Quickscan ambtelijke huisvesting ABG-organisatie. ten behoeve van Gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen bbn adviseurs 24 april 2019

Transcriptie

1 Quickscan ambtelijke huisvesting ABG-organisatie ten behoeve van Gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen 24 april 2019

2 Status Bestandsnaam definitief Quickscan Ambtelijke huisvesting ABG-organisatie Opgesteld door mevrouw ir. I.M. Dieleman en de heer ir. R.M.J. Wolvekamp Doorkiesnummer Internet Ambtelijke huisvesting ABG-organisatie pagina 2 van 26

3 Inhoud 1. Inleiding Hoofdvraag en scope van het onderzoek Gevolgde werkwijze Leeswijzer 4 2. Huidige situatie Alphen Baarle-Nassau Rijen Beschikbare ruimte in de gebouwen 6 3. De ABG-organisatie Dienstverlening en organisatie Huidig gebruik kantoren Medewerkers en fte's Ruimtebehoefte Verschil huidige situatie en ruimtebehoefte 9 4. Afwegingskader Bereikbaarheid Flexibiliteit Kwaliteit van de werkomgeving Versterken ABG-organisatie Duurzaamheid Financiën Scenario's Nul-scenario - huidige situatie handhaven Afwegingskader Aandachtspunten Huisvesting onder één dak Onder één dak Rijen, huidig Onder één dak, nieuwe locatie Tussenvariant optimaliseren backoffice in twee kantoren Rijen en Baarle-Nassau Rijen en Alphen Samenvatting en afwegingen Conclusies en aanbevelingen De resultaten van deze quickscan Hoe nu verder? 26 Bijlage 1 Stakeholders ABG-organisatie Bijlage 2 Analyse huidige situatie en ruimtebehoefte Ambtelijke huisvesting ABG-organisatie pagina 3 van 26

4 1. Inleiding Sinds 1 januari 2016 werken de medewerkers van de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen samen in één ambtelijke organisatie, de ABG-organisatie. De ABG-organisatie telt vier domeinen (Klant, Fysiek, Sociaal en Ondersteuning). In totaal telt de ABG-organisatie ongeveer 350 werknemers die 24 à 36 uur per week werken. De drie gemeenten zijn bestuurlijk zelfstandig gebleven. De gemeenten hebben ieder een eigen college van burgemeester en wethouders en een eigen gemeenteraad, elk ondersteund door een griffier. De ABG-organisatie werkt sinds de ambtelijke fusie vanuit de huidige drie gemeentekantoren. Domein Sociaal werkt voornamelijk vanuit Alphen, de domeinen Klant en Fysiek werken voornamelijk vanuit Rijen en het domein Ondersteuning werkt voornamelijk vanuit Baarle-Nassau. Door de huidige verdeling van de medewerkers over drie kantoren, vraagt samenwerking vaak reistijd tussen de kantoren (tussen Baarle- Nassau en Rijen is de reistijd per auto ruim een half uur). Het optimaliseren van samenwerking over de domeinen is een belangrijk aandachtspunt binnen de organisatie. Samenwerking is gebaat bij toevallige ontmoetingen, die in de huidige situatie beperkt plaatsvinden Hoofdvraag en scope van het onderzoek Bbn adviseurs is gevraagd om met een quickscan de mogelijkheden te onderzoeken voor de toekomstige huisvesting van de ambtelijke organisatie. De hoofdvraag is hierbij: Hoe kan de backoffice van de ABG-organisatie toekomstbestendig worden gehuisvest in relatie tot de drie bestaande locaties en de visie op de te bieden dienstverlening? Deze quickscan richt zich op de backoffice van de ABG-organisatie. De baliefuncties van het KCC en de buitendienst behoren niet tot de backoffice. De balies blijven in iedere gemeente aanwezig en ook de faciliteiten voor de bestuurlijke organisatie blijven per gemeente gehandhaafd Gevolgde werkwijze Om antwoord te geven op bovenstaande vraag is gestart met een globale analyse van de organisatie en de huidige huisvesting. Ook hebben gesprekken plaatsgevonden met verschillende stakeholders binnen de ABG-organisatie. Uit de gesprekken zijn de belangrijkste criteria voor het afwegingskader afgeleid en zijn de scenario's die in deze quickscan met elkaar worden vergeleken en besproken gedefinieerd. Vervolgens zijn de criteria en scenario's getoetst met de Spiegelgroep. In Bijlage 1 is het overzicht van de betrokken personen te vinden Leeswijzer In hoofdstuk twee worden de huidige kantoren beschreven. Hoofdstuk drie beschrijft de organisatie, het huidig gebruik van de kantoren en de gewenste huisvestingssituatie. Hoofdstuk vier beschrijft het afwegingskader op basis van de criteria. In hoofdstuk vijf worden de verschillende scenario's beschreven en getoetst aan de hand van het afwegingskader. Ook wordt voor elke scenario de aandachtspunten beschreven. In hoofdstuk zes worden de scenario's naast elkaar gezet en onderling vergeleken door middel van een tabel. Het rapport wordt afgesloten met de conclusies en aanbevelingen in hoofdstuk zeven Ambtelijke huisvesting ABG-organisatie pagina 4 van 26

5 2. Huidige situatie Zoals te lezen in de inleiding, is de ABG-organisatie werkzaam vanuit de drie gemeentekantoren. Deze kantoren zijn eigendom van de gemeenten. In dit hoofdstuk worden de huidige kantoren beschreven Alphen Het gemeentekantoor van Alphen-Chaam is gevestigd in Alphen. Het kantoor is gebouwd in In 2002 is een vleugel aangebouwd. De uitstraling van het gebouw is gedateerd. Het gebouw is circa m² bvo en heeft energielabel F. Dit energielabel verloopt op 7 mei Vanuit de organisatie wordt aangegeven dat het klimaat in het kantoor lastig te regelen is. Vooral aan de zuid-westgevel is veel oververhitting Baarle-Nassau Het gemeentekantoor van Baarle-Nassau is gebouwd in In 2008 is het gebouw grondig verbouwd en is een deel aangebouwd. Het gebouw is een gemeentelijk monument. Het kantoor is circa m² bvo en heeft energielabel is A. Het energielabel is verlopen op 18 september In de nieuwbouw vindt verwarming en koeling plaats door middel van vloerverwarming met een warmtepomp. De werking van het systeem is goed. In de oudbouw vindt verwarming plaats door middel van radiatoren die worden aangestuurd door een cv-ketel. Het interieur van het gebouw heeft een aangename, hedendaagse uitstraling Rijen Het gemeentekantoor van Gilze en Rijen staat in Rijen. Het kantoor is gebouwd in 1961 en gerenoveerd in In 1999 is het kantoor uitgebreid met nieuwbouw. Het gebouw is een gemeentelijk monument. Het kantoor is circa m² bvo en heeft energielabel G. Dit energielabel is verlopen op 26 november Verwarming vindt plaats door middel van gasgestookte cv-ketels. Het kantoor wordt geventileerd door middel van mechanische balansventilatie. Het kantoor wordt door sommigen als onprettig ervaren. Het bouwdeel waar de raadzaal zich bevindt wordt als donker ervaren. Dit komt door de bouwkundige structuur en gebouwdiepte. In andere gebouwdelen wordt de gangenstructuur als onoverzichtelijk ervaren Ambtelijke huisvesting ABG-organisatie pagina 5 van 26

