Vastgoednota 2017 Gemeente Ede

Vastgoednota 2017 Gemeente Ede 2016 1 december foto: broekbakema

Inhoud Voorwoord 3 1 1.1 1.2 Inleiding Achtergrond Leeswijzer 4 4 4 2 2.1 2.2 2.3 Visie, missie en scope Vastgoed ten behoeve van maatschappelijke waardecreatie Missie afdeling Vastgoed Scope - de vastgoedportefeuille 5 5 6 6 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 Sturing Ambitie Sturingscyclus Transacties Duurzaamheid Inclusie Nieuwbouw en renovatie 10 10 10 12 13 14 14 4 4.1 4.2 4.3 Financiële transparantie Vastgoed in de gemeentelijke begroting Huurprijsbepaling Meerjaren vastgoedexploitatie 16 16 18 21 5 5.1 5.2 5.3 5.4 Risico s Contractrisico s Objectrisico s Risico s wet- en regelgeving Financiële risico s 23 23 23 24 24 6 6.1 6.2 Organisatie Positie afdeling Vastgoed Taken en verantwoordelijkheden 27 27 28 Bijlage 1. Overzicht portefeuillecategorieën 1 Bijlage 2. Definitie van te beoordelen gebouwprestaties (scorekaart) 2 Bijlage 3. Rapportagekalender 4 Bijlage 4. Systematieken kostprijsdekkende huur 5 Bijlage 5. Vastgoedcomponenten afschrijvingsbeleid 7 pagina 2 van 2929

Voorwoord Clubhuizen, buurthuizen, huisvesting van culturele- en onderwijsinstellingen, maar ook kunstwerken en gedenktekens en de gebouwen waar wij als gemeenten in zitten. Het is allemaal van onderdeel van de afdeling Vastgoed. Een grote uitdaging! Faciliterend, transparant, kostprijsdekkend en efficiënt. Dat zijn de thema s waar het om draait in deze nota. Dat is waar het om draait binnen de vastgoedportefeuille van de gemeente Ede. De vastgoedwereld is al een aantal jaren in beweging. Zowel commercieel alsook binnen de gemeente. De afgelopen jaren kozen veel gemeenten voor afslanking van hun vastgoedportefeuille. Soms ingegeven door bezuinigingen, maar ook door een andere manier van werken. De gemeente Ede heeft geen directe wens voor vermindering van haar vastgoedbezit vanuit het oogpunt van bezuinigingen, maar heeft wel een nadrukkelijke wens voor een efficiënte portefeuille. En daarmee bedoelen we dat er een efficiënt beheer plaatsvindt, geen onnodig geld wordt uitgegeven en een goede afweging plaatsvindt over wanneer er geïnvesteerd wordt. De afdeling vastgoed heeft de afgelopen jaren een grote ontwikkeling doorgemaakt. In het verleden was het vastgoed van de gemeente verdeeld over de verschillende beleidsafdelingen. Een grote lappendeken leek het. Daar is verandering is gekomen. Gelukkig is nu alles ondergebracht in één afdeling. Deze afdeling heeft het beheer van al ons vastgoed in handen en is faciliterend naar beleid. Wij bezitten vastgoed om de eindgebruiker te faciliteren: van scholier tot sporter en van cultuurliefhebber tot wandelclub. Hierbij gaat het om het creëren van maatschappelijke meerwaarde, oftewel het voorzien in vastgoed voor instellingen die het gemeentelijk beleid ondersteunen. En daarbij gaan we uit van een kostprijsdekkende huur. De nadruk ligt dus op ondersteunen: het hebben van vastgoed is voor de gemeente geen doel op zich. Er is hard gewerkt. De afdeling is in ontwikkeling en maakt mooie stappen. Ontwikkelingen als duurzaamheid hebben we in het vizier. Kortom, de kaders voor de komende jaren zijn gesteld. Maar we gaan verder! Johan Weijland, Wethouder Vastgoed pagina 3 van 2929

1 Inleiding 1.1 Achtergrond Om het gemeentelijke vastgoed effectiever en efficiënter te benutten en het beheer te professionaliseren heeft Gemeente Ede besloten organisatie van het gemeentelijk vastgoed te centraliseren. Als gevolg van deze professionaliseringsambitie is in september 2013 de afdeling Vastgoed opgericht, waar al het gemeentelijk vastgoed is ondergebracht. De afdeling voert sindsdien alle werkzaamheden voor het gemeentelijk vastgoed centraal uit, mede zoals omschreven in het rapport 'Vastgoedbeleid gemeente Ede' (2012). Inmiddels is de afdeling enkele jaren operationeel. Vanwege de verdere ontwikkeling van de afdeling is er behoefte aan een update van het rapport uit 2012. Deze nieuwe Vastgoednota neemt de huidige status van de afdeling als uitgangspunt en geeft aan waar de ambities liggen. Periodiek zal de Vastgoednota worden geactualiseerd en worden aangeboden aan de gemeenteraad. Deze Vastgoednota omschrijft op hoofdlijnen hoe afdeling Vastgoed omgaat met het beheer en het management van gemeentelijk vastgoed. Een gestructureerde aanpak is van belang omdat de gemeentelijke vastgoedportefeuille een grote invloed heeft op de gemeentefinanciën: er is veel geld in geïnvesteerd. Maar bovenal ondersteunt het vastgoed een aantal belangrijke doelen van de gemeente, zoals het realiseren van sociaal-maatschappelijk beleid en duurzaamheid. De Vastgoednota geeft richting en houvast voor verdere ontwikkeling van het management en het beheer van het gemeentelijk vastgoed door de afdeling Vastgoed op de middellange termijn. Centraal hierin staat een strategische sturing op de vastgoedportefeuille en de financiële verwerking van vastgoed in de begroting. De nota geeft onder andere antwoord op de volgende vragen: Hoe vindt strategische vastgoedsturing plaats? Hoe worden beslissingen tot uitbreiding of inkrimping van de portefeuille genomen? Hoe is de verhuur van gemeentelijk vastgoed georganiseerd? Hoe wordt vastgoed in de begroting van de gemeente weergegeven? Hoe werkt afdeling Vastgoed samen met andere afdelingen binnen de gemeente? Nadere uitwerking van het vastgoedbeleid, duurzaamheid en de strategie voor de verschillende objecten in de portefeuille vindt plaats in het nog op te stellen Vastgoedplan, dat periodiek geactualiseerd zal worden. 1.2 Leeswijzer De Vastgoednota bestaat naast dit hoofdstuk uit vijf hoofdstukken. Hoofdstuk 2 omschrijft de visie en de missie van afdeling Vastgoed. Daarnaast is in dit hoofdstuk een overzicht te vinden van de verschillende deelportefeuilles en de strategie die de afdeling per deelportefeuille hanteert. Hoofdstuk 3 omschrijft hoe afdeling vastgoed strategisch stuurt op de vastgoedportefeuille en hoe de afdeling beslissingen neemt rondom transacties zoals het toevoegen of afstoten van gemeentelijk vastgoed. Hoofdstuk 4 gaat in op de financiën rondom vastgoed: hoe wordt vastgoed weergegeven in de begroting en hoe komen de huurprijzen tot stand? In hoofdstuk 5 worden de risico s behorend bij gemeentelijk vastgoed weergegeven en het laatste hoofdstuk (6) zoomt in op de organisatie van vastgoed binnen de gemeente Ede. pagina 4 van 2929

2 Visie, missie en scope In dit hoofdstuk geven we het speelveld weer waarbinnen afdeling Vastgoed opereert. Centraal staat de visie van de gemeente op vastgoedbezit en de kerntaak en speerpunten van afdeling Vastgoed. Ook geeft dit hoofdstuk inzicht in de omvang en indeling van de gemeentelijke vastgoedportefeuille. 2.1 Vastgoed ten behoeve van maatschappelijke waardecreatie Ede bezit vastgoed om de eindgebruiker te faciliteren: van scholier tot sporter en van cultuurliefhebber tot wandelclub. Hierbij gaat het om het creëren van maatschappelijke meerwaarde, oftewel het voorzien in vastgoed voor instellingen die het gemeentelijk beleid ondersteunen. De nadruk ligt op ondersteunen: het hebben van vastgoed is voor de gemeente geen doel op zich. Het optimaal laten aansluiten van het vastgoedaanbod aan de beleidsdoelen van de gemeente vraagt om een samenspel tussen de gebruiker, de beleidsafdeling en afdeling Vastgoed. Hierbij bepaalt de beleidsafdeling voor welke gebruikers in de behoefte aan vastgoed wordt voorzien, waarna afdeling Vastgoed deze faciliteert. Dit proces wordt gevisualiseerd in figuur 2.1. Figuur 2.1. Maatschappelijke waardecreatie door vastgoedbezit: het samenspel binnen de gemeente 1 en beleggers de verantwoordelijkheid voor ontwikkeling en beheer deels op zich te willen nemen. Nu deze interesse door politieke druk nagenoeg is verdwenen, komt de zorg en verantwoordelijkheid voor maatschappelijk vastgoed weer meer bij gemeenten terecht. Gemeenten nemen het forse vermogen dat in vastgoed is geïnvesteerd serieus en professionaliseren de werkwijze en daarbij behorende organisatie binnen de gemeente. 1 Uit: Spelregels voor Gemeentelijk Vastgoedmanagement, Bouwstenen voor Sociaal (2016) pagina 5 van 2929

