DARRL OTYS Recruiting Technology Versie 2.0
OTYS Recruiting Technology OTYS Academy E: academy@otys.nl Datum 31-7-2013 Adres- en contactgegevens OTYS Nederland Landjuweel 52 3905 PH VEENENDAAL U kunt ons op werkdagen telefonisch bereiken van 09.00-17.00 uur. T: +31 (0) 318-584 900 T: +31 (0) 900-666 666 9 (Customer Support) F: +31 (0) 318-508 938 E: info@otys.nl (Algemeen) E: sales@otys.nl (Verkoop) OTYS France 2/4 boulevard des Îles Batiment A Immeuble "Arc en ciel" 92130 Issy les Moulineaux T : +33(0) 1 80 18 06 00 OTYS Ceská Republica s.r.o. Karmelitská 379 / 18 118 00 PRAHA 1 Czech Republic T: +420 257 534 025 OTYS Belgium Adequat Business Center Brusselsesteenweg 159 9090 Melle T: +32 (0) 9 324 11 60 F: +32 (0) 9 324 11 61
Versiemanagement Hieronder vind je een overzicht van de verschillende versies van dit document. Versie Datum Auteur Omschrijving 2.0 31-07-2013 OTYS Academy Bestaande handleiding geplaatst in nieuwe format (inclusief versiebeheer).
Inhoudsopgave Hoofdstuk 1: Algemeen... 6 1.1 Inloggen... 6 1.2 Over DARRL... 6 Hoofdstuk 2: Kandidaten... 7 2.1 Kandidaat invoeren... 7 3.2 Kandidaat wijzigen & verwijderen... 7 2.3 Kandidaat koppelen aan een vacature... 7 Hoofdstuk 3: Klanten... 8 3.1 Klant invoeren... 8 3.2 Klant wijzigen & verwijderen... 8 3.3 Contactpersoon invoeren... 8 3.4 Contactpersoon wijzigen & verwijderen... 9 Hoofdstuk 4: Vacatures... 10 4.1 Vacature invoeren... 10 4.2 Vacature wijzigen & verwijderen... 10 Hoofdstuk 5: Evaluaties... 11 5.1 Nieuwe evaluatie versturen... 11 5.2 Eerder verstuurde evaluaties raadplegen... 12 Hoofdstuk 6: Rapporteren... 12 6.1 Rapport genereren... 13 Hoofdstuk 7: Instellingen... 14 7.1 Algemeen... 14 7.2 Gebruikersbeheer... 14 7.3 Evaluatiebeheer... 14 7.4 Taalinstellingen... 15 7.5 Standaard herinneringen... 15 7.6 Importeren gegevens... 16 Hoofdstuk 8: Intergratie DARRL in OTYS... 19 8.1 Integratie... 19 8.2 OTYS ACCOUNT... 19 8.3 Evaluatie verzenden... 19
8.4 Instellingen... 21
Hoofdstuk 1: Algemeen 1.1 Inloggen Ga naar www.darrl.com en login met de aan u verstrekte login gegevens. Indien u uw wachtwoord vergeten bent kunt u via de link Wachtwoord vergeten uw e- mailadres opgeven en uw wachtwoord opvragen. 1.2 Over DARRL DARRL is een evaluatie- en benchmarkingtool die u in staat stelt uw processen een score te geven op basis van de feedback van klanten en kandidaten. Die scores kunt u op totaal- én deelniveau vergelijken met andere marktspelers. Om dit te bewerkstelligen moeten in uw DARRL omgeving kandidaten, relaties, contactpersonen en vacatures aangemaakt worden. Op basis van een vacature wordt er vervolgens naar de kandidaat en/of de contactpersoon een evaluatie verstuurd. NB: indien u gebruik maakt van een ATS kan dit gautomatiseerd worden gedaan. Neem voor informatie contact op met DARRL. Via DARRL heeft u vervolgens inzage in de ingevulde evaluaties. Deze evaluaties kunt u omzetten naar overzichtelijke rapportages en kunt u de resultaten vergelijken met die van andere bureaus.
