VASTGOED MET RENDEMENT. Heldere uitgangspunten voor de praktijk van vastgoed

Transcriptie

1 VASTGOED MET RENDEMENT Heldere uitgangspunten voor de praktijk van vastgoed

2 Inhoudsopgave Inleiding... 3 Algemene uitgangspunten... 5 Verhuur... 7 Beheer en onderhoud... 8 Wijzigingen in de vastgoedportefeuille... 9 Uitvoeringsagenda

3 Inleiding De gemeente beschikt over een groot aantal vierkante meters vastgoed om diverse maatschappelijke doelen te realiseren. Zo zorgt de gemeente voor onder andere huisvesting en accommodaties voor onderwijs, culturele organisaties en sportverenigingen. Daarnaast heeft de gemeente vastgoed om de eigen organisatie te huisvesten. Tot slot is er strategisch vastgoed dat bedoeld is om ruimtelijke ontwikkelingen mogelijk te maken. Voor het gemeentelijk vastgoed zijn twee vraagstukken dominant. In de eerste plaats gaat het om de balans tussen de vraag en het aanbod van maatschappelijk vastgoed. Met andere woorden zetten we als gemeente onze vierkante meters effectief genoeg in bij het voldoen aan maatschappelijke vragen? Met daarbij de aantekening dat het aanbieden van vastgoed geen kernactiviteit van de gemeente is. Ook vastgoed van andere partijen kan voorzien in de vraag naar maatschappelijk vastgoed. In de tweede plaats gaat het om het evenwicht tussen financieel en maatschappelijk rendement. Oftewel welk financieel rendement op ons vastgoed vinden we acceptabel als we maatschappelijke doelen willen realiseren? Als het gaat om de eerste vraag is in het kader van de bestuursopdracht een inventarisatie gemaakt van al het gemeentelijke vastgoed. Hiermee is voor een deel invulling gegeven aan de bestuurlijke wens om meer te investeren in mensen en minder in stenen en een bezuiniging te realiseren op het vastgoed. Een en ander zal leiden tot verkoop van gemeentelijk vastgoed. Na deze inventarisatie is per gebouw gekeken naar het huidige en toekomstige gebruik, de rendementen en de mogelijkheden voor verkoop. Dit heeft geresulteerd in een verkoopstrategie. Daarin wordt per gebouw aangegeven of het verkocht of aangehouden moet worden. De termijn van verkoop en de mogelijke verkoopmethode worden eveneens aangeduid. Het gaat hier overigens om een dynamische strategie die voldoende mogelijkheden biedt om flexibel in te spelen op veranderingen in de vastgoedmarkt en nieuwe bestuurlijke accenten. De tweede vraag heeft met name betrekking op de dagelijkse praktijk van verhuur, onderhoud en beheer. Dit zijn naast verkoop onderdelen van het takenpakket van het team Vastgoed en Grondzaken. Daarbij is de samenwerking van belang tussen het team en de eenheid Beleid en de teams Financiën binnen BMA en Services. Om meer eenheid aan te brengen in de dagelijkse praktijk is een compacte set spelregels opgesteld. Deze regels zijn een meer praktische vertaling van de uitgangspunten uit de Contourennota Vastgoed Ze zijn opgesteld voor het bevorderen van de transparantie, het verbeteren van de besluitvorming en het verhogen van de kwaliteit en de dienstverlening. De regels zijn ook bedoeld om de interne samenwerking beter te stroomlijnen en duidelijkheid te geven aan al dan niet potentiële gebruikers en huurders. Verder bieden de regels een kader om investeringen te kunnen afwegen. En daarmee een bijdrage te leveren aan het verhogen van het maatschappelijk en financieel rendement. Maatschappelijk omdat het werken volgens deze regels bijdraagt aan het realiseren van de ambities op het gebied van onder andere sport, wijkbeleid, duurzaamheid en de stedelijke functies van de gemeente Assen. Financieel omdat ze helpen om meer kostendekkend te kunnen gaan werken. Met het hanteren van meer eenduidige regels rond vastgoed is het mogelijk om processen meer te standaardiseren. Afwijking van deze regels is in principe alleen mogelijk na een bestuurlijke afweging. 3

