eids r egio u trecht yt'iluw/ ~ 2012 -~77 Aan de colleges van Burgemeester en Wethouders van gemeenten in het verzorgingsgebied van de Veiligheidsregio Utrecht VRU Afdeling Management Inlichtingen Jager, D. de 088-8781710 D.de.Jager@VRU.NL Geacht college, Op 30 maart jl. heeft het dagelijks bestuur van de VRU de conceptjaarstukken 2011 en de conceptprogrammabegroting 2013 behandeld. Conform de geldende procedure nodigen wij de gemeenteraden uit om hun zienswijze over deze stukken te geven. De voorliggende stukken zijn inmiddels ook in afschrift toegezonden aan de financieel adviseurs van de gemeenten en de gemeentelijke accountfunctionarissen. Ons kenmerk Onderwerp Consultatie jaarstukken 2011 en programmabegroting 2013 1 van 5 Bljlage{n) 3 Wij verzoeken u te bevorderen dat de zienswijze van uw raad vóór 1 juni 2012 bij ons bekend is. Reacties kunnen worden toegezonden aan de heer D. de Jager (controller). Jaarstukken 2011 De jaarstukken, voorzien van een goedkeurende accountantsverklaring, zijn opgenomen in één boekwerk. Daarin treft u het volgende aan: - De geconsolideerde balans en verlies- en winstrekening; - Het jaarverslag en de jaarrekening van de VRU, exclusief de MKA; - De financiële verantwoording van de MKA Jaarrekening en -verslag VRU excl. MKA Financieel gezien was 2011 een moeilijk jaar. Op het gebied van bedrijfsvoering moest veel opgebouwd en geharmoniseerd worden. Dit kost extra geld. Daarnaast hadden wij de bestuurlijke opdracht 5% te bezuinigen op de taken in box 3 (zijnde 1 mln.). Deze bezuinigingen zijn getroffen met betrekking tot specialismen, risico- en crisisbeheersing en op de bedrijfsvoering. Tot slot had de VRU ook in 2011 nog 2,5 miljoen aan dubbele kosten op het gebied van ICT. Dit bedrag moest vergoed worden aan de deelnemende gemeenten terwijl anderzijds de harmonisering en ontvlechting uit gemeenten moest plaatsvinden. Als gevolg van de opbouw van de organisatie is in 2011 meer besteed aan inhuur dan begroot. Die uitgaven zijn overigens al fors lager dan in 2010. Alle inspanning is erop gericht de kosten van inhuur met ingang van dit jaar zoveel mogelijk terug te brengen. Voor de opbouw van de organisatie, waaronder de ontvlechting en harmonisering van ICT, was de inhuur van extra capaciteit en vooral specialistische expertise echter noodzakelijk. Daarnaast zijn aanzienlijke uitgaven gedaan voor de inhaalslag preventie bij de brandweer van district Utrecht. Dit traject was al voor de regionalisering door het college van B&W in gang gezet en is door de VRU afgerond. V e i I i g h e i d 5 r e g i 0 U t re C h t Kobaltweg 59-61 3542 CE Utrecht Postbus 3154 3502 GO Utrecht T 088 87810 00 F 088 878 10 Dl I www.vru.nl E info@vru.nl Factuuradres: Postbus 3050 3502GB Utrecht BNG 28.51.33.179 Amersfoort, Baarn, Bunnik, Bunschoten, De Bilt. De Ronde Venen, Eemnes, Houten, Leusden, Lopik, Montfoort, Nieuwegein, Oudewater, Renswoude, Rhenen, Soest, Stichtse Vecht, Utrecht, Utrechtse Heuvelrug, Veenendaal, Vianen, Wijk bij Duurstede. Woerden, Woudenberg, Usselstein, Zeist VRUOl
Verder is sprake van reguliere inhuur bij gemeenten voor onder andere de DIV-functie. Tenslotte zijn uitgaven voor inhuur gedaan in verband met vervanging bij ziekte en zwangerschap en in een aantal gevallen voor de tijdelijke vervulling van vacatures. Deze inhuur is vooraf niet te overzien en is daarmee ook niet begroot. 2van 5 Desondanks komt het exploitatiesaldo voor toevoeging en onttrekking aan de reserves, uit op een beperkt tekort van 229.559. Bij de jaarrekening over 2010 is het saldo op het project regionalisering ad 375.000 niet als aparte voorziening weggezet voor 2011, maar toegevoegd aan de bedrijfsvoeringsreserve. Daarbij is aangegeven dat dit bedrag, afkomstig uit de convenantsgelden van het Rijk, in 2011 nog wel nodig is ter dekking van de harmonisering van 1&1. Hiermee is ook rekening gehouden in de projectbegroting. Voor dit proces is de totale 375.000 onttrokken aan de reserves voor dit specifieke doeleinde. Dit is gerechtvaardigd omdat in 2011 kosten zijn gemaakt die daartoe gerekend kunnen worden. Er blijft dan