Handelingskader Stadsregie Bereikbaarheid Dienst Stadsbeheer, bedrijfsonderdeel Bereikbaarheid en Verkeersmanagement DSB 2016-262 Versie College 21 juni 2016 1
Inhoudsopgave Aanleiding... 3 Wat is de uitdaging?... 3 Wat doet team Stadsregie Bereikbaarheid?... 3 1. Meerjarenprogrammering en uitvoeringsprogramma... 4 2. Advisering vergunningen... 5 3. Uitvoering... 5 4. Evaluatie... 5 5. Afstemming / Stakeholders... 6 6. Communicatie... 6 Begrippen op een rij... 7 2
Aanleiding Tot 2015 was het bureau Stedelijke Bereikbaarheid van de dienst Stadsbeheer belast met het coördineren van werkzaamheden op de hoofdroutes. Bij dit bureau werd een voortschrijdende planning van wegwerkzaamheden op de Haagse hoofdroutes bijgehouden. Tevens werd met het Groot Breekoverleg de planning van wegwerkzaamheden en de wijze van uitvoering en omleidingen getoetst en afgestemd. Op basis hiervan werd de vergunningverstrekker positief of negatief geadviseerd over de aanvraag tot een instemmingsbesluit (op basis van de APV artikel 2:10A en 2:11). Door de groei van de stad, de toename van werken op en langs de hoofdroutes, de impact van al die werken op de doorstroming van het verkeer met daar boven op het groeiende aantal evenementen, werd de behoefte aan greep op de planning en wijze van uitvoering groter. Er is daarom besloten om zwaarder in te zetten op het thema bereikbaarheid. Bovendien is in het college-akkoord Vertrouwen op Haagse kracht in 2014 de nodige aandacht geformuleerd voor de bereikbaarheid van de stad. In september 2015 heeft het College nogmaals aangegeven dat de regie op bereikbaarheid steviger moet worden opgepakt. Binnen het College heeft wethouder FVVM de verantwoordelijkheid hiervoor op zich genomen. Om dit goed te kunnen invullen heeft de portefeuillehouder Bereikbaarheid de dienst Stadsbeheer gevraagd deze regie op bereikbaarheid nader uit te werken. Het bedrijfsonderdeel Bereikbaarheid en Verkeersmanagement van de dienst Stadsbeheer heeft dit opgepakt en geeft met het handelingskader Stadsregie Bereikbaarheid en de rol van Stadsregisseur Bereikbaarheid invulling aan dit verzoek. De handelingen en de rollen van Stadsregie Bereikbaarheid vallen binnen de ambtelijke lijn en daarmee onder de verantwoordelijkheid van de Algemeen Directeur van de dienst Stadsbeheer. Wat is de uitdaging? De gemeente kent een natuurlijk beheer- en onderhoudsritme om de stad gezond te houden en om calamiteiten te voorkomen. Om als stad interessant te blijven, zijn investeringen nodig in zowel infrastructuur als vastgoed. Deze investeringen en de (grootschalige) evenementen dragen bij aan een gezond en positief economisch klimaat. Dit leidt jaarlijks tot een aanzienlijke beheer- en bouwopgave voor de stad. Het belang om al deze activiteiten 1 binnen een bepaald tijdsbestek en met prioriteit te realiseren is evident. De uitdaging daarbij is om de activiteiten zo te plannen dat er, ondanks de druk die deze activiteiten op de bereikbaarheid van de stad leggen, geen onoverkomelijke hinder voor de bewoners, bezoekers en bedrijven ontstaat. Met het zo vroeg mogelijk afstemmen van planningen en het in gezamenlijkheid zoeken naar mogelijkheden voor activiteiten die pas later bekend zijn, vaak evenementen maar ook calamiteiten, kan de werkelijke en ervaren hinder beter ondervangen worden. Dit is de kerntaak van het team Stadsregie Bereikbaarheid. Wat doet team Stadsregie Bereikbaarheid? Team Stadsregie Bereikbaarheid regisseert en stuurt op de planning, voorbereiding en uitvoering van alle geplande activiteiten, waarbij de bereikbaarheid en