Heutink ICT Dag 2016 Aanbesteden in het onderwijs
Welkom, bij de saaiste sessie v.d. dag!
Voorstellen Sophie Obdeijn Medewerker Tenderdesk Robert Terhalle Teamleider New Business
Agenda Voorstellen Wat eerste korte vragen Aanbesteden wat is dat nou eigenlijk? Vormen van aanbesteden Meest gebruikte manieren van aanbesteden Aanbesteden in het onderwijs (IT) Voor- nadelen aanbesteden Aanbesteden en Heutink ICT Selectiecriteria begeleidende dienst (consultancy bedrijven) Nieuwe regelgeving 2016 Do s en Don ts aanbesteden
Eerst wat korte vragen Wie zitten er in de zaal? Ervaring met aanbesteden? Voor hoeveel geld wordt er aanbesteed in Nederland? Hoeveel aanbestedingen worden er per jaar gepubliceerd? Hoeveel rechtzaken zijn er per jaar omtrent aanbesteden?
Eerst wat korte vragen Wie zitten er in de zaal? ICT Leerkracht Directie - Management Ervaring met aanbesteden? Voor hoeveel geld wordt er aanbesteed in Nederland? Hoeveel aanbestedingen worden er per jaar gepubliceerd? Hoeveel rechtzaken zijn er per jaar omtrent aanbesteden?
Eerst wat korte vragen Wie zitten er in de zaal? ICT Leerkracht Directie - Management Ervaring met aanbesteden? Ja - Nee Voor hoeveel geld wordt er aanbesteed in Nederland? Hoeveel aanbestedingen worden er per jaar gepubliceerd? Hoeveel rechtzaken zijn er per jaar omtrent aanbesteden?
Eerst wat korte vragen Wie zitten er in de zaal? ICT Leerkracht Directie - Management Ervaring met aanbesteden? Ja - Nee Voor hoeveel geld wordt er aanbesteed in Nederland? 60.000.000.000,- Hoeveel aanbestedingen worden er per jaar gepubliceerd? Hoeveel rechtzaken zijn er per jaar omtrent aanbesteden?
Eerst wat korte vragen Wie zitten er in de zaal? ICT Leerkracht Directie - Management Ervaring met aanbesteden? Ja - Nee Voor hoeveel geld wordt er aanbesteed in Nederland? Eur. 60.000.000.000,- Hoeveel aanbestedingen worden er per jaar gepubliceerd? 7.200 Hoeveel rechtzaken zijn er per jaar omtrent aanbesteden?
Eerst wat korte vragen Wie zitten er in de zaal? ICT Leerkracht Directie - Management Ervaring met aanbesteden? Ja - Nee Voor hoeveel geld wordt er aanbesteed in Nederland? +/- Eur. 60.000.000.000,- Hoeveel aanbestedingen worden er per jaar gepubliceerd? +/- 7.200 Hoeveel rechtzaken zijn er per jaar omtrent aanbesteden? +/- 200 (2015)
Aanbesteden wat is dat nou eigenlijk? Een aanbesteding is een officiële procedure waarbij een opdrachtgever bekend maakt dat hij een opdracht wil laten uitvoeren en bedrijven vraagt om een offerte in te dienen. Bedacht om de marktwerking in Europa te bevorderen. Zou dat gelukt zijn? De offerte inhoud heeft altijd betrekking op een: 'werk', bijvoorbeeld het bouwen van een fysiek bouwkundig of civieltechnisch object 'dienst', bijvoorbeeld het uitvoeren van een verhuizing of IT dienstverlening 'levering', bijvoorbeeld het leveren van koffieautomaten of hardware
Het is een rigide manier om met elkaar een contract aan te gaan.
Feit Bron: Pianoo.nl / Tenderned
Feit Bron: Pianoo.nl / Tenderned
Feit Bron: Pianoo.nl / Tenderned
Vormen van aanbesteden Onderhandse procedure < 207.000 Euro (stichting/vereniging bepaalt deelnemers) Middels eigen offerte uitvraag, stichting/vereniging vraagt zelfstandig uit Voor relatief kleine opdrachten Openbare procedure >207.000 Euro Publicatie altijd via Tenderned.nl, Negometrix of vergelijkbaar Begeleiding procedure (vaak) via een extern bedrijf Verwachting weinig inschrijvers (iedereen kan inschrijven) Niet openbare procedure >207.000 Euro (met voorselectie) Publicatie altijd via Tenderned.nl, Negometrix of vergelijkbaar Begeleiding procedure (vaak) via een extern bedrijf Verwachting veel inschrijvers -> maximaal 5 door naar de volgende ronde
Feit Bron: Pianoo.nl / Tenderned
Meest gebruikte manieren van aanbesteden Middels een uitgebreid programma van eisen -> U specificeert voor ons als expertise partij -> Gunning op basis van prijs/ kwaliteit oftewel; Economisch meest voordelig Middels Best Value Procurement, oftewel: Prestatieinkoop -> U zet enkel de hoofddoelstellingen uit en beoordeelt de leverancier op zijn expertise -> Gunning op basis van prestatieonderbouwing, risico- en kansendossier, interview
Aanbesteden in het onderwijs (IT) IT Dienstverlening traditioneel netwerkbeheer / DLWO (30%) Interactieve oplossingen digiborden, touchscreens (30%) Hardware werkplekken, laptops, mobile devices (40%)
Toekomst: Learning analytics Mobile Device Management 100% cloud oplossing Maatwerk beheerder Lease oplossingen
Voor- en nadelen aanbesteden Voordelen Nieuwe leverancier -> nieuwe ideeën en inzichten Mogelijk prijsvoordeel Juridisch afgedicht proces (accountant) Helderheid in de verwachtingen. Wat wordt er geleverd en tegen welke prestatie. Nadelen Huidige leverancier functioneert prima. Aanbesteding is dan verplichting waarbij uitkomst onzeker is. Tijdsinvestering om tot een publicatie te komen Geldelijke investering om tot een publicatie te komen Contract geruzie Koude (start) relatie met (nieuwe) leverancier
Selectiecriteria consultancy bedrijven Procedure kenner(s) maar zeker geen IT specialisten(?) Meer een proces begeleider of ook een partner in crime na gunning? Kies een partij met tenminste kennis van: 1- Hardware bids (denk alleen al aan dollar koersen, Shape The Future programma s etc.) 2- Onderwijsinhoudelijke kennis. Weet uw specialist wat er echt speelt in het onderwijs? 3- Kennis van IT netwerken en organisaties 4- Vraag uw begeleidende dienst ook eens op welke manier ze eigenlijk aan hun kennis komen?