een postief saldo over van 145.441. Hiervan is voorgesteld dit weer toe te voegen aan de algemene reserve, conform de gangbare werkwijze. Dit voorstel is als zodanig verwerkt in het jaarverslag. Algemene reserve Het algemeen bestuur heeft de wens uitgesproken om een algemene reserve te vormen om schommelingen in de exploitatie op te kunnen vangen. Er is een aantal jaren de tijd genomen om deze reserve op te bouwen. Uit de jaarrekening 2011 blijkt echter dat er onvoldoende ruimte zit in de exploitatie om de algemene reserve aan te vullen tot het vastgestelde minimum van 2%. De verwachting is dat er de komende jaren ook geen ruimte zal ontstaan vanuit de begroting, maar zijn de risico's onverminderd gebleven. Er is een aantal mogelijkheden om de reserve aan te vullen; Aanvullen vanuit een eenmalige extra gemeentelijke bijdrage. Gefaseerd "sparen" door een ophoging van de gemeentelijke bijdrage gedurende een bepaalde periode. Op termijn eenmalig aanvullen indien voordelen blijken te ontstaan uit het preventieonderzoek of een nieuw dekkingsplan. Door de nieuwe opzet van de begroting zal de beheersbaarheid in de toekomst toenemen. In ieder geval voor het productiegedeelte waarin één-op-één financiële afspraken met gemeenten worden gemaakt en periodiek zullen worden verantwoord. Dat geldt ook voor het collectieve deel van de VRU, omdat door het toepassen van indicatoren de controle over de uitgaven sterk zal verbeteren.
Het dagelijks bestuur en de directie zijn van mening dat een adequate versterking van de algemene reserve nog steeds noodzakelijk is, maar gezien de ontwikkeling van de nieuwe begrotingsopzet en het ontbreken van ruimte in het exploitatieresultaat 2011 is er op dit moment nog geen acute noodzaak. Daarom wordt ervoor gekozen de discussie over de opbouw en de noodzakelijke omvang van de algemene reserve te betrekken bij de doorontwikkeling van de begroting. 3van 5 Financiële verantwoording MKA De exploitatie van de MKA komt uit op een positief saldo van 259.817 en is toegevoegd aan de Reserve Aanvaardbare Kosten. Deze reserve vormt binnen de zorgsector een schommelfonds om mogelijk negatieve resultaten in de toekomst op te kunnen vangen. Omdat met ingang van de nieuwe wet op de Veiligheidsregio's (01-10- 2010) de BTW ook voor de MKA niet meer compensabel is, is hiervoor in 2010 een voorziening gevormd van 240.000. Inmiddels is duidelijk geworden dat in de ophoging van de BDUR ook rekening is gehouden met het wegvallen van de compensatiemogelijkheid van de MKA. Om die reden is de voorziening in 2011 vrijgevallen. Conceptprogrammabegroting 2013 De programmabegroting 2013 is inhoudelijk gebaseerd op het vastgestelde beleidsplan 2012-2015. Daarnaast is de begroting financieel gebaseerd op de kaderbrief, die in januari is voorgelegd aan de colleges van de deelnemende gemeenten. Uit deze consultatieronde zijn 16 reacties gekomen (zie bijlage). Nieuwe opzet begroting De voorliggende begroting is gewijzigd van opzet. Op initiatief van de portefeuillehouder financiën is een verbetertraject voor de begroting opgestart. Vanuit gemeenten, bestuur en de directie is er behoefte aan een meer transparante en beheersbare begroting. Het gemeenschappelijke doel is om uit het oogpunt van "goodgovernance" tijdig en transparant inzicht te verschaffen in het beleid van de VRU en de bijbehorende prioriteiten, waardoor de gemeenten, het bestuur en de directie in staat worden gesteld om daarop te sturen. Daarnaast is het de wens en bestuurlijke opdracht een nadrukkelijker verband aan te brengen tussen beleidsplan, kaderbrief, programmabegroting, werkbegroting, dienstverleningsovereenkomst (DVO) en de directie- en afdelingsplannen. De voorliggende begroting geeft de contouren weer van de uiteindelijke begroting. Dit is nadrukkelijk een begroting "under construction". De programmastructuur wordt gekoppeld aan de thema's in het beleidsplan. Hierdoor is een nieuwe hoofdindeling ontstaan. De structuur is neergezet, maar in het vervolgtraject moet de inhoud nog omgebogen worden naar de nieuwe indeling. Een aantal programma's is daarom nu nog leeg.
