De minutenregistratie voorbij

De minutenregistratie voorbij Een handreiking voor eenvoud in de uitvoering Hiemstra & De Vries Utrecht, juli 2013

INHOUDSOPGAVE 2 1. Inleiding en aanpak pg 3 2. Leeswijzer en begrippenkader pg 5 3. Onderdeel 1: Generiek model pg 7 4. Onderdeel 2: Handvatten voor implementatie pg 19 5. Onderdeel 3: Omschrijving van de praktijktoepassingen pg 26 6. Bijlagen A. Gesprekspartnerlijst pg 55 B. Overzicht bronnen pg 56 Verder naar Inleiding en aanpak

1. INLEIDING EN AANPAK 3 Werkbare oplossingen voor minutenregistratie door middel van planning=realisatie Omslachtige vormen van tijdregistratie, veel berichtenverkeer in de keten, complexe roosterplanning, rapportagedruk, te hoog ervaren werkdruk Zorgaanbieders, medewerkers en cliënten in de extramurale Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ) hebben last van de complexe uitvoeringspraktijk en bureaucratie die het thema minutenregistratie met zich meebrengt. De afgelopen maanden hebben wij tientallen mensen gesproken en hebben wij geleerd dat het ook anders kan: binnen de huidige regelgeving bestaat geen noodzaak om de geleverde zorg te registreren in minuten. Wij verzamelden werkbare oplossingsrichtingen die te vatten zijn onder de noemer planning=realisatie. Actie is nodig! Het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) maakt serieus werk van planning=realisatie. Samen met de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) en het Centraal Administratiekantoor (CAK) is de bestaande regelgeving nagelopen. De NZa is tot de conclusie gekomen dat er geen aanpassingen nodig zijn. Het Bijdragebesluit ondergaat wel een aanpassing. Ten slotte krijgt VWS uit het veld het signaal dat er geen gemeenschappelijk beeld bestaat over de inhoud en aanpak van planning=realisatie. Deze handreiking, gericht op de extramurale AWBZ, geeft daarin hulp. Gehanteerde aanpak maakt gebruik van bestaande kennis, kunde en ervaringen In de aanpak om te komen tot dit document zijn we uitgegaan van de bestaande kennis, kunde en ervaringen die al bij partijen aanwezig zijn. Dit doen we omdat we er in geloven dat veel goede ideeën over de mogelijkheden voor administratieve lastenverlichting al zijn bedacht en getest in experimenten en andere pilots. Verder met Inleiding en aanpak

1. INLEIDING EN AANPAK 4 Onderstaande figuur beschrijft hoe deze handreiking in vier stappen tot stand is gekomen. 1 2 3 4 Selectie praktijktoepassingen* in overleg met ministerie VWS Onderzoeken van praktijktoepassingen door middel van interviews en bureauonderzoek Opstellen generiek model door middel van twee workshops met zorgaanbieders, zorgkantoren en CAK (Tussentijdse) resultaten bespreken met vertegenwoordigers van zorgbranches en cliëntorganisaties * We noemen dit praktijktoepassingen om mogelijke verwarring tussen termen als nieuwe werkwijze, pilot en experiment (bijvoorbeeld Experimenten RegelArme Instellingen (ERAI)) te voorkomen. Figuur 1: In vier stappen tot een handreiking voor planning=realisatie Opgemerkt moet worden dat de praktijktoepassingen verschillend zijn van aard en omvang. Sommige zorgaanbieders hebben al meer ervaring opgedaan met het concept planning=realisatie. Dit verschil zie je terug in de omschrijving van de praktijktoepassingen. De praktijk laat zien dat planning=realisatie binnen de huidige wet- en regelgeving mogelijk is. We duiden wat de praktijktoepassingen gemeenschappelijk hebben. Verder naar Leeswijzer

2. LEESWIJZER 5 Handreiking met drie onderdelen De handreiking bestaat uit de drie onderstaande onderdelen: 1. Generiek model 2. Handvatten voor implementatie 3. Omschrijving van de praktijktoepassingen De handreiking is op twee manieren te lezen. De eerste mogelijkheid is geschikt voor lezen vanaf computers en tablets en stelt je in staat snel te navigeren door de handreiking: door op een onderdeel te klikken lees je meer over het betreffende onderdeel. Je navigeert terug naar deze pagina door op te klikken op de home-knop linksboven: Andere mogelijkheid is klassieke manier voor als je de handreiking liever leest van papier. Door verder te bladeren komen alle onderdelen één voor één langs. 1: GENERIEK MODEL 2: HANDVATTEN VOOR IMPLEMENTATIE 3: OMSCHRIJVING PRAKTIJKTOEPASSINGEN Verder naar Begrippenkader

BEGRIPPENKADER 6 Begrippen nader toegelicht (Zorg)plan: de te bereiken doelen. Het (zorg)plan komt tot stand in dialoog tussen cliënt (familie en verwanten) en aanbieder. Arrangement: de te leveren componenten aan zorg, ondersteuning, diensten, et cetera. Het arrangement is de administratieve vertaling van het plan. Het arrangement is de basis voor het bepalen van de eigen bijdrage. Realisatie: de geleverde componenten. Cliënt- en personeelsplanning: overzicht waarin de componenten voor een cliënt en inzet voor personeel wordt weergegeven. Facturatie: in rekening brengen van het geleverde met als dit doel betaald te krijgen. Controle: het in control zijn van arrangement, realisatie, facturatie en eigen bijdrage. Verder naar Onderdeel 1: conceptueel model

Waarom planning=realisatie? Planning=realisatie is een concept dat de minutenregistratie in de extramurale AWBZ kan vervangen. Het plan omvat concrete afspraken tussen zorgaanbieder en cliënt over functies en prestaties. Het uitgangspunt is gepland = werkelijk, waardoor er geen minutenregistratie nodig is. Het verlicht de administratieve lasten en stelt de cliënt centraal. Generiek model 3. ONDERDEEL 1: GENERIEK MODEL 7 In dit hoofdstuk beschrijven wij het model dat aan dit concept ten grondslag ligt. Dit model is opgebouwd op basis van de ervaringen bij zorgaanbieders en zorgkantoren en richt zich op de procesgang bij zorgaanbieders. Het model neemt de indicatiestelling en bepaling van de eigen bijdrage als gegeven. We hebben een model gemaakt zowel voor 2013 en 2014 als voor invulling nadat AWBZ naar gemeenten is gedecentraliseerd. Op de volgende pagina s beschrijven wij eerst het model voor de periode 2013-2014 en daarna voor 2015 en verder. Klik om verder te gaan naar het generiek model en uitwerking voor 2013-2014 Klik om verder te gaan naar het generiek model voor 2015 en verder

5. Controle 3. GENERIEK MODEL VOOR 2013-2014 8 PROCESSTAPPEN ESSENTIE STAP OUTPUT STAP 1. Zorgplan Plan van zorg en ondersteuning over de doelen die bereikt moeten worden Plan overeengekomen door aanbieder en cliënt 2. Zorgarrangement Soort zorg/ondersteuning, hoeveelheid, duur, frequentie De te leveren zorg/ ondersteuning 3. Zorgrealisatie De zorg/ondersteuning wordt geleverd op basis van de cliëntplanning en de personeelsplanning De geleverde zorg/ondersteuning 4. Facturatie & eigen bijdrage Facturatie van geleverde zorg/ondersteuning bij het zorgkantoor met als doel betaald te krijgen. Tevens is geleverde zorg de grondslag voor de eigen bijdrage inning door het CAK. Factuur voor zorgkantoor en overzicht voor CAK Figuur 2: generiek model planning=realisatie voor periode 2013-2014. Door op de verschillende stappen te klikken lees je de essentie van de betreffende stap, voorkeursvariant en overwegingen

3. GENERIEK MODEL. Stap 1: zorgplan 9 Essentie van deze stap Zorgplan Terug naar model Verder naar stap 2 Plan van zorg en ondersteuning over de doelen die bereikt moeten worden. Kenmerken Komt tot stand in dialoog tussen cliënt (familie en verwanten) en zorgaanbieder. Accent van het zorgplan ligt op de te bereiken doelen, bijvoorbeeld bevorderen van de zelfredzaamheid. Van belang is het borgen van betrokkenheid en het op een lijn brengen van ieders verwachtingen. Cliënt en zorgaanbieder bespreken periodiek het zorgplan (kortcyclus evalueren). Afspraken over de kwalitatieve toets die laat zien in hoeverre doelen zijn bereikt. Overweging Zorgplan is primair een zorginhoudelijk instrument en zegt niets over verantwoording, producten en tijdseenheden.

3. GENERIEK MODEL. Stap 2: zorgarrangement 10 Zorgarrangement Terug naar model Verder naar vervolg stap 2 Verder naar stap 3 Essentie van deze stap Te leveren zorg/ondersteuning uitgedrukt in soort zorg/ondersteuning, hoeveelheid, duur (minuten/uren) en frequentie. Kenmerken Zorg/ondersteuning uitgedrukt in prestaties (bijvoorbeeld: PV, VP, BG, ZZP indicatie die extramuraal wordt geleverd). Op het zorgarrangement geldt een bandbreedte. Het zorgarrangement wordt aangepast als de bandbreedte structureel wordt over- of onderschreden. Aanpassen van het zorgarrangement kan leiden tot aanpassing van het zorgplan. Basis voor het bepalen van de eigen bijdrage. Overwegingen Zorgarrangement geeft inzicht prestaties en de financiering. Werken met een bandbreedte in afspraken leidt tot meer flexibiliteit, minder administratieve lasten en meer werkplezier bij de medewerkers. De bandbreedte is situationeel bepaald.