In Ede is in 2013 de stap naar professionalisering van het vastgoedmanagement en -beheer gezet door de vastgoedportefeuille vanuit één afdeling centraal te registreren en aan te sturen. Deze afdeling Vastgoed heeft mede als taak de kosten van vastgoed vanuit de verschillende beleidsvelden transparant te maken en te zorgen voor een sluitende exploitatie. Dit betekent dat gebruikers de integrale kostprijs betalen als huur. Er vinden geen verkapte subsidies meer plaats door het in rekening brengen van te lage huurprijzen. Als de huurder subsidie nodig heeft om de (kostprijsdekkende) huur te kunnen betalen, dan kan de huurder deze aanvragen bij de beleidsafdeling. Afgelopen jaren kozen veel gemeenten voor afslanking van de vastgoedportefeuille. De gemeente Ede heeft geen directe wens voor vermindering van haar vastgoedbezit vanuit het oogpunt van bezuinigingen, maar heeft wel een nadrukkelijke wens voor een efficiënte portefeuille. Indien mogelijk stoten we gebouwen af, bijvoorbeeld als een gebouw leeg komt en we vinden er geen huurder voor met maatschappelijke meerwaarde. De komende jaren geven we nader invulling aan de strategische sturing op de vastgoedportefeuille. Het team Portefeuillemanagement wordt daarvoor uitgebreid met een strategisch portefeuillemanager. Ook krijgen de portefeuillemanagers betere instrumenten tot hun beschikking, zoals een systeem om de prestaties van de vastgoedobjecten vast te leggen en inzichtelijk te maken. Voor de verdere professionalisering van afdeling Vastgoed zijn kaders vanuit de Raad nodig, welke in deze nota worden geschetst. 2.2 Missie afdeling Vastgoed Afdeling Vastgoed houdt zich bezig met het realiseren, verhuren en beheren van gemeentelijk vastgoed, met als doel het behalen van beleidsdoelstellingen. Eigen huisvesting valt hier ook onder. Vastgoed ondersteunt alle beleidsvelden van de gemeente op sociaal, cultureel, economisch en ruimtelijk vlak, maar ook op het gebied van welzijn en veiligheid. Samengevat richt de afdeling zich op de volgende kerntaak: "Wij zorgen voor gebouwen voor gebruikers die met hun activiteiten het beleid van de gemeente ondersteunen" en op de volgende drie speerpunten: Een strategische sturing op het vastgoedbezit van de gemeente. We streven naar een zo efficiënt mogelijke portefeuille die qua omvang en opbouw aansluit bij de vraag. Deze vraag vloeit voort uit beleidsdoelstellingen; Een effectieve inzet van middelen. Het uitgangspunt is een gezonde bedrijfsvoering, waarbij we vanuit een meerjarenperspectief en benchmarking van de exploitatie financieel sturen op de portefeuille. Financiële transparantie rondom vastgoed is het uitgangspunt; Het waarborgen van klanttevredenheid. In afstemming met de huurder voeren we beheer en onderhoud uit - binnen de financiële kaders - om de klanttevredenheid te waarborgen. Ook sturen we op een optimale bezetting van de objecten in de portefeuille en een duurzame vastgoedportefeuille. Deze vastgoednota omschrijft onze visie op de uitvoering van de kerntaak en de speerpunten van de afdeling Vastgoed. De positie van de afdeling in het samenspel van vraag en aanbod is weergegeven in figuur 2.1. 2.3 Scope - de vastgoedportefeuille Ede heeft van oudsher een vrij omvangrijke vastgoedportefeuille. De gemeente beslaat een groot oppervlak en kent veel verspreide woonkernen. Ook ligt de gemeente in een bosrijke omgeving met veel recreatief gebruik. Vrijwel de helft van de objecten bevindt zich dan ook in de buitengebieden in de vorm van grond. Deze grond is vaak uitgegeven in erfpacht (recreatief pagina 6 van 2929

gebruik) of verpacht aan boeren en is in eigendom van de gemeente om het groene karakter van de gemeente te behouden en versnippering van natuurgebieden te voorkomen. In de bebouwde kom is de omvang van de vastgoedportefeuille vergelijkbaar met andere gemeenten qua aantal en vloeroppervlakte. De werkzaamheden van afdeling Vastgoed strekken zich uit over een vastgoedportefeuille van 618 objecten (stand juli 2016), de portefeuille bestaat uit 264 gebouwen, 343 terreinen en 12 sportparken. Tot de portefeuille behoren 18 monumenten. De totale (WOZ-) waarde van de portefeuille is 66,6 miljoen. Dit is exclusief onderwijsgebouwen, aangezien de gemeente hiervan alleen economisch is. De onderwijsgebouwen vormen een vreemde eend in de gemeentelijke vastgoedportefeuille. Vanuit de onderwijswetgeving ligt in veel gevallen alleen het economisch eigendom van deze gebouwen bij de gemeente, het juridisch eigendom ligt bij de schoolbesturen. Het economisch eigendom heeft tot gevolg dat de kapitaallasten van alle schoolgebouwen voor rekening van gemeente Ede komen en dat de gebouwen teruggeleverd worden naar de gemeente als ze door de schoolbesturen niet meer nodig zijn voor onderwijsdoeleinden. Met ingang van 2015 is door een wetswijziging taak en budget voor onderhoud en aanpassingen in de onderwijsgebouwen volledig verschoven van gemeente naar schoolbestuur. Schoolbesturen zijn nu integraal verantwoordelijk voor het volledige onderhoud aan de schoolgebouwen. Gemeenten blijven echter wel verantwoordelijk voor de financiering van nieuwbouw van schoolgebouwen. In figuur 2.2 is de spreiding van de gemeentelijke vastgoedportefeuille over de verschillende kernen weergegeven. Figuur 2.2. Portefeuillegegevens gemeente Ede Totale portefeuille 11% 11% 5% 3% Gebouwen Bennekom Bennekom De Klomp De Klomp Ede 3% 8% 2% Ederveen Harskamp Lunteren 56% 4% 2% 8% 11% 2% 3% 3% Otterlo Wekerom pagina 7 van 2929 Ede Ederveen Harskamp Lunteren Otterlo 68% Wekerom

Terreinen Sportparken Bennekom Bennekom De Klomp 17% 11% 6% 3% Ede Ede 3% 9% 3% 8% 8% Ederveen Harskamp 17% Harskamp Lunteren Lunteren 48% Ederveen 8% Otterlo 42% 8% 8% Wekerom Otterlo Wekerom De vastgoedportefeuille is onderverdeeld in drie categorieën: Maatschappelijk vastgoed. Vastgoed dat sociaal-maatschappelijke beleidsdoelstellingen ondersteunt, waar de markt niet in voorziet. Bijvoorbeeld buurt- en clubhuizen en de huisvesting van culturele- en onderwijsinstellingen. Eigen huisvesting valt ook onder de deelportefeuille maatschappelijk vastgoed. Afdeling Vastgoed zorgt ervoor dat de omvang en opbouw van deze deelportefeuille aansluit bij de vraag; Overig vastgoed. Vastgoed dat is verhuurd ten behoeve van niet-beleidsondersteunende activiteiten (bv. aan commerciële ondernemers) en vastgoed waar vanuit de srol wordt gestuurd in verband met andere beleidsvelden dan sociaal-maatschappelijk beleid (bv. natuurbeleid) of regelgeving (bv. kunstwerken en gedenktekens). Ongeveer de helft van de portefeuille overig vastgoed bestaat uit terreinen die gerelateerd zijn aan natuurbeleid. Op het gebied van verhuur aan commerciële ondernemers stelt de afdeling Vastgoed zich terughoudend en kritisch op: indien mogelijk wordt vastgoed dat verhuurd is aan commerciële ondernemers verkocht; Tijdelijk vastgoed. Vastgoed ter ondersteuning van het ruimtelijk grondbeleid. De taken van de afdeling Vastgoed beperken zich tot het beheer van het vastgoed: het eigendom ligt bij de afdeling Grondzaken. Het doel van de afdeling is het ondersteunen van ruimtelijke ontwikkelingen die maatschappelijk en bestuurlijk gewenst zijn. Met het Grondbeleid faciliteert de gemeente de behoefte van particulieren en bedrijven om in Ede prettig en aantrekkelijk te wonen, te werken en te recreëren. Figuur 2.3. Portefeuille-indeling Portefeuille in aantal objecten Gebouwen in m2 BVO Overig vastgoed 7% Maatschappel ijk vastgoed 31% 62% 6% 11% Tijdelijk vastgoed pagina 8 van 2929 Maatschappel ijk vastgoed Tijdelijk vastgoed 83% Overig vastgoed

Elke deelportefeuille vraagt om een andere manier van sturing. Bij maatschappelijk vastgoed stuurt de beleidsafdeling op de output van de activiteiten en zorgt afdeling Vastgoed voor het daarbij benodigde vastgoed, er wordt gestuurd op de maatschappelijke meerwaarde. Bij overig vastgoed gaat het met name om financieel rendement. Hier staat ook een andere tariefstructuur tegenover (tabel 2.1). Het bezit van tijdelijk vastgoed is gericht op de instandhouding van het object in verband met herontwikkeling. In bijlage 1 wordt per portefeuillecategorie weergegeven hoe het eigendom geregeld is, van welk type overeenkomst er sprake is en hoe de onderhoudsverantwoordelijkheden verdeeld zijn. In de volgende hoofdstukken gaan we verder in op de wijze waarop de afdeling op de portefeuille stuurt (H3), financieel ordent (H4) en organiseert (H6), in hoofdstuk 5 worden de risico s van het gemeentelijke vastgoed weergegeven. Tabel 2.1. Kenmerken en doelstellingen per deelportefeuille Deelportefeuille Omvang WOZ-waarde Opp. gebouwen Tariefstructuur Doelstelling Type vastgoed/ activiteit Maatschappelijk vastgoed 192 objecten 54,2 miljoen 209.200 m2 BVO Kostprijsdekkend tarief Borgen continuïteit maatschappelijke functies Faciliteren van wettelijk bepaalde functies (bv. onderwijs) Faciliteren van functies waar de markt het laat afweten i.v.m. te hoog risicoprofiel Cultuur Eigen huisvesting Onderwijs Kunstwerken & gedenktekens Volkstuinen Buurt- en Clubhuizen Sportaccommodaties Parkeren Begraafplaatsen Cultureel erfgoed Overig vastgoed 383 objecten 12,3 miljoen* 27.900 m2 BVO Tijdelijk vastgoed 43 objecten 17,9 miljoen Marktconform tarief Varieert Aankopen met als doel te verkopen of te slopen i.v.m. gebiedsontwikkeling Aankopen voor herontwikkeling maatschappelijk vastgoed/ eigen huisvesting Verminderen portefeuille waar mogelijk. Genereren van maximale opbrengst Terughoudend en kritisch t.o.v. uitbreiden portefeuille Verhuur aan niet-beleidsondersteun ende activiteiten Vastgoed in relatie tot natuurbeleid (vnl. grond) Woonwagens en woonwagenstandplaats en 15.000 m2 BVO GREX-panden Activiteit t.b.v. gemeentelijke doelen, als geen commerciële invulling mogelijk is *excl. gronden (312 stuks) Ambities 1. Visie: Ede bezit vastgoed om de eindgebruiker te faciliteren: van scholier tot sporter en van cultuurliefhebber tot wandelclub. Hierbij gaat het om het creëren van maatschappelijke meerwaarde, oftewel het voorzien in vastgoed voor instellingen die het gemeentelijk beleid ondersteunen. De nadruk ligt op ondersteunen: het hebben van vastgoed is voor de gemeente geen doel op zich. 2. Missie: De kerntaak van Afdeling Vastgoed is het "zorgen voor gebouwen voor gebruikers die met hun activiteiten het beleid van de gemeente ondersteunen". Speerpunten hierin zijn: een zo efficiënt mogelijke portefeuille die qua omvang en opbouw aansluit bij de vraag, een effectieve inzet van middelen, financiële transparantie en het waarborgen van klanttevredenheid. 3. De gemeentelijke vastgoedportefeuille is onderverdeeld in drie deelportefeuilles: maatschappelijk, overig en tijdelijk vastgoed: Maatschappelijk vastgoed: vastgoed dat sociaal-maatschappelijke beleidsdoelstellingen Vastgoednota gemeente Edede markt niet in voorziet (incl. eigen huisvesting); ondersteunt, waar pagina 9 van 2929 Overig vastgoed: vastgoed dat is verhuurd ten behoeve van niet-beleidsondersteunende activiteiten en vastgoed waar vanuit de srol wordt gestuurd op andere beleidsvelden dan sociaal-maatschappelijk beleid; Tijdelijk vastgoed: vastgoed ter ondersteuning van het ruimtelijk grondbeleid.

