Varianten en beoordelingswijze stadhuis en aanvullende ambtelijke huisvesting Leiden herhuisvesting ambtenaren Presentatie commissies WM en SO 2 juni 2016
Inhoud presentatie Variantenstudie ruimtelijk financieel rechtsvorm (huur of koop) Kansen en onzekerheden in het project Besloten deel van de vergadering. Bevat vertrouwelijke informatie die van invloed kan zijn op de marktpositie van de gemeente. (NB: Voor de marktconsultatie zijn de vertrouwelijke onderdelen uit voorliggend document gehaald) Werkproces van kaders naar voorkeursvarianten Flexibel werken Ruimtebehoefte Verdeling over stadhuis en aanvullende huisvesting Duurzaamheid 2
Waar gaat het om? Stadhuis blijft behouden: de beschikbare ruimte efficiënt en duurzaam gebruiken Voor restant benodigde werkplekken vernieuwd of nieuwe aanvullende ambtelijke huisvesting ter vervanging van Stadsbouwhuis en Stationsplein Belangrijkste doelstellingen van het herhuisvestingsproject: efficiënt en duurzaam ruimtegebruik verder verbeteren en faciliteren samenwerken met partners in de stad flexibel werken realiseren duurzaamheidsambitie
Programma verdelen (stadhuis - aanvullende huisvesting) Efficiënt en duurzaam gebruik van m 2 Bestuurlijk centrum Plek waar bestuur, ambtenaren en inwoners elkaar kunnen treffen Stadhuis zoeken naar break even daar waar verbouw stadhuis te ingrijpend wordt, is nieuwbouw of renovatie goedkoper Aanvullende ambtelijke huisvesting (nieuw of vernieuwd) 4
Variantenstudie: ruimtelijk Zoekgebieden Bouwvarianten Locaties Voorbeelden van beoordeling 5
Zoekgebieden Nieuwbouw of renovatie van bestaand gebouw aan de Langegracht goed bereikbaar ruimtelijke kaders: hoogbouw visie, Verder met de binnenstad, Singelpark binnen kaders max 10.000 m 2 op locatie Langegracht 70 binnen kaders max 11.000 m 2 op locatie Langegracht 72 (Stadsbouwhuis) bij grotere ruimtebehoefte combinatie met 70c, Eon, Tweelinghuis of Nieuwe Energie impuls voor Energiepark nabijheid SP71 Voldoende mogelijkheden in het stationsgebied uitstekend bereikbaar bij grotere ruimtebehoefte wellicht mogelijkheden in de omgeving impuls voor stationsgebied
Varianten L gracht 72 L gracht 72 NIEUW of of Stadhuis Nieuwbouw Renovatie Markt L gracht 70 7
Variantenstudie: financieel Taakstellend budget bepaald door reële kosten van het voortgezet gebruik toekomstige huisvestingslasten mogen niet hoger worden 6.900.000,- per jaar (Nota van Uitgangspunten Ambtelijke Huisvesting 2020) Uitgangspunt berekening: kosten gedurende de hele levensduur 8
Uitgangspunten prognose begrotingseffecten Kapitaallasten + eigenaarslasten + energielasten + facilitaire lasten Na vernieuwing fors lagere energielasten Facilitaire kosten aanvullende huisvesting ca. 25% lager (minder m 2, minder locaties) Facilitaire kosten voor Stadhuis gelijkblijvend Exploitatie stadhuis is in elke variant gelijk 9
Toekomstige huisvestingslasten Voor een zuivere vergelijking van de toekomstige huisvestingslasten: Vooral vooruitkijken Alle kosten meenemen over de totale levensduur Netto contante waarde berekenen Rekening houden met alle toekomstige uitgaven Rekening houden met kostenstijgingen Rekening houden met rentekosten 10
Samenvatting financiële analyse Totale huisvestingslasten van alle varianten blijven binnen het financiële kader Verschil huisvestingslasten tussen varianten is beperkt huur op totale levensduur duurder dan eigendom nieuwbouw gaat langer mee dan renovatie Waar ontstaat de ruimte? efficiënter gebruik van bestaande m² in het stadhuis lager energieverbruik minder m² nodig door invoering van flexwerken en efficiënter ruimtegebruik lagere facilitaire kosten door minder locaties en minder m² 11
