Eindejaarsdocument 1 Inhoudsopgave 1 INVENTARIS...1 1.1 Inventaris afdrukken...1 1.2 Inventaris exporteren (= Inventaris opslaan om later af te drukken)...3 1.3 Inventaris importeren...3 2 EINDEJAARSKORTING...5 2.1 Eindejaarskorting inbrengen...5 2.2 Eindejaarskorting uitbetalen...6 2.3 Betreft eindejaarskorting en afdruk lijsten bij kortingskaarten...8 2.3.1 Hoe kan ik een overzichtslijst bekijken en/of afdrukken van alle effectief uitbetaalde kortingen met de kortingskaartenmodule?...8 2.3.2 Eindejaarskorting op de kortingskaart toevoegen...8 2.3.3 Bedrag van de rekening manueel aanpassen...9 3 MANUELE FACTURATIE...10 3.1 Hoe verifiëren of je met de oude of de nieuwe facturatie werkt...10 3.1.1 Oude facturatie...11 3.1.2 Nieuwe facturatie...14 4 LIJST VERSCHULDIGD AFDRUKKEN...16 1 INVENTARIS 1.1 Inventaris afdrukken Om op het einde van het jaar de inventaris af te drukken, ga je als volgt te werk. Je kiest op het hoofdscherm van Pharmawin voor Inventaris. Vervolgens kies je voor boekhoudkundige inventaris. Volgend scherm verschijnt:
2 Om de inventaris te maken en eventueel af te drukken, heb je volgende mogelijkheden: Gedetailleerde lijst: dwz alle producten die je in stock hebt, vermeld met publieksprijs. Detaillijst in aankoopprijs: dwz alle producten die je in stock hebt, met aankoopprijs. Hierbij kan je 3 keuzes maken om de inventaris te berekenen: Berekening: publieksprijs wordt gebruikt als referentiepunt om de aankoopprijs te berekenen. AP algemeen: dit is de aankoopprijs zoals die vermeld staat in de specialiteitenfiche die dan wordt gebruikt als uitgangspunt voor de berekening van de inventaris Leverancier Febelco: hierbij wordt aankoopprijs van Febelco gebruikt voor de berekening. Dit is de AP die je vindt in het scherm product-info bij selectie specialiteit of in het tabblad groothandelsprijs in de specialiteitsfiche. Deze AP, wordt wekelijks met de tariefupdate meegegeven en als AP in de specialiteitsfiche ingevuld. Indien u dus niet manueel de AP wijzigt, zal de AP algemeen veelal dezelfde zijn als de AP leverancier febelco. Wij raden u aan om voor de prijs steeds de optie AP algemeen of Leverancier Febelco aan te duiden. Valorisatie: dwz één blad waarop de totalen van alle producten vermeld staan, die je in stock hebt. Uitsluitend dure specialiteiten: dwz enkel de specialiteiten die duurder zijn dan 25.43 en die je in stock hebt, worden afgedrukt. Datum aankoop: met deze mogelijkheid wordt op de inventaris de datum van aankoop van het product afgedrukt. Enkel producten met prijs <> 0: als een product publieksprijs of aankoopprijs 0 heeft, wordt dit niet vermeld op de inventaris. Om de inventaris af te drukken, kan je klikken op de knop AFDRUK (Hierbij wordt het document rechtstreeks naar de printer gestuurd). Wil je de inventaris eerst op het scherm laten tonen, klik je op de knop TONEN.
