1 OEFENING GEGEVENSBEHEER 1

1 OEFENING GEGEVENSBEHEER 1 1.1 EEN LIJST MAKEN Maak onderstaande koppen voor een lijst. Begin in cel C8 (het is dus niet nodig een lijst te beginnen in A1). Maak de koppen vet. Dit moet je doen omdat Excel de afwijkende opmaak ziet als veldnamen. Bij sorteer (en andere) handelingen zal de kop niet mee gesorteerd worden. Je hebt nu nog geen records toegevoegd! 1.1.1 MAKKELIJK GEGEVENS IN EEN BEREIK INVOEREN Selecteer vanaf C9 tot H19 zoals de schermafdruk toont. Nu mag je de muis niet meer gebruiken. Begin met het invoeren van gegevens. Gebruik enkel [TAB] als navigatie toets, gebruik de muis niet meer. Als je een veld terug naar achter wil vorm je [SHIFT TAB] Maar je weet dat het niet verplicht is om elk veld inhoud te geven! Je mag echter geen volledig lege rij of kolom tussen laten. Je zal zien dat je na het laatste veld van een record terug in veld naam van het volgende record terechtkomt. EXCEL 2016 OEFENING GEGEVENSBEHEER 1 BLZ. 1 VAN 8

1.1.2 DE LIJST SELECTEREN WE KUNNEN OP EEN AANTAL MANIEREN EEN LIJST SELECTEREN Eerst moet je de selecteren: klik in om het even welke cel van de lijst. Deselecteer altijd vooraleer je een andere manier van selecteren test. Klik in de lijst Vorm [CTRL SHIFT *] met * op het alfanumerieke deel van het toetsenbord. Op deze manier selecteren we een gesloten bereik (geen lege rij of kolom ertussen). Je kan ook [CTRL *] met * op het numerieke toetsenbord vormen. Je kan ook in de lijst klikken en [CTRL a] vormen. Als je dan nogmaals [CTRL a] vormt selecteer je het volledige werkblad. 1.1.3 DE LIJST EEN NAAM GEVEN ALS JE LATER VIA FORMULES EN FUNCTIES DE LIJST WIL AANSPREKEN, IS HET HANDIG OM DE LIJST EEN NAAM TE GEVEN OM ZO DE CELADRESSEN NIET TE HOEVEN ONTHOUDEN Met het bereik geselecteerd klik je in de namebox ( naamvak ) Typ een naam gevolgd door [ENTER]. Deselecteer (klik ergens buiten de lijst). Als je het bereik vlug wil selecteren vanuit om het even welk werkblad, kan je zijn naam uit het naamvak kiezen. 1.1.4 EEN RIJ TUSSENVOEGEN EN DE GEVOLGEN VOOR HET BENOEMDE BEREIK ALHOEWEL EXCEL JE LIJST KAN SORTEREN, IS HET SOMS TOCH EENS NODIG RIJEN TUSSEN TE VOEGEN We willen een rij tussenvoegen tussen rij 9 en 10. Dat wil dus zeggen dat alles vanaf rij 10 zal moeten dalen. Klik op rijnummer 10 vorm [CTRL +] ( + op het numerieke toetsenbord). Voer op de lege rij gegevens in. Kies de naam van de lijst uit het naamvak om deze te selecteren. Je ziet dat bij het tussenvoegen van een nieuwe rij het bereik groter geworden is en de nieuwe rij erin opgenomen is. EXCEL 2016 WORKSHOP GEGEVENSBEHEER 1 BLZ. 2 VAN 8

Dit is geen goede en betrouwbare manier van werken, je kan van de lijst beter een tabel maken, lees hoofdstuk 1.2 1.1.5 EEN RIJ AAN HET EIND VAN DE LIJST TOEVOEGEN EN HET GEVOLG VOOR HET BENOEMDE BEREIK Maak een nieuw record onderaan het bereik erbij, (de eerste vrije rij gebruiken na het laatste record). Kies de naam van het bereik uit het naamvak. Je zal zien dat het nieuwe record NIET opgenomen is in het bereik. Dat komt omdat een naambereik wel elastisch is, dus als je een record TUSSENVOEGT zal dit wel lukken (dat heb je in hoofdstuk 1.1.4 gezien!), maar eens er gegevens buiten dat bereik geplaatst worden, moet je de naam opnieuw definiëren (met een tabel heb je dat probleem niet, zie hoofdstuk 1.2). 1.1.6 EEN NAAM HERDEFINIËREN Deselecteer Kies formulas/defined names/name manager ( formules/gedefinieerde namen/namen beheren ). Kies de naam, kies edit ( bewerken ) en pas het bereik aan. Druk daarna op OK Het nieuwe record zit nu ook in het naambereik. Dat is natuurlijk geen handige manier van werken. Lees verder. EXCEL 2016 OEFENING GEGEVENSBEHEER 1 BLZ. 3 VAN 8

1.1.7 EEN FORMULIER GENEREREN OM GEGEVENS IN TE VULLEN Klik in de lijst en klik op de knop formulier die je in de QAT hebt geplaatst (in de klassikale sessie heb je dit gedaan, of je hebt het geleerd in je theorie). Maak via het formulier een nieuw record. Merk op dat het nieuwe record enkel in de lijst verschijnt als je naar het volgende nieuwe record gaat, of naar een vorig. Het nieuwe record maakt geen deel uit van het naambereik. Controleer dit door de naam te kiezen uit het naamvak. 1.1.8 EEN RECORD VERWIJDEREN VIA HET FORMULIER Navigeer binnen het formulier naar een record en verwijder het met de knop in het formulier. Je moet de verwijdering bevestigen: 1.2 EEN TABEL MAKEN Plaats op een leeg werkblad koppen voor een nieuwe lijst en maak deze vet. Maak nog geen records. Klik ONDER een kop en kies insert/tables/table ( invoegen/tabellen/tabel ). Vink aan dat je tabel headers ( koppen ) heeft. Jouw celadressen kunnen andere zijn Dit maakt Excel van je lijst (jouw koppen kunnen andere titels hebben): Excel maakt de rijen alternerend ingekleurd En voorziet de koppen van filters. Tevens is er een leeg record aanwezig. EXCEL 2016 WORKSHOP GEGEVENSBEHEER 1 BLZ. 4 VAN 8

