Handleiding voor aanleveren van telefoonnummers voor nummerherkenning 1. Stap voor stap nummers aanleveren Stap 1: inloggen op de website voor nummerherkenning Stap 2: soort kantoor aangeven Stap 3: check nummers uit BAR Stap 4: voeg extra nummers toe Stap 5: nummers aanleveren: Groot of klein kantoor? Stap 6: download Pdf-bestand voor eigen administratie 2. Houd uw bestand actueel 3. Overzicht aan te leveren nummers 4. Vragen? 1
1. Stap voor stap nummers aanleveren Stap 1: inloggen op de website voor nummerherkenning Ga naar http://nummerherkenning.advocatenorde.nl (dus zonder www.) of klik op de link in uw uitnodiging. Heeft u geen toegang? Checkt u dan op http://beveiligingscheck.advocatenorde.nl of u de meest recente beveiligingsupdate op uw computer heeft om in te kunnen loggen. Zo niet, volg dan de instructies op deze website. Ingelogd? Dan krijgt u dit scherm te zien: Klik op de link Ga naar de website voor het beheer van telefoonnummers. U wordt verzocht om uw balienet- of kantoorcertificaat te selecteren. Klik het certificaat aan voor uw identificatie en klik dan op OK. 2
Lukt dit niet of krijgt u dit scherm niet, neemt u dan contact op met de helpdesk van de Orde op 070-3353554 of helpdesk@advocatenorde.nl. Als uw identificatie via het kantoor- of balienetcertificaat is geslaagd, ziet u dit scherm: Bij wachtwoord vult u het wachtwoord in dat in uw uitnodigingsmail voor het aanleveren van de nummers staat. Klik op Inloggen. Na de eerste keer inloggen vragen wij u om uw wachtwoord te wijzigen. 3
Stap 2: soort kantoor aangeven U ziet het volgende scherm. Hier geeft u eenmalig aan voor welk soort kantoor of vestiging u de nummers doorgeeft. Heeft uw kantoor meer vestigingen dan u op uw scherm ziet, dan heeft de Orde voor die vestigingen een andere contactpersoon benaderd. Met toepassen bevestigt u uw keuze en komt u in het volgende scherm terecht. 4
Stap 3: check nummers uit BAR Onder het tabblad Nummers uit BAR vindt u de nummers die de Orde in de Beheer Advocaten Registratie (BAR) heeft geregistreerd. Met de algemene kantoornummers hoeft u niets te doen. Deze worden automatisch doorgegeven ten behoeve van nummerherkenning. Bij de doorkiesnummers kunt u selecteren of het een doorkiesnummer van de advocaat of van de secretaresse betreft. Als de telefoonnummers niet kloppen, kunt u wijzigingen doorgeven via www.barbeheer.nl. 5
Stap 4: Voeg extra nummers toe Klik op het tabblad Extra nummers. Hier moeten de telefoonnummers worden ingevoerd die nog niet bij de Orde geregistreerd staan en dus ook niet bij de eerder getoonde nummers uit Beheer Advocaten Registratie (BAR) staan. Bij selecteer een type vindt u alle soorten telefoonnummers die u voor uw specifieke kantoor of vestiging dient in te voeren. Bij omschrijving kunt u als geheugensteuntje bijvoorbeeld de naam van de betreffende persoon, afdeling etc. toevoegen. Let wel: dit is niet verplicht. De telefoonnummers die u invoert, worden enkel en alleen ten behoeve van nummerherkenning gebruikt. 6
Stap 5: nummers aanleveren: Groot of klein kantoor? a. Klein kantoor Als u contactpersoon bent op een (relatief) klein kantoor, dan kunt u het best onder Extra nummers de nummers voor alle individuele advocaten invullen. Klik op Nieuw nummer toevoegen en het scherm klapt verder open met een aantal invulvelden. Als u klaar bent met invullen, klikt u op Opslaan + sluiten. Wilt u nog een nummer toevoegen? Kies dan voor Opslaan + nieuw. Als u een verplicht veld niet heeft ingevuld (alleen het veld omschrijving is niet verplicht, dat is bedoeld als geheugensteuntje voor uzelf), krijgt u een melding dat u nog iets bent vergeten voordat u kunt opslaan. Als het opslaan wel is gelukt, dan zijn deze nummers van de betreffende advocaat goed geregistreerd. Als u een fout heeft gemaakt en één van de ingevoerde nummers wilt wijzigen, dan klikt u op het potloodje dat achter het nummer staat en u kunt uw wijzigingen doorvoeren. 7
Met Opslaan + sluiten slaat u de wijziging op, met Annuleren niet. b. (Middel)groot kantoor Bent u contactpersoon voor een middelgroot of groot kantoor dan is het aan te raden om de telefoonnummers in te voeren met behulp van een Excelbestand. U dient dan het Excelbestand te gebruiken onder Extra service. U doet dat door deze te downloaden, op te slaan op uw pc en daar alle nummers in te voeren. 8