3. GENERIEK MODEL. Stap 2: zorgarrangement 11 Zorgarrangement Terug naar model Verder naar stap 3 Overwegingen (vervolg) In communicatie met de cliënt over het zorgarrangement ruimte laten en geen fixatie op tijdseenheden. Voorbeeld: behoefte: twee zorgmomenten per week levering van de activiteit: wij leveren zorg op dinsdag en donderdag intern wordt de activiteit omgezet naar uren ten behoeve van de facturatie en de eigen bijdrage

3. GENERIEK MODEL. Stap 3: zorgrealisatie 12 Zorgrealisatie Terug naar model Verder naar vervolg stap 3 Verder naar stap 4 Essentie van deze stap Geleverde zorg gebruikmakend van een cliënt- en personeelsplanning. Kenmerken Zorgarrangement is vertaald naar een cliëntplanning (dag(en), tijdstip) met het moment waarop de zorgaanbieder de zorg komt leveren en een personeelsplanning met de route voor een medewerker. De professional levert zorg/ondersteuning en bepaalt met cliënt wanneer afwijking structureel is en aanpassing van afspraken nodig is. Alleen uitzonderingen/afwijkingen registreren. Vast moment van evaluatie met zorgplan als vertrekpunt (in het begin meer frequent). Overwegingen Er zijn drie keuzes op welke wijze de geleverde zorg wordt geadministreerd. 1) arrangement, 2) planning, 3) tijdsregistratie (handmatig/ict-hulpmiddelen). Dit kan gekoppeld worden met de salariëring. Zorgaanbieder en zorgkantoor maken in het kader van de zorginkoop afspraken over de te hanteren bandbreedte. Deze zijn niet in absolute normen te vangen. Een periodiek gesprek met de cliënt geeft rust en maakt wederzijdse verwachtingen duidelijk. De cliënt heeft de mogelijkheid om afspraken te herzien (meer regie bij de cliënt).

3. GENERIEK MODEL. Stap 3: zorgrealisatie 13 Zorgrealisatie Terug naar model Verder naar stap 4 Overwegingen (vervolg) Werken met gemiddelden en bandbreedtes in het zorgarrangement helpen om de schommelingen in de uitvoering niet meteen te hoeven vertalen in nieuwe afspraken of registratie. Dit leidt tot minder mutaties, minder transacties, minder uitval bij controle en dus minder administratieve lasten. Incidentele afwijkingen binnen de bandbreedte (zowel naar beneden als naar als boven) worden niet geregistreerd en leiden niet tot aanpassing van het zorgarrangement. maximaal aantal uren indicatie maximaal aantal uren na overleg ZK bandbreedte arrangement geplande zorg in arrangement geleverde zorg bandbreedte arrangement minimaal aantal uren indicatie Figuur 3: wanneer de geleverde zorg incidenteel afwijkt van de geplande zorg maar binnen bandbreedtes valt, wordt dit niet geregistreerd en leidt dit niet tot aanpassingen

3. GENERIEK MODEL. Stap 4: facturatie & eigen bijdrage 14 Facturatie & eigen bijdrage Terug naar model Verder naar stap 5 Essentie van deze stap Facturatie van de gemiddelde geleverde zorg/ondersteuning bij het zorgkantoor met als doel betaald te krijgen. Tevens is de gemiddelde geleverde zorg de grondslag voor de eigen bijdrage inning door het CAK. Kenmerken facturatie Grondslag voor facturatie komt overeen met de gemiddelde geleverde zorg zoals afgesproken in het zorgarrangement. Zorg/ondersteuning kan alleen gefactureerd en betaald worden wanneer deze geleverd is. Het arrangement is geschikt om te dienen als basis voor de facturatie. Kenmerken eigen bijdrage Eén set van basisgegevens gebruiken voor aanlevering aan zorgkantoor (facturatie) en CAK (eigen bijdrage). Grondslag voor eigen bijdrage komt overeen met de gemiddeld geleverde zorg, zoals afgesproken in het zorgarrangement Overwegingen Basisgegevens voor facturatie en eigen bijdrage hergebruiken en koppelen. Gemaakte afspraken in arrangement met een gemiddelde hoeveelheid zorg zijn geldend voor facturatie.

3. GENERIEK MODEL. Stap 5: controle 15 Essentie van deze stap Controle Terug naar model Verder naar vervolg stap 5 De aansluiting tussen geplande, geleverde en gefactureerde zorg is aantoonbaar betrouwbaar, consistent en toetsbaar. Kenmerken Accent op toetsing ligt op in control zijn van zorgaanbieder in plaats van controle achteraf. Zorgaanbieder en zorgkantoor maken afspraken over de kwalitatieve toetsing van de arrangementen en realisatie. De optelsom van de facturatie evenals de optelsom van de eigen bijdrage is kleiner of gelijk aan optelsom van het arrangement. Cliënt heeft inzicht in en voert regie op het arrangement en de geleverde zorg die daar uit voortvloeit. Afspraken tussen zorgaanbieder en zorgkantoor over de totale ontwikkeling van zorgkosten en de ontwikkeling van gemiddelde kosten per cliënt. Overwegingen Het toetsen op in control zijn kost beide partijen (zorgaanbieder en zorgkantoor) minder tijd dan de controle achteraf en de daarmee samenhangende mutaties. De personeels- en de cliëntplanning vormen een belangrijke basis voor toetsing of het zorgarrangement en de spelregels op juiste manier worden toegepast.

3. GENERIEK MODEL. Stap 5: controle 16 Overwegingen (vervolg) Controle Terug naar model Voor zorgaanbieders is een verschuiving van controle achteraf naar een toetsing naar in control zijn mogelijk wanneer zij: de bedrijfsvoering op orde hebben betrouwbaar zijn in het maken van afspraken, en de in de borging daarvan in de uitvoering Inzicht in zorgvraag en consumptie maakt dat het mogelijk is om zorg zakelijker in te kopen. Materiële controle op het niveau van het individuele arrangement biedt mogelijkheid om betrouwbaarheid, consistentie en toetsbaarheid aan te tonen Verder naar model voor 2015 e.v.

5. Controle 3. GENERIEK MODEL VOOR 2015 en verder 17 PROCESSTAPPEN ESSENTIE STAP OUTPUT STAP 1. Plan Integrale vraagverheldering over de te bereiken doelen. Accent op eigen kracht, inzet van de omgeving en aandacht voor preventie. Bekeken wordt wat er aan formele en informele zorg en ondersteuning nodig is. Er wordt onderscheid gemaakt tussen individueel, eigen omgeving, collectief en maatwerk/specialistisch. Integraal plan, overeengekomen door gemeente/aanbieder(s) en cliënt (familie en verwanten).* 2. Arrangement Te leveren zorg, ondersteuning (wel/geen maatwerk, leveringsvorm) en diensten die nodig zijn om doel te bereiken. Uitgedrukt in hoeveelheid, duur en frequentie. De te leveren zorg, ondersteuning en diensten. 3. Realisatie 4. Facturatie & eigen bijdrage De zorg, ondersteuning en diensten worden geleverd op basis van arrangement of de daaronder liggende cliënt- en de personeelsplanning. Factureren naar financieringsdomein (AWBZ, Wmo, Zvw, eigen betalingen). De geleverde zorg, ondersteuning en diensten. Factuur naar gemeente, zorgkantoor, verzekeraar, cliënt en overzicht voor eigen bijdrage. Figuur 4: generiek model planning= realisatie voor periode 2015 en verder *we realiseren ons dat het gebruik van het woord cliënt verwarrend kan zijn in het licht van de ontwikkelingen in het sociaal domein. Wij gebruiken hier het woord cliënt, maar hier kan ook worden gelezen: inwoner, hulpbehoevende bewoner, deelnemer, etc.

3. GENERIEK MODEL VOOR 2015 en verder HUIDIGE SITUATIE TOEKOMSTIGE SITUATIE 18 Prestaties Financieringsdomein mogelijke bronnen van financiering Functie VP, BG, ZZP HH Welzijn AWBZ Wmo Wmo ZvW AWBZ integraal plan obv keukentafelgesprek mantelzorg eigen rol verzorging huishoudelijke hulp cliënt met ondersteuningsbehoefte algemene welzijnsvoorzieningen gemeentebudget: integraal of opgesplitst per taak (WMO, Zorg, Welzijn) extra diensten (privaat) verpleging eigen bijdrage In de huidige situatie bestaat de zorg en ondersteuning uit prestaties met daaraan gekoppeld een eigen financieringsdomein. In de toekomstige situatie vallen interventies van zorgaanbieders in een groter geheel van zorg en ondersteuning waardoor samenhang nog belangrijker wordt. Op basis van een keukentafelgesprek wordt een integraal plan opgesteld, dat bestaat uit één of meerdere componenten van zorg, ondersteuning en diensten uitgevoerd door één of meerdere aanbieders. Het arrangement wordt uit meerdere domeinen bekostigd. Uit één arrangement kunnen over eenzelfde periode dus meerdere facturaties volgen.

