NH BBC APRIL 2016
1 INHOUDSOPGAVE 1 INHOUDSOPGAVE... 1.1 2 INLEIDING... 2.1 2.1 Voorwoord... 2.1 2.2 Colofon... 2.2 3 PATCH- EN VERSIENUMMER CONTROLEREN... 3.1 4 BELANGRIJKE ALGEMENE WIJZIGINGEN... 4.1 4.1 Ingave dossier Snelle ingave op basis van naam... 4.1 4.2 Openen detailschermen - andere menuschermen openen blijft mogelijk... 4.3 4.2.1 Verrichtingen in registratiescherm aankoopfacturen... 4.4 4.2.2 Detail inventarisfiches (vanaf versie 20160203 of hoger)... 4.4 4.2.3 Detail boekingsprojecten (vanaf versie 20160203 of hoger)... 4.5 4.2.4 Opladen externe facturen (vanaf versie 20160203 of hoger)... 4.5 5 AFSLUITEN JAARREKENING... 5.7 5.1 BBC 8.6.1.1. Voorafgaande Controles... 5.7 5.1.1 Controle systeemcontroles... 5.7 5.1.2 Blokkerende fouten... 5.9 5.1.3 Niet-blokkerende fouten... 5.9 5.2 Opmaak rapport J6 Kolom vorig boekjaar... 5.10 5.3 Opmaak rapport TJ7 - Uitboeken Hulpverleningszone... 5.11 6 INVENTARIS... 6.1 6.1 Wijziging benaming knoppen in BBC 2.1.5. Mutaties en buitengebruikstellingen... 6.1 7 BUDGETTEN... 7.1 7.1 Consultatieschermen budgetten Aanduiding uitgaven- of ontvangstenbudget... 7.1 7.2 Consultatie budgettaire grootboeken vanuit detail exploitatiebudget of detail investeringsbudget... 7.2 8 AANKOPEN EN VERKOPEN... 8.1 8.1 RTF afdruk bestelbons nieuw samenvoegveld... 8.1 8.2 Wijzigingen Registratie aankoopfacturen... 8.1 8.2.1 Export naar Excel vanuit Registratie aankoopfactuur... 8.1 8.2.2 Opzoeken aanwendingen vanuit registratie aankoopfacturen... 8.2 8.3 BBC 4.3.2. Boeken geregistreerde facturen Info aanwending... 8.5
8.4 BBC 4.4. Betaalbaarstelling - Wijzigingen... 8.6 8.4.1 Mandateren Weergave creditnota s en facturen gespreid over meerdere mandatenlijsten... 8.6 8.4.2 Opzoeken mandaten nieuwe weergavemodus... 8.7 8.4.3 Mandateren Bijkomende melding bij gebruik knop <M>... 8.7 8.4.4 Afdruk mandatenlijst via RTF Nieuwe samenvoegvelden... 8.8 8.5 Afdruk verkoopfactuur via RTF-merge Nieuwe samenvoegvelden... 8.8 8.6 XFC Wijzigen omschrijving detail geboekte factuur... 8.9 9 ANDERE CONSULTATIES EN AFDRUKKEN... 9.1 9.1 Detail betaallijst weergave creditnota s... 9.1 9.2 BBC 10.3.1. Consultatie per derde per type Weergave facturatie-rubriek... 9.2 9.3 Afdruk BBC 9.2.2.1. Grootboek... 9.2 10 DIGITAAL DOCUMENTBEHEER... 10.1 10.1 Nieuwe zone in BBC 4.1.2.1. Bestelbons Bon heeft bijlagen (Module Digitaal Documentbeheer)... 10.1 10.2 Wijziging groep goedkeuring logging... 10.1 10.3 Kopie van een factuur in BBC 4.3.1. Registratie aankoopfacturen... 10.2 10.4 Toevoegen bijlagen in gezamelijke registratie aankoopfacturen (Module Digitaal Documentbeheer)... 10.2 10.5 Bijlage toevoegen in BBC 4.3.6. Controle geregistreerde facturen door diensten... 10.3 10.6 Wijzigingen BBC 4.3.7. Oplaad en Controle Aankoopfacturen... 10.4 10.6.1 Nummering facturen in BBC 4.3.7. Oplaad en controle aankoopfacturen (Module Digitaal Documentbeheer)... 10.4 10.6.2 Zone Dringende validatie defaultsetting... 10.4 10.6.3 Mogelijkheid om door te klikken naar bestelbon... 10.5
2 INLEIDING 2.1 VOORWOORD In deze patch- en releasenota vind je een overzicht van alle wijzigingen aan het NH BBC programma sinds begin januari 2016. Deze aanpassingen werden bij jouw bestuur aangeleverd via een patch of via een nieuwe versie (20160203 of 20160331). In hoofdstuk 3 vind je de werkwijze om de patch- of releaseversie van je NH BBC boekhouding te controleren. De belangrijkste wijzigingen vind je in hoofdstuk 4. Deze wijzigingen vergemakkelijken het dagelijkse gebruik van NH BBC: 1) In de meeste ingave- of opzoekschermen kun je nu een deel van de naam van de Derde (klant of leverancier) ingeven en het programma zal dan zelf mogelijke derden opzoeken en voorstellen. Zie hiervoor Ingave dossier Snelle ingave op basis van naam 2) Het openen van een detailscherm blokkeerde de toegang tot het menu waardoor je het betrokken detailscherm eerst moest sluiten alvorens een ander scherm te kunnen consulteren. Als je bij het ingeven van een factuur nog een opzoeking in het budget moest doen, dan was dit niet praktisch. Voor veel schermen is deze blokkering van het menu nu weggewerkt. Zie Openen detailschermen - andere menuschermen openen blijft mogelijk voor meer uitleg. Een beschrijving van alle overige wijzigingen vind je vanaf hoofdstuk 5, logisch gegroepeerd volgens soort verrichting. De wijzigingen uit hoofdstuk 10 Digitaal Documentbeheer zijn onderdeel van de module Digitaal Documentbeheer, en dus niet van de basisversie NH BBC. Als je meer info wenst over de mogelijkheden van de module Digitaal Documentbeheer, neem dan zeker contact op met het Team Financiën via contactcenter@cevi.be of helpdesk@logins.be. Onlangs werd er bij verschillende besturen een nieuwe versie NH BBC geïnstalleerd om de aanpassingen van de BTW factureringsregels voor transacties Business to Government (B2G) op te vangen. De wijzigingen over de BTW B2G vind je in een aparte handleiding. Heb je deze handleiding nog niet ontvangen, vraag ze dan aan via contactcenter@cevi.be of helpdesk@logins.be. We proberen onze handleidingen zo duidelijk mogelijk te maken. Uiteraard zijn suggesties of opmerkingen dan ook zeer welkom om onze handleidingen en releasenota s nog te verbeteren. Team Financiën Cevi NV/Logins NV Hoofdstuk 2: Inleiding Handleiding BBC patchnota Versie april 2016
2.2 2.2 COLOFON Cevi/Logins NV 2016-05-10 Cevi NV - Bisdomplein 3-9000 GENT Tel. Cevi Contact Center: 09 264 07 01 - fax: 09 233 05 24 E-mail: contactcenter@cevi.be Internet: http://www.cevi.be/ - extranet: http://ce-site.cevi.be/ Ondernemersnummer: BE 0860.972.295 Logins NV - Generaal De Wittelaan 17 B32-2800 Mechelen Tel.: 015 45 48 50 - fax: 015 45 48 89 E-mail: helpdesk@logins.be Internet: http://www.logins.be Ondernemersnummer: BE 0458.715.671 Programma: Ondersteuning: Team Financiën Cevi/Logins Hoofdstuk 2: Inleiding Handleiding BBC patchnota Versie april 2016
3 PATCH- EN VERSIENUMMER CONTROLEREN 3.1 SOORTEN WIJZIGINGEN AAN DE NH BBC TOEPASSING De toepassing NH BBC boekhouding wordt regelmatig bijgewerkt om de werking te verbeteren of om nieuwe mogelijkheden/uitbreidingen toe te voegen. Deze wijzigingen komen op 2 manieren in jouw werkomgeving terecht: 1) Door middel van een nieuwe versie: dit zijn grote aanpassingen met wijzigingen aan de tabel/database structuur. Een nieuwe versie moet steeds door Cevi/Logins bij jouw bestuur geïnstalleerd worden. Tijdens deze installatie kun je niet werken in de NH BBC boekhouding. Afhankelijk van de NH-BBC toepassingen waarmee je bestuur werkt, worden er 2 tot 3 versies bij je bestuur geïnstalleerd. 2) Door middel van een patch: dit zijn kleine aanpassingen en correcties. Via een automatisch installatieprogramma worden programmawijzigingen bij je bestuur gedownload en zo ter beschikking gesteld van de gebruikers. Zowat elke werkdag wordt er een patch-programma opgemaakt. Hoewel dit patchprogramma automatisch verloopt, kan het altijd zijn dat dit automatische proces eens verstoord geraakt. Je controleert dan ook best op geregelde tijdstippen. 3.2 VERSIE EN PATCHVERSIE CONTROLEREN Je kunt zelf de versie en de patchversie van je NH BBC boekhouding eenvoudig controleren: Open om het even welk NH BBC scherm en klik bovenaan op Help. Selecteer dan Info in het menu. Hoofdstuk 3: Patch- en versienummer controleren Handleiding BBC patchnota Versie april 2016
3.2 Je ziet nu het infoscherm, met op de voorlaatste lijn de versie van de NH BBC boekhouding, en op de laatste lijn het nummer van de laatst geïnstalleerde patch. Het patchnummer heeft het formaat van een datum volgens de Amerikaanse schrijfwijze. Is dit de datum van de voorgaande werkdag, dan loopt de update van de patch correct bij jouw bestuur. Bovenstaande controle gebeurde op maandag 6 juli 2015. De voorgaande werkdag was vrijdag 3 juli 2015 en daarom heeft dit bestuur de patchversie 20150703. Hier loopt de update van de patch dus prima. Let op: Sommige besturen krijgen pas met een dag vertraging de patch update. In dat geval is het patchnummer de voorlaatste werkdag, en niet de voorgaande. Als je merkt dat de update van de patch niet (meer) correct loopt bij jouw bestuur, neem dan contact met de helpdesk via contactcenter@cevi.be of helpdesk@logins.be. Hoofdstuk 3: Patch- en versienummer controleren Handleiding BBC patchnota Versie april 2016