pagina 10 van 2929

3 Sturing In september 2013 is het vastgoed van de gemeente Ede samengebracht in een centrale vastgoedafdeling, met als doel het efficiënter en effectiever besturen van de vastgoedportefeuille. Na de centralisatie heeft afdeling Vastgoed diverse maatregelen genomen om grip te krijgen op de portefeuille. Zo is alle vastgoedinformatie samengebracht in een vastgoedinformatiesysteem. Inmiddels heeft de afdeling ook inzicht in de kosten, de technische staat en het duurzaamheidsniveau van het vastgoed. Ook zijn alle onderhoudsplanningen geactualiseerd. Nu de basis op orde is, kan de afdeling een stap maken in verdere professionalisering. Voor de komende jaren zijn er nog voldoende ambities. Dit hoofdstuk omschrijft deze ambities en geeft richting aan de realisatie ervan. 3.1 Ambitie Nu de basis op orde is, kan de afdeling zich richten op het uitbouwen van de strategische positie. Vanuit deze strategische positie stuurt afdeling Vastgoed proactief op een optimale aansluiting van de vastgoedportefeuille bij de vraag naar gemeentelijk vastgoed en de behoeften van haar gebruikers. Hierbij handelt de afdeling: 1. Vanuit een maximale grip op de portefeuille, zodat de afdeling bij een veranderende (beleids-)vraag effectief en efficiënt kan inspelen op de behoefte. In de afgelopen jaren is de grip op de portefeuille toegenomen door: Invoering van een vastgoedinformatiesysteem; Het in beeld brengen van de kosten en opbrengsten per object; Het centraliseren van het vastgoed in de begroting in een product Vastgoed; Het opschonen en samenvoegen van egalisatiereserves behorende bij het vastgoed; Het opstellen van onderhoudsplanningen; Het opstellen van energielabels; Het opstellen van maatwerkadviezen voor verduurzaming. Om de controle op de portefeuille verder te vergroten, streven we voor de korte en middellange termijn naar een verdere optimalisatie van het vastgoedinformatiesysteem (korte termijn) en het uitbesteden van het technisch beheer op basis van prestatiecontracten, waarbij de afdeling stuurt op de kwaliteit van het vastgoed (middellange termijn). 2. Vanuit strategische kaders bij aan- en verkopen en aan- en verhuurbeslissingen (portefeuillemanagement). De komende jaren zal de afdeling zich richten op een efficiënte en effectieve inrichting van het vastgoedproces. In dit proces neemt de afdeling beslissingen vanuit strategische kaders op de (middel)lange termijn. Met andere woorden: portefeuillemanagement krijgt een grotere rol. Hoe de strategische sturing door de afdeling er uit ziet, krijgt in de resterende paragrafen van dit hoofdstuk vorm. 3. Vanuit een vraaggestuurde aanpak, vanuit wensen van beleid, bestuur en huurder. De ambitie van de afdeling is om het aanbod van gemeentelijk vastgoed zo goed mogelijk te laten aansluiten bij de vraag vanuit beleidsondersteunende activiteiten, passend bij de missie "Wij zorgen voor gebouwen voor organisaties die met hun activiteiten het beleid van de gemeente ondersteunen". Een juiste inschatting van de vraag is deels een strategisch vraagstuk en komt in de volgende paragraaf aan bod. Daarnaast vraagt het om een nauwe samenwerking met betrokken partijen. In hoofdstuk 5 gaan we dieper in op het organisatorische aspect. 3.2 Sturingscyclus Strategisch sturen begint bij het hebben van inzicht in de vraag naar vastgoed voor beleidsondersteunende activiteiten. Hiervoor werkt afdeling Vastgoed nauw samen met afdelingen Samenleving & Beleid en Huisvesting & Services. Deze eerste afdeling vertaalt ontwikkelingen in pagina 11 van 2929

de maatschappij naar de vraag naar maatschappelijke activiteiten en accommodaties, passend bij de gemeentelijke ambities zoals vastgelegd in beleidsplannen (o.a. Strategisch Huisvestingsplan Onderwijs, Cultuurnota, nota Ontmoeten). In hoofdstuk 4 gaan we verder in op het samenspel tussen de beleidsafdeling en afdeling Vastgoed. Op basis van de toekomstige vraag legt afdeling Vastgoed vervolgens in een vastgoedplan het gewenste eindbeeld voor de vastgoedportefeuille vast op de lange termijn, met concrete acties voor de middellange termijn (3-5 jaar). Hierbij houdt Vastgoed ook rekening met bestuurlijke wensen, wensen vanuit andere afdelingen binnen de gemeente en objectspecifieke ontwikkelingen. Na opstelling van het plan volgt uitvoering. De cyclus eindigt met monitoring en evaluatie van het plan, waarna de cyclus opnieuw begint. Hetzelfde vastgoedplan kan hierbij het uitgangspunt zijn, of een update van het vastgoedplan naar aanleiding van eventueel bijgesteld beleid (figuur 3.1). De cyclus sluit aan bij de planning & controlcyclus binnen de gemeente en heeft een doorlooptijd van een jaar. De beslissingen voortkomend uit het Vastgoedplan worden opgenomen de reguliere documenten benodigd in de planning & controlcyclus. Figuur 3.1. Beleidscyclus afdeling Vastgoed Vastgoedplan In het vastgoedplan omschrijft Portefeuillemanagement van afdeling Vastgoed het gewenste eindbeeld voor de deelportefeuilles maatschappelijk en overig vastgoed voor de lange (10 jaar) en middellange termijn (3-5 jaar)2. Het gewenste eindbeeld is onder andere gebaseerd op gemeentelijke doelstellingen. De verschillende categorieën vastgoed komen in het plan aan bod, zoals onderwijshuisvesting, buurt- en clubhuizen en de gemeentelijke huisvesting. In het plan legt de afdeling kwalitatieve eisen of toetsingscriteria vast waar de portefeuille op middellange termijn aan behoort te voldoen. Hierbij valt te denken aan doelstellingen op het gebied van flexibiliteit, duurzaamheid, technische staat, maatschappelijk resultaat of financieel resultaat. Per deelportefeuille vindt er vervolgens een confrontatie plaats tussen de toetsingscriteria op portefeuilleniveau met de prestaties van de onderliggende vastgoedobjecten middels een scorekaart per object. De toetsingscriteria met de scorekaart worden verder toegelicht in bijlage 2. 2 De tijdelijke portefeuille valt buiten de scope van het vastgoedplan aangezien Vastgoed geen is van deze portefeuille. pagina 12 van 2929

In de reguliere P&C-cyclus wordt gerapporteerd over de verwachte ontwikkelingen vanuit het vastgoedplan en wordt verantwoording afgelegd over de gerealiseerde resultaten van de afgelopen periode. Op het moment dat interne of externe wijzigingen dit noodzakelijk maken zal het vastgoedplan geactualiseerd of vernieuwd worden. In tabel 3.1 wordt de invulling van de verschillende prestatievelden toegelicht en wordt aangegeven welke afdeling primair verantwoordelijk is voor de beoordeling van het prestatieveld. pagina 13 van 2929

Tabel 3.1. Definitie van de prestatievelden Prestatieveld Publieke doelen Maatschappelijk rendement Klanttevredenheid Ontwikkelkansen Financieel resultaat Technische staat Definitie Beleidsondersteunende activiteiten ja/nee Bv. benutting en gebruik - voldoet het gebruik nog aan oorspronkelijke doelstelling? Verhouding output/subsidie. Is de gebruiker tevreden met locatie, functionaliteit, uitstraling en technische staat? Zijn er mogelijkheden voor herontwikkeling, uitbreiding en/of functieverandering? Wat is het toekomstperspectief? Liggen de exploitatiekosten in lijn met de benchmark voor gemeentelijk vastgoed? Kent het object een positief of negatief financieel resultaat?* Liggen de kosten en opbrengsten in lijn met de begroting? -voldoet het object aan de onderhoudsnormen van de gemeente (minimaal Conditiescore 3)? -heeft het object een energielabel A? Verantwoordelijke Afdeling Samenleving & Beleid Afdeling Samenleving & Beleid Afdeling Vastgoed Afdeling Grondzaken en Ruimtelijke Ontwikkeling Afdeling Vastgoed Afdeling Vastgoed *bij kostprijsdekkende huur wordt getoetst of de werkelijke opbrengsten overeen komen met de kostprijsdekkende huur. Objectstrategie Op basis van de confrontatie met de scorekaart leggen de portefeuillemanagers in het vastgoedplan per object de strategie vast op de lange (10 jaar) en middellange termijn (3-5 jaar), waarbij de keuze is tussen: Consolideren (in stand houden - niet ingrijpen); Renderen (uitgaven verminderen/inkomsten verhogen); Herpositioneren (bv. herbestemmen, herontwikkeling, extra investeringen), of; Afstoten (verkoop of sloop). Het vastgoedplan geeft daarnaast ook per object aan of, en op welke wijze, ingezet wordt op verbetering van het object op de diverse prestatievelden. Hierbij valt te denken aan maatregelen ter verbetering van de bezettingsgraad of de technische staat, of om ontwikkelkansen te creëren. De gekozen maatregelen per object hangen samen met de gekozen strategie. In het portefeuilleplan presenteren we de gemaakte keuzes op objectniveau door middel van verkoop- en investeringsoverzichten. Monitoring en evaluatie De voortgang op de verschillende prestatievelden en overige portefeuillecriteria monitort de afdeling jaarlijks. Wanneer dit nodig is worden de financiële consequenties of de verwachte ontwikkelingen voor de komende periode in de reguliere P&C-cyclus. Voorafgaand aan het opstellen van de nieuwe versie of update van het vastgoedplan, evalueert afdeling Vastgoed het effect van de gehanteerde maatregelen in de achterliggende periode. In de bijlage is een kalender opgenomen met de belangrijkste rapportages voor Vastgoed, de frequentie en de besluitvorming. 3.3 Transacties Aankoop Het toevoegen van nieuwe gebouwen aan de maatschappelijke portefeuille, zowel in de vorm van nieuwbouw als aankoop, is alleen van toepassing als de te vestigen activiteit het beleid van de pagina 14 van 2929

gemeente ondersteunt, als de te vestigen activiteit niet elders binnen de gemeentelijke portefeuille past en als marktpartijen niet in huisvesting kunnen voorzien. Het aankopen van vastgoed voor commerciële huurders past niet bij onze doelstelling. Wel kunnen we in enkele uitzonderingsgevallen vastgoed met een commerciële invulling aankopen als middel om beleid te ondersteunen. Het toevoegen van nieuwe gebouwen aan de tijdelijke portefeuille gebeurt op basis van de visie op gebiedsontwikkelingen. pagina 15 van 2929