4 Door het strak hanteren van de regels is een verdere kostenreductie te realiseren. Ook door meer duidelijkheid te creëren voor zowel extern en intern betrokkenen bij vastgoed is het mogelijk bedrijfsprocessen verder te optimaliseren. In dit voorstel zijn de spelregels voor een aantal thema s uitgewerkt. Het gaat daarbij achtereenvolgens om: algemene uitgangspunten en spelregels voor verhuur, onderhoud, beheer en wijziging van de vastgoedportefeuille. Per hoofdstuk vindt u de relevante regels en een verdere uitleg. Voordat we al deze spelregels in de dagelijkse praktijk kunnen hanteren, is het nodig om een aantal zaken verder uit te werken en afspraken te maken. In een uitvoeringsagenda zijn deze acties benoemd en nader omschreven. Deze afspraken hebben geen invloed op bestaande afspraken. Pas bij nieuwe ontwikkelingen en het aanpassen van bestaande afspraken zijn deze spelregels van toepassing. 4

5 Algemene uitgangspunten Het bezitten van vastgoed is geen gemeentelijke kerntaak. Gemeentelijk vastgoed draagt bij aan het realiseren van maatschappelijke ambities. Iedereen die met het uitvoeren van activiteiten hieraan bijdraagt komt in aanmerking voor het gebruik van gemeentelijk vastgoed. Het accent ligt hierbij op activiteiten zonder winstoogmerk. Gebouwen kunnen in principe altijd meerdere gebruikerstypen herbergen. Als het maatschappelijke en financieel rendement kan worden verhoogd, is het mogelijk functies aan gebouwen toe te voegen. Leegstand is ongewenst. Om dit te voorkomen of tegen te gaan kan de gemeente tijdelijk genoegen nemen met een lager financieel rendement op een specifiek gebouw. Ook kan leegstand aanleiding zijn gebouwen af te stoten of op zoek te gaan naar commerciële gebruikers. Het aanbod aan gemeentelijk vastgoed is op een transparante wijze inzichtelijk gemaakt. Potentiële gebruikers kunnen incidenteel gebruik van gebouwen in de toekomst via internet regelen. Exploitatie van vastgoed voldoet aan de wet Markt & Overheid en de financiële verordening. De algemene uitgangspunten bieden het kader om keuzes te maken voor de inzet van gemeentelijk vastgoed voor het realiseren van maatschappelijke doelen. De exploitatie van vastgoed is geen doel op zich, maar maakt gemeentelijke beleidsdoelen mogelijk. Dat onderstreept het belang van een integrale afweging bij het maken van keuzes over gemeentelijk vastgoed. De exploitatie van vastgoed kent een uitzondering welke is genomen middels raadsbesluit Wet Markt en Overheid d.d. 12 februari Bij de inzet en het beheer van vastgoed zijn meerdere onderdelen van de gemeente betrokken. Het is daarom van belang dat er een goede keten is tussen beleid en uitvoering. Dat maakt het noodzakelijk om eenduidige taal en spelregels te hanteren. Dit leidt tot een effectievere sturing op de bedrijfsvoering. Daarbij is er duidelijkheid over taken en rollen en is er sprake is van efficiënte samenwerking binnen de gemeente en tussen de gemeente en externe partners. De gemeente concentreert zich op haar regierol. Uitvoeringsorganisaties geven samen met burgers en particulier initiatief vorm aan het beleid en realiseren dit. Dit samenspel biedt kansen voor gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de huisvesting van maatschappelijke initiatieven in de vorm van beter gebruik en medegebruik. Ook dit vraagt om integrale afwegingen. De vastgoedmarkt is voortdurend in beweging. Zo zijn de laatste jaren de grenzen tussen maatschappelijk en commercieel vastgoed vervaagd. Ook is er sprake van een voortdurend wisselende vraag. Al met al vraagt dit om een flexibele houding om de juiste match te blijven bieden tussen vraag en aanbod door te variëren in kwaliteit, kwantiteit en prijsstelling. De wet Markt en Overheid is hierbij het wettelijk kader. De financiële verordening is hierbij het financiële kader. Om de financiële rentabiliteit te verhogen is het nodig om het bestaande vastgoed beter, laagdrempeliger en vooral intensiever te gebruiken. Daarom is het van belang om het aanbod voldoende transparant te maken voor potentiële huurders. Ook moeten we kritisch kijken naar de verschillende financiële bijdragen van de gemeente en concurrentie tussen voorzieningen. Tot slot is 5

