KENNISGEVING VAN VACATURE VOOR HET OPSTELLEN VAN EEN RESERVELIJST Functienaam Functiegroep en rang AD 6 Type contract Referentie Uiterste datum voor de indiening van sollicitaties Adjunct-projectleider (m/v) Tijdelijk functionaris VEXT/17/197/AD 6/ICLAD 07/03/2017 24:00 plaatselijke tijd in Alicante (CET) Plaats van tewerkstelling Alicante, SPANJE/Bangkok, THAILAND 1 Reservelijst (RL) geldig tot 31/12/2017 Aantal kandidaten op de RL 3 Het Bureau voor intellectuele eigendom van de Europese Unie (EUIPO) organiseert een selectieprocedure met het oog op de opstelling van een reservelijst waarmee een vacature voor adjunct-projectleider toegewezen aan de afdeling Internationale Samenwerking en Juridische Zaken (ICLAD) zal worden vervuld. 1. ACHTERGROND De afdeling Internationale Samenwerking en Juridische Zaken is verantwoordelijk voor Europese en internationale samenwerking en externe betrekkingen met de belanghebbenden van EUIPO, alsook voor alle juridische zaken binnen EUIPO. ICLAD bestaat uit de volgende drie gebieden: 1. Juridische Zaken: opereert onder de verantwoordelijkheid van een adjunct-directeur; bestaat uit twee diensten, de dienst Geschillenbeslechting en de dienst Rechtspraktijk, elk onder leiding van een diensthoofd; 2. Internationale Samenwerking: opereert onder de verantwoordelijkheid van een adjunctdirecteur, bestaat uit één dienst: de dienst Internationale Samenwerking, onder leiding van een diensthoofd, die verantwoordelijk is voor onder andere het beheer en de uitvoering van een aantal door de EU gefinancierde projecten (project medegefinancierd door de Europese Commissie en EUIPO); 3. Europese Samenwerking: opereert onder de verantwoordelijkheid van een adjunctdirecteur; bestaat uit twee diensten, elk onder leiding van een diensthoofd: dienst Europese Samenwerking: verantwoordelijk voor de samenwerkingsactiviteiten binnen de EU, en met name het beheer van Europese samenwerkingsprogramma's; dienst Institutionele Relaties: verantwoordelijk voor institutionele betrekkingen met EUinstellingen, nationale bureaus voor intellectuele eigendom van de lidstaten en 1 De plaats van tewerkstelling is Bangkok, Thailand. Bijlage 10 van het Statuut van de ambtenaren is van toepassing.
betrekkingen met gebruikersverenigingen, het secretariaat van de raad van bestuur en het begrotingscomité, samenwerkingsbijeenkomsten alsook het beheer van evenementen en belanghebbenden. In het kader van het gebied Internationale Samenwerking is EUIPO door de Europese Commissie belast met de uitvoering van twee afzonderlijke door de EU gefinancierde samenwerkingsprojecten, ARISE en IP & IP Key South East Asia, met in de komende 4 à 5 jaar een totale uitbetaling van 12,5 miljoen EUR aan activiteiten die voornamelijk in de EU en Zuidoost- Azië zullen plaatsvinden. De tijdige en regelmatige tenuitvoerlegging van deze fondsen is een ingewikkelde taak, want ze vereist dat de bijkomende kosten in het kader van verschillende juridische kaders (direct beheer en indirect beheer, afhankelijk van het project), contracten (één per project), worden uitgevoerd, met verschillende rapportageverplichtingen, in overeenstemming met de financiële kaderregeling van de EU en de financiële regeling van EUIPO, in een omgeving met meerdere jurisdicties (zowel in ASEAN en de EU) en administratieve tradities. Binnen de opdracht van het project vergt de financiële controle toch een zekere mate van onafhankelijkheid van operationele problemen die, in combinatie met de noodzaak om de bedrijfscontinuïteit in de leiding van de twee projecten (indien nodig) te waarborgen, de noodzaak voor deze functie en het bijbehorende profiel rechtvaardigt. 2. TAKEN Onder het gezag van het hoofd van de dienst Internationale Samenwerking is ICLAD op zoek naar een doorgewinterde, ervaren kandidaat voor de volgende taken: Coördineren van de projectuitvoering volgens budget en planning; Bijdragen aan de ontwikkeling van de exploitatiehandleiding van het project; Zorgen voor een goede uitvoering van de begroting en de controle van de financiële procedures in Bangkok; Toezicht houden op de juiste financiële uitvoering van het project, met inbegrip van naleving ab initio van de financiële exploitatiehandleiding van het project, de financiële regelingen van EUIPO en de EU, in het bijzonder de specifieke bepalingen voor externe maatregelen; Bijstaan van de projectleider met de coördinatie van het Offsite Implementation Team in Bangkok; Met activiteitencoördinatoren de uitwerking van verslagen (commentaren, activiteitenverslagen, enz.) coördineren; Met activiteitencoördinatoren de uitwerking van de taakomschrijving van activiteiten en inkoopdossiers coördineren; Bijdragen aan het ontwerp van het jaarlijkse werkprogramma in nauwe samenwerking met de centrale team in Alicante; Beheer van de uitvoering van het jaarlijkse werkprogramma in lijn met het vastgestelde budget en de tijdlijn; Rapporteren aan de projectleider en wanneer nodig de projectleider vertegenwoordigen en vervangen; Het EUIPO-management op de hoogte houden van de financiële status en andere financiële kwesties in verband met het project; Reizen naar de EUIPO-locatie in Alicante, Spanje zijn nodig om vergaderingen, evenementen of werksessies bij te wonen.
