Procedureboek IBIS4Projects revisie A

Transcriptie

1 Project inbouwpakket Zijlpoort IBIS4Projects revisie A

2 Project inbouwpakket Zijlpoort IBIS4Projects revisie A Inhoudsopgave 01 INLEIDING Indienen documenten Beoordeling Revisiebeheer Procedurerollen 1 02 PROCEDURES Werkplan Werktekening Indienen alternatief Indienen meer- en minderwerk Indienen mock-up en bemonstering Indienen factuur aannemer Melding onderaannemer/leverancier 13 B l a d i 1

3 01 INLEIDING Binnen het project wordt gebruik gemaakt van goedkeuringsprocedures. De goedkeuringsprocedures zijn in dit document schematisch uitgewerkt. De procedures geven doorlooptijden, taken en verantwoordelijkheden aan en worden na vaststelling met de projectbetrokkenen in IBIS4Projects geautomatiseerd. Alle projectbetrokkenen krijgen een inlogaccount voor het gebruik van IBIS4Project en krijgen een instructie ter verduidelijking van het gebruik en de procesafspraken Indienen documenten Alle ter goedkeuring in te dienen documenten en tekeningen moeten via IBIS4Projects worden verstrekt in PDF-formaat en als onderliggend bestand via de knop Extra opmaak in het gebruikelijke bewerkbare bestandsformaat (Word-bestand, DWG-formaat, et cetera) Beoordeling Opmerkingen op tekeningen worden digitaal gemaakt in de online viewer. Voor het geven van commentaar op documenten en tekeningen, moet in de online viewer gebruik worden gemaakt van Changemarks, een soort post-it op de tekening. Changemarks gelden als markeerpunten op de tekening, waarmee het eenvoudig wordt op- en aanmerkingen te vinden die zijn gemaakt op sterk ingezoomd detailniveau. Bij het beoordelen van tekeningen als uitwerking van het bestek, hebben alle partijen de verplichting wijzigingen ten opzichte van het bestek te melden aan de projectdirectie Revisiebeheer Wat betreft het revisiebeheer van tekeningen worden de onderstaande uitgangspunten gehanteerd: concepttekeningen: eerste concept: 1, tweede concept: 2, derde concept: 3, et cetera; definitieve tekeningen: eerste definitieve tekening: A, tweede definitieve tekening: B, derde definitieve tekening: C, et cetera. Bij het reviseren van tekeningen moet een nieuwe tekening altijd als revisie over de vorige revisie worden geplaatst. Wijzigingen ten opzichte van de vorige revisie, moeten met wijzigingspijlen worden aangeven Procedurerollen In de procedure kunnen personen of partijen drie typen rollen hebben: stemmer/voter: Wanneer een persoon/partij deze rol heeft, moet hij het document beoordelen op basis van zijn discipline; opmerkingen maken/commenter: Wanneer een persoon/partij deze rol heeft, kan hij het document zien en eventueel opmerkingen maken wanneer hij dat nodig acht, maar hij kan niet stemmen. Hij heeft dus geen invloed op de voortgang van de procedure; geen rol: Wanneer een persoon/partij geen rol heeft in de procedure, kan hij het document niet zien. Het document is pas te zien als deze uit de procedure is (goed- of afgekeurd). B l a d 1

4 02 PROCEDURES Werkplan 1 Werkplan procedure: Na het plaatsen van het werkplan start de procedure en gaat automatisch naar stap 2; 2 Werkplan gereed voor uitvoering: In deze stap moet de projectdirectie haar stem uitbrengen. Voor het controleren staat een proceduretijd van 1 week. het document is akkoord het document is met heldere, eenduidige redenen afgekeurd (de opmerkingen of redenen van afkeur kunnen in de opmerkingen regel worden genoteerd, via een discussie of via mark-up viewer op het document worden aangetekend). B l a d 2