4 BELANGRIJKE ALGEMENE WIJZIGINGEN 4.1 INGAVE DOSSIER SNELLE INGAVE OP BASIS VAN NAAM Als je een dossier wilt opzoeken, dan hoef je het dossiernummer niet te kennen. Zo kun je in de zone Derde uit het registratiescherm van de aankoopfacturen de leverancier opzoeken via: * het bankrekeningnummer; * het BTW-nummer (ook als dit verschilt van het dossiernummer); * het Rijksregisternummer (ook als dit verschilt van het dossiernummer). Vanaf nu kan je een dossier ook opzoeken via de naam of een deel ervan. Deze methode van het verkort zoeken is niet hoofdlettergevoelig. Een paar voorbeelden ter illustratie: * Geef je van cam in dan krijg je alle derden waarin deze tekst in de naam voorkomt, zowel met als zonder spatie tussen van en cam. Hoofdstuk 4: Belangrijke algemene wijzigingen Handleiding BBC patchnota Versie april 2016
4.2 * Geef je mité in dan krijg je alle derden met mite en mité in de naam: dus zowel Roompot Straatcomité als VMWARE International Limited. * Geef je ankop op als zoekterm, dan krijg je ook namen met bijvoorbeeld aankoop. De bovenstaande methode kun je zowel gebruiken voor het ingeven van een document/registratie als voor het opzoeken van een registratie. Hierdoor kun je in heel wat gevallen opzoekingen van dossiers via de <F2>-toets vermijden! Let op: er wordt alleen gezocht op de naam, met de voornaam wordt geen rekening gehouden. In het onderstaande voorbeeld geven we in het veld onder Derde gewoon colruyt in en we drukken vervolgens op de <Tab>-toets. Hoofdstuk 4: Belangrijke algemene wijzigingen Handleiding BBC patchnota Versie april 2016
4.3 Automatisch zal het programma dan de betrokken derde opzoeken en de gegevens aanvullen in het scherm. Zie hieronder. Zijn er meerdere dossiers mogelijk met dezelfde naam, dan krijg je een overzichtsscherm waaruit je de gewenste derde kunt selecteren. Deze aanpassing is voorzien in veel schermen waarin je een derde kunt ingeven of waarin je kunt zoeken op een derde. De belangrijkste schermen zijn: * BBC 4.1.1.1. Creatie bestellijnen ; * BBC 4.1.1.3. Creatie bestelaanvraag ; * BBC 4.2.1. Ingave aanwending ; * BBC 4.3.1. Registratie aankoopfacturen ; * BBC 4.3.3. Gezamelijke registratie aankoopfacturen ; * BBC 5.1. Registratie verkoopfacturenr ; * BBC 5.3. Gezamelijke registratie verkoopfacturen ; * In het financieel bij de ingave van een detail coda of uittreksel via <F2>; * BBC 10.3.1. Consultatie per derde per type ; * BBC 10.3.2. Gedetailleerde consultatie. 4.2 OPENEN DETAILSCHERMEN - ANDERE MENUSCHERMEN OPENEN BLIJFT MOGELIJK Wanneer je een bepaald detailscherm opent in NH BBC kun je geen andere menuschermen openen zolang je het geopende detailscherm niet sluit. Dit is niet handig, want je wilt immers dikwijls een gegeven uit het geopende detailscherm aftoetsen aan andere gegevens. Dit is nu aangepast voor de volgende schermen. Hoofdstuk 4: Belangrijke algemene wijzigingen Handleiding BBC patchnota Versie april 2016
4.4 4.2.1 Verrichtingen in registratiescherm aankoopfacturen In het scherm 4.3.1. Registratie aankoopfacturen kun je via de <V>-knop de verrichtingen op de geselecteerde factuur opvragen. Klik je deze <V>-knop aan, dan opent zich het detailscherm van de verrichtingen en wordt het registratiescherm van de factuur onzichtbaar. Het menu NH BBC blijft toegankelijk. Je kunt dus andere schermen tegelijk openen. Nadat je het verrichtingenscherm weer afsluit, kom je weer in het registratiescherm van de factuur waarin je op de <V>-knop drukte. Vanuit het verrichtingenscherm kun je via de <Detail>-knop het detail van een geselecteerde verrichting opvragen, en dit terwijl het volledige NH BBC menu toegankelijk blijft. 4.2.2 Detail inventarisfiches (vanaf versie 20160203 of hoger) Als je een detailfiche van een inventarisgoed opent vanuit de hoofdfiche van het goed, dan wordt de hoofdfiche onzichtbaar en zie je alleen de detailfiches. Je kunt blijven bewegen door het NH BBC menu. Sluit je het scherm van de detailfiches, dan zie je opnieuw de hoofdfiche van waaruit je naar het detail ging. Hoofdstuk 4: Belangrijke algemene wijzigingen Handleiding BBC patchnota Versie april 2016
