ambtelijke Toelichting aan het college - zaaknummer 63324 steller: Nanette van Ameijde-Poortman Gevraagd besluit Het college van Molenwaard besluit in te stemmen met de notitie scenario s en afwegingspunten huisvesting organisatie Molenwaard en de gemeenteraad en de Ondernemingsraad in kennis te stellen van dit besluit en de notitie. Inleiding Doel van dit voorstel is het afstemmen van verwachtingen tussen college en organisatie over de voorbereiding van de besluitvorming (raad, december a.s.) rondom het thema Huisvesting Organisatie Molenwaard. Ter ondersteuning van dit voorstel is bijgevoegd: de notitie scenario s en afwegingspunten huisvesting organisatie Molenwaard. In deze notitie wordt de uitgangssituatie beschreven, wordt ingegaan welke varianten straks tegen elkaar worden afgewogen en wat de afwegingspunten zijn, met tot slot een globale planning. Kaders Geldend is het door de raad op 2 juli jl. gestelde kader 27 uit de Kadernota 2014-2018. Letterlijk geciteerd: Afzien van verbouwing van voormalig gemeentehuis in Groot Ammers voor de backoffice van de organisatie. In scenario s uitwerken wat te doen met het voormalig gemeentehuis en eveneens in scenario s uitwerken wat de opties zijn voor het huisvesten van de backoffice van de organisatie. Beide scenario s worden in de tweede helft van 2013 uitgewerkt. Afweging / argumentatie Kader 27 analyserend zijn in volgordelijke zin 2 vragen te beantwoorden: 1. wat zijn de opties voor het huisvesten van de organisatie? 2. wat te doen met het voormalig gemeentehuis te Groot-Ammers? Voor beide vragen verlangt de raad een uitwerking in scenario s. Om vraag 2 goed te kunnen beantwoorden moet eerst vraag 1 uitgediept zijn. Voor een goede afstemming rondom de uitdieping van vraag 1, is nu eerst de notitie scenario s en afwegingspunten huisvesting organisatie Molenwaard opgesteld (zie bijlage). Het is de bedoeling langs de lijnen van deze notitie (inhoudelijk en procedureel) het college te adviseren voor het doen van een voorstel aan de gemeenteraad in december a.s. Consequenties / risico s Op het thema Huisvesting Organisatie zit in deze fase het grootste risico in de uiteenlopende verwachtingen over de aanpak. Dat geldt de politiek-bestuurlijke context (college - raad - samenleving); en ook de organisatorische impact is aanzienlijk. Daarom is communicatie over de weg waarlangs tot besluitvorming wordt gekomen van wezenlijk belang om deze risico s weg te nemen. Vervolgstappen Zie de notitie scenario s en afwegingspunten huisvesting organisatie Molenwaard, onderdeel planning. Postbus 5 2970 AA Bleskensgraaf T 14 0184 I www.gemeentemolenwaard.nl
Communicatie Gezien het vorenstaande is het belangrijk de gemeenteraad, de Ondernemingsraad en de organisatie in kennis te stellen van het collegebesluit en de notitie. 2
Notitie scenario s en afwegingspunten voor huisvesting organisatie Molenwaard versie 28 augustus 2013 zaaknummer 63324 0 Inleiding Doel van deze notitie is het afstemmen van verwachtingen tussen college en organisatie over het voorbereiden van besluitvorming door de gemeenteraad in december over de huisvesting van de ambtelijke organisatie. In deze notitie wordt de uitgangssituatie beschreven, wordt ingegaan op welke varianten straks tegen elkaar worden afgewogen en wat de afwegingspunten zijn, met tot slot een globale planning. 1 Uitgangssituatie (gebaseerd op tekst uit Kadernota 2014) Over de huisvesting van de organisatie is de afgelopen jaren veel van gedachten gewisseld. Niet in de laatste plaats omdat ontwikkelingen in de maatschappij, voortschrijdende techniek en inzichten over flexibele kantoorconcepten maken dat de eisen die aan huisvesting worden gesteld steeds veranderen. Terugkijkend naar de jaren die achter ons liggen kan de ontwikkeling van de gedachten voor wat betreft de behoefte aan huisvesting, worden beschreven. Zonder nuances en in grote stappen was die ontwikkeling in gedachten als volgt: Wanneer? Start samenwerking Eind 2010/Begin 2011 Eind 2011/Begin 2012 Begin 2013 Behoefte? Nieuwbouw voor totale