Subsidiereglement Reglement voor de subsidiëring van initiatieven ter bevordering van het interculturele en interlevensbeschouwelijke samenleven in Antwerpen 1 maart 2014 stad Antwerpen servicepunt verenigingen
I. Algemeen Artikel 1 Wat is de doelstelling van deze subsidies? Met dit reglement wil de stad Antwerpen het samenleven in diversiteit tussen verschillende etnisch-culturele gemeenschappen en levensbeschouwingen in de stad Antwerpen bevorderen. Dit gebeurt door het ondersteunen van verenigingen die daar een bijdrage toe leveren. Er zijn drie subsidiemodaliteiten: werkingssubsidies; activiteitssubsidies; projectsubsidies. Artikel 2 Opvolging en uitvoering van het reglement Het servicepunt verenigingen van het stedelijk bedrijf samenleven, afdeling ontmoeting, staat in voor de opvolging en uitvoering van dit reglement. Verder in dit reglement zullen we hieraan refereren als het servicepunt verenigingen. Artikel 3 Wie komt in aanmerking voor subsidiëring vanuit dit reglement? Dit reglement is gericht op verenigingen waarvan de zetel en de werking zich op het grondgebied van de stad Antwerpen bevinden. Zowel vzw s als feitelijke verenigingen kunnen een aanvraag indienen. De vereniging die een subsidie aanvraagt, onderschrijft de grondwet, de wetten van het Belgische volk en het verdrag ter bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden. Ze neemt het engagement op zich om op een constructieve manier mee te werken aan de opbouw van een stad waarin de burgers zonder onderscheid, met respect voor elkaar, harmonieus samen leven. Indien de vereniging handelt of uitspraken doet in strijd met deze bepalingen kan het stadsbestuur een deel van of de volledige subsidie terugvorderen of weigeren. 1 / 12
II. Werkingssubsidies Artikel 4 Wat is doelstelling van het toekennen van een werkingssubsidie? Een werkingssubsidie is een tegemoetkoming in de werkingskosten van een vereniging. Artikel 5 Welke verenigingen kunnen een werkingssubsidie aanvragen? Verenigingen die voldoen aan de voorwaarden van artikel 3 kunnen een werkingssubsidie aanvragen, mits ze voldoen aan bijkomende voorwaarden: minstens de helft van de bestuursleden van de vereniging is van allochtone origine; de vereniging moet in het afgelopen kalenderjaar minstens vier eigen socio-culturele activiteiten hebben opgezet gericht op het bevorderen van het samenleven in diversiteit in Antwerpen. Een deelname met de vereniging aan een activiteit van een andere vereniging en louter culturele activiteiten komen niet in aanmerking; de vereniging moet aan kunnen geven dat ze geen aanspraak kan maken op decretale overheidssteun voor de uitbouw van de werking. Artikel 6 Hoeveel bedraagt een werkingssubsidie? Binnen de perken van de goedgekeurde begrotingskredieten bedraagt een werkingssubsidie maximaal 750,00. De werkingssubsidie kan één keer per jaar aangevraagd worden. Dit moet uiterlijk op 1 mei gebeuren. Artikel 7 Voor welke kosten kan een werkingssubsidie aangewend worden? Een werkingssubsidie mag uitsluitend dienen voor de betaling van kosten conform de ingediende en goedgekeurde begroting. Loonkosten en investeringskosten worden niet aanvaard. 2 / 12
Artikel 8 Hoe wordt een werkingssubsidie aangevraagd? Aanvragen moeten tijdig worden ingediend via de stedelijke verenigingendatabank. Een nieuwe subsidieaanvrager moet zich vóór de uiterste indieningsdatum registreren in de databank. De subsidieaanvraag bestaat uit een digitaal aanvraagformulier en de verplichte bijlagen zoals vermeld in artikel 28. Artikel 9 Hoe gebeurt de beoordeling en toekenning van een werkingssubsidie? Na ontvangst van de aanvraag controleert het servicepunt verenigingen de volledigheid van het aanvraagformulier en de bijlagen. Binnen de 14 dagen ontvangt de vereniging een bericht met de melding of de aanvraag al dan niet ontvankelijk is. Bij onontvankelijkheid vermeldt het bericht