3 1.2 Inventaris exporteren (= Inventaris opslaan om later af te drukken) Wanneer je de inventaris exporteert, ga je de gegevens van de inventaris op de harde schijf opslaan, om deze later nog te kunnen afdrukken. Om deze te exporteren, ga je als volgt te werk: Je kiest voor EXPORTEREN. Volgend scherm verschijnt: Het programma stelt zelf een bestandsnaam voor. Deze zal altijd beginnen met INVENTARIS_TOT_ en dan de datum waarop je de inventaris exporteert. Je klikt op OPSLAAN, zodat dit bestand op de harde schijf wordt bewaard. Het bestand kan je terugvinden onder de map INVENTAIRE in C:\OFFIGEST\MD1. De datum die op de inventaris verschijnt bij afdrukken, is de datum die vermeld staat in de bestandsnaam van het geëxporteerde bestand. In dit voorbeeld zal er bovenaan de inventaris datum 13/12/2005 verschijnen. De bestandnaam en dus de datum die later wordt getoond, kan hier aangepast worden. 1.3 Inventaris importeren Wanneer je de geëxporteerde inventaris wil afdrukken, dien je deze eerst te importeren. Om deze te importeren, dien je uw keuzes, zoals beschreven in punt 1.1 Inventaris afdrukken, aan te duiden. Vervolgens klik je op de knop IMPORTEREN. Volgend scherm verschijnt:
4 Je klikt het geëxporteerde bestand aan (zodat dit in het blauw komt te staan) en je drukt op OPENEN. Vervolgens verschijnt de inventaris op het scherm, waar je kan klikken op de knop om deze af te drukken.
5 2 EINDEJAARSKORTING 2.1 Eindejaarskorting inbrengen Om de eindejaarskorting voor de patiënten te berekenen, ga je op het hoofdscherm van Pharmawin naar Bestanden. Daar kies je voor Patiënten en dan 4. Kortingen. Volgend scherm verschijnt: Om de patiënt op te roepen, druk je op de knop F5: Patiënt. Vervolgens geef je de naam in van de patiënt. Om een omslagnummer in te brengen, klik je in het veld omslagnummer. Dit nummer wordt niet automatisch verhoogd. Om de eindejaarskorting in te geven, hetzij met het bedrag of met de barcode, druk je op de knop F9: bereken.
6 In dit scherm geef je de eindejaarskortingen in:!!wanneer je de eindejaarskortingen manueel intypt, dien je deze steeds te bevestigen met <ENTER>. Bij het inscannen van de barcode moet dit niet gebeuren. Wanneer de eindejaarskorting voor een bepaalde patiënt is ingebracht, klik je op de knop Bevestigen. Er komt een ticket uit de ticketprinter met de totale som van de eindejaarskorting.!!standaard stelt het programma Ticket met enkel totale som voor. Indien je een andere mogelijkheid wil, kan je kiezen tussen Geen ticket bij valideren of Met volledig ticket. Het kortingsticket dien je eerst te veranderen vooraleer je op Bevestigen drukt. 2.2 Eindejaarskorting uitbetalen Om eindejaarskorting uit te betalen, heb je 2 mogelijkheden. Eerste mogelijkheid: je kan gebruik maken van volgende cnk-nummer: 112 (=Uitbetaling korting) en je drukt 2 keer <ENTER>. Vervolgens geef je het bedrag van de eindejaarskorting in. Tweede mogelijkheid: Je kan kiezen om de eindejaarskorting op te slaan in de memofiche van de patiënt. Om deze parameter te activeren, ga je naar het hoofdscherm van Pharmawin. Je kiest bovenaan het scherm voor Parameters Algemene parameters.
Volgend scherm verschijnt: 7 In het scherm vink je Eindejaarsristorno toevoegen bij patiënttegoed. Hiermee komt de berekende eindejaarskorting in de memofiche te staan onder C$. Om dit bedrag uit de memofiche te halen, typ je in Aflevering volgende cnk-nummer in: 99 (=Krediet Patiënt) en je drukt 2 keer <ENTER>. Vervolgens geef je het bedrag in dat je wil uitbetalen. Wanneer je afsluit, wordt het bedrag dat in de memofiche vermeld staat verminderd met het bedrag van Krediet Patiënt.
