Beleidsplan ttv ALMEERSPIN 2010 2013 0
Voorwoord Voor u ligt het beleidsplan van de tafeltennisvereniging Almeerspin tot en met het jaar 2013. Dit beleidsplan vormt de richtlijn van het beleid van de vereniging waarmee we onze huidige sterke punten en toekomstige doelen zo veel mogelijk willen verankeren in concreet beleid. Na het neerstrijken in de nieuwe sporthal Indische buurt per september 2006 is er onder het motto met plezier naar de top hard aan de weg getimmerd door de vereniging met een forse kwantitatieve en kwalitatieve groei als gevolg. Almeerspin behoort momenteel tot een van de sterkst groeiende tafeltennisverenigingen van Nederland. Almeerspin kon in het nieuwe onderkomen gebruik maken van een fraaie kantine en een ruime hal met veel potentie. De kantine wordt beheerd door een derde partij waardoor er geen kantine-inkomsten gegenereerd kunnen worden. De capaciteit van de hal moet gedeeld worden met diverse andere verenigingen en een school wat in de loop der jaren steeds meer knelpunten heeft opgeleverd, zowel organisatorisch maar vooral qua capaciteit. Gezien de ambities van de vereniging heeft Almeerspin aan de vooravond van haar 30-jarig bestaan assistentie gevraagd bij Sportservice Flevoland (SSF) bij het ordenen en prioriteren van de verenigingsdoelen, het formuleren van de juiste acties en het richting geven aan de organisatie. Het eerste product van deze samenwerking betreft dit beleidsplan. Aangezien het bestuur van mening is dat dit beleidsplan gedragen moet worden door de hele vereniging is het beleidsplan opgezet door een commissie bestaande uit zowel ouders, leden, kader en bestuur, met een professionele moderator vanuit SSF. In een aantal brainstormsessies is zo zorgvuldig mogelijk een zo realistisch mogelijk doel geformuleerd waar we ons als vereniging op willen gaan richten en waarvoor, voor zover dit nog niet was gedaan, beleid zal worden ontwikkeld en concrete acties worden ingezet. Rest me iedereen te bedanken die zich heeft ingezet voor de totstandkoming van dit beleidsplan - de afgevaardigden van onze leden, de ouders, de kaderleden en het bestuur - door te participeren in diverse inspannende avondlijke sessies ondanks drukke privéagenda s. Verder dank aan de moderator van SSF voor de professionele begeleiding van de sessies en dank voor de gemeente Almere voor de subsidiering van de moderatie. Hans Wortel Voorzitter TTV Almeerspin 1
Inhoudsopgave 1. Inleiding...3 2. Waar staat de vereniging nu?...4 3. Visie Almeerspin in 2013...5 4. Almeerspin is in 2013 een gezellige, sociaal betrokken vereniging...5 5. Almeerspin wil in 2013 een financieel gezonde vereniging zijn...6 6. Een accommodatie met eigen gezicht en voldoende capaciteit en flexibiliteit...7 7. Tafeltennis aanbod vanaf recreatief tot op landelijk niveau...9 8. Almeerspin wenst de tafeltennissport te promoten...10 9. Bijlage kostenindicatie...12 10. Planning doelstellingen...14 2
1. Inleiding In meerdere bijeenkomsten heeft de werkgroep gewerkt aan dit beleidsplan. Voordat nagedacht is over de toekomst is gekeken naar de vereniging zoals die nu is. Hierbij is gekeken naar de kwaliteiten van de vereniging. Op de volgende gebieden is de vereniging volgens de werkgroep goed op weg: Mobiliseren van vrijwilligers Goede sfeer Goed lopende jeugdafdeling, veel jeugd, goede trainingen, goede begeleiding Sterk imago, sterk profileren naar buiten Goed netwerk (scholen, gemeente, bond) Betrokken bestuur Goede organisatie Begroting op orde Materiaal op orde Goede accommodatie Enthousiaste kerngroep Goede talentontwikkeling Het is belangrijk deze zaken niet uit het oog te verliezen zodat de kracht behouden blijft. Ook ziet de werkgroep veranderingen die