VERANTWOORDINGSRAPPORTAGE NETWERK RANDSTADRAIL-INFRA (NRR-INFRA)
Inhoud 1. Het project Netwerk RandstadRail infra (NRR-infra)... 3 1.1 Aanleiding... 3 1.2 Doel van het project NRR infra... 4 1.3 Scope... 4 1.4 Stand van zaken NRR-infra... 4 2. Projectorganisatie MRDH, gemeente Den Haag en HTM... 5 2.1 Opdrachtgevers NRR-infra... 5 2.2 Samenwerkingsovereenkomst... 5 2.2.1 Organisatiestructuur en besluitvorming... 5 2.2.2 Taakverdeling... 5 2.2.3 financiële bijdragen, rekening en risico... 6 2.3 Afsprakenkader... 6 3. Governance en verantwoording taken gemeente Den Haag... 7 3.1 Projectstructuur, rollen en verantwoordelijkheden... 7 3.2 Governance... 8 3.3 GROTICK... 9 Hoofdstuk 4. Kosten en financiering... 11 4.1 Besluitvorming... 11 4.2 Projectbudget en prognose einde werk... 12 4.3 Vereffeningsbesluit... 13 4.4 Verdere ontwikkeling Randstadrail... 13 Hoofdstuk 5. Planning en Control cyclus... 13 5.1 P&C cyclus... 13 5.2 Interne rapportages... 14 Bijlage 1: Bestuurlijke besluiten NRR-infra... 15 Bijlage 2: Planning NRR-infra... 17 Bijlage 3: verdeling van financiering tussen MRDH en gemeente Den Haag.... 18 2
1. Het project Netwerk RandstadRail infra (NRR-infra) 1.1 Aanleiding Netwerk RandstadRail (NRR) is het programma om het tramsysteem in Den Haag en aangrenzende gemeenten voor te bereiden op de komst van de nieuwe tram en een kwaliteitsslag te maken. De uitvoering is gebaseerd op een vastgesteld plan van het toenmalige Algemeen Bestuur van het Stadsgewest Haaglanden in 2009. De kern van het plan was: - De aan het einde van hun levensduur zijnde trams te vervangen door een ruimer type met lage vloer. Hierdoor kon binnen het bestaande netwerk capaciteitsvergroting worden bereikt en werd voldaan aan de wettelijke vereisten met betrekking tot toegankelijkheid. - De infrastructuur op te waarderen ten behoeve van de nieuwe tram, door oude (brug en spoor) constructies te vervangen, haltes toegankelijk te maken en de energievoorziening te versterken. - Aantal projecten ter verbetering van de kwaliteit van het tramnetwerk, zoals de realisatie van Top-haltes. Met het toegankelijk maken van het totale vervoerssyteem (halten en voertuig) wordt voldaan aan de Wet gelijke behandeling chronisch zieken en gehandicapten. Het grootste gedeelte van de projecten ligt binnen de gemeente Den Haag, daarom is er met de gemeente Den Haag en HTM een structurele samenwerking voor deze projecten ingericht. In 2015 is door MRDH en HTM de eerste grote stap gezet door in fasen de oude trams te vervangen door nieuwe tram voertuigen. De nieuwe tram voertuigen, van het type Avenio, zijn langer en breder en kunnen daardoor per eenheid meer passagiers vervoeren. De nieuwe trams zijn, vanwege hun lage instap, toegankelijk voor minder-validen. Als eerste worden de trams op de lijnen 2, 9, 11, 15 en 17 vervangen. De trams op de overige tramlijnen (lijnen 1, 6, 12 en 16) zullen in de tweede fase vervangen worden (na 2020). Het bestaande tramnetwerk van de lijnen 2, 9, 11, 15 en 17 moet geschikt gemaakt worden voor de nieuwe tram. Daarnaast moeten de haltes aangepast worden zodat ze voor iedereen toegankelijk en bereikbaar zijn. Daartoe is een programma ingericht, dit programma is benoemd als NRR Infra. Sinds 2013 werken de twee opdrachtgevers Metropoolregio Rotterdam Den Haag en de gemeente Den Haag samen met de HTM aan het programma NRR infra om de aanpassingen in het tramnetwerk en de openbare ruimte van ontwerp tot en met realisatie en overdracht tot stand te brengen. 3
Deze verantwoordingsrapportage gaat over het geschikt maken van het tramnet en het toegankelijk maken van de haltes, het programma NRR infra zoals dat wordt uitgevoerd door de gemeente Den Haag. 1.2 Doel van het project NRR infra Het doel van NRR infra is om de nieuwe tram (Avenio) fysiek door de stad te laten rijden over de lijnen 2, 9, 11, 15 en 17 en het totale vervoerssysteem van deze lijnen, toegankelijk en bereikbaar te maken. 1.3 Scope De scope van het project NRR-infra bestaat uit alle werkzaamheden die nodig zijn om het doel van het project NRR- infra te verwezenlijken. Hiervoor worden op de lijnen 2, 9, 11, 15 en 17, in hoofdzaak, de volgende werkzaamheden uitgevoerd; - Alle haltes aanpassen zodat deze toegankelijk en bereikbaar zijn. - Enkele haltes aanpassen ten behoeve van kwaliteitsverhoging (top en plus haltes). - Alle objecten (masten, borden, naastgelegen tramsporen etc.) verplaatsen uit het profiel van vrije ruimte dat nodig is voor de Avenio. - Het vervangen van verouderde spoorconstructies. - Het herberekenen van alle kunstwerken en zo nodig vervangen of verstevigen van deze kunstwerken. In veel gevallen resulteren de ontwerpen van de genoemde werkzaamheden in herinrichtingen van een betreffende straat. In het project NRR-infra wordt per cluster van herinrichtingen een bestuurlijk besluit genomen. In de werkzaamheden worden ook overige werkzaamheden meegenomen die al gepland stonden, bijvoorbeeld vervanging riool of aanleg fietspaden, het zogenaamde werk-met werk. Momenteel zijn er 25 bestuurlijke besluiten genomen. Een tweetal besluiten is nog in voorbereiding. In de bijlage 1 zijn deze besluiten weergegeven. 