Hoofdstuk 2: Kandidaten 2.1 Kandidaat invoeren Om een nieuwe kandidaat in te voeren in DARRL klikt u in de menubalk op Kandidaten. Klik vervolgens bovenin uw scherm op de knop Nieuwe kandidaat om de kandidaat in te voeren. Vul vervolgens de gegevens van de kandidaat zo compleet mogelijk in en klik op Bewaren. 3.2 Kandidaat wijzigen & verwijderen Om de gegevens van een bestaande kandidaat te wijzigen of te verwijderen klikt u in de menubalk op Kandidaten. Zoek in de lijst de kandidaat op met behulp van het zoekfilter. In de kolom Acties vindt u twee iconen. Met het linkericoon (kandidaat detail) kunt u de gegevens van de kandidaat wijzigen. Met het rechter icoon (stopbord) verwijdert u deze kandidaat. 2.3 Kandidaat koppelen aan een vacature Om een evaluatie te versturen naar de kandidaat dient u eerst een kandidaat te koppelen aan een vacature. Ga hiervoor naar het kandidaat detail (zie 2.2) en klik op de knop Link aan vacature. U ziet een lijst met alle ingevoerde vacatures. Klik op het paperclip icoon, naast de vacature, om de kandidaat aan deze vacature te koppelen.
Hoofdstuk 3: Klanten 3.1 Klant invoeren Om een nieuwe klant in te voeren in klikt u in de menubalk op Klanten. Klik vervolgens bovenin uw scherm op de knop Nieuwe klant. Vul vervolgens de gegevens van de klant zo compleet mogelijk in en klik op Bewaren. 3.2 Klant wijzigen & verwijderen Om de gegevens van een bestaande klant te wijzigen of te verwijderen klikt u in de menubalk op Klanten. Zoek in de lijst de juiste klant op met behulp van het zoekfilter. In de kolom Acties vindt u twee iconen. Met het linkericoon (klant detail) kunt u de gegevens van de klant wijzigen. Met het rechter icoon (stopbord) verwijderd u deze klant. 3.3 Contactpersoon invoeren Om een contactpersoon in te voeren, gaat u eerst naar de klant detail pagina van de klant waar de contactpersoon voor werkt (zie 3.2.) Klik vervolgens in het klant detail aan de linkerkant van uw scherm op de knop Nieuwe contactpersoon. Vul de gegevens van de contactpersoon zo compleet mogelijk in en klik op Bewaren.
3.4 Contactpersoon wijzigen & verwijderen Om de gegevens van een contactpersoon te wijzigen of te verwijderen, gaat u eerst naar de klantdetailpagina van de klant waar de contactpersoon voor werkt (zie 3.2) Aan de linkerkant van uw scherm ziet u de lijst met contactpersonen. Zoek met het zoekfilter de juiste contactpersoon op. Met het linkericoon wijzigt u de gegevens van de contactpersoon, met het rechtericoon verwijdert u deze.
Hoofdstuk 4: Vacatures 4.1 Vacature invoeren Om een nieuwe vacature in te voeren in klikt u in de menubalk op Vacatures. Klik vervolgens bovenin uw scherm op de knop Nieuwe vacature om de vacature in te voeren. Vul vervolgens de gegevens van de vacature zo compleet mogelijk in en klik op Bewaren. Let wel: U zal eerst een relatie & contactpersoon moeten invoeren (zie hoofdstuk 3). NB: Het is ook mogelijk om een vacature toe te voegen vanuit een klant. Ga hiervoor naar het klant detail toe (zie 3.2) en klik op de knop Nieuwe vacature. 4.2 Vacature wijzigen & verwijderen Om de gegevens van een bestaande vacature te wijzigen of te verwijderen klikt u in de menubalk op Vacatures. Zoek met het zoekfilter de juiste vacature op in de lijst. U ziet bij deze vacature in de kolom Acties twee iconen staan. Met het linkericoon (icoon met potlood) kunt u de gegevens van de vacature wijzigen. Met het rechter icoon (stopbord) verwijdert u deze vacature.