verkeersveiligheid op, langs of met een direct effect op het Netwerk Stadsregie Bereikbaarheid in het gedrang komt vanwege afsluitingen en eventuele omleidingsroutes. Het Netwerk Stadsregie Bereikbaarheid bestaat naast de hoofdwegen in en om Den Haag conform de Nota Mobiliteit 2020, ook uit de parkeerroutes, de OV-routes enknooppunten, de uitrukroutes voor de hulpdiensten en de ster- en hoofdroutes fiets. Dit netwerk vervangt de huidige gedateerde hoofdroutekaart nood- en hulpdiensten uit 2010. De rol van Stadsregisseur Bereikbaarheid wordt toegewezen aan het hoofd van het bedrijfsonderdeel Bereikbaarheid en Verkeersmanagement van de Dienst Stadsbeheer. Met deze regisserende rol wil het College bijdragen aan een zo goed mogelijke bereikbaarheid en/of verkeersveiligheid tijdens de uitvoering van die activiteiten. Een en ander in het belang van alle gebruikers van die openbare ruimte (bewoners, bedrijven en bezoekers, zowel zakelijk als toeristisch). Er wordt regie gevoerd op het geheel van de geplande activiteiten. Team Stadsregie Bereikbaarheid stemt steeds af met de partners (de grondroerders) en de relaties (omgeving binnen en buiten de gemeente) en houdt daarbij de diverse belangen, zowel intern als extern, goed in het oog. De uitdaging daarbij is echter om zo te plannen dat er, ondanks de druk die de activiteiten op de bereikbaarheid van de stad leggen, zo min mogelijk 1 beheer- en onderhoudswerken, investeringswerken, bouwactiviteiten en evenementen 3
Afstemming / Stakeholders Communicatie hinder voor de bewoners, bezoekers en bedrijven ontstaat. Het is echter onvermijdelijk dat daarbij keuzes gemaakt moeten worden. Deze keuzes zullen gezamenlijk en met respect voor de diverse belangen, prioriteiten en verantwoordelijkheden tot stand moeten komen. Regie op dit keuzeproces is noodzakelijk en wordt ingevuld door de Stadsregisseur Bereikbaarheid met het team Stadsregie Bereikbaarheid. De regierol van team Stadsregie Bereikbaarheid komt tot uiting op een aantal onderdelen: Stadsregie Bereikbaarheid Meerjarenprogrammering en uitvoeringsprogramma Advisering vergunningen Uitvoering Evaluatie 1. Meerjarenprogrammering en uitvoeringsprogramma Het College verlangt van alle gemeentelijke partijen (verantwoordelijk voor werkzaamheden, bouwactiviteiten en evenementen) dat zij hun informatie over de geplande activiteiten tijdig, juist en volledig aan team Stadsregie Bereikbaarheid ter beschikking stellen. Team Stadsregie Bereikbaarheid stelt op basis van deze input én de input van externe partners jaarlijks met voortschrijdend inzicht een meerjarenprogrammering op voor de komende vijf jaar. Hieruit vloeit een uitvoeringsprogramma voor de komende twee uitvoeringsjaren voort. De meerjarenprogrammering en het uitvoeringsprogramma zijn bedoeld om meer dan nu het geval is kansen te zoeken voor het combineren van werken (werk met werk) en om vroegtijdig bij nieuwe activiteiten of calamiteiten (bijvoorbeeld evenementen) in beeld te hebben wat de mogelijkheden of uitdagingen zijn. Het proces om te komen tot een meerjarenprogrammering biedt de kans om de knelpunten in de bereikbaarheid vroegtijdig te signaleren, er met alle belanghebbenden de discussie over te voeren, afspraken te maken en het geheel als besluiten vast te leggen. De meerjarenprogrammering en het uitvoeringsprogramma winnen aan kracht, omdat deze elk jaar door het College voor het komende kalenderjaar worden vastgesteld. Hiermee ontstaat voor zowel de partners als de stad duidelijkheid. De Stadsregisseur Bereikbaarheid geeft vanuit zijn opdracht van het