6 2.4. Beschikbare ruimte in de gebouwen Allereerst is geanalyseerd hoe groot de drie gebouwen zijn. De tabel geeft de hoeveelheid ruimte weer die in de drie kantoren beschikbaar is naar type ruimte, in m² functioneel nuttig oppervlak (fno) en bruto vloeroppervlak (bvo). De ruimten met werkplekken voor de medewerkers inclusief ruimten voor overleg en ondersteunende ruimten noemen we de backoffice. Huidige situatie Baarle- Totaal Alphen Rijen Omschrijving functies/type ruimten Nassau m² bvo Aantal werkplekken (backoffice) m²/werkplek 10,9 11,4 8,2 9,5 Fno Backoffice Werkruimten inclusief overleg & belcluster Ondersteunende ruimten (sanitair, kantine, opslag e.d.) Subtotaal fno Subtotaal bvo Frontoffice Balies inclusief entree, wachtruimte e.d Spreekkamers Representatieve/bestuurlijke ruimten Raad-/trouwzaal Werkplekken bestuur en griffie Totaal fno Toeslag Totaal bvo In het kader van dit onderzoek heeft een schouw van de drie gemeentekantoren plaatsgevonden. Tijdens deze bezoeken, welke plaatsvonden op een donderdag, is ook gekeken naar de mate waarin de werkplekken bezet waren. Opvallend was dat de bezetting in Baarle-Nassau en in Rijen relatief hoog was en de bezetting in Alphen relatief laag. Dit beeld is door de facilitair manager bevestigd als een gebruikelijk beeld dat regelmatig voorkomt. Uiteraard betreft het hier een momentopname en kan het beeld anders zijn op andere momenten. Over de huidige situatie is het beeld dat er eerder te veel dan te weinig ruimte beschikbaar is in de drie gebouwen. Door de ruimtebehoefte nader te onderzoeken wordt dit beeld scherper Ambtelijke huisvesting ABG-organisatie pagina 6 van 26

7 3. De ABG-organisatie In dit hoofdstuk wordt allereerst ingegaan op de visie op dienstverlening van de ABG-organisatie en de omvang van de organisatie (medewerkers en fte's). Vervolgens wordt op basis van de organisatieomvang de ruimtebehoefte bepaald Dienstverlening en organisatie Het algemene doel van de huisvesting is: het optimaal faciliteren van de organisatie, zodat de ABG-medewerkers de drie gemeentebesturen van dienst kunnen zijn; het verzorgen van een goede dienstverlening naar burgers, ondernemers en andere organisaties. De visie op de dienstverlening is door de ABG-organisatie als volgt geformuleerd: "We excelleren in 'klein zijn' en wel op een moderne, duurzame manier. We zetten doelgerichte technologie in, gekoppeld aan betekenisvol contact met de klant. De relatie is op basis van vertrouwen, waarbij we uitgaan van eigen kracht." Bij de visie zijn uitgangspunten vastgesteld die nodig zijn om de visie te realiseren. De uitgangspunten zijn hieronder samengevat. De dienstverlening is gericht op elke dorpskern. Persoonlijk contact is de standaard en er is ruimte voor maatwerk. De dienstverlening zal steeds meer digitaliseren. Dit betekent dat de dienstverlening niet meer per definitie op een vaste locatie moet worden geboden. Klanten regelen steeds meer zaken online en de ABG-organisatie is zo 24/7 bereikbaar voor de klant. Naast de digitale dienstverlening blijven de reeds bestaande kanalen behouden. De ABG-organisatie streeft naar 'snelle dienstverlening'. Dit betekent dat er korte wachttijden en afhandelingstermijnen zijn. Ook is van belang dat de klant direct goed wordt geholpen. Daarnaast wordt een realistisch beeld gegeven van de mogelijkheden voor de klant. Informatie en diensten zijn eenvoudig toegankelijk. Verschuiving naar afspraken op locatie is daarbij een onderdeel. Voor de drie gemeenten is een gezamenlijk klant contact centrum (KCC) ingericht. Door het gezamenlijk KCC worden vragen via telefoon, whatsapp, social media en de chatbot behandeld. Dit onderdeel van het KCC is gehuisvest in Rijen. De fysieke klantcontacten (balies) zijn ook onderdeel van het KCC. De fysieke klantcontacten vinden op afspraak plaats in de eigen gemeente (bij de balie van het gemeentehuis of een andere locatie). Post-intake is onderdeel van het cluster DIM dit onderdeel is gehuisvest in Alphen. Bij de post-intake worden de poststukken (waaronder ook en digi-forms) geregistreerd en via het zaaksysteem verspreid naar de behandelend collega. Hoewel de fysieke klantcontacten in de eigen gemeente plaatsvinden, staan de telefonie en het postkanaal dichter bij de backoffice. Omdat het KCC en de backoffice voor complexere vragen nauw contact hebben, is het voor de niet-fysieke klantcontacten wenselijk om bij de backoffice gehuisvest te zijn. Een trend bij dienstverlening is de integrale werkwijze bij diverse thema's (zoals de Omgevingswet). Dit vraagt een toenemende mate van samenwerking tussen domeinen. Clusters of domeinen zijn daarbij toegankelijk voor andere clusters of inwoners Ambtelijke huisvesting ABG-organisatie pagina 7 van 26

8 3.2. Huidig gebruik kantoren Er wordt op dit moment gewerkt vanuit drie kantoren. De verschillende domeinen hebben ieder een vast kantoor welke dient als uitvalsbasis. De ABG-organisatie werkt vanuit de visie met een flexibel huisvestingsconcept. Dit betekent dat medewerkers geen vaste werkplek meer hebben maar hun werkplek kiezen op basis van de aard van de werkzaamheden van die dag. De werkplek kan zijn in één van de drie gemeentekantoren, in bijvoorbeeld één van de culturele centra, in een kantoor van derden of thuis. In de praktijk wordt door een deel van de organisatie wel flexibel gebruik gemaakt van werkplekken, terwijl een ander deel van de organisatie gebruik maakt van persoonlijke werkplekken Medewerkers en fte's Onderstaande tabel geeft het aantal medewerkers en het aantal fte's van de clusters binnen de ABGorganisatie weer. In deze tabel zijn alleen de backofficemedewerkers meegenomen. # Medewerkers # Medewerkers vast inhuur # fte Directie 3 1,2 Directie 3 1,2 Fysiek ,19 RO ,19 Vergunningverlening ,02 VTH ,5 Leefomgeving ,48 Buitendienst Domeinmanagers 2 2 Sociaal ,87 Beleid 30 23,03 Uitvoering (inclusief sociaal team) 76 42,84 Domeinmanager Klant ,4 KCC (belcluster) 12 9,5 Burgerzaken 8 2 7,32 Publieksvoorlichting 2 1,8 DIM ,68 B&B ,1 Domeinmanager 1 1 Ondersteuning 90 67,99 AJZ 8 5,7 P&O 9 6,37 Fina 17 12,24 Secretariaat 7 6,31 Faza 21 15,12 Staf 9 7,58 P&C 9 7,94 Communicatie 8 4,73 Domeinmanagers 2 2 Totaal , Ambtelijke huisvesting ABG-organisatie pagina 8 van 26