de reden daarvan. De ontvankelijke aanvraag wordt door het servicepunt verenigingen beoordeeld. Het bedrag wordt toegekend op basis van de ingediende begroting van het lopende jaar van de vereniging. De subsidie kan nooit hoger zijn dan het verschil in de uitgaven en inkomsten, zoals vermeld in deze begroting. Het servicepunt verenigingen formuleert een gemotiveerd advies over de goedkeuring en het bedrag of de weigering van de subsidie. Conform het stedelijk reglement op de toelagen, beslist de stad vóór 1 juli over het toekennen van de werkingssubsidie op basis van het advies van het servicepunt verenigingen. Deze beslissing vermeldt het advies van het servicepunt verenigingen en het toegekende bedrag. De aanvrager ontvangt binnen de 8 dagen na de beslissing een antwoord. Artikel 10 Hoe gebeurt de uitbetaling van een werkingssubsidie? Binnen de maand na de beslissing betaalt de stad de subsidie uit op rekeningnummer van de vereniging. 3 / 12
II. Activiteitssubsidies Artikel 11 Wat is doelstelling van een activiteitssubsidie? Een activiteitssubsidie is bedoeld om gerichte steun te bieden aan: activiteiten die bijdragen tot een positieve omgang met de interculturele of levensbeschouwelijke diversiteit in de stad; activiteiten die bijdragen tot de emancipatie en participatie van etnisch-culturele gemeenschappen in de stad. Artikel 12 Welke verenigingen kunnen een activiteitssubsidie aanvragen? Alle verenigingen kunnen een activiteitssubsidie aanvragen, op voorwaarde dat ze voldoen aan de voorwaarden uit artikel 3. Artikel 13 Welke activiteiten komen in aanmerking voor een activiteitssubsidie? activiteiten die zorgen voor ontmoetingskansen voor de doelgroep of achterban van de vereniging; activiteiten om de doelgroep of achterban van de vereniging te vormen, informeren of te sensibiliseren over thema s die hun deelname aan de samenleving bevorderen; activiteiten waarmee niet-evidente ontmoetingskansen gecreëerd worden tussen mensen uit verschillende gemeenschappen en/of levensbeschouwingen. Elke activiteit dient plaats te vinden in de stad Antwerpen. Uitzonderlijk, met een maximum van één activiteit per jaar per vereniging, kan een activiteit buiten Antwerpen plaatsvinden, echter wel binnen de Belgische landsgrenzen. De publieke aankondiging van de activiteit moet in het Nederlands gebeuren. Volgende activiteiten komen niet in aanmerking voor subsidiëring: commerciële of winstgevende activiteiten; activiteiten die louter van consumptieve aard zijn, zoals recepties of etentjes; erediensten of godsdienstonderricht; activiteiten met partijpolitieke doeleinden; activiteiten die louter bedoeld zijn voor fondsenwerving. 4 / 12
Artikel 14 Hoeveel bedraagt een activiteitssubsidie? De activiteitssubsidies worden toegekend volgens een getrapt systeem: een subsidie voor een ontmoetingsactiviteit voor de eigen doelgroep of achterban van de vereniging bedraagt maximum 250,00; een subsidie voor een educatieve activiteit, die de deelname van de doelgroep aan de samenleving bevordert, bedraagt maximum 500,00; een subsidie voor een activiteit georganiseerd door twee of meer verenigingen, die nietevidente ontmoetingskansen creëert tussen mensen uit verschillende gemeenschappen en/of levensbeschouwingen, bedraagt maximum 750,00. Bij de bepaling van het bedrag wordt o.a. rekening gehouden met de redelijkheid van het budget, waaronder de eigen inbreng van de vereniging. Artikel 15 Voor welke kosten kan een activiteitssubsidie aangewend worden? Een activiteitssubsidie mag uitsluitend dienen voor de betaling van kosten verbonden aan de ingediende activiteit en conform de ingediende begroting. Loonkosten en investeringskosten worden niet aanvaard. Artikel 16 Wanneer wordt een activiteitssubsidie aangevraagd? Een activiteitssubsidie moet ten laatste zes weken vóór de activiteit plaatsvindt aangevraagd worden. Een vereniging kan tegelijkertijd verschillende activiteitsaanvragen indienen. Artikel 17 Hoe wordt een activiteitssubsidie aangevraagd? Aanvragen moeten tijdig worden ingediend via de stedelijke verenigingendatabank. Een nieuwe subsidieaanvrager moet zich verplicht vóór de uiterste indieningsdatum registreren in de databank. De aanvraag bestaat uit een aanvraagformulier en de verplichte bijlagen zoals vermeld in artikel 28. 5 / 12
