Leerlingenvervoer gemeenten Etten-Leur en Zundert

Nota van Inlichtingen Leerlingenvervoer gemeenten Etten-Leur en Zundert Aanbesteding Aanbestedende Dienst: Referentie: Leerlingenvervoer gemeenten Etten-Leur en Zundert Gemeente Etten-Leur SIW-003294 Omschrijving: Het leerlingenvervoer voor de gemeenten Etten-Leur en Zundert De aanbestedingsprocedure zal in zijn geheel digitaal verlopen via TenderNed (www. Tenderned.nl) De aanbesteding is opgedeeld in percelen. Toelichting: Betreft pagina 7 1 Vraag Op pagina 7 schrijft u een toelichting over begeleiding. Wij begrijpen hieruit echter niet goed of we wel of juist niet een begeleider standaard bij het uurtarief moeten optellen. Kunt u dit verduidelijken? Enkel bij de touringcar wordt een verplicht het bedrag incl. begeleider gevraagd. Tekst vanaf 'In eerste instantie zal de opdrachtgever proberen ' mag vervallen. Betreft pagina 28 ad 1. 2 Vraag Pagina 28 Ad1. Wordt geschreven: beoordeeld wordt de totale prijs voor de dienstverlening per jaar. Wordt hier niet het beladen uurtarief bedoeld? Kunt u ter verduidelijking een voorbeeld geven hoe het cijfer voor het gunningscriterium prijs tot stand komt U heeft gelijk. Uitgangspunt zijn de aangeboden tarieven per beladen voertuig uur. De "totaalprijs voor de dienstverlening per jaar" is een verschrijving. Betreft n.a. 3 Vraag Is het mogelijk om een leerlingenlijst met adresgegevens en schoolgegevens per leerling te ontvangen? Bijlage 6 is geactualiseerd. In verband met de privacy beperken we ons tot postcodes. Betreft Pagina 21 programma van eisen, bijlage 6 4 Vraag Op pagina 21 staat een aantal leerlingen van 176. In bijlage 6 staat 358 leerlingen. Welk aantal is correct? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 17-12-2015 Pagina 1 of 10

Bijlage 6 is geactualiseerd. In verband met de privacy beperken we ons tot postcodes. Betreft n.a. 5 Vraag Moet de inschrijver bij inschrijving beschikken over een geldige verklaring van Sociaal Fonds Taxi? Een inschrijver moet voor de voorlopige gunning van de opdracht een verklaring kunnen overleggen van het Sociaal Fonds Taxi. Een verklaring overleggen ouder dan twee jaar wordt alleen dan geaccepteerd wanneer inschrijver in het voorkomende geval kan aantonen dat hij niet later een (her)controle heeft gehad. Betreft n.a. 6 Vraag Is het een inschrijver toegestaan in te schrijven waarbij er een beroep wordt gedaan op kennis en ervaring van derden? Ja dat is mogelijk. Zie ook het gestelde in paragraaf 4.4.2.. "In het voorkomende geval dat een inschrijver zich beroept op de technische bekwaamheid van andere natuurlijke of rechtspersonen verstrekt hij op eerste verzoek van de Aanbestedende dienst binnen zeven (7) kalenderdagen na dat verzoek een bewijsmiddel waarmee hij aantoont dat hij daadwerkelijk en onherroepelijk kan beschikken over de voor de uitvoering van deze natuurlijke of rechtspersoon. Wanneer een inschrijver zich beroept op de technische bekwaamheid van andere natuurlijke of rechtspersonen dient hij bij de uitvoering ook daadwerkelijk gebruik te maken van deze natuurlijke of rechtspersonen." Betreft n.a. 7 Vraag Er wordt in de aanbestedingsprocedure en gunningscriteria totaal niet gevraagd naar een vervoersplan noch naar ritplanningsindicatoren. Is het omwille van kwaliteit en totaalkosten indicatie niet wenselijk om dit toch in de aanbestedingsprocedure mee te nemen? Nee. Wij gaan er vanuit dat vervoerder o.b.v. de huidige voorwaarden in het PvE al voldoende geprikkeld wordt om zo effectief en efficiënt mogelijk te vervoeren. Hierop vindt ook continue controle en screening plaats door onze medewerkers. Betreft Pagina 16. 3.3 Vergoeding 8 Vraag Pagina 16. 3.3 Vergoeding. Wordt er geen tarief gehanteerd per kilometer? Neen, er wordt geen tarief gehanteerd per kilometer. Betreft Pagina 11, 2.14 materieel Datum genereren Nota van Inlichtingen: 17-12-2015 Pagina 2 of 10