5 02.02 Werktekening In onderstaande opsomming wordt de procedure per stap uitgelegd: 1 Werktekening procedure: De aannemer maakt de conceptwerktekening en plaatst deze ter beoordeling in de correcte map. Bij het plaatsen moet de juiste procedure worden aangevinkt. Na het plaatsen van het document start de procedure en gaat de tekening automatisch naar stap 2; 2 Controle concepttekening: In deze stap moeten de desbetreffende adviseurs (zie tabel x) hun stem uitbrengen. Ze beoordelen de tekening, geven commentaar op de tekening of geven in de procedure aan dat zij geen opmerkingen hebben. Voor het controleren staat een proceduretijd van twee weken. het document is akkoord en gaat naar procedurestap 5 of het document wordt met geldige, eenduidige redenen afgekeurd en gaat naar procedurestap 3; 3 Verwerking opmerkingen op tekening: De aannemer ontvangt commentaar en verwerkt het op de tekening. Als de aannemer het niet eens is met het commentaar, stemt hij dat af met degene die de opmerking heeft gemaakt. Al deze discussies moeten op IBIS4Projects worden gevoerd en gekoppeld aan het desbetreffende document. Eventuele discussies die niet op deze wijze worden gevoerd, hebben geen status binnen het project. Na verwerking van de opmerkingen wordt de tweede concepttekening ter beoordeling als revisie geplaatst. Voor het verwerken van de opmerkingen staat een proceduretijd van 1 week. Het document gaat naar procedurestap 4; 4 Controle tweede concepttekening: In deze stap moeten de desbetreffende adviseurs hun stem uitbrengen. Ze controleren of eerder gemaakte opmerkingen correct zijn verwerkt. Voor het controleren of de opmerkingen zijn verwerkt staat een proceduretijd van 1 week. B l a d 3

6 het document is akkoord en gaat naar procedurestap 5 of het document wordt met geldige, eenduidige redenen afgekeurd (einde procedure). De aannemer moet de tekeningen aanpassen en de tekening als revisie plaatsen. De complete procedure start opnieuw; 5 Tekening definitief: De aannemer plaatst de tekening met in de stempel voor uitvoering en op IBIS4Project de status definitief. Hiervoor staat een proceduretijd van 1 week. Na het plaatsen van het definitieve document start automatisch stap 6; 6 Tekening gereed voor uitvoering: De projectdirectie controleert of de tekening voor uitvoering mag worden vrijgegeven. Hiervoor staat een proceduretijd van 1 week. het document is akkoord. De tekening wordt op IBIS4Projects gekenmerkt met status voor uitvoering. De opsteller verstrekt de voor uitvoering vrijgegeven tekeningen na akkoord aan de in de algemene bepalingen genoemde partijen het document wordt met geldige, eenduidige redenen afgekeurd (einde procedure). In alle procedurestappen controleert de projectdirectie of de benodigde procesleden hun stem hebben uitgebracht. Controlerende partijen zijn te allen tijde verantwoordelijk voor tijdige stemming. Op basis van de opmerkingen/beoordelingen/discussies van de procesleden wordt een eindoordeel gegeven door de projectdirectie. B l a d 4

7 02.03 Indienen alternatief 1 Formulier alternatief plaatsen: Codering van het formulier alternatief: A-001, A-002, A-003, et cetera. Na het plaatsen van het document start de procedure en gaat automatisch naar stap 2; 2 Controle volledigheid: In deze stap dient de projectdirectie te beoordelen of het alternatief volledig is ingediend. Voor het controleren staat een proceduretijd van 1 week. het alternatief is volledig en gaat naar de volgende procedurestap het alternatief is onvolledig en wordt met geldige, eenduidige redenen afgekeurd; 3 Controle validiteit: In deze stap dienen de adviseurs te beoordelen of het ingediende alternatief terecht is. Voor deze beoordeling hebben ze een overeengekomen tijdsperiode voor. Voor het controleren staat een proceduretijd van 1 week. het alternatief is valide en gaat naar de volgende procedurestap het alternatief is niet valide en wordt met redenen afgekeurd (de opmerkingen of redenen van afkeur kunnen in de opmerkingen regel worden genoteerd, via een discussie of via mark-up viewer op het document worden aangetekend); 4 Totaal beoordeling alternatief: In deze stap moet de projectdirectie beoordelen of het alternatief akkoord is. Hiervoor staat een proceduretijd van 1 week. Als uitkomst van deze stap zijnde volgende optie mogelijk: het alternatief is akkoord of het document wordt met redenen afgekeurd (de opmerkingen of redenen van afkeur kunnen in de opmerkingen regel worden genoteerd, via een discussie of via mark-up viewer op het document worden aangetekend). B l a d 5