Verder zijn de eerdere programma's bedrijfsvoering en directie en staf, niet meer opgenomen. Het gaat bij de nieuwe opzet vooral om de primaire activiteiten van de VRU. De ondersteunende activiteiten zijn onderdeel geworden van de verplichte paragrafen, zoals ook bij veel gemeenten te doen gebruikelijk. 4van5 Inhoudelijk is de opzet van de programma's aangepast. De programma's zijn opgebouwd op basis van de 3W-vragen: - Wat willen we bereiken? - Wat gaan we daar voor doen? - Wat mag het kosten? Als de programma's inhoudelijk gevuld zijn, kan ook de financiële toerekening plaatsvinden. Tenslotte is voor de brandweer een aantal inputgegevens opgenomen. De begroting zal worden opgebouwd vanuit de gedachte van een gelijk kwaliteitsniveau, één basispakket. Door de informatie per gemeente in een bijlage bij de begroting op te nemen, kan de DVO zich mogelijk beperken tot de gewenste extra's. Hierdoor wordt het proces van het afsluiten van de DVO's ook verlicht. Vervolgtra je ct In 2012 wordt een aantal stappen gezet om eind 2012 een gewijzigde begroting te kunnen vaststellen die aansluit op de eerder geformuleerde wens. In maart zal de 2e fase van het verbeterproces opgestart worden. Hiervoor worden onder andere brainstormsessies georganiseerd met vertegenwoordigers van gemeenten (gemeentesecretarissen, financieel adviseurs, gemeentelijk accountfunctionarissen), een kwaliteitsmedewerker en een vertegenwoordiger van de provincie. Bestemming BDUR Omdat een deel van de BDUR incidenteel was aangewend in de begroting 2012, is er voor 2013 nog een bedrag van 400.000 te prioriteren. Voorgesteld wordt om in te stemmen met de volgende prioriteiten: Beheer dynamisch risicoprofiel Ontwikkeling systeem dynamisch risicoprofiel (incl. brandrisicoprofiel) Versteviging van de regionale regie van de operationele informatievoorziening Implementatie datawarehouse en businessintelligence systeem Totaal 80.000 20.000 100.000 200.000 400.000 De prioriteiten zijn uitgewerkt onder de verschillende programma's.
Bezuinigingen Het AB heeft bij de vaststelling van de begroting 2012 in december 20U collectief de bezuinigingen in zowel box 1 en 2 als in box 3 vastgesteld. Er vinden gesprekken met gemeenten plaats over de doorwerking daarvan in de DVO's. Hoewel dat geen invloed meer kan hebben in de besluitvorming over de ombuigingen, is deze vertaalslag naar het lokale niveau nog wel nodig. 5van5 o-k - Omdat de afspraken over de verwerking van de bezuinigingen nog niet definitief zijn en nog niet in alle gevallen voldoende helder, ontbreekt de financiële basis voor de programmabegroting 2013. Om misverstanden met gemeenten te voorkomen, is voor de huidige begroting (financieel) nog aangesloten op de programmabegroting 2012. In de nieuwe begroting 2013 zullen de bezuinigingen verwerkt zijn en zal deze financieel gebaseerd worden op de DVO's 2013. Verdere procedure Op 26 april a.s. organiseert de VRU een informatiebijeenkomst voor de financieel adviseurs en gemeentelijke accountfunctionarissen. Tijdens deze bijeenkomst zal een toelichting gegeven worden op de jaarstukken 2011, de conceptprogrammabegroting 2013 en het verbetertraject van de begroting voor 2013 en verder. Na ontvangst en verwerking van de eventuele zienswijzen van de raden op de voorliggende stukken, zullen deze via het dagelijks bestuur van 8 juni a.s. ter vaststelling worden voorgelegd aan het alge7j bestuur van 2 juli 2012. ks b stuur Veilighei sregio Utrecht, Nam ns d e, Het 4ag,.Y~i rv/j.m.p. Wink, VlJ Secretaris