Taken die van toepassing zijn op alle personeelsleden: Actief werken aan de verwezenlijking van de doelen van EUIPO in overeenstemming met het Strategisch Plan Uitvoering geven aan alle andere werkgerelateerde taken en verantwoordelijkheden die door de lijnmanager worden toegewezen 3. TOELATINGSCRITERIA Om te worden toegelaten tot deze selectieprocedure moeten kandidaten vóór het verstrijken van de uiterste datum voor de indiening van sollicitaties voldoen aan alle onderstaande voorwaarden: Algemene voorwaarden 2 U moet onderdaan zijn van een van de lidstaten van de Europese Unie; U moet in het volledige bezit zijn van alle burgerrechten; U moet voldaan hebben aan eventuele wettelijke verplichtingen inzake militaire dienstplicht; U moet in zedelijk opzicht de waarborgen bieden voor de geschiktheid voor het uitvoeren van de taken; U moet voldoen aan de voor de uitoefening van de functie gestelde eisen van lichamelijke geschiktheid. Opleiding Een opleidingsniveau dat overeenkomt met een voltooide universitaire studie, afgesloten met een diploma, wanneer de normale duur van de universitaire opleiding minimaal vier jaar bedraagt. Beroepservaring 3 Minimaal 3 jaar voltijdse relevante beroepservaring op het gebied en het niveau van de onder Taken beschreven werkzaamheden. Talenkennis U hebt een goede kennis van één van de officiële talen van de EU (minimumniveau B2) - Taal 1 U hebt een grondige kennis van het Engels (minimumniveau C1) Taal 2. De gemeenschappelijke taal voor interactie met EUIPO-belanghebbenden is het Engels. Bovendien worden de meeste bijeenkomsten en evenementen op internationaal niveau in het Engels gehouden. Daarom is voor deze specifieke functie een zeer goede mondelinge en schriftelijke beheersing van het Engels vereist. De vermelde niveaus komen overeen met die van het gemeenschappelijk Europees referentiekader voor talen. 2 Zie artikel 12 van de Regeling die van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Unie 3 Beroepservaring wordt geteld vanaf de datum van het diploma dat toegang geeft tot de functiegroep.
