Herken de juiste payroller
U heeft plannen om te gaan payrollen. Maar waar let u op bij het kiezen van de juiste payroller? Of het nu gaat om de kwaliteit, prijs of inzicht in het verschil tussen zelf doen en uitbesteden, met deze checklist zetten we een aantal tips en aandachtspunten op een rij. Handig en betrouwbaar. Zo helpen we u graag op weg en weet u zeker dat u de payroller kiest die het beste bij uw bedrijf én medewerkers past. Een tevreden medewerker betaalt zich uit! Niets is zo belangrijk als tevreden medewerkers. Zij zijn het kapitaal van uw organisatie. Op tijd en op de juiste manier uitbetaald worden is dan ook de belangrijkste basis. Geen gesteggel over het ontbreken van toeslagen of gemiste/verlate betalingen. Oók bij langdurige arbeidsongeschiktheid en ontslagtrajecten moet alles goed geregeld worden. Als juridisch werkgever is de payroller hiervoor verantwoordelijk. Kies daarom voor een payroller met volume of eentje die deel uitmaakt van een groter concern die tegenvallers kan opvangen. Is de payroller NEN-4400-1 gecertificeerd? Staat de payroller ingeschreven bij de Stichting Normering Arbeid? Kunt u gebruik maken van een G-rekening? Wordt u erop gewezen dat alleen de combinatie van NEN-certificering en de gebruikmaking van de G-rekening kan leiden tot een volledige vrijwaring vanuit de inlenersaansprakelijkheid? TIP NEN-4400-1 certificering is geen garantie en zegt onvoldoende over de financiële draagkracht van de payroller. 2
Goede arbeidsvoorwaarden Iedere branche kent zijn eigen arbeidsvoorwaarden. De arbeidsvoorwaarden van uw medewerkers zijn vastgelegd in de cao of arbeidsovereenkomst. Ontbreekt de cao voor uw bedrijfstak? Dan zijn een aantal arbeidsvoorwaarden vastgelegd in de wet. Maar welke voorwaarden hanteert de payrollorganisatie? En hoe zorgt u voor het beste voor uw medewerkers? Met onderstaande checklist weet u precies waar u op moet letten. Een cao met goede arbeidsvoorwaarden versterkt ook het imago van uw bedrijf. Persoonality heeft een eigen cao. Samen zorgen we ervoor dat de arbeidsvoorwaarden van payrollmedewerkers op hetzelfde niveau liggen als die van de medewerkers in vaste dienst. Helder, duidelijk en goed geregeld. Wilt u meer weten? Neem dan contact met ons op via T 055 580 59 00 Onder welke cao wordt de payroll-dienstverlening aangeboden? Wordt het uitzendbeding toegepast? Is er sprake van een uitsluiting van de loondoorbetalingsverplichting? Krijgen uw payrollmedewerkers volledige beloning inclusief alle toeslagen vanaf de eerste dag? Krijgen uw payrollmedewerkers dezelfde vrije dagen als medewerkers die wel rechtstreeks bij u in dienst zijn? (verlof, ADV, extra dagen leeftijd/dienstverband enz.) Krijgen uw payrollmedewerkers een goede pensioenregeling: niet de StiPP Basisregeling voor uitzendkrachten? Is er sprake van een wachtperiode voor toetreding tot de pensioenregeling? Wat zijn de overige secundaire arbeidsvoorwaarden? Zoals een collectieve ziektekostenverzekering, een levensloop/vitaliteitregeling, aanvullende verzekeringen bij arbeidsongeschiktheid en/of overlijden enz.? 3
Kwaliteit Payrolling komt in verschllende soorten en maten. Het tarief per gewerkt uur is slechts één onderdeel van het totaalplaatje. Kijk daarom verder dan dat: waar heeft u behoefte aan? Wat past het beste bij uw bedrijf? Onderstaande vragen helpen u bij uw keuze. TIP Vergelijk geen appels met peren. Wat is uw algemene indruk van de organisatie? Vraag ook naar referenties of cases. Een referentie geeft u meer inkijk in de werkwijze van de payroller. Welke cao( s) zijn van toepassing? Heeft de payroller een eigen cao? Transparantie. Zijn de arbeidsvoorwaarden en de rechtspositie vanaf dag één duidelijk? Wat is de contractduur van de inleen- / samenwerkingsovereenkomst? Wat is de opzegtermijn van de inleen-/ samenwerkingsovereenkomst? Kunnen nieuwe medewerkers volledig digitaal worden aangemeld? Welke managementinformatie krijgt u teruggekoppeld? Wordt u op de hoogte gehouden over het gerealiseerde ziekteverzuim? Welke aanvullende dienstverlening biedt de payroller? Begeleiding bij verzuim, arbodienstverlening en re-integratie? Recht op juridisch advies? Hoe zit het met (gratis) scholing voor medewerkers en wordt u ondersteund in de werving en selectie en het binden en boeien van uw medewerkers? Wat is de automatiseringsgraad met betrekking tot de periodieke mutatieverwerking? 4