4. ONDERDEEL 2: HANDVATTEN VOOR IMPLEMENTATIE 19 Van idee - naar plan - naar implementatie Bij planning=realisatie is niet het leveren van zorg maar het realiseren van gezondheid en zelfredzaamheid het uitgangspunt. De behoefte van de cliënt staat centraal, waarbij zelfregie een belangrijke basis is. Dit is een radicale omslag voor zorgaanbieders. Dat het kan én dat het succesvol is, is bewezen in een aantal praktijktoepassingen. Deze successen zijn niet zonder slag of stoot van de grond gekomen. De geleerde lessen voor de invoeringspraktijk zijn in dit hoofdstuk uitgewerkt. Achtereenvolgens bespreken we de volgende negen onderdelen (klik op de onderdelen om verder te gaan): 1 Proces is leidend en systeem is volgend 6 Betrek cliënten bij de kanteling 2 Begin klein en waaier uit naar groot 7 Organiseer je administratie lean and mean 3 Trek gelijk op met het zorgkantoor 8 Maak facturatie generiek 4 Investeer in mensen: hbo-geschoolde professional 9 Kort cyclisch monitoren 5 Investeer in het team

4. HANDVATTEN VOOR IMPLEMENTATIE 20 1. Proces is leidend en systeem is volgend Een goedlopend proces vraagt om continue aanscherping vanuit de praktijk. Het risico bestaat dat de discussie al snel gaat over de inzet van systemen. Zorgaanbieder Rivas heeft de verandering ingestoken vanuit het proces en heeft pas later het systeemvraagstuk erbij betrokken: Het kost tijd om het proces scherp te krijgen. Bedenk hoe het proces eruit ziet en verwerk desnoods in de beginfase handmatig een aantal zaken. Voorkom dat je een systeem hebt dat jouw proces en dus werkwijze bepaalt. In de ontwikkelfase zijn er momenten waarop twee systemen parallel draaien. Dat is vervelend, verwarrend en zorgt voor dubbelwerk bij de medewerkers. Zorgaanbieder Allerzorg: We creëerden een parallel systeem. De uitdaging is om daar overheen te kijken en de medewerkers hierin mee te nemen. Deze werkwijze leidt uiteindelijk tot een betere werkwijze, omdat het proces eerst goed is doordacht. 2. Begin klein en waaier uit naar groot Houd de vernieuwing behapbaar: begin in het klein en waaier uit naar het groot. Start een pilot in een overzichtelijk gebied (dit varieert tussen de 50-200 cliënten) en rol de nieuwe werkwijze vervolgens breder uit. Een stevige projectorganisatie is het vetrekpunt voor het laten slagen van planning=realisatie. Deze nieuwe werkwijze vraagt focus en sturing vanuit de hele organisatie. Zorg voor betrokkenheid bij bestuur, directie, staf én uitvoering en houd het tegelijkertijd behapbaar. Bepaal wie welke rol heeft en wie elkaar vervangt, zodat het project/de pilot niet onnodig stil komt te liggen. Verder naar volgende handvatten

4. HANDVATTEN VOOR IMPLEMENTATIE pagina 21 2. Begin klein en waaier uit naar groot (vervolg) Zorg dat de administratieve processen (ook al zijn ze tijdelijk dubbel) helder zijn voor diegene die er mee moet werken en neem hier voldoende tijd voor. Rivas heeft voor zorgprofessionals een brief opgesteld met FAQ s zodat de professionals antwoord konden geven op cliëntvragen. Dit gaf de professionals vertrouwen om het werk op de nieuwe manier uit te kunnen voeren. 3. Trek gelijk op met het zorgkantoor Om planning=realisatie door te voeren is voor het zorgkantoor belangrijk dat: cliënt aantoonbaar meer regie heeft meer tijd is voor zorg ruimte is voor maatwerk geen opwaartse druk van zorgkosten Betrek vanaf de start het zorgkantoor. Het zorgkantoor is de belangrijkste externe partner om planning=realisatie te laten slagen, aldus Rivas. Bepaal met het zorgkantoor wat voor hen belangrijke sturingsindicatoren zijn. Zo laat Middin aan de hand van kwartaalrapportages zien welke activeiten zijn ondernomen en geeft ze inzicht in het aantal en type klachten. Verder naar volgende handvatten

4. HANDVATTEN VOOR IMPLEMENTATIE 22 4. Investeer aan de voorkant: hbo-geschoolde professional Zorgaanbieders kiezen voor een hbo-geschoolde professional (hoofdwijkverpleegkundige, zorgexpert of een cliëntcontactpersoon) om het intakegesprek met de cliënt te voeren. Zij richten zich op: het formuleren van doelen, het versterken van de regie bij de cliënt en zijn omgeving, het inschatten van de hoeveelheid benodigde zorg en het leggen van de basis voor het zorgarrangement. Een goede intake vraagt om: handen op je rug gedrag van de verpleegkundige en dat is in de praktijk lastig. In plaats van zorgen voor, ligt nu het accent op wat kan de cliënt nog zelf en pas later volgt de zorg. Zorgaanbieder VitrasCMD bouwt aan een gespreksleidraad, waarbij voorkomen moet worden dat het een scorelijst wordt. Oog voor de unieke situatie van de cliënt is het uitgangspunt. 5. Investeer in het team Wat betekent het voor jou? Van zorgen voor naar helpen om meer zelf te doen, is een ommekeer voor een zorgprofessional. Deze ommekeer gaat niet vanzelf: neem voldoende tijd om de veranderde werkwijze eigen te maken. Het is belangrijk dat de onderliggende visie in alle gelaagdheden van het team is terug te vinden. Zorgaanbieder Icare heeft een kaartje ontwikkeld voor medewerkers en cliënten waarop zij de essentie van planning=realisatie toelicht. Dit kaartje biedt een kapstok in het werk met de cliënt en in gesprek met collega s. Rivas heeft vanaf de start medewerkers betrokken door hen te informeren over het doel, gewenst resultaat en wat de verandering individueel betekent: de uitoefening van het werk, het rooster, de salariëring en het contact over de werkwijze herhaalt zich. Verder naar volgende handvatten

4. HANDVATTEN VOOR IMPLEMENTATIE 23 5. Investeer in het team VitrasCMD benadrukt dat planning=realisatie rust op drie pijlers: cliënt, medewerker en kosten. Een doel is ook dat de zorgkosten dalen, maar het is belangrijk dat dit niet het primaire aandachtspunt is van de medewerkers. Zij moeten gericht zijn op: hoe versterk ik de zelfstandigheid van een cliënt? Een cliënt in een terminale fase mag geen last krijgen van budgetvraagstukken : diegene heeft recht op zorg en dit kan al naargelang de situatie meer zijn dan is ingeschat, dat bepaalt de situatie. Het helpt om zorgprofessionals met elkaar in gesprek te laten gaan op intervisie-achtige wijze om te leren van de dagelijkse praktijk en de keuzes die daarin worden gemaakt. 6. Betrek cliënten bij de kanteling Zorgaanbieder Brabantzorg heeft ervaren dat nieuwe cliënten de nieuwe werkwijze, de kanteling, makkelijker accepteren. Volgens zorgprofessionals van Brabantzorg zijn bestaande cliënten tevreden met de oude situatie: Ik ben tevreden en nu vragen jullie of mensen in mijn omgeving mij kunnen helpen en gaan jullie mij dingen leren die jullie eerst zelf deden. Het is belangrijk dat medewerkers worden begeleid in deze situaties door bijvoorbeeld het gesprek voor te bereiden met een collega en door de cliënten en familie vooraf te informeren met een brief waarin de veranderingen zijn uitgelegd. Loop bij de start van de nieuwe werkwijze alle afspraken opnieuw door met de bestaande cliënt. Dit kost tijd, maar het is wel een garantie dat afspraak = afspraak geldt en misverstanden worden voorkomen. Icare ziet dat bepaalde groepen cliënten afnemen: Van chronisch in zorg naar revalidatie, dat komt door de nieuwe werkwijze. Het is onze overtuiging dat mensen niet afhankelijk van zorg willen zijn. Zelfredzaamheid is een groot goed! Verder naar volgende handvatten