4.5 Deze aanpassing geldt zowel voor activa als passiva. 4.2.3 Detail boekingsprojecten (vanaf versie 20160203 of hoger) Open je het detail van een boekingsproject vanuit scherm BBC 6.1. Controle en boeking projecten, wordt het hoofdscherm van de boekingsschermen onzichtbaar, en zie je alleen het detailscherm. Het NB BBC scherm blijft toegankelijk. Sluit je het detailscherm, dan kom je terug in het hoofdscherm van waaruit je het detail opende. 4.2.4 Opladen externe facturen (vanaf versie 20160203 of hoger) Raadpleeg je de logfile vanuit scherm 13.1.1. Opladen externe facturen, dan verdwijnt het overzichtsscherm met de verschillende interfaces en zie je alleen nog het logscherm van de geselecteerde interface. Het NH BBC menu blijft toegankelijk. Je kunt ongestoord andere menuschermen openen. Hoofdstuk 4: Belangrijke algemene wijzigingen Handleiding BBC patchnota Versie april 2016
4.6 Sluit je het logscherm, dan wordt het overzichtsscherm 13.1.1. Opladen externe facturen weer zichtbaar. Hoofdstuk 4: Belangrijke algemene wijzigingen Handleiding BBC patchnota Versie april 2016
5 AFSLUITEN JAARREKENING 5.1 BBC 8.6.1.1. VOORAFGAANDE CONTROLES De voorafgaande controles voor de eindejaarsverrichtingen werden op meerdere punten uitgebreid. 5.1.1 Controle systeemcontroles Wanneer je een boekjaar wilt afsluiten, moet je een aantal systeemcontroles uitvoeren. Hiermee ga je na of er geen fouten of onvolledigheden in de boekingsgegevens geslopen zijn door een computerpanne of tikfout. Vergeet je deze systeemcontroles uit te voeren, dan moet je het boekjaar opnieuw openen om de jaarrekening te kunnen verbeteren. Om dit te voorkomen, wordt er bij de afsluitcontroles nagegaan of alle noodzakelijke systeemcontroles uitgevoerd werden via het menu van de voorafgaande controles BBC 8.6.1.1. Voorafgaande controles. In het controlerapport van BBC 8.6.1.1. Voorafgaande controles vind je 4 onderdelen: * Overzicht gelopen controles NIEUW; * Blokkerende fouten; * Blokkerende fouten, maar pas van belang bij afsluiten van het boekjaar; * Niet-blokkerende fouten. Hoofdstuk 5: Afsluiten jaarrekening Handleiding BBC patchnota Versie april 2016
5.8 Bij het opstarten van BBC 8.6.1.1. Voorafgaande controles gaat het programma na of de volgende controles gelopen hebben voor het betrokken boekjaar via BBC 11.1.1. Algemene Controles : * Algemene Controle ; * Heropbouw balans. Hebben deze controles niet gelopen of leverden één van deze controles een foutmelding op bij de laatste controle, dan zal het boekjaar niet afgesloten kunnen worden. Het boekjaar kun je maar afsluiten nadat deze controles gelopen hebben en geen foutmelding meer opleverden. Mogelijke meldingen zijn: 1) Controle X: Deze controle werd zonder opmerkingen uitgevoerd op DD/MM/JJJJ om uu:ss Oplossing: kijk na of de controledatum recent is, dus zeker in de afsluitperiode valt. Zo ja, dan kan je deze controle als afgehandeld beschouwen. Indien de controle niet meer recent is, voer ze alsnog uit. 2) Controle X:!!!Er waren foutmeldingen op DD/MM/JJJJ om uu:ss. Gelieve opnieuw te starten via Algemene controle in het scherm 11.1.1. Algemene Controles Oplossing: mocht dit nog niet gebeurd zijn, bezorg de foutmeldingen uit 11.1.1. Algemene Controles aan de helpdesk. Na correctie voer je de controle opnieuw uit. Ter info, heb je de foutmeldingen niet meer, dan kun je die opvragen via 11.1.5. Consultatie logging foutmeldingen. 3) Controle X:!!!Deze controle werd nog niet gestart. Gelieve deze te starten via Algemene controle (of Heropbouw balans ) in scherm 11.1.1. Algemene Controles Oplossing: voer de controle uit via 11.1.1. Algemene Controles optie Algemene controle (of optie Heropbouw balans). Merk op dat de Algemene controle uit menu 11.1.1. Algemene Controles uit meerdere controles bestaat. In het overzicht van de gelopen controles vind je daarom per afzonderlijke controle uit de algemene controle een melding, en wel voor volgende controles: * controle of alle boekingen van het boekjaar in evenwicht zijn; * controle of in alle boekingen een algemene rekening en een beleidsitem ingevuld is; * controle of alle algemene rekeningen uit de boekingen van het boekjaar bestaan; * controle of alle beleidsitems uit de boekingen van het boekjaar bestaan; * controle of de boekingsdata uit de boekingen correct zijn voor het betrokken boekjaar; * controle of boekingen van aankoopfacturen een correcte boekingsdatum hebben voor het boekjaar; Hoofdstuk 5: Afsluiten jaarrekening Handleiding BBC patchnota Versie april 2016
