KENNISGEVING VAN VACATURE VOOR HET OPSTELLEN VAN EEN RESERVELIJST. IT-specialist (m/v)

Transcriptie

1 KENNISGEVING VAN VACATURE VOOR HET OPSTELLEN VAN EEN RESERVELIJST Functienaam Functiegroep en rang AD 6 Type contract Referentie Uiterste datum voor het indienen van sollicitaties Standplaats IT-specialist (m/v) Tijdelijk functionaris VEXT/18/338/AD 6/ IT-specialist 08/10/ uur plaatselijke tijd in Alicante (MET) Alicante, SPANJE Reservelijst geldig tot 31/12/2019 Aantal kandidaten op de reservelijst 11 Het Bureau voor intellectuele eigendom van de Europese Unie (EUIPO) organiseert een selectieprocedure met het oog op de opstelling van een reservelijst waarmee een vacature voor ITspecialist op het gebied van SAP of samenwerking toegewezen aan de afdeling Digitale Transformatie (DTD) of de afdeling Internationale Samenwerking en Juridische Zaken (ICLAD) zal worden vervuld. 1. ACHTERGROND De afdeling Digitale Transformatie (DTD) is verantwoordelijk voor alle activiteiten en operaties die verband houden met de uitvoering van de digitale strategie van het Bureau, met inbegrip van werkmethoden en instrumenten, evenals de definitie, werking en latere aanpassingen ervan. Digitaalproductontwikkeling valt exclusief binnen de verantwoordelijkheden van de Afdeling. De afdeling wordt bestuurd en geleid door een directeur, die wordt bijgestaan door twee adjunctdirecteuren en vier diensthoofden. Het gebied Informatie- en communicatietechnologiediensten is verantwoordelijk voor de algehele planning, inzet en werking van digitale oplossingen evenals diensten voor eindgebruikers. Het bestaat uit twee diensten, elk beheerd door een diensthoofd: de dienst Operations en Infrastructuur, verantwoordelijk voor het beheer en de werking van de IT-infrastructuur, de werkplekomgeving en het beheer van de IT-beveiliging; de dienst Planning, verantwoordelijk voor beheer van de IT-planning, projectbeheer en ondersteunende activiteiten evenals beheer en bevordering van gemeenschappelijke EUIPN-instrumenten. Het gebied Productontwikkeling is verantwoordelijk voor productontwikkeling, namelijk de omschrijving van de zakelijke bedrijfsanalyse, de architectuur en de uitvoering van digitale oplossingen. Het bestaat uit twee diensten, elk beheerd door een diensthoofd:

2 de dienst Zakelijke Bedrijfsanalyses, verantwoordelijk voor de invoering van nieuwe werkmethoden, datagestuurde zakelijke behoeften, de kwantificering van de daarmee samenhangende voordelen, verbetering van bedrijfsprocessen en datamining; de dienst Architectuur, verantwoordelijk voor de algehele bedrijfsarchitectuur, met inbegrip van de technische architectuur en bijbehorende normen. De afdeling Internationale Samenwerking en Juridische Zaken (ICLAD) is verantwoordelijk voor Europese en internationale samenwerking en externe betrekkingen met de belanghebbenden van het Bureau, alsook voor alle juridische zaken binnen het Bureau. De ICLAD omvat drie gebieden, die elk door een adjunct-directeur worden beheerd. Het gebied Europese Samenwerking bestaat uit twee diensten, elk beheerd door een diensthoofd: de dienst Europese Samenwerking is verantwoordelijk voor de samenwerkingsactiviteiten binnen de EU, met name het beheer van Europese samenwerkingsprogramma's; de dienst Institutionele Relaties is verantwoordelijk voor institutionele betrekkingen met EU-instellingen, nationale bureaus voor intellectuele eigendom van de lidstaten en betrekkingen met gebruikersverenigingen, het secretariaat van de raad van bestuur en het begrotingscomité, de samenwerkingsbijeenkomsten alsook het beheer van evenementen en belanghebbenden. 2. TAKEN Op basis van het gebied waaraan elke kandidaat wordt toegewezen, zal van de geselecteerde kandidaten worden verwacht dat zij een aantal van de volgende taken vervullen: deelnemen aan en verantwoordelijkheid nemen voor de vaststelling, implementatie en ontwikkeling van SAP-oplossingen (SAP ERP, SAP SuccessFactors, SAP CRM, SAP Concur), met name het verrichten van deze taken en het verzekeren van de levering van operationele diensten op gebieden als: o de SAP-toepassingen aanpassen aan zakelijke behoeften; o SAP-onderhoudsdiensten voor de toepassingen (bijwerken, upgraden, verbeteringen, enz.) plannen en uitvoeren; o ideeën organiseren en concreet maken, waarbij in het oog wordt gehouden welke doelstellingen gebruikers en bedrijven hebben; o IT-kwaliteitsplannen toepassen en methodologieën ontwikkelen zoals door de organisatie zijn vastgesteld; o communicatie beheren en toezicht houden op de door externe dienstverleners verrichte werkzaamheden; o controle op, verslaglegging over en continue verbetering van prestaties van diensten en teams;