4. HANDVATTEN VOOR IMPLEMENTATIE 24 7. Organiseer je administratie lean and mean Lean and mean organiseren van je administratie betekent alleen dat administreren wat je echt nodig hebt. Dat voorkomt dubbele handelingen en onnodig overtypen of aanpassen van informatie. Afscheid nemen van de tijdsregistratie betekent tevens een andere manier van sturen. Dat is lastig maar biedt tegelijk ook de kans om na te gaan wat echt geadministreerd moet worden omdat het bijdraagt aan het resultaat. Een type verandering, zoals van minutenregistratie naar planning=realisatie, betekent dat bepaalde reflexen afgeleerd moeten worden. Reflex kan zijn dat medewerkers alsnog uren willen registreren, omdat dit in het verleden de basis vormde voor de salariëring. Dit is in de werkwijze planning=realisatie niet nodig, omdat de planning leidend is in de nieuwe situatie en uitzonderingen(meerwerk) worden verwerkt in de salariëring. Bovendien versterkt het niet het concept planning=realisatie waar resultaatgericht werken leidend is. Benut daarnaast de techniek: laat de planners het rooster plaatsen op een smartphone: het rooster is daarmee altijd actueel. 8. Maak facturatie generiek Vanaf 2015 maken ook de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en de Zorgverzekeringswet (Zvw) onderdeel van het integrale plan. Investeer dus in een generiek facturatiesysteem die zorg en ondersteuning automatisch factureren naar de juiste partners en tot een duidelijk en integraal overzicht leiden bij de cliënt. Zorg dat de facturatie overeenkomt met de afspraken in het zorgplan om verwarring bij cliënt te voorkomen. Verder naar volgende handvatten

4. HANDVATTEN VOOR IMPLEMENTATIE 25 9. Kort cyclisch monitoren Rivas kiest ervoor om maandelijks de afspraken met de cliënt te bespreken. Doel van dit gesprek is: herbevestigen van afspraken ( zijn we de afspraken nagekomen? ) en vooruitkijken ( is de zorgbehoefte nog actueel? ). Deze combinatie geeft de zorgaanbieder de mogelijkheid om kortcyclisch bij te sturen en voor het zorgkantoor is de werkwijze van de aanbieder controleerbaar. Terug naar overzicht van handvatten Verder naar onderdeel praktijktoepassingen

5. ONDERDEEL 3: OMSCHRIJVING VAN DE PRAKTIJKTOEPASSINGEN 26 Praktijktoepassingen toegelicht Voor het opstellen van deze handreiking is bij negen zorgaanbieders onderzocht hoe zij het concept planning=realisatie hebben gebruikt als oplossing voor de minutenregistratie. Deze negen oplossingsrichtingen lichten we op de volgende pagina s verder toe. Opgemerkt moet worden dat de praktijktoepassingen verschillend zijn van aard en omvang. In veel gevallen is de reikwijdte breder dan planning = realisatie. Zo voeren meerdere zorgaanbieders het experiment regelarm uit. Daarnaast hebben sommige aanbieders al meer ervaring opgedaan met het concept planning=realisatie. De negen aanbieders die we als praktijktoepassing beschrijven zijn: 1. 6. 2. 7. 3. 4. 8. 9. 5. (Klik op de logo s om meer te lezen over de praktijktoepassing)

1. Rivas Overige praktijktoepassingen 27 Kerngegevens instelling: Rivas Zorggroep gevestigd in Gorinchem Aantal zorgprofessionals: 6.000, waarvan 2.500 werkzaam in de extramurale AWBZ Kern van de werkwijze: Rivas doet geen tijdsregistratie. Zorgovereenkomst (contract) met zorgarrangement (aantal uur een soort zorg) en zorgleefplan (indeling aantal uur en activiteiten) is afspraak tussen aanbieder (zorgregisseur) en cliënt en beschrijft hoeveel zorg er geboden wordt, wie de zorg levert en wanneer dit gebeurt op basis van de indicatie en het zorgplan. Zorgarrangement: geplande zorg = geleverde zorg = declaratie zorgkantoor en eigen bijdrage CAK. Alleen grote afwijkingen, bijvoorbeeld vakanties worden aangepast in de basisplanning. In het arrangement wordt alleen AWBZ zorg opgenomen, in de checklist is naast de AWBZ ook de MSVT en de Wmo opgenomen. De checklist is basis voor de boeking. Evaluatie: maandelijks wordt de zorg geëvalueerd. Cliënt en Rivas zetten paraaf voor akkoord waarmee wordt aangegeven dat de geplande zorg ook geleverd is. Voor Rivas extra controle (nodig voor zorgkantoor), voor de cliënt extra grip op zorg. Zorgarrangement en checklists zijn basis voor controle: biedt inzicht in tijdsbesteding en kwaliteit toont aan dat de zorg binnen de CIZ-indicatie valt biedt voldoende informatie om zorg te declareren bij het zorgkantoor en de eigen bijdrage vast te stellen Het zorgarrangement leidt op drie manieren tot administratieve lastenverlichting: afspraken bij aanvang zorgverlening vervangen handmatige registratie professionals back office is niet meer belast met overtypen urenbriefjes voor verantwoording en salariëring cliënt hoeft slechts één keer akkoord te gaan met de voorgestelde zorg van tijd denken naar het nakomen van afspraken en doelen Zorgkantoor kan daadwerkelijke levering van zorg toetsen op basis van checklist, evaluatieverslagen, materiele controles en steekproeven. Beloning is niet meer gekoppeld aan het draaien van productie. Het salaris is gebaseerd op het dienstrooster in plaats van urenbriefjes.

1. Rivas (2) Overige praktijktoepassingen 28 Binnenkomst zorgvraag Intakegesprek en planning indicatie Start zorgverlening zorgverlening Opstellen arrangement bijstellen zorgplan en planning afhandelen declaratie Essentie stap Vraag voor zorg komt binnen bij zorglijn, centrale post waar vier experts bij elkaar zitten Zorglijn vult intakeformulier voor deel in en geeft het door aan planning. Geeft ook aan wat zij denken dat nodig is Planning plant welke zorgregisseur de intake gaat doen, en brengt intake in de route Zorgregisseur voert gesprek met cliënt en bepaalt de zorgvraag op basis wat de cliënt zelf kan en wat de omgeving kan doen Zorgarrangement (aantal uur en soort), zorgleefplan (indeling tijd een activiteiten), zorgovereenkomst (handtekeningen) naar planning checklist aan de hand van arrangement door zorgadministratie Planning plant de zorg in Planningsroute Ontvangst In Square wordt indicatie rooster van de Verwerking medewerker indicatie in de geplaatst checklist en Rooster check zorgarrangement voor medewerkers voor hun salariëring Op basis van intake en indicatie wordt arrangement opgesteld Cliënt en Rivas ondertekenen zorgarrangement Maandelijkse controle door per maand de evaluatielijst in het arrangement te paraferen WV stelt in overleg met cliënt zorgplan bij WV kijkt naar zelfredzaamheid en streeft naar afbouw zorg Bijstelling wordt doorgegeven aan planning Grote afwijking wordt vertaald naar arrangement Checklist één op één overtypen in Helios door zorgadministratie van de vestiging Centrale zorgadministratie haalt dit uit Helios Output in informatie Cliëntgegevens (huisarts, NAW, zorgvraag) op intakeformulier Intakegesprek gepland en in route gebracht Zorgarrangement met afspraken over van tijd, duur en type zorg voor een cliënt Zorgleefplan Zorgkaart (wat de zorg precies inhoudt) Checklist Indicatie Checklist Rooster Urenregistratie van feitelijk geleverde zorg (= leidend voor declaratie) Mutaties in urenregistratie na controle Gewijzigde zorgplan-afspraken in arrangement Melding aan planning over wijziging in zorg (planning is hard gekoppeld aan zorgarrangement) Zorgadministratie stuurt declaratie door naar CAK en zorgkantoor Gebruikte systemen/ applicaties Square (roostering) Helios Cliëntenplanning in Excel Dossier met zorgarrangement, zorgleefplan, zorgovk fysiek bij de cliënt Kopie zorgleefplan en zorgkaart in Helios Checklist Vecozo Square Zorgdossier bij cliënt Zorgplan op papier (blijft bij cliënt) Telefoon Planningsysteem Nedap Planningsysteem Square Vecozo Helios

1. Rivas (3) Overige praktijktoepassingen 29 basis voor declaratie Ontvangst zorgaanvraag zorglijn ontvangt aanvraag Intakegesprek zorgregisseur voert intake wat kan cliënt zelf? wat kan de omgeving? Zorgovereenkomst Zorgleefplan Zorgarrangement ondertekent door Rivas en cliënt dossier bij cliënt digitaal in Helios Evaluatie maandelijkse check op geleverde zorg dmv paraaf cliënt en regisseur Declaratie factuur aan het zorgkantoor Planning planning intakegesprek Indicatie aan de hand van standaard indicatie protocol (SIP) Planning planning zorg Checklist uren AWBZ-zorg per cliënt uren MSVT uren Wmo Eigen bijdrage gegevens aan CAK voor bepalen eigen bijdrage E-mail planningsysteem Square CIZ AZR planningsysteem Square cliëntplanning Excel Helios Vecozo

2. Pantein Overige praktijktoepassingen 30 Kerngegevens instelling: Thuiszorg Pantein is onderdeel van Zorgorganisatie Pantein en is gevestigd in Uden Aantal zorgprofessionals: 750 Aantal cliënten: 3400 patiënten in extramurale zorg Zorgaanbieder is betrokken bij een experiment regelarme instellingen (ERAI) Kern van werkwijze: Met de werkwijze wil Pantein met minimale tussenkomst van het CIZ de indicaties stellen voor AWBZ-zorgvragen. Hiermee worden administratieve handelingen in de huidige werkwijze gereduceerd of gestopt. De zorgcoördinatoren zijn wijkverpleegkundigen met specifieke competenties om de inhoud van zorg bij de klant met een wijkteam te coördineren. Bij de zorgcoördinatoren wordt de verantwoordelijkheid teruggelegd, hierop zijn zij aanspreekbaar. De cliënt wordt aangemeld bij het CIZ door Pantein. Hierin is inhoudelijk geen indicatie toegevoegd. Hiermee worden administratieve handelingen in de huidige werkwijze gereduceerd of gestopt. De zorgcoördinator en de klant stellen het zorg(leef)plan op. Samen bepalen zij de verpleegproblemen en stellen daarbij doelen. Het zorgplan is leidend voor de zorgafspraken.