5.9 * controle of boekingen van verkoopfacturen een correcte boekingsdatum hebben voor het boekjaar; * controle of diverse boekingen een correcte boekingsdatum hebben voor het boekjaar. Leveren deze controles een foutmelding op, dan kan je het boekjaar niet afsluiten tot de gegevens verbeterd worden en de controle opnieuw gelopen is zonder foutmelding. Let wel, de correctie van de gegevens zal in hoofdzaak door Cevi/Logins moeten gebeuren. Neem daarvoor contact op met helpdesk@logins.be of contactcenter@cevi.be. Naast bovenstaande controles bevat menupunt 11.1.1. Algemene Controles optie Algemene controle nog enkele andere controles die echter de afsluiting niet blokkeren, zoals bijvoorbeeld de controle of het te boeken bedrag in aankoopfacturen overeenkomt met de boekingslijnen. Als je hiervoor foutmeldingen krijgt, zullen deze de afsluiting niet blokkeren. Neem hiervoor wel contact met de helpdesk als dit in de foutmelding staat. 5.1.2 Blokkerende fouten In het rapport van BBC 8.6.1.1. Voorafgaande controles worden nu ook de niet geboekte kassasessies gecontroleerd en opgelijst als blokkerende fout voor de afsluiting van het boekjaar. 5.1.3 Niet-blokkerende fouten In het overzicht van de niet-blokkerende fouten is het onderdeel Boeking niet gekoppeld aan inventarisgoed aangepast: * Ook boekingen op algemene rekeningen 15* worden opgenomen; * Naast het journaal wordt nu ook het document van de boeking vermeld. Dit vergemakkelijkt het opzoeken van de effectieve boeking voor de aanpassing. Hoofdstuk 5: Afsluiten jaarrekening Handleiding BBC patchnota Versie april 2016
5.10 5.2 OPMAAK RAPPORT J6 KOLOM VORIG BOEKJAAR Vanaf patchversie 20160323 wordt de kolom Vorig boekjaar van schema J6 op volgende manier opgebouwd: * Afdruk J6 voor een boekjaar 2014 of vroeger: de kolom Vorig boekjaar wordt opgevuld op basis van de saldi op beginbalans van het boekjaar waarover gerapporteerd dus J6 voor 2014 vult kolom Vorig boekjaar in op basis van beginbalans 2014. * Afdruk J6 voor het startjaar BBC: de kolom Vorig boekjaar wordt opgevuld op basis van de saldi op beginbalans van het startjaar BBC. * Afdruk J6 voor alle andere jaren: de kolom Vorig boekjaar wordt opgevuld op basis van de eindsaldi van het voorgaande jaar, dus jaar N-1. Let op: Schema J5 zal voor het gecumuleerd budgettair resultaat vorig boekjaar wel de saldi op beginbalans gebruiken. Doe je dus een (correctie)boeking in de beginbalans van een boekjaar dan zal dit niet tot uiting komen in schema J6 kolom Vorig boekjaar maar wel in schema J5 rubriek V. Gecumuleerd budgettair resultaat vorig boekjaar. Het verschil tussen beide schema s kan dan verklaard worden door de (correctie)boekingen die je uitvoerde in de beginbalans 2015, bijvoorbeeld naar aanleiding van een opmerking van het toezicht. Omwille hiervan willen we toch benadrukken dat boekingen in de beginbalans best eerst afgetoetst worden bij het toezicht alvorens ze uit te voeren. Hoofdstuk 5: Afsluiten jaarrekening Handleiding BBC patchnota Versie april 2016
5.11 5.3 OPMAAK RAPPORT TJ7 - UITBOEKEN HULPVERLENINGSZONE Boekhoudfiche 5110 schrijft voor de activa en passiva van de hulpverleningszone uit te boeken op 1/1/2015 (niet in beginbalans!) tegenover de algemene rekening 109*. In het schema TJ7 is het niet toegelaten om mutaties van het nettoactief gedurende het jaar weer te geven in de rubrieken IV of VI. In overleg met ABB werd dan beslist deze mutaties op te nemen in rubriek II kolom nettoactief. Elke andere aanpassing, bijvoorbeeld bijkomende rubriek toevoegen, levert een afwijkend schema TJ7 op. Deze optie willen we niet gebruiken om onnodige opmerkingen op de jaarrekening te vermijden. In onderstaand voorbeeld zie je een voorbeeld van een schema TJ7 van een bestuur dat door het uitboeken van de hulpverleningszone een mutatie van het nettoactief op rekening 109* heeft geboekt van -270 352,00 EUR. Bijkomende info over de opmaak van schema TJ7 kun je opvragen via contactcenter@cevi.be of helpdesk@logins.be. Hoofdstuk 5: Afsluiten jaarrekening Handleiding BBC patchnota Versie april 2016
