Infobrochure Gemeentesecretaris Gemeente Knesselare 1. ALGEMENE INFORMATIE Functietitel Plaats in de organisatie Gemeentesecretaris De gemeentesecretaris staat aan het hoofd van de administratie, is voorzitter van het managementteam en geeft leiding aan het volledig personeel. Als gemeentesecretaris bent u de eerste adviseur van het gemeentebestuur en de rapporteert u aan de bestuursorganen (Gemeenteraad en College van Burgemeester en Schepenen) naargelang de onderscheiden doelstellingen. Doel van de functie Graad Statuut De gemeentesecretaris staat in voor de algemene leiding (plannen, organiseren, opvolgen, coördineren en evalueren) van de activiteiten van de gemeentelijke organisatie, teneinde het gemeentebestuur te ondersteunen bij het realiseren van de vooropgestelde doelstellingen en een adequate dienstverlening aan de bevolking te verzekeren. Staat in voor de beleidsvoorbereiding,- advisering en -uitvoering en vervult een scharnierfunctie tussen de politieke beleidsorganen (Gemeenteraad en College van Burgemeester en Schepenen) en de administratie. Decretale graad Een statutaire functie Voltijds 2. INFORMATIE OVER DE ORGANISATIE VTE Strategische doelstellingen 1 VTE Zoals bepaald in de meerjarenplanning
Resultaatgebied 1: strategisch management Strategische beleidsvoorbereiding 1. RESULTAATSGEBIEDEN Op basis van de prioriteiten van het bestuur, en in overleg met het managementteam, opmaken van een voorstel voor de strategische nota en de meerjarenplanning, het jaarlijks budget en de verklarende nota van budgetwijziging(en), teneinde voor het bestuur en de administratie een kader te creëren dat richting geeft bij het nemen van de dagelijkse operationele beslissingen en acties. Jaarlijks een voorstel van beleidsnota (laten) opmaken en toezien op een goede integratie van de budgettaire aspecten, opgemaakt door de financieel beheerder. Dit wordt onder meer gerealiseerd door: - Het opmaken van een voorontwerp van strategische nota van het meerjarenplan en de herziening ervan in overleg met het managementteam. - Het opmaken van een voorontwerp van beleidsnota van het budget en de herziening ervan in overleg met het managementteam. - Het opmaken van de verklarende nota van een budgetwijziging en de verklarende nota van een interne kredietaanpassing in overleg met het managementteam. - Het toezien op een goede integratie van de voorontwerpen van financiële nota van het meerjarenplan, budget, budgetwijzigingen en interne kredietaanpassingen opgemaakt door de financieel beheerder. - Deze voorontwerpen van beleidsplannen te bespreken met het college en, na eventuele bijsturing, toe te lichten op de gemeenteraadscommissies. Operationele beleidsvoorbereiding In overleg met of via de dienstverantwoordelijken alle documenten die aan de gemeenteraad, de gemeenteraadscommissies of het schepencollege worden voorgelegd, voorbereiden, teneinde een vlotte en effectieve behandeling en besluitvorming te bevorderen en de wettelijkheid en regelmatigheid te verzekeren. - het opstellen en het voorbereiden van de agenda van de gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen - een adequate voorbereiding te verzekeren van de dossiers die op het college gebracht worden en van de ontwerpen van besluit voor de gemeenteraad - te zorgen dat de beslissingen van de gemeenteraad of het college kunnen worden genomen met inbreng van de in de organisatie aanwezige deskundigheid - het bijwonen van de zitting van het college van burgemeester en schepenen en de gemeenteraad - de verslaggeving van de zitting van het college en van de gemeenteraad. - Uitbrengen van beleidsvoorstellen en -adviezen, als van het geven van adviezen in verband met bestuurlijke materies aan de gemeenteraad/college van burgemeester en schepenen. De gemeenteraad, het college en de burgemeester op beleidsmatig, bestuurskundig en juridisch vlak adviseren. - hen de gevolgen van hun beslissingen op financieel vlak, op het vlak van personeel en organisatie, e.a. aan te tonen zowel op korte als op lange termijn en eventueel alternatieven te formuleren