8 2.3 Betreft eindejaarskorting en afdruk lijsten bij kortingskaarten 2.3.1 Hoe kan ik een overzichtslijst bekijken en/of afdrukken van alle effectief uitbetaalde kortingen met de kortingskaartenmodule? De kortingslijsten vindt u in de module Bestanden Patiënten, waar u naar het tabblad 4.Kortingen gaat. Dan kiest u het tabblad Kaarten. Het derde type lijst, Uitbetaling krediet, is de lijst van alle effectief uitbetaalde kortingen met de kortingskaartenmodule. Dit komt overeen met de uitbetaalde bedragen op uw kasblad bij de code 112: Uitbetaling korting. U kunt een detaillijst per patiënt bekijken door bij Selectie interval patiënt de titularis van de kaart in beide velden te vullen. Als Gedetailleerde lijst aanstaat, staan op het overzicht alle gespaarde/uitbetaalde bedragen met het ticketnummer en datum. Via selectie datuminterval kunt u de lijst oproepen voor een bepaalde periode. Opgelet: belangrijk indien u ook met een kortingstype DIREKT uitbetalen werkt: De uitbetaling van type Direct gebeurt NIET via code 112 maar via de teller Directe korting en staat dus ook op uw kasblad vermeld onder Directe korting. 2.3.2 Eindejaarskorting op de kortingskaart toevoegen U kunt op 2 manieren te werk gaan: * Korting berekenen via de module Bestanden (hieronder beschreven) * Direct een saldo op de kaart toevoegen of ervan aftrekken (zie hiervoor p17 van deze handleiding) Indien een patiënt nog recht heeft op een kortingsbedrag uit de periode van vóór het activeren van de kortingskaart (eindejaarskorting bvb.), kan u deze korting overzetten op de kortingskaart. Dit kan zowel wanneer de patiënt al een kortingskaart heeft als wanneer hij er nog geen heeft. - Wanneer er nog geen kortingskaart aangemaakt is voor de patiënt, gaat u als volgt te werk: U gaat naar Bestanden Patiënten 4. Kortingen en u kiest voor standaard. Vervolgens zoekt u via F5 Patiënt de patiënt op en geeft u via F9 de het kortingsbedrag in. Eens u het totale bedrag ingegeven heeft, klikt u op de knop Bevestigen. Het bedrag wordt dan opgeslagen in de fiche van de patiënt. Wanneer u later in aflevering een kortingskaart aanmaakt voor deze patiënt en deze aan de patiënt linkt, zal het programma dit kortingsbedrag detecteren en voorstellen om de korting op de kaart te zetten zoals hieronder. - Wanneer er wel al een kortingskaart bestaat voor deze patiënt, gaat u als volgt te werk: U gaat naar Bestanden Patiënten 4. Kortingen en u kiest voor standaard. Vervolgens zoekt u via F5 Patiënt de patiënt op en geeft u via F9 de het
9 kortingsbedrag in. Eens u het totale bedrag ingegeven heeft, klikt u op de knop Bevestigen. Het bedrag wordt dan opgeslagen in de fiche van de patiënt. (tot hier dus net dezelfde procedure) Tenslotte klikt u op de knop Transfer naar kaart. Wanneer er voor deze patiënt een kaart aangemaakt werd, krijgt u onderstaand scherm te zien. Wanneer u de kortingskaart inleest in Aflevering en op het icoontje van de kortingskaart klikt, zal u zien dat het bedrag toegevoegd is aan het puntensaldo van de patiënt. Belangrijk: wanneer u tot nu toe werkte met de optie Eindejaarskorting automatisch toevoegen aan de memofiche van de patiënt, is het zeer belangrijk deze optie uit te schakelen! Anders gaat u en op de kaart en in de memofiche een korting wegschrijven. 2.3.3 Bedrag van de rekening manueel aanpassen U kan rechtstreeks in aflevering de korting van de kaart aanpassen om bvb een vergissing te corrigeren: Lees een kortingskaart in aflevering en klik op het kortingskaarticoon. Het venster Info over de rekening word geopend. Daar heeft u de knop Klik deze functie aan. Vervolgens kan u het bedrag inbrengen dat u wenst toe te voegen. U kan langs deze weg ook een bedrag afhalen door hier een negatief bedrag in te brengen.
