Handleiding - Mijngastouderburo.nl voor vraagouders en gastouders 1. Mijngastouderburo.nl Mijngastouderburo.nl is je persoonlijke pagina op de website van Gastouderbureau ViaViela. Hier kun je je klant- en contractgegevens inzien en controleren. 1.1 Inloggen Je persoonlijke pagina is te vinden op mijngastouderburo.nl (dus zonder www. ) Je kunt je gebruikersaccount activeren door te klikken op de link in de uitnodigingsmail die je hebt ontvangen. Hierbij moet je zelf een wachtwoord kiezen. Vervolgens kun je via mijngastouderburo.nl inloggen met je e-mailadres en het gekozen wachtwoord. 1.2 Wachtwoord vergeten Als je je wachtwoord vergeten bent, dan kun je een nieuw wachtwoord instellen. Je gaat naar mijngastouderburo.nl en klikt op de link 'wachtwoord vergeten' op het inlogscherm. Je kunt vervolgens je e- mailadres opgeven. Naar dit adres wordt automatisch een e-mail gestuurd met daarin een link naar het scherm waarop je een nieuw wachtwoord kunt opgeven. Hiermee kun je in het vervolg inloggen. 1.3 Start Zodra je bent ingelogd op mijn.gastouderburo.nl kom je op je startpagina. De startpagina bestaat uit de button Start met daaronder de kopjes Dashboard en Vraag stellen. Dashboard Op het dashboard tref je algemene informatie en speciale berichten. Vraag stellen Als je een vraag hebt, kun je deze rechtstreeks aan onze Klantenservice stellen via het kopje Vraag stellen. De medewerkers van de Klantenservice nemen vervolgens contact met je op. 1.4 Mijn Account Rechtsboven in je scherm staat de button Mijn Account. Als je deze button aanklikt staan er twee keuzemogelijkheden namelijk: Account bewerken en Uitloggen. Uitloggen Uitloggen kan via de button Mijn Account rechtsboven in je scherm. Klik met je linkermuisknop op Mijn Account en vervolgens op het kopje Uitloggen. Account Bewerken Onder Account bewerken kun je zelf je e-mailadres en/of je wachtwoord wijzigen.
2. Mijn gegevens Selecteer in het hoofdmenu de optie 'Mijn Gegevens'. Hier zie je onder andere jouw persoonlijke gegevens, de gegevens van je kind(eren) en van je gastouder(s). Je gegevens zijn verdeeld in verschillende categorieën die je kunt selecteren in het menu aan de linkerkant van het scherm. Controleer of de gegevens kloppen en volledig zijn. Als gegevens aangepast moeten worden, kun je deze wijziging doorgeven via de button Start en vervolgens Vraag stellen. 2.1 Basisgegevens Hier vind je jouw naam-, contact-, adres- en bankgegevens. 2.2 Documenten Hier vind je documenten die voor jou van belang zijn. 2.3 Kinderen (alleen van toepassing op vraagouder) Hier staan de namen, burgerservicenummers en geboortedata van je kinderen die worden opgevangen door een gastouder. 2.4 Overeenkomst Hier vind je de ondertekende bemiddelingsovereenkomst met ViaViela. 2.5 Kwaliteitseisen (alleen voor vraagouder) Deze pagina biedt inzicht in de status van alle verplichte kwaliteitseisen waaraan je gastouder(s) moet voldoen. 2.6 Opvangvoorzieningen (alleen voor gastouder) Hier vind je je opvangvoorziening(en) met daarbij het opvangadres, LRKP-nummer en registratiedatum. 2.7 Kwaliteitspagina voor gastouder 2.7.1 Bewaken van jouw kwaliteit Via Mijn gegevens en vervolgens EHBO/Kwaliteitseisen kom je op je persoonlijke kwaliteitspagina terecht. Deze pagina biedt je direct inzicht in de status van alle verplichte kwaliteitseisen waar jij als gastouder aan dient te voldoen. Daarnaast kan je consulent met behulp van deze pagina, samen met jou, goed bewaken dat je aan de gestelde kwaliteitseisen voldoet. Is een document niet aanwezig, is het verlopen of gaat het binnenkort verlopen, dan kan je consulent hier samen met jou actie op ondernemen. Wij laten het je uiteraard weten als er iets van je wordt verwacht! 2.7.2 Mijn cursussen Via je persoonlijke kwaliteitspagina kun je onze online cursussen volgen, waarmee je op een leuke en gemakkelijke manier relevante kennis als gastouder op peil houdt. Als gastouder dien je alle online cursussen af te ronden. Je ontvangt van ons bericht zodra je een bijscholingscursus kunt volgen. 2.7.3 Eerste Hulp aan kinderen theorie en praktijk Indien je nog niet over een geldig certificaat Eerste Hulp aan Kinderen (EHAK) beschikt, of dit verloopt binnen 3 maanden, dan ontvang je als gastouder een uitnodiging om een nieuwe cursus EHAK in te plannen. Je kunt via Mijn gegevens en vervolgens EHBO/Kwaliteitseisen onder het kopje Eerste Hulp aan Kinderen klikken op naar IEHBO Campus. Via deze link kom je direct op jouw persoonlijke pagina van onze partner IedereenEHBO. Op jouw pagina van IedereenEHBO staat onder het kopje Mijn cursussen de theoriecursus EHBO voor gastouders (herhaling) al voor je klaar. Rechts van de cursus staat een button met Start nu. Zodra je op deze button klikt, start de theoriecursus. Je hebt vervolgens 30 dagen de tijd om deze cursus af te ronden.