Computervaardigheden Gevorderde computergeletterdheid is verplicht. Kandidaten moeten beschikken over uitgebreide beroepservaring met computerapplicaties zoals MS Office of vergelijkbaar (voornamelijk Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Microsoft Project), databanken en internetzoekmachines. 4. SELECTIECRITERIA Voor het selecteren van de best gekwalificeerde kandidaten voor een sollicitatiegesprek en mogelijk de testfase, gebruikt het Bureau de volgende criteria: Beroepservaring op het gebied van intellectuele eigendom (IP); Beroepservaring op het gebied van financieel beheer van door de EU gefinancierde projecten; Beroepservaring op het gebied van de coördinatie/het projectbeheer van door de EU gefinancierde projecten; Goede kennis van methodologieën en procedures inzake EU-projectbeheer; Bewezen vermogen om teams in een multiculturele omgeving te beheren en te leiden; Goede kennis van SAP ERP-systemen. Naast de bovenstaande criteria zullen kandidaten die worden uitgenodigd voor het sollicitatiegesprek en de testfase, ook worden beoordeeld aan de hand van de volgende eisen: Competenties In het bijzonder: Communicatie: duidelijk en precies kunnen communiceren, zowel mondeling als schriftelijk; Analyse en probleemoplossing: vermogen om de kern van complexe problemen te doorgronden en om creatieve en praktische oplossingen te bedenken; Samenwerking met anderen: collegiaal samenwerken in teams en over organisatorische grenzen heen, met respect voor verschillen tussen mensen; creëren van een teamgeest door het behalen van gezamenlijke doelen en de uitwisseling van kennis en ervaring te stimuleren; Leren en ontwikkeling: ontwikkelen en verbeteren van persoonlijke vaardigheden en kennis van de organisatie en haar omgeving; gecommitteerd zijn aan het opleiden van anderen, het delen van kennis en het systematisch verbeteren van werkmethoden; Prioriteitstelling en organisatie: vermogen om prioriteit te geven aan de belangrijkste taken, flexibiliteit in het werk en efficiënt organiseren van de eigen werklast en die van anderen; Kwaliteit en resultaten: persoonlijk verantwoordelijkheid en initiatief nemen om werk van hoge kwaliteit af te leveren binnen de vastgestelde procedures; tonen van duidelijke klantgerichtheid (zowel intern als extern); opbouwen van systematische en methodische processen in eigen projecten en werkzaamheden en die van het team; Veerkracht: effectief blijven werken onder druk, flexibel zijn en zich aanpassen aan een veranderende werkomgeving; anderen aanmoedigen om hetzelfde te doen; en aanpassen van de eigen aanpak en die van het team om te kunnen inspelen op veranderende omstandigheden; Leiderschap: resultaatgericht leiden en managen van individuen en teams; werk op passende wijze delegeren binnen het eigen team en duidelijke aanwijzingen geven; teamleden enthousiasmeren en hen ertoe aanzetten een positieve bijdrage te leveren aan het succes van EUIPO.
5. SOLLICITATIEGESPREKKEN EN TESTS Voorselectie Met toelaatbare kandidaten wier sollicitaties tot de best gekwalificeerde behoren overeenkomstig de onder punt 4 omschreven selectiecriteria, kan contact worden opgenomen om hun talenkennis (met name hun mondelinge beheersing van het Engels) te verifiëren, evenals hun beroepservaring en/of andere vaardigheden, kennis en competenties. Dit voorselectiecontact verleent kandidaten niet het recht te worden uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek: het is een stap in de selectie van de meest geschikte kandidaten die zullen worden uitgenodigd voor een gesprek. Sollicitatiegesprek De sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden in Alicante en zullen met het oog op de aard van de taken in het Engels worden gevoerd. Andere relevante talen zoals opgegeven in de sollicitatiebrief/het cv van de kandidaat kunnen worden beoordeeld op basis van de in deze kennisgeving van vacature vermelde niveaus. Tijdens het sollicitatiegesprek zal de kennis van de kandidaat van aangelegenheden die verband houden met de uit te voeren taken (technische kennis en gedragscompetenties) en de activiteiten van het Bureau worden getoetst, evenals zijn of haar kennis van de EU, geschiktheid voor de uit te voeren taken en geschiktheid om in een internationale omgeving te werken. Test(s) Een of meerdere test(s) kunnen de beoordeling van een of meer van de bovengenoemde aspecten aanvullen. Kandidaten die worden uitgenodigd voor het sollicitatiegesprek en de testfase ontvangen gedetailleerde informatie met de uitnodiging. 6. ALGEMENE INFORMATIE Algemene informatie over selectie- en wervingsprocedures bij EUIPO is te vinden via de volgende link. 7. HOE SOLLICITEREN? Wilt u solliciteren, klik dan op deze link. Alle documenten die zijn opgenomen als link of waarnaar in het kader van deze kennisgeving wordt verwezen, worden beschouwd als onderdeel van de onderhavige kennisgeving van vacature. Belangrijk: Kandidaten dienen zich ervan bewust te zijn dat op basis van de informatie die zij in hun sollicitatiebrief/cv/kandidaatprofiel verstrekken, wordt beoordeeld of zij aan de toelatings- en selectiecriteria voldoen. Daarom wordt kandidaten verzocht de eisen zorgvuldig door te lezen en de relevante informatie op een zodanig gedetailleerde wijze te verstrekken dat deze beoordeling mogelijk wordt. Daarbij dienen zij speciale aandacht te besteden aan informatie over hun opleiding en beroepservaring, in het bijzonder door vermelding van exacte datums en beschrijvingen van verantwoordelijkheden, verrichte taken en gebruikte instrumenten.