9 Vraag Pagina 11, 2.14 materieel. Er wordt aangegeven dat er 1 uitzondering wordt gemaakt op de taxi-voertuigen zodat er een touringcar ingezet kan worden. indien het qua tijdspanne ook mogelijk is om andere leerlingen met een touringcar te vervoeren ( meer dan 8 leerlingen per voertuig ), kan daar dan ook een uitzondering voor gemaakt worden? Nee, kinderen die een andere school dan SBO Het Kompas bezoeken dienen met kleinschalig vervoer vervoert te worden. Betreft pagina 21 4.1 kaders / verdeling in percelen 10 Vraag Op pagina 21 4.1 kaders / verdeling in percelen wordt er aangegeven dat er in perceel 2 verre bestemmingen zijn, maar in de bijlage 6 wordt er aangegeven dat deze leerlingen in het gehele perceel met 16 zijn en ook uit de gemeenten komen zoals in perceel 1? is er ook een lijst van de leerlingen met verre bestemmingen en naar welke school deze precies gaan? De perceel indeling zoals genoemd in (vernieuwde) bijlage 6 is juist. In perceel 1 vallen de bestemmingen kortbij de woonplaats. In perceel 2 vallen de verre bestemmingen. Betreft Het overzicht leerlingen en scholen per perceel op bijlage 6 11 Vraag Betreft het overzicht leerlingen en scholen per perceel op bijlage 6. Is er een specifiekere lijst? Om alle prijzen correcte kunnen berekenen en de route te tonen zijn er specifieke adressen nodig. Indien mogelijk ook of er een rolstoel benodigd is of andere hulpmiddelen voor de leerling? Bijlage 6 is geactualiseerd. In verband met de privacy beperken we ons tot postcodes. Betreft 2.13 personeel 12 Vraag U geeft aan dat de chauffeurs zowel over een EHBO diploma als een certificaat Levensreddend handelen dienen te beschikken. Aangezien in het certificaat Levensreddend handelen de meeste aspecten van het EHBO diploma bevatten, kunt u volstaan met alleen het certificaat Levensreddend handelen? EHBO diploma volstaat. Betreft 2.7 opstapplaatsen 13 Vraag Kunt u ons een overzicht aanleveren van de huidige opstapplaatsen en welke leerlingen hiervan gebruik maken? Bij het instellen van de huidige opstapplaatsen is uitgegaan van een afstand van 200 m. tot de verblijfplaats van de leerling. In dit programma van eisen is het criterium verlegd naar 450 m. Huidige opstapplaatsen zijn dus niet representatief. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 17-12-2015 Pagina 3 of 10

Betreft 3.5 Prijsaanpassing 14 Vraag De eerste indexatie vindt plaats per 01-01-2018, dit betekent dat de vervoerder een inschatting moet maken voor de kostenontwikkelingen in 2017, dit is op dit moment uiteraard niet in te schatten en kan kostenverhogend werken als hier een aanname voor wordt gedaan. Kunt u instemmen dat de eerste indexatie per 01-01-2017 plaatsvindt? Nee, hiermee kunnen wij niet instemmen. Betreft Bijlage 5: Regelement 15 Vraag Er is niet gedefinieerd hoelang van te voren ouders ziekte/ afwezigheid bij de vervoerder moet doorgeven. Nu staat er tijdig. Zo snel mogelijk, doch uiterlijk een half uur voor aanvang van de ritten. Betreft Eis 2.13: Recente VOG 16 Vraag VOG overleggen is onderdeel voor verkrijgen chauffeurskaart (5 jaar geldig). Is dit akkoord t.a.v. definitie recent? Max. 3 maanden oud voor aanvang opdracht. Betreft Eis 2.14.2: Winterbanden verplicht 17 Vraag Zijn all-wheater banden ook toegestaan. Nee, er is een bewuste keuze gemaakt voor winterbanden. Betreft algemene vraag 18 Vraag Is er een maximum aantal pagina's voor : Plan van aanpak digitaal klantsysteem Beschrijving jaarlijkse presentatie opdrachtnemer naar klanten Beschrijving klachten afhandeling naar opdrachtnemer Plan van Aanpak vastigheid chauffeurs Neen, er is geen maximum aantal pagina's voorgeschreven. Echter het is niet de bedoeling dat er hele boekwerken worden ingediend ter beoordeling. De gemeente vraagt iedere inschrijver concreet te zijn en een beschrijving / plan van aanpak in te dienen dat is geschreven op de voorliggende opdracht (specifiek gemaakt). Standaard stukken tekst en/of algemene verhalen worden niet op prijs gesteld. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 17-12-2015 Pagina 4 of 10