Prijs dienstverlening Goed om te weten: een vast payrolltarief bestaat niet. Uw payrolltarief wordt berekend door het bruto uurloon van een medewerker te vermenigvuldigen met een bepaalde factor. De inhoud van uw overeenkomst bepaalt de hoogte van deze factor. Welke kosten zijn wel meegenomen in het tarief? En welke niet? Met de onderstaande vragen brengt u de opbouw van het payrolltarief in kaart. Zonder vervelende verassingen achteraf en lekker transparant. Is het tarief een vast bedrag per periode of een tarief per gewerkt uur? Is er aanvullend opslag per uur, veelal bureaumarge genoemd, van toepassing? Welk tarief is van toepassing op overuren, toeslagen en andere bijzondere beloningen? Is het tarief inclusief alle reserveringen vakantiedagen, vakantietoeslag? Is het tarief inclusief ziekte, feestdagen, kort verzuim, bijzonder verlof? Is het tarief inclusief de eindejaarsuitkering, indien van toepassing? Welke kosten kunnen aanvullend in rekening worden gebracht? Welk opzegtermijn dient te worden gehanteerd bij de opzegging van contracten? Is er een eigen risico bij ziekte/arbeidsongeschiktheid? Is het ziekteverzuimpercentage gemaximeerd? Zo ja, worden de kosten boven dit gemaximeerde percentage geheel/gedeeltelijk aanvullend doorbelast? Zijn er aanvangskosten of kosten die bij een vroegtijdige beëindiging van de inleen-/ samenwerkingsovereenkomst in rekening kunnen worden gebracht? Wat zijn de afspraken over scholingskosten? Worden onbelaste reis- en onkostenvergoedingen een-op-een doorbelast? Komen ontvangen subsidiebedragen volledig ten gunste van de inlener? Wat is de betalingstermijn, en is automatische incasso goedkoper? 5
Payrollen of zelf doen? Dat is geen gemakkelijke vraag. Want wat kost het en wat levert het u op? Veel ondernemers denken dat payrolling duur is, maar dat hoeft helemaal niet zo te zijn. Een goede payroller geeft u inzicht in het verschil in kosten tussen het zelf doen en uitbesteden. Een goede vergelijking kan u veel voordeel opleveren! Wilt u deze vergelijking graag zelf maken? Denk dan niet alleen de kosten van een accountant, maar ook aan verzuim-, of softwarekosten. Met onderstaand overzicht helpen we u graag op weg. HR administratie: Personeelsadvies: Verzuim: Accountantskosten: salaris-/personeelsadministratie inclusief software (hardware) contractbeheer, arbeidsovereenkomsten, personeelsadvies, juridische ondersteuning, cao-vraagstukken, subsidieregelingen enz. arbodienst, verzuimcoördinator, casemanagement, ziekengeldverzekering incl. eigen behoud/risico, re-integratietrajecten, mediation enz. besparing accountantskosten door het vereenvoudigen van de administratie TIP De voordelen van payrolling zijn niet altijd direct in geld uit te drukken. Naast tijdwinst, gemak en comfort geeft payrolling u zekerheid en ondersteuning. Herkent u de juiste payroller? Een goede payroller is transparant en biedt dezelfde (goede) arbeidsvoorwaarden die u als inlener aan uw medewerkers biedt. Een goede payroller ontzorgt, vermindert risico s, heeft organiserend vermogen en efficiënt personeelsmanagement op basis van een hoge automatiseringsgraad. Een goede payroller is helder over zijn kosten. Hij geeft inzicht in de volledige kosten per gewerkt uur en in de voorwaarden waarmee aanvullende kosten in rekening kunnen worden gebracht. Een goede payroller is NEN-gecertificeerd en biedt opdrachtgevers de mogelijkheid om gebruik te maken van een G-rekening om een volledige vrijwaring van de inleneraansprakelijkheid te garanderen. Een goede payroller wil samen met de inlener de beste werkgever te zijn! 6
Meer weten over payroll? Door onze kennis en expertise beschikbaar te stellen, delen we samen met u het werkgeverschap. Persoonality neemt de administratieve, financiële en juridische lasten en risico s over en ondersteunt bij het HR-beleid. Hierdoor kunt u zich focussen op uw kerntaken: het selecteren, motiveren en functioneren van uw team. Wij ondersteunen en ontzorgen u daar graag bij. Met gratis online trainingen voor medewerkers en tips over de werving, selectie en het binden en boeien van de beste medewerkers. Zo bundelen we onze krachten en doen we waar we goed in zijn. Persoonlijk en betrouwbaar. Samen zijn we de beste werkgever! Wat kan payroll voor u en uw bedrijf betekenen? Wij denken graag met u mee. Neem contact met ons op via onderstaande gegevens of kijk op persoonality.nl Hoofdkantoor Haarlem Eindhoven Heerenveen Enschede Zwolle Deventerstraat 15-2 Diakenhuisweg 39 Fellenoord 310 Gemeenteplein 1-3 De Heurne 46-48 Dokter Van Deenweg 13 7311 BH Apeldoorn (Color Business Center) 5611 ZD Eindhoven 8442 MA Heerenveen 7511 GW Enschede (1e verdieping) T 055 580 59 00 2033 AP Haarlem T 040 291 40 10 T 0513 64 56 45 T 053 478 71 20 8025 BP Zwolle info@persoonality.nl T 023 574 60 60 eindhoven@persoonality.nl heerenveen@persoonality.nl enschede@persoonality.nl T 038 337 30 25 haarlem@persoonality.nl zwolle@persoonality.nl