8 FORMULIER ALTERNATIEVEN (voor afwijkingen op het bestek) Project: A-00x Opdrachtgever: Gemeente Haarlem Perceel: Datum: Opgesteld door: Bestek: Distributie: IBIS4Projects Omschrijving alternatief Aanleiding/achtergrond: - technische noodzaak; - optimalisatie (inclusief toelichting); - voorstel aannemer; Wijzigingsvoorstel: - inclusief specificaties/tekeningen Bijlagen Te behalen voordeel (concreet benoemen) Consequenties bouwtijd Consequenties geld Consequenties kwaliteit Extra inspanning (concreet benoemen) Architect Ja/nee Aannemer Ja/nee Directievoerder Ja/nee Saldo financiën voor opdrachtgever Uiterste beslisdatum Handtekening namens initiatiefnemer Naam: Organisatie: Handtekening: B l a d 6

9 02.04 Indienen meer- en minderwerk 1 Meer-/minderwerk plaatsen: Codering van het formulier meer- en minderwerk: MMW-001, MMW-002, MMW-003, et cetera. Na het plaatsen van het document start de procedure en gaat automatisch naar stap 2; 2 Controle volledigheid: In deze stap moet de projectdirectie beoordelen of het meer-/minderwerk volledig is ingediend. Voor het controleren staat een proceduretijd van 1 week. meer-/minderwerk is volledig en gaat naar de volgende procedurestap meer-/minderwerk is onvolledig en wordt met geldige, eenduidige redenen afgekeurd; 3 Controle validiteit meer-/minderwerk: In deze stap moeten de adviseurs beoordelen of het ingediende meer-/minderwerk terecht is. Voor het controleren staat een proceduretijd van 1 week. het meer/minderwerk is valide en gaat naar de volgende procedurestap of het meer/minderwerk is niet valide en wordt met redenen afgekeurd (de opmerkingen of redenen van afkeur kunnen in de opmerkingen regel worden genoteerd, via een discussie of via mark-up viewer op het document worden aangetekend); 4 Beoordeling begroting meer- en minderwerk: In deze stap moet de bouwkostendeskundige haar stem uitbrengen. Voor het beoordelen staat een proceduretijd van 1 week. Als uitkomst van deze stap zijn de volgende optie mogelijk: de begroting is akkoord of de begroting wordt met redenen afgekeurd (de opmerkingen of redenen van afkeur kunnen in de opmerkingen regel worden genoteerd, via een discussie of via mark-up viewer op het document worden aangetekend); B l a d 7

10 5 Opmerkingen verwerken in de begroting: In deze stap moet de opsteller van het meer- en minderwerk aangeven dat de opmerkingen op de begroting zijn verwerkt. Voor het verwerken van opmerkingen staat een proceduretijd van 1 week. Als uitkomst van deze stap is de volgende optie mogelijk: de begroting is aangepast; 6 Tweede controle begroting: In deze stap moet de bouwkostendeskundige haar stem uitbrengen. Voor het controleren van de begroting staat een proceduretijd van 1 week. Als uitkomst van deze stap zijn de volgende optie mogelijk: de begroting is akkoord of de begroting wordt met redenen afgekeurd (de opmerkingen of redenen van afkeur kunnen in de opmerkingen regel worden genoteerd, via een discussie of via mark-up viewer op het document worden aangetekend); 7 Totaal beoordeling meer- en minderwerk: In deze stap moet de projectdirectie beoordelen of het totale meer- en minderwerk akkoord is. Voor het beoordelen staat een proceduretijd van 1 week. Als uitkomst van deze stap zijnde volgende optie mogelijk: het document akkoord of het document wordt met redenen afgekeurd (de opmerkingen of redenen van afkeur kunnen in de opmerkingen regel worden genoteerd, via een discussie of via mark-up viewer op het document worden aangetekend). B l a d 8

