INFORMATIEBERICHT Deskundige toerisme en communicatie 1 deeltijdse contractuele functie graad B1 B3 De gemeente Houthulst gaat over tot de aanwerving van een (m/v) deskundige toerisme en communicatie, een deeltijdse (19/38u), contractuele functie van onbepaalde duur met een wervingsreserve van 2 jaar. VOORWAARDEN Algemene toelatings- en aanwervingsvoorwaarden Om in aanmerking te komen voor een functie moeten de kandidaten: 1. een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren. Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen. 2. de burgerlijke en politieke rechten genieten. 3. medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van het personeelslid bij de uitvoering van hun werk. De medische geschiktheid van de kandidaat, vermeld in punt 3, moet in overeenstemming met artikel 27 van het koninklijk besluit van 28 mei 2003 betreffende het gezondheidstoezicht op het personeelslid vaststaan voor de effectieve tewerkstelling bij de gemeente. Medische controle van de kandidaat-personeelsleden kan alleen maar als de bevoegde preventieadviseurarbeidsgeneesheer, na de voorgeschreven risicoanalyse, de functie heeft uitgeroepen tot hetzij een veiligheidsfunctie, een functie met verhoogde waakzaamheid, een activiteit met welbepaald risico of een activiteit verbonden aan voedingswaren. 4. voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966. 5. slagen voor de selectieprocedure. Specifieke voorwaarden In het bezit zijn van een bachelordiploma, ofwel een diploma van het hoger onderwijs van één cyclus of daarmee gelijkgesteld onderwijs bij voorkeur beschikken over kennis/ervaring in toerisme en/of recreatiemanagement. Algemeen profiel Aanbod communicatief en organisatorisch sterk; flexibel, klantgericht met zin voor initiatief; een sterk verantwoordelijkheidsgevoel. een boeiende job in een stabiele werkomgeving ; een bruto geïndexeerd maandsalaris van 1.159,39 en max. 1.953,53; bijkomende extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering en fietsvergoeding; hhug-se-doc-20160415 (selectie deskundige toerisme en communicatie - informatiebericht).doc pagina 1
geslaagde kandidaten worden opgenomen in een wervingsreserve van twee jaar. SELECTIEPROGRAMMA Het selectieprogramma bevat minimum twee van onderstaande selectietechnieken: een competentieproef: de kandidaat wordt geconfronteerd met een probleemsituatie (m.b.t. de inhoudelijke en organisatorische werking van de dienst of afdeling) die zich tijdens de latere uitoefening van de functie kan voordoen. De kandidaat tracht een oplossing uit te werken, waarbij de competenties vereist voor de functie op basis van de functiebeschrijving en het competentieprofiel worden getoetst. een gevalstudie: omvat de specifieke beschrijving van één of meer situaties of praktijkgevallen die verband houden met de dienst, en waarover de gegevens tijdens het examen aan de kandidaat worden bezorgd. De wetgeving of specifieke kennis m.b.t. de functie kan hierin worden verwerkt. een praktische proef: de kandidaten moeten één of meer proeven doen in overeenstemming met de opdrachten zoals omschreven in de functiebeschrijving. Aan de kandidaat kan worden gevraagd tijdens de uitvoering van de praktische proef mondelinge toelichting te geven over de werkwijze, gebruikte technieken, werktuigen, toepassing veiligheidsvoorschriften en beschermingskledij. Elke selectie wordt afgesloten met: - een mondelinge proef of grondig sollicitatiegesprek: deze selectietechniek beoogt de evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie, evenals van zijn motivatie, van zijn persoonlijkheid, eventuele werkervaring, vakkennis en van zijn interesse voor het werkterrein. De geselecteerde competenties worden grondig bevraagd. Indien u geslaagd bent voor de mondelinge proef gaat u door naar: - een psychotechnische screening: een psychotechnische screening bestaat uit een op de functie en werkomgeving gerichte persoonlijkheidsvragenlijst, en psychotechnische testen afgestemd op het niveau en de aard van de functie(groep). Er wordt een uitspraak gedaan naar de geschiktheid van de kandidaat (niet geschikt, geschikt). Om als geslaagd te worden beschouwd, moet de kandidaat minstens 50 % behalen op elke selectietechniek, en 60% op het totaal van de selectie. De kandidaten worden van het verloop van de selectieprocedure op de hoogte gebracht. De kandidaten worden ten minste zeven kalenderdagen op voorhand geïnformeerd over de plaats waar en dag en uur waarop de eerste selectieproef wordt afgenomen. Die mededeling gebeurt met behulp van brief volgens de keuze van het communicatiemiddel die de kandidaat vooraf heeft meegedeeld. Als de selectieproef een preselectie bevat, worden de kandidaten daarvan op de hoogte gebracht. hhug-se-doc-20160415 (selectie deskundige toerisme en communicatie - informatiebericht).doc pagina 2