organisatie grondgebied voormalige gemeente Liesveld. Verbouw van vm. GH in Groot Ammers voor deel van de organisatie. Daarnaast kern-/aanlandplekken. Verbouw van de helft van vm. GH in Groot Ammers voor deel van de organisatie (is mogelijk door flexibel kantoorconcept). Daarnaast kern-/aanlandplekken. Zie hierna Een duidelijk patroon is zichtbaar. Een patroon van een huisvestingsbehoefte die in omvang steeds kleiner wordt. De redenen voor deze afnemende behoefte: De ontwikkeling van ons inzicht in de consequenties van de ambitie om onze activiteiten naar de gemeenschappen en de burger toe te brengen en o.a. dus balieloos te werken; de verdergaande digitalisering en daarmee de mogelijkheid om tijd- en plaatsonafhankelijk te werken de ervaring met kernplekken (vaste plekken in centrale gebouwen in de kernen in beheer bij de gemeente) en aanlandplekken (flexibele plekken bij gastheren als dorpshuizen, woningbouwcorporaties, ketenpartners enz.) De ontwikkeling in onze inzichten de afgelopen jaren heeft ons veel geleerd. Eén van die lessen: Het verstrijken van tijd heeft bewezen dat het open houden van opties zonder langjarige financiële verplichtingen aan te gaan ons ruimte te geven ons aan veranderende
omstandigheden aan te passen. Flexibiliteit in een tijd waar ontwikkelingen zo snel gaan is het meest verstandig. 2 Hier moeten bijvoorbeeld ontwikkelingen in de sociale domein (decentralisaties) en regionale samenwerking worden genoemd. Beide zullen grote impact kunnen hebben op de bedrijfsvoering/organisatie en daarmee de behoefte (of niet) aan huisvestingsmeters voor de organisatie. Bovenstaand voortschrijdend inzicht heeft in ieder geval geleid tot het besluit om NIET zelf te gaan investeren in een verbouwing van het voormalig gemeentehuis Groot Ammers. 2 Varianten en ingrediënten huisvesting organisatie Varianten Flexibiliteit is het sleutelwoord als het gaat om het denken over de huisvesting. Veranderingen in denken en in maatschappelijke en technologische ontwikkelingen volgen elkaar zo snel op dat snel kunnen schakelen zonder vast te zitten aan financiële of andere verplichtingen een eerste vereiste is. Wanneer dat ons startpunt is dan kunnen de volgende scenario s tegen het licht worden gehouden: 1. Capaciteit huren a. in voormalig GH Groot Ammers b. elders 2. Langer blijven in tijdelijke locatie Bleskensgraaf Ad 1 Medio 2014 huisvesting organiseren op een nieuwe locatie. Daartoe moet worden vastgesteld hoeveel capaciteit (m2) nodig is en voor welke functies (bv. ontmoeten, werken of vergaderen ca.). Daarbij kan maximaal rekening worden gehouden met de feitelijke implementatie van het virtuele kantoor per medio 2014 en het, als gevolg daarvan, volledig plaatsonafhankelijk kunnen werken van nagenoeg een ieder. Andere beschikbare, al dan niet gemeentelijke, maatschappelijke of commerciële gebouwen bieden daarbij kansen. Denk hier bijvoorbeeld aan de inspanningen binnen het Programma Voorzieningen om gemeentelijk vastgoed te toetsen op hun bijdrage aan instandhouding van bepaalde voorzieningen in de kernen. Eén van de opties is het vm. GH in Groot-Ammers. In onderhandeling met mogelijke kopers kan medegebruik (d.m.v. marktconforme huur) worden afgesproken. Ad 2 De praktijk zal zijn dat het pand Bleskensgraaf leger en leger komt te staan, de baliefunctie verdwijnt en alternatieve werklocaties zullen toenemen. Naarmate de tijd vordert zal een scherp beeld ontstaan welke capaciteit (m2) en voor welke functies (bv. ontmoeten, werken of vergaderen ca.) nog huisvesting nodig is. Twee jaar (medio 2016) later kan dan het pand in Bleskensgraaf volledig worden afgestoten en kan voor de functies die dan nodig zijn beperkt capaciteit (m2) worden gehuurd. Belangrijk aspect bij deze variant: Medio 2014 eindigt in principe de tijdelijke toestemming om, in afwijking van het bestemmingsplan, het kantoorgebouw aan het Melkwegplein te mogen hebben. Ingrediënten ingrediënten voor de afweging zijn dus: a) het bepalen van de benodigde capaciteit (m2); en b) een beschrijving van de functionaliteit.