mogelijk invloed hebben op de vereniging. Dit zijn: Teruggang in subsidies Minder sponsoring van bedrijven Stijging van huurkosten Maatschappij is meer individueel gericht Leden verwachten een professionele organisatie Toptalent gaat naar andere vereniging Almere profileert zich als topsportstad Sportbeleid Almere meer focus op breedtesport om topsport te bereiken Almere groeit, meer potentiële leden Sport/bewegen wordt gepromoot Verandering in kantinebeheer Bovenstaande zaken kunnen invloed hebben op het beleid van de vereniging. Het is belangrijk met deze veranderingen rekening te houden en eventueel te benutten bij het verder ontwikkelen van de vereniging. Met behulp van deze achtergrond heeft de werkgroep zich gericht op de toekomst. 3
2. Waar staat de vereniging nu? Almeerspin wordt gekenmerkt door een ontspannen, ongedwongen en gezellige sfeer. De ttv Almeerspin is met haar 115 leden (62 jeugdleden en 53 seniorenleden) een van de grotere tafeltennisverenigingen van de afdeling Midden Nederland. In de competitie spelen 10 jeugdteams (het hoogste team in de 1e klasse en de rest van de teams gelijk verdeeld over de overige klassen) en 13 senioren teams (het eerste team in de hoofdklasse, het tweede team in de 2e klasse en de overige teams gelijk verdeelt over de overige klassen). Het bestuur bestaat uit voorzitter, secretaris, penningmeester (gedrieën het dagelijks bestuur vormende), een lid algemene zaken, een voorzitter Jeugdzaken en een voorzitter Seniorenzaken. De voorzitter Jeugdzaken is momenteel ad interim en er is een vacature voor seniorenzaken. Na de bestuurswisseling per oktober 2009 is er geen volwaardige jeugdcommissie meer. Een seniorencommissie staat in de steigers. De trainersgroep bestaat door het wegvallen van enkele trainers nog maar uit 5 personen. Door het recent aantrekken van een nieuwe en betaalde hoofdtrainer is een eerste aanzet gedaan om de trainersgroep opnieuw vanaf de basis vorm te gaan geven. Er is echter behoefte aan uitbreiding van het aantal trainers, zeker gezien het groeiende aantal leden. Begonnen is met het aanbieden en in samenwerking met de NTTB organiseren van de tweedaagse cursus tafeltennisbegeleider 1 waarvoor zich elf kandidaten hebben aangemeld. Er is een goede relatie met regionale organisaties als de gemeente Almere, Sportservice Flevoland en het afdelingsbestuur van de NTTB. Regionale activiteiten worden aangeboden aan de basisscholen zoals het jaarlijkse basisscholen tafeltennistoernooi en het project rondje-om-de-tafel. Daarnaast worden er in school en op de vereniging zelf clinics georganiseerd. Promotioneel is Almeerspin verder actief door het naar Almere halen van de ¼ finale van de nationale jeugdmeerkampen in het Topsportcentrum. De relatie met de lokale media is beperkt. Recent is de eerste uitgave verschenen van het full color paper clubblad Top-Spin waarmee het bestuur niet alleen de communicatie naar de leden wil versterken en de betrokkenheid van de leden bij de vereniging maar waarmee Almeerspin ook een etalage wil creëren voor toekomstige sponsoren. Almeerspin beschikt daarnaast over een uitgebreide website: www.almeerspin.nl. Hierin staat zowel informatie over de vereniging als informatie over de competitie, trainingen, toernooien etc. Het Almeerspin kader kan vanuit de site gericht mail verzenden naar (groepen) leden en/of ouders. 4