Artikel 18 Hoe gebeurt de beoordeling en toekenning van een activiteitssubsidie? Na ontvangst van de aanvraag controleert het servicepunt verenigingen de volledigheid van het aanvraagformulier en de nodige bijlagen. Indien de aanvraag onontvankelijk is, ontvangt de vereniging binnen de 8 dagen een bericht met de reden waarom de aanvraag niet ontvankelijk is. De ontvankelijke aanvraag wordt door het servicepunt verenigingen getoetst aan de criteria van artikels 10 tot en met 13. Bijkomend worden volgende criteria beoordeeld: de maatschappelijke meerwaarde van de activiteit; de kwaliteit van de voorbereiding en aanpak van de activiteit; het verwachte aantal deelnemers; de diversiteit van en de interactie tussen de deelnemers tijdens de activiteit; de keuze van de partner(s) en de meerwaarde van het samenwerkingsverband; de manier waarop de activiteit bekend wordt gemaakt. Op basis van deze toetsing formuleert het servicepunt verenigingen een gemotiveerd advies over de goedkeuring en het bedrag van de subsidie of de weigering ervan. Conform het stedelijk reglement op de toelagen, beslist de stad binnen de maand na ontvangst van de aanvraag over het goedkeuren of weigeren van de subsidie op basis van het advies van het servicepunt verenigingen. De beslissing vermeldt onder meer: het advies van het servicepunt verenigingen; bij goedkeuring het bedrag en de aanwendingsvoorwaarden. De aanvrager ontvangt binnen de 8 dagen na de beslissing een antwoord. Artikel 19 Hoe gebeurt de uitbetaling van een activiteitssubsidie? Uiterlijk 14 dagen na de beslissing betaalt de stad de subsidie uit op rekeningnummer van de vereniging. Het servicepunt verenigingen heeft het recht de activiteit ter controle bij te wonen. Binnen de maand na de activiteit bezorgt de aanvrager via de databank een inhoudelijk en een financieel verslag. De financiële verantwoordingsstukken blijven 5 jaar bewaard op de zetel van de vereniging. Het servicepunt verenigingen kan deze bewijsstukken te allen tijde opvragen ter controle. 6 / 12
Op grond van artikel 30 kan na controle van het inhoudelijk verslag en de financiële afrekening een terugvordering gebeuren van teveel ontvangen subsidies. III. Projectsubsidies Artikel 20 Wat is doelstelling van een projectsubsidie? Een projectsubsidie is bedoeld om gerichte steun te bieden aan projecten die zich richten op het bevorderen van de dialoog en samenwerking tussen etnisch-culturele gemeenschappen en levensbeschouwingen en/of het verhogen van gelijke kansen. Artikel 21 Welke projecten komen in aanmerking voor een projectsubsidie? Een project is steeds een samenhangend, planmatig en resultaatgericht geheel van doelstellingen en activiteiten dat loopt over een welbepaalde periode. Aan elk project gaat een degelijke projectvoorbereiding vooraf. De volgende projecten zijn mogelijk: 1 projecten die zich richten op het bevorderen van de dialoog en samenwerking tussen mensen van verschillende etnisch-culturele gemeenschappen en/ of levensbeschouwingen in de stad; 2 projecten die zich richten op het verhogen van gelijke kansen van etnisch-culturele groepen. De projecten dienen aan te sluiten bij het stedelijke integratiebeleid. Het servicepunt verenigingen kan daarnaast ook, eventueel in samenwerking met een andere stedelijke dienst, gerichte projectoproepen lanceren rond een bepaald thema of een actueel onderwerp. Artikel 22 Welke verenigingen kunnen een projectsubsidie aanvragen? Alle verenigingen kunnen een projectsubsidie aanvragen indien ze voldoen aan de voorwaarden uit artikel 3. 7 / 12
