De overgang naar 21% BTW

De overgang naar 21% BTW Simar Automatisering, september 2012 Per 1 Oktober gaat het hoge BTW-tarief in Nederland naar 21%. In dit document leest u hoe we dit in de SIMAR software ondersteunen en welke stappen u nu en straks kunt ondernemen om deze overgang soepel te laten verlopen. De procedure in vogelvlucht Op offertes en orders die u nu maakt met 19% BTW (en die mogelijk na 1 Oktober geleverd worden) vermeldt u tekstueel dat bij levering na 1 Oktober het bedrag inclusief BTW iets hoger uit zal vallen, hiervoor zijn @codes beschikbaar (@3000,@3001) In september, na installatie van de 8.6B software, kunt u de mogelijkheid activeren om al offertes en orders met 21% te maken. Door dat aan te zetten krijgt u bij elke nieuwe offerte de keuze of deze nog 19% is of al 21%. Vlak vóór of op 1 Oktober zet u ook de inclusief-prijzen van al uw artikelbestanden om naar 21%. Het is belangrijk dat u dit doet vóórdat u nieuwe bestandsupdates ophaalt van de Simar website na 1 Oktober, omdat deze indien ze inclusief BTW zijn van 1 oktober 21% BTW zullen bevatten. Ook rond 1 oktober zet u alle (nog niet gefactureerde) offertes en orders om naar 21%. We hebben hulpprogramma's gemaakt om zo veel mogelijk automatisch alle offertes en orders en artikelbestanden om te zetten naar 21%. Ook is er een hulpprogramma om per order nog keuzes te kunnen maken voor 19 of 21%, eventueel per artikel. Dit programma kunt u blijven gebruiken, ook na 1 Oktober. Werkt u met KOMAS (of met een ander gekoppeld boekhoudpakket) dan moet u daar eerst de juiste nieuwe BTW instellingen maken en de juiste koppelingen Versie Alle documentatie die u hier leest gaat ervan uit dat u de nieuwe 8.6B versie hebt ontvangen en geïnstalleerd. Deze heeft een datum van 1 september of hoger. We raden aan de documentatie nauwkeurig door te nemen alvorens de software in gebruik te nemen. Op de laatste pagina vindt u een overzicht van alle te nemen stappen. Let op: als u met Komas werkt dient u eerst het nieuwe BTW-tarief in Komas aan te maken. Dit staat beschreven in de aparte handleiding. [VERSIE 10-09-12] Overgang nieuwe hoge BTW-Tarief - Simar Groep - september 2012 - Pagina 1 van 19

Inhoudsopgave De overgang naar 21% BTW...1 1. Werken met offertes en orders tot aan 1 oktober...3 1.1. Werkwijze 1: 19% blijven gebruiken...3 1.2. Werkwijze 2: offertes en orders maken met naar keuze 19 of 21% BTW...3 2. Teksten van aanbetalingsfacturen aanpassen...5 3. Rond 1 Oktober: de conversie...8 3.1. Het moment...8 3.2. De instellingen...9 3.3. De conversie zelf...9 Kort samengevat... 12 4. Omzetten per offerte / order... 12 5. Bestanden downloaden... 14 6. Aanvullende informatie... 15 België... 15 Gebruikte BTW-codes (in combinatie met boekhoudpakket)... 15 KOMAS-koppeling (en andere boekhoudpakketten)... 15 Artikelen kopiëren / offerte kopiëren... 16 19% BTW factureren na 1 Oktober... 16 De verwijderingsbijdrage... 16 Conditiebestanden en conditie-instellingen... 17 Blokken... 17 U wilt de BTW-verhoging voor eigen rekening nemen... 17 7. Overzicht acties... 19 Overgang nieuwe hoge BTW-Tarief - Simar Groep - september 2012 - Pagina 2 van 19

