IMPLEMENTATIEPLAN... Op FLOW WEP vindt u een drietal uitstekende instrumenten die uw organisatie kunnen helpen om de ontwikkeling en doorstroom van personeel te versterken. Maar met het aanbieden van de instrumenten bent u er nog niet. Uiteindelijk gaat het om het gebruik van de instrumenten en om wat er gedaan wordt met de uitkomsten. Dat zult u goed moeten faciliteren. Hieronder ziet u tips voor de implementatie, communicatie en toepassing van de instrumenten. Lees de Functionele Instructie in deze toolkit voor nadere informatie over de rol van een administrator. IMPLEMENTATIE Een goede implementatie bestaat uit de volgende stappen: 1. Vaststellen van doel en resultaat Bepaal wat u wilt bereiken met de toepassing van de instrumenten. Wanneer bent u tevreden? Bijvoorbeeld: leidinggevenden vullen jaarlijks het Strategisch Ontwikkelingsplan en de Talentenmonitor in. Of: de Loopbaanwijzer maakt deel uit van de gesprekscyclus. Maar ook: de doorstroom van medewerkers is toegenomen tot tien procent. Stem de doelen af met de directie en zorg voor draagvlak binnen de organisatie. 2. Verankeren in het bestaande P&O-beleid Bedenk hoe u samenhang kunt aanbrengen tussen de instrumenten die u al gebruikt en de nieuwe instrumenten van FLOW WEP. Kunt u de nieuwe instrumenten inpassen in de gesprekscyclus en hoe verhouden de instrumenten zich tot andere zaken die u inzet om de ontwikkeling en doorstroom van medewerkers te bevorderen? Wellicht is het handig om de Talentenmonitor voorafgaand aan de beoordelingsronde in te plannen en het Strategisch Ontwikkelingsplan juist voor de planningsgesprekken. Of misschien kunt u medewerkers uitnodigen de Loopbaanwijzer in te vullen ter voorbereiding op de functioneringsgesprekken. 3. Bepalen van aanpak en planning Stel een plan van aanpak op. Wat is een goed moment om de instrumenten te gaan gebruiken en wie moet wat wanneer doen om dat voor elkaar te krijgen? Deze stap hangt samen met de vorige, maar ook met de volgende. 4. Vormgeven van de communicatie Bepaal wat u moet doen om leidinggevenden en medewerkers te informeren over de instrumenten en te overtuigen deze ook te gebruiken. Hoe kunt u hen inlichten over de manier waarop uw organisatie de instrumenten gaat gebruiken en hoe kunt u hun laten zien dat ze veel profijt en plezier kunnen hebben van de instrumenten? Maak vooral gebruik van de materialen die u vindt in deze toolkit en snijd ze toe op uw organisatie. 5. Begeleiden van de gebruikers Organiseer de wijze waarop u leidinggevenden en medewerkers gaat helpen bij het gebruik van de instrumenten. Wat wilt u hun bieden aan ondersteuning en wie gaat ze helpen? Realiseer u dat u voor gebruikers inhoudelijk het eerste aanspreekpunt bent. En ga ervan uit dat leidinggevenden met name bij het Strategisch Ontwikkelingsplan wel een steuntje in de rug kunnen gebruiken en dat ze daarvoor al snel naar P&O zullen kijken. 6. Evalueren Bedenk vooraf hoe u de voortgang wilt bewaken en wanneer u wilt kijken of u de doelen hebt bereikt die u in stap 1 hebt bepaald. Hoe weet u of u op schema ligt of dat u uw aanpak moet bijstellen? Vraag u af wat u straks precies wilt weten en waar u de gegevens vandaan gaat halen (meningen van gebruikers, cijfers over doorstroom etc.). Overweeg vooraf een nulmeting te doen.
