MELDINGEN & VERGUNNINGEN

Transcriptie

1 BEHEER / AFHANDELING / TOEZICHT Optimaal procesmanagement bij werkzaamheden aan kabels en leidingen Efficiënte verwerking van administratieve processen bij meldingen en vergunningen Gebruiksvriendelijke applicatie voor zowel gemeenten als netbeheerders en grondroerders Ondersteuning in toezicht en handhaving

2 Meldingen & Vergunningen Jaarlijks gaat keer de schop in de grond om graafwerkzaamheden te verrichten. Gemeenten lopen daarbij regelmatig tegen een aantal problemen aan. Het is de taak van de gemeente om de samenwerking met alle betrokken partijen in goede banen te leiden. Zo is het belangrijk dat alle werken worden aangemeld, er geen schade aan de openbare ruimte ontstaat en er overzicht is van alle geplande werkzaamheden. LTC Meldingen & Vergunningen helpt hierbij, van de uitvoering tot en met de administratieve afhandeling. Het resultaat is een goede afstemming en prettige omgeving voor bewoners, grondroerders en gemeenten. Meldingen Voor kleine werkzaamheden is niet altijd een vergunning noodzakelijk en volstaat het doorgeven van een melding. Het doorgeven van een melding via LTC Meldingen & Vergunningen wordt in een paar simpele stappen doorlopen. Hieronder wordt dit proces schematisch weergegeven en per stap nader toegelicht. MELDING PLAATSEN HOE WERKT HET? Dagelijks worden er grote aantallen werkzaamheden verricht aan de ondergrondse infrastructuur. Daarbij kan het voorkomen dat meldingen ontbreken, verkeershinder ontstaat of schade aan het terrein wordt aangetroffen. LTC Meldingen & Vergunningen automatiseert het proces van instemmingsverzoek tot en met facturatie en creëert overzicht in nieuwe, lopende en afgeronde werkzaamheden. Naast een efficiënte administratieve afhandeling kan zo beter regie worden gevoerd. Alle relevante gegevens rondom de werkzaamheden worden geregistreerd, zodat ze op ieder moment kunnen worden geraadpleegd. Doordat gemeente en netbeheerder gebruik maken van hetzelfde platform worden onduidelijkheden voorkomen en discussies vermeden. De gebruiksvriendelijke applicatie maakt het zeer eenvoudig voor een netbeheerder om een melding door te geven aan de gemeente. LTC Meldingen & Vergunningen maakt onderscheid tussen vergunningsplichtige werkzaamheden, kleine werkzaamheden en calamiteiten. Bij het doorvoeren van een nieuwe melding begeleidt het systeem de gebruiker langs de invoervelden om de juiste informatie voor de afstemming vast te leggen. De applicatie biedt bovendien de mogelijkheid om relevante documenten zoals werktekeningen toe te voegen. AKKOORD EN UITVOERING PRETTIG VOOR ALLE BETROKKEN PARTIJEN LTC Meldingen & Vergunningen maakt het eenvoudig voor bedrijven om werkzaamheden te melden of een vergunning aan te vragen, eventueel ook in combiverband. Bedrijven staan direct in contact met de gemeente waardoor de communicatie snel en soepel verloopt. De gemeente verkrijgt regie op alle werkzaamheden en kan zodoende zelf controle uitoefenen. Wanneer een melding binnenkomt, kan de gemeente de melding controleren op volledigheid en goedof afkeuren voordat hij in behandeling wordt genomen. De gebruiker bij de gemeente kan vervolgens aangeven of het dichtstraten en/of verder onderhoud in eigen beheer wordt uitgevoerd of niet. Indien de melding is goedgekeurd, wordt het akkoord verzonden naar de aanvrager. De meldende partij kan te allen tijde de status van de aanvraag inzien en indien gewenst een update ontvangen wanneer de activiteit is goedgekeurd of van status is veranderd. AFHANDELING De afhandeling tot aan het moment van facturatie verloopt vlot en geheel digitaal. Deze manier van werken reduceert fouten en daarmee discussies over facturatie. Uit onderzoek is gebleken dat werken met LTC Meldingen & Vergunningen het aantal meldingen bovendien structureel verhoogt en daarmee zorgt voor meer inkomsten uit degeneratiekosten en leges.