3 MANUELE FACTURATIE 10 Hierin maken we een onderscheid tussen de oude en de nieuwe facturatie. 3.1 Hoe verifiëren of je met de oude of de nieuwe facturatie werkt Wanneer je bij het openen van de module facturatie volgend scherm ziet werk je met de oude facturatie module.
Wanneer je bij het openen van de module facturatie dadelijk volgend scherm ziet 11 werk je met de nieuwe facturatie module. Wij bieden opleidingen aan om de overgang van de oude naar de nieuwe facturatie eenvoudig te laten verlopen. U vindt deze opleidingsessies op www.pharmawin.be onder de rubriek opleidingen. Inschrijven kan u ook steeds via mail! 3.1.1 Oude facturatie Bij aanpassing van een bestaande factuur of maken van een manuele factuur, wordt voor elke specialiteit een berekening gemaakt naar het juiste remgeld, net zoals in aflevering. De aanpassing betreffende terugbetaling geneesmiddelen voor zelfstandigen die ingaat op 01/01/08, gebeurt voor Pharmawin zowel in aflevering als in de nieuwe facturatie. Oude facturatie : bij manuele facturatie en aanpassingen aan facturen na 01/01/2008 voor zelfstandigen met grote risico s wordt het remgeld NIET berekend. Het is dus noodzakelijk dat U het remgeld MANUEEL aanpast en invult.
12 Wanneer een klant een factuur komt vragen, met bvb de vermelding: GENEESMIDDELEN AFGELEVERD IN 2007 voor een bedrag van 200, ga je als volgt te werk. Je kiest op het hoofdscherm van Pharmawin voor de knop Facturatie. Vervolgens kies je voor Creatie/Wijziging. Je gaat eerst bepalen voor welke klant je een factuur maakt, door op de knop F5 Keuze klant te klikken. Volgend scherm verschijnt: In het scherm kies je de desbetreffende klant en je bevestigt met <ENTER> of door op OK te klikken. Om de specialiteit GENEESMIDDELEN AFGELEVERD IN 2007 in te brengen, druk je bovenaan op de knop F1 Nieuw. Hierdoor kan je onderaan het scherm een specialiteit ingeven.
13 Aangezien GENEESMIDDELEN AFGELEVERD IN 2007 niet bestaat in het specialiteitenbestand, dien je te werken met cnk-nummer 100 (=DIVERSE). Je brengt onderaan 100 in en je drukt 2 keer <ENTER>. Volgende scherm verschijnt: Bij de vraag naar omschrijving kan je dan de tekst inbrengen GENEESMIDDELEN AFGELEVERD IN 2007 en je bevestigt met <ENTER> of door te klikken op OK. Vervolgens kan je het bedrag ingeven: Je bevestigt met <ENTER> of door te klikken op OK, om vervolgens te kiezen voor het BTWpercentage (6%, 12% of 21%). Om de factuur af te drukken, dien je 2 keer <ESCAPE> te drukken en te kiezen voor de knop Overzicht facturen. Om een klant te creëren, ga je naar het hoofdscherm van Pharmawin. Je kiest voor Klanten en je drukt onderaan op het scherm op de knop F1 Nieuw. Vervolgens breng je de naam van de klant in en je bevestigt met <ENTER>.