3. Visie Almeerspin in 2013 Almeerspin is een actieve vereniging die in de afgelopen jaren een behoorlijke groei heeft doorgemaakt. Hierdoor is de behoefte ontstaan om gericht met de toekomst aan de gang te gaan. De opdracht aan de werkgroep was duidelijk, formuleer een visie voor de komende jaren en maak deze vervolgens zo concreet mogelijk. De werkgroep heeft voor de komende jaren de volgende visie geformuleerd: Almeerspin is in 2013 een gezellige, sociaal betrokken en financieel gezonde breedtesportvereniging met een accommodatie met eigen gezicht en voldoende capaciteit en flexibiliteit om naar behoefte (trainings)activiteiten te kunnen inplannen gericht op tafeltennis vanaf recreatie tot op landelijk niveau en die de tafeltennissport promoot. In de volgende hoofdstukken wordt inhoud gegeven aan de verschillenden thema s in de visie. Eerst wordt beschreven wat bedoeld wordt met het thema, vervolgens wordt aan gegeven wat er moet gebeuren om de gewenste situatie te bereiken. Afgesloten wordt met concrete doelstellingen voor de komende jaren. Daarna wordt in een hoofdstuk ingegaan op de eventuele financiële consequenties. 4. Almeerspin is in 2013 een gezellige, sociaal betrokken vereniging Onder een gezellige en sociaal betrokken vereniging verstaan we: Sportief en sociaal Betrokkenheid van leden en ouders van leden Voor jong en oud Goede opvang van nieuwe leden Almeerspin wordt gekenmerkt door een gezellige, positieve en ontspannen sfeer. Dit wordt niet alleen zo ervaren door onze leden maar ook door de ouders van onze jeugdleden, bezoekende verenigingen en personen die zo maar even komen kijken bij Almeerspin. Deze gezellige sfeer moet gekoesterd worden en op de een of andere manier verankerd in het beleid van de vereniging. Deze goede sfeer is gefundeerd op het enthousiasme van een groep betrokken leden en ouders. Daarom is het een logische stap de betrokkenheid van leden en ouders binnen de vereniging te stimuleren zodat zowel jong en oud zich thuis voelt bij Almeerspin, zowel op het sportieve vlak - op welk niveau dan ook - als sociaal, buiten de wedstrijden en trainingen om. De mate van betrokkenheid van de (ouders van de) leden is zichtbaar bij het opzetten en opruimen van de speeltafels e.d. bij training en wedstrijden, maar ook bij de begeleiding van de jeugd tijdens competitie en toernooien. Wat moet er gebeuren om dit te bereiken? Een en ander begint bij het bestuur en kader die een voorbeeldfunctie uitoefenen naar haar leden en naar haar relaties. Het bestuur moet dan ook herkenbaar zijn en toegankelijk wat bijdraagt aan laagdrempeligheid voor potentiële leden. Daarnaast zullen ook de ouders en niet te vergeten de jeugd betrokken moeten worden bij de organisatie en uitvoering van activiteiten en de opzet van commissies. 5
Almeerspin zal naar behoefte interne activiteiten organiseren voor alle niveaus, die het samen'-gevoel, het eigen cluppie gevoel', en de interactie tussen ouders en leden stimuleert. De betrokkenheid van de ouders van de jeugdleden van Almeerspin kunnen we stimuleren door het organiseren van gezellige activiteiten voor zowel onze leden als de familie van onze leden, zoals een ouder/kind-tafeltennistoernooi, een puzzeltocht, of een gezamenlijk eindejaarsfeest. Aan de andere kant willen we ouders en senioren stimuleren voor de begeleiding van jeugdteams bij competitie en/of externe toernooien door het aanbieden van een laagdrempelige cursus jeugdbegeleider 1 en, daar waar mogelijk, sponseren van (een deel van) de cursuskosten. De betrokkenheid van de jeugd bij de senioren en visa versa kunnen we stimuleren door de (oudere)jeugd de gelegenheid te bieden om samen met de senioren te trainen, en door naar behoefte activiteiten te organiseren met zowel jeugd als senioren. Ook de huisvesting van de vereniging is mede bepalend voor de mate van gezelligheidsbeleving en sociale interactie. Het is daarom van belang dat Almeerspin ook de mogelijkheid creëert om een eigen gezicht te geven aan de kantine en speelgelegenheid. Als laatste wordt betrokkenheid van leden gestimuleerd door heldere en transparante interne communicatie vanuit het bestuur en de commissies over diverse verenigingszaken. Het clubblad, de website en onderliggende e-mail mogelijkheden (nieuwsbrieven) kunnen hierbij een belangrijke rol vervullen. Concrete doelstellingen: Activiteitenplan maken Activiteiten commissie formeren Intern communicatieplan opstellen Opstellen van een gedragscode met betrekking tot gezelligheid en betrokkenheid Het maken en publiceren van een organogram, met duidelijke taken/verandwoordelijkheden. 