6 het investeren in duurzaamheid een mogelijkheid om het rendement te verhogen; zowel financieel als maatschappelijk. Voor het maatschappelijk vastgoed is het van belang dat het maatschappelijk rendement en de gebruikerstevredenheid positief worden beoordeeld. Voor strategisch vastgoed is dit minder van belang en staat het financieel resultaat en de ontwikkelkans meer centraal. 6

7 Verhuur Verhuur gebeurt alleen op basis van een contract. Hierin zijn heldere afspraken gemaakt over rechten en plichten ten aanzien van gebruik, onderhoud en betaling. Bij het niet nakomen van afspraken neemt de gemeente binnen een maand contact op met de gebruiker. Verhuur en gebruik gebeurt in principe zo veel mogelijk zonder het hanteren van servicekosten. Als er sprake is van meerdere huurders of gebruikers van een gebouw kan hiervan worden afgeweken. De tarieven voor verhuur zijn gericht op een sluitende exploitatie. Op basis van de exploitatielasten en de toekomstvisie van het gebouw wordt de kostprijs berekend. Bij de vaststelling van het tarief worden marktwaarde en kostprijs afgewogen (commercieel vs. maatschappelijk & kostprijs hoger/lager dan marktprijs). Vaststelling van de huurprijs gebeurt op basis van de financiële verordening. Solitaire onderwijspanden zijn in eigendom van de onderwijsinstelling, bij beëindiging gebruik wordt het eigendom om niet overgedragen aan de gemeente. Het onderwijsgedeelte in MFA s worden ter beschikking gesteld aan de onderwijsinstelling. De gemeente is eigenaar. Bij MFA s draagt de onderwijsinstelling een deel van de vergoeding voor de Materiële Instandhouding af aan de gemeente. Bij gebiedsontwikkelingen beheert en verhuurt het team Vastgoed & Grondzaken aangekochte panden. Vroegtijdige betrokkenheid is van belang om goed inzicht te krijgen in de technische staat van het gebouw in relatie tot de verwachte verhuurtermijn. Op deze wijze kunnen de verwachte kosten van aankoop en exploitatie goed in beeld worden gebracht. Afspraken worden altijd vastgelegd in standaard huur- of gebruiksovereenkomsten. Als het maatschappelijk rendement hierom vraagt kunnen de overeenkomsten worden aangepast. Uitgangspunt is om huurovereenkomsten voor een langere periode aan te gaan om bedrijfsrisico s zoals leegstand zo veel mogelijk te beperken. Bij gesubsidieerde huur kan qua looptijd waar nodig worden aangesloten bij de duur van de subsidie. Jaarlijks vindt indexering van de huur plaats. Om huurachterstanden te voorkomen en bedrijfsrisico s te verlagen gaat de gemeente een actiever incassobeleid voeren. Om te zorgen voor transparantie in huurprijzen vindt geen verrekening van subsidies plaats in de vorm van verlaagde huur. De huurcomponent van een subsidie is onderdeel van de subsidieovereenkomst en wordt als zodanig naar de maatschappelijke organisatie overgemaakt. Bij het vaststellen van de huurprijs wordt de financiële verordening van de gemeente gevolgd. Hierin staat onder andere opgenomen hoe de gemeente omgaat met de waardering en afschrijving van activa. Leegstand wordt zo veel mogelijk voorkomen door tijdelijke verhuur via objectbeheer. 7