- zelf voorstellen of adviezen te formuleren om het gemeentebeleid te verbeteren of te professionaliseren - de leden van het managementteam te stimuleren om, vanuit de ervaring met de beleidsuitvoering, op hun domein relevante beleidsvoorstellen te formuleren, in lijn met de bestuursakkoorden - te zorgen voor een antwoord op bestuurlijke, juridische en financiële vraagstukken, eventueel na overleg met de leidinggevenden, de financieel beheerder en de specifieke deskundigen van de diensten. De secretaris weet hiervoor de nodige informatie te verzamelen en deze te vertalen in beleidsadviezen. Resultaatgebied 2: organisatiemanagement Beleidsuitvoering en dienstverlening aan de bevolking Plannen, organiseren, opvolgen en evalueren van de dagelijkse werking van de administratie, teneinde de korte- en lange termijndoelstellingen van het bestuur te helpen realiseren en een effectieve en efficiënte dienstverlening aan de bevolking te verzekeren. - het leiden en toekomstgericht structureren van de organisatie - toewijzing van het personeel - het leiden van het managementteam - de werking van de verschillende domeinen te coördineren zodanig dat de planning van de verschillende diensten op mekaar wordt afgestemd - te zorgen voor de afstemming tussen dossiers en zo nodig voor de aanvulling ervan - het aansturen van afdelingshoofden en andere directe medewerkers - de uitvoering van de beslissingen van de gemeenteraad en van het college van burgemeester en schepenen te verzekeren - de opvolging van de uitvoering en evaluatie van het beleid - te zorgen dat de uitvoering in overeenstemming is met de genomen beleidsbeslissingen - het coördineren van dienstoverschrijdende dossiers, eventueel zelf moeilijke/probleemdossiers oplossen of vooruit helpen - in te staan voor de voorbereiding en de tijdige verspreiding van de documenten van alle belang- en rechthebbenden - te zorgen voor een adequate interne communicatie binnen de gemeentelijke administratie waarbij een goede informatiedoorstroming en een maximale afstemming wordt beoogd - in te staan voor alle andere wettelijke, statutaire opdrachten zoals organisatie van de briefwisseling en van het gemeentearchief. Organisatie en werkingsprocessen Binnen het door de raad goedgekeurde organogram en, in overleg met het managementteam, uittekenen en onderhouden van een adequate organisatiestructuur en efficiënte werkingsprocessen teneinde het realiseren van de doelstellingen van het bestuur te bevorderen en een kwalitatieve dienstverlening aan de bevolking te verzekeren. - het opmaken en negotiëren van een afsprakennota, mede namens het managementteam, met het college van burgemeester en schepenen en met de burgemeester over de wijze waarop de gemeentesecretaris en de overige leden van het managementteam met het college van burgemeester en schepenen en de burgemeester samenwerken om de beleidsdoelstellingen te realiseren, en over de omgangsvormen tussen bestuur en administratie. In deze afsprakennota wordt
bepaald op welke wijze de gemeentesecretaris de bevoegdheden uitoefent die overeenkomstig artikel 58 GD door het college van burgemeester en schepenen aan hem werden gedelegeerd - het opmaken van een voorontwerp van het organogram van de gemeentelijke administratie - in te staan voor het opmaken van een personeelsbehoeftenplan - in te staan voor het opmaken van een voorstel voor een personeelsformatie - binnen het kader van de algemene regelgeving, opgesteld door de Vlaamse overheid, in te staan voor het uitwerken van een voorstel voor de rechtspositieregeling van het personeel - in te staan voor het opzetten en onderhouden van systemen om de kwaliteit van de dienstverlening te volgen en te verbeteren - regelmatig de werkingsprocessen van de organisatie te (laten) evalueren en zonodig bij te sturen Resultaatgebied 3: Human Resourcesmanagement Met respect voor het wettelijk en decretaal kader, het HR management aansturen en implementeren, opdat de gemeentelijke administratie steeds zou kunnen beschikken over voldoende, competente gemotiveerde medewerkers, nodig om haar opdracht en doelstellingen te realiseren. - in te staan voor adequate HR-processen, (selectie en rekrutering, vorming en ontwikkeling, beoordeling, loopbaanmanagement,.) - in overleg met bestuur en managementteam te werken aan een geschikte organisatiecultuur (bijv. de organisatiewaarden specificeren, promoten en hierbij zelf een voorbeeldfunctie vervullen) - te zorgen voor een efficiënte en motiverende delegatie van bevoegdheden naar de leidinggevenden - afspraken te maken, doelstellingen overeen te komen met afdelingshoofden, functioneringsgesprekken te houden, hen te coachen, hun prestaties te evalueren, - de medewerkers kansen te bieden tot vorming en loopbaanontwikkeling - het stimuleren en motiveren van personeelsleden - in te staan voor een goed sociaal klimaat in de organisatie en een actieve rol te hebben in de sociale overlegvergaderingen - zelf betrokken te zijn bij de selectie en werving van (top)functies in de gemeentelijke administratie - veranderingsprocessen te trekken of deze te ondersteunen - aandacht te hebben voor veiligheid en welzijn op het werk (stress, pesten, gelijke kansen.) - te verzekeren dat de leidinggevenden op een goede manier het personeelsbeleid uitvoeren binnen hun diensten - regelmatige informele contacten met het personeel te onderhouden - verantwoordelijk te zijn voor de tuchtprocedures. Resultaatgebied 4: financieel management en interne controle Financieel management De decretaal verplichte taken m.b.t. financieel management, andere dan deze vermeld onder de strategische beleidsvoorbereiding, uitvoeren, m.n.: - de gemeentekas beheren. Het eventueel delegeren van kasverrichtingen aan één of meerdere medewerkers die hiervoor dan rekenplichtig worden. De opvolging en het nazicht van de kasregistratie van deze groep uitvoeren - eventueel provisies ter beschikking stellen aan personeelsleden voor betaling van geringe exploitatie-uitgaven van het dagelijks bestuur
- eventueel onder eigen verantwoordelijkheid één of meerdere medewerkers belasten met de inning van geringe dagontvangsten - wettelijkheids- en regelmatigheidscontrole van de uitgaven verrichten bij uitvoering van betalingen - het geven van betalingsopdrachten aan de financieel beheerder. Budgethouderschap en interne controle Conform de afspraken met de gemeenteraad, optreden als budgethouder voor het dagelijks bestuur binnen de hem/haar door het college van burgemeester en schepenen toegekende bevoegdheden. Een systeem van interne controle opzetten, teneinde een effectieve, efficiënte en kostenbewuste werking van de organisatie te verzekeren. - op een verantwoorde manier met het eventueel toegekende budgethouderschap om te springen - het nemen van de eindverantwoordelijkheid voor het vaststellen en bijsturen van het intern controlesysteem, na overleg met het managementteam - in te staan voor de organisatie en de werking van het interne controlesysteem. - Minstens éénmaal per jaar aan het college over de uitvoering van het budgethouderschap rapporteren. - Beslissen om, na advies van de financiëel beheerder, bepaalde budgethouders of personeelsleden een provisie ter beschikking te stellen voor de betaling van geringe exploitatie-uitgaven van dagelijks bestuur en beslissen om, na advies van de financiëel beheerder, bepaalde personeelsleden te belasten met de inning van geringe dagontvangsten - Bevestigen van de wettelijkheid en regelmatigheid van uitgaven bij de betaalopdracht (eerste handtekening) door medeondertekening van de betalingsopdracht aan de financiële instelling - Na advies van de financiëel beheerder, opdracht geven aan andere personeelsleden om de kasverrichtingen uit te voeren. - Rapporteren aan het college van burgemeester en schepenen over de eigen uitvoering van het budgethouderschap en van de door hem met het budgethouderschap belaste personeelsleden - Ontwikkelen van een efficiënt, kosteneffectief, planmatig en duurzaam onderhoud van gebouwen, kantoren, voertuigen, machines, apparaten en meubilair Resultaatgebied 5 : algemeen beleid Interne contacten Afstemmen van de werking van de gemeentelijke administratie met de verschillende politieke en andere actoren teneinde, door een goede communicatie en het nastreven van consensus, een effectief en efficiënt en ambtelijk bestuur te bevorderen. - Optreden als de scharnierfunctie tussen het politieke en het ambtelijke apparaat - de besprekingen en beslissingen van de gemeenteraad en van het college van burgemeester en schepenen terug te koppelen naar de administratie (en omgekeerd) - Bepaalde voorstellen op voorhand bilateraal aftoetsen - te waken over de scheiding tussen politiek en administratie en het respecteren van elkaars rol - conflicten tussen partijen te helpen oplossen - interne overlegvergaderingen voor te zitten of bij te wonen (o.a. begrotingscommissie)