9 Op basis van de analyse van bovenstaande gegevens en bespreking daarvan met de spiegelgroep is besloten om voor de omvang van de backoffice uit te gaan van circa 365 te huisvesten medewerkers, overeenkomstig de huidige situatie. De verwachting is dat er tot 2025 qua omvang van de organisatie weinig zal wijzigen Ruimtebehoefte Om de ruimtebehoefte van de backoffice van de ABG-organisatie te bepalen, wordt eerst bepaald hoeveel werkplekken nodig zijn om 365 medewerkers te huisvesten. Aan de hand van het aantal medewerkers en een flexfactor kan het aantal werkplekken en de bijbehorende ruimtebehoefte worden bepaald. Wanneer van vaste werkplekken zou worden uitgegaan, zijn er zo veel werkplekken nodig als er medewerkers zijn. Dit zou betekenen dat er voor de backoffice 365 werkplekken nodig zijn. Zoals ook naar voren komt in de visiedocumenten van de ABG-organisatie, wordt er momenteel door een deel van de ABG-organisatie al flexibel gebruik gemaakt van de werkplekken. Hierbij is het niet noodzakelijk om elke medewerker een eigen werkplek toe te wijzen en kan het aantal werkplekken dus lager liggen dan het aantal medewerkers. Mede doordat in de huidige drie gebouwen (meer dan) voldoende werkplekken zijn, wordt er in de praktijk soms afgeweken van het principe van flexibel gebruik. De hoeveelheid werkplekken die nodig zijn bij een flexibel gebruik van werkplekken, wordt mede bepaald door de zogenaamde flexfactor (werkplekken/medewerkers). Voor de backoffice van de ABG-organisatie is uitgegaan van een flexfactor van 0,8 1. Dit betekent dat er 100 werkplekken zijn voor 125 medewerkers, ofwel 292 werkplekken voor 365 medewerkers. Uitgaande van 10 m² fno/werkplek 2 (inclusief overlegruimte) resulteert de ruimtebehoefte voor werkruimten in m² fno. Inclusief ondersteunende ruimten zoals sanitair, kantine en opslagruimten bedraagt de ruimtebehoefte voor de backoffice m² fno werkplekken. Dit komt in totaal neer op circa m² bvo voor een centrale backoffice Verschil huidige situatie en ruimtebehoefte Deze paragraaf gaat in op de vergelijking tussen het huidige ruimtegebruik in de drie kantoren en de ruimtebehoefte zoals bepaald in de vorige paragraaf. In de huidige kantoren heeft de backoffice 3235 m² fno in gebruik voor werkplekken en vergaderruimten. De backoffice heeft behoefte aan m² fno. Dit betekent dat er in de huidige kantoren een overmaat zit van 315 m² fno. In de huidige kantoren is gemiddeld 9,5 m² per werkplek beschikbaar. Doordat in de huidige situatie de ruimte per werkplek lager is dan het uitgangspunt in de ruimtebehoefte, zijn er in de huidige kantoren 47 werkplekken meer aanwezig dan de 292 werkplekken die in een centrale backoffice nodig zijn. In de huidige situatie is niet alleen de ruimte voor werkplekken hoger dan de ruimtebehoefte, ook de ruimte voor ondersteunende ruimten zoals sanitair, opslag en kantine is hoger dan de ruimtebehoefte. Dit is deels te verklaren doordat in de huidige situatie drie kantines en drie opslagruimten nodig zijn. Ook de opzet van de gebouwen is qua hoeveelheid verkeersruimte (gangen en dergelijke) niet heel efficiënt. 1 Uit ervaring van bij verschillende gemeenten is gebleken dat een flexfactor tussen 0,6 en 0,7 haalbaar is. De flexfactor van 0,8 is daarmee een haalbaar uitgangspunt. 2 Dit is een kengetal dat hanteert voor het bepalen van de ruimtebehoefte voor backoffices waar flexibel wordt gewerkt. In dit getal is ruimte verwerkt om, conform Het Nieuwe Werken, typen werkplekken (voor concentratie, overleg en regulier werk) af te wisselen Ambtelijke huisvesting ABG-organisatie pagina 9 van 26

10 Ter vergelijking van het huidige ruimtegebruik in de drie gebouwen en de ruimtebehoefte voor een centrale backoffice, is de berekende ruimtebehoefte aangevuld met het huidige ruimtegebruik voor de overige functies. Deze functies voor publiek en bestuur blijven immers decentraal aanwezig. De totale overmaat die wordt veroorzaakt door decentrale huisvesting in plaats van centraal is daarmee circa m² bvo. In Bijlage 2 is de tabel met de vergelijking tussen de huidige situatie en de ruimtebehoefte te vinden Ambtelijke huisvesting ABG-organisatie pagina 10 van 26

11 4. Afwegingskader Dit hoofdstuk beschrijft de criteria die het afwegingskader vormen waaraan de scenario's aan worden getoetst. De criteria voor het afwegingskader zijn naar voren gekomen in de vraaggesprekken en uit beleidsdocumenten van de ABG-organisatie. De criteria zijn getoetst met de Spiegelgroep (voor de deelnemers, zie Bijlage 1). In het afwegingskader wordt voor de scenario's een score gegeven voor de criteria. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een driepuntsschaal waarbij de volgende symbolen worden gebruikt: + (positief/goed), - (negatief/slecht) en +/- (neutraal) Bereikbaarheid Het criterium bereikbaarheid heeft betrekking op de bereikbaarheid van de kantoorlocatie voor inwoners, externe partijen en werknemers. Het gaat hierbij om bereikbaarheid: met het openbaar vervoer, zoals de nabijheid van een treinstation of een directe busverbinding met een treinstation; per auto, waarbij parkeren als aandachtspunt geldt Flexibiliteit Flexibiliteit heeft te maken met de mogelijkheden tot aanpassen van de locatie in de toekomst naar aanleiding van krimp of groei van de organisatie of veranderingen in de manier van werken. Ook de snelle beschikbaarheid van de huisvesting is onderdeel van het criterium flexibiliteit Kwaliteit van de werkomgeving De kwaliteit van de werkomgeving wordt bepaald door het klimaat in het gebouw en de regelbaarheid hiervan, comfort en de beleving van de werknemers. Wanneer de backoffice op meerdere locaties wordt gehuisvest, is de gelijkwaardigheid van de kwaliteit van de huisvesting een belangrijk sub-criterium. Dit betreft niet alleen het binnenklimaat en de faciliteiten, maar ook de sfeer en beleving (bijvoorbeeld inrichting van de kantoren) Versterken ABG-organisatie Dit criterium heeft betrekking op de mogelijkheid voor de ABG-organisatie om zich te profileren als organisatie. Daarnaast heeft dit criterium betrekking op de mate waarin de huisvesting bijdraagt aan de mogelijkheden voor werknemers om elkaar toevallig en gepland te ontmoeten en samenwerken binnen de organisatie wordt gefaciliteerd Duurzaamheid Voor de ABG-organisatie en ABG-gemeenten is het van belang om het goede voorbeeld te geven met betrekking tot duurzaamheid. Voor de ABG-organisatie gaat duurzaamheid om het beperken van het energiegebruik en de CO 2-uitstoot, circulariteit met betrekking materiaalgebruik en klimaatbestendigheid, waarbij aandacht is voor de extremer wordende weersomstandigheden. In het afwegingskader wordt met name gekeken naar het energiegebruik; de huidige energielabels van de gebouwen worden meegenomen in de afweging. 3 3 Voor de afweging in deze fase is met name gekeken naar de energielabels van de gebouwen. Andere duurzaamheidsaspecten zoals circulariteit en klimaatbestendigheid kunnen randvoorwaarden zijn tijdens ingrepen of inkoop Ambtelijke huisvesting ABG-organisatie pagina 11 van 26

