Burgemeester en wethouders

Transcriptie

1 Burgemeester en wethouders Raadsvoorstel voor behandeling in oordeelvormende/besluitvormende vergadering Datum vergadering : in te vullen door griffie Zaaknummer: Onderwerp : Vastgoednota 2017 Agendapunt Portefeuillehouder Behandelend ambtenaar Afdeling : in te vullen door griffie : Johan Weijland : Wybe Zijlstra : ROG/Vastgoed Telefoonnummer : adres Vastgesteld door het college : wybe.zijlstra@ede.nl : in te vullen door griffie Beslispunten A. kennis te nemen van Vastgoednota 2017; B. als uitgangspunten vast te stellen: I. focus op een drietal speerpunten: Strategische sturing op het gemeentelijke vastgoedbezit; Effectieve inzet van middelen voor het beheer van het gemeentelijke vastgoedbezit; Waarborgen van klanttevredenheid van gebruikers van het gemeentelijke vastgoed. II. een situationeel verhuurbeleid voor gemeentelijk vastgoed: Kostprijsdekkende huur voor maatschappelijk vastgoed, vastgoed waarvan de activiteit van de huurder het gemeentelijk beleid ondersteunt. Marktconforme huur voor overig vastgoed, vastgoed voor overige en commerciële activiteiten; Gebruiksovereenkomsten voor tijdelijk vastgoed, vastgoed benodigd voor.gebiedsontwikkeling. In de gebruiksovereenkomsten wordt een afweging tussen beleidsuitvoering, de bijdrage die de huurder kan leveren aan de omgevingskwaliteit (sociale en fysieke kwaliteit) en de kostendekkendheid. III. een nieuwe systematiek voor berekening van kostprijsdekkende huur gebaseerd op de in de Vastgoednota opgenomen parameters en deze parameters periodiek te actualiseren, het invoeren van de nieuwe systematiek vind gefaseerd plaats met ingang van 2017 waarbij de gevolgen verwerkt worden in de perspectiefnota. IV. gemeente Ede verkoopt haar overtollige vastgoed op een marktconforme en transparante wijze als de volgende vragen met nee beantwoord worden: Vanuit gemeentelijk beleid is er behoefte aan het object voor huisvesting van een huurder die het gemeentelijk beleid ondersteunt; Vanuit afdeling Grondzaken is er behoefte aan het object voor gebiedsontwikkeling. V. gemeente Ede is terughoudend met het aanhuren van objecten. Indien er binnen de gemeentelijke portefeuille geen geschikt object beschikbaar is kan er besloten worden om een object aan te huren op de markt tegen de volgende uitgangspunten: Vooraf financiële analyse over haalbaarheid vanuit kostenbewustzijn; Zowel betrokken beleidsafdeling als afdeling Vastgoed zijn betrokken bij beslissing; Aanhuur van objecten gaat tegen een marktconform tarief. C. een egalisatiereserve (R623) in te stellen voor de afwikkeling van de exploitatieresultaten van het gemeentelijk vastgoed die ontstaan door de meerjarige huurprijssystematiek; D. in bovengenoemde reserve een incidenteel bedrag te storten van en dit bedrag te verwerken in de Programmarekening 2016.