Variantenstudie: aantal verschillen eigendom en huur Huur + Minder ingrijpend proces realisatie huisvesting + Flexibel bij krimp + Voor korte en middellange termijn kosten zeer voorspelbaar Eigendom + Volledig in te zetten op realiseren eisen en wensen + Op totale levensduur voordeliger + Lange termijn oplossing voor huisvesting + Zelf voorzien in enige groei van ruimtebehoefte - Over totale levensduur minder voordelig - Bij groei afhankelijk van markt - Beperkt(er) in te zetten op realiseren eisen en wensen - Bij krimp minder flexibel - Opdrachtgeversrol, groter project 12
Beoordeling en afweging van varianten Past goed binnen kaders en Sluit goed aan op ambities en Overzichtelijk risicoprofiel Past gedeeltelijk binnen kaders en/of Sluit gedeeltelijk aan op ambities en/of Brengt enige extra complexiteit met zich mee en/of Iets zwaarder risicoprofiel en/of Duidelijk aanwijsbare kansen voor aanpassing variant Past niet goed binnen kaders en/of Brengt mogelijk extra tot veel complexiteit met zich mee en/of Brengt extra kosten en/of operationele handelingen met zich mee en/of Brengt extra risico s met zich mee en/of Mogelijk kansen voor aanpassing (nader onderzoek nodig) 13
Langegracht 70 14
Kernpunten Langegracht 70 sloop & nieuwbouw locatie + Past goed in visies Verder met de Binnenstad en Singelpark + Goed bereikbaar met auto, fiets en OV (lokaal) + Aan de rand van de binnenstad + Ligt aan (toekomstig) verblijfsgebied gebouw Op plot geen uitbreiding mogelijk Bij uitbreiding afhankelijk van marktaanbod Locatie vraagt maatwerkoplossing: inflexibel op plot gebouw + Kans voor bepalen eigen uitstraling + Vrij in bepalen en realiseren van ambitieniveau + Eigendom en sale andlease back als optie + Maximaal te realiseren volume ca. 10.000 m 2 BVO + Mogelijke uitbreiding door betrekken gebouwen in omgeving (nog onzeker) + Ondergrondse parkeergarage auto s en stalling voor fietsen overig Draagt niet bij aan wens om kantoren rond station te concentreren Locatie mogelijk lastiger inzetbaar voor andere functies overig + Stimulans gebiedsontwikkeling Energiepark 15
Afweging Langegracht 70 (voorbeeld) Impuls voor Energiepark Verplaatsen huurders / opzeggen huurcontracten Past in financieel kader Overzichtelijk risico profiel Flexibiliteit op locatie niet mogelijk, in omgeving misschien kansen NIEUW Nieuwbouw Goed bereikbaar, past in ruimtelijk structuurplan Ruimtelijk inpasbaar tot 10.000 m 2 bvo, incl. ondergronds parkeren Gebouw voldoet aan GPR 8 Mogelijk om ambitieuzere keuze te maken Enige risico s in RO-proces, draagvlak omwonenden Duurzaamheid verdient zich terug 16
Langegracht 72 17
Kernpunten Langegracht 72 (renovatie of sloop+nieuwbouw) locatie + Past in visies Verder met de Binnenstad en Singelpark + Goed bereikbaar met auto en fiets, OV ruim voldoende + Aan de rand van de binnenstad gebouw + Nieuwbouw: kans voor bepalen eigen uitstraling + Mogelijkheid voor eigen gebouw + Vrij in bepalen en realiseren van ambitieniveau + Eigendom en sale andlease back als optie + Max volume binnen RO kaders (11.000 m²) voorziet in ruimtebehoefte + Bij nieuwbouw evt. tot 13.5000 m² (maar met enig RO-risico) + Mogelijke uitbreiding op eigen locaties Tweelinghuis en/of 70c + Directe nabijheid SP71 + Ondergrondse parkeergarage auto s en stalling voor fietsen Locatie Iets minder goede bereikbaarheid met OV (verder van halte) gebouw Renovatie: iets beperkter in faciliteren flexwerken (vorm van gebouw) Renovatie: minder efficiency in gebruik vierkante meters Renovatie: flexibiliteit op locatie beperkt (max 11.000 m² BVO) Nieuwbouw: uitbreiding tot 13.500 m² BVO heeft enig RO-risico overig Draagt niet bij aan wens om kantoren rond station te concentreren Complexiteit van het project groter i.v.m. verplaatsing balies, spreekkamers, medewerkers. Sterke afhankelijkheid tussen stadhuis en locatie Langegracht 72. Tijdelijke oplossingen, complexiteit en afhankelijkheden leiden waarschijnlijk tot wat duurder proces 18