Bij alle aankopen geldt het volgende: Aankopen zijn marktconform en transparant; Afdeling Vastgoed maakt voor elke aankoop een financiële analyse van de exploitatielasten, de hoogte van de huurprijs en de invloed op de toekomstige vastgoedexploitatie. Deze informatie wordt bij het aankoopbesluit door het college, en indien nodig de raad, meegenomen; Verkoop Er zijn diverse redenen waarom afdeling Vastgoed kan overgaan tot verkoop van vastgoed. In de praktijk zal het een afweging zijn tussen strategische keuzes op portefeuilleniveau en objectspecifieke prestaties. Voordat we daadwerkelijk overgegaan tot verkoop moeten de volgende vragen zijn beantwoord: Is er vanuit gemeentelijk beleid behoefte aan het vastgoed? Is er behoefte aan het vastgoed bij Grondzaken i.v.m. gebiedsontwikkeling? Als het antwoord op deze vragen 'nee' is, is het vastgoed overtollig en wordt, na toestemming van het college, overgegaan tot verkoop. De gemeente verkoopt op een marktconforme en transparante wijze haar vastgoed en gronden (zie ook nota Grondbeleid 2016). Ze streeft daarbij naar een verantwoorde verkoop: een juiste balans tussen een optimaal financieel resultaat en een gewenst maatschappelijk effect. Aanhuur Voor het huren van ruimtes en gebouwen gelden dezelfde uitgangspunten als bij aankoop. Een ruimte wordt alleen gehuurd als de te vestigen activiteit het beleid van de gemeente ondersteunt, niet elders binnen de gemeentelijke portefeuille past en als marktpartijen niet in huisvesting kunnen voorzien. Het aanhuren van vastgoed voor commerciële activiteiten past niet bij onze doelstelling. Voor elke huurtransactie geldt: Kostenbewustzijn is belangrijk: er wordt altijd een financiële analyse gemaakt door de afdeling vastgoed; De betrokken beleidsafdeling en afdeling Vastgoed zijn bij de beslissing betrokken. Verhuur De uitgangspunten voor het verhuurbeleid verschillen per deelportefeuille: Maatschappelijk vastgoed: als de activiteit van de huurder het gemeentelijk beleid ondersteunt, is kostprijsdekkende huur het uitgangspunt. Hiermee wordt voldaan aan de Wet Markt & Overheid; Overig vastgoed: verhuur ten behoeve van overige en commerciële activiteiten vindt plaats op basis van marktconforme huren en contractperiodes, onder andere om staatssteun te voorkomen; Tijdelijk vastgoed: gebruiksovereenkomsten zijn het uitgangspunt. Dit garandeert de benodigde flexibiliteit die nodig is in gebiedsontwikkeling. Hier maakt de afdeling een afweging tussen beleidsuitvoering, de bijdrage die de huurder kan leveren aan de omgevingskwaliteit (sociale en fysieke kwaliteit) en de kostendekkendheid. 3.4 Duurzaamheid In de perspectiefnota 2016-2019 is het thema duurzaamheid een van de speerpunten, voor Vastgoed ligt hierbij de focus op energiebesparing en hernieuwbare energie. De ambitie op het gebied van duurzaamheid is om in 2020 voor ruim 80% van de m 2 s gemeentelijke vastgoed uit de kernvoorraad een label A te hebben. De kernvoorraad bestaat 93 gebouwen die naar verwachting nog voor lange tijd in de portefeuille zullen blijven. Aanvullend daarop worden maatregelen genomen om het gebruik van duurzame en hernieuwbare energie te verhogen bij gebouwen dit reeds een label A hebben. De duurzaamheidsambities zijn vastgelegd in de notitie "Plan van aanpak verduurzamen gemeentelijk vastgoed" (september 2016). pagina 16 van 2929

Met de afspraken in de perspectiefnota wordt duurzaamheid een vast onderdeel van het vastgoedbeheer. In jaarplannen werkt afdeling Vastgoed de duurzaamheidsambities uit voor de verschillende deelportefeuilles en benoemd specifieke acties die nodig zijn om de duurzaamheidsdoelstellingen te halen. De ambitie wordt in de periode 2016-2020 jaarlijks geconcretiseerd en gemonitord. pagina 17 van 2929

Met de integrale verantwoordelijkheid voor onderhoud aan schoolgebouwen bij de schoolbesturen ligt ook de verantwoordelijkheid voor verduurzaming van schoolgebouwen bij de schoolbesturen. Vanwege de verantwoordelijkheid voor zowel onderhoud als de energierekening kan het schoolbestuur ook de afweging maken voor eventuele verduurzaming. Modelijkheden voor eventuele co-financiering van verduurzamingsmaatregelen aan schoolgebouwen door de gemeente zullen hierbij worden onderzocht. 3.5 Inclusie In 2016 is er door de Tweede Kamer ingestemd met de ratificatie van het VN-verdrag voor rechten van personen met een handicap, in de gemeente is er begin 2016 een motie aangenomen over dit onderwerp, de motie Toegankelijke gemeente. Vanuit deze motie is inclusie, het toegankelijk maken van openbare gebouwen, een gemeentelijk speerpunt. Per 2017 zal er nog beter gelet worden op en gewerkt worden aan toegankelijkheid van de gemeentelijke gebouwen. Bij nieuwbouw zullen de eisen hieraan meegenomen worden in het project en bij bestaande bouw zullen de gebouwen getoetst worden aan de criteria behorend bij het landelijke keurmerk voor toegankelijkheid. De gemeentelijke ambitie voor toegankelijkheid wordt in de periode 2017-2020 jaarlijks geconcretiseerd en gemonitord. 3.6 Nieuwbouw en renovatie Het toevoegen van een object aan de portefeuille door nieuwbouw of bij renovatie van een object in de portefeuille volgt op een proces dat gezamenlijk door de beleidsafdelingen en afdeling Vastgoed wordt ingevuld. De beleidsafdelingen zijn verantwoordelijk voor het definiëren van de beleidsopgaven en afdeling Vastgoed zorgt voor de realisatie van een object. Een project bestaat uit verschillende fasen met in iedere fase een aantal producten, in hoofdlijnen worden per project de volgende fasen gehanteerd: Fase 0 - Initiatief Fase 1 - Definitie Fase 2 - Ontwerp Fase 3 - Voorbereiding Fase 4 - Uitvoering Fase 5 - Nazorg/beheer Voor de fasen 0 en 1, de initiatief- en definitiefase is de beleidsafdeling verantwoordelijk voor een (nieuwbouw-)project. De beleidsafdeling schakelt hiervoor een projectmanager van afdeling Projecten in wanneer dit nodig is. Zodra fase 1 is afgerond, het budget is door de raad beschikbaar gesteld, wordt het project overgedragen aan de afdeling Vastgoed. In fase 0 en 1 ligt de verantwoordelijkheid van het project bij de beleidsafdeling maar zal afdeling Vastgoed nadrukkelijk zijn aangehaakt voor adviezen op het gebied van bijvoorbeeld bouwkosten, contracten of vastgoedbeheer, de afdeling Vastgoed levert deze expertise als adviseur in het proces. Andersom treedt de beleidsafdeling op als adviseur in de volgende fasen van het project. Na fase 0 en 1 begint de realisatie van het project, hierbij kan de afdeling Vastgoed binnen de vastgestelde (o.a. financiële, ruimtelijke en maatschappelijke) kaders zelfstandig opereren. Indien het project buiten haar kaders dreigt te gaan vind er terugkoppeling naar de opdrachtgever plaats, gezamenlijk kan dan naar de beste oplossing worden gezocht. Bij aanpassing van de kaders worden voorgelegd aan college en raad voor aanvullende besluitvorming wanneer dit noodzakelijk is. Na afronding van iedere fase wordt er door de projectleider een fasedocument opgesteld waarmee de fase afgerond wordt en de opdrachtgever geïnformeerd wordt over de voortgang van het pagina 18 van 2929

project. Gedurende de fasen 2 tot en met 5 is het projectcontrol een essentieel onderdeel, een frequente check op de aspecten tijd, geld, kwaliteit en draagvlak is noodzakelijk. Het projectcontrol is binnen de afdeling Vastgoed geborgd bij de Financieel adviseur in nauwe samenwerking met de afdeling Financiën & Control. Ambities 1. Met de vastgoedportefeuille bijdragen aan de realisatie van de gemeentelijke duurzaamheidsdoelstellingen; 2. Met de vastgoedportefeuille bijdragen aan de realisatie van de gemeentelijke inclusiedoelstellingen; 3. Het op korte termijn opstellen van een eerste vastgoedplan, met daarna een jaarlijkse update van de consequenties verwerkt in de reguliere P&C-cyclus. In het vastgoedplan wordt per deelportefeuilles de beoogde strategie, op basis van gemeentelijk beleid, en de prestaties van pagina 19 van 2929