5. Almeerspin wil in 2013 een financieel gezonde vereniging zijn Onder een financieel gezonde vereniging verstaan we: Balans tussen inkomsten en uitgaven Dat materiaal financieel wordt afgeschreven Dat reserveringen worden gedaan Dat er meerdere inkomstenbronnen zijn naast de contributie. Om financieel gezond te zijn moet er een goede verdeling zijn tussen inkomsten en uitgaven. Een vereniging heeft geen winstoogmerk maar er moeten wel reserves opgebouwd worden voor (on)verwachte uitgaven in de toekomst. Om aan deze eisen te kunnen voldoen is het belangrijk meerdere bronnen van inkomsten te hebben om het risico s van inkomsten daling te minimaliseren. 6
Wat moet er gebeuren om dit te bereiken? Tijdens het opstellen van de jaarlijkse begroting moet helder inzichtelijk zijn welke inkomsten en uitgaven er de komende periode verwacht worden. Er mag niet meer aan zaalhuur (de grootste kostenpost) worden besteed dan de reële inkomsten minus de verwachte kosten en uitgaven. Om meer financiële ruimte te creëren om onze doelen te kunnen realiseren kunnen we onze huurlast beperken door het aangaan van een lange termijn (huur- of koop-)overeenkomst tegen een vast bedrag per jaar. Ledengroei stimuleren levert daarnaast ook meer inkomsten op maar leidt op een gegeven moment tot een toename aan kosten zaalhuur aangezien meer capaciteit moet worden ingehuurd. Aan de andere kant is Almeerspin financieel gezonder te maken door extra bronnen van inkomsten te creëren. Contributie is de grootste inkomstenbron en daarnaast zullen er sponsoren moeten worden aangetrokken, fondsen en subsidies worden aangeboord, en kantine-inkomsten verworven. Er zal geld gereserveerd moeten worden ten behoeve van andere activiteiten zoals interne toernooien voor eigen leden, sociale activiteiten voor leden en aanhang, en bijvoorbeeld een eindejaarfeest of feest t.b.v. het 30 jarig bestaan. Om het materiaal tijdig te kunnen vervangen moet er een afschrijvingsplan komen zodat er een vaste jaarlijkse afschrijvingspost gecreëerd wordt. Concrete doelstellingen Maken van een plan van afschrijving Bepalen welke en hoeveel reserveringen gedaan moeten worden Mogelijkheden exploitatie kantine bepalen Het maken van een sponsorplan Het aanboren van meerdere inkomstenbronnen Maken van een meerjarenbegroting 6. Een accommodatie met eigen gezicht en voldoende capaciteit en flexibiliteit Almeerspin wenst in 2013 een accommodatie te hebben met een eigen gezicht en voldoende capaciteit c.q. flexibiliteit om naar behoefte (trainings)activiteiten te kunnen inplannen. Wat verstaan we hier onder? Een vrij te beheren accommodatie Naar eigen wensen in te richten en aan te kleden accommodatie Flexibiliteit in huren van extra uren Bij Almeerspin wordt de roep om een eigen honk (lees: speelgelegenheid in eigen beheer) steeds nadrukkelijker gehoord. De achterliggende motivatie is niet alleen te vinden op het financiële vlak (kantine-inkomsten), maar vooral ook op het organisatorische vlak (altijd 7