1.4 Stand van zaken NRR-infra Inmiddels is het grootse gedeelte van de in paragraaf 1.3 genoemde scope uitgevoerd. Hierdoor rijdt op lijn 2, 17, lijn 11 en lijn 9 de Avenio met succes. Na een zorgvuldig test&proefbedrijf is de in gebruik name zonder problemen verlopen. Lijn 15 zal in de eerste helft van 2017 opgeleverd worden waarna de Avenio ook hier in exploitatie gaat. Hiermee nadert het programma NRR-infra zijn voltooiing en is de infrastructuur geschikt voor het nieuwe voertuig en zijn alle haltes toegankelijk gemaakt voor minder validen conform de wet gelijke behandeling chronisch zieken en gehandicapten. Twee kwaliteitsverbeterende projecten staan nog in de planning: Tophalte Hollands Spoor (2017) en de herinrichting Kerkplein inclusief de calamiteitenroute Jan Hendrikstraat (2017). Adequaat risicomanagement heeft er toe geleid dat het programma zonder problemen is uitgevoerd en in totaliteit binnen budget. Met de oplevering van de lijnen hebben we steeds vooruit kunnen lopen op de levering van het nieuwe materieel. In bijlage 2 wordt meer inhoudelijk ingegaan op de planning van NRR-infra. 4
2. Projectorganisatie MRDH, gemeente Den Haag en HTM 2.1 Opdrachtgevers NRR-infra MRDH en de gemeente Den Haag zijn gezamenlijk opdrachtgever voor de engineering en de realisatie van het project NRR infra. Daarnaast is de gemeente Den Haag ook de opdrachtnemer voor engineeringdiensten. HTM treedt alleen op als opdrachtnemer voor de engineering en bestelling van het tramspoor. Als gezamenlijk opdrachtgevers hebben MRDH en de gemeente Den Haag voor het project NRR-infra een samenwerkingsovereenkomst (SOK) gesloten. Om de genoemde scope te realiseren werken de MRDH, de gemeente Den Haag en de HTM als partners samen in een projectorganisatie. De uit te voeren taken zijn naar aard en omvang verdeeld over de 3 partijen. Waar de SOK het formele kader tussen de 2 opdrachtgevers neerzet is de nadere uitwerking van de samenwerking tussen de 3 partners vastgelegd in het afsprakenkader NRR staat niet op zichzelf. 2.2 Samenwerkingsovereenkomst. De SOK is bestuurlijk vastgesteld op 16-11-2010 (RIS 176963) tussen MRDH en de gemeente Den Haag en legt onder andere het volgende vast: - de organisatiestructuur en besluitvorming - taakverdeling; gezamenlijke taken, taken gemeente en taken MRDH - financiële bijdragen, rekening en risico 2.2.1 Organisatiestructuur en besluitvorming Ten behoeve van de realisatie van het programma NRR-infra stellen de opdrachtgevende partijen MRDH en gemeente Den Haag een drietal overlegstructuren op waarin de gezamenlijke besluitvorming primair plaatsvindt. HTM is in ieder overleg vertegenwoordigd. - De Stuurgroep (wethouder FVVM en directies DSO, DSB, MRDM en HTM); - De regiegroep (lijnmanagement en projectverantwoordelijken van de 3 partijen); - Het projectcoördinatoren overleg (PCO) (projectmanagement van de 3 partijen). De stuurgroep is eindverantwoordelijk voor de uitvoering van het project NRR-infra. Het PCO adviseert, ondersteunt en rapporteert aan de regiegroep en de regiegroep aan de stuurgroep. MRDH, de gemeente Den Haag en de HTM zijn allen ambtelijk vertegenwoordigd in de stuurgroep, de regiegroep en het PCO. Een vanuit het bovenstaande overlegstructuur vastgesteld ontwerp wordt parallel aan het college en/of de raad van de gemeente Den Haag en aan het Dagelijks Bestuur van MRDH voorgelegd. 2.2.2 Taakverdeling De uit te voeren taken vanuit de SOK zijn op basis van aard en omvang verdeeld tussen MRDH en gemeente Den Haag. MRDH is concessieverlener voor het tramvervoer in de regio en draagt zorg voor de aanleg van nieuwe tramlijnen en het beheer en onderhoud van de railinfrastructuur. 5
De gemeente is verantwoordelijk voor de inrichting en het beheer en onderhoud van de openbare ruimte op haar grondgebied. Voor de gebruikers van de infrastructuur en de openbare ruimte is het van groot belang dat de werkzaamheden leiden tot beperkte hinder in de zin van wegopbrekingen, buitendienststellingen en omleidingen. Samenwerking is hiervoor noodzakelijk. Gezamenlijke taken. MRDH en gemeente Den Haag zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor; - programmamanagement, - besluiten van regiegroep en PCO, - aanbestedingen en opdrachten aan derden. Taken gemeente; - opstellen van alle ontwerpen en verkrijgen van alle noodzakelijke vergunningen en verkeersbesluiten om de scope te kunnen realiseren. - opstellen aanbestedingsstukken, begeleiding aanbestedingsprocedure en zorgen voor de realisatie van de projecten. Taken MRDH: - zorgdragen voor het verkrijgen van subsidie van het Rijk. - verantwoordelijk voor het programma van eisen waarmee de infrastructuur past bij het nieuwe voertuig. - verantwoordelijk voor het testen van de veiligheid van de opgeleverde infra. - regelen van vervangend vervoer tijdens buitendienststellingen. 