De selectiecommissie maakt voor elke selectietechniek een verslag op waarin per kandidaat het resultaat wordt vermeld. Bij de afsluiting van de selectieprocedure maakt de selectiecommissie een eindverslag op met vermelding van de deelresultaten van de kandidaten en van hun eindresultaat. De kandidaten worden schriftelijk op de hoogte gebracht van het resultaat van de selectie. Kandidaten hebben op hun verzoek toegang tot de selectieresultaten in overeenstemming met de bepalingen van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. hhug-se-doc-20160415 (selectie deskundige toerisme en communicatie - informatiebericht).doc pagina 3
SELECTIECOMMISSIE Samenstelling De selecties worden uitgevoerd door een selectiecommissie, die als volgt wordt samengesteld: 1. de selectiecommissie bestaat uitsluitend uit deskundigen; onder deskundig wordt verstaan dat de leden van de selectiecommissie over de specifieke deskundigheden moeten beschikken om de kandidaten te beoordelen op de voor de functie vastgestelde selectiecriteria. 2. elke selectiecommissie bestaat uit ten minste twee leden; 3. ten minste een derde van de leden zijn deskundigen die extern zijn aan het eigen bestuur; van het minimumaantal externe leden kan uitzonderlijk vanwege de specificiteit van de functies en op voorwaarde van uitdrukkelijke motivering worden afgeweken. 4. de selectiecommissie bestaat bij voorkeur uit leden van verschillend geslacht; 5. de gemeentelijke mandatarissen en de gemeentesecretaris als hij aanstellende overheid is kunnen geen lid zijn van een selectiecommissie in een selectieprocedure voor het eigen bestuur; De gemeentelijke mandatarissen en de afgevaardigden van de representatieve vakorganisaties mogen uitsluitend als waarnemer bij de selectie aanwezig zijn. Zij mogen niet aanwezig zijn bij het kiezen van de vragen en het delibereren over de uitslag van de selecties. 6. bij afloop van de selectieactiviteiten beraadslaagt de selectiecommissie over het eindresultaat en het eindverslag van de kandidaten. De selectiecommissie kan geldig beraadslagen wanneer de helft van de leden aanwezig is. De beslissingen worden bij eenvoudige meerderheid genomen. De selecties worden geheel uitgevoerd door een erkend extern selectiebureau, CC Select, dat de selectie uitvoert in overeenstemming met de rechtspositieregeling en met de opdracht. Gedragsregels De leden van de selectiecommissies respecteren de volgende gedragsregels en wettelijke voorschriften bij selecties: 1. onafhankelijkheid; 2. onpartijdigheid; 3. non-discriminatie op grond van zogenaamd ras of huidskleur, nationaliteit of etnische achtergrond, geslacht, seksuele geaardheid, leeftijd, gezondheidstoestand, voorkomen, handicap, geloof of levensbeschouwing, burgerlijke staat, politieke overtuiging, zoals bepaald in de non-discriminatiewetgeving; 4. respect voor de vertrouwelijkheid van de gegevens van de kandidaten en voor hun private levenssfeer; 5. geheimhouding van de vragen en, als dat van toepassing is, respect voor de anonimiteit van de proeven; 6. verbod op belangenvermenging. Rangschikking De selectieprocedures toetsen de bekwaamheid of geschiktheid van de kandidaten en resulteren in een opsomming van de geslaagde of geschikt bevonden kandidaten. De meest geschikte kandidaat wordt gekozen op basis van een volledige vergelijking van de titels en verdiensten van alle kandidaten en een uitdrukkelijke motivering in overeenstemming met de bepalingen van de Wet betreffende de uitdrukkelijke motivering van bestuurshandelingen van 29 juli 1991. hhug-se-doc-20160415 (selectie deskundige toerisme en communicatie - informatiebericht).doc pagina 4
FUNCTIEBESCHRIJVING DESKUNDIGE TOERISME EN COMMUNICATIE GRAAD B1 B3 Doel van de entiteit De afdeling vrije tijd heeft tot doel een duurzaam, gevarieerd en breed toegankelijk vrijetijdsbeleid uit te bouwen. Zij speelt een coördinerende rol tussen de verschillende sectoren in het vrijetijdsveld, nl. sport, jeugd, bibliotheek, cultuur, evenementen en toerisme. Zij schept de nodige voorwaarden voor het organiseren van een veelzijdig aanbod in iedere sector en voor het promoten van dit aanbod. Zij stimuleert een optimale participatie van de gehele bevolking aan het vrijetijdsaanbod met bijzondere aandacht voor specifieke doelgroepen en werkt hiertoe samen met andere actoren. Zij doet dit door te zorgen voor een kwalitatieve dienstverlening; het ondersteunen en het stimuleren van het verenigingsleven en het aanbieden van een eigen vernieuwend aanbod. Zij draagt hierdoor bij aan het verbeteren van de leefkwaliteit van elke burger en het streven naar een verdraagzame en zorgzame leefgemeenschap. Toerisme Houthulst heeft tot doel het toeristisch potentieel van de gemeente te optimaliseren, dit op alle mogelijke manieren te vermarkten en het onthaal van toeristen te verzorgen. Hiertoe werkt zij projecten uit om het toeristisch patrimonium te optimaliseren, organiseert zij evenementen, zorgt zij voor het toeristisch onthaal van groepen en individuen en voert zij promotie. Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van: Diensthoofd Vrije Tijd Geeft leiding aan: / Kerntaken Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen entiteit wetgeving en regelgeving kunnen toepassen vakgerichte informatie raadplegen naleven van het arbeidsreglement en de deontologische code correct gebruiken van de tikklok Strategische beleidsvoering Concipiëren en uitwerken van de strategische en operationele beleidsdoelstellingen, binnen de budgettair voorziene ruimte van de entiteit. Deze beleidsdoelstellingen toetsen aan de visie en missie van de organisatie en bijsturen. Doel: op een efficiënte en effectieve manier uitvoering geven aan beleidsdoelstellingen hhug-se-doc-20160415 (selectie deskundige toerisme en communicatie - informatiebericht).doc pagina 5
coördineren en begeleiden van de opmaak van een strategisch beleidsplan inzake toerisme, waarin missie, visie en waarden worden bepaald en dit in overleg met het diensthoofd en het bestuur opmaken, uitvoeren en evalueren van het beleidsplan inzake toerisme waken over de efficiëntie en effectieve vertaling van de strategische visie in operationele doelstellingen en acties begeleiden van de processen die verbonden zijn met de uitvoering en de evaluatie van het beleidsplan uitbouwen en stimuleren van de participatie aan een kwalitatief en integraal beleid toerisme verzamelen van werkingsresultaten toerisme en de verslaggeving ervan voorleggen aan het bestuur evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op eventuele vernieuwing er van adviseren en beleidsondersteuning : formuleren van beleidsadviezen aan het gemeentebestuur en daarbij rekening houden met de basisopdrachten en de rol van de dienst toerisme uitwerken van duurzame toeristische projecten voorbereiden en afwerken van dossiers voor de bestuursorganen Toeristische activiteiten en feestelijkheden Verantwoordelijk voor het uitbouwen, coördineren en organiseren van projecten, activiteiten en feestelijkheden inzake toerisme. Doel: meehelpen bij en ondersteunen van de organisatie van eigen activiteiten: manifestaties, feestelijkheden, recepties, vergaderingen, etc opvolgen en begeleiden van gidsen en vrijwilligers instaan voor de administratie en de inhoudelijke voorbereiding van de activiteit meehelpen tijdens de activiteit eindverantwoordelijkheid voor toeristische activiteiten en feestelijkheden Erfgoedbeheer In overleg met de verschillende actoren instaan voor het opzetten van initiatieven voor het bewaren van het erfgoed in de gemeente. Doel: het erfgoed levend houden in de gemeente educatieve programma's rond het erfgoed opzetten beheer van de archeologische collectie meewerken aan het behoud het beschermen en bewaren van het erfgoed voor huidige en toekomstige generaties uitdenken, uitwerken en stimuleren van lokale en bovenlokale projecten en -programma's rond erfgoed ondersteuning en begeleiding bieden in de werking van de lokale actoren of erfgoedorganisaties opvolgen van vergaderingen, overleg actief meewerken bij initiatieven zoals tentoonstellingen, uitgaven boeken, verzamelingen, rapporteren naar het bestuur hhug-se-doc-20160415 (selectie deskundige toerisme en communicatie - informatiebericht).doc pagina 6
Promotie toerisme Verantwoordelijk voor het uitbouwen, coördineren en organiseren van de promotie inzake toerisme. Doel: zorgen dat toeristen zich aangetrokken voelen voor een bezoek planning voor de plaatsing van een promotiestand op grote evenementen in Houthulst en omgeving, op vraag van en in afspraak met het bestuur permanentie verzorgen op de promotiestand verantwoordelijke voor het plaatsen en opstellen van advertenties in vakspecifieke tijdschriften, publicaties en dagbladen opmaken of instaan voor de coördinatie van de opmaak van brochures en folders toeristen ontvangen aan de balie en hen de nodige informatie en documentatie verschaffen voor een kwaliteitsvol bezoek aan onze gemeente plannen en organiseren van groepsbezoeken aan de gemeente, op maat van de aanvragers en in overleg met de lokale toeristische actoren Administratie Uitvoeren van administratieve handelingen. Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de entiteit tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures uitvoeren van administratieve taken in opdracht van de leidinggevende opstellen van ontwerpbeslissingen voor bestuursorganen voorbereiden, opvolgen en/of afwerken van dossiers door middel van het verzamelen van informatie en materieel om het dossier te vervolledigen administratieve ondersteuning bij de opmaak van strategische plannen en beleidsnota's verwerken van inkomende en uitgaande post algemeen secretariaat van de werkgroep(en) toerisme actief participeren aan de vergaderingen verslaggeving van de bijeenkomsten Budgetbeheer en meerjarenplanning Waken over het opstellen en opvolgen van budgetvoorstellen en het opmaken van een meerjarenplanning van de entiteit. Doel: behalen van de financiële doelstellingen van de organisatie zorgen voor een gefundeerd, samenhangend, tijdig en nauwkeurig budgetvoorstel inzetten van de beschikbare middelen op de meest efficiënte manier aanbrengen van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering m.b.t. middelen en kosten Externe communicatie Instaan voor een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden instaan voor een vlot contact met de burger bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden, ) in kaart brengen en onderhouden hhug-se-doc-20160415 (selectie deskundige toerisme en communicatie - informatiebericht).doc pagina 7
de organisatie en/of entiteit vertegenwoordigen in diverse organisaties of op evenementen, fora, telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen ontvangen van binnenkomende vragen, opmerkingen en klachten coördineren en begeleiden van de opmaak van het gemeentelijk infoblad plannen, aansturen en administratief ondersteunen van het redactieteam verzamelen en bundelen van aangeleverde artikelen voor het infoblad en deze aan de ontwerper bezorgen corrigeren van het voorontwerp in afspraak met het bestuur en de belanghebbenden plannen van de opmaak en de verspreiding van het infoblad Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren meewerken aan en waken over een optimale interne communicatie binnen de entiteit informeren van de medewerkers van de eigen entiteit over het strategisch beleid, veranderingsprocessen opvolgen van intern overleg zorgen voor de informatiestroom van de entiteit naar de dienst communicatie (intranet, info voor de website, artikels voor het infoblad, folders en brochures, jaarverslag, pers, ) toepassen en uitvoeren van het vooropgestelde communicatieplan (systeem) afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse entiteiten en medewerkers aan de leidinggevende bevorderen van communicatie in alle richtingen (top-down, bottom-up en horizontaal) Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. hhug-se-doc-20160415 (selectie deskundige toerisme en communicatie - informatiebericht).doc pagina 8
grondig voldoende elementair CC Select Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Technische Competenties Niveau Cluster Competentie Management en beleid Communicatiemanagement X HR-management X Strategisch management X X PC-Vaardigheden Algemene PC-vaardigheden X X PIM (Personal Information Manager) (Outlook) X X Presentaties (PowerPoint) X Software eigen aan de functie X X Tekstverwerking (Word) X X Rekenbladen (Excel) X X Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer X X Projectmatig werken X X Werking van de organisatie X X Werkmiddelen en werkmethodieken X X Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie X X X Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie X X hhug-se-doc-20160415 (selectie deskundige toerisme en communicatie - informatiebericht).doc pagina 9
grondig voldoende elementair CC Select Gedragscompetenties Niveau Cluster Beheersmatige vaardigheden Informatieverwerkend gedrag Competentie Plannen en organiseren X X Kwaliteit en accuraatheid X X Interactief gedrag Mondelinge communicatie X X Teamwerk en samenwerken X X Persoonsgebonden gedrag Flexibiliteit X X Probleemoplossend gedrag Creativiteit X X Klantgerichtheid X X Waardegebonden gedrag Integriteit X X Loyauteit X X KANDIDAATSTELLING Interesse in deze functie? Alle inlichtingen i.v.m. de toelatingsvoorwaarden, de functieomschrijving en de selectieprocedure kan je terugvinden op www.ccselect.be. Voor alle andere inlichtingen kan je contact opnemen met CC Select via 02 467 35 40 of via hannelorecroes@ccselect.be. Solliciteren kan elektronisch via www.ccselect.be of door een gemotiveerd schrijven met cv, een uittreksel uit het strafregister en een kopie van het gevraagde diploma, tot en met 10 mei 2016 (poststempel geldt als bewijs) te sturen naar: Gemeentebestuur Houthulst P/A CC Select - Vliegvelddreef 9-1082 Brussel We garanderen een strikt vertrouwelijke en correcte behandeling van je sollicitatie. hhug-se-doc-20160415 (selectie deskundige toerisme en communicatie - informatiebericht).doc pagina 10