3 OF o o de knowhow over SAP-oplossingen actueel houden ten behoeve van continue aanpassing van door de leverancier opgestelde SAP-routekaarten aan risico's en mogelijkheden; bijdragen aan de uitvoering van vereiste projecten op het SAP-platform om het strategische plan van EUIPO te voltooien; in samenwerking met de nationale bureaus voor intellectuele eigendom IT-projecten en - dienstencontracten binnen het Bureau beheren. Meer bepaald: o deelnemen en leiding geven aan teams die verantwoordelijk zijn voor het onderhouden van contacten met eigenaren van bedrijven en zakelijke klanten, analyse van bedrijfsprocessen, systeemarchitectuur en -ontwerp, functionele en technische analyse, ontwikkeling, kwaliteitsbewaking, testen, invoering van nieuwe systemen in de bedrijfsomgeving en ondersteuning in het kader van IT-projecten of -diensten; o de behoeften van bedrijven vertalen in IT-oplossingen, waarbij kansen en risico s worden afgewogen bij het bouwen van nieuwe software en/of het verbeteren van bedrijfsprocessen rond bestaande systemen; o vereiste verslagen opstellen en toezicht houden op de uitvoering en het beheer van de verschillende projecten, met inbegrip van technische aspecten (IT); o de vertegenwoordiging van EUIPO ondersteunen zoals vereist bij frequente bezoeken aan bureaus voor de intellectuele eigendom en andere locaties, voornamelijk binnen de EU en de kandidaat-lidstaten; o deskundigheid, instrumenten en methodologieën leveren om projecten succesvol te realiseren, nieuwe producten of diensten leveren van het juiste kwaliteitsniveau, op tijd en binnen het budget, in overeenstemming met het projectplan; o IT-projecten of -diensten beheren, en daarbij de verantwoordelijkheid nemen voor het gebruik van hulpbronnen en de kwaliteit en tijdigheid van de te leveren producten/diensten; o briefings, verslagen en presentaties opstellen. Taken die van toepassing zijn op alle personeelsleden: actief werken aan de verwezenlijking van de doelen van EUIPO in overeenstemming met het Strategisch Plan; uitvoering geven aan alle andere werkgerelateerde taken en verantwoordelijkheden die door de lijnmanager worden toegewezen. 3. TOELATINGSCRITERIA Om te worden toegelaten tot deze selectieprocedure moeten kandidaten vóór het verstrijken van de uiterste datum voor de indiening van sollicitaties voldoen aan alle onderstaande voorwaarden: Algemene voorwaarden 1 U bent onderdaan van een van de lidstaten van de Europese Unie; u bent in het volledige bezit van alle burgerrechten; u hebt voldaan aan eventuele wettelijke verplichtingen inzake militaire dienstplicht; 1 Zie artikel 12 van de Regeling die van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Unie.

4 u biedt in zedelijk opzicht de waarborgen voor de geschiktheid voor het uitvoeren van de taken; u voldoet aan de voor de uitoefening van de functie gestelde eisen van lichamelijke geschiktheid. Opleiding Een opleidingsniveau dat overeenkomt met een voltooide universitaire opleiding in een relevant vakgebied van ten minste drie jaar, afgesloten met een diploma. Beroepservaring 2 Minimaal drie jaar voltijdse relevante beroepservaring op het gebied en het niveau van de onder Taken beschreven werkzaamheden. Talenkennis Een grondige kennis van één van de officiële talen van de EU (minimumniveau C1) Taal 1 een goede kennis van het Engels (minimaal niveau B2): taal 2. 3 De vermelde niveaus komen overeen met die van het gemeenschappelijk Europees referentiekader voor talen. 4. SELECTIECRITERIA Om de best gekwalificeerde kandidaten te selecteren voor het sollicitatiegesprek en de eventuele testfase, zal het Bureau het volgende in overweging nemen: kennis van en beroepservaring op beheerdersniveau op een aantal van de volgende gebieden: o SAP-oplossingen en -diensten OF projectbeheer bij IT-ontwikkelingsprojecten op het gebied van intellectuele eigendom; o het Financieel Reglement van de EU en procedures voor het sluiten van contracten; o het onderhouden van contacten met belanghebbenden in het kader van projecten, contracten of levering van IT-diensten; o algemene internationale en IT-normen, kwaliteitsnormen, beleidslijnen en procedures zoals ISO 9001, ISO 27001, enz.; technische kennis en beroepservaring op het gebied van: o de volgende technologieën: SAP ERP; SAP SuccessFactors; SAP CRM; SAP Concur; OF de volgende technologieën/methodologieën: 2 Beroepservaring wordt geteld vanaf de datum van het diploma dat toegang geeft tot de functiegroep. 3 Dit moet een andere taal zijn dan taal 1.