Het programma van eisen, dat pas twee jaar geleden is gemaakt, ging nog uit van een centrale huisvesting van 80 werkplekken (excl. eet-werkcafé). Met de kennis van vandaag moeten we vaststellen dat dit waarschijnlijk veel te ruim is. Zo snel gaat die ontwikkeling. 3 Uitdaging hier is dus het voorspellen van toekomstige behoefte. Behoefte per medio 2014 en de paar jaren erna. Veel verder kijken, zo heeft de geschiedenis uitgewezen, lijkt weinig zinvol of in ieder geval weinig betrouwbaar. 3 Afwegingspunten huisvesting De varianten worden uiteindelijk tegen elkaar afgewogen op basis van het volgende punten: a. Financiën b. Flexibiliteit c. Dienstverleningsvisie d. Duurzaamheid e. Planologische inpasbaarheid f. Imago g. Risico s Ad a Een financieel criterium spreekt voor zich. Jaarlasten zijn daarbij een aspect, maar ook eenmalige kosten spelen een rol. Beide worden hier in beeld gebracht en afgezet tegen wat in de begroting beschikbaar is. Ad b Flexibiliteit is belangrijk gebleken. Bij welke van de varianten houden we het meest onze handen vrij en kunnen we het best inspelen op ontwikkelingen en voortschrijdend inzicht? Ad c Welke van de varianten draagt het meeste bij aan het vervolmaken van onze dienstverleningsvisie: Molenwaard Nabij. Dit bijvoorbeeld beredeneerd vanuit de benodigde cultuurverandering bij de medewerkers, de meest efficiënte uitvalsbasis maar ook vanuit de acceptatie van de dienstverleningsvisie door inwoners. Ad d Principes van duurzaamheid spelen ook een rol. Hergebruik van panden, voorkomen van leegstand, materiaalgebruik bij evt. verbouwingen, toekomstgerichtheid van de keuze enz. Ad e Welke planologische belemmeringen en mogelijkheden spelen een rol bij de varianten wordt bij dit punt afgewogen. Ad f Beeldvorming over de gemeente is en blijft een belangrijk aspect. Zaken als ogenschijnlijke verspilling van gemeenschapsgeld, al dan niet nakomen van afspraken (bv. Bestemmingsplanregels) en waarmaken van het dienstverleningsconcept kunnen daar een rol spelen. Welke van de varianten kan daar bij het meest helpen? Ad g Per variant worden tevens risico s in beeld gebracht.
De MATRIX Functionaliteiten: xxxxx, xxxxx, xxxxx, xxxxx en xxxxx Benodigd: xxxx m2 4 Capaciteit huren Melkwegplein 1 Afwegingspunten ++, +, 0, -, -- vm. gem. huis Groot-Ammers elders Financiën Flexibiliteit Dienstverleningsvisie Duurzaamheid Imago Risico s 4 Aandacht voor ontmoeting Verder dient, parallel aan het onderzoekstraject voor huisvesting, te worden ingegaan op de vraag hoe ontmoetingen tussen medewerkers onderling en tussen medewerkers en bestuur gestalte krijgen in een situatie waarin plaats- en tijdonafhankelijk wordt gewerkt. Ervaringen in het land leren namelijk dat het plaats- en tijdonafhankelijk werken grote voordelen kent, maar dat de mogelijkheden om elkaar spontaan te ontmoeten worden gemist. 5 Planning Begin september Deze notitie ter kennisname naar de gemeenteraad en de OR september-oktober Uitwerking huisvestingsvraagstuk 28 oktober Finale behandeling projectgroep MoNa 30 oktober Behandeling MT, gevolgd door communicatie/afstemming met de OR 12 november Behandeling college 17 december Besluitvorming gemeenteraad