12 4.6. Financiën Bij het criterium financiën wordt gekeken naar verschillende aspecten. Er wordt gekeken naar de ontwikkeling van de exploitatielasten voor de ABG-organisatie en de investeringen die minimaal gedaan moeten worden om het scenario te realiseren. Daarnaast worden meer kwalitatief de financiële kansen en risico's meegenomen. Eventuele opbrengsten van vertreklocaties zijn baten voor de betreffende gemeente. De financiële impact wordt weergegeven aan de hand van eurotekens waarbij één euroteken staat voor relatief lage kosten en drie eurotekens voor relatief hoge kosten Ambtelijke huisvesting ABG-organisatie pagina 12 van 26

13 5. Scenario's In dit hoofdstuk worden de scenario's, welke naar aanleiding van vraaggesprekken zijn gedefinieerd, toegelicht en getoetst aan het afwegingskader. Ook worden de aandachtspunten voor de scenario's beschreven. De scenario's die worden besproken zijn: het nul-scenario waarbij de huidige situatie wordt gehandhaafd en waar mogelijk knelpunten worden weggenomen; onder één dak waarbij twee varianten worden beschreven, te weten: huisvesting in één van de huidige kantoren of een kantoor op een nader te bepalen nieuwe locatie; huisvesting in twee locaties waarbij wordt gekeken naar de combinatie Rijen met Baarle-Nassau en Rijen met Alphen Nul-scenario - huidige situatie handhaven In dit scenario blijft de backoffice van de ABG-organisatie werken vanuit de drie gemeentekantoren. Deze kantoren zijn beschreven in hoofdstuk twee. In deze paragraaf wordt het scenario om deze drie kantoren te handhaven getoetst aan het afwegingskader. Daarnaast worden eventuele specifieke knelpunten benoemd en toegelicht. 5.1 Nul-scenario Huidige situatie handhaven 2 e verdieping 1 e verdieping Begane grond Alphen Baarle-Nassau Rijen Ambtelijke huisvesting ABG-organisatie pagina 13 van 26

14 Afwegingskader Criterium Score Toelichting Bereikbaarheid Openbaar vervoer +/- Het kantoor in Rijen is goed bereikbaar per openbaar vervoer. De afstand tot het treinstation is circa 1,5 kilometer. De kantoren in Alphen en in Baarle-Nassau hebben een directe busverbinding met station Breda en station Tilburg met dezelfde buslijn. Dit betekent dat de verbinding tussen Alphen en Baarle-Nassau goed is. De verbinding tussen Alphen en Rijen en Baarle-Nassau en Rijen met openbaar vervoer is slecht. Parkeren +/- Parkeren direct bij de huidige kantoren wordt als knelpunt ervaren. Wel is bij alle drie de kantoren op loopafstand parkeergelegenheid beschikbaar. Flexibiliteit Snelle beschikbaarheid + Aangezien de kantoren al in gebruik zijn door de ABG-organisatie, zijn de kantoren per direct beschikbaar. Aanpasbaarheid +/- In de bestaande kantoren zit een overmaat van 47 werkplekken, die nodig is om te werken met drie locaties. Deels is dit aanwendbaar om eventuele groei in de toekomst op te vangen. Bij krimp is het aanhouden van drie locaties juist weer nadelig. Kwaliteit van de werkomgeving - De kwaliteit van de werkomgeving varieert per kantoor. Doordat de kwaliteit van de werkomgeving in de verschillende kantoren niet gelijkwaardig is, scoort de huidige situatie slecht. De kwaliteit van het kantoor in Alphen is laag doordat het klimaat slecht regelbaar is en de uitstraling van het gebouw gedateerd is. Het kantoor in Rijen wordt als onprettig ervaren doordat gebouwdelen als donker worden ervaren en de gangstructuur onoverzichtelijk is. Versterken ABG-organisatie - Doordat de ABG-organisatie gebruik maakt van gemeentekantoren, is de ABG-organisatie als entiteit minder zichtbaar. Ook draagt de huisvesting in drie kantoren niet bij aan de mogelijkheid om elkaar toevallig te ontmoeten. Wel kan samenwerken worden gefaciliteerd door ICT-voorzieningen te verbeteren. Duurzaamheid (energiegebruik) - Het kantoor in Baarle-Nassau is wat betreft energielabel het meest duurzame gebouw van de drie kantoren. De kantoren in Rijen en Alphen scoren slecht op het energielabel. Financieel Exploitatiekosten (huidig) Dit zijn de huidige jaarlasten van de drie gemeentekantoren voor de ABGorganisatie. Eenmalige investeringen Verduurzaming van Rijen en Alphen. Extra kapitaallasten Behoorlijk Met name toename door investeringen in duurzaamheid. Indicatie jaarlijkse lasten Hoge jaarlast doordat de drie gebouwen geheel in gebruik blijven. Financiële risico's Onzekerheden bij verbeteren van de kwaliteit van Rijen en Alphen. Kansen op opbrengst n.v.t. Geen sprake van vertreklocaties Aandachtspunten In het nul-scenario zijn er een aantal aandachtspunten waar rekening mee gehouden moet worden: 1. De kwaliteit van de verschillende kantoren is niet in lijn met elkaar. De kantoren in Alphen en Rijen worden door medewerkers minder aantrekkelijk ervaren. 2. Zowel het kantoor in Rijen als het kantoor in Alphen moeten verduurzaamd worden wanneer deze kantoren in gebruik blijven. Niet alleen om aan te sluiten bij de visie op duurzaamheid van de gemeenten, maar in het geval van Alphen ook om te voldoen aan wet- en regelgeving (minimaal label C voor 2023). Verduurzaming van Rijen zal niet verplicht zijn aangezien het een (gemeentelijk) monument betreft. Een deel van de investeringen ten behoeve van de verduurzaming van de kantoren in Alphen en Rijen zal worden terugverdient. Om significante verbetering van het energielabel te bereiken zullen echter ook maatregelen moeten worden genomen met een terugverdientijd langer dan 50 jaar Ambtelijke huisvesting ABG-organisatie pagina 14 van 26

15 3. Wanneer gewerkt wordt vanuit meerdere locaties verdient het faciliteren van de samenwerking 'over de kantoren heen' extra aandacht, onder andere in de vorm van ICT-faciliteiten zoals video conferencing, maar ook door bijvoorbeeld deelauto's en (elektrische)deelfietsen beschikbaar te stellen aan medewerkers Huisvesting onder één dak In dit scenario zal gekeken worden welke mogelijkheden er zijn om de backoffice onder één dak te huisvesten. Twee varianten zullen worden toegelicht: het huisvesten op een nieuwe locatie in een nog niet nader bepaald bestaand kantoorpand of het huisvesten in één van de huidige kantoren. Van de huidige kantoren is er maar één kantoor dat passend zou kunnen zijn wanneer het gaat om de beschikbare ruimte in relatie tot de ruimtebehoefte van de backoffice van de ABG-organisatie en dat is het kantoor in Rijen. Om voldoende werkplekken te creëren voor de backoffice van de ABG-organisatie is het nodig om de indeling van het gebouw te optimaliseren en voor de frontoffice en het bestuur een alternatieve locatie te vinden. De mogelijkheid om in nabijheid van het kantoor in Baarle-Nassau aanvullende kantoorruimte te huren en op die manier in Baarle-Nassau voldoende ruimte te creëren voor de backoffice is ook bestudeerd. De ruimte in nabijgelegen kantoorruimten is echter niet toereikend om voldoende werkplekken te creëren. In de directe nabijheid is mogelijk circa m² bvo beschikbaar. In deze ruimte zouden maximaal 150 werkplekken gecreëerd kunnen worden terwijl naast de bestaande werkplekken in Baarle-Nassau behoefte is aan anderhalf keer zo veel werkplekken voor de backoffice (225). Voor dit scenario is de mogelijkheid van nieuwbouw kort bekeken. Een nieuwbouw variant is niet nader onderzocht in de quickscan vanwege de hoge investeringen, gebrek aan flexibiliteit en lange looptijd van het proces voor een nieuwbouwlocatie Ambtelijke huisvesting ABG-organisatie pagina 15 van 26