Selecteer de gegevens (niet de koppen), geef via het naamvak een naam aan de selectie. Gebruik niet dezelfde naam als in een vorige oefening. Gebruik het formulier om een aantal records toe te voegen. Controleer via het naamvak of de nieuwe records deel uitmaken van het naambereik. Maak van je lijsten onmiddellijk tabellen als je formulieren wil gebruiken en zeker als je later via functies en formules de lijst wil aanspreken. 1.2.1 EEN VELD BIJMAKEN IN DE TABEL IN DE KLASSIKALE SESSIE OF DE THEORIE HEB JE EEN AANTAL MOGELIJKHEDEN GEZIEN OM EEN NIEUW VELD BIJ TE MAKEN hier is nog een manier. Klik in de tabel in een cel van de kolom waarvoor je een nieuw veld wil maken (deze kolom zal dan opschuiven). Kies home/cells/insert/ insert table columns to the left ( start/cellen/invoegen/tabelkolommen links invoegen ). En kies de juiste optie. Kies niet insert sheet columns ( bladkolommen invoegen ) want je werkt nu in een tabel. Geef als kop factuur aan het nieuwe veld Stel dat dit veld niet op de juiste plaats staat in de tabel, je kan de kop dan gewoon verplaatsen! Vul het nieuwe veld met cijfergegevens. Controleer het naambereik, dit is nu uitgebreid. EXCEL 2016 OEFENING GEGEVENSBEHEER 1 BLZ. 5 VAN 8

1.3 TOTAL ROW TOTAALRIJ WE LATEN EXCEL EEN RIJ TOEVOEGEN WAAROP WE BEREKENINGEN KUNNEN UITVOEREN Klik in de tabel en kies design/table style options/total row ( ontwerpen/opties voor tabelstijlen/totaalrij ). Op de totaalrij is het nu mogelijk om voor elk veld een functie te kiezen, je moet wel eerst in een cel van de totaalrij klikken. Ook het eerste veld kan je een functie toekennen. Geef de functie count ( aantal ) aan een niet numeriek veld op de totaalrij. Opfrissing: De functie count aantal, telt het aantal cellen in een bereik met numerieke opmaak. Lees verder! 1.4 SUBTOTAL SUBTOTAAL Bekijk in de formulebalk de functie die je zonet hebt gegeven aan het veld ( count, aantal ). Alhoewel de functie op de totaalrij count ( aantal ) is, rekent Excel hier toch met subtotaal. =SUBTOTAL(103;[factuur]) =SUBTOTAAL(103;[factuur]) Deze functie heeft een aantal codes, hier zijn ze: Function_num Function_num Function (includes hidden values) (ignores hidden values) 1 101 AVERAGE 2 102 COUNT 3 103 COUNTA 4 104 MAX 5 105 MIN 6 106 PRODUCT 7 107 STDEV 8 108 STDEVP 9 109 SUM 10 110 VAR 11 111 VARP EXCEL 2016 WORKSHOP GEGEVENSBEHEER 1 BLZ. 6 VAN 8

functie_getal functie_getal Functie (inclusief verborgen waarden) (exclusief verborgen waarden) 1 101 GEMIDDELDE 2 102 AANTAL 3 103 AANTALARG 4 104 MAX 5 105 MIN 6 106 PRODUCT 7 107 STDEV 8 108 STDEVP 9 109 SOM 10 110 VAR 11 111 VARP 1.5 EEN FUNCTIE OF FORMULE IN EEN TABEL oefeningen 2016 werkblad tabel 1 Maak van deze lijst een tabel. Geef de tabel een naam. We zien dat er een veld aantal en een veld prijs is. We willen weten hoeveel het totaal is per record. Klik in F2. Typ een = Klik in D2 Typ een * Klik in E2 druk [ENTER] Merk op dat Excel onmiddellijk de hele kolom berekent! Kontroleer een formule: Excel benoemt de cellen met de naam die gevonden is in de kop van het veld. De tabel is ook groter geworden! controleer dit door de naam van de tabel uit het naamvak te kiezen. Vergeet het nieuwe veld geen naam te geven! EXCEL 2016 OEFENING GEGEVENSBEHEER 1 BLZ. 7 VAN 8

1.6 EEN ANDERE MANIER OM EEN TABEL TE MAKEN WE MAKEN EEN TABEL WAARBIJ WE ONMIDDELLIJK KUNNEN KIEZEN VOOR EEN BEPAALDE OPMAAK oefeningen 2016 werkblad tabel 2 Klik in de lijst. Kies home/styles/format as table ( start/stijlen/opmaken als tabel ). Kies een tabel stijl uit de voorbeelden. In het daaropvolgende dialoogvenster moet je aanvinken dat de tabel koppen heeft. En ook nu is de lijst omgetoverd naar een tabel. Zorg ervoor dat de opmaak de tabel niet onleesbaar maakt! EXCEL 2016 WORKSHOP GEGEVENSBEHEER 1 BLZ. 8 VAN 8