2.2.3 financiële bijdragen, rekening en risico In de SOK is naast de financiële bijdragen ook de regeling voor het financiële risico vastgelegd. In hoofdstuk 4 Kosten en financiering wordt verder in gegaan op de financiële bijdrage van de partijen. Het risico van financiële mee en tegenvallers worden door beide partners gedragen naar rato van de financiële bijdrages. Daarnaast zijn de partners zelf verantwoordelijk voor toerekenbare tekortkomingen in haar taken. Waarbij het engineeringsrisico van de gemeente beperkt is tot directe schade volgens marktconforme voorwaarden. 2.3 Afsprakenkader In het afsprakenkader NRR staat niet op zichzelf zijn de detail afspraken vastgelegd voor samenwerking, organisatie, beheersing en de kwaliteit voor het project NRR-infra tussen de 3 partners MRDH, HTM en de gemeente Den Haag. Een belangrijk aspect van het afsprakenkader is de integratie van de opdracht in het kader van vervoers- en beheerconcessie van MRDH aan HTM en het project NRR-infra. Het uitvoeren van het project NRR-infra gebeurt terwijl het vervoer van de reizigers gewoon doorgang moet vinden. Om dit in één hand te houden is in het afsprakenkader geregeld dat HTM de verantwoording draagt voor het gehele spoorse gedeelte van het project, van ontwerp t/m realisatie en het weer in dienst nemen van het tramspoor. 6
Vanuit de SOK is de gemeente Den Haag verantwoordelijk voor het opstellen van alle ontwerpen, als onderdeel van dit ontwerp is het spoorse ontwerp de verantwoordelijkheid van HTM. De gemeente draagt de verantwoordelijkheid voor de integratie van het spoorse en civiele deel. 3. Governance en verantwoording taken gemeente Den Haag 3.1 Projectstructuur, rollen en verantwoordelijkheden Om de gemeentelijk taken (zie ook paragraaf 2.2.2) voor de scope uit te voeren heeft de gemeente een projectorganisatie NRR-infra opgezet. Binnen de gemeente Den Haag is het project door de Dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO) voorbereid en na het bestuurlijk besluit aan de Dienst Stadsbeheer (DSB) voor realisatie overgedragen. De projectstructuur voor het realisatietraject is opgenomen in het Project management Plan Netwerk Randstadrail: onderdeel Infrastructuur. De bijbehorende processen zijn beschreven in het Handboek Netwerkrandstadrail-infra. Binnen de Dienst Stadsbeheer (DSB) is de interne opdrachtgever, namens de directeur DSB, eindverantwoordelijk voor de realisatie van NRR-Infra conform de door Gemeente Den Haag en Metropoolregio Rotterdam Den Haag vastgestelde kaders. Hij is het aanspreekpunt vanuit bestuur en directie DSB. Binnen DSB wordt er bij het realiseren van projecten in projectteams gewerkt die volgens het samenwerkingsmodel IPM (Integraal Project Management) zijn ingericht. Binnen deze projectteams, en zo ook binnen NRR worden de volgende rollen benoemd; - de projectmanager - de technisch manager - de contractmanager - de omgevingsmanager - de manager projectbeheersing Daarnaast is een belangrijke rol weggelegd voor de opdrachtgever en de projectcontroller. Onderstaand wordt ingegaan op de verschillende rollen en hun primaire verantwoordelijkheid. De opdrachtgever is eindverantwoordelijk en legt periodiek verantwoording af, over de voortgang van het project, aan de directie van DSB en de projectverantwoordelijke wethouder met een schriftelijke voortgangsrapportage. De projectcontroller bewaakt namens de dienst en de ambtelijk opdrachtgever of een project in control is. Belangrijk is daarbij dat de projectcontroller een onafhankelijke rol heeft en houdt ten opzichte van het project. De projectmanager (opdrachtnemer) is binnen die gestelde kaders eindverantwoordelijk voor de beheersing van de aspecten Geld, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie, Kwaliteit en Risico (GROTICK) en legt daarover gestructureerd verantwoording af aan de opdrachtgever. Het IPM Projectteam is samengesteld met de volgende hoofdrollen: 7
- Projectmanager (PM): is verantwoordelijk voor de dagelijkse sturing van en afstemming tussen de projectorganisaties van de gezamenlijke partijen binnen de scope van de Infra en is het eerste aanspreekpunt voor de ambtelijke opdrachtgever; - Technisch manager (TM): is verantwoordelijk voor de aansturing van het ontwerpproces (inclusief raakvlakmanagement) van DO tot en met bestek en vertegenwoordigt in alle fasen het technisch geweten van het project; - Contractmanager (CM): is verantwoordelijk voor de contractering, uitvoering van de bestekken, acceptatie en overdracht; - Omgevingsmanager (OM): ondersteunt de TM en CM tijdens de ontwerp- en uitvoeringsfasen met omgevingsmanagement en communicatie; - Manager Projectbeheersing (MPB): ondersteunt de projectorganisatie met de beheersing van o.a. de aspecten tijd, geld, kwaliteit, scopemanagement en risicomanagement en verzorgt de voortgangsrapportages (VGR) aan de opdrachtgever. 3.2 Governance De governance van het project is vastgelegd in het projectmanagement plan Netwerkrandstadrail: onderdeel Infrastructuur en het Handboek Netwerkrandstadrail-infra, waarin beschreven staat hoe het project van bestuurlijk besluit naar overdracht in beheer wordt gerealiseerd en op welke wijze invulling wordt gegeven aan de projectbeheersing op basis van de beheersaspecten GROTICK, zie paragraaf 3.3. Zo zijn in de plannen oa vastgelegd; - Projectorganisatie 8
