Handleiding Abakus Incasso 2014 Abakus Compleet Pagina 1 / 9
Inhoud Inhoud... 2 Inleiding... 3 Inrichting in Abakus Compleet... 4 Incasseren... 5 e-mail... 6 Onvolledige gegevens:... 7 Geen bankrekening... 7 Betaalmethode... 8 Contact... 9 Zelfhulp en handleidingen... 9 2014 Abakus Compleet Pagina 2 / 9
Inleiding Een snelle en doeltreffende manier van betalen van uw facturen door klanten is die van automatische incasso. Wanneer u bent gemachtigd door uw klant om geld af te schrijven van hun rekening èn u een incassocontract hebt afgesloten met uw bank, kunt u de openstaande vorderingen via een automatische incasso(batch) innen. Deze handleiding beschrijft de inrichting van de onderdelen van het incassoproces en de handelingen die u moet doen om uw incassobatch klaar te zetten om hem uiteindelijk te importeren in uw bankprogramma. 2014 Abakus Compleet Pagina 3 / 9
Inrichting in Abakus Compleet De inrichting omvat twee zaken: 1) Bij de debiteurgegevens moet in Abakus Compleet een bankrekening bekend zijn waarvan u de vordering kunt incasseren 2) In Abakus Compleet moet ook bij de stamgegevens van de debiteur de betaalmethode "Incasso" vermeld staan. Op deze manier worden door de Boekhouding te incasseren bedragen automatisch en tijdig aan u aangeboden om te incasseren. Ga in het hoofdmenu naar 'patiënten' en selecteer de betreffende patiënt (= debiteur). Selecteer in het menu aan de linkerkant 'persoonsgegevens'. U ziet nu een scherm met alle stamgegevens van de debiteur. Onderaan dit scherm ziet u een aantal financiële gegevens. De volgende velden vult u vervolgens in: Betaalmethode: Selecteer 'Incasso' Naam bank: De naam van de bank van de debiteur Bankrekening: De bankrekening van uw debiteur waarvan zal worden geïncasseerd Klik op 'Opslaan' om de wijzigingen te verwerken. Vanaf nu worden alle facturen aan deze debiteur die worden gemaakt automatisch als te incasseren geregistreerd. Figuur 1 Debiteurgegevens patiënt 2014 Abakus Compleet Pagina 4 / 9
Incasseren Ga in het Abakus Compleet hoofdscherm naar 'Boekhouding'. Klik in de 'mappenkast' op de map 'Openstaande posten debiteuren'. U komt nu in het volgende scherm: Figuur 2 Openstaande posten debiteuren Klik op het tabblad met het icoontje van uw bank (zie groene cirkel). Pas op: als u meer bankrekeningen heeft kies dan wel voor de juiste. Immers u kunt alleen incasseren naar een bankrekening waarvoor een incassocontract met uw bank is afgesloten. U komt nu in het volgende scherm: In dit scherm kunt u een selectie maken van de vorderingen die u wilt incasseren. U kunt bijvoorbeeld één enkele debiteur selecteren in plaats van alle incasso-facturen van alle debiteuren. Ook kunt u aangeven dat u de incasso in de toekomst wilt laten plaatsvinden. 2014 Abakus Compleet Pagina 5 / 9
Bijvoorbeeld als u op een vaste datum in de maand incasseert en vanwege vakantie de batch nu al klaar wilt zetten. Klik op de knop OK Op het linkerscherm verschijnen facturen met een betaalmethode 'Incasso' en een vervaldatum die vóór de vervaldatum ligt die u in het voorgaande scherm hebt geselecteerd. Linksboven ziet u de gegevens met de bankrekening van de debiteur. Wanneer er meerdere bankrekeningen bekend zijn bij die debiteur kunt u desgewenst een andere bankrekening kiezen. In de groene regel kunt u de omschrijving wijzigen als u dat wilt. Deze omschrijving wordt meegegeven met de betaling en is dus zichtbaar op het bankafschrift van uw klant. U kunt in het veld 'Klaargezet' het bedrag invullen dat u wilt incasseren op deze factuur. U kunt bij een betaalafspraak bijvoorbeeld een gedeelte van het bedrag incasseren. Als u en dat gebeurt natuurlijk het meeste het gehele bedrag wilt incasseren kunt op het factuurbedrag klikken in het groene veld. Dit bedrag wordt dan door het programma gekopieerd naar het veld 'Klaargezet'. In het rechter scherm loopt een teller mee met het totaalbedrag van de incassobatch. Als u alle vorderingen op deze wijze hebt voorbereid kunt u incasseren door op de rechterpagina op de knop 'Incasseren' te klikken. Het programma verwerkt nu de incassobedragen in een batch (Clieop03.txt) en vraagt u dit op te slaan op een locatie van uw keuze. Onthoud wel waar u het opslaat, anders is het later een hele klus om het bestand te vinden. Dit bestand kunt u inlezen in uw bankprogramma om verder te incasseren. U kunt nu de map sluiten door op het ronde gat van de map te klikken. e-mail Ter informatie zal de gebruiker die dit proces heeft doorlopen een e-mail ontvangen met het bestand en een specificatie van de batchgegevens. 2014 Abakus Compleet Pagina 6 / 9
Onvolledige gegevens: Geen bankrekening Het kan voorkomen dat een vordering wel de betaalmethode 'Incasso' heeft meegekregen, maar er geen bankrekening bij de debiteur is aangegeven. Bij het selecteren van deze bedragen verschijnt een rode regel waarin een bankrekening kan worden toegevoegd. Een eenvoudige oplossing is door alsnog in de debiteurgegevens de bankrekening toe te voegen en daarna opnieuw te starten met het selecteren van de te incasseren bedragen. Het programma zal de rode regel niet laten zien. Een andere oplossing is om op de rode regel een bankrekening invoeren. Als u hierop klikt opent het detailscherm van de debiteur in Abakus Compleet Boekhouding. Negeer dit scherm en vul op de rode regel het gewenste bankrekeningnummer in. Druk vervolgens op het rode icoontje (zie groene cirkel) om de bankrekening op te slaan bij de debiteurgegevens. Daarna kunt u het bedrag selecteren en vervolgens normaal incasseren. Het programma zal de bankrekening bij volgende incasso's standaard gebruiken. 2014 Abakus Compleet Pagina 7 / 9
Betaalmethode Het kan ook voorkomen dat een factuur niet de betaalmethode Incasso heeft meegekregen. Dit kunt u per openstaande factuur veranderen door in de openstaande postenlijst de betreffende factuur te selecteren door op de regel in de kolom 'factuurnummer ' (zie rode cirkel) te klikken. Nu opent het detailscherm van de verkoopfactuur. Verander het veld Betaalmethode naar 'Incasso' en klik op de knop 'Opslaan'. Als de factuur is opgeslagen kunt u op de knop 'Sluiten' klikken. Vervolgens dient u opnieuw de te incasseren bedragen te selecteren op de manier zoals bovenstaand beschreven bij "Incasseren". De gewijzigde factuur zal nu zichtbaar zijn. 2014 Abakus Compleet Pagina 8 / 9
Contact Voor aanvullende vragen of ondersteuning kunt u contact opnemen met de Abakus compleet helpdesk. Telefonisch: 088-946 2229 Maandag t/m Vrijdag 09:00 tot 17:00 uur Zelfhulp en handleidingen Abakus compleet heeft ook een eigen helpsite voor het EPD-gedeelte. U kunt daar komen door vanuit het Abakus-EPD bovenin op help help te klikken. 2014 Abakus Compleet Pagina 9 / 9