5 projectbeheer, zoals PMI of Prince II; ervaring met softwareontwikkeling op het gebied van intellectuele eigendom; bedrijfsprocesverbetering/re-engineering; ervaring in een internationale omgeving; kennis van de beginselen en toepassing van IT-architectuur; implementatie van projecten en softwarepakketten; ervaring met systeemanalyse vanuit het perspectief van levering of beheer; goede kennis van een andere officiële taal van het Bureau, anders dan taal 1 en 2 (minimumniveau B2); een culturele gevoeligheid voor de verschillende omgevingen en methoden om in verschillende nationale overheidsorganisaties te werken; ervaring met het nauw samenwerken met externe dienstverleners ten behoeve van een effectieve uitvoering. Naast de bovenstaande criteria zullen kandidaten die worden uitgenodigd voor het sollicitatiegesprek en de testfase, ook worden beoordeeld aan de hand van de volgende eisen: Competenties In het bijzonder: communiceren: duidelijk en precies communiceren, zowel mondeling als schriftelijk; problemen analyseren en oplossen: in staat zijn om de kern van complexe problemen te doorgronden en creatieve en praktische oplossingen te bedenken; samenwerken: collegiaal samenwerken in teams en over organisatorische grenzen heen, met respect voor verschillen tussen mensen; teamgeest creëren door het behalen van gezamenlijke doelen en de uitwisseling van kennis en ervaring te stimuleren; leren en zich blijven ontwikkelen: persoonlijke vaardigheden en kennis van de organisatie en haar omgeving ontwikkelen en verbeteren; zich inzetten voor het opleiden van anderen, het delen van kennis en het systematisch verbeteren van werkmethoden; prioriteiten stellen en organiseren: in staat zijn prioriteit te geven aan de belangrijkste taken, flexibel te zijn en de eigen werklast en die van anderen efficiënt te organiseren; kwaliteits- en resultaatgericht werken: persoonlijke verantwoordelijkheid en initiatief nemen om werk van hoge kwaliteit af te leveren binnen de vastgestelde procedures; duidelijke klantgerichtheid tonen (zowel intern als extern); systematische en methodische processen opbouwen in eigen projecten en werkzaamheden en die van het team; stressbestendigheid: effectief blijven werken onder druk, flexibel zijn en zich aanpassen aan een veranderende werkomgeving; anderen aanmoedigen om hetzelfde te doen; en de eigen aanpak en die van het team aanpassen om te kunnen inspelen op veranderende omstandigheden; leiding geven: resultaatgericht leiden en managen van individuen en teams; werk op passende wijze delegeren binnen het eigen team en duidelijke aanwijzingen geven; teamleden enthousiasmeren en hen ertoe aanzetten een positieve bijdrage te leveren aan het succes van EUIPO.

6 5. SOLLICITATIEGESPREKKEN EN TESTS Voorselectie Met toelaatbare kandidaten wier sollicitaties tot de best gekwalificeerde behoren overeenkomstig de onder punt 4 omschreven selectiecriteria, kan contact worden opgenomen om hun talenkennis (met name hun mondelinge beheersing van het Engels) te verifiëren, evenals hun beroepservaring en/of andere vaardigheden, kennis en competenties. Dit voorselectiecontact verleent kandidaten niet het recht te worden uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek: het is een stap in de selectie van de meest geschikte kandidaten die zullen worden uitgenodigd voor een gesprek. Sollicitatiegesprek De sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden in Alicante en zullen met het oog op de aard van de taken in het Engels worden gevoerd. Andere relevante talen zoals opgegeven in de sollicitatiebrief/het cv van de kandidaat kunnen worden beoordeeld op basis van de in deze kennisgeving van vacature vermelde niveaus. Tijdens het sollicitatiegesprek zal de kennis van de kandidaat van aangelegenheden die verband houden met de uit te voeren taken (technische kennis en gedragscompetenties) en de activiteiten van het Bureau worden getoetst, evenals zijn of haar kennis van de EU, geschiktheid voor de uit te voeren taken en geschiktheid om in een internationale omgeving te werken. Test(s) Een of meer tests kunnen de beoordeling van een of meer van de bovengenoemde aspecten aanvullen. Kandidaten die een uitnodiging krijgen voor het sollicitatiegesprek en de testfase, ontvangen daarbij gedetailleerde informatie. 6. ALGEMENE INFORMATIE Algemene informatie over selectie- en wervingsprocedures bij EUIPO is te vinden via de volgende link. 7. HOE SOLLICITEREN? Wilt u solliciteren, klik dan op deze link. Alle documenten die zijn opgenomen als link of waarnaar in het kader van deze kennisgeving wordt verwezen, worden beschouwd als onderdeel van deze kennisgeving van vacature. Belangrijk: Kandidaten dienen zich ervan bewust te zijn dat op basis van de informatie die zij in hun sollicitatiebrief/cv/profiel verstrekken, wordt beoordeeld of zij aan de toelatings- en selectiecriteria voldoen. Daarom wordt kandidaten verzocht de eisen zorgvuldig door te lezen en de relevante informatie op een zodanig gedetailleerde wijze te verstrekken dat deze beoordeling mogelijk wordt. Daarbij dienen zij speciale aandacht te besteden aan informatie over hun opleiding en beroepservaring, in het bijzonder door exacte data te vermelden en een beschrijving te geven van verantwoordelijkheden, verrichte taken en gebruikte instrumenten. **In geval van verschillen tussen de diverse taalversies moet de Engelse versie als de juiste worden beschouwd.