2. Pantein (2) Overige praktijktoepassingen 31 opstellen zorgplan bepalen arrangement opstellen planning cliënt en route medewerker melding CIZ uitvoeren zorg en tijdregistratie bijstellen zorgplan en planning afhandelen declaratie Essentie stap Cliënt komt zelf of via doorverwijzing bij Pantein Invoeren basisgegevens in QIC en printen basisformulieren Intake met cliënt Opstellen zorgplan met probleem, doel en benodigde zorg Ondertekenen zorgovereenkomst WV checkt ruimte bij afdeling planning en stemt af met cliënt WV geeft arrangement met omvang en type zorg door aan afdeling planning via telefoon of Ipad Afdeling planning maakt planning voor cliënt gegevens in maakt planningsoverzicht per team Maken overzicht route per WV met daarin planning, taken, adres en notities per cliënt WV vult WV bezoekt cliënt en basisgegevens cliënt logt in via scan in, legt type functie pinkaart bij de cliënt (VP, BG, PV) en WV voert activiteiten prestatieniveau vast uit Indicatie via CIZ naar WV noteert ZK, zorgtoewijzing bijzonderheden in via ZK naar Pantein voortgangsrapportage Melding aanvang WV logt uit via scan, zorg van Pantein gegevens komen naar ZK automatisch in Nedap WV controleert afwijking planning vs realisatie en geeft dit door aan planning WV stelt in overleg met cliënt zorgplan bij WV kijkt naar zelfredzaamheid en streeft naar afbouw zorg bijstelling wordt doorgegeven aan planning grote afwijking wordt vertaald naar arrangement Manager fiatteert productiecijfers voor maandelijkse declaratie Frontoffice zet bestand door naar ZK middels het AW 319 bestand De ICT-afdeling zet dit door naar CAK ZK en CAK keuren goed en af Afgekeurde uren worden herzien en opnieuw aangemeld Output in informatie Cliëntgegevens in QIC Zorgplan met afspraken over probleem, doel en benodigde zorg, activiteitenplan en activiteitenschema Ondertekende zorgovereenkomst Zorgarrangement met afspraken over van tijd, duur en type zorg voor een cliënt Planning van cliënt (leidend voor verdeling uren) Planning van inzet van teams dagplanning/ route van medewerker in telefoon Indicatie, zorgtoewijzing en aanvang zorg geregistreerd Urenregistratie van feitelijk geleverde zorg (= leidend voor declaratie) Mutaties in urenregistratie na controle Gewijzigde zorgplan-afspraken in arrangement Melding aan planning over wijziging in zorg (planning is hard gekoppeld aan zorgarrangement) Declaratie aan ZK/ CAK Goedkeuring door CAK en ZK Betaling door ZK, via voorschotten, het aanpassen van budgetafspraken en eindafrekening Rekening CAK naar cliënt voor eigen bijdrage Gebruikte systemen/ applicaties QIC cliënt informatiesysteem Zorgplan op papier (blijft bij cliënt) Zorgovereenkomst op papier naar Pantein Zorgplan op papier (blijft bij cliënt) Telefoon Arrangement in Nedap, cliënt toegang via Caren Planningsysteem Nedap Rooster vrije dagen medewerkers in Excel Telefoon Caren voor de cliënt Aanmeldfunctionaliteit CIZ AZR module Planningsysteem Nedap Telefoon Zorgplan op papier (blijft bij cliënt) Telefoon Planningsysteem Nedap Planningsysteem Nedap Afhandeling via Vecozo

2. Pantein (3) Overige praktijktoepassingen 32 basis voor declaratie Zorgplan afspraken over probleem, doel en benodigde zorg Zorgarrangement afspraken over van tijd, duur en type zorg voor een cliënt Planning planning van cliënt dagplanning/ route van medewerker Tijdregistratie feitelijke productie correcties op fouten/ bijzonderheden Declaratie factuur aan het zorgkantoor Zorgovereenkomst overeenkomst tussen cliënt en zorgaanbieder Registratie bij CIZ indicatie cliënt met maximale zwaarte indicatie via CIZ naar ZK, toewijzing via ZK naar Pantein Eigen bijdrage gegevens aan CAK voor bepalen eigen bijdrage papieren dossier planningsysteem Nedap AZR planningsysteem Nedap Vecozo

3. Icare Overige praktijktoepassingen 33 Kerngegevens instelling: Icare is onderdeel van concern Espria en is gevestigd in Meppel Aantal zorgprofessionals: 6000 Zorgaanbieder is betrokken bij een experiment regelarme instellingen (ERAI) Kern van de werkwijze: Icare heeft een experiment ingediend waarbij zij af wil van administratie en onnodige bureaucratie in het proces. De werkwijze is gericht op administratie en controle naar transparant zorgproces. Terug naar de kern: zorg. Dit betekent een kanteling: een andere manier intake doen bij klant. Daarnaast brengt Icare in beeld welke administratieve lasten nu worden ervaren door de zorgprofessionals: waar heb je last van? Wat kan anders? Wat is de oplossing? Vervolgens is hier een plan op gemaakt: begin tot einde van het proces. Minutenregistratie wordt planning = realisatie: medewerkers klokken niet meer in of uit bij bezoek cliënt. Dit scheelt veel administratieve lasten bij medewerkers en geeft cliënten vertrouwen dat medewerker er voor hen is. Een andere rol CIZ: minimaliseren (alleen melden als zorgkantoor hier behoefte aan heeft). Indicatie door wijkverpleegkundige in plaats van door het CIZ. Minimaliseren berichtenverkeer: melding aanvang zorg betekent dat zorg is gestart en biedt basis voor declaratie. Zodra er geen declaratie meer komt stopt de zorg. In de praktijk lukt dit nog niet omdat de pilot niet te filteren is uit totale bulk zorg. Cultuurkanteling: Icare laat zich niet afleiden door de precieze activiteiten van CIZ. De medewerkers kijken naar wat nodig is bij de cliënt. De intake door de wijkverpleegkundige is de basis ( het zorgplan). Regelarm werken: meer doorbreken in de keten is nodig. In directe zorgproces voegt CIZ geen waarde meer toe. De indicatiestelling procedure en de vijfminutenregistratie per prestatie vervalt. De zorgprofessional stelt met de klant en de mantelzorger een zorgplan op, evalueert dit en stelt indien nodig bij. Cliënt wordt wel aangemeld en niet afgemeld, behalve als een klant komt te overlijden gedurende de periode dat hij/zij in zorg is. Geld wordt toegewezen via het mandaat van een indicatie. Maatjesstructuur in team biedt basis voor constateren meer/minder zorgbehoefte cliënt en waar nodig kan het zorgplan aangepast worden. De zorgprofessional kan kwaliteit en effectiviteit geleverde zorg beoordelen op basis van doelen uit het zorgplan en uit de gesprekken met klant en mantelzorger. Icare doet zelf klanttevredenheidsmetingen en zet klantpanels in, voor de nieuwe werkwijze is een meetsysteem ontwikkeld.

3. Icare (2) Overige praktijktoepassingen 34 opstellen zorgplan maken zorgplanning melding CIZ bijstellen zorgplan en planning opstellen verslag en urenregistratie afhandelen declaratie Essentie stap Intake met cliënt Opstellen zorgplan met probleem, doel en benodigde zorg en evaluatiemomenten Bij complexere vraag pas na eerste week omvang zorg te bepalen WV geeft mondeling omvang en type zorg door aan planner (in het team) planner in team heeft veel kennis kan centrale persoon niet overnemen Planner maakt routes in ONS planning WV vult basisgegevens cliënt in, legt 1 type functie vast (VP klasse en hier zijn uren aangekoppeld) (standaard keuze VP kan verwarrend zijn voor cliënt ) VP is basis declareren Marge in uren is gekoppeld aan klasse Indicatie via CIZ naar ZK, zorgtoewijzing via ZK naar Icare via AZR Melding aanvang zorg van Icare naar ZK (AZR ) WV of EVV stelt in overleg met cliënt zorgplan bij WV kijkt naar zelfredzaamheid en streeft naar afbouw zorg Bijstelling wordt weer doorgegeven aan planning Zorgarrangement aanpassen door WV WV legt overige niet te declareren activiteiten vast, zoals overleg met arts en eenmalige extra zorg buiten zorgplan WV legt eind van de dag uitzonderingsuren vast Extra uren bij cliënt toevoegen einde route en niet verlengen duur geplande bezoek Planning + afwijkingen zijn basis voor bestand productie (zorgregels) naar ZK ZK keurt goed (en betaalt aan Icare) of keurt af (Icare herziet declaratie) Icare zet bestand met productie door naar CAK (per mail) CAK bepaalt eigen bijdrage op basis van totale zorgvolume en inkomen van de klant Output in informatie Zorgplan met afspraken over probleem, doel en benodigde zorg en evaluatiemomenten Afspraken over tijd, duur en type zorg voor een cliënt ingevuld zorgarrangement Planning van inzet van team WV (rooster) Indicatie, zorgtoewijzing en aanvang zorg geregistreerd nb toegevoegde waarde is beperkt maar is nodig in verband met cliëntrechten Gewijzigde zorgplanafspraken Melding aan planner over wijziging in zorg (ter info) en past planning aan Rapportage bijzonderheden Urenverantwoording niet te declareren activiteiten en uitzonderingsuren cliënt (ONS mdwportaal) Productiebestand met zorgregels Icare Goedkeuring ZK en betaling Afkeuring en mutatie productie Goedkeuring CAK en factuur cliënt over EB Gebruikte systemen/ applicaties Zorgplan op papier (blijft bij cliënt) =zorgmap Aantal teams werkt met digitaal zorgplan word/excel Telefoon (weergave route) ONS planning (Nedap) Aanmeldfunctionaliteit CIZ AZR loopt via ONS en Vecozo is landelijk portaal Zorgplan op papier (blijft bij cliënt) Planningsysteem (ons planning) Koppeling tussen ONS planning en ONS administratie ONS medewerkersportaal verwerken uren AZR berichtenverkeer via Vecozo