14 3.1.2 Nieuwe facturatie Wanneer een klant een factuur komt vragen, met bvb. de vermelding : GENEESMIDDELEN AFGELEVERD IN 2007 voor een bedrag van 200, ga je als volgt te werk. Je kiest op het hoofdscherm van Pharmawin voor de knop Facturatie. Vervolgens kies je voor ^F5 Manuele facturatie. Volgend scherm verschijnt : In het scherm kies je de desbetreffende klant en je bevestigt met <ENTER> of door op OK te klikken. Om de specialiteit GENEESMIDDELEN AFGELEVERD IN 2007 in te brengen, druk je bovenaan op de knop F1 Nieuw. Hierdoor kan je onderaan het scherm een specialiteit ingeven. Aangezien GENEESMIDDELEN AFGELEVERD IN 2007 niet bestaat in het specialiteitenbestand, dien je te werken met cnk-nummer 100 (=DIVERSE). Je brengt onderaan 100 in en je drukt 2 keer <ENTER>. Volgende scherm verschijnt: Bij de vraag naar omschrijving kan je dan de tekst inbrengen GENEESMIDDELEN AFGELEVERD IN 2007 en je bevestigt met <ENTER> of door te klikken op OK. Vervolgens kan je het bedrag ingeven:
15 Je bevestigt met <ENTER> of door te klikken op OK, om vervolgens te kiezen voor het juiste BTW- percentage (6%, 12%, 21% of 0% ). Voor het afsluiten van de factuur druk je rechts bovenaan op het rode kruisje. Volgend scherm verschijnt : Bij het afsluiten van de factuur heeft men de keuze om de factuur effectief af te sluiten en dus af te drukken. Er wordt een factuurdatum en nummer voorgesteld (beide gegevens kunnen aangepast worden) beschouwen als te factureren. Dwz de gegevens worden in Te Factureren geplaatst bij de eventueel reeds te factureren lijnen voor deze klant. Negeren facturen/kredietnota: u verlaat het geheel, er wordt niets bewaard TER INFO U kan bij een reeds bestaande factuur die bij te factureren staat, een zodanige layoutaanpassing doorvoeren dat geen details meer worden getoond maar vervangen worden door een neutrale zin bv: GENEESMIDDELEN VOOR VOOR 2007. U klikt hiervoor op detail klant, tabblad layout en daar vinkt u aan algemene omschrijving. U kan een tekst ingeven. Deze aanpassing verschijnt dan op het model factuur.
16 4 LIJST VERSCHULDIGD AFDRUKKEN Om een lijst van verschuldigde voorschriften, attesten of siskaarten af te drukken, ga je naar het hoofdscherm van Pharmawin. Je kiest voor Bestanden en vervolgens voor Patiënten. Bovenaan het scherm kies je voor 2. Lijst Memo. Volgend scherm verschijnt: Je kan de keuzes aanvinken van hetgeen je wilt afdrukken. Indien Keuze klant niet wordt aangevinkt, krijg je een lijst verschuldigd van ALLE patiënten. Om deze lijst af te drukken, kies je voor de knop Afdruk. Hierdoor wordt het document rechtstreeks naar de printer gestuurd. Wil je de lijst op het scherm tonen, druk je op de knop Tonen. De keuze Lijst gefactureerde schulden kan je als volgt interpreteren: schulden worden afgedrukt zowel de gefactureerde schulden, als de niet-gefactureerde Alleen de gefactureerde schulden worden afgedrukt. De niet-gefactureerde schulden worden afgedrukt.
Je kan een lijst afdrukken van hetgeen verschuldigd is voor 1 bepaalde klant. Hiervoor vink je Keuze klant aan. Je krijgt een lijst van alle klanten waarvan de patiënten iets verschuldigd zijn. 17 Je klikt de klantnaam aan, zodat deze in het blauwe gedeelte verschijnt. Een bijkomende optie is Keuze arts. Van zodra je dit aanvinkt, verschijnt een lijst met artsen. Klik vervolgens de gewenste arts aan. Indien je dit niet aanvinkt, maar wel kiest voor de optie Nieuwe pagina per arts, krijg je per arts een blad met de schulden per patiënt. Voor het afdrukken op basis van arts kan dit enkel indien je in de patiëntenfiche de naam van de dokter hebt vermeld.