4 Financiële transparantie Dit hoofdstuk beschrijft hoe afdeling Vastgoed financiële transparantie bereikt door voor de vastgoedexploitatie een duidelijke financiële structuur en rekenwijze te hanteren. 4.1 Vastgoed in de gemeentelijke begroting Product Vastgoed Het gemeentelijk vastgoed is met ingang van begroting 2017 gecentraliseerd opgenomen in de begroting als een apart product onder programma 8, Bestuur en Organisatie. In het product Vastgoed is per object inzicht in de totale kosten en opbrengsten die horen bij het vastgoed. Binnen het product is onderscheid gemaakt in diverse activiteiten die aansluiten bij de landelijk gehanteerde taakvelden van Iv33. In tabel 4.1 zijn de activiteiten en de objecten per activiteit voor de begroting van 2017 weergegeven. Tabel 4.1. Aantal objecten per deelportefeuille begroting 2017 Omschrijving Maatschappelijk vastgoed - deel 1 Buurt- en clubhuizen Cultureel erfgoed Gemeentelijke Huisvesting Huisvesting begraafplaatsen Huisvesting brandweer Huisvesting cultuur Huisvesting wijkteams Maatschappelijke opvang Overig vastgoed - multifunctionele accommodaties Sportaccommodaties - binnensport Sportaccommodaties - buitensport Sportaccommodaties - zwembaden Volkstuinen Parkeren Maatschappelijk vastgoed - deel 2 Huisvest. Ond. - Basis Huisvest. Ond. - Speciaal Huisvest. Ond. - Voortgezet Overig vastgoed Overig vastgoed - commercieel Overig vastgoed - natuurbeleid Overig vastgoed - woonwagens Totaal Aantal objecten 128 21 11 12 10 8 2 1 1 3 8 19 27 1 7 1 64 53 6 5 71 33 17 21 263 m² bvo 98.900 13.150 1.600 22.250 1.500 6.500 10.550 2.200 16.800 16.800 1.500 5.850 200 110.300 66.300 7.400 36.600 27.900 21.150 5.050 1.700 237.100 Informatie voor Derden (Iv3) is een informatiesysteem waarin staat welke financiële informatie gemeenten moeten verstrekken aan financiële toezichthouders, EU, ministerie van BZK en CBS, en op welke wijze. De Iv3 richtlijn geeft een indeling in beleidsvelden. Op deze niveaus moet volgens de algemene richtlijnen voor begroting en verantwoording van de gemeentelijke financiën (BBV) gerapporteerd worden. pagina 20 van 2929

In tabel 4.1 is de deelportefeuille tijdelijk vastgoed niet opgenomen, omdat deze (begrotingstechnisch) terugkomt in de verschillende grondexploitaties. Tijdelijk vastgoed valt buiten de begroting voor Vastgoed. In tabel 4.1 valt daarnaast op dat 33% van het aantal objecten in de maatschappelijke portefeuille gebruikt wordt voor onderwijs, maar dat dit deel 53% van het totaal aantal maatschappelijke vierkante meters beslaat. Objectbegroting Per object zijn in de gemeentelijke begroting de kosten begroot op de kostensoorten uit tabel 4.2. Tabel 4.2. Kostensoorten per object Kostensoort Rente reserves/voorzieninge n Afschrijvingen (Balans) Belastingen, heffingen en leges Onderhoud Verzekeringen Mutaties voorzieningen Verhuur Pachten en rechten Toelichting Lasten voor de financiering van de activa Lasten vanuit de afschrijving van de activa Lasten vanuit onroerende waterschapsheffing Lasten voor regulier onderhoud Lasten voor opstalverzekering Lasten voor groot onderhoud zaakbelasting en de Baten vanuit verhuurde objecten Baten vanuit in erfpacht uitgegeven gronden Subsidies aan huurders en/of gebruikers van het gemeentelijke vastgoed maken geen onderdeel uit van het product Vastgoed. Deze subsidies zijn verantwoord in de verschillende beleidsproducten in de begroting. Van enkele objecten binnen product Vastgoed maken ook gebruikskosten deel uit van de vastgoedkosten, zoals kosten voor energie en dagelijks onderhoud. Dit zijn veelal objecten waarbij sprake is van meerdere gebruikers. Voor deze objecten worden de gebruikskosten als servicekosten in rekening gebracht bij de gebruikers. In de huurovereenkomsten van deze gebruikers is een voorschot opgenomen. Eens per jaar wordt dit voorschot afgerekend op basis van de werkelijke kosten. Hiermee wordt voldaan aan de voorschriften vanuit de huurwetgeving. Voorzieningen en reserves Binnen het product vastgoed wordt op dit moment gewerkt met een voorziening en twee egalisatiereserves: Voorziening groot onderhoud (V147); Egalisatiereserve kapitaallasten gemeentelijk vastgoed (R621); Egalisatiereserve kapitaallasten gemeentelijk vastgoed onderhanden werken (R622). De voorziening groot onderhoud (V147) is een voorziening gebaseerd op het meerjarenonderhoudsplan van alle objecten. Op basis van een 10-jarig gemiddelde van de te verwachten kosten voor groot onderhoud is per object een jaarlijkse dotatie vastgesteld als voeding van de voorziening. De uitgaven aan groot onderhoud wordt jaarlijks in mindering gebracht op de voorziening. Na de actualisatie van het meerjarenonderhoudsplan, eens per drie jaar, wordt de dotatie opnieuw bepaald en zo nodig aangepast. Jaarlijks wordt het uitgevoerde onderhoud verwerkt in de onderbouwing van de voorziening, zodat deze aan blijft sluiten bij het nog uit te voeren onderhoud. Ook de mutaties als gevolg van aan- of verkoop van objecten worden jaarlijks verwerkt in de voorziening. pagina 21 van 2929

De egalisatiereserves kapitaallasten gemeentelijk vastgoed (R621 en R622) worden gebruikt voor het dekken van kapitaallasten die vanuit incidentele middelen bekostigd worden. De kapitaallasten die gedekt worden vanuit deze egalisatiereserve zijn per object inzichtelijk en worden verwerkt in de kostprijsdekkende huur. Het saldo van deze egalisatiereserve sluit 1-op-1 aan bij (het gedeelte van) de activa waarop deze reserve betrekking heeft. De verwerking van en sturing op de egalisatiereserve kapitaallasten ligt bij de afdeling Financiën & Control. Monitoring en begrotingswijzigingen Monitoring van werkelijke kosten en opbrengsten ten opzichte van de begroting maakt onderdeel uit van de dagelijkse werkzaamheden van de portefeuillemanagers. Indien nodig worden afwijkingen gerapporteerd bij de instrumenten van de planning & control cyclus, zoals perspectiefnota, programmabegroting en programmarekening. pagina 22 van 2929

Bij het opstellen van de begroting voor het volgende jaar worden structurele wijzigingen in kosten en opbrengsten verwerkt. Ook worden op dat moment de in de begroting opgenomen budgetten voor alle objecten geactualiseerd. Begrotingswijzigingen door aan- en verkoop van objecten worden tussentijds verwerkt en worden zo nodig gemeld in de halfjaarrapportage of de jaarrekening. Waardering Voor de waardering van het gemeentelijk vastgoed wordt uitgegaan van de voorwaarden zoals opgenomen in hoofdstuk 5 van de BBV (Besluit Begroting en Verantwoording). Objecten worden gewaardeerd tegen een boekwaarde waarbij op de opstallen elk jaar wordt afgeschreven, zoals omschreven in paragraaf 4.3. Op de ondergrond van de objecten wordt niet afgeschreven. De boekwaarde is gebaseerd op de oorspronkelijke verkrijgings-/vervaardigingsprijs. Objecten waarvoor de intentie is om deze te verkopen, worden gewaardeerd tegen ten hoogste de marktwaarde. De marktwaarde wordt bepaald door een taxatie van de gemeentelijke taxatiecommissie. Wanneer in deze gevallen de boekwaarde van een object hoger is dan de marktwaarde dient deze te worden afgeboekt. Van objecten die gewaardeerd worden tegen de markwaarde wordt eens per drie jaar een hertaxatie uitgevoerd om te beoordelen of de waardering nog correct is. Wanneer een hertaxatie tot een lagere waarde leidt, wordt het object afgeboekt naar de nieuwe getaxeerde waarde. Wanneer de hertaxatie een hogere marktwaarde laat zien wordt de waardering niet aangepast. 4.2 Huurprijsbepaling Voor de gemeentelijke vastgoedportefeuille wordt gewerkt met twee methodieken voor huurprijsbepaling: Een marktconforme huur voor overig en tijdelijk vastgoed; Een kostprijsdekkende huur voor maatschappelijk vastgoed. Marktconforme huur Bij marktconforme huur is het uitgangspunt dat de huur op hetzelfde niveau ligt als wanneer een huurder een vergelijkbaar object op de particuliere markt zou huren. De marktconforme huur voor een object wordt dan ook altijd bepaald door middel van een taxatie. Hierbij kijkt de taxateur naar de kenmerken van het specifieke object en naar de huren van referentieobjecten in de nabije omgeving. De marktconforme huur wordt periodiek herzien binnen de mogelijkheden van de te sluiten overeenkomst en wordt jaarlijks geïndexeerd, zoals gebruikelijk is in de markt bij het type huurovereenkomst. Bij marktconforme huur zullen de opbrengsten hoger zijn dan de kosten. Het overige vastgoed levert daarmee binnen product Vastgoed een jaarlijkse 'winst' op voor de gemeente. Kostprijsdekkende huur Voor het maatschappelijke deel van de portefeuille waar er sprake is van een huurder-verhuurder situatie wordt uitgegaan van kostprijsdekkende huur, het maatschappelijke deel waarvoor kostprijsdekkende huur in rekening gebracht wordt bestaat uit de volgende activiteiten: Gemeentelijke huisvesting Huisvesting begraafplaatsen Buurt- en clubhuizen Maatschappelijke opvang Huisvesting cultuur Sportaccommodaties binnensport Overig vastgoed multifunctionele accommodaties (MFA) Voor het overige deel van de gebouwen in de maatschappelijke portefeuille is er geen sprake van een huurder-verhuurder situatie, denk hierbij aan kunstwerken, molens en kerktorens. Voor deze pagina 23 van 2929