16 Onder één dak Rijen, huidig Om het gemeentehuis van Rijen passend te maken voor de huisvesting van de backoffice is het noodzakelijk om de frontoffice en het bestuur te verhuizen. In de omgeving van het gemeentehuis zijn diverse locaties beschikbaar om de frontoffice en het bestuur te huisvesten. In de nabijheid van het gemeentehuis in Rijen zijn diverse kleinere kantoorlocaties en commerciële ruimten beschikbaar. Om voldoende werkplekken te creëren, zal het nodig zijn om in het kantoor te verdichten. Daarnaast dient aanvullend vloeroppervlak gecreëerd te worden door het dichtleggen van de vides boven de voormalige en huidige raadszaal. Ook de raadzaal zelf zal plaats moeten maken voor werkplekken Huisvesting onder één dak huidig gemeentehuis Rijen 2 e verdieping 1 e verdieping Begane grond Alphen Baarle-Nassau Rijen Ook dienen forse ingrepen plaats te vinden om het gebouw te verduurzamen. Het behalen van label C in 2023 is deels wettelijk niet verplicht vanwege de gemeentelijke monumentenstatus, maar aangezien de ABG-organisatie en gemeenten een voorbeeldfunctie willen vervullen is verduurzaming wel wenselijk. Welke ingrepen noodzakelijk zijn om het energielabel te verbeteren, is eerder onderzocht door Gijsbers Energie Advisering Ambtelijke huisvesting ABG-organisatie pagina 16 van 26

17 Afwegingskader onder één dak Rijen, huidig Criterium Score Toelichting Bereikbaarheid Openbaar vervoer + Het kantoor in Rijen is goed bereikbaar per openbaar vervoer. De afstand tot het treinstation is circa 1,5 kilometer. Parkeren +/- Parkeren direct bij het huidige kantoor wordt als knelpunt ervaren. Wel is op loopafstand van het kantoor parkeergelegenheid beschikbaar. Flexibiliteit Snelle beschikbaarheid - Om het kantoor in Rijen geschikt te maken om de hele backoffice te huisvesten, is het nodig een aantal ingrepen te doen. Het aanpassen van het gebouw kost tijd. Er is niet direct ruimte beschikbaar voor alle medewerkers. Aanpasbaarheid +/- In het kantoor in Rijen zit in dit scenario vermoedelijk geen overmaat om groei van de ABG-organisatie op te vangen. Door herinrichting wordt het wel flexibeler gemaakt. Kwaliteit van de werkomgeving +/- Bij de ingrepen is aandacht nodig voor de kwaliteit van de werkomgeving. Het kantoor wordt door medewerkers als onprettig ervaren. Dit moet meegenomen worden bij de ingrepen. Versterken ABG-organisatie +/- Doordat de hele backoffice van de ABG-organisatie onder één dak gehuisvest is, krijgt de organisatie ruimte zich als entiteit te profileren. Door de ABG-organisatie te huisvesten in het dan voormalig gemeentehuis van Gilze en Rijen het lastiger kan zijn voor de ABGorganisatie om de eigen identiteit uit te dragen. Wel kan de huisvesting onder één dak faciliteren in toevallige ontmoetingen en samenwerking tussen afdelingen. Duurzaamheid (energiegebruik) - Het lage energielabel van het kantoor in Rijen (G) is met een aanzienlijke investering naar label B of A te brengen (onderzocht door Gijsbers Energie Advisering). Financieel Exploitatiekosten (huidig) Dit zijn de huidige lasten van kantoor Rijen. Eenmalige investeringen Verduurzaming, verdichting en uitbreiding (aanvullende ruimte). Extra kapitaallasten Aanzienlijk Het geschikt maken als centrale backoffice vraagt uitplaatsing van publieksfunctie en bestuurlijke functies. Indicatie jaarlijkse lasten Door de grote investeringen in verbouwing en uitbreiding, inclusief tijdelijke huisvesting en het uitplaatsen van publieksfunctie en bestuurlijke functies, is de verwachting dat bij dit scenario de jaarlasten de eerste jaren op vergelijkbaar niveau komen als de jaarlasten in het nul-scenario. Financiële risico's Onzekerheden bij verbeteren en uitbreiden van het gebouw. Kansen op opbrengst Met name op de locatie Alphen Aandachtspunten onder één dak Rijen, huidig 1. Wanneer de backoffice onder één dak gehuisvest gaat worden in Rijen, zal ruimte vrijkomen in de kantoren in Alphen en Baarle-Nassau. Aangezien alleen de backoffice de huidige kantoren verlaat is het mogelijk dat bestuurlijke ruimten en publieksfuncties in de huidige gemeentekantoren gehuisvest blijven. In dat geval zullen de kantoren deels verhuurd kunnen worden. Voor het kantoor in Alphen is het daarnaast realistisch om te kijken naar mogelijkheden om het bestuur en de publieksfuncties elders te huisvesten, bijvoorbeeld op een locatie waar een zaal voor de (raads-) vergaderingen beschikbaar is, en het huidige kantoor in zijn geheel af te stoten. 2. Wanneer alle werknemers op één locatie (en daarmee ook in één gemeente) gehuisvest zijn, zal er extra aandacht nodig zijn voor mobiliteit van de werknemers, opdat dienstverlening dicht bij de klant plaats kan vinden Ambtelijke huisvesting ABG-organisatie pagina 17 van 26

18 3. Om het huidige kantoor in Rijen geschikt te maken voor de huisvesting van de gehele backoffice zijn ingrijpende bouwkundige ingrepen nodig, zoals het aanpassen van de bouwkundige structuur en het dichtleggen van de vides. Dan nog is het onzeker of er voldoende werkplekken inpassen. In dat geval is op- of aanbouw noodzakelijk. Gedurende de uitvoering van deze ingrepen is het zeer waarschijnlijk dat het gebouw geheel leeg gemaakt moet worden Onder één dak, nieuwe locatie Wanneer de backoffice op een nieuwe locatie gehuisvest wordt, kunnen de criteria als randvoorwaarde gesteld worden voor de nieuwe locatie. Het is de vraag of op korte termijn voldoende ruimte beschikbaar is in bestaand kantoorvastgoed om de backoffice te huisvesten. Als dit het geval is, zal de nieuwe locatie ingericht moeten worden. Voor de huisvesting op een nieuwe locatie zijn er een aantal mogelijkheden bekeken en is navraag gedaan of voldoende ruimte beschikbaar is. Er is op dit moment een locatie beschikbaar waar ruimte beschikbaar is voor de werkplekken van de backoffice. Op deze locatie zouden een aantal faciliteiten zoals kantine en receptie gedeeld worden met andere gebruikers. In een volgend stadium dient deze optie nader onderzocht te worden Huisvesting onder één dak n.t.b. alternatieve locatie 2 e verdieping 1 e verdieping Begane grond Alphen Baarle-Nassau Rijen De huidige kantoren zullen niet meer gebruikt worden door de ABG-organisatie. Dit betekent dat de gemeentekantoren deels leeg zullen komen wat kansen biedt voor herbestemming, herontwikkeling of verhuur aan een externe partij. De eventuele opbrengsten van de huidige kantoren komen ten bate van de individuele gemeenten Ambtelijke huisvesting ABG-organisatie pagina 18 van 26