Tussentijds mag je deze cursus zo vaak openen en inzien als je wilt. Belangrijk is wel dat het theoriegedeelte is afgerond voordat je deelneemt aan de praktijkbijeenkomst. Zodra je als gastouder toegang hebt gekregen tot je persoonlijke pagina van Iedereen EHBO mag je een praktijkbijeenkomst in gaan plannen. Onder het kopje Mijn praktijksessies staat EHBO Praktijksessie kinderen met rechts daarvan een button Inplannen. Zodra je hier op klikt krijg je toegang tot alle geplande praktijksessies. Zodra je een praktijksessie wilt plannen klik je op de button inschrijven. Je ontvangt vervolgens een bevestiging per mail van je inschrijving. 2.7.4 Mijn opvanglocaties Hier vind je de Risico Inventarisatie en Evaluatie en het Plan van Aanpak. Deze documenten worden jaarlijks door je consulent doorgenomen en zijn belangrijk voor het bewaken van de kwaliteitseisen rond de opvanglocatie. Je consulent plant hiervoor jaarlijks een afspraak met je in. 3. Administratie Selecteer in het hoofdmenu de optie 'Administratie'. Onder Administratie vind je als ouder en gastouder een digitaal overzicht van je contracten en financiële administratie. De gegevens zijn verdeeld in een aantal categorieën, die je kunt selecteren in het menu aan de linkerkant van het scherm. 3.1 Urenregistratie <in geval van werkelijke urenregistratie> 3.1.1 Uren registreren in Mijngastouderburo.nl (door gastouder) Onderstaande geldt alleen in geval van een werkelijke urenregistratie Als gastouder registreer je je opvanguren. Deze kun je registreren in het vakje daadwerkelijke uren behorende bij de maand waarin de opvang heeft plaatsgevonden. Je registreert de opvanguren per kind. Je mag als gastouder alleen opvanguren boeken in Mijngastouderburo.nl die hebben plaatsgevonden ná de registratiedatum in het LRKP. Het registreren van opvanguren gaat als volgt: 1. Je (gastouder) logt in op Mijngastouderburo.nl 2. Selecteer in het hoofdmenu Administratie. Kies vervolgens in het menu aan de linkerkant van het scherm voor Urenregistratie en klik op het nummer van de gewenste koppeling. 3. Je ziet voor ieder kind in het contract een tabel waarin je per maand de daadwerkelijke opvanguren kunt invullen. In de regel boven de invulvelden staan de gemiddelde (geschatte) uren volgens het contract. De daadwerkelijke opvanguren kunnen hier natuurlijk van afwijken. 4. Bewaar de ingevulde opvanguren met de knop 'Opslaan' rechtsonder op het scherm. Er wordt vervolgens automatisch een email verstuurd naar de vraagouder met het verzoek de uren te controleren en goed te keuren. 3.1.2 Uren goedkeuren in Mijngastouderburo.nl (door vraagouder) Onderstaande geldt alleen in geval van een werkelijke urenregistratie Nadat je gastouder de uren heeft opgeslagen, kun je deze als vraagouder vervolgens goedkeuren. Pas nadat de uren zijn goedgekeurd kan de maandelijkse gastoudervergoeding inzichtelijk worden gemaakt. De vraagouder keurt de opvanguren goed. Alleen uren die zijn goedgekeurd worden opgenomen in de maandelijkse gastoudervergoeding. Het goedkeuren van opvanguren gaat als volgt: 1. Je (vraagouder) logt in op Mijngastouderburo.nl 2. Selecteer in het hoofdmenu Administratie. Kies vervolgens in het menu aan de linkerkant van het scherm voor Urenregistratie en klik op het nummer van de gewenste koppeling.