objecten wordt er niet uitgegaan van een kostprijsdekkende huur maar wordt er jaarlijks door Vastgoed afgerekend met het betreffende beleidsveld op basis van de kosten opgenomen in de gemeentelijke begroting. De kostprijsdekkende huur zoals opgenomen in deze nota wijkt af van de huidige systematiek voor bepaling van de kostprijsdekkende huur. De vergelijking tussen de twee methoden en het waarom van de nieuwe systematiek worden toegelicht bijlage 4. Vanwege de betere aansluiting van de nieuwe systematiek van de berekening bij de werkelijke kosten van een object en businesscases haalbaarder worden bij een lagere aanvangshuur wordt er per 1 januari 2017 gestart met het berekenen van de kostprijsdekkende huren volgens de nieuwe systematiek. Bij deze nieuwe systematiek is het uitgangspunt dat alle voor de in de exploitatieperiode te verwachten kosten behorend bij een object, gedekt worden door de te hanteren huur over een langere periode. Bij het bepalen van de kostprijsdekkende huur wordt uitgegaan van een exploitatieperiode van 10 jaar of van 30 jaar: Het uitgangspunt van 10 jaar wordt gehanteerd bij objecten waarvan de verwachting is dat ze binnen 10 jaar afgestoten gaan worden; Het uitgangspunt van 30 jaar wordt gehanteerd bij objecten waarvan er niet de verwachting is dat deze op korte termijn afgestoten gaan worden. Na de invoering van deze nieuwe kostprijsdekkende huursystematiek huur voor de maatschappelijke portefeuille wordt dit onderdeel van de vastgoedportefeuille als een nulproduct gezien: de inkomsten vanuit de huur zijn voldoende om over de beschouwingsperiode de kosten te kunnen dragen. Zolang dit nog niet het geval is (bv. bij objecten die niet kostprijsdekkend verhuurd kunnen worden, zoals kerktorens) zal afdeling Vastgoed op basis van de begroting jaarlijks per activiteit afrekenen met het beleidsveld waarbij de betreffende taak hoort. De verantwoording van de daadwerkelijke kosten ligt bij de afdeling Vastgoed en wordt niet verrekend met het beleidsveld. Het invoeren van de nieuwe kostprijsdekkende huur levert in de eerste jaren een lagere huur op dan de werkelijke kosten en zal daarom leiden tot een negatief exploitatieresultaat in de eerste jaren. Dit negatieve resultaat wordt in de tweede helft van de beschouwingsperiode goedgemaakt door een huur die hoger ligt dan de werkelijke kosten. Over de gehele beschouwingsperiode leidt dit tot een neutraal effect. De kostenstijging van de opbrengsten en de kosten over de beschouwingsperiode lopen anders doordat de afschrijvingskosten constant zijn over de looptijd van de afschrijving terwijl de overige kosten en de huuropbrengsten jaarlijks geïndexeerd worden. In figuur 4.1 wordt de doorrekening van de kostprijsdekkende huur voor de gehele maatschappelijke portefeuille weergegeven over 30 jaar. In deze figuur zijn kosten en opbrengsten van de gehele portefeuille weergegeven en wordt het jaarlijkse en het cumulatieve resultaat weergegeven. In deze figuur lopen de negatieve exploitaties per jaar op tot een cumulatief negatief resultaat, de dip, van circa 6,0 mln. over 18 jaar. Het totale cumulatieve resultaat, het effect van kosten en opbrengsten over 30 jaar, sluit op nul. pagina 24 van 2929

Figuur 4.1. Doorrekening KPD-huur maatschappelijke portefeuille KPD-huur gehele portefeuille 6.000.000 4.000.000 2.000.000 0-2.000.000-4.000.000 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30-6.000.000-8.000.000 Som van Kapitaallasten Som van Totale lasten Som van KPD-huur Som van Jaarlijks resultaat Som van Cumulatief resultaat pagina 25 van 2929

In figuur 4.2 wordt weergegeven door welke activiteiten de dip wordt veroorzaakt en hoe groot het aandeel van deze activiteit in de dip is. Figuur 4.2. Opbouw maximale dip KPD-huur maatschappelijke portefeuille Maximale dip KPD-huur 1.000.000 6800420 Overig vastgoed MFA 6800415 Sportaccommodaties binnensport 6800411 Huisvesting cultuur 6800410 Maatschappelijke opvang -3.000.000 6800408 Buurt- en clubhuizen 6800402 Huisvesting begraafplaatsen -4.000.000 6800401 Gemeentelijke huisvesting 0-1.000.000-2.000.000-5.000.000-6.000.000-7.000.000 De kostprijsdekkende huur wordt gebaseerd op de onderstaande kosten per object: Kapitaallasten op basis van een annuïtaire afschrijving van de boekwaarde van de opstal. Op de ondergrond wordt niet afgeschreven. Hiervan maakt alleen de rente onderdeel uit van de kapitaallasten; Onderhoudskosten op basis van een 10 jarig gemiddelde van de op basis van het onderhoudsplan te verwachten onderhoud aan objecten uit dezelfde gebouwcategorie; Verzekeringskosten op basis van de verzekerde waarde en de premie van de gemeentelijke verzekeringspolis; Kosten voor belastingen en heffingen op basis van de WOZ-waarde en de gemeentelijke tarieven; Beheerkosten per vierkante meter op basis van de formatie, inclusief overheadkosten (omgeslagen per vierkante meter). Ook de verwachte gemiddelde jaarlijkse kosten voor externe adviezen van de afdeling Vastgoed horen bij de beheerkosten; Risico afdekking voor structurele kosten voor leegstand op basis van een bedrag per vierkante meter, het bedrag per vierkante meter is gebaseerd op 1% van de huurinkomsten van de totale portefeuille. De kostprijsdekkende huur wordt per object bepaald door een rekenmodel op basis van het principe van discounted cash flow (DCF). In de berekening wordt uitgegaan van de gemeentelijke rekenrente en een jaarlijks verwachte indexering op kosten en opbrengsten van 1,5%. In de kostprijsdekkende huur zijn geen andere risico s opgenomen dan een risico afdekking van 1% voor structurele kosten voor leegstand. Dit is om de te verwachten (tijdelijke) leegstand die ontstaat bij mutaties af te dekken. Kosten voor incidentele leegstand of kosten voor het doen van wettelijk verplichte aanpassingen aan objecten zijn niet opgenomen in de kostprijsdekkende huur. Deze zijn onderdeel van de gemeentelijke risicoparagraaf en worden verder toegelicht hoofdstuk 5. Samenvattend wordt in de kostprijsdekkende huur gebruik gemaakt van de in tabel 4.3 en 4.4 genoemde parameters en componenten. pagina 26 van 2929

Tabel 4.3 Parameters KPD-huur Parameters Rekenrente Prijsindex Waarde 3,0 % 1,5 % Leegstand 1,0 % Bron Gemeente Ede prijspeil 2016 Verwachting prijsindexcijfer CBS Ervaringscijfer gemeente Ede Actualisatie 1 x per jaar 1 x per drie jaar 1 x per drie jaar Tabel 4.4 - Componenten KPD-huur Componenten Waarde Bron OZB niet-wonen OZB wonen Heffing waterschap 2,02 per 1.000 WOZ-waarde 1,22 per 1.000 WOZ-waarde 0,50 per 1.000 WOZ-waarde 0,65 per 1.000 verzekerde waarde Gemeente Ede prijspeil 2016 Actualisati e 1 x per jaar Gemeente Ede prijspeil 2016 1 x per jaar Waterschap prijspeil 2016 1 x per jaar Gemeente Ede prijspeil 2016 1 x per jaar Opstalverzekering Kostprijsdekkende huur bij aanhuur Wanneer de gemeentelijke portefeuille onvoldoende of niet het juiste maatschappelijk vastgoed bevat, kan het voorkomen dat Vastgoed een object aanhuurt op de markt. De door Vastgoed te berekenen kostprijsdekkende huur voor deze objecten wordt in dit geval bepaald door de aanhuurprijs met een opslag voor de beheerkosten. 4.3 Meerjaren vastgoedexploitatie In de meerjaren vastgoedexploitatie komen de kostprijsdekkende huren van alle objecten samen over meerdere jaren. De meerjaren vastgoedexploitatie wordt beïnvloed door: Het gemeentelijke afschrijvingsbeleid; Investeringen; Voorziene aan- en verkopen; De dekking van exploitatietekorten in de eerste jaren. Gemeentelijk afschrijvingsbeleid Het gemeentelijke afschrijvingsbeleid, vastgelegd in de nota: Afschrijvingsbeleid en waardering activa 2015, bepaalt de afschrijvingsperioden waarmee objecten afgeschreven worden. In Ede is er voor gekozen om een beperkte componentenmethode toe te passen voor vastgoed. Bij de investering in een nieuw object wordt de investering uitgesplitst in een component grond, een component woning of bedrijfsgebouw en een component inrichting. Onder bedrijfsgebouwen worden alle objecten anders dan woningen geschaard, ook onderwijsgebouwen vallen in deze categorie. Op de component grond wordt niet afgeschreven. Tijdens de exploitatieperiode van een object kan er bij renovatie, aanpassing of restauratie een nieuw investering geactiveerd worden met een nieuwe afschrijvingstermijn. De voor vastgoed van toepassing zijnde afschrijvingsperioden uit het afschrijvingsbeleid zijn opgenomen in bijlage 5. Investeringen Het gemeentelijke afschrijvingsbeleid bepaalt dat investeringen groter dan 10.000 geactiveerd en afgeschreven moeten worden. Door de keuze om voor onderhoud te werken met een voorziening (paragraaf 3.1), worden uitgaven aan groot onderhoud (zoals het vervangen van een klimaatinstallatie of een dak) niet als investeringen gezien. Nieuwe investeringen komen bij vastgoed dan ook alleen voor bij het toevoegen van een object aan de portefeuille door nieuwbouw, aankoop of bij het uitvoeren van renovaties of verbeteringen van gebouwen. Het doen pagina 27 van 2929