kunnen beschikken over voldoende capaciteit), en op het sociale vlak (de zaal en kantine een eigen gezicht kunnen geven waar iedereen zich thuis voelt). Wat moet er gebeuren om dit te bereiken? Almeerspin als hoofdhuurder Wanneer we het kunnen realiseren om hoofdhuurder te worden van onze huidige of alternatieve speellocatie kunnen we zaalhuur en zo mogelijk de kantine naar eigen inzicht beheren zodat voldoende capaciteit kan worden ingehuurd dan wel gereserveerd. Dit kunnen we realiseren door: De mogelijkheden inventariseren bij de overige medehuurders van sporthal Indische buurt. Mogelijk kunnen (op termijn) andere hoofdhuurders wijken naar een andere speelgelegenheid zodat er meer (flexibel in te zetten) capaciteit beschikbaar komt voor Almeerspin. Bij de gemeente Almere zelf een voorkeurspositie claimen in de huidige sporthal Indische Buurt. Almeerspin (mede)beheerder Kantine We kunnen samenwerking zoeken met de huidige beheerders van de kantine - st. Kantinecommissie Indische Buurt en de gemeente Almere - of het totale beheer overnemen. Een eventueel (gedeeltelijk) beheer van de kantine betekent wel dat we ook kantinebemanning moeten organiseren. Een alternatieve speellocatie? Wanneer er onvoldoende mogelijkheden zijn binnen onze huidige locatie Indische buurt is het realistisch om te gaan inventariseren welke alternatieve speellocaties of mogelijkheden voor een eigen speellocatie er in Almere zijn. Bijvoorbeeld bij de Gemeente (bijv. afdeling sportverhuur of wethouder sportzaken), andere gemeentelijke instellingen of verenigingen, tafeltennisverenigingen die ervaring hebben met het creëren van een eigen speellocatie (HTTC en Hoofddorp), en bij de NTTB. In dat geval is het wenselijk om een programma van eisen/wensen voor een accommodatie te maken, de financiële haalbaarheid te onderzoeken, na te denken over eventuele kantinebemanning, en draagvlak te hebben bij de leden van Almeerspin. Wanneer er reële mogelijkheden zijn voor een eigen honk dient Almeerspin (sponsor)partners te zoeken met expertise t.a.v. het creëren van een eigen speelhonk. Deze expertise is te vinden bij de NTTB, maar kan ook gevonden worden bij locale (sponsor)partners zoals aannemers en financieel adviseurs. Concrete doelstellingen Onderzoeken mogelijkheden beheer van de huidige kantine en sportzaal Haalbaarheidsonderzoek inclusief financiële onderbouwing van alternatieve speellocaties 8
7. Tafeltennis aanbod vanaf recreatief tot op landelijk niveau Almeerspin wenst tafeltennis aan te bieden voor ieder niveau vanaf recreatief tot en met landelijk niveau. Wat betekent dit? Zowel recreatief als competitief Training tot op landelijk niveau aanbieden Stimuleren van talentontwikkeling Almeerspin wil weer op landelijk niveau actief zijn en blijven, zowel bij de jeugd als bij de senioren. Dit zal niet ten koste gaan van het aanbod ten behoeve van de overige competitiespelende leden en de recreanten. Talentontwikkeling zal worden gestimuleerd met respect voor ieders individuele niveau, mogelijkheden en ontwikkelingsbehoefte. Wat moet er gebeuren om dit te bereiken? Naast de reguliere training zal er een hoog kwalitatieve selectietraining voor jeugd moeten zijn en mogelijk ook voor de senioren zodat ook de hogere niveaus voldoende uitdaging ervaren tijdens de trainingen en prikkel om zo snel mogelijk door te groeien. Dit moet leiden tot optimale kwalitatieve groei om voldoende kwaliteit te kunnen laten doorstromen naar landelijk niveau jeugd en vanaf dat niveau naar landelijk niveau senioren. Zowel recreatief als competitief aanbod We moeten naar behoefte een breed scala aan activiteiten aanbieden om voor alle groepen voldoende aantrekkingskracht uit te stralen. Voor recreanten betekent dit voldoende speelruimte aanbieden en organiseren van activiteiten waarbij het recreatieve aspect op de voorgrond staat. Denk hierbij aan een kersttoernooi