6 INVENTARIS 6.1 WIJZIGING BENAMING KNOPPEN IN BBC 2.1.5. MUTATIES EN BUITENGEBRUIKSTELLINGEN De knoppen voor de verschillende boekingen in scherm BBC 2.1.5. Mutaties en buitengebruikstellingen werden hernoemd om meer duidelijkheid te krijgen. Volgende mutaties kun je boeken: * Uitboeken en buiten gebruik stellen via de knop <Uitboeking>. * De algemene rekening van een inventarisgoed aanpassen via <AR wijzigen>. * Het beleidsitem van een inventarisgoed wijzigen via <BI wijzigen>. * Een inventarisgoed verdelen over meerdere inventarisgoederen via <Verdelen>. Hoofdstuk 6: Inventaris Handleiding BBC patchnota Versie april 2016
7 BUDGETTEN 7.1 CONSULTATIESCHERMEN BUDGETTEN AANDUIDING UITGAVEN- OF ONTVANGSTENBUDGET In alle consultatieschermen van de budgetten werd een kolom U/O toegevoegd. Hier zie je of het budget een uitgaven- of ontvangstenbudget is. Deze aanpassing geldt voor alle consultatieschermen van het exploitatie- en liquiditeitenbudget, en voor de schermen 3.3.3.2. Budget per algemene rekening en 3.3.3.3. Budget per beleidsitem van het investeringsbudget. Ook wanneer je vanuit een factuur of bestelaanvraag de budgetten consulteert zie je deze aanduiding. Zo voorkom je dat een uitgavenbudget geselecteerd wordt om een ontvangst te boeken of omgekeerd. Hoofdstuk 7: Budgetten Handleiding BBC patchnota Versie april 2016
7.2 7.2 CONSULTATIE BUDGETTAIRE GROOTBOEKEN VANUIT DETAIL EXPLOITATIEBUDGET OF DETAIL INVESTERINGSBUDGET Vanuit BBC 3.2.4.2. Detail exploitatiebudget of BBC 3.3.3.5. Detail investeringsbudget kun je het budgettaire grootboek openen van de budgetcombinatie waarop je staat via de knop <Grootboek>. Je krijgt daarbij volgende vraag. Grootboek van de combinatie AR/BI/Actie gebruik je als je het grootboek alleen wilt zien van de detailcombinatie met actieplan/actie die je aanduidt, ons voorbeeld dus met actieplan 046 en actie 04608. Hoofdstuk 7: Budgetten Handleiding BBC patchnota Versie april 2016
7.3 Wil je het grootboek van het budget zien op niveau van AR/BI zie je alle budgettaire boekingen op het budget ongeacht actieplan of actie. Je ziet dus het grootboek op basis van de geselecteerde combinatie in het matrix Budgetten. Hoofdstuk 7: Budgetten Handleiding BBC patchnota Versie april 2016
8 AANKOPEN EN VERKOPEN 8.1 RTF AFDRUK BESTELBONS NIEUW SAMENVOEGVELD In de RTF-afdruk van een bestelbon kun je ook het interne commentaar opnemen in de afdruk via het samenvoegveld NBESINTCOM. Dit veld gebruik je op niveau van de bestelbon. Ook de gegevens van de opsteller van de bestelbon kun je via RTF afdrukken. Hiervoor gebruik je de samenvoegvelden: * OPSTELLERNAAM = voornaam en naam van de opsteller (er was reeds een zone OPSTELLER, maar deze bevat alleen de naam); * OPSTELLERTEL = telefoonnummer van de opsteller; * OPSTELLERMAIL = e-mail van de opsteller. Een volledig overzicht van alle bruikbare samenvoegvelden voor de RTF afdruk van bestelbons, vraag je aan via contactcenter@cevi.be of helpdesk@logins.be. 8.2 WIJZIGINGEN REGISTRATIE AANKOOPFACTUREN 8.2.1 Export naar Excel vanuit Registratie aankoopfactuur Naast het exporteren naar Excel van gegevens uit het scherm BBC 4.3.1. Registratie aankoopfacturen, kun je nu ook de status van de factuur exporteren. Hoofdstuk 8: Aankopen en verkopen Handleiding BBC patchnota Versie april 2016
8.2 8.2.2 Opzoeken aanwendingen vanuit registratie aankoopfacturen In het scherm 4.3.1. Registratie aankoopfacturen kun je aanwendingen opzoeken via de sneltoetsen <F2> of <F3>. Opzoeken via de knop <F2> (bestaande werkwijze) opent het scherm BBC 4.2.1. Ingave aanwendingen waarin aanwendingen per aanwending getoond worden. Hoofdstuk 8: Aankopen en verkopen Handleiding BBC patchnota Versie april 2016
8.3 Gebruik je de knop <F3> (nieuwe werkwijze), dan open je een matrixscherm BBC 4.2.4 Opzoeken aanwendingen per crediteur. Heb je geen leverancier ingevuld in je factuur, dan open je dit scherm in zoekmodus. Hoofdstuk 8: Aankopen en verkopen Handleiding BBC patchnota Versie april 2016