2 blz. 2 Doel Het doel van Vastgoednota 2017 is het in beeld brengen hoe: Strategische sturing op de gemeentelijke vastgoedportefeuille plaatsvindt; Beslissingen tot uitbreiding en inkrimping van de gemeentelijke vastgoedportefeuille genomen worden; De verhuur van gemeentelijk vastgoed is georganiseerd; Vastgoed in de gemeentelijke begroting wordt weergegeven; De afdeling Vastgoed samenwerkt met andere afdelingen binnen de gemeente. Leeswijzer De Vastgoednota bestaat uit een inleiding en vijf inhoudelijke hoofdstukken: Hoofdstuk 2 omschrijft de visie en de missie van afdeling Vastgoed en bevat een overzicht te vinden van de verschillende deelportefeuilles met bijbehorende strategieën; Hoofdstuk 3 omschrijft hoe afdeling vastgoed strategisch stuurt op de vastgoedportefeuille en hoe de afdeling beslissingen neemt rondom vastgoedtransacties; Hoofdstuk 4 omschrijft hoe vastgoed wordt weergegeven in de begroting en hoe de huurprijzen tot stand komen; Hoofdstuk 5 geeft een beschrijving van de aanwezige risico s; Hoofdstuk 6 omschrijft Afdeling Vastgoed en haar relaties met rest van de afdelingen binnen de gemeente. Argumenten Visie, missie en scope Gemeente Ede bezit vastgoed om eindgebruikers te faciliteren. Het gaat daarbij om het creëren van maatschappelijke meerwaarde, het voorzien in vastgoed waar de markt niet in voorziet voor instellingen die het gemeentelijke beleid ondersteunen. Het hebben van vastgoed is daarbij voor gemeente Ede geen doel op zich. De kerntaak van de Afdeling Vastgoed is het "zorgen voor gebouwen voor gebruikers die met hun activiteiten het beleid van de gemeente ondersteunen". Speerpunten hierin zijn: een zo efficiënt mogelijke portefeuille die qua omvang en opbouw aansluit bij de vraag, een effectieve inzet van middelen, financiële transparantie en het waarborgen van klanttevredenheid. De vastgoedportefeuille van gemeente Ede is onderverdeel in drie deelportefeuilles: Maatschappelijk vastgoed: vastgoed dat sociaal-maatschappelijke beleidsdoelstellingen ondersteunt, waar de markt niet in voorziet (incl. eigen huisvesting); Overig vastgoed: vastgoed dat is verhuurd ten behoeve van niet-beleidsondersteunende activiteiten en vastgoed waar vanuit de eigenaarsrol wordt gestuurd op andere beleidsvelden dan sociaal-maatschappelijk beleid; Tijdelijk vastgoed: vastgoed ter ondersteuning van het ruimtelijk grondbeleid. Strategische sturing Door op strategisch niveau te sturen op de gemeentelijke vastgoedportefeuille wordt er bijgedragen aan de realisatie van de gemeentelijke duurzaamheids- en inclusiedoelstellingen. De basis voor de strategische sturing zal gevormd worden door het op korte termijn op te stellen eerste vastgoedplan. De consequenties van dit plan zullen jaarlijks verwerkt worden in de reguliere P&C-cyclus. In het Vastgoedplan wordt per deelportefeuille de beoogde strategie op basis van gemeentelijk beleid en de prestaties van onderliggende objecten beschreven. Bij de aan- en verkoop van vastgoed en de aanhuur van vastgoed geldt dat dit op een marktconforme en transparante wijze gebeurt, Vastgoed maakt bij vastgoedtransacties op voorhand een analyse van de financiële consequenties en streeft hierbij naar een optimale balans tussen het financiële resultaat en het maatschappelijke effect. Verkoop van vastgoed vindt uitsluitend plaats na goedkeuring van het college en wanneer er vanuit gemeentelijk beleid geen behoefte meer is aan het object en wanneer er ook geen behoefte is aan het object of de locatie vanuit gebiedsontwikkeling.