Hoofdstuk 5: Evaluaties 5.1 Nieuwe evaluatie versturen Om een nieuwe evaluatie te versturen klikt u in de menubalk op Evaluaties. Klik vervolgens op de knop Verstuur nieuwe evaluatie. In het vervolgscherm selecteert u een vacature waarvoor u de evaluatie wilt versturen. Voor het versturen moet er dus een vacature aangemaakt zijn (zie 4.1), en er moet een kandidaat gekoppeld zzijn aan de vacature (zie 2.3). Zet een vinkje bij Kandidaat indien u de evaluatie naar de kandidaat wilt versturen. Selecteer bij keuzemenu Kandidaat aan welke kandidaat u de evaluatie wilt sturen. Selecteer vervolgens in het keuzemenu daaronder welke evaluatie u wilt versturen. U kunt een voorbeeld van de evaluatie zien door op de knop Preview te klikken naast de evaluatie. U kunt de tekst die naar de kandidaat wordt gestuurd aanpassen in het tekstveld daaronder. Er worden herinneringen gestuurd naar de kandidaat o.b.v. de standaard instellingen. U kunt de standaard instellingen wijzigen voor deze specifieke evaluatie door op de knop Reminder rechtsboven te klikken. Herhaal dezelfde stappen voor de evaluatie richting de klant. Nadat u alle stappen heeft genomen, klikt u op de knop Versturen. Let wel: Deze kunt u pas aanklikken nadat u, middels de vinkjes, heeft aangegeven dat de evaluatie naar een kandidaat en/of klant gestuurd mag worden. U ziet vervolgens een bevestiging dat de evaluaties verzonden zijn.
5.2 Eerder verstuurde evaluaties raadplegen Om eerder verstuurde evaluaties te raadplegen klikt u in de menubalk op Evaluaties. Zoek via het zoekfilter de evaluatie op die u wilt raadplegen. Klik vervolgens op het vergrootglas icoon in de kolom Acties om de evaluatie te raadplegen. In het vervolgscherm ziet u een overzicht van de belangrijkste statistieken van deze evaluatie. In dit scherm ziet u bijvoorbeeld naar welke kandidaten of klanten deze evaluatie is verstuurd. Klik op het icoon van het vergrootglas in de kolom Acties om de antwoorden van een specifieke kandidaat of klant te raadplegen. Bovenin uw scherm zijn er een drietal knoppen: Rapport: Maak een rapport van deze evaluatie (meer uitleg hierover in hoofdstuk 6) Opmerkingen: Toon alle door kandidaten of klanten ingevulde opmerkingen bij deze evaluatie Preview: Toon een preview van deze evaluatie (hoe kandidaten of klanten deze evaluatie zien)
Hoofdstuk 6: Rapporteren 6.1 Rapport genereren Om een rapport te genereren kiest u in het menu voor Rapporten. U ziet een lijst met alle evaluaties die voor u beschikbaar zijn. Zoek via het zoekfilter de evaluatie waar u een rapport voor wilt maken en klik op het icoon aan de rechterkant van de evaluatie om het rapport te genereren. In het vervolgscherm kunt u de parameters voor het rapport opgeven. Het opgeven van de parameters gaat in drie stappen: 1. Geef het type van het rapport op (totaal resultaat of trend resultaat); 2. Geef de periode van het rapport op; 3. Geef aan van wie u de resultaten wilt zien (Mijn resultaten, Vergelijk mijn resultaten + consultants & Onze resultaten + groep). Klik tenslotte op de knop Maak rapport. U ziet nu het door u gegenereerde rapport. In dit rapport heeft u een Chart -knop om een grafiek weer te geven en een Export -knop om de gegevens uit het rapport te exporteren.