1. Werken met offertes en orders tot aan 1 oktober In deze periode zijn al uw artikelbestanden nog inclusief 19% BTW en alles wat u aflevert factureert u nog tegen 19% BTW. Ook als een klant een artikel direct uit de showroom meeneemt geldt nog gewoon 19%. Maar van veel nieuwe offertes en orders weet u al dat deze na 1 oktober zullen worden geleverd en dus zullen die ook tegen 21% gefactureerd moeten worden. We ondersteunen nu twee methoden om hier mee om te gaan: a. 19% BTW blijven gebruiken, maar een tekstuele opmerking maken dat bij levering na 1 oktober de prijzen wat hoger zullen uitvallen b. Ook al vóór 1 oktober offertes en orders kunnen maken met 21% (maar die moet u dan wel ná 1 Oktober factureren). In de meeste gevallen zult voor methode b kiezen, deze werkt het handigst. 1.1. Werkwijze 1: 19% blijven gebruiken Tekst opnemen over 21% BTW op offertes en orders Steeds vaker zult u offertes en orders maken waarvan u weet dat die na 1 Oktober geleverd zullen worden. Daarom raden we u aan om op offertes/orders die gemaakt zijn met 19%, dan wel op het voorblad, een regel tekst te vermelden in de trant van 'Bij levering na 1 Oktober zijn wij verplicht het nieuwe BTW-tarief van 21% te hanteren. Hierdoor komt de totaalprijs inclusief 21% BTW op @3000'. Houd er rekening mee dat @3000 een benadering is van wat de order zal kosten na het omzetten van de order van 19% naar 21% BTW. Kleine verschillen kunnen vóórkomen, omdat dit bedrag beïnvloed wordt door een groot aantal factoren (afrondingen op artikelniveau, verschillende afdrukstanden, keuzes die gemaakt kunnen worden bij het omzetten van de order naar 21%, gemaakte facturen bij deelleveringen). Ook kunt u @3001 gebruiken. Deze is afgerond op hele euro s. Een uitgebreide beschrijving van deze aanpassing kreeg u begin juli reeds per e-mail toegestuurd en kunt u nalezen op de website: www.simar.nl/nieuwebtw Op deze manier werkt u tot 1 Oktober. Alle facturen die u maakt zullen 19% BTW bevatten. Alle nog niet (compleet) gefactureerde offertes en orders kunt u op (of vlak voor) 1 Oktober omzetten naar 21% BTW tijdens het uitvoeren van de conversie. 1.2. Werkwijze 2: offertes en orders maken met naar keuze 19 of 21% BTW Na het installeren van versie 8.6B, is er een nieuwe functie: Instellingen Preferenties Instellingen BTW-overgang naar 21%. Voor dit scherm heeft u systeembeheerdersrechten nodig! In dit scherm kunt u keuzes maken hoe u wilt omgaan met de overgang naar 21% BTW. Eén van deze keuzes is het aanzetten van de mogelijkheid om ook al vóór 1 oktober nieuwe offertes te kunnen maken met 21% BTW. Overgang nieuwe hoge BTW-Tarief - Simar Groep - september 2012 - Pagina 3 van 19

We raden aan om dit (eigenlijk direct na installatie) aan te zetten. Het zorgt er voor dat u bij nieuwe offertes een extra vraag krijgt of het systeem 19 of 21% moet hanteren voor deze offerte/order (tijdens het opslaan van het eerste scherm van orderinvoer). Wat hier de standaard keuze is (Hoog tarief 19% / Hoog tarief 21%) is ook instelbaar. Na 1 Oktober zal dit keuzescherm niet meer verschijnen en worden alle nieuwe orders automatisch 21% BTW. De keuze die u maakt is per offerte éénmalig en zal het standaard BTW-tarief van de offerte vastleggen. Dit houdt in dat alle artikelen die worden toegevoegd aan de offerte van dit tarief gebruik zullen gaan maken. Als u kiest voor een 21% offerte dan zullen automatisch de prijzen van de artikelen iets worden verhoogd. Deze staan namelijk nog voor 19% in de database, maar worden met 21% in de offerte/order geplaatst. U berekent dus de BTW-verhoging door aan de klant. U kunt zelfs ook al (aanbetalings)facturen maken met 21%, mits u deze een factuurdatum geeft na 1 Oktober. Naast deze keuze krijgt u ook een nieuw scherm in het menu. Deze heet Btw van referenties wijzigen (zie hoofdstuk 4). U kunt met behulp van dit programma de BTW van een bestaande offerte/order nog aanpassen. Dit kan voor het deel van de order dat nog niet gefactureerd is. Ook kunt u desgewenst de BTW van één of meerdere artikelen wijzigen. Dit is bijvoorbeeld handig als u van te voren weet dat een deel van de order vóór en een deel van de order na 1 Oktober wordt geleverd. Normaal gesproken is dit scherm alleen beschikbaar voor gebruikers met beheerdersrechten. Via het eerder genoemde instellingenscherm kunt u echter ook verkopers toestaan dit scherm te gebruiken. Overgang nieuwe hoge BTW-Tarief - Simar Groep - september 2012 - Pagina 4 van 19