College de partners aanwijzingen tot het combineren van werkzaamheden en schrijft tijdvakken voor ten behoeve van een evenwichtige meerjarenprogrammering en het daaruit voortvloeiende uitvoeringsprogramma. De uiteindelijke keuzes komen gezamenlijk en met respect voor de diverse belangen, prioriteiten en verantwoordelijkheden tot stand. De Stadsregisseur Bereikbaarheid zal de Portefeuillehouder Bereikbaarheid en via hem het College adviseren over de eventueel resterende conflicterende activiteiten waarbij de bereikbaarheid en verkeersveiligheid op het netwerk Stadsregie Bereikbaarheid in het gedrang komt. Deze opschaling vindt plaats nadat de Stadsregisseur Bereikbaarheid, zonder succes, alle betrokken actoren gewezen heeft op het feit dat zij onderling dienen te komen tot een oplossing voor het ontstane conflict. De Portefeuillehouder kan dit advies vervolgens in het College bespreken om tot een uitspraak te komen. De regierol staat los van de bestaande verantwoordelijkheden van de uitvoerende partijen en de bij de geplande activiteiten betrokken diensten, instanties of bedrijven en hun medewerkers. Wel wordt er door het vroegtijdig samenbrengen van alle partijen een meer afgewogen en samenhangende planning en uitvoering van activiteiten gerealiseerd, wordt het College beter geïnformeerd over eventuele consequenties en wordt er met de stakeholders vroegtijdig gecommuniceerd over het geheel aan omleidingen en stremmingen. 4
2. Advisering vergunningen De uitvoerders van werkzaamheden en bouwactiviteiten (die een deel van de openbare ruimte voor hun bouwplaats inrichting in beslag willen nemen) moeten voor het verkrijgen van een instemmingbesluit wegopbrekingen APV 2:10A en 2:11 (verder: instemmingsbesluit) bij de aanvraag hun plannen voor afzettingen, omleidingen en aanvullende verkeersmaatregelen en omgevingsmanagement bij het betreffende Stadsdeelkantoor indienen. Voor de werken op het Netwerk Stadsregie Bereikbaarheid behandelt team Stadsregie Bereikbaarheid de aanvraag met stukken in het Stedelijk Bereikbaarheidsoverleg (SBO). Het SBO bestaat uit vertegenwoordigers van de Dienst Stadsbeheer, de Dienst Publiekszaken, de Dienst Stedelijke Ontwikkeling, de nood- en hulpdiensten en de openbaar vervoersbedrijven. Zij toetsen de plannen op de effecten voor bereikbaarheid en verkeersveiligheid. Behalve de tijdelijke verkeersmaatregelen en de omleidingen is een belangrijk verplicht onderdeel van deze plannen het BVC-plan. In het BVC-plan beschrijft de voor de activiteit verantwoordelijke partij de maatregelen die worden getroffen ten behoeve van de bereikbaarheid, verkeersveiligheid en communicatie (BVC) om de hinder of overlast van de activiteit voor de stad en de directe omgeving zo gering mogelijk te houden. De verantwoordelijkheid voor de communicatie met de directe projectomgeving ligt nog steeds bij het project. Vanwege het belang dat wordt gehecht aan een goede afstemming met de omgeving wordt het aspect communicatie (en dan vooral de relatie met de overkoepelende communicatiestrategie, zie punt 6) nadrukkelijk getoetst bij de aanvraag van een instemmingsbesluit. Het voorzitterschap van het SBO ligt in handen van de Stadsregisseur Bereikbaarheid. Voor grote en middelgrote evenementen wordt team Stadsregie Bereikbaarheid voor de evenementenvergunning gevraagd de plannen van de organisator ten aanzien van de mobiliteit samen met betrokken gemeentelijke partijen, politie, nood- en hulpdiensten en de organisator te beoordelen. Als er vanwege de verwachte verkeershinder wordt gekozen voor een apart mobiliteitsoverleg, dan wordt dit voorgezeten door team Stadsregie Bereikbaarheid en het proces om te komen tot een advies over het mobiliteitsplan wordt door team Stadsregie Bereikbaarheid aangestuurd. Over het definitieve mobiliteitsplan wordt uiteindelijk door alle betrokken instanties een advies aan de vergunningverlener (directie Veiligheid van de Bestuursdienst namens de burgemeester) gegeven. 