Betreft Overzicht leerlingenvervoer 19 Vraag eerste overzicht leerlingenoverzicht naar vervoerder : kan dit vastgesteld worden op 42 dagen, 6 weken voor aanvang schooljaar? We passen dit aan naar 38 dagen en zoveel eerder als mogelijk. Betreft Document PVE 20 Vraag Pagina 19 van 42 3.5 Prijsaanpassingen. de opdrachtnemer deelt de bedoelde kostenontwikkeling jaarlijks binnen 10 werkdagen na bekendmaking door het NEA schriftelijk mede aan de opdrachtgever, voorzien van een onderbouwing. waarom wordt hier afgeweken van de doorgaans gebruikelijke vaste uiterste inzettermijn tariefsverhoging ( op basis van de NEA ) op 30 november van het lopende jaar? De termijn wordt aangepast naar uiterlijk 30 november van het lopende jaar. Betreft Document PVE 21 Vraag Pagina 9 van 42 2.13 Functie Eisen : in het bezit van een geldig EHBO diploma met hartreanimatie ( of vergelijkbare diploma ) EN het certificaat levensreddend handelen. doorgaans wordt er gevraagd om een geldig HEBO diploma OF een certificaat levensreddend handelen. Waarom dient men hier beide te hebben? EHBO diploma volstaat. Betreft PVE llv 22 Vraag Pagina 5 van 42 2.2 Vervoersplan, bolletje 2 "deze planning dient zo (kosten) efficiënt mogelijk te zijn. hoe verhoudt zich een zo kosten efficiënt mogelijke wens op basis van de planning zich met het gunningscriteria "vastigheid chauffeurs ". Een chauffeur met meer dienstjaren (vastigheid chauffeur) is per definitie duurder dan een chauffeur met geen ervaringsjaren. Wij dagen de inschrijvers graag uit om inzichtelijk te maken op welke wijze zij zoveel mogelijk vastigheid van chauffeurs kunnen garanderen. Dit o.a. door bv. (te streven naar) een laag ziekteverzuim, meerjarige arbeidscontracten en/of overige acties van werkgever. Uitgangspunt is dat er per schooljaar zoveel mogelijk vastigheid georganiseerd wordt; aan u om dat inzichtelijk te maken voor ons. Dit is niet uitsluitend aan te tonen met alleen het criterium dienstjaren chauffeurs of duur van arbeidscontracten. Betreft Document Aankondiging van de opdracht 23 Vraag Pagina 14, Criterium : Gunningscriterium kwaliteit. Social return ( zoals omschreven als eis in ditzelfde document op pagina 7 ) komt in de gunningscriteria niet terug. Welke waarde wordt hier dan aan gehecht? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 17-12-2015 Pagina 5 of 10

Social return is geen gunningscriterium. Zoals u zelf al aangeeft is het als een eis geformuleerd. U moet hiertoe bereid zijn. Wanneer uit uw inschrijving op enigerlei blijkt dat u hiertoe niet bereid bent. is uw inschrijving ongeldig en wordt uw inschrijving uitgesloten van de aanbestedingsprocedure. Betreft Document aankondiging van de opdracht 24 Vraag Pagina7. III. 1.4 Eis voldoen aan alle verplichtingen voortvloeiende uit de cao Taxivervoer..en tevens beschikt over een verklaring van de Stichting voor Informatie en Ordening van de bedrijfstak Besloten Busvervoer. waarom dient de contractnemer ook te beschikken over een verklaring omtrent naleven CAO Besloten Busvervoer, uitgegeven door de STo? Deze verklaring is alleen vereist wanneer u een inschrijving doet op perceel 1. Besloten busvervoer is alleen van toepassing op dit perceel. Betreft Document Aankonding vd opdracht 25 Vraag Pagina 6, III. 1.2 Financierings en betalingsvoorwaarden. Iedere maand vindt verrekening plaats door de som van de beladen reistijd x het betreffende tarief per beladen voertuig zoals geoffreerd in de inschrijving + het starttarief per rit per voertuigtype x het aantal ritten-voertuigtype. Onder het starttarief horen de aan- en afrijkilometers ( de onbeladen kilometers ) te worden ondergebracht conform de CAO. I s daar een onderscheid in tarief in aan te brengen met oog op binnen/ buitengebied? Nee, daarin wordt geen onderscheid gemaakt. Betreft Document Algemene Inkoopvoorwaarden Hfd V Art 23.3 26 Vraag Voor de vervanging van Personeel van contractant is voorafgaande schriftelijke toestemming vereist van de Gemeente. Hoe verhoudt dit zich ten opzichte van deze opdracht die contractant met eigen personeel en daaraan verbonden verantwoordelijkheden en onafhankelijke economische motieven moet kunnen uitvoeren? In Document Aankondiging van de opdracht pagina 7 bovenste alinea worden de voorwaarden wel als van toepassing zijnde verklaard. Zoals gesteld in de algemene voorwaarden: "uitgangspunt daarbij is dat personen beschikbaar worden gesteld die een vergelijkbare deskundigheid, opleiding en ervaring hebben (conform het vereiste in de offerte aanvraag)". Wanneer opdrachtnemer zich daaraan houdt is geen voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de gemeente vereist. Betreft Document Algemene inkoopvoorwaarden 27 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 17-12-2015 Pagina 6 of 10