COMMUNICATIE FLOW voert regelmatig allerlei communicatie-activiteiten uit om de branche te informeren over en enthousiasmeren voor de aangeboden instrumenten. Deze communicatie richt zich op verschillende doelgroepen: om te beginnen P&O ers, maar ook directeuren en managers, medewerkers en OR s worden gericht geïnformeerd. Voor de communicatie worden verschillende kanalen ingezet: Trainingen, workshops, demo s en presentaties op diverse locaties Berichten en artikelen in de papieren en digitale media van FLOW, Aedes en de bonden We denken echter dat de communicatie die binnen de corporaties plaatsvindt minstens zo belangrijk is. En dat de P&O-verantwoordelijke daarbij een essentiële rol speelt. Elders in de P&O toolkit vindt u daarom allerlei middelen die u kunt inzetten in uw eigen organisatie. Herhaling en het gebruik van verschillende kanalen zijn belangrijk om de boodschap goed over te brengen. Hieronder ziet u wat u kunt gebruiken: Plaats de banner op uw intranet Hiermee kan iedereen meteen doorklikken van uw intranet naar de instrumenten van FLOW WEP. U hebt keuze uit verschillende formaten, zodat er altijd wel een past op uw intranet. Hang de posters op op alle vestigingen De posters wijzen passerende medewerkers op de Loopbaanwijzer. U kunt ze uitprinten op A3- of A4-formaat en ophangen op prikborden, op elke afdeling, op het toilet etc. Leg de flyers neer op plekken waar vaak veel medewerkers komen De flyers geven informatie over de verschillende instrumenten op FLOW WEP. Mensen kunnen de flyer meenemen om rustig te bekijken of als herinnering. Print ze dubbelzijdig (A5-formaat) op wat dikker papier. Publiceer een artikel in het personeelsblad en op het intranet Het artikel over de Loopbaanwijzer informeert iedereen over het bestaan van het instrument en laat zien dat de organisatie het gebruik ervan steunt. Stuur persoonlijke berichten aan leidinggevenden, de medewerkers en de OR (brief, mail) Hiermee kunt u verschillende doelgroepen op maat informeren over de wijze waarop de organisatie de instrumenten gaat gebruiken. Pas de voorbeelden aan op uw situatie. Geef presentaties aan leidinggevenden, de medewerkers en de OR Presentaties voor verschillende doelgroepen geven u de gelegenheid vragen die leven te beantwoorden. Spits de voorbeelden toe op uw corporatie. Vertoon de filmpjes De filmpjes kunt u op verschillende manieren inzetten. Denk aan: plaatsen op het intranet, afspelen op een televisiescherm in de kantine, gebruiken als opmaat voor een presentatie etc.
TOEPASSING Hieronder ziet u een mogelijke werkwijze bij het gebruik van de drie instrumenten. Strategisch Ontwikkelingsplan Een goede werkwijze bij het gebruik van het Strategisch Ontwikkelingsplan is als volgt: 1. Bepaal hoe u het instrument wilt gebruiken Denk aan de volgende keuzes: Wie gaat het instrument invullen: alle leidinggevenden of alleen het hoger management, of het management van een bepaald onderdeel? Misschien wilt u wel eerst een pilot doen om te kijken hoe het werkt. Hoe gaan de gebruikers het instrument invullen: ieder voor zich, in een gezamenlijke sessie met het MT of in een sessie met de eigen afdeling? Het werkt goed om elke leidinggevende het eigen deel te laten voorbereiden (alleen of met zijn medewerkers) en de uitkomsten gezamenlijk te bespreken. Houd er rekening mee dat het invullen een eerste keer zo n twee uur per thema kost. Wanneer moeten de gebruikers het instrument invullen: zijn er onderlinge afhankelijkheden? In organisaties met meerdere hiërarchische niveaus is een top-down benadering het meest aangewezen. Dan kunnen de lagere niveaus voortbouwen op de uitkomsten van de hogere. Houd daar rekening mee met de planning. Wat vormt het uitgangspunt voor wat wordt ingevuld: ligt de basis in het meerjaren ondernemingsplan of neemt iedere gebruiker het eigen afdelingsjaarplan als startpunt? Dit bepaalt ook welke tijdshorizon iedereen hanteert. Welke Strategische Organisatiethema s (eerste stap binnen het instrument) gelden als organisatiebreed: wilt u thema s benoemen die alle gebruikers moeten uitwerken en/of moeten de