- Overlegstructuren - Scope van het project - Risicobeheersing - Financiën - Planning Naast het beheersen van het project op basis van de GROTICK- aspecten is er in 2015 een extra beheersmaatregel getroffen. Namelijk het door de gemeentelijke accountantsdienst (GAD) laten uitvoeren van een zogenaamde Scan Grote Projecten. Deze audit is uitgevoerd op verzoek van de directie van Stadsbeheer. De audit was erop gericht tijdig inzicht te verkrijgen in de (financiële) risico s. Van de projecten is eveneens de toereikendheid van de organisatorische opzet en de governance onderzocht. Belangrijkste aandachtspunt voor NRR betrof de besluitvorming en informatievoorziening over budget en bijdragewijzigingen per deelproject. In hoofdstuk 4 is deze besluitvorming en informatievoorziening nader beschreven. 3.3 GROTICK Alle uit te voeren projecten worden binnen DSB (en daarmee ook dit project) beheerst op basis van de GROTICK-methode. De GROTICK- methode gaat over het beheersen van de verschillende aspecten in het projectmanagement. Afhankelijk van de stand van zaken en het verloop van het project wordt periodiek de voortgang besproken. Onderstaand wordt ingegaan op de verschillende GROTICKbeheersaspecten. Geld De financiering van het project komt in hoofdstuk 4 aan de orde. Dit project kent een tweetal primaire financieringsbronnen. Namelijk de MRDH en de gemeente Den Haag. Daarnaast is per werkpakket (bestek) bekeken of er externe partners konden worden gevonden voor het realiseren van werk met werk (straten, wegen, pleinen, verlichting, riolering, kades, parkeren, fiets). Risico s Voor het project wordt actief risicomanagement uitgevoerd op alle aspecten van het project. Dat wil zeggen: risico s (kans op ongewenste gebeurtenissen) verbonden aan het succesvol uitvoeren van de (deel)projectscope(s) worden tijdig gesignaleerd, uitgesplitst in oorzaken, risico s en gevolgen, en gekwantificeerd in termen van tijd en geld. Vervolgens worden beheersmaatregelen geformuleerd en risico-eigenaren en actiehouders aangewezen. Alle geïnventariseerde risico s en beheersmaatregelen worden opgenomen in het risicoregister. De risico s worden voortdurend gemonitord en ieder kwartaal actief gechallenged, zowel op lijnniveau als op NRR-niveau. De belangrijkste toprisico s worden maandelijks besproken in het gezamenlijke Risico-overleg met MRDH en HTM. De top-risicolijst die tijdens dit overleg wordt vastgesteld, wordt maandelijks geagendeerd voor het PCO, de Regiegroep en de Stuurgroep. Organisatie De administratieve organisatie is ingericht volgens de afspraken en regels van de dienst Stadsbeheer. De opdrachtgever is integraal verantwoordelijk voor het doen realiseren van het project. De projectcontroller heeft de inrichting in het financiële systeem verzorgd en bewaakt het budget. Offertes voor zowel de voorbereiding als voor de realisatie worden volgens de regels van DSB aangevraagd, getoetst en beoordeeld. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn beschreven in paragraaf 3.1. 9
Tijd Binnen NRR worden diverse planningsproducten gehanteerd die in de tijd synchroon lopen, maar verschillen in doel, inhoud en vorm. De belangrijkste daarvan zijn de overall-planning en de detailplanning Infra. De overall-planning, waarin de uitvoering van de gemeentelijke werken én de ingebruikname van Avenio per lijn zijn opgenomen, wordt opgesteld door MRDH en vastgesteld in de stuurgroep. De meer detaillistische infraplanning wordt door GDH opgesteld op basis van de overall-planning en in afstemming met de projectpartners HTM en MRDH. Daarnaast worden door de planner van NRR detail-planningen opgesteld voor de IPM rolhouders en bewaakt hij de raakvlakken tussen de detail-planningen en signaleert hij tijdig op mogelijke conflicten of verwachte vertragingen. Informatie Informatievoorziening is zorgen dat medewerkers aan het project op de hoogte zijn van wat binnen het project ontwikkeld wordt en in het bijzonder zorgen dat wijzigingen in de stand van zaken tijdig worden doorgespeeld aan de medewerkers die met deze informatie verder moeten werken. Het goed beheren van informatie is nodig omdat medewerkers altijd de voor hen relevante informatie moeten kunnen vinden. Bij dit programma is een groot aantal mensen van meerdere organisaties en onderdelen daarvan betrokken. De manager projectbeheersing is verantwoordelijk voor de informatievoorziening. Bij de start van de realisatiefase was alle op dat moment voor het project relevante informatie beschikbaar in het zogenaamde overdrachtsdossier. Zoals eerder aangegeven worden tijdens de realisatiefase de projectverantwoordelijke directie van dienst Stadsbeheer, de projectverantwoordelijke wethouder en de MRDH periodiek geïnformeerd over de voortgang van het project. Communicatie Het is gebruikelijk dat over de voorbereiding en de