Ook al facturen met 21% U kunt nu (vóór 1 oktober) ook al facturen maken met 21% BTW. Dit kan echter alléén indien de artikelen die u factureert inclusief 21% BTW in de order staan, en u een factuurdatum kiest vanaf 1 Oktober. Het is NIET mogelijk facturen te maken met 21% BTW met een factuurdatum vóór 1 Oktober. Dit geldt overigens ook voor aanbetalingsfacturen. Indien (een deel van) de order 21% BTW bevat, kunt u géén aanbetalingsfactuur maken met een datum vóór 1 Oktober. U kunt dus wel een factuur maken met 21% voor 1 oktober, maar alleen met een datum vanaf 1 oktober. De programma s aanbetalingsfactuur maken en factuur maken hebben de standaard datum van vandaag, deze mag u wijzigen. Alle nog niet (compleet) gefactureerde offertes en orders kunt u op (of vlak voor) 1 Oktober omzetten naar 21% BTW tijdens het uitvoeren van de conversie, maar veelal zullen de orders al het juiste BTW tarief bevatten, omdat u de keuze bij het maken van de offerte reeds gemaakt heeft. 2. Teksten van aanbetalingsfacturen aanpassen Als u werkt met aanbetalingsfacturen dan zult u waarschijnlijk de teksten hiervan moeten aanpassen. Als u nooit aanbetalingsfacturen maakt kunt u deze paragraaf uiteraard overslaan Bij twijfel raden we u aan de wijziging door te voeren. De aanpassing heeft de volgende achtergrond: Een aanbetalingsfactuur heeft ook BTW. De BTW die we hanteren voor de aanbetalingsfactuur loopt mee met de BTW op de order waarvoor de aanbetaling wordt gebruikt. Wanneer de artikelen op de order nog op 19% staan, dan zal ook de aanbetalingsfactuur 19% BTW hanteren. In uitzonderlijke situaties kan het hierdoor vóórkomen dat er twee BTW -tarieven op de aanbetalingsfactuur worden toegepast. Namelijk wanneer een deel voor 1 Oktober geleverd is, het inmiddels na 1 Oktober geworden is en u alsnog een aanbetalingsfactuur maakt. We hanteren dan op de aanbetalingsfactuur zowel 19% als 21% BTW, naar rato van de verdeling in de order. Om deze reden moet u de teksten op de aanbetalingsfactuur aanpassen. We komen ook wel tegen dat gebruikers in de tekst van een aanbetalingsfactuur 'harde' BTWtarieven hebben opgenomen. Er staat dan een tekst in de trant van 'inclusief 19% BTW' of er is zelfs een rekenveld gemaakt waarbij een factor 1.19 is gehanteerd. Dergelijke teksten moeten uiteraard ook aangepast worden, bij voorkeur door die 'harde' factoren te veranderen in @codes die automatisch het juiste tarief invoegen. Diegenen die eerder gebruik hebben gemaakt van het 6% BTW-tarief op arbeid zullen mogelijk deze aanpassingen al gemaakt hebben, maar dienen dit toch te controleren / actualiseren. Overgang nieuwe hoge BTW-Tarief - Simar Groep - september 2012 - Pagina 5 van 19

Oude situatie U maakt gebruik van de @codes: @B, @BEX, @BTW, @BTWP. Deze @codes blijven wel werken, maar kunnen slechts één BTW-tarief aan. Indien u @BTWP gebruikt en het komt toch voor dat er twee tarieven in een aanbetalingsfactuur komen, dan krijgt u een foutmelding. Nieuwe situatie Gebruik voor de specificatie de nieuwe codes @BIx, @BEx, @BBx, @BPx. @BI1 = bedrag inclusief, tarief 1 @BE1 = bedrag exclusief, tarief 1 @BB1 = BTW-bedrag, tarief 1 @BP1 = BTW-percentage, tarief 1 Er bestaan (technisch een maximum van) 7 tarieven, 1 tot en met 7. U moet in ieder geval twee tarieven in uw tekst opnemen (19% en 21%) en indien u ook nog het lage tarief gebruikt voor arbeid dus drie. Met behulp van een \IF opdracht maakt u de tekst dynamisch, zodat alleen wordt afgedrukt wat er nodig is. Voorbeeld: Factuurbedrag excl. B.T.W. \IF @BI1'="" @BP1% B.T.W. over @BE1 \ENDIF \IF @BI2'="" @BP2% B.T.W. over @BE2 \ENDIF \IF @BI3'="" @BP3% B.T.W. over @BE3 \ENDIF Totaal te betalen incl. B.T.W. @BEX @BB1 @BB2 @BB3 + @B Op de volgende pagina vindt u dit nog verder uitgewerkt, met een nette opmaak van de getallen. Deze aanpassingen kunt u direct al maken. Door op deze manier uw aanbetalingsfactuur universeel te maken werkt deze zowel vóór als na 1 Oktober correct. Controleer ook of er niet ergens in uw teksten een tekstregel voorkomt waarin het getal 19% nog wordt genoemd. Overgang nieuwe hoge BTW-Tarief - Simar Groep - september 2012 - Pagina 6 van 19

Voorbeeld 2: drie BTW-tarieven, inclusief opmaak van de bedragvelden, zodat deze netjes recht onder elkaar staan. \R RV1=@BEX \R RV2=@BB1 \R RV3=@BB2 \R RV4=@BB3 \R RV5=@B \S TV1=$$Just^vbTekstVerwerker(@RV1) \S TV2=$$Just^vbTekstVerwerker(@RV2) \S TV3=$$Just^vbTekstVerwerker(@RV3) \S TV4=$$Just^vbTekstVerwerker(@RV4) \S TV5=$$Just^vbTekstVerwerker(@RV5) Totaal exclusief B.T.W. \IF @BI1'="" @BP1% B.T.W. over @BE1 \ENDIF \IF @BI2'="" @BP2% B.T.W. over @BE2 \ENDIF \IF @BI3'="" @BP3% B.T.W. over @BE3 \ENDIF Totaal te betalen incl. B.T.W. @TV1 @TV2 @TV3 @TV4 + @TV5 Overgang nieuwe hoge BTW-Tarief - Simar Groep - september 2012 - Pagina 7 van 19

