donald smits centrum voor informatie technologie cit servicedesk Handleiding: Dienst: F-accounts Collaboration Om de mail van een F-account in Thunderbird in te stellen is het noodzakelijk onderstaande handleiding stap voor stap te volgen! Stappen voor de eigenaar van het F-account Stap 1. Het eenmalig instellen van 2-Step Verification...... p.2 Authenticatie in twee stappen is Google's extra veiligheidsoptie. Authenticatie in twee stappen moet ingeschakeld zijn voordat u een Application-specific password kan aanmaken. Deze stap dient eenmalig uitgevoerd te worden door de eigenaar van het account. Stap 2. Voor het eerst een Application-specific password aanmaken... p.5 Deze stap dient eenmalig uitgevoerd te worden door de eigenaar van het account Stap 3. IMAP activeren door de eigenaar van het F-account. P.12 Met dit e-mail protocol kunt u bij uw e-mail op de server via een app of applicatie Stap 4. Thunderbird instellen....... p.13 Iedere gebruiker stelt een eigen wachtwoord in Stap 5. Uw mail migreren..p.15 Houd er rekening mee dat het migratieproces lang kan duren! Lees de toelichting op pagina 17 Stappen voor de overige gebruikers van het F-account U kunt pas met deze stappen beginnen wanneer de eigenaar van het F-account u heeft laten weten dat hij/zij bovenstaande stappen heeft uitgevoerd. Stap 2a Aanmaken Application-specific password..... p.9 Alle gebruikers van het F-account hebben een eigen Google wachtwoord (Application-specific password) nodig om het e-mailadres bekend te maken bij Google Stap 4. Thunderbird instellen......... p.13 Iedere gebruiker stelt een eigen wachtwoord in - 1 -
Stap 1. Het eenmalig instellen van 2-Step Verification Open Google Chrome en browse naar googleapps.rug.nl Vul de Username en Password in en klik op Login (alleen nodig als u nog niet ingelogd bent via Single Signon) Klik op het e-mailadres en vervolgens op Account Klik op 2-Step Verification onder het kopje Signing in - 2 -
Klik op Start setup >> U krijgt de keuze: 1. uw mobiele nummer in te voeren en te kiezen voor een SMS of Voice Call of 2. het telefoonnummer van uw werk in te voeren en te kiezen voor Voice Call Voer het nummer in en klik op Send code U krijgt van Google een code terug Vul de verstrekte code in en klik op Verify - 3 -
Klik op Next >> Klik op Confirm - 4 -
Indien het onderstaande scherm verschijnt klik dan op Do this later en vervolgens op OK Stap 2. Voor het eerst een Application-specific password aanmaken (Ga naar 2a wanneer u al eerder een Application-specific password heeft aangemaakt) Klik op de tab App-specific passwords - 5 -
Klik op Manage application-specific passwords Indien het onderstaande scherm verschijnt klik dan op Do this later en vervolgens op OK - 6 -
Klik op Select app Selecteer Other (Custom name) Vul uw naam in en klik op Generate Zo heeft elke gebruiker een eigen wachtwoord en is elke gebruiker instaat om zichzelf te allen tijde van een nieuw wachtwoord te voorzien. Daarnaast kan, bij het uit dienst treden van één van de gebruikers, het daarbij horende wachtwoord direct worden verwijderd - 7 -
Kopieer het wachtwoord in de gele balk, (of schrijf het over) klik op Done en ga verder met 3. IMAP activeren op p.12 (stap 2a kunt u overslaan) Let op: met de optie Revoke- trekt u een password weer in en zal het niet meer werken! Sluit eventueel uw browser - 8 -
2a. Aanmaken Application-specific password Begin hier wanneer de eigenaar van het F-account u heeft laten weten dat hij/zij zijn of haar stappen heeft uitgevoerd. Open Google Chrome en browse naar googleapps.rug.nl en vul uw Username en Password in en klik op Login (alleen nodig als u nog niet ingelogd bent via Single Signon) Klik op het e-mailadres en klik vervolgens op Account Klik op App password onder het kopje Signing in - 9 -