Artikel 23 Hoeveel bedraagt een projectsubsidie? Binnen de perken van de goedgekeurde begrotingskredieten bedraagt een projectsubsidie maximaal 5.000,00. Bij thematische projectoproepen kan het maximaal toe te kennen bedrag verhoogd worden tot 15.000,00. Bij de bepaling van het bedrag wordt rekening gehouden met de redelijkheid van het budget, waaronder de eigen inbreng van de vereniging. Artikel 24 Voor welke kosten kan een projectsubsidie aangewend worden? Een projectsubsidie mag uitsluitend dienen voor de betaling van kosten verbonden aan het ingediende project en conform de ingediende begroting. De vereniging moet kunnen aantonen dat een project niet gedragen kan worden met eigen middelen. Loonkosten en investeringskosten komen niet in aanmerking. Artikel 25 Wanneer wordt een projectsubsidie aangevraagd? Er zijn twee projectrondes per jaar: 1 oktober is de uiterste inleverdatum voor de aanvraag van een project dat start tussen 1 januari en 30 juni daaropvolgend; 1 april is de uiterste inleverdatum voor de aanvraag van een project dat start tussen 1 juli en 31 december daaropvolgend. Thematische projectoproepen kunnen eventueel op een ander tijdstip worden gelanceerd. Een vereniging kan tegelijkertijd verschillende projectaanvragen indienen. Een project wordt goedgekeurd voor een maximale periode van een jaar. De vereniging kan maximaal twee keer een aanvraag indienen voor verlenging van hetzelfde project. Deze verlengingsaanvragen moeten ook op 1 oktober of 1 april worden ingediend op de datum die het dichtst ligt bij het einde van het projectjaar. 8 / 12
Artikel 26 Hoe wordt een projectsubsidie aangevraagd? Aanvragen moeten tijdig worden ingediend via de stedelijke verenigingendatabank. Een nieuwe subsidieaanvrager moet zich verplicht vóór de uiterste indieningsdatum registreren in de databank. De aanvraag bestaat uit een aanvraagformulier en de verplichte bijlagen zoals vermeld in artikel 28. Artikel 27 Hoe gebeurt de beoordeling en toekenning van een projectsubsidie? Na ontvangst van de aanvraag controleert het servicepunt verenigingen de volledigheid van het aanvraagformulier en de bijlagen. Binnen de 14 dagen ontvangt de vereniging een bericht met de melding of de aanvraag al dan niet ontvankelijk is. Bij onontvankelijkheid vermeldt het bericht de reden daarvan. De ontvankelijke aanvraag wordt door een adviescommissie getoetst. Deze commissie bestaat uit: minstens twee medewerkers van het bedrijf samen leven, afdeling ontmoeting (waaronder de voorzitter van de jury); minstens twee externe deskundigen die aangeduid zijn door het bedrijf samen leven. De adviescommissie toetst de aanvragen aan de inhoudelijke en financiële criteria van artikels 19, 20 en 21. Bijkomend beoordeelt de adviescommissie volgende criteria: de maatschappelijke meerwaarde van het project; de kwaliteit van de projectaanvraag op vlak van projectvoorbereiding, aanpak, fasering, beoogde impact en voorziene evaluatie; de keuze van de partners en de meerwaarde van de samenwerkingsverbanden; het aantal deelnemers en hun betrokkenheid in het project. Indien de adviescommissie het noodzakelijk acht, kan zij de aanvragende vereniging uitnodigen voor een mondelinge toelichting van het project. De adviescommissie formuleert, op basis van deze toetsing, een gemotiveerd advies over de goedkeuring en het bedrag ervan of de weigering van de subsidie. Conform het stedelijk reglement op de toelagen, beslist de stad binnen de maand na ontvangst van de aanvraag over het goedkeuren of weigeren van de subsidie op basis van het advies van het servicepunt verenigingen. 9 / 12