gebruikers eigen thema s bepalen? De directie kan vast aangeven welke thema s de komende periode centraal staan in de strategie. Of mogelijk vormt een actuele ontwikkeling een goede aanleiding om het instrument te gebruiken. Start met het thema dat het meest belangrijk en urgent is. Op welk niveau worden de Strategische Personeelsthema s uitgewerkt: voor de hele organisatie of per afdeling? Over het algemeen ligt het voor de hand als de P&O-verantwoordelijke de totale organisatie onder de loep neemt, maar in grotere organisaties kan het zinvol zijn specifiek te kijken naar de verschillende bedrijfsonderdelen. Let op: in het Strategisch Ontwikkelingsplan wordt gesproken over 'afdeling', maar u kunt ook lezen sector, regio of vestiging, of het plan voor de gehele organisatie invullen. 2. Informeer de ondernemingsraad Het gebruik van het instrument is niet advies- of instemmingsplichtig. Desalniettemin is het verstandig de OR in een vroeg stadium op de hoogte te stellen van de manier waarop het instrument zal worden ingezet. 3. Zet de afdelingen en functies in het instrument In het Menu kunt u onder Bewerk afdelingen en Bewerk functies alvast alle afdelingen en functies importeren. Dit is efficiënt voor de leidinggevenden die het instrument gaan gebruiken en voorkomt fouten. 4. Nodig leidinggevenden uit de Strategische Organisatiethema s en de Personeelsplanning uit te werken voor de eigen afdeling U kunt hiervoor gebruik maken van het bericht en de presentatie elders in deze toolkit. 5. Vul de uitwerking van de Strategische Personeelsthema s in Maak een analyse van het personeelsbestand en van de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt en bepaal doelen en acties voor het personeelsbeleid. 6. Bespreek de uitkomsten in de MT s Trek een halve dag uit om de uitkomsten van de verschillende leidinggevenden en uw uitwerking van de Strategische Personeelsthema s met z n allen te bespreken. Regel een beamer, zodat u alle resultaten kunt projecteren en direct zaken kunt aanpassen. Leg ook een link met de uitkomsten van de Talentenmonitor en zorg dat er concrete acties uit de sessie komen. 7. Communiceer de uitkomsten aan de medewerkers Hiermee geeft u hun een goed beeld van de betekenis van de organisatiestrategie voor hun eigen (ontwikkelings)mogelijkheden.
Talentenmonitor Een goede werkwijze bij het gebruik van de Talentenmonitor is als volgt: 1. Bepaal hoe u het instrument wilt gebruiken Denk aan de volgende keuzes: Wie gaat het instrument invullen: alle leidinggevenden of alleen het hoger management, of het management van een bepaald onderdeel? Misschien wilt u wel eerst een pilot doen om te kijken hoe het werkt. Hoe gaan de gebruikers het instrument invullen: ieder voor zich of in een gezamenlijke sessie met het MT? Het werkt goed om elke leidinggevende het eigen deel te laten voorbereiden en de uitkomsten gezamenlijk te bespreken. Wanneer moeten de gebruikers het instrument invullen: zijn er onderlinge afhankelijkheden? In organisaties met meerdere hiërarchische niveaus is een bottom-up benadering het meest aangewezen. Dan kunnen de hogere niveaus de uitkomsten van de lagere meenemen in hun bespreking. Houd daar rekening mee met de planning. Let op: in de Talentenmonitor wordt gesproken over 'afdeling', maar u kunt ook lezen sector, regio of vestiging, of de monitor voor de gehele organisatie invullen. 2. Informeer de ondernemingsraad Het gebruik van het instrument is niet advies- of instemmingsplichtig. Desalniettemin is het verstandig de OR in een vroeg stadium op de hoogte te stellen van de manier waarop het instrument zal worden ingezet. 3. Zet de afdelingen, functies en medewerkers in het instrument In het Menu kunt u onder Bewerk afdelingen, Bewerk functies en Bewerk medewerkers alvast alle afdelingen en functies importeren en de basisgegevens van de medewerkers. Dit is efficiënt voor de leidinggevenden die het instrument gaan gebruiken en voorkomt fouten. 4. Nodig leidinggevenden uit de Talentenmonitor in te vullen voor de eigen afdeling U kunt hiervoor gebruik maken van het bericht en de presentatie elders in deze toolkit. 