Hoofdstuk 7: Instellingen 7.1 Algemeen In het Instellingen tabblad kunt u algemene wijzigingen aanbrengen in uw DARRLsysteem. De mogelijkheden die u in dit tabblad heeft zijn afhankelijk van uw rechten als gebruiker. Indien u bepaalde rechten niet heeft, raadpleeg uw hoofdgebruiker om deze wijzigingen door te voeren. 7.2 Gebruikersbeheer U kunt uw eigen gebruikers beheren. Hiermee kunt u uw consultants rechten geven om in te loggen in DARRL en zelf evaluaties te versturen. Klik hiervoor in het Instellingen menu op Gebruikers. U kunt met de knop Gebruiker toevoegen een gebruiker toevoegen. Met het vinkje Klant Admin geeft u deze gebruiker rechten om instellingen in DARRL te wijzigen. Met het vinkje Import user geeft u deze gebruiker rechten om vacatures, kandidaten, klanten & contactpersonen te importeren. Klik vervolgens op Toevoegen om de gebruiker toe te voegen. Met het potlood icoon kunt u de gegevens van een bestaande gebruiker aanpassen. Met het stop bord icoon verwijderd u een bestaande gebruiker. 7.3 Evaluatiebeheer U kunt uw eigen evaluaties aanmaken en beheren. Naast eigen evaluaties kunt u ook gebruik maken van centrale evaluaties. Deze kunt u niet aanpassen. Om een nieuwe evaluatie toe te voegen, klikt u in het Instellingen menu op Evaluaties. Klik vervolgens op de knop Evaluatie toevoegen. Zoek de evaluatie vervolgens op in de lijst en klik op het aanpassen icoon. U kunt nu met de knop Vraag toevoegen bestaande vragen toevoegen.
7.4 Taalinstellingen U kunt als beheerder aangeven in welke talen DARRL beschikbaar is voor uw gebruikers. op Klantspecifieke taalinstellingen. U ziet hier een overzicht van de talen die beschikbaar zijn en een vinkje indien deze actief is. Om de taal te (de)activeren, klikt u op het icoon in de rechterkolom. 7.5 Standaard herinneringen Indien een kandidaat of klant een evaluatie niet heeft ingevuld, kan deze automatisch herinnerd worden. De standaard instellingen hiervoor past u aan in het Instellingen tabblad door op Reminders te klikken. Bij schema heeft u drie keuzes: Eenmalig: Er wordt één herinnering verstuurd. Interval: Er worden meerdere herinneringen gestuurd. Geen: Er worden geen herinneringen verstuurd. Geef bij Interval het aantal dagen op tussen de eerste herinnering (of de eerste keer dat de evaluatie is verstuurd) en de volgende herinnering. Geef bij Maximaal versturen het maximum aantal herinneringen op, dat er verstuurd mag worden. NB: U kunt per evaluatie nog afwijken van deze standaard instellingen (zie 5.1).
7.6 Importeren gegevens U kunt via uw eigen DARRL-systeem vacatures, kandidaten, klanten en contactpersonen importeren. Ga hiervoor naar het Instellingen menu en klik op één van de Import opties. Bovenin het scherm, dat volgt, is een link om het format te downloaden. Vul vervolgens het bestand in. Let op: Het bestand moet in exact hetzelfde formaat geupload worden als het format dat gedownload is. (dus als CSV-bestand, scheidingsteken is komma en alle waarden moeten tussen dubbele aanhalingstekens ( ) staan) Een uitgebreide uitleg van de verschillende velden vindt u in onderstaand document. Beschrijving importbestand kandidaten # veldnaam omschrijving inhoud voorbeeld 1 voornaam Voornaam kandidaat Vrij tekstveld Johan 2 tussenvoegsel Tussenvoegsel kandidaat Vrij tekstveld de 3 achternaam Achternaam kandidaat Vrij tekstveld Boer 4 geslacht Geslacht kandidaat M / Man / Male = Man V / Vrouw / Female = Vrouw 5 email E-mailadres kandidaat Vrij tekstveld jb@boer.nl 6 telefoon Telefoonnummer kandidaat Vrij tekstveld 06-12345678 M 7 taal Taal kandidaat EN = Engels / NL = Nederlands / FR = Frans CS = Tsjechisch / DE = Duits NL 8 vacature 9 referentienummer Te koppelen vacature(s) aan de kandidaat Uniek (eigen) referentienummer kandidaat Gelijk aan unieke referentienummer(s) te koppelen vacatures (vacatures # 5), meerdere referentienummers dienen gescheiden te worden met een komma (,). Vrij tekstveld VAC0001 KAN0001