3 Vergunningen Voor omvangrijke werkzaamheden is voorafgaand aan de melding een vergunning of instemmingsbesluit nodig. Binnen LTC Meldingen & Vergunningen kan deze vergunning eenvoudig worden aangevraagd in enkele eenvoudige stappen. Hieronder wordt dit proces schematisch weergegeven en per stap nader toegelicht. Combiwerken LTC Meldingen & Vergunningen support combiwerken: het combineren van werken, door op hetzelfde moment te graven voor verschillende doeleinden, met als groot voordeel dat kosten en administratieve lasten worden beperkt. Het systeem accepteert een enkele melding of vergunningsaanvraag verzonden namens meerdere partijen en kan aan het einde van het project de kosten volgens gemaakte afspraken verdelen. Doordat de grond zo maar één keer opengebroken hoeft te worden, blijft de schade en overlast beperkt. Samenbrengen van planningen AANVRAAG VERGUNNING Nadat het instemmingsbesluit of de vergunning is verleend, worden automatisch de documentgegevens klaargezet voor het verstrekken van de vergunning en het factureren van de legekosten. LTC Meldingen & Vergunningen beschikt over sjablonen voor de communicatie hiervan, maar kan ook input aanleveren voor het opstellen van een document via een zaaksysteem. AKKOORD EN AFHANDELING VERGUNNING IS KLAAR VOOR MELDING De informatie uit de vergunningsaanvraag kan worden hergebruikt voor het indienen van de melding. De relevante informatie hoeft daardoor niet opnieuw ingevoerd te worden waardoor de melding efficiënt ingediend kan worden bij de desbetreffende gemeente. Gebiedsbeheer De standaard regelgeving en procedure omtrent werkzaamheden kan in specifieke gebieden afwijken; in stadscentra of op historische grond gelden vaak andere regels voor graven en dichtstraten dan in een berm buiten de bebouwde kom. LTC Meldingen & Vergunningen biedt gemeenten de mogelijkheid om de aanvrager automatisch te attenderen op afwijkende regelementen zoals een breekverbod. De planning van werkzaamheden in de openbare ruimte bestaat niet alleen uit ondergrondse activiteiten van externe partijen zoals grondroerders. Ook wegwerkzaamheden die onder beheer van de wegbeheerder zelf vallen kunnen van invloed zijn op de planning in de openbare ruimte en andersom. LTC Meldingen & Vergunningen is onderdeel van de complete LTC productsuite met o.a. diensten voor afstemming van wegwerkzaamheden en evenementen, waardoor de planning van alle graafwerkzaamheden, wegwerkzaamheden en evenementen tussen de systemen kan worden uitgewisseld. Hierdoor ontstaat niet alleen één planningsoverzicht van de activiteiten in de openbare ruimte, maar kan de relevante informatie ook op uitgebreide manieren worden geëxporteerd als verkeersinformatie en worden opgenomen in het Nationale Databank Wegverkeersgegevens (NDW) waarbij koppelingen gemaakt kunnen worden naar routeplanners, navigatiesystemen en websites. In de praktijk BETER BEOORDELEN VAN AANVRAGEN EN DIRECT AFSTEMMEN EN COMMUNICEREN Door gebruik te maken van zowel LTC Wegwerkzaamheden & Evenementen als LTC Meldingen & Vergunningen, is bij de behandeling van een nieuwe melding of vergunningaanvraag direct zichtbaar of graafwerkzaamheden conflicteren met andere werkzaamheden of evenementen van de wegbeheerder in dezelfde regio en periode. Bovendien kan door het combineren en afstemmen van werkzaamheden de hinder worden beperkt. LTC beschikt over automatische koppelingen met NDW waardoor ook andere activiteiten dan LTC, gebruikt kunnen worden voor afstemming en communicatie.

4 Regie en Toezicht LTC Meldingen & Vergunningen vergroot de mogelijkheid om regie en toezicht uit te voeren op de werkzaamheden. Wanneer er bijvoorbeeld sprake is van verzakking of schade, kan een handhaver vanaf iedere locatie direct achterhalen welke partij hiervoor verantwoordelijk is. Per gemeente zijn diverse procesmatige instellingen te configureren, waardoor het systeem direct herkent of een melding op tijd is gedaan en of materialen achteraf op tijd zijn doorgegeven. LTC Meldingen & Vergunningen werkt standaard met VNG herstraattavieven maar het is ook mogelijk om eigen kosten te configureren. Eventuele boetes hieromtrent kunnen eenvoudig aan een straatwerkbon worden toegevoegd. De voordelen op een rij Werken met LTC Meldingen & Vergunningen levert veel voordeel op voor verschillende partijen, zoals gemeenten, netbeheerders en burgers. Hieronder volgt een opsomming van de belangrijkste voordelen. VOORDELEN VOOR DE GEMEENTEN: Efficiënt en volledig geautomatiseerd programma voor verwerking van Meldingen & Vergunningen Meer grip en controle op aanvraag, uitvoering en administratieve afhandeling Unieke koppeling met LTC Wegwerkzaamheden & Evenementen voor volledige planning, afstemming en communicatie Meer inkomsten uit degeneratiekosten en leges VOORDELEN VOOR NETBEHEERDERS: Centraal platform voor het aanvragen van vergunningen en het doorgeven van meldingen Gebruiksvriendelijke applicatie met efficiëntie verhogend effect Volledig overzicht van de status van meldingen en vergunningen met archieffunctie Duidelijk financieel overzicht: geen discussie over facturen Met LTC Meldingen & Vergunningen werken alle partijen op hetzelfde platform met dezelfde informatie, maar in een aparte omgeving met eigen beheerfunctionaliteiten. Nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden? Neem dan contact op met het LTC team voor meer informatie of een demonstratie. Over de ontwikkelaar van LTC Meldingen & Vergunningen Andes levert een veelzijdig aanbod van location enabled services. Of het nu gaat om het realtime in kaart brengen van waardevolle goederen in ziekenhuizen, de multidisciplinaire afstemming bij Werk aan de Weg of het op grote schaal berekenen van reiskostenvergoedingen voor HRM afdelingen, Andes biedt krachtige API s en klantgerichte eindoplossingen. Door continu te werken aan innovatie levert Andes toegevoegde waarde op het gebied van bereikbaarheid, informatiebeheer en bij de optimalisatie van werkprocessen. De producten en diensten zijn verdeeld over vier pijlers: Kom niet voor verrassingen te staan Optimaal procesmanagement bij werkzaamheden aan kabels en leidingen Maps & Licensing Developer Services Travel Information Services Software Applications

5 Optimaal procesmanagement bij werkzaamheden aan kabels en leidingen BEHEER / AFHANDELING / TOEZICHT Meer weten? Neem dan contact op met uw Andes contactpersoon of stuur een mail naar: [email protected]. T +31(0) E [email protected] W