3. Rond 1 Oktober: de conversie Met conversie bedoelen we het proces waarin we a) de inclusief-prijs van alle artikelbestanden iets in prijs verhogen, van 19 naar 21%, en b) alle lopende orders die nog met 19% gemaakt zijn omzetten naar 21%. 3.1. Het moment Het vroegste moment waarop u de conversie kunt uitvoeren is standaard ingesteld op 30 September 2012 om 18.00 uur. (Dit is mede gedaan omdat 30 September voor vele gemeenten een koopzondag is). Maar u kunt dat moment aanpassen. Het moment dat u instelt is het moment vanaf wanneer u de conversie kunt uitvoeren, maar het is óók het moment vanaf wanneer u NIET meer kunt werken, totdat de omzetting gedaan is. De omzetting zelf zal over het algemeen niet veel tijd kosten (minuten tot een ruim kwartier). Het meest voor de hand liggende tijdstip is nadat u voor het laatst het systeem heeft gebruikt vóór 1 Oktober. Het aanpassen van het moment vanaf wanneer u de omzetting kunt doen (= moment van systeem blokkering): Instellingen Preferenties Instellingen BTW-overgang naar 21% Voor dit scherm heeft u systeembeheerdersrechten nodig! Overgang nieuwe hoge BTW-Tarief - Simar Groep - september 2012 - Pagina 8 van 19

Onderaan ziet u de instelling voor datum en tijd van het moment vanaf wanneer u kunt (en moet) converteren. 3.2. De instellingen De drie waarschuwingen hebben betrekking op artikelen die nog op 19% BTW in de order staan. Als dit na 1 Oktober gebeurt dan zien we dit als een bijzondere situatie. In de standaard instelling krijgt u daar een waarschuwing over, maar u kunt er (met het tweede vinkje) ook voor kiezen om het factureren daarvan zelfs te blokkeren. De reden dat het nog wél mogelijk is om na 1 Oktober tegen 19% te factureren, is gelegen in het feit dat u wellicht toch nog enkele facturen wilt maken met een datum vóór 1 Oktober, omdat de goederen vóór 1 Oktober zijn geleverd. Ook is er een overgangsregeling waarbij de termijnen van een nieuwbouwwoning ook na 1 Oktober nog onder 19% blijven vallen, indien het koopcontract na 27 april 2012 is gesloten. De optie 'tijdens orderinvoer een kolom met het BTW-percentage tonen' spreekt voor zich. U kunt dan in de order zien welke artikelen nog op 19% staan omdat ze voor 1 Oktober zijn afgeleverd. 'Scherm BTW van referenties wijzigen is ook beschikbaar voor verkopers.' Standaard is dit scherm alleen toegankelijk voor de systeembeheerder. Maar wanneer u regelmatig van dit scherm gebruik gaat maken is het veel gemakkelijker om alle verkopers ook de rechten daartoe te geven. Dat kunt u doen door deze optie aan te vinken. (Met dit scherm kan er verder niets gewijzigd worden aan de order, alleen de keuzes voor welke artikelen onder welke BTW vallen is hiermee te maken). Toestaan dat er 21% BTW offertes gemaakt kunnen worden. Indien u deze aanvinkt, dan krijgt u voor 1 Oktober bij het maken van nieuwe offertes de keuze tussen 19% en 21% BTW. De standaard keuze is vast te leggen met de volgende optie De standaard keuze voor BTW bij een nieuwe offerte is vanaf nu 21%. Deze kiest u wanneer het merendeel van de nog te maken offertes 21% BTW zal gaan bevatten. 'De BTW-aangifte over September 2012 is gedaan'. Deze optie is alleen zichtbaar indien u gekoppeld werkt aan de boekhouding. Indien deze wordt aangevinkt dan zal een factuur met 19% BTW zowel voor als na 1 Oktober het 1C_AFW tarief gaan gebruiken. 3.3. De conversie zelf De optie om te kunnen converteren wordt automatisch zichtbaar in het menu zodra het ingestelde tijdstip verstreken is (standaard zondagavond 30 September 18.00 uur). Deze optie is uitsluitend beschikbaar voor de systeembeheerder. Zorg dus dat er op het ingestelde conversiemoment iemand aanwezig is met deze rechten! Het wordt daarbij de bovenste optie in het menu en vrijwel alle andere menuopties zijn tijdelijk weggevallen. Hierdoor kunt u niet werken totdat de conversie is uitgevoerd. Overgang nieuwe hoge BTW-Tarief - Simar Groep - september 2012 - Pagina 9 van 19