3. Uitvoering Team Stadsregie Bereikbaarheid bewaakt met de wegbeheerders van de Dienst Publiekszaken, speciale toezichthouders en de verkeerscentrale van Den Haag de effectiviteit van de verkeersmaatregelen en de verkeersafwikkeling rondom de geplande activiteiten. Indien de bij de vergunningverlening vastgelegde afzettingen, omleidingen of extra maatregelen ontbreken of anders zijn uitgevoerd, wordt in overleg met de wegbeheerder (DPZ) bepaald of en zo ja hoe er dient te worden opgetreden. Indien bij correct ingezette afzettingen, omleidingen of extra maatregelen er toch onverwachte verkeershinder ontstaat, wordt wederom in overleg met de wegbeheerder bezien of en zo ja welke aanvullende maatregelen nodig zijn. In het geval uit klachten blijkt dat de eerdere omgevingscommunicatie vanuit het project niet afdoende blijkt te zijn, wordt de projectleider gevraagd hier navolging aan te geven. Team Stadsregie Bereikbaarheid houdt ook een vinger aan de pols bij projecten om vroegtijdig eventuele uitloop te identificeren en de risico s van de uitloop te identificeren. Een project dat uitloopt kan fors ingrijpen in de programmering vanwege de onderlinge afhankelijkheid en/of volgtijdigheid van projecten. Bovendien zal hierover tijdig met de omgeving moeten worden gecommuniceerd ingezet. Zowel de wegbeheerder (DPZ) als de omgeving krijgt zo de garantie dat een werkwijze, afzetting of omleiding conform de verleende vergunning is, dat het project op tijd af is en er goed gecommuniceerd wordt. Uitloop en wijzigingen in plannen worden op tijd besproken en in een nieuwe vergunning vastgelegd. Onverwachte verkeershinder wordt zo snel als mogelijk geïdentificeerd en aangepakt. 4. Evaluatie De totale overlast van alle activiteiten valt moeilijk te bepalen. Om toch de dingen die beïnvloedbaar zijn beter te doen, zorgt team Stadsregie Bereikbaarheid na afronding van de activiteiten steekproefsgewijs voor een evaluatie. Wijze van uitvoering, omleidingen, maatregelen en 5
communicatiemiddelen worden gelegd naast de verkeerstellingen en overige data uit de verkeerssystemen. Ook de omgeving wordt betrokken bij de evaluatie. De uitkomsten worden gedeeld met de voor de activiteiten relevante stakeholders, die ook de meer subjectieve beleving en overige overlast kunnen inbrengen in de evaluatie. Deze uitkomsten worden gebruikt voor de planning en toetsing van de toekomstige activiteiten. Vooral bij evenementen is dit zeer nuttig vor de gemeente en voor de organisatoren van toekomstige evenementen. 5. Afstemming / Stakeholders Team Stadsregie Bereikbaarheid verzorgt het stakeholdermanagement op het niveau van de meerjarenprogrammering en het uitvoeringsprogramma. Stakeholdermanagement betreft het proces van het managen van de verwachtingen van de stakeholders (uitvoerders, opdrachtgevers en organisatoren van de geplande activiteiten en de belangenbehartigers in de stad), die betrokken zijn bij het bereikbaar en verkeersveilig houden van de stad tijdens de geplande activiteiten en de communicatie er om heen. De stakeholders worden onderverdeeld in partners (gemeentelijke organisaties, HTM en kabel- en leidingbedrijven e.d.) en relaties (nood- en