van een investering zal in alle gevallen leiden tot het berekenen van een nieuwe kostprijsdekkende huur. De kapitaallasten behorende bij de investering wordt vervolgens verwerkt in deze huur. Mutaties in portefeuille Het aan- en verkopen van objecten of het uitbreiden van de portefeuille door nieuwbouw heeft invloed op de meerjaren vastgoedexploitatie. Bij het aankopen of bouwen van een object en dit object vervolgens verhuren met een kostprijsdekkende huur zal de dip toenemen. In de eerste jaren van de exploitatie van dit object zullen de kosten hoger zijn dan de opbrengsten. Bij de verkoop van een middels kostprijsdekkende huur verhuurd object moet inzichtelijk gemaakt worden of een deel van de negatieve exploitatie van dit object nog terugverdiend dient te worden. Indien er nog een deel terugverdiend moet worden moet hiermee rekening gehouden bij het in kaart brengen van de gevolgen van de verkoop, zonodig moet dit meegenomen worden in het te behalen verkoopresultaat. Exploitatietekorten Door het invoeren van een kostprijsdekkende huur zijn de aanvangshuren lager dan de kosten in de eerste jaren en ook lager dan de kostprijsdekkende huren in de huidige systematiek. Dit levert ten opzichte van de huidige systematiek een jaarlijks voordeel op hoogte van de benodigde subsidies. In de tweede helft van de exploitatieperioden zijn de opbrengsten hoger dan de kosten. Hierdoor ontstaan er in eerste jaren van de meerjaren vastgoedexploitatie tekorten die in de loop van de jaren geneutraliseerd worden door overschotten. Om het resultaat op de vastgoedexploitatie te verwerken in de gemeentelijke begroting wordt een nieuwe egalisatiereserve in het leven geroepen aanvullend op de reeds bestaande egalisatiereserves (R621 en R622). Om het negatieve resultaat van de eerste jaren te dekken wordt het voordeel op benodigde subsidies door de lagere huur van maximaal 0,5 miljoen structureel gebruikt als storting in de nieuwe egalisatiereserve. Aanvullend hierop dient er in het eerste jaar incidenteel een bedrag van 0,4 miljoen gestort te worden om voldoende saldo in de reserve te hebben. Als ondergrens van het saldo in de bestemmingsreserve wordt 100.000 aangehouden, hiermee is er voldoende buffer in de reserve voor de negatieve resultaten in de eerste jaren bij het toevoegen van een nieuw object aan de portefeuille. Het toevoegen van een object aan de portefeuille leidt hiermee niet direct tot een aanvullende behoefte aan extra budget om het tekort in de eerste exploitatiejaren af te dekken en de systematiek van kostprijsdekkende huur is hiermee geen extra aanslag op de businesscase van een nieuw object. Het saldo in de bestemmingsreserve boven de 100.000 kan jaarlijks vrijvallen. Vanaf jaar 7 wordt er een structurele vrijval van zo n 0,1 miljoen verwacht wat zal groeien naar een vrijval van zo n 0,6 miljoen per jaar in jaar 20. Ambities 1. Financiële transparantie: na het invoeren van de kostprijsdekkende huur voor de gehele maatschappelijke portefeuille wordt deze portefeuille als nulproduct opgenomen in de gemeentelijke begroting; 2. Invoeren kostprijsdekkende huur voor de maatschappelijke portefeuille: gefaseerde invoering in de komende drie jaar, in samenspraak met gebruikers; 3. Financiële versimpeling: het waarborgen (in stand houden en periodiek actualiseren) van de voorziening groot onderhoud (V147), de egalisatiereserves) behorend bij vastgoed (R621, R622 & de nieuwe egalisatiereserve) en het product vastgoed (80.04). pagina 28 van 2929

5 Risico s Aan de exploitatie van gebouwen zijn diverse risico s verbonden. In dit hoofdstuk wordt stilgestaan bij de risico s die het eigendom van vastgoed met zich meebrengt voor gemeente Ede. Het is van belang dat deze risico s worden onderkend en zoveel mogelijk worden voorkomen dan wel beperkt gehouden. 5.1 Contractrisico s Voor alle vastgoedobjecten worden huur-, pacht of erfpachtovereenkomsten aangegaan. Afdeling Vastgoed maakt hiervoor op dit moment gebruik van standaard-overeenkomsten die op basis van intern of extern juridisch advies zijn opgesteld. Bij de huurovereenkomsten voor de gebouwen is de standaard-overeenkomst opgesteld op basis van de landelijk gehanteerde ROZ-modelovereenkomsten. De overeenkomsten voor het gemeentelijke vastgoed hebben over het algemeen een lange looptijd, er zijn dan ook nog veel objecten die gebruikt worden op basis van een relatief oude overeenkomst. In praktijk blijken deze oude overeenkomsten soms verrassingen te bevatten die vooraf niet inzichtelijk waren. Deze verassingen gaan over het algemeen over de hoogte van de huurprijs, de indexeringsmogelijkheden van de huurprijs en de opzeggingsmogelijkheden. In de toekomst wordt er naar gestreefd om deze oude overeenkomsten uit te faseren en met alle gebruikers een nieuwe overeenkomst te sluiten op basis van de standaard-overeenkomsten. 5.2 Objectrisico s De risico s die behoren bij de staat van het object kunnen onderverdeeld worden in risico s samenhangend met: Schades Gebreken na aankoop Imagoschade Schades Er kunnen onverwachte schades optreden door o.a. vandalisme, brand, storm of blikseminslag. Vastgoed heeft voor het afdekken van vrijwel alle schades met uitzondering van vandalisme een verzekering afgesloten via het gemeentelijk risicomanagement. Bij leegstaande objecten is de dekking beperkter en zijn de gevolgen van gesprongen waterleidingen of diefstal van onderdelen van het object niet verzekerd. De kosten voor deze opstalverzekering zijn afgedekt in de kostprijsdekkende huurberekening. Kosten van vandalisme worden zoveel als mogelijk verhaald op de dader en vormen een risico in de exploitatie van de objecten. Gebreken na aankoop Na aankoop van een nieuw gebouw kunnen onvoorziene gebreken optreden die tot grote kosten kunnen leiden. Vastgoed inspecteert daarom de gebouwen grondig, waarbij naast de algemene bouwkundige staat, specifiek wordt gelet op achterstallig onderhoud en de aanwezigheid van asbest. Daarnaast wordt erop gelet of het gebouw geschikt is voor het beoogde gebruik en of het voor die gebruiksfunctie voldoet aan de benodigde wet- en regelgeving. Achterstallig onderhoud vormt een risico in de exploitatie van objecten, het wegwerken van dit onderhoud leidt zonodig tot een extra aanvraag voor krediet bij de Raad. Imagoschade Rondom de exploitatie van objecten kunnen er gevoeligheden liggen die ook in de publieke opinie een rol spelen, hierbij kan gedacht worden aan de staat van gedenktekens of beeldbepalende en pagina 29 van 2929

monumentale gebouwen. Tevens kunnen defecten aan de gemeentelijke huisvesting, zeker op gebied van veiligheid, gevoelig liggen. De afdeling Vastgoed is zich goed van bewust van deze risico s en houdt hier rekening mee. In voorkomende gevallen treedt afdeling Vastgoed in contact met Afdeling Communicatie en zonodig afdeling Veiligheid en Recht om gezamenlijk de strategie af te stemmen. 5.3 Risico s wet- en regelgeving Rondom vastgoed is veel wetgeving die voorschrijft waar het gemeentelijk vastgoed aan moet voldoen. Bij publiekstoegankelijke gebouwen is er nog meer vigerende wetgeving. Brandveiligheid, zwembaden en legionella, allemaal bekende recente dossiers die tot aangepaste alertheid en eisen hebben geleid. Afdeling Vastgoed is als binnen de gemeente verantwoordelijk voor de naleving van de wetgeving in haar gebouwen. Binnen het onderhoudssysteem wordt het voldoen aan wet- en regelgeving als één van de inspecties-items meegenomen. Het moeten voldoen aan nieuwe of aanvullende wet- en regelgeving vormt echter een risico dit niet door afdeling Vastgoed voorzien kan worden. Aanpassingen aan gebouwen ten gevolge van deze nieuwe of aanvullende wet- en regelgeving kan daarbij leiden tot een extra aanvraag voor krediet aan de raad. 5.4 Financiële risico s De financiële risico s kunnen onderverdeeld worden in risico s samenhangend met: Afwaardering Planmatig onderhoud Nieuwe objecten en/of investeringen Saldo geconsolideerde reserves Onvoorziene leegstand Btw-regimes Staatssteun Afwaardering Gebouwen waarvoor niet de intentie bestaat om deze duurzaam te exploiteren, dus gebouwen waarvan de wens is deze termijn te willen verkopen, dienen te worden beoordeeld ten opzichte van huidige marktwaarde. Dit kan voorkomen bij herwaardering van beleid of bij het krimpen van de vraag naar een specifieke huisvesting. Voor objecten die niet meer duurzaam geëxploiteerd worden geldt dat moet worden afgewaardeerd als de boekwaarde hoger is dan de marktwaarde. Vanuit het BBV is het niet toegestaan om in geval van hogere marktwaarde de huidige boekwaarde op te waarderen. In de programmabegroting 2017-2020 is dit risico ingeschat op max. 1.700.000. 4 Tabel 5.2. Risico taxatie vastgoed Risico Gevolgen Ka ns Taxatie vastgoed levert een ander (financieel) beeld op dan nu geraamd. Huidige inschatting van opbrengst wordt niet behaald. 75% Financieel gevolg Max. 1.700.000 Invlo ed 2% Gezien de gezonde relatie tussen WOZ waarde en boekwaarde (boekwaarde over de gehele portefeuille genomen ligt zo n 60% onder de WOZ waarde) is dit risico laag ingeschat. Daarnaast 4 Programmabegroting 2017-2020, p.82 pagina 30 van 2929