De optie 'Instellingen' brengt u naar het hierboven beschreven scherm. De optie 'Conversie bestanden en offertes/orders' brengt u naar het scherm om de overgang uit te voeren. U krijgt daar twee opties, namelijk om de bestanden te converteren (dit is verplicht) en om de offertes en orders te converteren (afhankelijk van omstandigheden; lees de uitleg). De optie 'Bestanden converteren' dient u altijd uit te voeren. De keuze voor afronden kunt u naar eigen inzicht instellen. Door deze actie worden alle inclusief prijzen van alle bestanden met 121/119 vermenigvuldigd (oftewel ongeveer 1,68% duurder). Ronde bedragen zullen hierdoor niet langer rond zijn. Eventueel kunt u er voor kiezen om af te ronden op hele euro's. Na de conversie zullen uw bestanden inclusief 21% BTW zijn. Het is belangrijk dat de BTW die uw bestanden (op het systeem) bevat, gelijk is aan de BTW die de bestanden van Simar bevatten (mits deze inclusief BTW zijn). Vanaf 1 Oktober zullen alle bestanden die door Simar inclusief BTW worden aangeboden inclusief 21% BTW zijn. Voer de bestandsconversie dus uit VOORDAT u bestandsupdates gaat downloaden. Het omzetten van de lopende offertes en orders is lastiger. De eerste vraag is: welke offertes en orders moeten worden omgezet? Ons criterium is dat we alle artikelen van alle offertes en orders omzetten die nog niet gefactureerd zijn. Dat betekent gelijk dat wanneer u niet met Simar factureert Overgang nieuwe hoge BTW-Tarief - Simar Groep - september 2012 - Pagina 10 van 19

u deze automatische omzetting NIET kunt gebruiken. (Want als u niet factureert, dan is er geen enkel artikel gefactureerd en zouden we de complete historie dus omzetten naar 21% en dat is onjuist). Bedenk ook dat dus álle offertes omgezet worden naar 21%, hoe oud ze ook zijn (want een offerte wordt nooit gefactureerd). Om dat laatste effect te verminderen kunt u er voor kiezen om alleen de offertes (en orders) vanaf een bepaalde offertedatum om te zetten (bijv. vanaf 1 januari 2012), en ook om de offertes die afgemeld zijn over te slaan (afmelden is een actie uit het offerte programma om aan te geven dat een offerte niet doorgaat). Als een offerte niet is omgezet (bijv. omdat deze van vorig jaar is) en de klant komt er later toch op terug, dan krijgt u bij het openen van de offerte direct een melding dat deze nog op 19% staat en kunt u deze omzetten naar 21% (programma 'BTW van referenties wijzigen'). De methode. We hebben de meest gebruikelijke voor u ingevuld: de ex-btw bedragen blijven gelijk en de inclusief-btw-bedragen worden hoger; de klant gaat meer betalen. Maar u kunt het ook andersom doen: de inclusief-btw bedragen gelijk houden en dat oplossen door de EX-BTW bedragen te verlagen. In dat geval neemt u de BTW-stijging voor eigen rekening. Bij individuele orders kan dat een goede oplossing zijn als levering net niet meer lukt voor 1 Oktober en wel is toegezegd aan de klant. Om deze optie als standaard instelling te kiezen voor alle offertes en orders in dit scherm, lijkt niet erg voor de hand liggend, maar is wel mogelijk. Rond eindbedrag. Als u kiest voor de methode 'bedragen exclusief BTW blijven gelijk', dan worden de inclusief BTW bedragen hoger en zal in geval er een rond eindbedrag is ingevoerd dit niet meer kloppen. Daarom kunt u hier kiezen hoe u dat wilt oplossen: Bij de eerste optie (eindbedrag aanpassen) blijft de slotkorting als percentage gelden en wordt aan de hand van dat percentage een nieuw eindbedrag uitgerekend. Dit zal dus hoger uitvallen, de BTWstijging komt voor rekening van de klant. Bij de tweede optie (eindbedrag behouden), 'wint' het ingevoerde ronde eindbedrag. Het kortingspercentage wordt nu zodanig verhoogd dat het ronde eindbedrag gelijk blijft. In dit geval geeft u dus zoveel extra korting dat u de BTW-stijging daarmee compenseert (voor eigen rekening neemt). Deze optie kan bij het converteren van individuele orders een goede optie zijn, maar bij het converteren van álle orders zult u in het algemeen deze optie niet willen kiezen. Als u bij het veld 'Methode' kiest voor 'De bedragen inclusief BTW blijven gelijk', dan neemt u in de methode al de BTW-stijging voor eigen rekening. Nu blijft een eventueel rond eindbedrag altijd behouden (als bedrag). Er is een klein verschil tussen de Methode 'inclusief BTW gelijk houden' en de Methode 'exclusief BTW gelijk houden' maar daarbij het rond eindbedrag als bedrag behouden. In het eerste geval neemt u voor álle orders de BTW stijging voor eigen rekening, in het tweede geval alleen voor die orders waarbij een rond eindbedrag is ingevuld. Overgang nieuwe hoge BTW-Tarief - Simar Groep - september 2012 - Pagina 11 van 19

