgen dat iedereen zich op zijn gemak voelt binnen de groep en elkaar respecteert. Dit om voor een nog beter resultaat te komen. Kwaliteitscriteria voor de (deel)producten Voor een goed resultaat van de (deel)producten moeten ze in eerste instantie voldoen aan de eisen van de opdrachtgever(tutor, blokboek, themawijzer) De inhoud hiervan moet relevant en kloppend zijn voor het project. Alles wat je aan informatie verwerkt dat van een bron komt word de bron vermeld. Werkwijze. We zullen met de groep minimaal één keer per week bij elkaar komen in een projectruimte om te werken aan de opdrachten, te vergaderen over de gang van zaken en de vorderingen van het project. Ook is er dan de mogelijk om vragen te stellen over andermans functioneren in de groep. Het is aan de leden zelf om de notulen van vorige vergaderingen te lezen. De planning dient ten alle tijden als leidraad gebruikt te worden voor de te maken producten. Tenzij er anders besproken is in een vergadering en dit vermeld staat in de notulen. Taakverdeling/rollen. De taakverdeling wordt gedaan door de voorzitter tijdens het werkoverleg en wordt opgenomen in de notulen. De rolverdeling van het werkoverleg worden verdeeld tijdens de eerste vergadering zodat duidelijk is wie de voorzitter en notulist is tijdens het werkoverleg deze rolverdeling is opgenomen in het plan van aanpak. De communicatie zal geschieden tijdens het werkoverleg(tutoruren), in andere lessen en via telefoon en e-mail, we streven er naar om de notulen te plaatsen op black board. Wat kun je van elkaar verwachten als het gaat om samenwerken? Wederzijds respect, een goed verantwoordelijkheidsgevoel, goed overleg, goed luisteren naar elkaar, afspraken maken en je er ook aan houden, goed plannen, net werk afleveren. Welke eisen stel je aan elkaar? We zullen ons allemaal voor de volle honderd procent inzetten zodat we op een goede manier aan het project kunnen werken en het project op een juiste manier zullen afsluiten. Dit door op een goede manier samen te werken en ons te houden aan de eisen die we stellen aan het samenwerken (zie bovenstaand punt) Moet iedereen evenveel doen? We zullen er naar streven om de taken gelijkmatig te verdelen zodat we allemaal evenveel tijd besteden aan het project. Vanzelfsprekend is niet alles precies gelijkmatig te verdelen maar het is wel mogelijk om dit zo goed mogelijk te doen. Beleid tegen falen. De taken worden niet altijd door alle groepsleden goed uitgevoerd. Het is van groot gelang dat de groepsleden de opgedragen taak tot het einde van het blok naar behoren blijven uitvoeren, wil het blok naar behoren worden afgerond. Om deze reden is er een lijst met wangedrag en de daaraan verbonden consequenties opgesteld. Consequenties bij wangedrag 1. Niet voltooien van de taak: 2,0 strafpunten 2. Afgeraffeld werk, niet op tijd inleveren zonder legitieme reden: 1,0 strafpunt 3. Afwezigheid op een vergadering zonder legitieme reden en/of afmelding: 1,0 strafpunt 4. Te laat op vergadering, zonder legitieme reden en/of melding 0,5 strafpunt 35
Bij een puntenaantal hoger dan 5 wordt een functioneringsgesprek gehouden met de groep. Hieruit wordt een vervolg besloten: Doorgaan (bij verbetering gedrag) of verwijdering uit de groep. Verwachtingen projectgroep aan de opdrachtgever. Van de opdrachtgever wordt verwacht dat deze welwillend is in het beantwoorden van onze vragen (via de mail). En deze binnen 3 werkdagen per mail beantwoord wanneer de projectgroep hier om vraagt. Wanneer er door de projectgroep stukken worden overhandigd aan de opdrachtgever via de mail, voor feedback. Zal er bij geen gehoor na 3 werkdagen. Aangenomen worden dat de opdrachtgever akkoord gaat met het ingediende stuk. Plaats: Delft Datum: 17-02-2016 Ledenlijst Naam: Handtekening: Kompaan. (Jeroen van Ditmarsch). Efsun Evren Jesse Groenen Richard Vonk Sharwin Jagmohansingh Tommy Groen 36