8.4 Heb je wel al een leverancier ingevuld in je factuur, dan krijg je via <F3> in scherm BBC 4.2.4. Opzoeken aanwendingen per crediteur een overzicht van de aanwendingen voor de betrokken leverancier. Hoofdstuk 8: Aankopen en verkopen Handleiding BBC patchnota Versie april 2016
8.5 8.3 BBC 4.3.2. BOEKEN GEREGISTREERDE FACTUREN INFO AANWENDING Voortaan zie je in het boekingsscherm van een aankoopfactuur ook het bedrag en het beschikbaar zijn van een gebruikte aanwending in een boekingslijn. Hoofdstuk 8: Aankopen en verkopen Handleiding BBC patchnota Versie april 2016
8.6 8.4 BBC 4.4. BETAALBAARSTELLING - WIJZIGINGEN 8.4.1 Mandateren Weergave creditnota s en facturen gespreid over meerdere mandatenlijsten In de ingave- en consultatieschermen van mandaten worden creditnota s nu met een gele achtergrond weergegeven. Facturen die over meerdere mandaten gespreid zijn, krijgen blauwe letters. In de schermen BBC 4.4.2. Wijzigen van mandaten en BBC 4.4.3. Opzoeken van mandaten geldt deze kleurcode voor de hele lijn. In het scherm BBC 4.4.1. Mandateren beperken de kleuren zich tot het jaar, het nummer en de code van de factuur, de naam van de leverancier en het factuurbedrag. Hoofdstuk 8: Aankopen en verkopen Handleiding BBC patchnota Versie april 2016
8.7 8.4.2 Opzoeken mandaten nieuwe weergavemodus In het opzoekscherm voor mandaten BBC 4.4.3. Opzoeken van mandaten is een <Weergavemodus>-knop toegevoegd. Met deze <W>-knop kun je alle mandaten in een scherm weergeven. Je krijgt eerst een waarschuwing waarna je op <OK> klikt. Deze instelling wordt bijgehouden, en bij een volgend gebruik van het scherm zal je de mandaten dus nog altijd in één overzichtsscherm zien. Wil je omschakelen naar een weergave met een scherm per mandaat, klik je weer op de <Weergavemodus>-knop. Je krijgt een melding die je bevestigt met <OK>. Tip! Vanuit de weergave met meerdere mandaten in een scherm, kun je dus ook een betaallijst maken van meerdere mandaten tegelijk. 8.4.3 Mandateren Bijkomende melding bij gebruik knop <M> In het scherm BBC 4.4.1. Mandateren worden de selectieknoppen gebruikt om facturen te selecteren die (definitief) geblokkeerd moeten worden. De <M>-knop zal alle lijnen mandateren die op het scherm staan of ze nu geselecteerd (blauw gekleurd) zijn of niet. Hoofdstuk 8: Aankopen en verkopen Handleiding BBC patchnota Versie april 2016
8.8 Heb je in scherm BBC 4.4.1. Mandateren lijnen geselecteerd deze lijnen kleuren blauw en druk je dan op de <M>-knop, dan krijg je volgende melding. Deze melding wil je erop wijzen dat alle lijnen uit het scherm gemandateerd zullen worden, en dus niet alleen de blauw gekleurde lijnen (= geselecteerde lijnen). Klik je <Ja> dan worden alle lijnen gemandateerd. Kies je <Neen>, dan wordt de actie afgebroken. 8.4.4 Afdruk mandatenlijst via RTF Nieuwe samenvoegvelden Aan de afdruk van de mandatenlijst via RTF zijn 2 nieuwe samenvoegvelden toegevoegd: budgethouder en naambudgethouder. Deze velden zijn beschikbaar in de hoofding van de mandatenlijst. Ze worden alleen ingevuld als alle facturen van het mandaat tot dezelfde budgethouder behoren. In het gedeelte boekingdetail zijn er ook bijkomende samenvoegvelden voorzien: BTWgegevens, budgetgegevens en besteld bedrag. In het gedeelte mandaatdetail kun je nu ook samenvoegvelden gebruiken voor de gegevens uit de zones Te betalen aan van de aankoopfacturen. Een volledig overzicht van alle bruikbare samenvoegvelden voor de mandatenlijst vraag je aan via contactcenter@cevi.be of helpdesk@logins.be. 8.5 AFDRUK VERKOOPFACTUUR VIA RTF-MERGE NIEUWE SAMENVOEGVELDEN Bij de afdruk van verkoopfacturen via RTF-merge kun je nu kiezen om de naam van de debiteur af te drukken in de volgorde Voornaam Naam. Hieronder vind je het overzicht van de nieuw toegevoegde tags. Reeds bestaande tag met naam-voornaam naamdeb aanspreking_naamdeb onaamopdrachtgever odnaamopdrachtgever Nieuwe tag met voornaam-naam voornaamnaamdeb aansprekingvoornaamnaam ovoornaamnaamopdrachtgever odvoornaamnaamopdrachtgever Hoofdstuk 8: Aankopen en verkopen Handleiding BBC patchnota Versie april 2016