8 Beheer en onderhoud Aanpassing van het gebouw gebeurt in goed overleg tussen gebruiker en gemeente. Aanpassing mag niet leiden tot een verlaging van het financieel rendement. Alle gebouwen worden op maat verzekerd. De verdeling van onderhoudswerkzaamheden tussen gemeente en gebruikers wordt vastgelegd in een verdeellijst die onderdeel is van het huurcontract. Verduurzaming is een belangrijk uitgangspunt bij het onderhoud van gemeentelijke gebouwen. In het meerjaren onderhoudsplan worden maatregelen opgenomen om het energiegebruik van het totale bezit jaarlijks verder terug te dringen. Onderhoud gebeurt op basis van NEN Hiervoor wordt een planning voor meerdere jaren opgesteld. De conditie van het gebouw bepaalt op welk moment het onderhoud plaatsvindt. De meerjarenonderhoudsplanning wordt om de drie jaar aangepast. Eventuele tussentijdse wijzigingen worden afzonderlijk verwerkt. Bij het onderhoud wordt telkens onderzocht of het mogelijk is om het gebouw duurzamer te maken. Bijvoorbeeld bij het vervangen van armaturen en lampen. Verduurzaming gebeurt met name als op de langere termijn sprake is van een positief financieel rendement. Gemeente en gebruiker maken vooraf afspraken over het aanpassen van gebouwen. Het gaat dan onder andere om de kosten, wenselijkheid en haalbaarheid van de aanpassing en de vraag wie de aanpassing uitvoert. De gebruiker kan dit overlaten aan de gemeente of in overleg zelf doen. Voor aanpassingen gelden de voorwaarden van de gemeente. Als de gemeente de aanpassing uitvoert, zijn de kosten hiervan in principe voor rekening van de gebruiker. Er wordt voor het onderhoud zo veel mogelijk gewerkt met raamcontracten. De wijze van verzekeren van een gebouw is aangepast aan de functie en levensduur van het gebouw. Bij het aangaan van een huurcontract stellen gemeente en gebruiker een verdeellijst op. Hierin leggen ze vast wie verantwoordelijk is voor de benodigde onderhoudswerkzaamheden. Ook worden er afspraken gemaakt over de verdeling van de kosten voor onderhoud. Deze afspraken maken we ook voor de buitenruimte van gebouwen. Door deze afspraken in het huurcontract vast te leggen ontstaat er meer transparantie en duidelijkheid voor alle partijen. Bij de solitaire onderwijspanden is de onderwijsinstelling verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud. Zij ontvangt hiervoor van de rijksoverheid een instandhoudingsvergoeding (MI). 8

9 Wijzigingen in de vastgoedportefeuille Bij wijzigingen in de vastgoedportefeuille maken de eenheid Beleid en het team Vastgoed een integrale afweging. Aspecten die hierbij een rol spelen zijn maatschappelijk en financieel rendement, staat van het gebouw en ontwikkelkansen. Bij aankoop van een gebouw vindt vooraf een bouwkundige keuring plaats en wordt een inschatting gemaakt van het financieel rendement. Bij nieuwbouw moet er sprake zijn van een reële en zo veel mogelijk sluitende exploitatie voor de levensduur van een pand. Nieuwbouw is in principe altijd energieneutraal. Voor verkoop van gebouwen wordt het gewenste verkoopresultaat en de verkoopmethode vastgesteld. Het aanbieden van gebouwen gebeurt op transparante wijze om zo veel mogelijk mensen de kans te bieden het gebouw te kopen. Bij verhuur bieden wij het gebouw eerst aan de huurder aan. Ontwikkellocaties worden in ieder geval aangeboden via GeoPortaal en/of andere website. Er wordt gekozen voor een verkoopmethode die past bij de gewenste ontwikkelingen. Om een optimale match tussen vraag en aanbod voor het gemeentelijk vastgoed te realiseren is een goede afstemming tussen met name de eenheid Beleid en het team Vastgoed & Grondzaken cruciaal. Samenwerking met de eenheid Beleid is van belang voor de goede programmering van het maatschappelijk vastgoed en adequate huisvesting van maatschappelijke functies. Met betrekking tot onderwijslocaties wordt bij de afweging de toekomstige noodzaak voor wisseloverlooppanden betrokken. Samenwerking met de teams Projecten en Gebiedsgericht Werken is van belang als het gaat om nieuwbouw. Door de inbreng van kennis en kunde vanuit de gezamenlijke teams wordt het gebouw zo vormgegeven dat de exploitatie sluitend is. Dit kan door aandacht te besteden aan aspecten als flexibiliteit, beheer en duurzaamheid. Door Vastgoed en Grondzaken al in de initiatieffase te betrekken is het mogelijk de exploitatiekosten van nieuwe ontwikkelingen te optimaliseren. 9