- in te staan voor een adequate interne communicatie - de informatiedoorstroming en uitwisseling tussen alle actoren te bevorderen, te stimuleren. Externe contacten Onderhouden van goede externe contacten met relevante organisaties of instanties en de organisatie vertegenwoordigen, teneinde de werking van het gemeentebestuur te faciliteren en/of haar belangen te verdedigen. Dit kan worden gerealiseerd door: - Goede contacten met het OCMW te verzekeren, dossiers van algemeen belang te bespreken, op elkaar af te stemmen of te integreren. - Goede contacten te verzekeren met de toezichthoudende overheid (afstemming, informatie-uitwisseling, verkrijgen van advies). - Goede contacten te onderhouden met collegae van andere gemeenten; formeel (intergemeentelijke samenwerkingsverbanden) of informeel (uitwisseling van ervaring, advies, ). - Het beleid mee vorm en bekendheid te geven. Synergie met het OCMW nastreven, de werking op elkaar afstemmen of integreren. - Zelf of via de medewerkers contacten te onderhouden met externe experten (advocaten, projectontwikkelaars, studiebureaus, consultants, ). - In het algemeen, netwerken uit te bouwen met actoren die bij de werking van de gemeentelijke overheid (kunnen) betrokken zijn. - In te staan voor een adequate externe communicatie en public relations. - Het gemeentebestuur of de gemeentelijke administratie te vertegenwoordigen in diverse organisaties of op evenementen, fora, Er kunnen steeds bepaalde niet vermelde verantwoordelijkheden en taken worden toegewezen indien dit noodzakelijk is voor een efficiënte werking van de gemeente. Vaktechnische competenties 2. COMPETENTIEPROFIEL - inzicht het administratief recht en regelgeving van toepassing op de lokale besturen (de nieuwe gemeentewet, het gemeentedecreet, wet op de overheidsopdrachten, ) - inzicht grondwettelijk en burgerlijk recht - inzicht in de wetgeving op de gemeentefinanciën - inzicht in managementtechnieken, people en organisatiemanagement - inzicht in politieke besluitvormingsprocessen en politieke verhoudingen Persoonsgebonden competenties Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 4: Onderneemt structurele acties om de dienstverlening van de organisatie aan klanten te optimaliseren Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen.
Niveau 4: Anticipeert via structurele maatregelen om aan toekomstige uitdagingen te beantwoorden en stimuleert het voortdurend verbeteren bij anderen Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau 4: Creëert gedragen samenwerkingsverbanden met en tussen andere entiteiten Visie (conceptueel denken) De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken vanop een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen Niveau 3: Brengt een eigen beleid naar voren dat de entiteit of organisatie op lange termijn beïnvloedt Richting geven Aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband Niveau 3: Geeft richting, zowel via processen en structuren als via het bepalen en uitdragen van een visie Ontwikkelen van medewerkers (resultaatgericht coachen) Medewerkers ondersteunen bij het behalen van goede resultaten en het groeien in een functie door hen te helpen bij het ontwikkelen van hun vermogen om zelfstandig problemen op te lossen Niveau 2: Coacht met het oog op het ontwikkelen van de gewenste gedragsvaardigheden; fungeert als coach of mentor Beslissen Zich op onderbouwde wijze eenduidig uitspreken over welk standpunt wordt ingenomen of welke actie wordt ondernomen Niveau 3: Neemt beslissingen in situaties waarin het risico niet eenduidig in te schatten is Organiseren De benodigde acties, tijd en middelen aangeven en die elementen coördineren om de doelstellingen te bereiken conform de planning Niveau 2: Coördineert acties, tijd en middelen Betrouwbaarheid Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ) Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen Niveau 4: Handelt integer in een veelheid aan situaties, ook in die waar geen eenduidige regelgeving voor bestaat 360 -inlevingsvermogen Het vermogen om uitgesproken en onuitgesproken informatie op te pikken en adequaat daarop te reageren ten aanzien van medewerkers, collega s, klanten, hiërarchie Niveau 3: Reageert (via houding en handelen) adequaat op impliciete, onuitgesproken gedachten, gevoelens, behoeften en verwachtingen van anderen
Overtuigingskracht Instemming verkrijgen voor een mening, aanpak of visie door goed onderbouwde argumenten te gebruiken, door dialoog en overleg aan te gaan, door autoriteit (bevoegdheid en deskundigheid) gepast aan te wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen Niveau 2: Overtuigt door inhoud én aanpak 3. AANWERVINGSVOORWAARDEN Specifieke aanwervingsvoorwaarden: Bij aanwerving: en Je hebt een diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A (zoals masterdiploma s of diploma s van licentiaat, ). Je hebt minimaal 5 jaar relevante beroepservaring in een leidinggevende functie. Bij bevordering: en Je beschikt over een diploma of getuigschrift van het hoger onderwijs (zoals bachelordiploma s, masterdiploma s of diploma s van licentiaat, ). Ervaring met leidinggeven is een pluspunt. Om toegang te hebben tot de functie van gemeentesecretaris bij het gemeentebestuur, moeten de kandidaten: een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren. Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister, niet ouder dan drie maanden. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen; de burgerlijke en politieke rechten genieten; medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. De medische geschiktheid van de kandidaat, moet in overeenstemming met artikel 27 van het koninklijk besluit van 28 mei 2003 betreffende het gezondheidstoezicht op de werknemers vaststaan vóór de effectieve tewerkstelling bij de gemeente; Belg zijn. Om in aanmerking te komen voor aanwerving, moeten de kandidaten: voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; slagen in de selectie voldoen aan de diplomavereiste
4. AANBOD een voltijdse statutaire functie een bruto geïndexeerd jaarloon tussen 48 615,84 euro en 71 804,33 euro; relevante werkervaring als zelfstandige of in de privésector kan voor maximum 10 jaar in aanmerking genomen worden voor het verwerven van anciënniteit. Relevante ervaring in de publieke sector wordt integraal overgenomen voor het verwerven van anciënniteit; extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, fietsvergoeding, tussenkomst woon-werkverkeer en een gunstig verlofstelsel; 5. SELECTIEPROGRAMMA 5.1. CV-screening Aan de hand van de informatie in het CV en de bewijsstukken wordt nagegaan of kandidaten al dan niet aan de aanwervingsvoorwaarden voldoen. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. 5.2. Schriftelijke deel Het schriftelijk gedeelte bestaat uit één of meerdere praktijkgerichte cases gelinkt aan de functieinhoud, vaktechnische en persoonsgebonden competenties. Het schriftelijk gedeelte kan inhoudelijk aansluiten bij het mondeling gedeelte. Het schriftelijk deel staat op 40 punten. Kandidaten moeten minstens 50% behalen om toegelaten te worden tot het volgende selectieonderdeel. De 8 best gerangschikte kandidaten worden toegelaten tot het volgende selectieonderdeel. In geval een kandidaat afhaakt, kan hij worden vervangen door de volgende gunstig gerangschikte kandidaat. 5.3. mondeling deel Tijdens het mondeling gaan de leden van de jury in op: motivatie en ervaring inzicht in de functie van gemeentesecretaris vaktechnische competenties één of meerdere van de persoonsgebonden competenties Het mondeling deel staat op 60 punten en men moet minstens 50% behalen om te slagen. Om toegelaten te worden tot het volgende selectieonderdeel dienen kandidaten minstens 60% behalen (schriftelijk + mondeling deel). De 3 best gerangschikte kandidaten worden uitgenodigd voor het assessment center. In geval een kandidaat afhaakt, kan hij worden vervangen door de volgende gunstig gerangschikte kandidaat.
5.4. Assessment center Het assessment center peilt naar de management en leiderschapscapaciteiten op het niveau van de functie. In deze fase van de selectie worden je persoonsgebonden competenties beoordeeld door middel van een assessmentcenter. Het assessment center kan bestaan uit een analyse en presentatieoefening, een rollenspel, een persoonlijkheidsvragenlijst, één of meerdere computergestuurde testen en een competentiegericht interview. Het assessment center is eliminerend en resulteert in een beoordeling gunstig of ongunstig. Enkel kandidaten met de beoordeling gunstig worden opgenomen in de werfreserve. 5.5. eindbeslissing De selectieprocedure resulteert in een opsomming van de geslaagde kandidaten. Kandidaten moeten 60 % behalen op het geheel van de selectieprocedure en een beoordeling gunstig behalen op het assessment center om als geslaagd te worden beschouwd. De meest geschikte kandidaat wordt gekozen op basis van een volledige vergelijking van de titels en verdiensten. Er wordt een werfreserve aangelegd met een duurtijd van 2 jaar. 6. SOLLICITEREN Solliciteren kan tot uiterlijk op 17 mei 2015 via het online sollicitatieformulier op www.jobpunt.be. Als je niet over een computer of internet beschikt, kan je je sollicitatie per post versturen naar Jobpunt Vlaanderen, t.a.v. Jolien Elegheer, Technologielaan 11, 3001 Heverlee of op voorgaand adres bezorgen via afgifte tegen ontvangstbewijs. Kandidaturen bevatten minstens: het CV (inclusief vermelding van je nationaliteit) een kopie van het diploma een uittreksel uit het strafregister (niet ouder dan 3 maanden)