wordt dit risico ingeschat op basis van de toekomstvisie op onze portefeuille (weergegeven in het portefeuilleplan). De gebouwen die in beeld zijn als toekomstige optie tot verkoopoverweging kunnen worden beoordeeld op het risico tot afwaardering. Planmatig onderhoud Het onderhoud van gemeentelijk vastgoed wordt in beeld gebracht via een conditieafhankelijke onderhoudsplanning. Vastgoed zorgt voor een actueel onderhoudsplan op basis waarvan het onderhoud zo nauwkeurig mogelijk meerjarig in beeld kan worden gebracht, verrassingen in benodigd onderhoud zijn hiermee zoveel mogelijk uitgesloten. Voor planmatig (groot) onderhoud is er één onderhoudsvoorziening die jaarlijks wordt geactualiseerd. Op basis van het tienjarig gemiddelde is de jaarlijkse dotatie in de onderhoudsvoorziening vastgesteld. Vanuit deze onderhoudsvoorziening worden de jaarlijkse kosten voor groot onderhoud betaald. Het BBV stelt dat voorzieningen die worden gevormd om de onderhoudskosten van een kapitaalgoed over een aantal jaar te egaliseren alleen kunnen worden ingesteld en gevoed op basis van een actueel beheerplan dat met regelmaat wordt geactualiseerd 5. Tussentijdse aankopen en verkopen kunnen gevolgen hebben op de onttrekkingen en dotaties, wat kan leiden tot een tekort of een overschot. Het niet hebben van een toereikende onderhoudsvoorziening kan als een risico gezien worden. Vastgoed gaat dit aspect na bij iedere aan- of verkoop. Voor het dagelijks onderhoud (kort cyclisch en verhelpen van storingen/defecten) is er geen onderhoudsvoorziening getroffen. Dit onderhoud wordt direct uit de exploitatie betaald. Door het actuele onderhoudsplan zijn de risico s op overschrijdingen bij dagelijks onderhoud minimaal. Nieuwe objecten en/of investeringen Het opnemen van nieuwe gebouwen in de begroting kan invloed hebben op de totale lasten en baten op product niveau. Bij de maatschappelijke portefeuille moeten de kosten afgedekt worden met de verhuuropbrengsten volgens de nieuwe kostprijsdekkende huursystematiek. Het opnemen van nieuwe objecten in de maatschappelijke portefeuille heeft uiteraard gevolgen voor de meerjarige vastgoedexploitatie zoals ook beschreven in paragraaf 4.3. In de eerste jaren zal de nieuwe kostprijsdekkende huur lager uitvallen dan de kosten. In de laatste jaren is de kostprijsdekkende huur hoger dan de kosten. Over de gehele beschouwingsperiode leidt dit tot een neutraal effect. Het verloop van het exploitatieresultaat is weergegeven in figuur 4.2. Vastgoed heeft inzicht in de meerjarige vastgoedexploitatie en brengt de effecten van nieuwe investeringen en verkopen van vastgoed bij iedere afweging in beeld. Op deze wijze kunnen beheersmaatregelen worden getroffen indien negatieve effecten moeten worden gecompenseerd. Saldo reserve exploitatie vastgoed De (aanvangs-)tekorten van de eerste 15 jaar voortkomende uit de nieuwe kostprijsdekkende huur worden gedekt uit de nieuwe egalisatiereserve exploitatie vastgoed. Alle bijstellingen in de exploitatie leiden tot een ander verloop dan de verwachtte exploitatieresultaten en daarmee tot een ander verloop van de begrootte onttrekkingen uit de reserve. Jaarlijks en bij het aangaan van nieuwe investeringen zal de verwachte stand van de reserve bijgehouden worden om te bepalen of de stand van de reserve niet negatief wordt op termijn, door het instellen van de ondergrens in de reserve van 100.000 is er binnen de reserve ruimte voor extra onttrekkingen uit de reserve. Een onttrekking mag niet tot gevolg hebben dat een reserve negatief wordt 6. Vastgoed bewaakt dit door een goed meerjarig inzicht in de exploitatie en verloop van de reserve. Onvoorziene leegstand In de nieuwe kostprijsdekkende huur is een risicoafdekking van 1% opgenomen voor tijdelijke (en mutatie-) leegstand. Deze hebben een vrijwel structureel karakter. Kosten voor onvoorziene 5 Kosten van groot onderhoud kunnen in het jaar van ontstaan ten laste van een vooraf gevormde voorziening worden gebracht (artikel 44, eerste lid, onder c, van het BBV). De voorziening wordt, voorafgaand aan de onderhoudsactiviteiten, ten laste van de staat van baten en lasten systematisch gedoteerd met zodanige bedragen dat deze over de gehele looptijd genomen voldoende zijn voor het bekostigen van de uitvoering van het onderhoud. 6 Nota Reserves en Voorzieningen Gemeente Ede 2016, p.6 pagina 31 van 2929

leegstand, zoals plotseling vertrek van een huurders, verhuizingen van huurders, fusies etc. zijn niet opgenomen in de nieuwe kostprijsdekkende huur. Deze en overige onvoorziene kosten worden niet in de vastgoedexploitatie genomen, maar komen ten laste van algemene middelen. Het maximale jaarlijkse gevolg op leegstand maatschappelijk vastgoed wordt ingeschat op 200.000. Aangezien dit een structurele risico betreft, wordt ten behoeve van de benodigde weerstandscapaciteit 500.000 opgenomen. Tabel 5.3. Risico leegstand maatschappelijk vastgoed Risico Gevolgen Kans De leegstand van (maatschappelijk) vastgoed. Een verslechtering van het financieel resultaat. 50% pagina 32 van 2929 Financieel gevolg Max. 500.000 (S)

Btw-regime Verhuur van vastgoed is in basis een activiteit waarover geen btw geheven wordt, de huurder van een object kan echter opteren om wel btw-belast te huren. Het niet inzichtelijk hebben van de btw-regimes per object kan als een risico gezien worden bij gebouwen met btw-belaste verhuur. Per object wordt jaarlijks gecontroleerd of het juiste btw-regime gehanteerd wordt. De mogelijke btw-regimes zijn: Onbelaste verhuur: Hoofdregel is dat de huurder de btw niet kan verrekenen en de huurprijs niet belast wordt. De inkoop-btw valt niet te verrekenen. Over de huurprijs wordt geen btw gerekend. Belaste verhuur: Opteren voor belaste verhuur is mogelijk als de huurder meer dan 90% btw-belaste prestaties levert. De inkoop-btw valt voor 100% te verrekenen. Over de huurprijs wordt vervolgens 21% btw gerekend. Gelegenheid geven tot sportbeoefening: Geldt op het moment dat de gemeente een bepaald dienstbetoon aan de huurder verleent. Bij eigen beheer is dit het geval en alleen als de huurder meer dan 90% gelegenheid tot sportbeoefening geeft. Van de inkoop-btw is 70% te verrekenen. Over de huurprijs dient 6% btw gerekend te worden. Btw Compensatie Fonds (BCF): Dit is van toepassing op de gemeentelijke bedrijfsvoering. Circa 93% van de inkoop-btw is te verrekenen. Wanneer er ten onrechte inkoop-btw of teveel inkoop-btw wordt verrekend kan dit leiden tot een boetes vanuit de Belastingdienst, wanneer er te weinig inkoop-btw verrekend wordt dan leidt dit tot een onvoorzien nadeel in de gemeentelijke begroting. Staatssteun Bij de verhuur van vastgoed aan een onderneming is het van belang dat er getoetst wordt of er door de hoogte van de huur geen staatssteun verstrekt wordt aan een onderneming. Als een vastgoedobject voor een lagere prijs wordt verhuurd dan de huurder onder normale omstandigheden voor dit type onroerend goed op de markt zou moeten betalen, behelst het prijsverschil een voordeel voor de hurende onderneming en zou er sprake kunnen zijn van staatssteun. Bij verhuur van vastgoed uit de deelportefeuille overig vastgoed wordt er verhuurd tegen een marktconform tarief en is er dus geen risico op staatssteun. Bij verhuur van een object uit de maatschappelijke portefeuille moet er getoetst worden of de huurder een ondernemer is. Om de risico s op staatsteun te minimaliseren moet er in het geval dat de huurder een ondernemer is gekozen worden voor een marktconforme huur en niet voor een kostprijsdekkende huur. pagina 33 van 2929

6 Organisatie Dit hoofdstuk gaat dieper in op hoe afdeling Vastgoed samenwerkt met de andere afdelingen die binnen de gemeente bij het vastgoedproces betrokken zijn. Ook geeft het hoofdstuk inzicht in de taken en verantwoordelijkheden van de verschillende betrokkenen. 6.1 Positie afdeling Vastgoed Afdeling Vastgoed maakt onderdeel uit van het cluster Ruimtelijke Ontwikkeling & Grondzaken (ROG) en valt per 1 januari 2017 onder manager Vastgoed & Grondzaken. Voor een effectieve sturing op het vastgoed is rollenscheiding essentieel. Het vastgoedproces vindt primair plaats in de driehoek afdeling Vastgoed, afdeling Samenleving & Beleid of afdeling Huisvesting & Services en de gebruikers van het vastgoed. Het bestuur en wensen van andere afdelingen binnen de gemeente kunnen van buitenaf het proces beïnvloeden (figuur 4.1). Figuur 6.1. het vastgoedproces binnen de gemeente Ede Tussen afdeling Vastgoed en de afdelingen Samenleving & Beleid en Huisvesting & Services vindt afstemming plaats over vraag en aanbod. De beleidsafdelingen formuleren beleidsuitgangspunten en de huisvestingsvragen in beleidsplannen en integrale of strategische huisvestingsplannen. Afdeling Vastgoed legt vervolgens in het vastgoedplan vast hoe de huisvestingsvraag gefaciliteerd wordt, passend bij strategische portefeuilledoelstellingen. Hierbij houdt afdeling Vastgoed ook rekening met beleidswensen en vragen van andere (beleids-)afdelingen binnen de gemeente op het gebied van vastgoed. Naast het opstellen van het vastgoedplan zorgt afdeling Vastgoed ook voor de daadwerkelijke huisvesting van gebruikers. Voor nieuwe transacties (aan- en verkoop, aan- en verhuur), nieuwe projecten en aanpassingen in de bestaande portefeuille overlegt afdeling Vastgoed met de betrokken beleidsafdeling, waarbij Vastgoed telkens zorgt voor afstemming met de strategische portefeuilleambities en de huidige prestaties van de objecten door middel van de scorekaart. Bij initiatieven voor nieuwe projecten is het van belang dat de vragende afdeling de vastgoedafdeling zo vroeg mogelijk in het proces betrekt. Als de betrokken beleidsafdeling en Vastgoed het niet eens kunnen worden over een huisvestingsvraag, dan wordt het besluit, inclusief afwegingskader, voorgelegd aan het college. pagina 34 van 2929

De gebruikers van het vastgoed hebben zowel contact met de vastgoedafdeling als met de afdelingen Samenleving & Beleid of Huisvesting & Services. De vastgoedafdeling zorgt voor alle huurcontracten, het beheer en de financiële administratie. Afdeling Samenleving & Beleid verstrekt eventuele subsidies aan de huurder. 6.2 Taken en verantwoordelijkheden Afdeling Vastgoed Afdeling Vastgoed zorgt voor gebouwen voor organisaties die met hun activiteiten het beleid van de gemeente ondersteunen. De afdeling werkt vraaggestuurd, maar wel binnen eigen strategische kaders. De vastgoedafdeling is of contracthouder van het gemeentelijk vastgoed. De afdeling is verantwoordelijk voor het op orde houden en beheersen van de vastgoedportefeuille van de gemeente Ede op strategisch en tactisch niveau. Hierbij horen onder andere het uitstippelen van de vastgoed- en portefeuillestrategie en het vastgoedbeheer. Operationele werkzaamheden besteed de afdeling zoveel mogelijk uit aan derden. Binnen de afdeling Vastgoed werken specialisten samen op het gebied van portefeuillemanagement, accountmanagement, technisch beheer en projectmanagement. De schakel tussen de diverse disciplines is de senior portefeuillemanager. De voorbereiding, uitvoering en toezicht op technisch beheer (onderhoud) wordt momenteel in percelen uitbesteed. Vanaf 2018 is al het technisch beheer uitbesteed, waarbij de afdeling Vastgoed de regie voert op basis van prestatiecontracten. De vastgoedafdeling wordt schematisch weergeven in figuur 4.2. Vervolgens zijn in tabel 4.1 de kerntaken van de afdeling per specialisme samengevat. Figuur 6.2. Organisatie afdeling Vastgoed pagina 35 van 2929