uitvoering van ieder project met de omgeving gecommuniceerd wordt. De omgevingsmanager is hiervoor verantwoordelijk. Doel van omgevingsmanagement is mogelijke hindernissen voor het project door en voor belanghebbenden, tijdig te onderkennen waardoor deze tijdig voorkomen en/of opgelost kunnen worden. Heldere en goede communicatie voorkomt misverstanden en ongewenste gebeurtenissen. Bij de uitvoering van dit project zijn de communicatiemiddelen: persoonlijke gesprekken, een website, nieuwsbrieven, bewonersbrieven, informatieavonden voor belanghebbenden, bouwborden en persberichten ingezet. Kwaliteit De te realiseren kwaliteit is in contracten vastgelegd die volgens de geldende (wettelijke) aanbestedingsregels op de markt zijn gezet. De gemeente Den Haag, HTM en de MRDH bepalen welk type spoor op welke positie in welke periode aangelegd wordt. De markt bepaalt hoe ze het willen doen. Om een marktpartij te contracteren wordt een aanbesteding gedaan op basis van Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Dit is een methode waarbij de marktpartij, die aantoonbaar kwalitatieve meerwaarde levert een grotere kans maakt, het werk gegund te krijgen. Door middel van directievoering vanuit de opdrachtgever wordt toegezien dat de gevraagde en aangeboden kwaliteit ook daadwerkelijk wordt gerealiseerd. 10
Hoofdstuk 4. Kosten en financiering 4.1 Besluitvorming Vanaf 2009 zijn diverse besluiten genomen m.b.t. NRR: - Samenwerkingsovereenkomst eerste fase; - Scopewijzigingen - Besluiten het kader van de gemeentelijke begroting; - Uitvoeringsbesluiten met het toekennen van gemeentelijk krediet per deelbesluit. In deze paragraaf wordt hier verder op ingegaan. Samenwerkingsovereenkomst eerste fase Het college heeft op 17 februari 2009 ingestemd met een gemeentelijke bijdrage van 37,8 mln aan de eerste fase van Netwerk RandstadRail (NRR) (RIS 161600). Het Algemeen Bestuur van MRDH (destijds Stadsgewest Haaglanden) heeft op 24 juni 2009 ingestemd met de realisatie van de eerste fase. De financiële afspraken maken onderdeel uit van de samenwerkingsovereenkomst die is opgesteld tussen MRDH en de gemeente Den Haag. Scopewijzigingen Na overleg met de MRDH is besloten dat vanaf 2013 de ontwerpwerkzaamheden niet meer via de gemeente in opdracht worden gegeven aan HTM, maar rechtstreeks verlopen via subsidies van de MRDH. Dezelfde afspraak geldt ook voor de materiaal- en spoorbestellingen (zie par. 2.3 Afsprakenkader). Dit heeft geleid tot verlaging (mutatie) van het werkbudget voor de gemeente Den Haag. Een bedrag van 35,9 mln wordt nu rechtstreeks vanuit de MRDH ingezet richting de HTM. Voor enkele onderdelen van de samenwerkingsovereenkomst is in eerste aanleg al besloten deze buiten de scope van het Haagse deel van de NRR te plaatsen. Hiermee is een bedrag gemoeid van 14,6 mln. Gemeentelijke begroting In 2011 is besloten een aanpassing te doen op het ontwerp van de herinrichting van de Koninginnegracht zoals deze in 2010 was besloten (motie Koninginnegracht RIS 181388). Hiermee is een besparing gerealiseerd waardoor het budget met 3 mln. naar beneden is bijgesteld. Deze verlaging is betrokken bij het budgettair kader van de Voorjaarsnota 2011. In het Coalitieakkoord 2014-2018 is een verlaging van de dotatie reserve Openbaar vervoer hoger plan voorzien van 4,5 mln. Met de vaststelling van de begroting 2015 2018 door de Raad is hierover besloten. Als gevolg van deze nadere besluitvorming is het totaal van de gemeentelijke middelen bijgesteld tot 30,3 mln. Hiertegenover staat dat vanuit onder meer de middelen werk met werk een aanvullend bedrag wordt ingezet van 5,1 mln. Uitvoeringsbesluiten Voor NRR wordt per deelproject een bestuurlijk besluit genomen. Momenteel zijn er 25 besluiten genomen. Met inachtneming van de hiervoor genoemde scopewijzigingen en de wijzigingen in de gemeentebegroting kan een projectbudget worden gepresenteerd van 152,8 mln. 11
De meeste besluiten betreffende fase 1 (tramlijnen 2,9,15,17 en 11) van NRR zijn hiermee inmiddels genomen. Nog verwacht worden Restpunten lijn 2 en het integrale besluit Kerkplein, inclusief calamiteitenroute. Voor deze besluiten is vooralsnog geen gemeentelijke bijdrage noodzakelijk. In bijlage 3 is een tabel opgenomen met de 25 besluiten inclusief de verdeling van financiering tussen de twee opdrachtgevers MRDH en gemeente Den Haag. Te zien is dat MRDH de grootste bijdrage levert met 132,9 mln. Voor het aanvullende budget ten behoeve van werk met werk (straten, wegen, pleinen, verlichting, riolering, kades, parkeren, fiets) zijn per werkpakket (bestek) bijdragen van interne en externe partners ontvangen. In de raadsbesluiten is rekening gehouden met een bedrag van 20,4 mln. aan overige dekking, waaraan later 5,1 mln. is toegevoegd.. Een extra toelichting behoeft de projecten Nieuwe Parklaan en keervoorziening Madurodam (beide lijn 9). Het krediet van deze projecten is in 2014 door de raad vastgesteld. Zoals hiervoor is aangegeven is in nagenoeg dezelfde periode het nieuwe collegeprogramma vastgesteld met een wijziging op de budgetten voor de NRR. Een en ander is verwerkt in de begroting 2015. Hierdoor zijn de kredieten 1,1 mln. hoger vastgesteld dan uiteindelijk na verwerking van het coalitieakkoord in de begroting ruimte beschikbaar was. Via de bewaking van de projecten is er op gestuurd om binnen de kaders van de begroting te blijven. Formele verlaging van de kredieten zal nog plaatsvinden. 