19 Afwegingskader onder één dak, nieuwe locatie Criterium Score Toelichting Bereikbaarheid Openbaar vervoer + Wanneer een nieuwe locatie gezocht wordt zal de nabijheid van een treinstation randvoorwaarde zijn voor de nieuwe locatie. Wanneer het niet mogelijk is om een locatie te vinden op fietsafstand van een treinstation, zal gekeken worden naar de bereikbaarheid met een bus. Parkeren + Voldoende parkeergelegenheid (openbaar of huren door ABGorganisatie) is een randvoorwaarde voor een nieuwe locatie. Flexibiliteit Snelle beschikbaarheid +/- Hoe snel een nieuwe locatie beschikbaar is, hangt af van een aantal factoren. Wanneer een locatie van voldoende formaat beschikbaar is, zal er een periode nodig zijn om de locatie te verkrijgen en in te richten. Aanpasbaarheid + Wanneer een locatie gehuurd wordt met een kortlopend huurcontract behoudt de ABG-organisatie de mogelijkheid om na een korte periode de huisvesting opnieuw te beoordelen. Kwaliteit van de werkomgeving +/- De kwaliteit van het kantoor kan een randvoorwaarde zijn voor de nieuwe locatie. De te behalen kwaliteit is afhankelijk van de beschikbaarheid. Ook kan de inrichting direct de gewenste kwaliteit krijgen. Versterken ABG-organisatie + Door de huisvesting onder één dak krijgt de ABG-organisatie de ruimte zich te profileren. Daarnaast wordt de samenwerking en de ontmoeting tussen verschillende afdelingen en personen vergemakkelijkt. Duurzaamheid (energiegebruik) + Bij het verwerven van een nieuwe locatie, zal het energielabel een randvoorwaarde zijn. Daarnaast zullen eigenaren op termijn door middel van wetgeving verplicht worden het energiegebruik van hun kantoor te beperken. Financieel Exploitatiekosten (huidig) n.v.t. Eenmalige investeringen Inrichten van kantoor op nieuwe locatie Extra kapitaallasten Gemiddeld Indicatie jaarlijkse lasten Financiële risico's Onzekerheid bij verwerving/aanhuur andere locatie Kansen op opbrengst Met name op de locatie Alphen en Rijen Aandachtspunten onder één dak, nieuwe locatie 1. Wanneer de backoffice onder één dak gehuisvest gaat worden, zal ruimte vrijkomen in de huidige kantoren. Aangezien alleen de backoffice de huidige kantoren verlaat is het mogelijk dat bestuurlijke ruimten en publieksfuncties in de huidige gemeentekantoren gehuisvest blijven. In dat geval zullen de kantoren deels verhuurd kunnen worden. Voor de kantoren in Alphen en Rijen is het daarnaast realistisch om te kijken naar mogelijkheden om het bestuur en de publieksfuncties elders te huisvesten en het huidige kantoor in zijn geheel af te stoten. Voor het bestuur van Alphen en de publieksfuncties zou dan een locatie gezocht kunnen worden waarin ook een zaal voor de (raads-)vergaderingen beschikbaar is. 2. Wanneer alle werknemers op één locatie (en daarmee ook in één gemeente) gehuisvest zijn, zal er extra aandacht nodig zijn voor mobiliteit van de werknemers, opdat dienstverlening dicht bij de klant plaats kan vinden. 3. Wanneer er geen locatie onder één dak van voldoende formaat beschikbaar is, zou overwogen kunnen worden op zoek te gaan naar een tweede locatie op loopafstand van een bestaand kantoor. Gezien het formaat van de kantoren, is het in dat geval te adviseren om een tweede kantoor nabij het gemeentekantoor van Rijen te zoeken Ambtelijke huisvesting ABG-organisatie pagina 19 van 26

20 5.3. Tussenvariant optimaliseren backoffice in twee kantoren Voor dit scenario zijn twee varianten mogelijk. De combinatie van het kantoor in Rijen en het kantoor in Baarle-Nassau of het kantoor in Rijen en het kantoor in Alphen. Een combinatie van het kantoor in Alphen en het kantoor in Baarle-Nassau is vanwege onvoldoende ruimte ten opzichte van de ruimtebehoefte geen optie Rijen en Baarle-Nassau Met de huidige indeling zijn in Rijen 185 en in Baarle-Nassau 66 werkplekken voor de backoffice. In totaal zijn er 292 werkplekken nodig en zullen dus 41 werkplekken extra gerealiseerd moeten worden in Rijen en Baarle-Nassau. In Baarle-Nassau kunnen op de tweede verdieping circa 8 werkplekken gerealiseerd worden. In Rijen kan het aantal werkplekken met circa 25 vergroot worden door efficiënter inrichten van de bestaande ruimten. Daarnaast kunnen er nog circa 10 werkplekken gecreëerd worden door het dichtleggen van de vide in de zuidvleugel. Met bovenstaande ingrepen kan voldoende verdichting gerealiseerd worden om de gehele backoffice te huisvesten. Daarnaast is het wenselijk om de kwaliteit van het kantoor in Rijen meer met betrekking tot comfort en beleving meer aan te laten sluiten bij de kwaliteit in Baarle-Nassau en zal het kantoor in Rijen verduurzaamd moeten worden. Het verbeteren van de kwaliteit van het kantoor moet meegenomen worden bij de herinrichting van het gebouw Optimalisatie backoffice in Rijen en Baarle-Nassau 2 e verdieping 1 e verdieping Begane grond Alphen Baarle-Nassau Rijen Ambtelijke huisvesting ABG-organisatie pagina 20 van 26