3. Je ziet voor ieder kind in het contract een tabel met per maand de gemiddelde (geschatte) opvanguren volgens het contract. Daaronder staan de daadwerkelijke uren per maand geregistreerd. Dit zijn de uren die door de gastouder zijn ingevoerd. 4. In de regel 'Akkoord Ouder' kun je aangeven of je wel of niet akkoord bent met de door de gastouder opgegeven uren. Als je akkoord bent selecteer je 'Ja'. Anders selecteer je 'Nee'. 5. Bewaar je invoer met de knop 'Opslaan' rechtsonder op het scherm. Als je 'Niet akkoord' ('Nee') hebt aangegeven voor een bepaalde maand, ontvangt de gastouder hiervan een emailbericht en kan vervolgens geboekte uren aanpassen. Daarna kun je ze alsnog goedkeuren. Als de uren zijn goedgekeurd ontvangt de ouder en gastouder hiervan per email een bericht. 3.2 Urenregistratie <in geval van vaste uren op basis van contract> 3.2.1 Uren registreren in Mijngastouderburo.nl (door gastouder) Onderstaande geldt alleen in geval van een vaste urenregistratie In je online administratie staan in je urenregistratie de geschatte uren per maand vermeld. Als je verder niets wijzigt, zijn dit ook de opvanguren die opgenomen zijn in de maandelijkse gastoudervergoeding. Het kan voorkomen dat er in een maand juist meer of minder opvang plaatsvindt. Je kunt als gastouder deze afwijkende uren direct verwerken. Het aanpassen van de opvanguren gaat als volgt: 1. Je (gastouder) logt in op Mijngastouderburo.nl. 2. Selecteer in het hoofdmenu Administratie. Kies vervolgens in het menu aan de linkerkant van het scherm voor Urenregistratie en klik op het gewenste koppelingsnummer. 3. Je ziet voor ieder kind in het contract een tabel waarin tot en met de huidige maand de daadwerkelijke opvanguren zijn ingevuld. Deze zijn gelijk aan de geschatte opvanguren. Je kunt het vakje met daadwerkelijke opvanguren bewerken en deze uren aanpassen naar de werkelijke opvanguren van die maand. Op deze wijze kun je een maand met afwijkende oppasuren toch juist registreren. 4. Bewaar de ingevulde opvanguren met de knop 'Opslaan' rechtsonder op het scherm. De vraagouder krijgt vervolgens een email met het verzoek deze uren goed te keuren. 3.2.2 Uren goedkeuren in Mijngastouderburo.nl (door vraagouder) Onderstaande geldt alleen in geval van een vaste urenregistratie Als je gastouder geen afwijkende uren heeft dan worden de vaste uren op contract maandelijks automatisch als werkelijke uren geregistreerd en goedgekeurd. Als je gastouder uren heeft opgeslagen die afwijken van de vaste contracturen, krijg je als vraagouder per mail een verzoek om deze goed te keuren. Pas nadat de uren zijn goedgekeurd kan de afwijkende gastoudervergoeding inzichtelijk worden gemaakt. Het goedkeuren van opvanguren gaat als volgt: 1. Je logt in op Mijngastouderburo.nl. 2. Selecteer in het hoofdmenu Administratie. Kies vervolgens in het menu aan de linkerkant van het scherm voor Urenregistratie en klik op het nummer van de gewenste koppeling. 3. Je ziet voor ieder kind in het contract een tabel met per maand de gemiddelde (geschatte) opvanguren volgens het contract. Daaronder staan de daadwerkelijke uren per maand geregistreerd. Dit zijn de uren die door de gastouder zijn ingevoerd. 4. In de regel 'Akkoord Ouder' kun je aangeven of je wel of niet akkoord bent met de door de gastouder opgegeven uren. Als je akkoord bent selecteer je 'Ja'. Anders selecteer je 'Nee'.