3. Icare (3) Overige praktijktoepassingen 35 basis voor declaratie Zorgplan probleem, doel en benodigde zorg en evaluatiemomenten Zorgplanning afspraken over tijd, duur en type zorg voor een cliënt) planning van inzet van team door planner in het team uitzetten routes bij WV door planner Uitvoering en registratie verantwoording niet te declareren activiteiten en uitzonderingsuren cliënt Registratie bij CIZ indicatie cliënt één vaste functie en één prestatie indicatie via CIZ naar ZK, toewijzing via ZK naar Icare Declaratie planning en afwijkingen zijn basis voor facturatie aan het zorgkantoor Eigen bijdrage gegevens aanleveren CAK voor bepalen eigen bijdrage papieren dossier (en soms digitaal) ONS (NEDAP) ONS (NEDAP) Vecozo (AZR formulieren) ONS (NEDAP) AZR email Excelbestand aan CAK

4. Allerzorg Overige praktijktoepassingen 36 Kerngegevens instelling: Ongeveer 100 medewerkers en zzp ers in dienst voor palliatieve zorg en is gevestigd in Woerden Ruim 300.000 uur zorg per jaar Bereik van ongeveer driekwart van Nederland Zorgaanbieder is betrokken bij een experiment regelarme instellingen (ERAI) Kern van de werkwijze: Binnen Allerzorg vindt een experiment plaats op het gebied van Palliatieve Terminale Zorg (PTZ). Vanuit ziekenhuizen en huisartsen worden cliënten doorverwezen naar Allerzorg. Na indicatie en toekenningsbesluit van CIZ betaalt het zorgkantoor via het CAK aan Allerzorg uit. Dit betreft de laatste drie maanden van iemands leven. Indicatie van CIZ voor 77 uur per week (verschillende budgetten). Allerzorg levert wel 24 uur per dag zorg met een team van 2-3 zzp ers en maakt daar één budget van. De eerst verantwoordelijke verzorger (EVV-er) stelt samen met de naaste familieleden een zorgplan op met als doel het beoogde zorgresultaat te halen. De EVV-er heeft hierin alle ruimte, een carte blanche. Het geheel staat in het teken van een zo comfortabel mogelijk afscheid van een geleefd leven. Hier horen ook familie, mantelzorgers en zorgprofessionals bij. Allerzorg heeft rol van leverancier èn organisator. Na overlijden van de cliënt vindt een meting plaats bij de nabestaanden. Allerzorg meet de tevredenheid van cliënten en medewerkers op een betrouwbare en valide manier. Hiervoor worden vragenlijsten gebruikt die zijn ontworpen door onafhankelijke instellingen. Zo wordt bij palliatieve zorg gebruik gemaakt van de vragenlijst die is ontwikkeld door het Integraal Kankercentrum. De uitkomsten bepalen het zorgresultaat: bovengemiddeld (bonus), ondergemiddeld (malus). Nu nog geen onderdeel van het experiment. Het experiment is nog jong en beperkt in de omvang, en daarom is er nog weinig ervaring met problemen en klachten. Basis is dat cliënten centraal staan.

4. Allerzorg(2) Overige praktijktoepassingen 37 Indicatie Opstellen zorgplan Uitvoeren zorg Declaratie Essentie stap CIZ vertaalt claim naar zorginzet en hoeveelheid Dit wordt vastgelegd in het toekenningsbesluit Eerst verantwoordelijke verzorger (EVV-er) maakt met cliënt en naasten een zorgplan. Niet op basis van indicatie maar op basis van wat nodig is Doel is altijd zo comfortabel mogelijk afscheid Ook oog voor de familie en de ondersteunen van mantelzorgers Plan overeenkomst Overeenkomst is tevens basis voor contract met zzper Uitvoeren van de zorg, op basis van wat bij de klant nodig is. Het kan voorkomen dat medewerkers niveau 4 de taken van niveau 2 doen (overkwalificatie) Zzp-ers schrijven tijd en geven dit door aan de vestiging Vestiging: frequent contact met zzp-er over uitvoering en controle uren (toets op overschrijding) Dagelijkse controle bezoeken bij cliënten door EVV-er Gewerkte uren in ICTsysteem met verdeling over drie prestaties (parallel vanwege experiment) Uren worden doorgestuurd naar zorgkantoor voor de declaratie en CAK voor de eigen bijdrage Output in informatie Toekenningsbesluit Zorgplan Overeenkomst Contract met zzp-er Facturatie van de zzp-ers Registratie van uren verdeeld over drie prestaties, basis voor declaratie zorgkantoor Basis voor eigen bijdrage CAK Declaratie Pluriform (ERP) Pluriform (ERP) Pluriform (ERP) Pluriform (ERP) Gebruikte systemen/ applicaties

4. Allerzorg(3) Overige praktijktoepassingen 38 basis voor declaratie CIZ Indicatie toekenningsbesluit Zorgplan doel: zo comfortabel mogelijk afscheid afspraken over wat voor zorg nodig is Facturatie zzp-er factuur van zzp-er van gewerkte uren aan Allerzorg Facturatie zzp-er gewerkte uren uit factuur van zzp-er omgezet in systeem (Pluriform) Declaratie factuur aan het zorgkantoor Zorgovereenkomst overeenkomst tussen cliënt en zorgaanbieder contract Allerzorg en zzper Eigen bijdrage gegevens aan CAK voor bepalen eigen bijdrage Vecozo Pluriform papieren dossier papieren dossier Pluriform Vecozo

5. Brabantzorg Overige praktijktoepassingen 39 Kerngegevens instelling: Brabantzorg heeft 32 locaties en is onder andere gevestigd in Sint-Oedenrode Aantal zorgprofessionals: 5.550 medewerkers Aantal cliënten: 5.600 waarvan 50% extramuraal Zorgaanbieder is betrokken bij een experiment regelarme instellingen (ERAI) Kern van de werkwijze: De intentie van de nieuwe werkwijze afspraak = facturatie is meer cliënten helpen in dezelfde of minder tijd. Het gesprek met de cliënt en de rol van de professional komt centraal te staan in de dienstverlening en niet de minutenregistratie. Aan de keukentafel wordt een gesprek gevoerd wat de zorgvrager zelf kan, wat de mogelijkheden van het sociale netwerk zijn en er wordt een algemene afspraak gemaakt over de zorgtijd (dit is het zorgarrangement). Deze afspraak is leidend voor declaratie en facturatie. De cliënt mag niet duurder uit zijn met de nieuwe werkwijze. De cliënt gaat akkoord met de afspraken zoals die vastgelegd zijn in het zorgarrangementenformulier. Op een natuurlijk moment tekent de cliënt voor akkoord: bij achtwekelijks evaluatiegesprek bij structurele afwijking van de afspraak (>1,5 uur per week) Wanneer er meer zorgtijd nodig is dan de indicatie toestaat wordt een herindicatie aangevraagd. Er wordt geen arrangement aangegaan die boven die indicatie gaat. De cliënttevredenheid wordt gemonitord door het zorgkantoor en de materiële controle richt zich op de cliënttevredenheid. De cliëntcontractpersonen krijgen instructie hoe ze meer kunnen sturen op kanteling in de zorg en erop gericht zijn om cliënten uit zorg te krijgen en dat cliënt regie nemen over hun eigen zorgproces. Brabantzorg werkt met kleine wijkteams dicht op de cliënt en zoekt samenwerking met andere partners in de wijk.