21 Afwegingskader Rijen en Baarle-Nassau Criterium Score Toelichting Bereikbaarheid Openbaar vervoer +/- De bereikbaarheid met openbaar vervoer van het kantoor in Rijen is goed. De afstand tussen het kantoor station Gilze-Rijen is circa 1,5 km. Het kantoor in Baarle-Nassau is bereikbaar met een directe bus vanaf station Breda en vanaf station Tilburg. De verbinding met openbaar vervoer tussen Rijen en Baarle-Nassau is slecht (reistijd 1 uur en 15 minuten). Parkeren +/- Op beide locaties wordt parkeren direct bij het gebouw als knelpunt ervaren. Wel is op loopafstand (enkele minuten) van de kantoren voldoende parkeergelegenheid beschikbaar. Flexibiliteit Snelle beschikbaarheid + Aangezien de kantoren al in gebruik zijn door de ABG-organisatie is zijn de kantoren per direct beschikbaar. Wel zijn kleine ingrepen nodig om het kantoor in Rijen geschikt te maken voor het toegenomen aantal medewerkers. Aanpasbaarheid +/- In de kantoren zit nauwelijks ruimte om te groeien in de toekomst. Kwaliteit van de werkomgeving +/- Vooral het kantoor in Rijen behoeft aandacht om de kwaliteit van de kantoren meer op één lijn te krijgen. Versterken ABG-organisatie - Doordat de ABG-organisatie gebruik maakt van gemeentekantoren is de ABG-organisatie als entiteit minder zichtbaar. Daarnaast is de afstand tussen de kantoren gevoelsmatig groter doordat de "tussenstop" in Alphen wegvalt. Ook draagt de huisvesting van de backoffice op meerdere locaties niet bij aan toevallige ontmoetingen. Duurzaamheid (energiegebruik) +/- Het energielabel van het kantoor in Rijen is slecht. Aangezien het gebouw een gemeentemonument is, zal het gebouw vrijgesteld worden van de label C verplichting voor kantoren. Het kantoor in Baarle-Nassau heeft een zeer goed energielabel. Financieel Exploitatiekosten (huidig) Eenmalige investeringen Verduurzaming Rijen en verdichten Rijen en Baarle-Nassau Extra kapitaallasten Beperkt Met name verduurzaming en verdichting in Rijen. Indicatie jaarlijkse lasten Financiële risico's Onzekerheden bij verbouw van Rijen en beperkt bij Baarle-Nassau Kansen op opbrengst Locatie Alphen Aandachtspunten Rijen en Baarle-Nassau Wanneer de backoffice gehuisvest is in twee kantoren spelen de volgende aandachtspunten: 1. Wanneer gewerkt wordt vanuit meerdere locaties verdient het faciliteren van de samenwerking 'over de kantoren heen' extra aandacht, onder andere in de vorm van ICT-faciliteiten zoals video conferencing, maar ook door bijvoorbeeld deelauto's en (elektrische)deelfietsen beschikbaar te stellen aan medewerkers. 2. De kwaliteit van de verschillende kantoren is niet in lijn met elkaar. Zowel de objectieve als subjectieve kwaliteit moet meer op één niveau zijn wanneer er vanuit verschillende kantoren gewerkt wordt. Dit aspect zal meegenomen moeten als de kantoren heringericht worden. 3. Het kantoor in Rijen vraagt aanzienlijke ingrepen om te verduurzamen. Hoewel het verduurzamen van Rijen niet wettelijk verplicht zal zijn omdat het een gemeentelijk monument betreft, willen de ABGorganisatie en gemeenten een voorbeeldfunctie vervullen met betrekking tot duurzaamheid. 4. In deze variant is nog geen rekening gehouden met de benodigde extra werkplekken (t.o.v. de 292) aangezien bij een tussenvariant nog sprake is van 2 backoffices, in plaats van 1 centrale backoffice Ambtelijke huisvesting ABG-organisatie pagina 21 van 26

22 Rijen en Alphen In het kantoor in Alphen zijn momenteel 88 werkplekken en in Rijen zijn 185 werkplekken. Om voldoende werkplekken te realiseren voor de gehele backoffice zullen er in Rijen en Alphen 19 extra werkplekken gecreëerd moeten worden. Door efficiënter gebruik van de beschikbare ruimte in Rijen zijn circa 25 extra werkplekken te realiseren Optimaliseren backoffice in Rijen en Alphen 2 e verdieping 1 e verdieping Begane grond Alphen Baarle-Nassau Rijen Zowel Rijen als Alphen hebben op dit moment een laag energielabel. Aangezien de ABG-organisatie en gemeenten een voorbeeldfunctie willen vervullen als het aankomt op duurzaamheid, is het voor beide kantoren nodig om te investeren in het verbeteren van het energielabel. Daarnaast is het nodig om het comfort van beide kantoren te verbeteren tijdens de verduurzaming Ambtelijke huisvesting ABG-organisatie pagina 22 van 26

23 Afwegingskader Rijen en Alphen Criterium Score Toelichting Bereikbaarheid Openbaar vervoer +/- De bereikbaarheid met openbaar vervoer van het kantoor in Rijen is goed. De afstand tot station Gilze-Rijen is circa 1,5 km. Alphen is per bus bereikbaar. Er is een directe busverbinding vanaf station Breda en vanaf station Tilburg. De onderlinge verbinding met openbaar vervoer is slecht (reistijd circa 1 uur en 15 minuten). Parkeren +/- Op beide locaties wordt parkeren direct bij het gebouw als knelpunt ervaren. Wel is op loopafstand (enkele minuten) van de kantoren voldoende parkeergelegenheid beschikbaar. Flexibiliteit Snelle beschikbaarheid + Aangezien de kantoren al in gebruik zijn door de ABG-organisatie is zijn de kantoren per direct beschikbaar. Wel zijn kleine ingrepen nodig om het kantoor in Rijen geschikt te maken voor het toegenomen aantal medewerkers. Aanpasbaarheid +/- In de kantoren zit nauwelijks ruimte om te groeien in de toekomst. Kwaliteit van de werkomgeving +/- Zowel het kantoor in Alphen als het kantoor in Rijen behoeven aandacht om de kwaliteit van de kantoren te verbeteren. Het kantoor in Rijen zal verbeterd moeten worden wanneer het kantoor aangepast wordt om het aantal werkplekken te vergroten. Het kantoor in Alphen moet verbeterd worden tijdens de verduurzaming van het kantoor. Versterken ABG-organisatie - Door huisvesting in de gemeentekantoren zijn er minder mogelijkheden voor de ABG-organisatie om zich te profileren. Daarnaast wordt door huisvesting in twee kantoren toevallig ontmoeten niet gefaciliteerd. Duurzaamheid (energiegebruik) - Het energielabel van het kantoor in Rijen is slecht. Aangezien het gebouw een gemeentemonument is, zal het gebouw vrijgesteld worden van de label C verplichting voor kantoren. Het energielabel van het kantoor in Alphen is ook slecht. Bij beide kantoren zijn significante ingrepen nodig om het energielabel te verbeteren en de energievraag terug te dringen. Financieel Exploitatiekosten (huidig) Eenmalige investeringen Verduurzaming en verdichting Rijen en Alphen, vergelijkbaar met 0-scen. Extra kapitaallasten Behoorlijk Indicatie jaarlijkse lasten Stijging lasten Alphen door verhogen boekwaarde bij verduurzaming. Financiële risico's Onzekerheden bij verbouw Rijen en aanzienlijk bij Alphen Kansen op opbrengst - Nihil Aandachtspunten Rijen en Alphen Wanneer de backoffice gehuisvest is in twee kantoren spelen de volgende aandachtspunten: 1. Wanneer gewerkt wordt vanuit meerdere locaties verdient het faciliteren van de samenwerking 'over de kantoren heen' extra aandacht, onder andere in de vorm van ICT-faciliteiten zoals video conferencing, maar ook door bijvoorbeeld deelauto's en (elektrische)deelfietsen beschikbaar te stellen aan medewerkers. 2. De kwaliteit van de verschillende kantoren is niet in lijn met elkaar. Zowel de objectieve als subjectieve kwaliteit moet meer op één niveau zijn wanneer er vanuit verschillende kantoren gewerkt wordt. Dit aspect zal meegenomen moeten als de kantoren heringericht worden. 3. De kantoren in Rijen en Alphen vragen aanzienlijke ingrepen om te verduurzamen. De ABG-organisatie en gemeenten willen een voorbeeldfunctie vervullen met betrekking tot duurzaamheid en in het geval van Alphen zal het wettelijk verplicht zijn om in 2023 minimaal label C te hebben. 4. In deze variant is nog geen rekening gehouden met de benodigde extra werkplekken (t.o.v. de 292) aangezien bij een tussenvariant nog sprake is van 2 backoffices, in plaats van 1 centrale backoffice Ambtelijke huisvesting ABG-organisatie pagina 23 van 26