Afweging nieuwbouw Langegracht 72 (voorbeeld) Neutraal t.o.v. Energiepark Enige mate van flexibiliteit op locatie, in omgeving kansen Past in financieel kader Overzichtelijk risico profiel Tijdelijk elders huisvesting nodig Verwevenheid met het project stadhuis, complex Verplaatsen huurder / opzeggen huurcontract NIEUW Nieuwbouw Redelijk goed bereikbaar, past in ruimtelijk structuurplan Tot 13.500 m 2 bvo(incl. ondergronds parkeren) is ruimtelijk verdedigbaar Risico s in RO-proces, draagvlak omwonenden Gebouw voldoet aan GPR 8 Mogelijk om ambitieuzere keuze te maken Duurzaamheid verdient zich terug 19
Afweging renovatie Langegracht 72 (voorbeeld) Neutraal t.o.v. Energiepark Flexibiliteit op locatie beperkt, in omgeving kansen Past in financieel kader Overzichtelijk risico profiel Tijdelijk elders huisvesting nodig Verwevenheid met het project stadhuis, complex Verplaatsen huurder / opzeggen huurcontract Renovatie Redelijk goed bereikbaar, past in ruimtelijk structuurplan Beperktmogelijkheden voor uitbreiding (max 11.000 m 2 bvo) Voldoet aan GPR 8 (bij ingrijpende renovatie) Mogelijk om ambitieuzere keuze te maken Na verbouwing zijn plattegronden redelijk goed bruikbaar Beperkt risico s in RO-proces Duurzaamheid verdient zich terug 20
Stationsgebied 21
Kernpunten Stationsgebied locatie + A-locatie, zeer prominent + Ligt aan binnenstadzijde van het spoor + Ligt aan verblijfsgebied -Stationsplein / winkels + Uitstekend bereikbaar lokaal, regionaal gebouwen + Hoogstedelijk, grote schaal, met kleinschalige plint + Zichtbaar + Flexibel bij krimp, mogelijk flexibel bij groei (als er aanbod is) + Ondergrondse parkeergarage auto s en stalling voor fietsen locatie + Voldoet aan ambitie om kantoren rond station te concentreren + Stimulans gebiedsontwikkeling Stationsplein gebouw Gemeente te gast in multifunctioneel gebouw (anoniem) Publieke dienstverlening niet op begane grond Geen kans eigen uitstraling te bepalen Afhankelijk van marktaanbod bij behoefte aan groei Gezamenlijke entree, weinig ruimte voor gemeentelijke functies Beperkt mogelijkheden tot aanpassen van gebouw/verdiepingen naar wens i.v.m. restricties vanuit aanbestedingsregelgeving Als afnemer beperkte invloed op planning en duurzaamheidsambitie Organisatie over groot aantal verdiepingen verspreid overig Nog geen zekerheid over de planning Afstand tot SP71 22
Afweging huren/kopen in markt (voorbeeld) Impuls voor Stationsgebied Draagt bij aan wens t.a.v. concentratie kantoren rond station Draagt bij aan wens om kantoren uit te nemen Flexibel bij krimp Bij groei afhankelijk van aanbod in omgeving Verdringing van marktpartijen op kantorenmarkt Beperkingen maatwerk a.g.v. aanbestedingsregels, beperkingen bestaande gebouw Markt Past in financieel kader Overzichtelijk risico profiel Uitstekend bereikbaar Beperkt risico s in RO-proces In strijd met motie M130114/1 ( Geen ambtenaren huisvesting in Rijnsburgerblok ) Station als zeer bepalend element in de ruimtelijke structuur Gebouwen voldoen mogelijk aan GPR 8 Beperking t.a.v. verhogen ambitieniveau 23
Kansen en onzekerheden in het project Kansen Efficiënt en duurzaam gebruik m 2 Efficiëntere inzet financiële middelen Verduurzaming huisvesting Realiseren van ontmoetingsplek voor bestuur en ambtenaren met burgers, ondernemers en instellingen Lagere huisvestingslasten door uitdagen van marktpartijen Onzekerheden Asbest en grondsanering Langegracht Hogere bouwkosten door complexiteit stadhuis Scopewijzigingen, ontwikkelingen omvang organisatie Tegenvallende aanbestedings-en onderhandelingsresultaten Actief kansen-& risicomanagement 24
Deel 2 Werkproces van kaders naar voorkeursvarianten Flexibel werken Ruimtebehoefte Verdeling over stadhuis en aanvullende huisvesting Duurzaamheid 25
Werkproces van kaders naar voorkeursvariant Kaders Haalbare varianten Afweging Ontwikkelstrategie ruimtebehoefte locatiekeuze duurzaamheid Renovatie Nieuwbouw Na keuze voorkeursvariant(en): Huur of koop? Zelf ontwikkelen? Markt uitdagen? NIEUW jaarlast < huidig overige effecten Markt