11 FORMULIER MEER- EN MINDERWERK MMW-00x Project: Opdrachtgever: Gemeente Haarlem Perceel: Datum: Opgesteld door: Bestek: Distributie: IBIS4Projects Toelichting meer- of minderwerk Bijvoorbeeld - Welke werkzaamheden? - Oorzaak - Consequenties - Rechtvaardiging van verrekening? Bijlagen Bijvoorbeeld - Open begroting - Offertes/facturen onderaannemers/leveranciers - Tekeningen Consequenties Consequenties bouwtijd Consequenties geld (all-in: engineering, ABK, bijkomende kosten, compensatie bouwtijd, et cetera) Totaal,--, exclusief BTW Uiterste beslisdatum Handtekening namens aannemer Naam: Organisatie: Handtekening: B l a d 9

12 B l a d 10

13 02.05 Indienen mock-up en bemonstering 1 Indienen mock-up en bemonstering procedure: Na het plaatsen van het formulier start de procedure en gaat automatisch naar stap 2; 2 Bemonstering gereed voor uitvoering: In deze stap moet de projectdirectie haar stem uitbrengen. Voor het controleren staat een proceduretijd van 1 week. het document is akkoord het document is met heldere, eenduidige redenen afgekeurd (de opmerkingen of redenen van afkeur kunnen in de opmerkingen regel worden genoteerd, via een discussie of via mark-up viewer op het document worden aangetekend). B l a d 11

14 02.06 Indienen factuur aannemer Facturatie vindt plaats op basis van een termijnvoorstel van de bouwdirectie. 1. Indienen termijnvoorstel door de bouwdirectie: de bouwdirectie verstrekt maandelijks per een termijnvoorstel aan de aannemer. Dit termijnvoorstel vertegenwoordigd de door de bouwdirectie geconstateerde stand van het werk, gekoppeld aan de aanneemsom; 2. Acceptatie termijnvoorstel door de aannemer en indienen factuur: De aannemer ondertekent het termijnvoorstel en voegt deze achter een factuur, waarvan het factuurbedrag gelijk is aan het termijnvoorstel. Als de aannemer het termijnvoorstel afwijst, dan treedt hij in overleg met de bouwdirectie. De factuur, met achtergevoegd termijnvoorstel, wordt op IBIS4Projects in procedure geplaatst; 3. Accordering factuur en betalingsadvies: Wanneer het factuurbedrag overeenstemt met het termijnvoorstel, keurt de bouwdirectie de factuur goed en verstrekt een betalingsadvies aan de opdrachtgever. Wanneer de factuur wordt afgekeurd, plaatst de aannemer een aangepaste factuur. B l a d 12

15 02.07 Melding onderaannemer/leverancier 1 Aanmelding onderaannemer/leverancier procedure: Na het plaatsen van het formulier start de procedure en gaat automatisch naar stap 2; 2 Goedkeuring onderaannemer/leverancier: In deze stap moet de projectdirectie haar stem uitbrengen. Voor het controleren staat een proceduretijd van 1 week. onderaannemer/leverancier is akkoord onderaannemer/leverancier is met heldere, eenduidige redenen niet akkoord (de opmerkingen of redenen van afkeur kunnen in de opmerkingen regel worden genoteerd, via een discussie of via mark-up viewer op het document worden aangetekend). B l a d 13

16 FORMULIER MELDING ONDERAANNEMER/LEVERANCIER Project: Opdrachtgever: Gemeente Haarlem Datum: Perceel: Gebouw: Opgesteld door: Bestekartikel: Distributie: IBIS4Projects Onderaannemer/leverancier Omschrijving Aanvullende gegevens Naam bedrijf Adres Plaats Contactpersoon Telefoon Fax Website.. IBIS4Projects Map aanmaken voor tekeningen onderaannemer? Ja, namelijk:. / Nee * Naam uit te nodigen medewerker: adres: B l a d 14