of nieuwjaarstoernooi, een ouder-kind of vrienden-toernooi, een handicaptoernooi, een mix koppel dubbelspel toernooi, een ladercompetitie Deze activiteiten kunnen we alleen realiseren wanneer we een breed kader hebben die dit aansturen en uitvoeren. De eigen trainers(assistenten) dienen niet alleen geprikkeld te worden om training te blijven geven, de kwaliteit dient ook gewaarborgd te worden door het aanbieden van trainerscursussen aan (potentieel) trainerskader, zoals de NTTB cursussen jeugdleider-1, trainersassistent-2 en trainer-3. Er dient een goede coördinatie te zijn tussen de diverse trainers en de trainers dienen een eenduidig beleid en visie uit te dragen beschreven in een trainingsbeleidsplan. Trainingsaanbod tot op landelijk niveau We moeten de beschikking hebben over voldoende, gedreven, vakkundige en enthousiaste trainers voor zowel de jeugd als de senioren, liefst onder leiding van een hoog gekwalificeerde (betaalde) trainer op het niveau van tafeltennistrainer 3 of 4. Continuïteit van (goede cq. gekwalificeerde) trainers is belangrijk. Extra trainers genereren vanuit de eigen organisatie is te stimuleren door de oudere jeugd te laten assisteren bij training van de jongere jeugd. Zo kun je ook senioren uit de hoogste teams betrekken bij de senioren training. Stimuleren van talentontwikkeling Voor het optimaal stimuleren van talentontwikkeling bij wedstrijdspelers is een goede jeugdopleiding nodig en aan de andere kant ook een impuls voor het seniorenniveau. Talentontwikkeling kan al opgepakt worden bij de jonge jeugd. Een optie om dit te stimuleren is het Butterfly Superstar project. Het is in dit kader ook zeker belangrijk om te zorgen voor voldoende instroom van (talentvolle)jeugd door het organiseren van wervende basisscholenactiviteiten en clinics. 9
Gezien de belangrijkheid van het technisch beleid en het takenpakket is het noodzakelijk om de portefeuille technische zaken aan het bestuur toe te voegen. Concrete doelstellingen Maken van een technisch beleidsplan waar talentontwikkeling deel van uitmaakt Het toevoegen van een bestuurslid technische zaken cq technische commissie Het maken van een trainingsbeleidsplan waar een opleidingsplan voor trainers deel van uitmaakt Vaststellen financiële consequenties van het technische beleid 8. Almeerspin wenst de tafeltennissport te promoten Onder tafeltennis promoten verstaan we: Organiseren van toernooien Integratie in scholen Regelmatig in de pers Almeerspin streeft continuïteit en gecontroleerde groei van de vereniging na en goede contacten met stake-holders zoals de gemeente Almere, de Almeerse scholen, sponsoren, de media. Het is belangrijk om dit goed vast te leggen in een promotie en wervingsplan waarbinnen ook de gewenste groei (bv groei per jaar of maximaal ledenaantal in huidige en andere/nieuwe situatie zoals een eigen home) geformuleerd wordt. Wat moet er gebeuren om dit te bereiken? Organiseren van promotionele toernooien en activiteiten. Tafeltennistoernooien en activiteiten voor ingezetenen van Almere zoals een bedrijvencompetitie, een basisscholentoernooi, een rondje-om-de-tafel toernooi, een vrienden van Almeerspin toernooi, open dagen, etc. Het organiseren van afdelingstoernooien (Bijvoorbeeld Middenmeerkampen; minimeerkampen; etc.), landelijke tafeltennistoernooien (Bijvoorbeeld ¼ finale Nationale Jeugdmeerkampen) en Open Almeerse tafeltenniskampioenschappen, voor zover dit financieel haalbaar is. Integratie in de Almeerse scholen. Samenwerken met en integreren in de Almeerse scholen d.m.v. het geven van clinics aan/in scholen en het aanbieden van tafeltennisactiviteiten d.m.v. de Almeerspin Combinatiefunctionarissen. Momenteel wordt binnen dit kader