Merk op dat de 'rond eindbedrag instellingen' niets doen als in de betreffende order geen rond eindbedrag is ingevuld. Uiteindelijk drukt u op de knop 'conversie starten' en worden al uw offertes en orders omgerekend. Kort samengevat Op het eerste werkmoment na de ingestelde datum/tijd (standaard 30 September 18.00 uur) wordt automatisch uw menu beperkt en kunt u alleen nog de conversie uitvoeren. De conversie kan alleen door een systeembeheerder gedaan worden. Zorg dus dat die op dat moment aanwezig is. De conversie voor bestanden voert u altijd uit (zie ook H6, aanvullende informatie, pag. 15) De conversie voor offertes en orders voert u alleen uit als u met de Simar software facturen maakt (of deze handmatig de status 'gefactureerd' geeft). Als u niet de automatische conversie van offertes en orders kunt uitvoeren, dan krijgt u bij het werken met de offertes of orders automatisch meldingen als ze nog op 19% staan en kunt u de omzetting per offerte/order uitvoeren. 4. Omzetten per offerte / order Deze menuoptie wordt zichtbaar als de bestandsconversie is uitgevoerd, of als u heeft aangegeven al eerder met 21% BTW te willen werken. De menuoptie luidt: Management functies BTW van referenties wijzigen. Standaard heeft een systeembeheerder hiertoe rechten. Maar u kunt er ook voor kiezen om alle verkopers deze optie te geven in de instellingen (zie 2.2). Dan komt deze menukeuze ook beschikbaar onder: offertes en orders BTW van referenties wijzigen. (Gebruikers van GOOP en de Compact editie zullen de menukeuze alleen bij offertes en orders aantreffen, omdat daar geen managementmenu aanwezig is). Wel is de toegang tot het scherm hetzelfde in te stellen. Dit programma bewerkt één referentie per keer, waarbij u per artikel kunt beslissen onder welk BTW-tarief dit moet vallen. Overgang nieuwe hoge BTW-Tarief - Simar Groep - september 2012 - Pagina 12 van 19

Standaard wordt alles aangevinkt dat nog omgezet moet worden. Indien dit scherm gebruikt wordt voor 1 Oktober, dan zult u zelf de artikelen moeten selecteren die omgezet moeten worden naar 21% BTW. Dit kan bijvoorbeeld met de knop Selecteer alles. U kunt dus ook eigen selecties maken, hetzij per regel, hetzij door gebruik te maken van de selectieknoppen onderaan. Hier hebt u dezelfde omzettingsopties als bij de algemene conversie. Bij 'Methode' kiest u weer of u de EX-BTW prijzen gelijk houdt en dus de inclusief-prijzen verhoogt, of andersom dat u de inclusiefprijzen gelijk houdt en de BTW voor eigen rekening neemt. Bij die laatste keuze blijft het ronde eindbedrag intact. In het geval het een order betreft met een rond eindbedrag krijgt u ook de keuzes van het rond eindbedrag zoals in de paragraaf 3.3 beschreven. Telkens wanneer u een offerte of order opent of gaat afleveren of factureren vindt er een controle plaats of er nog 19%-artikelen in de order zitten die niet gefactureerd zijn (mits het na 1 Oktober is). Als dat zo is krijgt u een waarschuwing (of zelfs een blokkade van het factureren; zie instellingen). Als u die waarschuwing krijgt moet u even naar dit omzettingscherm om de offerte/order om te zetten. Dit kan helaas niet volautomatisch vanwege de diverse keuzes die u bij het omzetten nog kunt maken, en mogelijk wilt u de order nog factureren met een datum voor 1 Oktober, met 19% BTW. Overgang nieuwe hoge BTW-Tarief - Simar Groep - september 2012 - Pagina 13 van 19