3 blz. 3 De uitgangspunten voor het verhuurbeleid verschillen per deelportefeuille: Voor maatschappelijk vastgoed is kostprijsdekkende huur het uitgangspunt. Voor overig vastgoed vormen marktconforme huren en contractperiodes het uitgangspunt Voor tijdelijk vastgoed zijn gebruiksovereenkomsten het uitgangspunt. Dit garandeert de benodigde flexibiliteit die nodig is in gebiedsontwikkeling. Financiële transparantie Na het invoeren van de nieuwe systematiek van kostprijsdekkende huur voor de gehele maatschappelijke portefeuille wordt deze portefeuille als nulproduct opgenomen in de gemeentelijke begroting, de opbrengsten en de kosten voor de objecten in deze portefeuille zijn in evenwicht over de looptijd van de exploitatie. De invoering van de nieuwe kostprijsdekkende huur levert langjarig een voordeel op in de gemeentelijke begroting door het kunnen verlagen van subsidies aan gehuisveste partijen. De aanvangshuren gaan middels de nieuwe systematiek omlaag doordat er nu gekeken wordt naar een kostendekkendheid over een lange periode. Voor veel organisaties zit er een koppeling tussen de te betalen huur en de te ontvangen subsidie, met het verlagen van de huur kan de subsidie dan ook omlaag. De invoering zal gefaseerd plaatsvinden in nauwe samenspraak met de gebruikers en de beleidsafdelingen. In de berekeningen voor de kostprijsdekkende huur wordt gebruik gemaakt van de volgende, periodiek vast te stellen parameters en componenten: Parameters Waarde Bron Actualisati e Rekenrente 3,0 % Gemeente Ede prijspeil x per jaar Prijsindex 1,5 % Verwachting prijsindexcijfer 1 x per drie CBS jaar Leegstand 1,0 % Ervaringscijfer gemeente Ede 1 x per drie jaar Componenten Waarde Bron Actualisati e OZB- eigenaar 2,02 per Gemeente Ede prijspeil x per jaar niet-wonen WOZ-waarde OZB - eigenaar 1,22 per Gemeente Ede prijspeil x per jaar wonen WOZ-waarde Heffing waterschap 0,50 per Waterschap prijspeil x per jaar WOZ-waarde Opstalverzekering 0,65 per verzekerde waarde Gemeente Ede prijspeil x per jaar Vanaf begroting 2017 is het gemeentelijke vastgoed opgenomen in product Vastgoed (80.04) in de gemeentelijke begroting, de kosten en opbrengsten van het vastgoed worden hiermee transparant weergegeven. De verdere financiële transparantie wordt gevormd door de voorziening groot onderhoud (V147) waaruit het groot onderhoud voor zowel de maatschappelijke als de overige portefeuille wordt bekostigd. Alle reserves behorende bij het gemeentelijke vastgoed zijn ondergebracht in de egalisatiereserves R621, R622 en de nieuw in te stellen egalisatiereserve exploitatie vastgoed. Risico s Aan het beheer van gemeentelijk vastgoed zijn verschillende risico s verbonden: Contractrisico s, risico s over de hoogte van de huurprijs, de indexeringsmogelijkheden en de opzeggingsmogelijkheden. Objectrisico s, risico s ten gevolge van schade aan objecten, achterstallig onderhoud of gebreken bij aankoop van een object of imagoschade de gebreken aan monumenten of gedenktekens. Risico s wet- en regelgeving, risico s die kunnen optreden bij nieuwe of aanvullende wet- en regelgeving waar het gemeentelijke vastgoed op dat moment niet voldoet. Financiele risico s, risico s ten gevolge van: o Het moeten afwaardering van objecten;