het pilot-project Rondje-omde-tafel georganiseerd in samenwerking met enkele basisscholen en is het de bedoeling dit in 2011 aan te bieden aan alle Almeerse (basis)scholen. Verder organiseren onze combinatiefunctionarissen het basisscholen tafeltennistoernooi wat de komende jaren een actief onderdeel zal moeten gaan vormen van de Almeerse schoolsportkalender. De Almeerspin combinatiefunctionarissen hebben zowel een taak t.a.v. talentontwikkeling binnen de vereniging als het organiseren van activiteiten op de diverse scholen. Deze activiteiten op de vereniging, maar ook op school, vragen om een ruim aanbod aan vrijwilligers waarbij het wenselijk is dat deze ook beschikbaar zijn tijdens schooltijden. Het project Combinatiefuncties is voor Almeerspin een leertraject welke zorgvuldig geëvalueerd dient te worden. 10
Regelmatig in de pers Genereren van publiciteit in Almeerse huis-aan-huis bladen en andere publiciteit vraagt om een specifieke PR functionaris dan wel een of meerdere correspondenten binnen de vereniging die op reguliere basis een persbericht schrijven en insturen. Het is belangrijk om met regelmaat persberichten aan te bieden zoals aankondigingen en verslagen van toernooien en activiteiten, maar ook andere PR berichten zoals het aantrekken van een grote sponsor, het bezegelen van een samenwerking, of afronding van een gezamenlijk project. Een goed contact onderhouden met alle lokale media is onontbeerlijk. Het is in dat kader wenselijk om de pers warm te houden door hen regelmatig uit te nodigen bij activiteiten, en bijvoorbeeld een jaarlijkse Almeerspin Nieuwjaarswenskaart te sturen o.i.d. Concrete doelstellingen Het creëren van een PR functie Het maken van een extern communicatieplan Het maken van een leden wervings- en promotieplan Het verder ontwikkelen en organiseren van promotionele activiteiten Het maken van een draaiboek combinatiefuncties inclusief evaluaties 11
9. Bijlage kostenindicatie In dit hoofdstuk is per besproken thema een inschatting gemaakt van de kosten behorende bij de eerdere hoofdstukken. Almeerspin is in 2013 een gezellige, sociaal betrokken vereniging Einde seizoen activiteit, ter stimulering van de betrokkenheid van de ouders bij Almeerspin. Optie 1) Ouder/kind tafeltennistoernooi Specifiek: Zaalhuur (13.00-17.00u): 130 (2 zaaldelen) Prijzen 50 Optie 2) Einde jaarfeest, bijv. puzzeltocht met BBQ 50 pers. Specifiek: Locatie 200 ( 50/u) BBQ/Catering 1250 ( 25/p) Prijzen 30 Inschrijfkosten 500 ( 10/p) Kosten clubblad TOP-SPIN/ jaar 750 (5 uitgaven a 150) Kosten website en communicatie/jaar 50 Een financieel gezonde vereniging Er zullen waarschijnlijk geen grote kosten verbonden zijn met de geformuleerde actiepunten. Het vinden van sponsoren kan een tijdsintensieve activiteit zijn. Een accommodatie met eigen gezicht en voldoende capaciteit en flexibiliteit De kosten zijn onder te verdelen in inrichting en huur. Inrichting huisvesting Specifiek: Vlag 100 Foto s en fotolijsten: 100 Eigen mededelingenbord: 50 Prijzenkast: 200 De kosten voor huur moeten blijken uit het haalbaarheidsonderzoek en zijn afhankelijk van de gekozen locatie. Zaalhuur sporthal Indische buurt: 16,40/u per zaaldeel Zaalhuur sportzaal Indische buurt: 12,30/u per zaaldeel Indicatie zaalhuur Indische buurt: 14.000/jaar Tafeltennis aanbod vanaf recreatief tot op landelijk niveau Kosten voor externe trainer/ manager trainingszaken De kosten t.b.v. deze functionaris worden vooralsnog tot 2011 gedekt uit gemeentelijk subsidie (project combinatiefuncties ). Mogelijk wordt deze subsidie nog een jaar verlengd. Kostenindicatie jeugdtraining per jaar: 7.000 (40 weken a 3,5 uur) Kostenindicatie seniorentraining per jaar: 4.000 (40 weken a 2 uur) 12