Functioneel programma ambtelijke huisvesting Mix van werkplektypes: medewerker kiest werkplek die past bij werkzaamheden 933 medewerkers (incl. externen en stagiaires) 772 FTE 563 werkplekken Flexibel gebruik van werkplekken: efficiënter en duurzamer gebruik van m 2 Flexfactor 0,7 (voor iedere fte 0,7 volwaardige werkplek) Voldoende uitwijkmogelijkheden voor (informeel) overleg en ontmoeting Voldoende uitwijkmogelijkheden voor opvang piekbelasting Flexwerken vraagt investering in Bricks-Bytes-Behaviour Specifieke functies en bestuurscentrum Raadszaal, trouwzaal, burgerzaal, bestuurscentrum, vergadercentrum Specifieke functies blijven natuurlijk in stadhuis Ontmoetingsplek bestuur, politiek, ambtenaren en inwoners Hospitality: toegankelijkheid, Govroam, mogelijkheden voor andere organisaties om in stadhuis te werken Publieksfuncties Balies, spreekkamers, werkruimte baliemedewerkers Publieksdienstverlening (balies en spreekkamers) concentreren in aanvullende huisvesting op één goed bereikbare locatie 27
Functioneel programma & flexibel werken Flexibel werken biedt veel kansen en voordelen, maar vraagt wel om specifieke voorbereiding en blijvende aandacht Een goed functionerend flexibel werkplekconcept bestaat uit drie componenten: 1. bricks (goed faciliterende fysieke omgeving) 2. bytes (goed faciliterende ICT uitrusting) 3. behaviour (ambulanter gedrag van medewerkers) Bricks, bytes en behaviour niet los van elkaar zien, het zijn communicerende vaten Investeren op Bricks, Bytes en Behaviour: past bij ontwikkeling naar een meer samenwerkingsgerichte organisatie ondersteunt teamwerk in integrale vraagstukken maakt het mogelijk om te werken met een ambitieuze flexfactor 28
Kernelementen ruimtelijk programma Wat zijn de ambities voor het stadhuis? wat vraagt bestuurlijk functioneren aan faciliteiten? wat vraagt flexwerken aan faciliteiten? hoe om te gaan met vergadercentrum? wat is een wenselijke invulling van de begane grond? (combinatie publieke functie en werken, ontmoetingsplek bestuur en stad?) Wat zijn de ambities voor de aanvullende huisvesting? Wat vraagt flexwerken aan faciliteiten? Rekening houden met locatie samenwerkingspartners? Bijvoorbeeld directe nabijheid SP71 29
Programma verdelen (stadhuis - aanvullende huisvesting) Efficiënt en duurzaam gebruik van m 2 Bestuurlijk centrum Plek waar bestuur, ambtenaren en inwoners elkaar kunnen treffen Stadhuis zoeken naar break even daar waar verbouw stadhuis te ingrijpend wordt, is nieuwbouw of renovatie goedkoper Aanvullende ambtelijke huisvesting (nieuw of vernieuwd) 30
De ruimtelijke mogelijkheden van het stadhuis Kansen voor nog verdere optimalisatie digitaliseren van de archieven Verdichten kantoorruimte, met respect voor het monument 514 fte (nu 145) Wel flexwerken, maar geen (bouwkundige) aanpassingen aan kantoorverdiepingen 357 fte (nu 145) Begane grond blijven gebruiken zoals huidig Publieksfuncties naar aanvullende huisvesting, begane grond als werk-&overlegplein waar bestuur, ambtenaren en inwoners elkaar kunnen treffen Dubbelgebruik ruimtes bestuur en raad 31
Beter benutten van stadhuis (mogelijke invulling begane grond) 24/7 entree entree 32
Ruimtebehoefte Variant A: Minimale inzet stadhuis BG niet inzetbaar voor werk & vergadercentrum Integratie balies in aanvullende huisvesting Ruimtebehoefte: 10.800 m 2 bvoincl. 10% basis flexibiliteit Bestuur + organisatie Publiek Organisatie Publiek Incl. alle balies Bestuur + organisatie Bestuur + organisatie Publiek Organisatie Publiek Incl. alle balies Variant B: Optimale inzet stadhuis BG voor werk & vergadercentrum Integratie balies in aanv. huisvesting Ruimtebehoefte: 8.500 m 2 bvoincl. 10% basis flexibiliteit Variant A Variant B Verbouwen voor het verbeterenvan de bezetting Aanvullende huisvesting max 10.800 m 2 bvo Aanvullende huisvesting max 8.500 m 2 bvo 33