24 6. Samenvatting en afwegingen In onderstaande tabel zijn de onderzochte scenario's naast elkaar gezet. Criterium 5.1. Nul-scenario Eén dak, bestaand Eén dak, nieuw Rijen en Baarle- Nassau Rijen en Alphen Bereikbaarheid Openbaar vervoer +/ /- +/- Parkeren +/- +/- + +/- +/- Flexibiliteit Snelle beschikbaarheid + - +/- + + Aanpasbaarheid +/- +/- + +/- +/- Kwaliteit van de werkomgeving - +/- +/- +/- +/- Versterken ABGorganisatie - +/ Duurzaamheid (energiegebruik) /- - Financieel Eenmalige investeringen verduurzaming R + A verduurzaming en verdichting R en uitbreiding inrichting kantoor op andere locatie verduurzaming R en verdichting R + B verduurzaming R + A en verdichting R + A Expertmatige schatting Extra kapitaallasten behoorlijk aanzienlijk gemiddeld beperkt Behoorlijk Indicatie jaarlijkse lasten Financiële risico's Kansen op opbrengst onzekerheden bij renovatie A en R n.v.t. onzekerheden verbouw R en uitbreiding m.n. op locatie A onzekerheid bij verwerving / aanhuur ander kantoor m.n. op locaties A en R onzekerheden verbouw R en B (beperkt) op locatie A onzekerheden verbouw R en A (aanzienlijk) Nihil Wanneer vanuit meerdere locaties gewerkt wordt zijn de volgende aandachtspunten van toepassing: Het faciliteren van samenwerken 'over de kantoren heen'. Dit kan bijvoorbeeld door middel van ICTfaciliteiten zoals video conferencing, maar ook door bijvoorbeeld deelauto's en (elektrische)deelfietsen beschikbaar te stellen aan medewerkers. De gelijkwaardigheid van de kwaliteit van de kantoren. De kwaliteit van de huidige kantoren loopt sterk uiteen. Dit moet verbeterd worden wanneer vanuit meerdere locaties gewerkt wordt. De behoefte aan extra werkplekken bovenop de 292 dient bij de uitwerking van een variant met meerdere locaties nader onderzocht te worden. Wanneer vanuit één locatie gewerkt wordt zijn de volgende aandachtspunten van toepassing: Dienstverlening moet dicht bij de klant plaatsvinden. De mogelijkheden voor medewerkers om naar de klant toe te gaan moeten gefaciliteerd worden door de ABG-organisatie. Klanten van de ABGorganisatie zijn niet alleen bewoners maar ook ondernemers, organisaties en de colleges. Wanneer vanuit één locatie gewerkt wordt, zullen er minimaal twee gemeentekantoren (deels) beschikbaar komen. De toekomstige bestemming van de vertreklocaties dient nader uitgewerkt te worden Ambtelijke huisvesting ABG-organisatie pagina 24 van 26

25 7. Conclusies en aanbevelingen In de eerste paragraaf worden de resultaten van de quickscan benoemd. Vervolgens worden aanbevelingen gedaan voor het vervolgproces De resultaten van deze quickscan De huidige huisvestingssituatie (5.1. nul-scenario) is inefficiënt wat betreft ruimtegebruik, kosten en de mogelijkheden tot samenwerken tussen verschillende domeinen. Naast dat de huidige lasten voor de drie kantoren hoog zijn, zal in het nul-scenario ook in de kantoren geïnvesteerd moeten worden voor bijvoorbeeld verduurzaming. Hierdoor is het reëel dat de jaarlijkse lasten in dit scenario toenemen. Het enige echte pluspunt van het nul-scenario is de snelle beschikbaarheid, omdat er geen wezenlijke veranderingen plaatsvinden aan de kantoren. In het scenario onder één dak in een bestaand kantoor ( Eén dak, bestaand) wordt het gemeentekantoor van Rijen verbouwd om de gehele backoffice in het gebouw te huisvesten. Door de bouwkundige eigenschappen van het gebouw, de wens vanuit de ABG-gemeenten en organisatie om te verduurzamen en de beschikbare ruimte in het gebouw, zal de verbouwing van het gebouw zeer ingrijpend zijn. De kosten zijn hoog en doordat het een bestaand gebouw is zijn de bestaande structuren randvoorwaarden voor de verbouwing. Naast de hoge kosten van een verbouwing, komt er organisatorisch ook veel bij kijken. Een ingrijpende verbouwing als deze kost veel tijd en medewerkers zullen tijdelijk elders gehuisvest moeten worden. In dit scenario kan overwogen worden om de locatie in Alphen te herontwikkelen, wat een zekere grondopbrengst tot gevolg zal hebben. In het scenario onder één dak op een nieuwe locatie (5.2.2 Eén dak, nieuw) is het mogelijk om een aantal criteria als randvoorwaarde te hanteren. Op deze manier is het mogelijk dat een kantoor op een nieuwe locatie aan alle criteria voldoet. Echter is er een kans dat er geen voldoende grote locatie beschikbaar is die aan alle criteria voldoet. In dat geval zal er op een aantal criteria, zoals bereikbaarheid per openbaar vervoer, een concessie gedaan moeten worden. Financieel is dit scenario naar verwachting het meest voordelig. De jaarlijkse lasten voor de ABG-organisatie zullen dalen door efficiënter ruimtegebruik en vooral de gemeente Alphen-Chaam en de gemeente Gilze en Rijen hebben de mogelijkheid om te onderzoeken of de huidige locaties te herontwikkelen zijn. Het tussenscenario waarbij de backoffice gehuisvest wordt in Rijen en Baarle-Nassau ( Rijen en Baarle-Nassau) kent de noodzaak om het aantal werkplekken in beide kantoren te vergroten. In dit scenario is het voornamelijk nodig om te investeren in het kantoor in Rijen om de kwaliteit en de hoeveelheid werkplekken te verhogen. Daarnaast is het vanuit de ABG-gemeenten en organisatie wenselijk om het kantoor in Rijen te verduurzamen. De kwaliteit van het kantoor in Baarle-Nassau is goed en ook is dit kantoor het meest duurzaam van de drie bestaande kantoren. In dit scenario kan ook weer overwogen worden om de locatie in Alphen te herontwikkelen, wat een zekere grondopbrengst tot gevolg zal hebben. Het tussenscenario Rijen en Alphen ( Rijen en Alphen) vraagt om verduurzaming van beide kantoren. Ook zal het voor beide kantoren wenselijk zijn om de kwaliteit van de werkomgeving te verbeteren en de uitstraling van het kantoor in Alphen aanzienlijk te verbeteren. De onzekerheden bij de verbouwing van Rijen en Alphen zijn groot. De kosten voor de verduurzaming zijn hoog en door de investeringen in Alphen is het reëel dat de boekwaarde en dus de jaarlijkse lasten voor de ABGorganisatie stijgen. In dit scenario is de kans op opbrengsten nihil. Vrijspelen van de backoffice in Ambtelijke huisvesting ABG-organisatie pagina 25 van 26