Deze beslissing vermeldt onder meer: het advies van de adviescommissie; bij goedkeuring het bedrag en de aanwendingsvoorwaarden. De aanvrager ontvangt uiterlijk twee maanden na de deadline van de aanvraagdatum de beslissing. Voor de aanvang van het project wordt een overeenkomst opgemaakt tussen het bedrijf samen leven en de projectuitvoerder. Hierin worden alle modaliteiten voor de uitvoering van het project opgenomen. Artikel 28 Hoe gebeurt de uitbetaling van een projectsubsidie? De stad stort 80% van het toegekende subsidiebedrag een maand na de ondertekening van de overeenkomst op het rekeningnummer van de vereniging. Binnen de maand na afloop van het project bezorgt de aanvrager een inhoudelijk verslag en een financiële afrekening, met het overzicht van de inkomsten en de uitgaven, en de financiële verantwoordingsstukken. Dit gebeurt via de databank. Het servicepunt verenigingen controleert alle documenten. Na goedkeuring van het inhoudelijke eindverslag, de financiële afrekening en de verantwoordingsstukken stort de stad het saldo of worden teveel ontvangen subsidies teruggevorderd IV. Algemene bepalingen Artikel 29 Welke bijdragen moeten bij de aanvraag worden toegevoegd? De volgende bijlagen dienen één keer per jaar, namelijk bij de eerste subsidieaanvraag van het kalenderjaar, te worden bijgevoegd: het jaarverslag, de balans, de resultatenrekening en een activiteitenverslag van het voorgaande jaar; de begroting van het huidige jaar; het bankattest. Vzw s moeten een boekhouding voeren conform de wetgeving. Feitelijke verenigingen moeten minstens een kasboekhouding voeren, waarin de in- en uitgaande geldstromen duidelijk chronologisch vermeld staan, tenzij bijbehorende reglementering anders bepaalt. 10 / 12
Artikel 30 Opvolging van de subsidie De begunstigde vereniging moet de subsidie gebruiken voor het doel waarvoor ze is toegekend en beheren als een goede huisvader. De afgevaardigden van de stad hebben steeds toegang tot alle informatie betreffende de subsidies en het recht om ter plaatse na te gaan of de verleende subsidie werd aangewend voor het doel waarvoor ze werd toegekend. Artikel 31 Wanneer is de aanvrager verplicht de subsidie geheel of gedeeltelijk terug te betalen? In de volgende gevallen is de aanvrager verplicht de subsidie geheel of gedeeltelijk terug te betalen: indien de subsidie niet aangewend werd voor het doel waarvoor zij is toegekend; indien de subsidie niet volledig werd gebruikt, of geheel of gedeeltelijk aangewend werd voor een herbesteding; indien de gevraagde verantwoordingsstukken niet, niet tijdig of niet correct voorgelegd werden; indien geen controle wordt toegelaten overeenkomstig artikel 30 2; indien na controle blijkt dat de vereniging, de activiteit of het project een dubbele financiering heeft ontvangen. Terug te vorderen bedragen dienen binnen de 30 dagen na datum van de kennisgeving van de terugvordering teruggestort te worden. Artikel 32 Hoe moet de communicatie over de subsidie gebeuren? Wanneer een activiteiten- of projectsubsidie is toegekend, moet de aanvrager bij de communicatie rond het initiatief steeds het sponsorlogo van de stad Antwerpen gebruiken en communiceren dat de stad Antwerpen het initiatief ondersteunt. Het servicepunt verenigingen levert het sponsorlogo van de stad aan samen met de positieve beslissing van de toekenning van de subsidie. Artikel 33 Inwerkingtreding van het reglement Dit reglement treedt in werking op 1 maart 2014 voor de toekenning van de werkingssubsidies en projectsubsidies 2014 en alle activiteitssubsidies voor activiteiten die plaatsvinden vanaf 1 mei 2014. 11 / 12
Alle aanvragen moeten vanaf 1 maart 2014 verplicht worden ingediend via de stedelijke verenigingendatabank. Artikel 34 Welke algemeen geldende reglementering is van toepassing? Voor zover er in dit reglement niet van wordt afgeweken, is de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige subsidies van toepassing. Voor wat betreft de wijze van toekenning en uitbetaling van de subsidies wordt het geldende stedelijk reglement op de toelagen gehanteerd. 12 / 12