Klik op Select app Selecteer een Other Vul uw naam in en klik op Generate Zo heeft elke gebruiker een eigen wachtwoord en is elke gebruiker instaat om zichzelf te allen tijde van een nieuw wachtwoord te voorzien. Daarnaast kan, bij het uit dienst treden van één van de gebruikers, het daarbij horende wachtwoord direct worden verwijderd - 10 -
Kopieer het wachtwoord in de gele balk, klik op done en ga verder met Stap 4. Thunderbird instellen op p.13 Let op: met de optie Revoke- trekt u een password weer in en zal het niet meer werken! Sluit eventueel uw browser - 11 -
Stap 3. IMAP activeren Klik op het vierkant met de negen blokjes en vervolgens op Mail Klik op het tandwiel en vervolgens op Settings Klik op Forwarding and POP/IMAP - 12 -
Selecteer de optie Enable IMAP Klik op Save Changes Stap 4. Thunderbird instellen Start Thunderbird en ga via menu Tools naar Account Settings Klik op het pijltje naast Account Actions (linksonderin) en op Add Mail Account - 13 -
Vul in Your name: emailadres-faccount@rug.nl E-mailaddress: emailadres-faccount@rug.nl Password: Plak (of type) het Application-specific password in dit veld Selecteer Remember password Klik op Continue Klik op Done Klik op OK onderin het nog openstaande scherm Klik op de inbox (linkerkant) van het zojuist toegevoegde account Thunderbird is ingesteld! - 14 -
Stap 5. Mail migreren Open een nieuwe tab in Google Chrome of Mozilla Firefox en browse naar https://gogoogle.rug.nl Vul eerst het e-mailadres van het F-nummer in, plak daarna het aangemaakte Application-specific password uit het nog openstaande scherm in het invoerveld en klik op Next Selecteer eerst de INBOX en klik Next U kunt de migratietool zo vaak als u wilt gebruiken - 15 -
Klik op Migrate (lukt het niet het migratieproces te starten herstart dan uw browser!) Selecteer en migreer vervolgens de overige folders op dezelfde wijze. U kunt meerdere folders selecteren. U kunt de tab in uw browser afsluiten. In uw Google Apps mailbox ontvangt u een e-mail met de title Gogoogle Migration Status link Door op de link te klikken kunt u de status van uw migratie bijhouden/bekijken. Onderstaand scherm wordt getoond - 16 -
Zodra de migratie voltooid is, ziet u onderstaande Toelichting *Het migratieproces vindt plaats op een server, niet op uw eigen pc. U kunt gedurende het proces al uw benodigde programma s starten en werkzaamheden uitvoeren. U kunt zelfs de browser of de tab, waarin u de migratietool heeft gestart, afsluiten. *De tijd die het proces in beslag neemt is afhankelijk van de hoeveelheid e-mail die u migreert, niet van het volume van uw mailbox. Per account kunnen er maximaal 3500 berichten per uur gemigreerd worden *Migreren = kopiëren, mailfolders worden niet verplaatst! *Het kan even duren voordat uw mail in uw Google mailbox tevoorschijn komt Zodra de migratie van een folder is afgerond ontvangt u een migration summary over die betreffende folder met daarin informatie over de mails die wel en niet gemigreerd zijn. *Om veiligheidsredenen accepteert Google niet alle bestanden (attachments), deze dient u op een andere manier veilig te stellen. Zie voor meer informatie https://support.google.com/mail/answer/6590?hl=nl *Google telt conversaties i.p.v. berichten. Hierdoor kan het aantal in berichten in Google verschillen met het aantal berichten in webmail.rug.nl (conversaties kunt u eventueel uitzetten onder settings) Heeft u rules ingesteld? Rules kunnen niet gemigreerd worden. U kunt ze opnieuw instellen onder het tandwiel (settings) in uw mailbox op https://googleapps.rug.nl - 17 -