5. Brabantzorg(2) Overige praktijktoepassingen 40 registratie cliënt en voorbereiden gesprek voeren keukentafel gesprek maken planning evaluatie zorglevering facturering afronden zorglevering Essentie stap CIZ voert indicatie uit Inlezen gegevens uit AZR met vastlegging van indicatie, woonplaats en BSN met check op GBA Toewijzing cliënt aan team Overeenkomst met cliëntgegevens opstellen Clientcontactpersoon voert gesprek met cliënt over: wat is er aan de hand, wat kan de omgeving, wat kan cliënt zelf leren en wat doet de professional CCP stelt zorgplan op en maakt zorgarrangement en dit tekent de cliënt CCP vertaalt arrangement naar activiteitenblad Planner registreert arrangement in cliëntregistratiesysteem en plant cliënt in een route Planner koppelt route aan medewerker Looproute gaat via Icaress naar telefoon van de medewerker Tussentijdse registratie Teammanager van bijzonderheden in controleert wekelijks zorgplan of productie juist is Iedere acht weken ingevoerd en voert vindt een evaluatie eventuele correcties plaats tussen cliënt en door CCP Teammanager Bepaald wordt of controleert herindicatie nodig is maandelijks Herindicatie laten geaccordeerde invullen door cliënt en productie doorsturen naar CIZ Factureren productie Doorvoeren wijzigingen aan zorgkantoor en in zorgarrangement en aanleveren productie in cliëntregistratiesysteem aan CAK voor eigen bijdrage Stopzetten levering zorg Melding eind zorg aan CIZ en aan zorgkantoor Registreren einde zorg in cliëntinformatiesysteem Output in informatie Cliënt geregistreerd in systeem Overeenkomst opgesteld Zorgplan met afspraken over probleem, doel en benodigde zorg Zorgarrangement met afspraken over tijd, duur en type zorg voor een cliënt Ondertekende zorgovereenkomst Planning van cliënt op basis van arrangement Looproute voor een medewerker Rapportage bijzonderheden in zorgplan Eventuele herindicatie CIZ Wijziging van gegevens in arrangement en planning Productie is gefactureerd Productie is aangeleverd aan CAK Eind zorg is geregistreerd Gebruikte systemen/ applicaties Cliëntenregistratie -systeem AZR Cliëntenregistratiesysteem papieren dossier bij cliënt digitale zorgdossier Cliëntregistratiesysteem Roostersysteem Personeelsinformatiesysteem Website Looproute op telefoon en op papier Cliëntregistratiesysteem Cliëntregistratiesysteem AZR Cliëntregistratiesysteem AZR 40

5. Brabantzorg(3) Overige praktijktoepassingen 41 basis voor declaratie Registratie bij CIZ indicatie cliënt in functies indicatie via CIZ naar ZK, toewijzing via ZK naar Brabantzorg Zorgplan afspraken over probleem, doel en benodigde zorg Zorgarrangement afspraken over duur zorg per functie Zorgplanning planning cliënt in tijd, duur en frequentie looproute voor een medewerker Declaratie factuur aan het zorgkantoor Zorgovereenkomst overeenkomst tussen cliënt en zorgaanbieder Eigen bijdrage gegevens aan CAK voor bepalen eigen bijdrage AZR papieren dossier clientenregistratie systeem AZR personeels informatie -systeem roostersysteem

6. GGZ Friesland Overige praktijktoepassingen 42 Kerngegevens instelling: GGZ Friesland is gevestigd in Leeuwarden 15.000 patiënten per jaar 1500 FTE Zorgaanbieder is betrokken bij een experiment regelarme instellingen (ERAI) Kern van de werkwijze: Behandeling van patiënten is een reeks van plannen (begeleidingsplan, trajectplan, behandelplan (laatste twee zijn samen rehabilitatieplan)). GGZ Friesland wil de beweging inzetten naar één plan, het rehabilitatieplan. Er is een verschil tussen het plan en de geschreven tijd, wat leidt tot een groot aantal correcties (mutaties) die wordt geadministreerd (een voorbeeld is no shows). Dat zorgt voor een grote administratieve last. Daarnaast vinden er correcties plaats omdat de regelgeving anders is ingericht dan het primaire proces. Voorbeeld: registratie van dagdelen. Wet- en regelgeving gaat uit van dagdelen (4 uur in ochtend/middag/avond). Als de patiënt van 10 uur tot 14 uur komt dan is dat één dagdeel dat telt voor twee. Dat moet apart gemuteerd worden. Het zit in de aard van de doelgroep, en daarmee in de aard van het primaire proces, dat het plan anders is dan de realisatie (zoals no shows). De verschillende plannen zijn van matige kwaliteit (tekstueel, maar bijvoorbeeld ook ontbreken van evaluatiedata). Behandelaars zien het maken van het plan niet als een onderdeel dat de patiënt helpt. Kern van het experiment: De werkwijze heeft betrekking op de indicatie en herindicatie die niet meer door het CIZ wordt gedaan maar door GGZ Friesland zelf. Meer specifiek heeft het betrekking op de bewijsvoering alvorens CIZ indicatie aflevert. De ervaring is dat patiënten de informatie die nodig is als bewijsvoering veelal niet beschikbaar is. GGZ Friesland heeft samen met CIZ een SIP GGZ-C ontwikkeld. Expertise voor het stellen van de indicatie ligt bij de behandelaar. Het resultaat hiervan is dat de aanvraagprocedure hiermee wordt verkort en daardoor snellere toegang tot de ZZP GGZ-C + B pakketten middels een standaard indicatie protocol. Dus ook de huidige SIP GGZ B is uitgebreid voor de chronische patiënten Uitgangspunt van het ERAI experiment van GGZ Friesland is: 1) vereenvoudigen regels en procedures ten aanzien van indicatiestelling, 2) sneller toegang tot passende zorg, 3) toekomstbestendig experimenteren in de keten, 4) duurzame leerervaringen voor alle ketenpartners met landelijke meerwaarde, 5) sneller doorstroom vanuit de kliniek naar de BW. Terugdringen van de bewijslast voor voorliggende (gemeentelijke) voorzieningen bij aanvragen voor werk en dagbesteding willen we ook bewerkstelligen. We ondervinden hierbij nog wel problemen met het UWV, omdat de bewijslast niet altijd voorhanden is. Financieel kan dit experiment hoger uitkomen (kan de eigen indicatie leiden tot hogere ZZP s), maar het kan net zo goed lager uitkomen. Het is nog onduidelijk wat de hoogte van ZZP s betekent en welke factoren van invloed zijn. Het CIZ monitort door middel van steekproefsgewijze controles. Naar mate er minder correcties nodig zijn op basis van de controle, vindt er ook minder controle plaats. Het zorgkantoor controleert in hoeverre de overgang rechtmatig is (van Zvw naar AWBZ). Aanvraagprocedure is voor GGZ Friesland laag wat betreft administratieve lasten, CIZ is tevreden over kwaliteit. De voordelen van de eigen indicatie en herindicatie zijn: 1) korte doorlooptijd: waardoor er snellere overgang tot behandeling is en patiënten een kortere wachttijd hebben, en 2) daarnaast zijn behandelaars sneller klaar en kunnen zij hun tijd aan andere dingen besteden

6. GGZ Friesland (2) Overige praktijktoepassingen 43 indicatie opstellen plannen en vaststellen zorgpad maken planning Leveren zorg muteren declareren Essentie stap GGZ Friesland doet eigen indicatie op basis van indictieprotocol dat met CIZ is ontwikkeld CIZ monitort steekproefsgewijs op kwaliteit indicatie ZK monitort op rechtmatige overgang van ZVW naar AWBZ Behandelaar bekijkt gesprek met patiënt wat nodig is Op basis van behoefte wordt een reeks plannen opgesteld in afstemming met de patiënt Plan leidt tot een bepaald zorgpad (combinatie van modules met activiteiten) Op basis van plannen en zorgpad wordt een planning gemaakt Bij een te groot aantal cliënten is er eventueel een wachtlijst Behandelaar levert de zorg Correctie van de geplande uren versus de werkelijke uren Correctie dagdelen Correctie no shows Versturen declaratie naar ZK Facturatie naar CAK Output in informatie Patiënt geregistreerd in systeem XM Care Indicatiebesluit Zorgplan met afspraken over probleem, doel en benodigde zorg Zorgarrangement met afspraken over tijd, duur en type zorg voor een cliënt Ondertekende zorgovereenkomst Planning Communicatie naar cliënt wanneer waarvoor verwacht Afwijkingen ten opzichte van de planning worden genoteerd (bijv. no show) Correctie productie, klaar om verstuurd te worden naar CAK en ZK Gebruikte systemen/ applicaties XM Care AZR Horizon (gekoppeld aan XM Care met burger service nummer) Horizon Agenda medewerker Horizon Horizon Vecozo AZR 43

6. GGZ Friesland (3) Overige praktijktoepassingen 44 Zorgprogramma van de patiënt begeleidingsplan trajectplan zorg-behandelingsplan rehabilitatieplan Module 1 Module 2 Module N Activiteit1 Activiteit 2 Activiteit N Combinaties van modules en activiteiten binnen het zorgprogramma is het zorgpad