4.2 Projectbudget en prognose einde werk T.o.v. het totale projectbudget van 152,8 mln. staat een prognose van de werkelijke kosten van 132,9 mln. De resterende budgettaire ruimte van de 1 e fase komst daarmee op 19,9 mln. Conform de in de overeenkomst afgesproken verdeelsleutels zal deze ruimte voor 15,0 mln. toevloeien aan de MRDH en voor een bedrag van 4,9 mln. aan de gemeente. In de onderstaande tabel is een totaaloverzicht opgenomen. Tabel: Projectbudgetering en verwachte kosten. Totaal x 1.000 besluiten Mutaties * Projectbudget Verwachte kosten Prognose resterende middelen MRDH 132.912-35.936 96.976 81.976 15.000 GDH (OVHP) 30.335-30.335 25.435 4.900 Overig bijdragen 20.413 5.062 25.474 25.474 0 Niet in projectscope DH 14.664-14.664 - - - Totaal 198.323-45.538 152.785 132.885 19.900 * Toelichting mutaties: MRDH: Deel van Raadsbesluit dat t.g.v. het afsprakenkader (zie par. 2.3) niet door Gemeente Den Haag wordt uitgevoerd. Overige bjdragen: Mutaties t.g.v. Werk-met werk, riolering etc. ná raadsbesluit. Niet in projectscope: Onderdeel van Raadsbesluit dat bij besluit al geen onderdeel uitmaakt van project (zie: bijlage 2). 12
4.3 Vereffeningsbesluit Aan de Raad zal een besluit worden voorgelegd om projectoverschotten en projecttekorten bij de diverse deelprojecten met elkaar te mogen verrekenen. In 2017 zal dit zogenaamde vereffeningsbesluit aan de raad worden voorgelegd. Hierbij zal ook formeel de kredietruimte met 1,1 mln. naar beneden worden bijgesteld, waardoor de aansluiting tussen de begroting en het totaal van de kredieten wordt hersteld. 4.4 Verdere ontwikkeling Randstadrail Nu de 1 e fase in een gevorderd stadium is gekomen zullen samen met de MRDH plannen worden opgesteld voor de vervolgfase (lijnen 1,6,12 en 16). De resterende financiële middelen uit de 1 e fase kunnen hierbij worden betrokken. De uiteindelijke besluitvorming hierover vindt plaats in de gemeenteraad en in het bestuur van de MRDH. Hoofdstuk 5. Planning en Control cyclus 5.1 P&C cyclus In het kader van de reguliere P&C cyclus wordt jaarlijks drie momenten rapportages opgesteld waarin aandacht wordt besteed aan de financiële voortgang van het project, dit zijn. - De programmabegroting - Het halfjaarbericht - De jaarrekening Vanaf 2009 wordt er over Netwerk RandstadRail, als onderdeel van het OVHP (Openbaar Vervoer Hoger Plan) over de voortgang en eventuele knelpunten gerapporteerd. Verder maakt Netwerk RandstadRail onderdeel uit van het overzicht Grote Investeringsprojecten (bijlage 4 van de halfjaarberichten en bijlage 11 van de programmarekeningen). De programmabegroting: Gekeken is naar de begroting 2015-2018. In het hoofdstuk 2.13 Programma 13 Verkeer en Milieu is een aparte paragraaf opgenomen over Netwerk Randstad Rail als onderdeel van Groei aandeel openbaar vervoer. Het halfjaarbericht: In het halfjaarbericht wordt telkens ingegaan op de voortgang van het NRR-traject. Voor het halfjaarbericht 2015 zie pagina 47 en 48. In het halfjaarbericht 2016 is een paragraaf opgenomen over Netwerk Randstadrail (pag. 55). Hier is evenals in het vorige halfjaarbericht de voortgang van de diverse trajecten benoemd. Tevens is in bijlage 4 Voortgang grote investeringsprojecten (pag. 147) gerapporteerd. De jaarrekening: Over Netwerkrandstadrail wordt jaarlijks als onderdeel van Groei aandeel openbaar vervoer verantwoord in de programmarekening (zie bijvoorbeeld programmarekening 2015, pag. 131 en bijlage 11, Voortgang en planning investeringsprojecten (pag. 377) Ten tijde van deze rapportage is de jaarrekening 2016 (programmarekening) nog niet beschikbaar. Netwerk Randstad Rail wordt jaarlijks opgenomen in het overzicht Grote investeringsprojecten (Format 4.2). 13
5.2 Interne rapportages Naast de formele rapportages in het kader van de P&C cyclus vinden ook interne rapportages plaats ten behoeven van het gemeentelijk management. Vier keer per jaar wordt er een kwartaalrapportage projecten en programma s opgesteld. In deze rapportage wordt de stand van zaken inzake grote projecten en programma s opgenomen, zowel inhoudelijk als financieel. De financiën sluiten aan op de begroting, halfjaarbericht en de jaarrekening. Deze rapportage is bestemd voor de Directie van DSB. De rapportage wordt ook aan de GAD beschikbaar gesteld ten behoeve van de hard close en controle jaarrekening. 14
