Inleiding Om facturen per e-mail te kunnen versturen zijn er enkele instellingen noodzakelijk. Onderstaand de stappen die u moet doorlopen. Instellen smtp server Instellen factuursoort totaal of Instellen factuursoort per klant/leverancier of Instellen factuursoort per contactpersoon Instellen tekst e-mailbericht Werkt u met CASHWeb, dan is het van de smtp-server niet nodig. Versturen van e- mails gebeurt via de eigen smtp-server van CASHWeb. Instellen smtp-server Om vanuit CASH e-mails te kunnen versturen is het noodzakelijk om in de CASH SETUP de naam van uw eigen mailserver (smtp-server) in te vullen. Volg stap 1 om vast te stellen hoe deze naam luidt. Is deze bekend, volg dan stap 2 om deze naam in de CASH SETUP in te vullen. Stap 1) Wat is de naam van mijn smtp-server? Waar is de naam van de smtp-server te vinden? In dit voorbeeld is Outlook Express gebruikt. Dit kan een ander programma zijn. Als u het niet zeker weet kunt u dit altijd navragen bij uw systeembeheerder. In Outlook Express ga naar het tabblad Extra. Klik op Accounts
Ga naar tabblad E-mail STAP 2) Instellen smtp-server in de CASH SETUP Start CASH met de gebruikerscode Setup. Klik op OK
Kies voor Onderhoud - Instellen configuratie Vul de naam van smtp-server en het e-mailadres in. Bevestig steeds met enter. Daarna 2x escape. Sluit CASH af. Uw smtp-server is nu ingesteld.
Instellen smtp-server via een gebruiker: Klik op Bestand - Instellingen, kies [F4-Config] Vul de rubrieken 'smtp-server' en 'e-mailadres' in. Sluit CASH af en start CASH weer op om de wijzigingen door te voeren. Instellen factuursoort Verkooporder- en inkoopformulieren kunnen direct als een PDF-document per e-mail naar de klant/leverancier worden verzonden. Per klant/leverancier kan worden aangegeven welke formulieren als Pdf-bestand naar de betreffende klant/leverancier moeten worden verzonden. Tevens is het mogelijk om per contactpersoon bij 'Onderhoud contactpersonen' deze aanduiding(en) op te nemen. Let op, dat indien meerdere contactpersonen dezelfde aanduiding hebben, alleen de contactpersoon met het LAAGSTE volgnummer het betreffende formulier krijgt! Indien voor alle klanten en/of leveranciers geldt dat bepaalde orderformulieren per e-mail verstuurt moeten worden, dan kan bij de systeemvariabelen aangegeven worden voor welke formulieren dit betreft. Indien slechts enkele klanten en/of leveranciers een PDF-document moeten ontvangen, is het raadzaam om dit in de systeemvariabelen leeg te laten en deze in te vullen bij de betreffende relaties of contactpersonen. Het is mogelijk om één of meerdere van de aangegeven letters vast te leggen.
Geldige waarden zijn: Voor klanten: Z Proforma formulier O B V M P F C Offerte Verkooporderbevestiging Verzamelbon Magazijnbon Pakbon Verkoopfactuur Baliefactuur Voor leveranciers: O Inkooporder opdrachtbon A V H Aanvraag/offerte Vrachtbon Herinnering Instellen e-mailen formulieren totaal Ga naar Instellingen - Systeemvariabelen en kies voor [F6-Email] Bij PDF verkoopformulieren en PDF inkoopformulieren kan aangegeven worden welke formulieren per e-mail verzonden moeten worden.
Instellen e-mailen formulieren klant/leverancier Ga naar Stamgegevens - Klant. Selecteer relatie en kies voor [F3-Instell.]. Ga naar Stamgegevens - Leverancier. Selecteer relatie en kies voor [F3-Instell]
Bij PDF verkoop- inkoopformulieren en PDF kan aangegeven worden welke formulieren per e-mail verzonden moeten worden. Dit overschrijft de eventuele instellingen bij de systeemvariabelen. Instellen e-mailen formulieren contactpersoon Dit geld voor zowel klant als leverancier. Ga naar Stamgegevens - Klant of Leverancier. Selecteer relatie en kies voor [F5-Contactp.]. Bij PDF verkoopformulieren en PDF inkoopformulieren kan aangegeven worden welke formulieren per e-mail verzonden moeten worden. LET OP: Indien meerdere contactpersonen dezelfde aanduiding (bijvoorbeeld de O van inkooporder) hebben, dan krijgt alleen de contactpersoon met het LAAGSTE volgnummer het betreffende formulier toegestuurd. Is er opgegeven dat er één of meerder kopieën geprint moeten worden, dan worden deze naast de e-mail ook geprint.
Instellen tekst e-mailbericht/form/taal Met deze functie kan per Formuliercode/Taalcode een tekst worden vastgelegd, welke in de body van e-mailberichten wordt opgenomen. Dit is van toepassing bij zowel verkoop- als inkoopformulieren. Tevens kan hier een Cc en/of een Bcc e-mailadres opgegeven worden. Tip! Aan te raden is om bij de Bcc uw eigen e-mailadres in te vullen en de Adobe tekst op AAN te hebben staan. Zo kunt u altijd terug zien of de mail verstuurd is en kan een klant niet zeggen dat zij het niet kunnen lezen, omdat u de mogelijkheid biedt om Adobe te installeren. Ga naar Instellingen - Systeemvariabelen en kies voor [F5-E-Tekst]. Stel hier alle benodigde gegevens in en sla dit op. Nu zijn alle instellingen gedaan om vanuit CASH digitaal te kunnen factureren.