10 Uitvoeringsagenda Voor een aantal uitgangspunten geldt dat het doelstellingen zijn om kosten te reduceren, de dienstverlening te verbeteren en het gebruik van onze gebouwen te vergroten. Het gaat dan met name om het optimaliseren van verhuurprocessen, het opstellen van een afwegingskader, het op maat verzekeren van al onze gebouwen en het verduurzamen van het vastgoed. Werkafspraken Veel van de uitgangspunten zijn uitgewerkt per onderwerp in achterliggende documenten. Hierover moeten in de eerste helft van 2017 nog verdere werkafspraken worden gemaakt binnen vastgoed en grondzaken en met betrokkenen bij gemeentelijk vastgoed in andere eenheden en of disciplines. Het maatschappelijk rendement is minstens zo belangrijk als het financiële rendement. In een Integraal Vastgoed Overleg zullen kaders voor het bepalen van het maatschappelijk rendement worden ontworpen. Optimalisering verhuurprocessen Om de verhuurprocessen verder te optimaliseren en de bezettingsgraad van gebouwen te verhogen worden de volgende drie aandachtspunten verder uitgewerkt. Nota s van verhuur bij voorkeur via automatische incasso Actief beleid bij huurachterstanden Verhuur van ruimten digitaal mogelijk maken. Het toepassen van automatische incasso bij verhuur van gebouwen levert tijdvoordeel op. Ook is de verwachting dat hierdoor de huur eerder betaald wordt. Op dit moment is een huurachterstand pas na enkele maanden zichtbaar en kan er pas op dat moment actie ondernomen worden. Door eerder actie te ondernemen kunnen passende afspraken gemaakt worden met de huurder en lopen de huurachterstanden niet snel op. Met het introduceren van een digitaal systeem voor de verhuur van ruimten willen we het makkelijker maken om ruimten te huren en digitaal te betalen. We verwachten dat we hiermee de bezettingsgraad van gemeentelijke gebouwen kunnen vergroten. Ook betekent dit een verbetering van de dienstverlening. Een apart voorstel voor het optimaliseren van de verhuurprocessen leggen we aan het college voor. Afwegingskader vastgoedobjecten Om het evenwicht tussen financieel en maatschappelijk rendement te kunnen monitoren en een goede afweging te maken of een gebouw nog voldoet aan de eisen is het van belang om de gebouwen jaarlijks te monitoren volgens een aantal afwegingskaders. Per gebouw wordt dan onder meer gekeken naar maatschappelijk rendement, klanttevredenheid, exploitatieresultaat, staat van onderhoud en te verwachten kosten. Op basis hiervan kan een afweging gemaakt worden of het gebouw nog voldoet voor het gebruik of dat er maatregelen nodig zijn zoals onderhoud, sloop, renovatie etc. 10

11 Bij het onderzoek naar het beter vormgeven en samenvoegen van de financiële administratie van het vastgoed houden we rekening met het afwegingskader. Hierdoor wordt de meest actuele informatie op een goede manier inzichtelijk voor het maken van afwegingen. Verzekeren op maat Op dit moment zijn alle panden verzekerd tegen herbouwwaarde. Een aantal panden staat op de nominatie om te worden gesloopt. Het ligt voor de hand om in dit soort gevallen voor een lagere dekking te kiezen. Voorgesteld wordt om te onderzoeken wat de optimale wijze van verzekeren is per categorie gebouw. Dit moet uiteindelijk een besparing opleveren. Meerjarenonderhouds plan Bij het opstellen van een meerjarenonderhoudsplan gaan we expliciet aandacht besteden aan het verduurzamen van het totale vastgoed en het reduceren van kosten door kritisch te kijken naar de kostprijs van aanbieders. 11