8.9 8.6 XFC WIJZIGEN OMSCHRIJVING DETAIL GEBOEKTE FACTUUR In scherm NH XFC 2.4. Detail factuur kun je de omschrijving van een detaillijn van een geboekte factuur nog wijzigen via de <Omschrijving>-knop. Klik je op de <Omschrijving>-knop dan kun je de omschrijving van de geselecteerde detaillijn wijzigen, wanneer de factuur al geboekt is. Bevestig je ingave. Hoofdstuk 8: Aankopen en verkopen Handleiding BBC patchnota Versie april 2016
9 ANDERE CONSULTATIES EN AFDRUKKEN 9.1 DETAIL BETAALLIJST WEERGAVE CREDITNOTA S Net zoals in de mandatenlijst, zullen ook in het detail van een betaallijst (via BBC 7.2.2. Overzicht betaallijsten ) creditnota s met een gele achtergrond weergegeven worden. Hoofdstuk 9: Andere consultaties en afdrukken Handleiding BBC patchnota Versie april 2016
9.2 9.2 BBC 10.3.1. CONSULTATIE PER DERDE PER TYPE WEERGAVE FACTURATIE-RUBRIEK Bij de consultatie van individuele rekeningen via BBC 10.3.1. Consultatie per derde per type zie je voortaan ook de facturatierubriek van verkoopsfacturen uit het facturatieprogramma. Deze zone is een zoek-zone. Je kunt dus alle facturen van een bepaalde rubriek opvragen. 9.3 AFDRUK BBC 9.2.2.1. GROOTBOEK Bij de afdruk BBC 9.2.2.1. Grootboek is er een parameter Budgettoestand afdrukken toegevoegd. Hoofdstuk 9: Andere consultaties en afdrukken Handleiding BBC patchnota Versie april 2016
9.3 Afdruk zonder budgettoestand: Afdruk met budgettoestand geeft bovenaan het blad de budgetgegevens van de betrokken algemene rekening/bi. Deze optie levert dus geen output bij een geconsolideerde afdruk. Hoofdstuk 9: Andere consultaties en afdrukken Handleiding BBC patchnota Versie april 2016
10 DIGITAAL DOCUMENTBEHEER 10.1 NIEUWE ZONE IN BBC 4.1.2.1. BESTELBONS BON HEEFT BIJLAGEN (MODULE DIGITAAL DOCUMENTBEHEER) Aan scherm BBC 4.1.2.1. Bestelbons is de zone Bon heeft bijlagen toegevoegd. Zodoende zie je meteen of een bestelbon al dan niet bijlagen heeft in digitaal documentbeheer. Deze zone kun je ook exporteren naar de RTF-afdruk van een bestelbon via de tag HEEFBIJLAGEN. 10.2 WIJZIGING GROEP GOEDKEURING LOGGING Vanaf patchversie 20160331 wordt er bijgehouden wie/wanneer Groep goedkeuring gewijzigd heeft in een factuur. Hoofdstuk 10: Digitaal documentenbeheer Handleiding BBC patchnota Versie april 2016
10.2 De logging van deze informatie wordt bijgehouden in de historiek. 10.3 KOPIE VAN EEN FACTUUR IN BBC 4.3.1. REGISTRATIE AANKOOPFACTUREN Wanneer je een factuur met een digitale bijlage kopieert, krijg je voortaan de vraag of de bijlage(n) ook gekopieerd moeten worden. 10.4 TOEVOEGEN BIJLAGEN IN GEZAMELIJKE REGISTRATIE AANKOOPFACTUREN (MODULE DIGITAAL DOCUMENTBEHEER) Ook in scherm BBC 4.3.3. Registratie gezamelijke facturen kun je nu bijlagen toevoegen via de knop <Bijlagen toevoegen>. Hoofdstuk 10: Digitaal documentenbeheer Handleiding BBC patchnota Versie april 2016
10.3 10.5 BIJLAGE TOEVOEGEN IN BBC 4.3.6. CONTROLE GEREGISTREERDE FACTUREN DOOR DIENSTEN In BBC 4.3.6. Controle geregistreerde facturen door diensten kun je nu ook een bijlage toevoegen. Hoofdstuk 10: Digitaal documentenbeheer Handleiding BBC patchnota Versie april 2016
10.4 10.6 WIJZIGINGEN BBC 4.3.7. OPLAAD EN CONTROLE AANKOOPFACTUREN 10.6.1 Nummering facturen in BBC 4.3.7. Oplaad en controle aankoopfacturen (Module Digitaal Documentbeheer) Wanneer je in BBC 4.3.7. Oplaad en controle aankoopfacturen de journaalcode van één of meerdere facturen wijzigt, komt het factuurnummer opnieuw op 0 te staan. Je zult de facturen dus opnieuw moeten nummeren. Dit om te voorkomen dat er gaten ontstaan in de nummering van facturen. 10.6.2 Zone Dringende validatie defaultsetting De standaardwaarde inzake dringende validatie factuurregistratie wordt ook overgenomen in scherm BBC 4.3.7. Oplaad en Controle Aankoopfacturen. Hoofdstuk 10: Digitaal documentenbeheer Handleiding BBC patchnota Versie april 2016
10.5 10.6.3 Mogelijkheid om door te klikken naar bestelbon Je kunt voor facturen gekoppeld aan een bestelbon doorklikken naar het detail van de bestelbon. Hoofdstuk 10: Digitaal documentenbeheer Handleiding BBC patchnota Versie april 2016