Beschrijving importbestand contactpersonen # veldnaam omschrijving inhoud voorbeeld 1 voornaam Voornaam contactpersoon Vrij tekstveld Johanna 2 tussenvoegsel Tussenvoegsel contactpersoon Vrij tekstveld van den 3 achternaam Achternaam contactpersoon Vrij tekstveld Ouden 4 geslacht Geslacht contactpersoon M / Man / Male = Man V / Vrouw / Female = Vrouw V 5 email E-mailadres contactpersoon Vrij tekstveld jo@oud.nl 6 telefoon Telefoonnummer contactpersoon Vrij tekstveld 0123-456789 7 taal Taal contactpersoon EN = Engels / NL = Nederlands / FR = Frans CS = Tsjechisch / DE = Duits EN 8 klant 9 referentienummer Te koppelen klant aan de contactpersoon Uniek (eigen) referentienummer contactpersoon Gelijk aan unieke referentienummer te koppelen klant (klanten # 3) Vrij tekstveld KLA001 CON001 Beschrijving importbestand klanten # veldnaam omschrijving inhoud voorbeeld 1 naam Naam klant Vrij tekstveld OTYS 2 taal Taal klant EN = Engels / NL = Nederlands / FR = Frans CS = Tsjechisch / DE = Duits CS 3 referentienummer Uniek (eigen) referentienummer klant Vrij tekstveld KLA001
Beschrijving importbestand vacatures # veldnaam omschrijving inhoud voorbeeld 1 naam Naam vacature Vrij tekstveld 2 klant 3 contactpersoon 4 kandidaat 5 referentienummer Te koppelen klant aan de vacature Te koppelen contactpersoon aan de vacature Te koppelen kandida(at)(t)(en) aan de vacature Uniek (eigen) referentienummer vacature Gelijk aan unieke referentienummer te koppelen klant (klanten # 3) Gelijk aan unieke referentienummer te koppelen contactpersoon (contactpersoon # 9) Gelijk aan unieke referentienummer te koppelen kandidaat (kandidaat # 9), meerdere referentienummers dienen gescheiden te worden met een komma (,). Vrij tekstveld PHP Programmeur KLA001 CON001 KAN001 VAC001
Hoofdstuk 8: Intergratie DARRL in OTYS 8.1 Integratie DARRL biedt de mogelijkheid om direct vanuit OTYS evaluaties te versturen naar kandidaten en opdrachtgevers. Om gebruik te kunnen maken van deze koppeling is het noodzakelijk dat de DARRL koppeling is geactiveerd. Voor meer informatie over het activeren van deze koppeling kun u contact opnemen met uw OTYS accountmanager. 8.2 OTYS ACCOUNT In de DARRL bevestigingsmail staan enkel de inloggegevens voor de Key-user, de Key-user is verantwoordelijk voor het aanmaken van accounts voor de andere gebruikers in DARRL. Het aanmaken van nieuwe gebruikers in DARRL staat beschreven in hoofdstuk 7.2. Het is belangrijk dat de wachtwoorden en e-mailadressen van de aangemaakt gebruikers exact overeenkomen met die in OTYS. 8.3 Evaluatie verzenden Het verzenden van evaluaties naar kandidaten en contactpersonen werkt vanuit OTYS automatisch. Zodra u de status aanpast van een vacature in OTYS (vacature hoofdstatus of status gekoppelde kandidaat) en aan de betreffende status is door de Key-user een evaluatieformulier gekoppeld, zal onderstaand scherm verschijnen. Hier kunt u door middel van het vinkje voor het gewenste evaluatie formulier vanuit DARRL laten versturen.
8.4 Instellingen Vanuit de instellingen module heeft de Key-user de mogelijkheid per status aan te geven of er een evaluatieformulier naar de klant of kandidaat verstuurd moet worden. Open de Instellingen module; Klik op het tabblad Matching; Open de gewenste lijst met koppel statussen (bijvoorbeeld, werving, selectie of resultaat); Klik op de status waarbij de evaluatie verzonden moet worden; Onderstaand scherm opent zich; In het DARRL vak kunt u aangeven welke evaluatie verstuurd moet worden en naar welk persoon (kanidaat/contactpersoon); Klik vervolgens op Bewaren.