5. Bestanden downloaden Ook de verkoopbestanden die u van onze website ophaalt bevatten in vele gevallen consumentenprijzen inclusief BTW. Overigens is dit niet altijd zo. Er zijn ook bestanden die in punten zijn uitgedrukt of exclusief BTW zijn. Daar waar onze bestanden inclusief BTW zijn zullen we deze converteren en na 1 Oktober inclusief 21% BTW aanbieden. Tenzij de fabrikant per 1 Oktober een nieuwe prijslijst gaat hanteren, dan gaan we die nieuwe prijslijst verstrekken, maar dan geldt dit gewoon als een update van een bestand (en zal dan ook inclusief 21% BTW zijn). Let echter op met bestanden in punten en bestanden exclusief BTW. Als u na 1 Oktober een nieuw bestand ophaalt in één van deze prijsniveau's dan zult u zelf een conversie moeten uitvoeren om er verkoopprijzen inclusief BTW van te maken. Deze factoren zult u uiteraard moeten aanpassen. Let op: Het programma Bestanden inlezen heeft ook een conversie automaat die door een deel van onze klanten wordt gebruikt. De daarin opgenomen conversies worden bij elke download automatisch uitgevoerd. U moet derhalve beslist de ingestelde automatische conversies van Bestanden inlezen nalopen en deze zo nodig aanpassen aan het nieuwe BTW-tarief. Algemeen geldt: wees na 1 Oktober extra oplettend of het bestand het juiste prijsniveau heeft alvorens dit in gebruik te nemen. Vele leveranciers zullen er voor kiezen om niet voor de laatste drie maanden nieuwe brochures uit te brengen, maar beperken zich tot een sticker die u op het documentatiemateriaal kunt plakken die aangeeft dat de genoemde prijzen nog inclusief 19% BTW zijn. Met name in de laatste drie maanden van 2012 is het dus goed opletten dat er geen vergissingen worden gemaakt. Omdat we er rekening mee houden dat er mensen zijn die al op zaterdag 29 September de conversie uitvoeren en anderen pas op dinsdag 2 Oktober zal het downloaden van bestanden van onze website uitgezet worden op vrijdagavond 28 September en pas weer worden geactiveerd op 2 Oktober. Vanaf 2 Oktober zijn alle bestanden die inclusief BTW zijn inclusief 21% BTW. Indien u de bestandsconversie na 1 Oktober nog niet heeft uitgevoerd zal het scherm inlezen bestanden u de volgende waarschuwing geven: Overgang nieuwe hoge BTW-Tarief - Simar Groep - september 2012 - Pagina 14 van 19

6. Aanvullende informatie België Belgische klanten krijgen dezelfde software update. Na installatie krijgen zij er twee tarieven bij, die kunnen worden gebruikt door die klanten die verkopen binnen Nederland. 1. Klant is Nederlandse particulier of zonder Nederlands BTWnummer, MET plaatsing, huis in Nederland (21%) 2. Klant is Nederlandse particulier of zonder Nederlands BTWnummer, ZONDER plaatsing, huis in Nederland, levering door keukenzaak (21%). Voor Belgische klanten zijn geen conversies nodig omdat Belgische systemen altijd al ex BTW werken. Belgische klanten moeten wel zelf de juiste BTW-keuze maken in de offerte/order. Om dit gemakkelijk te maken staan vóór 1 Oktober de 19% BTW-keuzes hoger in de keuzelijst, en na 1 Oktober de 21% BTW-tarieven. Gebruikte BTW-codes (in combinatie met boekhoudpakket) Direct na installatie van de nieuwe software worden aanvullende BTW-codes geïnstalleerd. 1A_21 - code voor het nieuwe 21%-tarief 1C_AFW - code voor boekingen met 19% na 1 Oktober (en ook vóór 1 Oktober indien de BTW aangifte over September al voor die tijd is gedaan) 1A - de bestaande code blijft gewoon 19%; deze wordt na 1 Oktober niet meer gebruikt (behalve indien er nog geen BTW-aangifte is gedaan en een factuur wordt gemaakt met een factuurdatum vóór 1 Oktober). KOMAS-koppeling (en andere boekhoudpakketten) De nieuwe codes 1A_21 en 1C_AFW moeten worden gekoppeld aan de overeenkomende codes in het boekhoudpakket. De code 1A_21 wordt al automatisch gekoppeld aan dezelfde code waaraan nu 1A is gekoppeld. In KIMS/SIMS kunt u dit instellen via Instellingen Preferenties II Instellen koppeling boekhoudpakket (tabblad btwcodes ). Dit kunt u het beste direct na ontvangst en installatie van de nieuwe software al doen (omdat die nieuwe codes meteen aangemaakt worden). Dit hoeft niet te wachten tot 1 Oktober. Ook is het niet mogelijk 21% BTW te activeren voor 1 Oktober zonder de code 1C_AFW te koppelen aan de door u gebruikte code in het boekhoudpakket. U wordt hierop geattendeerd mocht u dit proberen. Overgang nieuwe hoge BTW-Tarief - Simar Groep - september 2012 - Pagina 15 van 19