6. GGZ Friesland (4) Overige praktijktoepassingen 45 basis voor declaratie Eigen indicatie eigen indicatie op basis van protocol ontwikkeld met CIZ Begeleidingsplan afspraken over probleem, doel en benodigde zorg Zorgarrangement afspraken over duur zorg per functie Zorgplanning planning cliënt in tijd, duur en frequentie looproute voor de medewerker Declaratie factuur aan het zorgkantoor rehabilitatieplan (zorgbehandelingsplan en trajectplan) uitwerking: modules en activiteiten Eigen bijdrage gegevens aan CAK voor bepalen eigen bijdrage XM Care Horizon cliëntenregistratie -systeem Vecozo personeels informatie -systeem roostersysteem

7. Middin Overige praktijktoepassingen 46 Kerngegevens instelling: Middin heeft meer dan 190 locaties en het centrale kantoor is gevestigd in Rijswijk Aantal zorgprofessionals: 2950 medewerkers Aantal cliënten: ruim 4000 Sector: gehandicaptenzorg en ouderen Zorgaanbieder is betrokken bij een experiment regelarme instellingen (ERAI) Kern van de werkwijze: De geplande zorg is de gefactureerde zorg. Het moet leiden tot administratieve lastenverlichting en een verhoging van de ervaren kwaliteit door de cliënt. Medewerker van Middin stelt samen met de cliënt de doelen op waar de komende periode aan wordt gewerkt. De vraag van de cliënt staat centraal. Dit gesprek is anders omdat het gezamenlijk gevoerd wordt en werkt verhelderend, zowel voor cliënt als voor de medewerker. De doelen worden vertaald naar activiteiten, tijd en frequentie. Doelen, activiteiten, tijden en frequentie worden vastgelegd in het afsprakenformulier dat door cliënt en Middin wordt ondertekend. Het afsprakenformulier wordt door de planner omgezet in een planning voor iedere medewerker, zodat de medewerker weet wanneer hij/zij met welke cliënt aan de slag gaat. De doelgroep van Middin maakt dat deze planning zeer sterk fluctueert, bijvoorbeeld: drie uur op maandag blijken beter uit te komen op woensdag. Het is aan de medewerker om daar slim mee om te gaan en proactief in op te treden. Verplaatsen naar woensdag betekent dat een andere cliënt wellicht op maandag kan. Op basis van de planning voor de medewerker wordt de facturatie opgesteld. Dit komt niet altijd overeen met de geleverde zorg van die week maar omdat er wordt gewerkt met robuuste gemiddelden zijn fluctuaties aan de onderkant en de bovenkant tegen elkaar weg te strepen. Wat te herleiden is aan de resultaten van de evaluatie(s). Minimaal 1x per jaar, maar meestal 1 x per kwartaal (op basis van de ondersteuningsvragen ) is er een evaluatie waarin wordt bepaald of nog steeds op de juiste manier wordt gewerkt aan de juiste doelen.

7. Middin (2) Overige praktijktoepassingen 47 Indicatie Intakegesprek en maken afspraken maken planning zorglevering evaluatie Facturatie & eigen bijdrage Essentie stap CIZ voert indicatie uit Overeenkomst met cliëntgegevens opstellen Medewerker van Middin voert gesprek met cliënt over: wat zijn je vragen en waar ben je mee geholpen? Vragen van cliënt worden omgezet in doelen, methoden en activiteiten en worden ter plekke in afsprakenformulier verwerkt Cliënt en Middin ondertekenen juridische overeenkomst Planner vertaalt het afsprakenformulier in de planning op basis van gemiddelden Medewerkers zien dit vertaald in hun agenda Planning is de basis voor declaratie Medewerkers leveren zorg bij cliënt Doelgroep van Middin maakt dat cliënt op korte termijn andere doelen heeft en er dus andere planning nodig is. Medewerkers stellen zelf hun planning bij Controle door de manager van de geleverde uren ten opzichte van de fte Er is minimaal een jaarlijkse evaluatie (wat gaat goed, wat moet anders?). Verder ook een evaluatie op een moment dat de medewerker zelf bepaalt (meestal op kwartaalbasis) Planning doet de declaratie bij zorgkantoor en verstuurt informatie naar CAK In plaats van de AW319 maakt Middin gebruik van een kwartaalproductie waarin is aangegeven in hoeverre afspraken zijn nagekomen Output in informatie Cliënt geregistreerd in systeem Overeenkomst opgesteld Afsprakenformulier met afspraken over doelen, tijd, duur en type zorg voor een cliënt. Duur van de activiteiten op basis van gemiddelden Ondertekende zorgovereenkomst Planning van cliënt op basis van het afsprakenformulier Eventueel bijstellen planning Evaluatie Kwartaalproductie Informatie voor CAK Gebruikte systemen/ applicaties Plancare Vecozo Plancare Papieren afsprakenformulier bij cliënt, digitaal bij Middin Plancare en Cura Rooster Plancare Plancare Plancare 47

7. Middin (3) Overige praktijktoepassingen 48 basis voor declaratie Registratie bij CIZ indicatie cliënt indicatie via CIZ naar ZK, toewijzing via ZK naar Middin Afsprakenformulier afspraken over probleem, doel en benodigde zorg Zorgovereenkomst overeenkomst tussen cliënt en zorgaanbieder Zorgplanning planning cliënt in tijd, duur en frequentie cliënt stelt zelf proactief planning bij op basis van situatie kwartaalevaluaties en jaarlijkse evaluaties Declaratie factuur aan het zorgkantoor door middel van kwartaalproductie Eigen bijdrage gegevens aan CAK voor bepalen eigen bijdrage Vecozo papieren kopie bij cliënt en digitaal bij Middin Plancare Plancare Vecozo

8. Careyn Overige praktijktoepassingen 49 Kerngegevens instelling: Werkgebied: Utrecht, Zuid-Holland en Noord-Brabant 15000 cliënten 15000 FTE Zorgaanbieder is betrokken bij een experiment regelarme instellingen (ERAI) Kern van de werkwijze: Het terugdringen van de regellast in en om het primaire proces langs drie lijnen: vermindering interne regelgeving en vermindering administratieve lasten voor professionals reduceren van professionele zorg door bevorderen van preventie en zelfredzaamheid en door meer ondersteuning van informele zorg integratie van extramurale zorg en huisartsenzorg Belangrijke pijlers zijn het zorgleefplan en meer vrijheid in het handelen van het wijkteam/ de wijkverpleegkundige. In het zorgleefplan wordt zorg en ondersteuning gecombineerd met informele zorg waarbij zelfredzaamheid van de cliënt centraal staat. Het wijkteam stelt zelf de CIZindicatie en maakt hierbij gebruik van klantprofielen. Daarnaast is er vrije ruimte in bekostiging waardoor tijd en ruimte voor het stimuleren van informele zorg, het opzetten van netwerken met andere instanties en vroegtijdige signalering van mogelijke hulpvragen. Verder wordt geëxperimenteerd met het vereenvoudigen van het berichtenverkeer in de hele keten en het bieden van een alternatieve vorm van kwaliteitsmeting.

8. Careyn(2) Overige praktijktoepassingen 50 eerste contact klant opstellen zorgleefplan indicatiestelling leveren zorg en registratie facturen zorg Essentie stap Registreren van de klant in het systeem Contactmomenten worden digitaal vastgelegd Zorgteam is contactpersoon en coördinator voor vragen Zorgteam stelt samen met klant zorgleefplan op aan de hand van geautomatiseerde vragenlijst Gesprek gaat over zorgvraag, zelfredzaamheid en inzet van zorg Afspraken rond te leveren zorg aan de klant liggen vast in zorgarrangement Koppeling klant aan klantprofiel Careyn verstuurt indicatieadvies aan CIZ in uren per functie Indicatie via CIZ naar ZK, zorgtoewijzing via ZK naar Careyn, maar zorgtoewijzing niet via ZK naar Careyn Registreren geleverde zorg op aantal zorguren per cliënt (voor intern gebruik) Accorderen zorguren Geen communicatie via AZR (geen AW33, AW35, AW39) Verantwoording van uren per week op basis van uurafspraak met de klant in zorgarrangement Financiering op basis van lump sum Output in informatie Klant is geregistreerd in het systeem Contactmomenten zijn vastgelegd Ondertekend zorgleefplan met afspraken over zwaarte zorgvraag, mate van zelfredzaamheid, inzet informele zorg en van zorg in aantal uur per product Indicatie geregistreerd Geaccordeerde uren geleverde zorg (voor intern) Verantwoording met afgesproken uren via wekelijkse AW319 AW319 ook basis voor eigen bijdrage berekening door CAK Gebruikte systemen/ applicaties Caress (Pink Roccade Healthcare) ONS (Nedap) in Utrecht West Cares en ONS Klantprofiel bepalen in eigen applicatie Vragenlijst wel in ONS, nog niet in Caress Aanmeldfunctionaliteit CIZ Caress en ONS Caress en ONS Vecozo Schakel Punt

8. Careyn(3) Overige praktijktoepassingen 51 basis voor declaratie Zorgleefplan afspraken over zorgvraag, mate van zelfredzaamheid, inzet informele zorg inzet van zorg Uitvoering en registratie uren geleverde zorg (voor intern) Declaratie verantwoording uren per week aan het zorgkantoor Registratie bij CIZ indicatie cliënt in functies indicatie via CIZ naar ZK Eigen bijdrage afgesproken zorguren aan CAK voor bepalen eigen bijdrage digitaal IICformulier AF VSP