Bijlage 1: Bestuurlijke besluiten NRR-infra Algemene RIS besluiten: 1. RIS 176963, 16-11-2010; Vaststelling Samenwerkingsovereenkomst Netwerk RandstadRail 2. RIS 161600, 17-2-2009; instemming gemeentelijke bijdrage van 37,8 mln. 3. RIS 181388; 4-10-2011, Afdoening financiële motie Financiën herinrichting tramtracé Koninginnegracht (17.2011/2) 4. RIS 180492; 13-05-2011; Voorjaarsnota 2011 Deelproject RIS besluiten: 1. RIS 182107, RV 1, 20-12-2011; Voorstel van het college inzake vaststelling voorontwerp Netwerk Randstadrail gedeelte HS-CS 2. RIS 291189, 26-01-2016; Vaststellen aanvullende financiering NRR Tournooiveld Korte Voorhout 3. RIS 272260, RV 68, 10-07-2014; Voorstel van het college inzake vervangen kademuur Zieken 4. RIS 293521, 05-04-2016; Vaststelling voorlopig ontwerp gecombineerde tram-bushalte centrum op het Spui 5. RIS 291911, 24-05-2016; Voorstel van het college inzake Voorlopig Ontwerp Herinrichting Kerkplein 6. RIS 252110, RV 85, 25-09-2012; Voorstel van het college inzake vaststelling Voorontwerp Netwerk Randstadrail Tailtrack Parallelweg 7. RIS 269880, RV 19, 28-01-2014; Voorstel van het college inzake vaststelling Voorontwerp Netwerk Randstadrail Tophalte HS Stationsplein 8. RIS 256675, RV 22, 12-02-2013; Voorstel van het college inzake vaststelling Voorontwerp Netwerk Randstadrail lijnen 17 en 16 9. RIS 289701, 08-12-2015; Nieuwe tramhalte Leggelostraat voor lijn 9 en 16 10. RIS 256674, RV 21, 12-02-2013; Voorstel van het college inzake vaststelling Voorontwerp Netwerk Randstadrail lijn 9 Vrederust 11. RIS 256046, RV 9, 08-01-2013; Voorstel van het college inzake herinrichting Rijnstraat voor Netwerk RandstadRail 12. RIS 290923, RV 4, 11-02-2016; Voorstel van het college inzake Vaststelling extra financiering NRR Lijn 15 Rijswijkseweg Stadslaan 13. RIS 281551, RV 23, 16-04-2015; Voorstel van het college inzake extra investeringskosten herinrichting Rijswijkseweg tot stadslaan 14. RIS 280590, 03-02-2015; NRR lijn 15 verleggen riool Rijswijkseplein 15. RIS 269826, RV 20, 17-01-2014; Voorstel van het college inzake vaststelling Voorontwerp NRR lijn 15 16. RIS 274181, RV 78, 08-07-2014; Voorstel van het college inzake vaststelling Voorontwerp Netwerk Randstadrail Lijn 9 Halte en Keervoorziening Madurodam 17. RIS 260172, RV 94, 18-06-2013; Voorstel van het college inzake vaststelling Voorontwerp NRR lijn 9 Koninginnegracht 18. RIS 181400, RV 143, 04-10-2011; Voorstel van het college inzake voorontwerp Netwerk RandstadRail lijn 11 19. RIS 269148, 17-12-2013; Scope-uitbreiding en subsidieaanvraag NRR Halte Jacob Catstraat 20. RIS 285564, RV 106, 01-09-2015; Voorstel van het college inzake vaststelling Voorontwerp NRR lijn 9 halte Zwarte Pad 21. RIS 269967, RV 21, 04-02-2014; Voorstel van het college inzake vaststelling Voorontwerp NRR lijn 9 Nieuwe Parklaan en Gevers Deynootweg tot Zwarte Pad 22. RIS 260740, RV 109, 19-09-2013; Voorstel van het college inzake vaststelling Integrale herinrichting openbare ruimte Stationsplein, brede deel Stationsweg e.o. 15
23. RIS 179493, RV 60, 08-03-2011; Voorstel van het college inzake uitvoeringsbudget tramlijn 2 voor breed materiaal 24. RIS 294189; 17-05-2016; De Kust Gezond / Lijn 9 werk-met-werk 25. RIS 161600, 17-02-2009; OVHP bijdrage tbv Bleizo als onderdeel RIS 161600 Nog te nemen besluiten: 1. Besluit restpunten lijn 2 2. Besluit Calamiteitenroute (Kerkplein) 16
Bijlage 2: Planning NRR-infra De realisatie van het project NRR-infra heeft een impact voor de gehele stad, niet alleen omdat het meerdere cruciale tramlijnen betreffen die een belangrijk deel uitmaken van de infrastructuur van de stad, maar ook omdat de aanpassing van de tramlijnen en alles wat daarmee samenhangt een flink aantal jaren in beslag zal nemen. Zodoende is een goede procesmatige aanpak en planning in de stad cruciaal voor het welslagen van zowel de NRR-infra als alle andere projecten in de stad. Om de werkzaamheden van NRR-infra uit te kunnen voeren moet de planning afgestemd worden met: - Bereikbaarheid van de stad - Reguliere vervangingswerkzaamheden van de sporen door HTM, geen NRR-infra zijnde - Lijnvoering HTM, tijdens de werkzaamheden gaat de tramexploitatie door - Instroom nieuwe voertuigen Juist vanwege de duur van het traject en de impact op de stad en haar bewoners is het nodig dat de uitvoering op elkaar wordt afgestemd en er helderheid wordt gecreëerd bij planningen die elkaar in tijd en chronologie doorkruisen. 17
Gedurende de uitvoering van de projecten van NRR-infra moet de tramexploitatie op een acceptabel niveau blijven en moet de stad bereikbaar zijn. Om dit te waarborgen is er een volgordelijkheid in de uitvoering van de projecten, die een grote impact hebben, vastgelegd. Deze volgordelijkheid is het kritieke pad van het NRR-infra project. De eerste levering van het nieuwe voertuigen (Siemens Avenio) was oorspronkelijk gepland in september 2014. Uitgaande van het kritieke pad en de genoemde planning van de levering van het nieuwe voertuig is in 2014 de planning van het instromen van het nieuwe voertuig bedacht. Destijds was het plan om de voertuigen als volgt in te zetten; - Tramlijn 2 gemengde exploitatie met Avenio en Citadis eerste kwartaal 2015. - Tramlijn 11 gereed voor exploitatie met Avenio: tweede kwartaal 2015. - Tramlijn 17 naar Wateringse veld en Tournooiveld gereed voor exploitatie met Avenio: derde