Nieuwe regelgeving 2016 Drempelbedrag a > 207.000,- -> is inmiddels verhoogd naar >209.000,- Het gaat om totale contractwaarde over de jaren en mogelijke installatie/migratie Meer ruimte voor duurzaamheid en innovatie, zoals nagestreefd in de Europa-2020 strategie. Concreet: Marktconsultatie was al mogelijk, maar wordt nu ook vastgelegd in de wetgeving. Het vragen van certificaten of keurmerken wordt makkelijker gemaakt. Wat tot gevolg kan hebben dat je uitgesloten kan/mag worden bij geen certificaat/keurmerk. Denk aan ISO, Privacy Convenant, NEN normeringen etc. De term EMVI wordt vervangen voor Beste Prijs Kwaliteitverhouding.
Nieuwe regelgeving 2016 Aanbesteden op Beste Prijs Kwaliteitverhouding blijft gehandhaafd, tenzij voldoende onderbouwd richting laagste prijs. Concreet: Het blijft altijd een afweging tussen prijs en kwaliteit. Meer flexibiliteit in aanbestedingsprocedure Concreet: Kortere doorlooptijden zijn straks mogelijk. Elektronisch aanbesteden is straks (streven is maart/april 2016) verplicht. (dus inschrijven via TenderNed of een ander inkoopsysteem zoals bijvoorbeeld CTM) Concreet: Op dit moment nog 70% op traditionele manier. Papieren versie inleveren. Straks alles digitaal. De Eigen Verklaring (EV) wordt vervangen door de Uniform Europees Aanbestedingsdocument(EUA) (streven is maart/april 2016) Concreet: De EUA gaat minder ver dan de EV waardoor de lasten bij het inschrijven weer zouden toenemen.
Nieuwe regelgeving 2016 Integriteit bij aanbesteden is aangescherpt ook aan de kant van de Aanbestedende dienst. Concreet: In de aanbestedingsrichtlijn is het belang van het voorkomen van belangenconflicten benadrukt door in een algemeen artikel op te nemen dat aanbestedende diensten passende maatregelen moeten nemen ter voorkoming van belangenconflicten door bijvoorbeeld een interne regeling op te stellen. Hier gaan marktpartijen vragen over stellen. Introductie van Past Performance. De overheid / Aanbestedende dienst gaat hiervoor een soort van black-list hanteren van slecht presterende inschrijvers. Ondernemers krijgen wel de mogelijkheid binnen de aanbesteding hun tegendeel te bewijzen om alsnog toegang af te dwingen. Concreet: Ondernemers die in het verleden meermaals onder de maat hebben gepresteerd kunnen worden uitgesloten van deelneming aan aanbestedingen. De meetbaarheid hiervan trekken we wel in twijfel.
Do s en don ts voor succesvol aanbesteden 1- Zorg voor een helder en duidelijk ICT beleidsplan 2- Verwachtingsmanagement richting personeel is essentieel 3- Laat je eerst goed voorlichten, alvorens de procedure start, over (on)mogelijkheden van de marktpartijen. Die vrijheid is er zeker nog! 4- Selecteer een consultancybedrijf met kennis van aanbestedingsprocedures maar ook vooral van IT en onderwijs 5- Verwerk in de doelstellingen en/of het programma van eisen duidelijk het einddoel van de aanbesteding. Wat moet het opleveren? 6- Probeer niet te veel te specificeren, praat vooral vanuit onderwijs en visie 7- Ga voor partnerschap i.p.v. contractbeheer 8- Maatwerk vragen is okay, maar werkt prijsopdrijvend. Zoek de balans 9- Werk met plafondbedragen. Beperk de financiële risico`s
Dank voor uw tijd en aandacht! Vragen? s.obdeijn@heutink-ict.nl