LET OP: In het Excelbestand worden de nummers alleen goed opgenomen als het nummertype en het nummer goed zijn genoteerd. Het nummertype kunt u in Excel selecteren als u in de eerste kolom aan de rechterkant van de lege cel op het pijltje klikt. In de volgende kolom typt u het nummer in. Het nummer moet het volgende formaat hebben: aan elkaar de landcode met plus-teken, regiocode zonder nul en doorkiesnummer. Dus bijvoorbeeld +31703353535. U kunt optioneel een opmerking in de derde kolom toevoegen. De volgorde van deze drie kolommen kan niet gewijzigd worden. Ook als u een kolom tussenvoegt, dan kunt u het bestand niet meer uploaden. Als u klaar bent met het invoeren van alle nummers, dan kunt u weer inloggen op de website Nummerherkenning en het ingevulde Excelbestand rechtstreeks invoeren door op Uploaden te klikken. Selecteer het ingevulde Excelbestand en klik op weer op Uploaden. Alle nummers in het Excelbestand worden gecontroleerd en u krijgt te zien hoeveel importeerbare nummers zijn gevonden. Indien akkoord klikt u op Invoeren en het Excelbestand wordt dan automatisch van uw eigen pc ingevoerd in het systeem van nummerherkenning waardoor alle nummers van uw kantoor zijn doorgegeven 9
10
Stap 6: download Pdf-bestand voor eigen administratie Bent u klaar? Zijn alle nummers doorgegeven? Download dan een Pdf-bestand met alle nummers (BAR- en Extra nummers) voor uw eigen administratie door te klikken op Downloaden, Download Pdf. 11
2. Houd uw bestand actueel Als de juiste nummers zijn opgegeven, moeten ze natuurlijk ook actueel worden gehouden. Dit houdt in dat bij nieuwe stagiaires of medewerkers of bij uit diensttredingen uw bestand moet worden aangepast. Als u slechts een beperkt aantal nummers wilt wijzigen, dan kunt u dat het best rechtstreeks op de website Nummerherkenning doen door de juiste nummers op te zoeken en deze vervolgens te verwijderen of via het potloodje wijzigingen aan te brengen (zie uitleg bij stap 5a). Voor grote wijzigingen kunt u het best de oude nummers in één keer verwijderen en een volledig nieuwe Excellijst uploaden. Om alle extra nummers in een keer te verwijderen klikt u op Verwijderen, Verwijder alle extra nummers. Volg stap 5b en u hebt een nieuwe Excellijst toegevoegd en uw extra nummers zijn weer up to date. 12
3. Overzicht aan te leveren nummers Welke nummers dient u conform de Verordening door te geven? Reguliere advocatenkantoren; alle kantoren met alleen advocaten/geheimhouders mogen de volgende nummers doorgeven: 1. Het doorkiesnummer vaste telefoon advocaat (type advocaat doorkies) 2. Mobiel nummer advocaat (type advocaat mobiel) 3. Doorkiesnummer fax advocaat (type fax) 4. Doorkiesnummer vaste telefoon secretaresse van de advocaat (type secretaresse) 5. Nummer van de vaste telefoonaansluiting thuis van de advocaat, die alleen voor zakelijk gebruik is bestemd (type thuis zakelijk) 6. Algemene vaste telefoonnummer van het kantoor 7. Het algemene faxnummer van het kantoor 8. Eventueel bundelnummers (kunnen er meerdere zijn) (type bundelnummer 9. Doorkiesnummers van personen met een afgeleid verschoningrecht a. Doorkiesnummer studentstagiaire (type studentstagiaire) b. Doorkiesnummer paralegal (type paralegal) c. Doorkiesnummer medewerkers van de financiële administratie (type Financiële administratie) Alle gemengde kantoren mogen de volgende nummers aanleveren 1. Het doorkiesnummer vaste telefoon advocaat (type advocaat doorkies) 2. Mobiel nummer advocaat (type advocaat mobiel) 3. Doorkiesnummer fax advocaat (type fax) 4. Doorkiesnummer vaste telefoon secretaresse van de advocaat (type secretaresse) 5. Nummer van de vaste telefoonaansluiting thuis van de advocaat, die alleen voor zakelijk gebruik is bestemd (type thuis zakelijk) 6. Doorkiesnummers van personen met een afgeleid verschoningrecht a. Doorkiesnummer studentstagiaire (type studentstagiaire) b. Doorkiesnummer paralegal (type paralegal) 7. Eventueel bundelnummers (dit is afhankelijk van de vraag of het telefoonverkeer van advocaten en niet-geheimhouders technisch gescheiden kan worden (type bundelnummer) Alle advocaten in diensbetrekking mogen de volgende nummers aanleveren 1. Het doorkiesnummer vaste telefoon advocaat (type advocaat doorkies) 2. Mobiel nummer advocaat (type advocaat mobiel) 3. Doorkiesnummer fax advocaat (type fax) 4. Doorkiesnummer vaste telefoon secretaresse van de advocaat (type secretaresse) 5. Nummer van de vaste telefoonaansluiting thuis van de advocaat, die alleen voor zakelijk gebruik is bestemd (type thuis zakelijk) 4. Vragen? Mocht u vragen hebben dan vindt u op de website ook een FAQ ( veelgestelde vragen ), een begrippenlijst en een overzicht van de aan te leveren telefoonnummers. U vindt hier ook de Verordening op de Nummerherkenning zelf. Komt u er niet uit? Neem dan contact op met de helpdesk van de Orde op 070-3353554 of helpdesk@advocatenorde.nl. 13