hulpdiensten, collegawegbeheerders, belangenbehartigers van bedrijfsleven, reizigers, bewoners en leveranciers van verkeersinformatie). De partners leveren de input voor de in samenspraak en onder regie van de Stadsregisseur Bereikbaarheid op te stellen meerjarenprogrammering. Deze programmering wordt gedeeld met de relaties. De relaties worden om een reactie gevraagd en waar mogelijk wordt deze input samen met de partners in de definitieve programmering of later in het uitvoeringsplan meegenomen. Het betreft hier geen in- of samenspraak, maar een toets waarbij de voor de meerjarenprogrammering relevante informatie van buiten naar binnen wordt gehaald. De partners weten zo waar ze met hun eigen activiteiten in de programmering passen en wat er om hun projectgebied speelt. De relaties worden door team Stadsregie Bereikbaarheid op deze wijze op tijd, juist en zo volledig mogelijk geïnformeerd over het programma van activiteiten voor de komende jaren. Er ontstaat draagvlak voor het meerjarenprogramma en meer begrip voor de onvermijdelijke hinder. De directe omgeving van een activiteit wordt vervolgens op tijd geïnformeerd over die activiteit door de voor de uitvoering verantwoordelijke partij zelf. De informatie zelf en de wijze van delen van deze informatie zal in lijn moeten zijn met de overkoepelende communicatiestrategie van Stadsregie Bereikbaarheid. 6. Communicatie Alle geplande activiteiten waarbij de bereikbaarheid en verkeersveiligheid op, langs of met een direct effect op het Netwerk Stadsregie Bereikbaarheid in het gedrang komt vanwege afsluitingen en eventuele omleidingsroutes, dienen te worden begeleid met zorgvuldige communicatie. Deze communicatie heeft als primaire doelen: het managen van verwachtingen ten aanzien van de duur en de verwachte hinder, zowel op programmaniveau als op projectniveau; in stand houden van een goede relatie tussen gemeente en de omgeving, aansluitend op het omgevingsmanagement van de uitvoerende partij zelf; bevorderen van begrip bij de omgeving voor het doel van de activiteiten; in stand houden of bevorderen van een goede reputatie van de gemeente; bieden van handelingsperspectief voor verkeersdeelnemers; het minimaliseren van impact op de bedrijfsvoering van ondernemers. De communicatie is om die redenen van buiten naar binnen gericht en dient nadrukkelijk meer te zijn dan alleen het melden van afsluitingen en projectmijlpalen. De toegevoegde waarde in de communicatie moet bestaan uit het op een vlotte en vernieuwende wijze contact onderhouden met de doelgroepen, mogelijk maken van dialoog en het adequaat en snel antwoord geven op mogelijke vragen via het kanaal dat de doelgroep verkiest. Ten behoeve van externe partijen die activiteiten ontplooien in Den Haag ontwikkelt team Stadsregie Bereikbaarheid een checklist waarmee de communicatieparagraaf van elk project kan worden gegenereerd. Alle partijen dienen hun BVC plan tijdig vooraf voor te leggen. 6
Begrippen op een rij Team Stadsregie Bereikbaarheid Team, onderdeel van het bedrijfsonderdeel Bereikbaarheid en Verkeersmanagement (BVM) van de dienst Stadsbeheer, dat invulling geeft aan de regie op bereikbaarheid bij geplande activiteiten en de portefeuillehouder FVVM ondersteunt. Stadsregisseur Bereikbaarheid Het hoofd van het bedrijfsonderdeel Bereikbaarheid en Verkeersmanagement (BVM) van de dienst Stadsbeheer heeft tevens de rol van Stadsregisseur Bereikbaarheid toegekend gekregen. De Stadsregisseur Bereikbaarheid mag namens het College aanwijzingen geven ten behoeve van een evenwichtige meerjarenprogrammering