Kosten clubactiviteiten Specifiek: Kerst/nieuwjaarstoernooi Senioren: 150 (2 zaaldelen) Idem Jeugd: 150 ( idem) Ouder-kind of Vrienden-toernooi: 85 (1 zaaldeel) Laddercompetitie: 30 (alleen prijzen) Handicap toernooi: 150 (2 zaaldelen) Dubbelspel toernooi: 180 (2 zaaldelen) Kosten NTTB-cursussen De kosten voor deze cursussen worden momenteel door de gemeente gesubsidieerd vanuit het budget kadertraining voor een maximaal bedrag van 500 euro per jaar. De afdeling Midden van de NTTB ondersteunt de cursus jeugdleider-1 per kandidaat die de cursus met goed gevolg heeft doorlopen met een bedrag van 25 euro. Kosten cursus jeugdleider -1 50 Kosten cursus trainersassistent -2 350 Kosten cursus trainer -3 675 Kosten cursus trainer -4 nog onbekend Bepaald zal moeten worden welk deel van de kosten door de vereniging worden gedragen Kosten Butterfly Superstar project: nihil. De feitelijke kosten van dit project voor de deelnemers bedragen per persoon: 17. In de praktijk zullen de kosten van dit project gedragen worden door de deelnemers zelf. Het project omvat een vaardigheidstraject waarbij de deelnemer vier examens moet aflegen waarvoor hij een sticker ontvangt die hij aan het einde van de rit kan plakken op een diploma. Na het met succes afleggen van de vier examens ontvangt hij het diploma. De deelnemer ontvangt ook een Superstar T-shirt. Almeerspin wenst de tafeltennissport te promoten Het basisscholentoernooi en het project rondje-rond-de-tafel worden vooralsnog gesubsidieerd vanuit het gemeentelijke fonds van Combinatiefuncties, welke mogelijk t/m 2011 wordt verlengd. Bij niet doorgang vinden van deze subsidie dienen andere fondsen/gelden aangeboord te worden. Kosten basisscholentoernooi : 1.000 Kosten project Rondje-om-de-tafel : 3.500 Bedrijvencompetitie Het organiseren van een bedrijvencompetitie kan kostendekkend worden aangeboden waarbij de inschrijfgelden minmaal de kosten compenseren. Mogelijk kan deze competitie zelfs opbrengsten genereren. Tafeltennistoernooien organiseren samen met de NTTB of afdeling NTTB-Midden Het organiseren van toernooien organiseren leveren kosten op voor zaalhuur. Deze kosten worden bij landelijke toernooien gecompenseerd door de NTTB. Bij regionale toernooien moeten hier kantine-inkomsten, en/of sponsoringinkomsten, en/of inschrijfgeld en/of andere mogelijkheden. 13
10. Planning doelstellingen Wat 2010 2011 2012 Wie Organogram maken inclusief functieomschrijvingen Secretaris Activiteitenplan maken Activiteiten commissie formeren Intern communicatieplan opstellen Secretaris Opstellen van een gedragscode met betrekking tot gezelligheid en betrokkenheid Maken van een plan van afschrijving Penningmeester Bepalen welke en hoeveel reserveringen gedaan moeten worden Penningmeester Maken van een meerjarenbegroting Penningmeester Mogelijkheden exploitatie kantine bepalen BL Algemene zaken Het maken van een sponsorplan Het aanboren van meerdere inkomstenbronnen Onderzoeken mogelijkheden beheer van de huidige kantine en sportzaal BL Algemene zaken Haalbaarheidsonderzoek inclusief financiële onderbouwing van alternatieve speellocatie Maken van een technisch beleidsplan waar talentontwikkeling deel van uitmaakt Het toevoegen van een bestuurslid technische zaken cq technische commissie Voorzitter Het maken van een trainingsbeleidsplan waar een opleidingsplan voor trainers deel van uitmaakt Vaststellen financiële consequenties van het technische beleid Het creëren van een PR functie Het maken van een extern communicatieplan Het maken van een ledenwervings- en promotieplan Het verder ontwikkelen en organiseren van promotionele activiteiten Het maken van een draaiboek combinatiefuncties inclusief evaluaties Voorzitter 14