Belangrijk: Ook in Komas moet u het nieuwe BTW-tarief instellen. Ook dat dient u nu gelijk te doen (hoeft niet te wachten tot 1 oktober). Hierover is een aparte Komas instructie beschikbaar. Artikelen kopiëren / offerte kopiëren Bij het kopiëren van artikelen van de ene order naar de andere is het toegestaan om artikelen uit een oude order (die nog onder 19% viel) te kopiëren naar een nieuwe offerte. In dit geval vallen de gekopieerde artikelen in de nieuwe offerte automatisch onder het nieuwe 21%-tarief. Ook de functie voor het kopiëren van complete orders/offertes tot een nieuwe offerte is zodanig aangepast dat na 1 Oktober de kopie automatisch 21% BTW kent, waarbij de inclusief-btw-prijzen worden verhoogd. 19% BTW factureren na 1 Oktober U kunt wel na 1 oktober nog met 19% factureren. Als in de order nog artikelen tegen 19% staan (of daarnaar toe zijn omgezet met het conversieprogramma per order) dan kunt u die ook na 1 Oktober nog tegen 19% factureren. U krijgt dan wel een waarschuwing, maar kunt daar doorheen. U kunt ook voor de instelling kiezen waarbij het niet mogelijk is om met een factuurdatum na 1 Oktober nog met 19% te factureren. (In de meeste gevallen kunt u deze instelling kiezen; alleen als u te maken hebt met de overgangsregeling voor nieuwbouwwoningen kan het nodig zijn nog facturen met 19% te maken na 1 Oktober). De verwijderingsbijdrage Op dit moment bereiken ons tegenstrijdige berichten. Vast staat dat de BTW ook over verwijderingsbijdragen omhoog gaat naar 21%. Maar het lijkt er op dat de verwijderingsbijdrage EX- BTW tegelijkertijd een klein beetje omlaag gaat, zodat het inclusief BTW bedrag gelijk blijft. In de definitieve software zullen maatregelen genomen zijn om de correcte vorm van verwijderingsbijdrage te berekenen. Overgang nieuwe hoge BTW-Tarief - Simar Groep - september 2012 - Pagina 16 van 19

Conditiebestanden en conditie-instellingen Deze zijn altijd ten opzichte van de exclusief prijzen geformuleerd. Hier hoeft niets te veranderen. Blokken Indien u gebruik maakt van blokverrekening (o.a. Nobilia, Schuller) dan moeten bij deze blokken ook de verkoopprijsfactor iets verhoogd worden. In beheer blokdefinities gaat het om de volgende velden. Als hier, zoals in dit voorbeeld, 1,85 staat dan moet dit verhoogd worden tot 121/119 * 1,85=1,88 Als deze factor voor alle blokken gelijk is (en dat is in het algemeen het geval) dan kunt u dit eenvoudig in één handeling doen, door de knop 'batchgewijs aanpassen' te gebruiken. U wilt de BTW-verhoging voor eigen rekening nemen Als u dit voor een individuele order wilt doen, dan is dit relatief gemakkelijk. U gebruikt het hulpprogramma om de BTW per order in te stellen en maakt de gewenste keuzes. Als u één of meerdere artikelbestanden NIET in inclusiefprijs wilt verhogen na 1 oktober, omdat u (tijdelijk) nog de oude prijzen wilt handhaven, dan moet u extra stappen nemen. Als het om één of enkele bestanden gaat dan voert u normaal de bestandsconversie uit, maar daarna gebruikt u de bestaande tools om prijzen om te rekenen om deze conversie weer ongedaan te maken. De vermenigvuldigingsfactor die u daarvoor nodig hebt is 0.983. Bedenk wel dat u nu voor die bestanden ook uw condities moet aanpassen. De condities die in percentages zijn ingevoerd zijn uitgedrukt in een percentage korting op de verkoopprijs ex btw. Die hebt u nu iets verlaagd, terwijl de inkoop gelijk gebleven is. Uw conditie verslechtert dus iets. Ook uw conditie moet u met 0,983 vermenigvuldigen. (45% wordt 44,2%). Als u dit doet met een bestand waarop blokken zijn gedefinieerd moet u de wijziging die bij blokken beschreven staat niet uitvoeren. Mocht u voor al uw bestanden de conversie niet willen uitvoeren, neemt u dan contact op met onze helpdesk. Bedenk wel dat u in feite dan al uw condities moet aanpassen. Overgang nieuwe hoge BTW-Tarief - Simar Groep - september 2012 - Pagina 17 van 19

Tenslotte: na 1 oktober zullen alle bestanden die u van onze website ophaalt en die prijzen inclusief BTW bevatten, op 21% staan en dus iets in prijs zijn verhoogd ten opzichte van ditzelfde bestand vóór 1 oktober. Tenzij de fabrikant inmiddels nieuwe adviesverkoopprijzen heeft aangeleverd, dan hanteren we uiteraard die. Als u dus nog enige tijd met de inclusief-prijzen van vóór 1 oktober wilt werken, dan moet u ofwel geen bestanden van onze website downloaden, ofwel direct na het downloaden de factor 0.983 er weer op los laten. Al met al is het nog enige tijd werken met bestanden die op de oude inclusief-prijzen staan best lastig. Als alternatief kunt u overwegen om de bestanden wel standaard te houden (verhogen na 1 oktober), maar 1,6% extra slotkorting te geven op de verkooporders om daarmee de BTW-stijging te compenseren. Overgang nieuwe hoge BTW-Tarief - Simar Groep - september 2012 - Pagina 18 van 19

7. Overzicht acties Overgang nieuwe hoge BTW-Tarief - Simar Groep - september 2012 - Pagina 19 van 19