5. Gebruik de rapporten om overzichten te genereren voor de totale organisatie In het rapport Alle medewerkers kunt u sorteren op alle variabelen van de Talentenmonitor (bijvoorbeeld op potentieel, maar ook op functieniveau) en met het rapport Aantallen per cel krijgt u een overzicht van het aantal medewerkers per cel van de Talentenmonitor (zoals het aantal toppers, of het aantal probleemgevallen). 6. Bespreek de uitkomsten in de MT s Trek een halve dag uit om de uitkomsten van de verschillende leidinggevenden en de rapporten met z n allen te bespreken. Regel een beamer, zodat u alle resultaten kunt projecteren en direct zaken kunt aanpassen. In deze sessie staat dan het volgende op de agenda: Presentatie van de ingevulde Talentenmonitor door elke leidinggevende, met nadruk op de uitzonderingen (toppers, probleemgevallen, lastig in te schatten medewerkers) Reactie van de andere aanwezigen (toetsing van de beeld- en oordeelsvorming over individuele medewerkers, evaluatie van de verdeling van de medewerkers) Vaststelling van ontwikkelacties (ontwikkeling, doorstroom), met het oog op individuele behoeften en organisatiedoelen Bespreking van de toppers op de lagere organisatieniveaus Leg ook een link met de uitkomsten van het Strategisch Ontwikkelingsplan en zorg dat er concrete acties uit de sessie komen. 7. Communiceer de uitkomsten aan de medewerkers De Talentenmonitor maakt gebruik van de uitkomsten van de beoordelingen van medewerkers en levert input voor persoonlijke ontwikkelplannen. Koppel aan elke medewerker terug welk beeld het management heeft over de ontwikkeling en loopbaan van de medewerker. Overweeg de medewerker te vragen ook zichzelf te scoren. Relatie tussen Strategisch Ontwikkelingsplan en Talentenmonitor In het Strategisch Ontwikkelingsplan bepaalt u welke kwaliteiten de organisatie nodig heeft en in de Talentenmonitor wat er aan kwaliteiten in huis is. In de uitkomsten van elk instrument zullen knelpunten en mogelijkheden voorkomen, in het licht van het andere instrument. Vanuit het Strategisch Ontwikkelingsplan kunt u zich de vragen stellen: Welke medewerkers zijn bij uitstek geschikt voor bepaalde taken? Zullen de medewerkers zich de gewenste kwalificaties eigen kunnen maken?
Vanuit de Talentenmonitor kunt u zich afvragen: Welke kansen liggen er voor medewerkers met (hoog) potentieel? Sluiten de doelen aan bij de aanwezige talenten en ambities? Loopbaanwijzer Medewerkers vullen de Loopbaanwijzer zelfstandig in en kunnen zelf bepalen of ze de uitkomsten willen delen met hun leidinggevende of P&O. Desalniettemin strekt het tot aanbeveling het gebruik van de Loopbaanwijzer te stimuleren en wellicht ook medewerkers uit te nodigen de resultaten te bespreken. 1. Stimuleer het gebruik Vanuit P&O kunt u de communicatiemiddelen inzetten zoals hierboven beschreven. Leidinggevenden kunnen het instrument bespreken in de werkoverleggen, met gebruikmaking van de presentatie elders in deze toolkit. Wijs bij communicatie over het loopbaanontwikkelingsbudget op de Loopbaanwijzer, als hulpmiddel bij de besteding. 2. Nodig medewerkers uit de uitkomsten te bespreken Overweeg het instrument te integreren in de gesprekscyclus. De uitkomsten vormen een goed startpunt voor een loopbaangesprek. Voor de goede orde: medewerkers die de Loopbaanwijzer doorlopen, kunnen gebruik maken van twee loopbaangesprekken met een loopbaanadviseur, aangeboden door FLOW (zoals afgesproken in de cao). Medewerkers die in de Loopbaanwijzer hun Persoonlijk Profiel voltooien, ontvangen vouchers waarmee zij zich kunnen aanmelden bij een loopbaanadviseur. Medewerkers kunnen zelf een adviseur kiezen uit de lijst die is opgenomen in de Loopbaanwijzer. Reiskosten, verleturen en kosten voor eventuele extra gesprekken bij dezelfde of een andere loopbaanadviseur worden niet door FLOW vergoed. Medewerkers kunnen eenmaal per drie jaar gebruik maken van de Loopbaanwijzer en de loopbaangesprekken. Na registratie heeft een medewerker drie jaar toegang tot het instrument. De vouchers voor de loopbaangesprekken zijn een jaar geldig.