en het daaruit voortvloeiende uitvoeringsprogramma. Issues die hieruit voortkomen worden voorzien van een advies door de Stadsregisseur Bereikbaarheid via de portefeuillehouder FVVM aan het College voorgelegd. Geplande activiteit Werkzaamheden op, in, onder of langs de weg, slopen en/of bouwen van gebouwen (waarbij het nodig is om een deel van de openbare weg in beslag te nemen), en evenementen (met impact op de bereikbaarheid rond het evenement zelf en op de weg er naar toe of er vanaf). Netwerk Stadsregie Bereikbaarheid Dynamisch Verkeersmanagement (DVM) netwerk Den Haag; Hoofdwegen in en om Den Haag conform Nota Mobiliteit 2020 ((inter)nationale, regionale en stedelijke hoofdroutes aangevuld met de wijkontsluitingswegen); Parkeerroutes; OV routes (tram, bus en randstadrail); OV knooppunten; Uitrukroutes voor hulpdiensten; Ster- en hoofdfietsroutes. Stedelijk Bereikbaarheidsoverleg (SBO) Dit overleg bestaat uit vertegenwoordigers van Dienst Stadsbeheer, Dienst Publiekszaken, Dienst Stedelijke Ontwikkeling, de nood- en hulpdiensten en de openbaar vervoersbedrijven. In het overleg worden de plannen voor werkzaamheden en bouwactiviteiten getoetst op de effecten op bereikbaarheid en/of verkeersveiligheid. Ook wordt getoetst of het aspect communicatie voldoende deel uitmaakt van de aanpak. Het overleg geeft een bindend advies ten behoeve van de vergunningverlening voor het werken in de openbare ruimte. Dit overleg wordt voorgezeten door de stadsregisseur Bereikbaarheid. Mobiliteitsoverleg grote en middelgrote evenementen Dit overleg bestaat uit vertegenwoordigers van de betrokken gemeentelijke partijen, politie, nood- en hulpdiensten en de organisator van het betreffende evenement. Ten behoeve van de aanvraag van evenementenvergunning wordt het mobiliteitsplan getoetst. Over het definitieve mobiliteitsplan wordt uiteindelijk door alle betrokken instanties een advies aan de vergunningverlener (directie Veiligheid van de Bestuursdienst namens de burgemeester) gegeven. Dit overleg wordt voorgezeten door een vertegenwoordiger van het team Stadsregie Bereikbaarheid. BVC-plan Het BVC-plan is input voor het advies van het Stedelijk Bereikbaarheidsoverleg ten aanzien van de vergunningverlening. In het BVC-plan beschrijft de voor de activiteit verantwoordelijke partij de maatregelen die worden getroffen ten behoeve van de bereikbaarheid, verkeersveiligheid en communicatie (BVC) om de hinder of overlast van de activiteit voor de stad en de directe omgeving zo gering mogelijk te houden. Bereikbaarheid in relatie tot geplande activiteiten Het effect van de activiteit op de dagelijkse verkeerssituatie. Wat is de impact van de afzetting en de omleiding op de doorstroming en de bereikbaarheid van woongebieden, winkels en bedrijven? 7
Verkeersveiligheid in relatie tot geplande activiteiten Het effect van de activiteit, de directe werkomgeving en de omleidingen op de verkeersveiligheid van de weggebruikers. Communicatie in relatie tot geplande activiteiten Zijn de stakeholders door team Stadsregie Bereikbaarheid op tijd en juist geïnformeerd over het programma van activiteiten voor de komende jaren? Is de omgeving op tijd en juist geïnformeerd over de activiteit door de voor de uitvoering verantwoordelijke partij? Stakeholders Bereikbaarheid De stakeholders worden onderverdeeld in partners (Stadsdelen, gemeentelijke organisaties, HTM en kabel- en leidingbedrijven etc.) en relaties (nood- en hulpdiensten, collega-wegbeheerders, belangengroeperingen van bedrijfsleven en bewoners, en leveranciers van verkeersinformatie). 8