kwartaal 2015. - Tramlijn 15 gereed voor exploitatie met Avenio: eerste kwartaal 2016. - Tramlijn 9 gereed voor exploitatie met Avenio: derde kwartaal 2016. Gedurende de uitvoering van het project (2013 t/m 2017) blijkt dat door de interactie tussen de verschillende componenten die de planning bepalen de exploitatie van de nieuwe voertuigen naar achteren moet worden bijgesteld. Diverse ontwikkelingen maken een dynamische planning noodzakelijk, oa: - de materieellevering van de nieuwe voertuigen komt later vanwege kinderziektes. - ontwerpen wijzigen door invloed vanuit de omgeving. - tijdens de detaillering ontstaan nieuwe inzichten. - de samenhang met andere stedelijke/regionale projecten verandert. Uiteindelijk is de exploitatie van de Avenio als volgt gestart; - Lijn 2: gemengd proefbedrijf Citadis en Avenio vanaf november 2015. - Lijn 11: start exploitatie maart 2016. - Lijn 17: start exploitatie mei 2016. - Lijn 15: verwachting april 2017. - Lijn 9: gedeelte naar Vredenrust november 2016, naar Madurodam december 2016 en naar Scheveningen jan 2017. 18
TOTAAL 198.323.089 30.334.738 132.912.097 20.412.710 14.663.544 7 RIS 269880, RV 19, 28-01-2014; Vaststelling Voorontwerp Netwerk Randstadrail Tophalte HS Stationsplein 3.450.000-3.000.000 450.000 THHS: Top halte HS 8 RIS 256675, RV 22, 12-02-2013; Vaststelling Voorontwerp Netwerk Randstadrail lijnen 17 en 16 8.400.000-3.598.656-4.801.344 Deel Rijswijk. Lijn 16-17 9 RIS 256674, RV 21, 12-02-2013; Vaststelling Voorontwerp Netwerk Randstadrail lijn 9 Vrederust 10.400.000-8.400.000 1.685.000 315.000 VM VRI's Anna Bijnslaan en Troelstrakade. Lijn 9 Vrederust 10 RIS 289701, 08-12-2015; Nieuwe tramhalte Leggelostraat voor lijn 9 en 16 - - - - Lijn 9 Vrederust 11 RIS 256046, RV 9, 08-01-2013; Herinrichting Rijnstraat voor Netwerk RandstadRail 8.350.000-6.919.155-1.430.845 Jan van Maalenspoor / Half engels wissel. CS Rijnstraat 12 RIS 290923, RV 4, 11-02-2016; Vaststelling extra financiering NRR Lijn 15 Rijswijkseweg Stadslaan 1.250.000 417.000 833.000 - Lijn 15 13 RIS 281551, RV 23, 16-04-2015; Extra investeringskosten herinrichting Rijswijkseweg tot stadslaan 1.400.000 - - 1.400.000 Lijn 15 14 RIS 280590, 03-02-2015; NRR lijn 15 verleggen riool Rijswijkseplein 250.000-250.000 - Lijn 15 15 RIS 269826, RV 20, 17-01-2014; Vaststelling Voorontwerp NRR lijn 15 17.000.000-11.400.000 5.600.000 Lijn 15 16 RIS 274181, RV 78, 08-07-2014; Vaststelling Voorontwerp Netwerk Randstadrail Lijn 9 Halte en Keervoorziening Madurodam 6.800.000 2.100.000 4.700.000 - TTM: Tailtrack Madurodam 17 RIS 260172, RV 94, 18-06-2013; Vaststelling Voorontwerp NRR lijn 9 Koninginnegracht 25.000.000 10.000.000 10.250.000-4.750.000 Vervangend vervoer. Lijn 9 Koninginnegracht 18 RIS 181400, RV 143, 04-10-2011; Voorontwerp Netwerk RandstadRail lijn 11 7.261.000-7.261.000 - Lijn 11 19 RIS 269148, 17-12-2013; Scope-uitbreiding en subsidie-aanvraag NRR Halte Jacob Catstraat 650.000-650.000 - Lijn 11 20 RIS 285564, RV 106, 01-09-2015; Vaststelling Voorontwerp NRR lijn 9 halte Zwarte Pad 4.190.000-3.612.286-577.714 Subsidie tbv HTM spoorcomplexbestelling. Lijn 9 Zwarte Pad 21 RIS 269967, RV 21, 04-02-2014; Vaststelling Voorontwerp NRR lijn 9 Nieuwe Parklaan en Gevers Deynootweg tot Zwarte Pad 20.500.000 9.250.000 11.000.000 250.000 Lijn 9 Nieuwe Parklaan 22 RIS 294189, De Kust Gezond / Lijn 9 werk-met-werk; 17-05-2016 1.140.000 - - 1.140.000 Lijn 9 Nieuwe Parklaan 23 RIS 260740, RV 109, 19-09-2013; Vaststelling Integrale herinrichting openbare ruimte Stationsplein, brede deel Stationsweg e.o. 16.632.089 4.305.738 4.700.000 4.837.710 2.788.641 Naaldwijksestraat. Holland Spoor 24 RIS 179493, RV 60, 08-03-2011; Voorstel van het college inzake uitvoeringsbudget tramlijn 2 voor breed materiaal 25.000.000 1.700.000 21.500.000 1.800.000 Lijn 2 25 RIS 161600, 17-02-2009; OVHP bijdrage tbv Bleizo als onderdeel RIS 161600 1.800.000 1.800.000 - - BleiZo Nog bij te stellen kredietruimte -1.100.000-1.100.000 - - BleiZo 1 RIS 182107, RV 1, 20-12-2011; Vaststelling VO Netwerk Randstadrail gedeelte HS-CS 27.800.000-27.800.000 - CS-HS 2 RIS 291189, 26-01-2016; Vaststellen aanvullende financiering NRR Tournooiveld Korte Voorhout 798.000 162.000 636.000 - CS-HS 3 RIS 272260, RV 68, 10-07-2014; Voorstel van het college inzake vervangen kademuur Zieken 3.700.000 1.700.000 2.000.000 - CS-HS 4 RIS 293521, 05-04-2016; Vaststelling voorlopig ontwerp gecombineerde tram-bushalte centrum op het Spui 585.000-585.000 - CS-HS 5 RIS 291911, 24-05-2016; Voorstel van het college inzake Voorlopig Ontwerp Herinrichting Kerkplein 3.250.000 - - 3.250.000 CS-HS 6 RIS 252110, RV 85, 25-09-2012; Vaststelling Voorontwerp Netwerk Randstadrail Tailtrack Parallelweg 3.817.000-3.817.000 - TTP: Tailtrack Parallelweg Raadsbesluit Raadsbudget GDH deel MRDH Deel Overigen div. bijdr. (reserves, subsidie, werk-metwerk) Niet in scope Den Haag Toelichting niet in scope Den Haag Lijn / traject Besluitvorming BESLUITVORMING Bijlage 3: verdeling van financiering tussen MRDH en gemeente Den Haag. 19