4 blz. 4 o Een onjuiste inschatting van het planmatige onderhoud; o Exploitatietekorten voor nieuwe objecten ten gevolge van de kostprijsdekkende huur in relatie met het saldo in de egalisatiereserve exploitatie vastgoed; o Onvoorziene leegstand; o Het hanteren van een onjuist btw-regime door wijzigingen in de bedrijfsvoering bij de gebruiker; o Het bevoordelen van gebruikers door het verstrekken van onrechtmatige staatssteun. Organisatie De afdeling Vastgoed is de afdeling binnen de gemeente die huisvestingsvragen vanuit de beleidsafdelingen faciliteert middels het ter beschikking stellen van objecten. Vastgoed verhuurt deze objecten door middel van een huurovereenkomsten aan de gebruikers. De strategische sturing op de vastgoedportefeuille is de belangrijkste activiteit van afdeling Vastgoed. Waar mogelijk zullen tactische en operationele processen, zoals de voorbereiding en uitvoering van technisch onderhoud, aan de markt over gelaten worden waarbij afdeling Vastgoed de regie voert op basis van prestatiecontracten. Kanttekeningen Vastgoednota 2017 bevat voor het overgrote deel uitgangspunten die een bevestiging vormen voor de gemeentelijke werkwijze bij het beheer van gemeentelijk vastgoed. Vaststelling van deze uitgangspunten levert verheldering op van de te maken keuzes in de toekomst voor zowel betrokkenen binnen de gemeente als gebruikers van gemeentelijk vastgoed maar zal voor gebruikers van het gemeentelijke vastgoed, anders dan partijen die subsidie ontvangen, geen directe wijzigingen tot gevolg hebben. De nieuwe systematiek voor berekening van de kostprijsdekkende huur levert wel wijzigingen op voor de huidige gebruikers van het gemeentelijke vastgoed die subsidie ontvangen voor het kunnen huren van een object. Het te behalen voordeel door het kunnen verlagen van de subsidie is afhankelijk van de invoer van de nieuwe huurprijssystematiek en de fasering die hierin wordt toegepast. In de eerste jaren zal nog niet het complete voordeel gehaald worden, de wijzigingen in de subsidie zullen echter één-op-één gelijk lopen met de wijzigingen in de huurprijs. Wanneer het voordeel dus niet behaald wordt is de huur dus ook niet aangepast naar een lager niveau. Bij gebruikers van gemeentelijk vastgoed die het gemeentelijk beleid ondersteunen en op dit moment een lagere prijs betalen dan het kostprijsdekkende tarief zal in eerste instantie de lopende overeenkomst gerespecteerd worden. In overleg tussen gebruiker, de betreffende beleidsafdeling en afdeling Vastgoed zal gekeken of wijziging van de overeenkomst mogelijk is. Er wordt voorgesteld een egalisatiereserve in te stellen om de exploitatieresultaten af te wikkelen. Wanneer er hiervoor geen egalisatiereserve ingesteld wordt zullen de huren niet verlaagd kunnen worden en wordt er aan door subsidie ondersteunde partijen een huur gevraagd die hoger ligt dan de werkelijke kosten over de totale looptijd van de exploitatie, aan deze partijen dient er dan ook meer subsidie verleend te worden dan eigenlijk nodig. Met het instellen van de egalisatiereserve is het noodzakelijk om in het eerste jaar een incidenteel bedrag te storten om de tekorten in de eerste jaren te kunnen dragen. Risico Voor de gebruikers van het gemeentelijke vastgoed zitten er geen risico s in Vastgoednota Huidige afspraken worden gerespecteerd en aanpassingen vinden alleen in overleg of bij het afsluiten van een nieuwe overeenkomst plaats. Het niet instellen van een extra egalisatiereserve levert wel een risico op, het niet kunnen afwikkelen van exploitatieresulaten in een reserve zal leiden tot hogere huren en daarmee een businesscase die minder redendabel is bij de ontwikkeling of aankoop van nieuwe objecten. Ontwikkeling of aankoop van objecten wordt daarmee bemoeilijkt. Burgerparticipatie Niet van toepassing Communicatie De gebruikers van het gemeentelijke vastgoed waarmee een subsidierelatie is, zijn in de subsidiebeschikkingen voor 2017 geïnformeerd over de nieuwe berekening van een kostprijsdekkende huur en de gevolgen hiervan voor de te ontvangen subsidie. De daadwerkelijke invoering zal in nauw overleg met de betrokken gebruikers en de betreffende beleidsafdeling gebeuren.