5. Bewaar je invoer met de knop 'Opslaan' rechtsonder op het scherm. Als je 'Niet akkoord' ('Nee') hebt aangegeven voor een bepaalde maand, ontvangt de gastouder hiervan een emailbericht en kan vervolgens geboekte uren aanpassen. Daarna kun je ze alsnog goedkeuren. Als de uren zijn goedgekeurd ontvangt de ouder en gastouder hiervan per email een bericht. 3.3 Facturen voor Bemiddeling en Begeleiding (alleen voor vraagouder) Als vraagouder ontvang je maandelijks een factuur van ViaViela voor bemiddeling en begeleiding. Rond de 12 e van iedere maand vind je de factuur voor bemiddeling en begeleiding in het systeem. De ouder ontvangt hiervan een aankondiging per email. Deze factuur wordt rond de 20 e van iedere maand automatisch geïncasseerd indien je hiervoor toestemming hebt gegeven. Je kunt de factuur ook handmatig zelf overmaken aan ViaViela via het rekeningnummer wat op je bemiddelingsfactuur staat aangegeven. Je kunt de facturen voor bemiddeling en begeleiding vinden onder kopje Administratie. 3.4 Gastoudervergoeding Alle maandelijkse gastoudervergoedingen vind je terug op het overzicht gastoudervergoeding. Deze maandelijkse gastoudervergoedingen zijn gekoppeld aan de urenregistratie. Op het moment dat je als vraagouder de opvanguren goedkeurt (indien van toepassing) dan staat de bijbehorende gastoudervergoeding direct in het vergoedingsoverzicht met een saldo. Rood of groen saldo Het saldo kan rood of groen zijn. Een rood saldo is het bedrag dat de vraagouder nog moet betalen. Een groen saldo is het bedrag dat teveel (of vooruit) is betaald en ook al is doorgestort aan de gastouder. Rechtsonder staat het totaal bedrag aangegeven. Dit is het totale bedrag wat de gastouder, op basis van de goedgekeurde uren, moet ontvangen. Daaronder staat bij totale doorbetalingen het bedrag wat tot dan toe door de vraagouder via de derdengeldenrekening aan de gastouder is betaald. Tenslotte laat het bedrag bij nog te voldoen door ouder zien welk bedrag de ouder nog aan de gastouder moet betalen. Achteraf aanpassen, geen probleem Als de gastouder achteraf zijn uren wijzigt, dan krijgt de vraagouder deze weer ter goedkeuring voorgelegd. Als de vraagouder akkoord is, dan wordt deze wijziging direct in het overzicht gastoudervergoeding en het saldo bijgewerkt. Let op: Je ontvangt geen overzicht gastoudervergoeding per post of per e-mail! Je kunt ze alleen downloaden op Mijngastouderburo.nl. Je kunt deze overzichten vinden onder Administratie en via Gastoudervergoeding, klik vervolgens op het gewenste koppelingsnummer. 3.4.1 Betaling gastoudervergoeding De betaling van de gastoudervergoeding verloopt via onze Gastoudergeldenrekening. Dit geldt voor alle opvanguren die je in Mijngastouderburo.nl hebt geregistreerd. Rekeningnummer en betalingskenmerk Je maakt het bedrag over naar rekening NL63RABO0167841513 t.n.v. Gastoudergelden. Gebruik hierbij altijd het betalingskenmerk dat in Mijngastouderburo.nl is vermeld bij de koppeling met de gastouder. Let op: Elke koppeling heeft een ander betalingskenmerk! De betaling wordt binnen 5 kalenderdagen doorgestort naar je gastouder. Als een betaling om wat voor reden dan ook niet kan worden verwerkt, dan ontvangt de vraagouder het bedrag retour. Betalen binnen twee maanden na afname opvang Volgens de Wet Kinderopvang ben je verplicht om als vraagouder binnen twee maanden na afname van de opvanguren te zorgen voor een betaling via de kassiersfunctie van je gastouderbureau. De Belastingdienst kan hierop controleren en je een boete opleggen als je niet op tijd betaalt. Mocht de betaling nog niet (volledig) zijn gedaan, ontvang je per email een bericht. 3.5 Opvangoverzicht
In dit overzicht staan de verwachte (gemiddelde) maandelijkse opvanguren per kind en geeft inzicht in de jaarlijkse opvangkosten. Je kunt het opvangoverzicht gebruiken op het moment dat je de kinderopvangtoeslag gaat aanvragen of wijzigen. 3.6 Jaaropgaves Hier vind je je jaaropgave(s). De jaaropgave wordt opgemaakt na afloop van het jaar of na afloop van je contract. Een jaaropgave voor de gastouder wordt opgemaakt zodra de uren voor alle maanden waarin het contract heeft gelopen zijn ingevuld en goedgekeurd. Een jaaropgave voor de vraagouder wordt opgemaakt als alle uren over het betreffende jaar zijn geregistreerd en goedgekeurd, alle facturen vergoeding bemiddeling en begeleiding over het jaar zijn voldaan en alle gastoudervergoedingen via Gastoudergelden aan je gastouder(s) zijn betaald. 4. Kenniswijzer De kenniswijzer is een soort informatiebank waar je als ouder of gastouder informatie kunt vinden over bijvoorbeeld betalingen aan de gastouder, een herhaalbezoek van de consulent of een handleiding voor het inschrijven op de EHBO cursus. Ook vind je hier de handleidingen die je kunt gebruiken om een wijziging aan Belastingdienst/Toeslagen door te geven. De kenniswijzer wordt continue up-to-date gehouden en uitgebreid.