Kernelementen flexibiliteit Hoe groot is de behoefte aan flexibiliteit, bijvoorbeeld door: groei organisatie kans op scopewijzigingen risico voor gemeente: bij enige wijziging opnieuw huisvestingsvraagstuk Uitgangspunt: 10 % basisflexibiliteit daarmee enige overcapaciteit om wijzigingen op te vangen Is er behoefte aan meer flexibiliteit? Uitgangspunt: niet bij voorbaat realiseren, maar als situatie zich voordoet, in de directe omgeving van aanvullende ambtelijke huisvesting zoeken naar oplossingen. 34
Ruimtebehoefte en flexibiliteit Mogelijke groei opvangen door bij bouwen op locatie of extra meters huren in de omgeving. Ontwerp moet daar rekening mee houden. Groei door samenwerking met ketenpartners Extra ruimtebehoefte door groei van de organisatie Krimp door verdere digitalisering en flexibilisering van werkstijl Verdere digitalisering van dienstverlening Krimp van de organisatie Krimp opvangen door verhuur of afstoten van vrije ruimte. Sturen op afzonderlijke gebouwdelen op een courante locatie. 35
Duurzaamheid Ambitie voor stadhuis en aanvullende huisvesting: zo duurzaam mogelijk Breed interpreteren (duurzaamheid gaat om meer dan alleen energie) Passend binnen financieel kader Aansluiting op programma Duurzaamheid (Ambitiedocument Leiden Duurzaam 2030 een kansrijke, leefbare stad voor nu en straks) Gemeente wil voorbeeld zijn voor inwoners en ondernemers Project herhuisvesting ambtenaren biedt een uitgelezen kans. 36
Duurzaamheid aanvullende huisvesting Aanvullende huisvesting: Behoefte aan objectief afwegingskader, heldere normering duurzaamheidsmethodiek GPR Thema s: energie, milieu, gezondheid, gebruikskwaliteit, toekomstwaarde Gemiddelde te behalen score: 8,0 Aandacht voor duurzaam slopen En gemeentelijke ambitie van het realiseren van een bijna of geheel energieneutraal gebouw 37
Duurzaamheid stadhuis stadhuis: Monumentale status van het gebouw brengt beperkingen met zich mee. Ambitie: van het stadhuis een aansprekend voorbeeld van duurzaam, monumentaal erfgoed te maken. I.s.m. programma Duurzaamheid en Erfgoed Leiden en omstreken nader onderzoeken wat haalbaar is. 38
Samenvattend Kansen verduurzaming stadhuis en realiseren duurzaamheidsambitie aanvullende huisvesting Optimalisatiekansen stadhuis Mate van benutten optimalisatiekansen bepaalt omvang aanvullende huisvesting Behoefte aan enige overcapaciteit om vraag naar extra ruimte op te kunnen vangen Bandbreedte 8.500 m2 bvo 10.800 m2 bvo voor aanvullende huisvesting Na uitwerking plannen voor stadhuis duidelijkheid over daadwerkelijke mate van optimalisatie bepalen omvang aanvullende huisvesting (10.800 m² bvo of kleiner?) 39
Ondernemingsraad Ten behoeve van het Kaderbesluit, is aan de Ondernemingsraad het verzoek voorgelegd te adviseren over en in te stemmen met: de concentratie van de publieke dienstverlening in de aanvullende huisvesting het flexibel werken (visie op flexwerken en flexfactor) de aanpak van het stadhuis ten behoeven van het flexibel werken het beoordelingskader voor de aanvullende huisvesting De Ondernemingsraad heeft op 26 mei instemmend gereageerd 40
Vervolg na kaderbesluit Stadhuis plan voor aanpassing stadhuis nadere onderzoeken naar o.a. aanpassingsmogelijkheden, duurzaamheid ontwerpen communicatie en participatie programma van eisen uitvoeringsbesluit (streven medio 2017) Aanvullende huisvesting op basis van vastgesteld kader markt benaderen toewerken naar selectie van beste variant voor gemeente ruimtelijk en functioneel programma van eisen uitvoeringsbesluit (streven medio 2017) Flexwerken verdere implementatie nader onderzoek naar flexfactor (van uitgangspunt 0,7 naar definitieve factor o.b.v. werkplekanalyses per functieprofiel) functioneel programma van eisen Onderwerp in uitvoeringsbesluiten stadhuis en aanvullende huisvesting 41
Einde 42