5 blz. 5 Kosten, baten en dekking Het invoeren van de nieuwe systematiek voor de kostprijsdekkende huur betekent dat de totale huur voor organisaties die het beleid van de gemeente ondersteunen naar beneden kan worden bijgesteld. Omdat de subsidie die verstrekt wordt vanuit beleidsoogpunt gebaseerd is op de totale exploitatie van een organisatie heeft een verlaging van de huurprijs ook effect op het benodigde subsidiebedrag. De totale subsidie kan dus met eenzelfde bedrag naar beneden worden bijgesteld. Het totale bedrag waarmee de subsidie uiteindelijk zal worden bijgesteld loopt op tot circa 0,5 miljoen en zal uiteindelijk leiden tot een structureel voordeel in de gemeentelijke begroting. De nieuwe systematiek voor kostprijsdekkende huur gaat uit van een kostendekkendheid over de totale exploitatieperiode. De kosten zijn hierdoor in de eerste jaren hoger dan de opbrengsten in de tweede helft van de exploitatieperioden zijn de opbrengsten hoger dan de kosten. Hierdoor ontstaan er in eerste jaren van de meerjaren vastgoedexploitatie tekorten die in de loop van de jaren geneutraliseerd worden door overschotten. Voorgesteld wordt hiervoor een reserve in te stellen en de verschillen via deze reserve af te wikkelen. De voeding van deze reserve zal bestaan uit de vrij te vallen middelen als gevolg van de verlaging van de subsidie. Om deze reserve in de eerste jaren niet negatief te laten worden is het noodzakelijk dat er eenmalig een storting wordt gedaan van Na een aantal jaren zal het bedrag dat structureel vrijvalt als gevolg van een verlaging van de subsidie hoger zijn dan het benodigde bedrag voor afdekking van het exploitatietekort. Hierdoor ontstaat er dan ruimte voor vrijval van middelen aan de algemene dienst, vanaf jaar 7 wordt er een structurele vrijval van zo n 0,1 miljoen verwacht wat zal groeien naar een vrijval van zo n 0,6 miljoen per jaar in jaar 20. In 2016 heeft een omzetting plaatsgevonden van alle egalisatiereserves kapitaallasten die betrekking hebben op het gemeentelijk vastgoed naar twee nieuwe reserves (één voor afgeronde projecten en één voor lopende projecten). Daarbij heeft tevens een opschoning plaatsgevonden en zijn alle onttrekkingen opnieuw berekend. Daarnaast is de nieuwe nota afschrijvingsbeleid in de begroting verwerkt. Dit alles samen leidt tot een incidenteel voordeel van circa Van dit voordeel is melding gedaan bij de programmabegroting , paragraaf 3.7. Voorgesteld wordt om van dit voordeel een bedrag van te storten in de nieuw op te richten egalisatiereserve exploitatie vastgoed en dit te verwerken in de programmarekening In plaats van het verwerken van de storting in programmarekening 2016 zou er ook voor gekozen kunnen worden om deze storting te betrekken bij de integrale afweging van de Perspectiefnota Echter dit zou betekenen dat we niet eerder kunnen starten met de invoering van de nieuwe kostprijsdekkende huursystematiek, met bijbehorende duidelijkheid en voordelen, voordat besluitvorming over de perspectiefnota heeft plaatsgevonden. Gezien de directie relatie tussen de vrijval van middelen in 2016 vanuit de egalisatiereserves vastgoed en de nieuw benodigde middelen voor de nieuw op te richten egalisatiereserve voor de vastgoedexploitatie, stellen wij nu voor deze bedragen met elkaar te verrekenen en een deel van het voordeel in de nieuwe egalisatiereserve te storten. De invoering van de nieuwe systematiek vindt gefaseerd plaats vanaf De financiële effecten, die worden verrekend via de nieuw in te stellen reserve en dus per saldo neutraal zijn, worden in de verschillende instrumenten van de P&C cyclus verwerkt.

6 blz. 6 Gemeenteraad Het raadsvoorstel wordt aangeboden aan de Agendacommissie, met het verzoek dit te agenderen voor de oordeelvormende en vervolgens besluitvormende vergadering van de gemeenteraad. Burgemeester en wethouders van Ede, Saskia Visser de secretaris a.i. Cees van der Knaap de burgemeester