Hfd IV. Artikel 19.1. De contractant levert de goederen conform delivered duty paid, volgens incoterms 2010. Naar welke voorwaarden worden hier nu specifiek verwezen? Incoterms zijn doorgaans alleen van toepassing bij een koopovereenkomst van goederen en er moet dan sprake zijn van grensoverschrijdend vervoer. IN document Aankondiging van de opdracht pagina 7 bovenste alinea worden de voorwaarden wel als van toepassing zijnde verklaard. Daarbij worden geen zaken ( zoals van toepassing op goederenvervoer ) uitgesloten. Het betreft algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten. Het artikel waar u naar verwijst valt inderdaad onder IV bepalingen betreffende de levering van goederen. Deze bepaling is inderdaad niet van toepassing op de levering van diensten. Voor de uitvoering van de voorliggende opdracht is V bepalingen betreffende het verrichten van diensten wel van toepassing. Betreft PVE 4.4.3 ad 1. Gunningcriterium Prijs 28 Vraag Hierin staat : Beoordeeld word de totaalprijs voor de dienstverlening per jaar. Vervolgens staat er dat het rekenkundige gemiddelde van de aangeboden tarieven worden genomen. Dit spreekt elkaar toch tegen? U heeft gelijk. Uitgangspunt zijn de aangeboden tarieven per beladen voertuig uur. De "totaalprijs voor de dienstverlening per jaar" is een verschrijving. Betreft pag. 27 29 Vraag Kunt u bevestigen dat wanneer een inschrijver inschrijft op perceel 2 dat dan geen verklaring van de Stichting voor informatie en ordening van de bedrijfstak Besloten Busvervoer hoeft te worden overlegd? Dat is bij deze bevestigd. Betreft bijlage 3a 30 Vraag Voor het grootschalig vervoer naar het SBO in Etten-Leur dient een apart tarief geoffreerd te worden. Verstaat u onder het grootschalig vervoer naar het SBO in Etten-Leur het vervoer naar SBO het Kompas of vallen hier ook nog andere scholen onder? Nee, alleen Sbo het Kompas. Dit geldt overigens alleen voor de leerlingen van en naar de gemeente Zundert. Betreft pag. 28 31 Vraag U geeft aan dat voor perceel 1 het tarief voor kleinschalig vervoer voor 0,33 meeweegt en het tarief voor grootschalig vervoer 0,66. Verreweg het grootste deel van het vervoer bestaat uit kleinschalig vervoer. Waarom heeft u er voor gekozen om de score op het grootschalig vervoer zwaarder mee te wegen dan de score op het kleinschalig vervoer? Datum genereren Nota van Inlichtingen: 17-12-2015 Pagina 7 of 10

Het artikel met betrekking tot het gunningscriterium prijs wordt als volgt aangepast. Ad 1 Gunningcriterium Prijs De door de Inschrijver aangeboden prijzen tellen voor 60% mee in de totaalbeoordeling. Beoordeeld wordt de totaal prijs voor de dienstverlening per jaar. Voor dit gunningcriterium wordt het rekenkundige gemiddelde van de aangeboden tarieven (van alle inschrijvingen) gewaardeerd met het cijfer 6. Vervolgens zal voor iedere inschrijving de procentuele afwijking ten opzichte van dit gemiddelde worden bepaald. Daarna zal een inschrijving een cijfer krijgen ter grootte van 6 +/- de procentuele afwijking van het gemiddelde. De uitkomst hiervan wordt ten slotte vermenigvuldigd met de wegingsfactor. De uitkomst van dit gunningcriterium wordt afgerond op twee cijfers achter de komma. De schaal van deze uitkomst wordt niet beperkt, ofwel scores kunnen dus (theoretisch) boven het cijfer 10 en onder het cijfer 0 voorkomen. De uitkomst vormt het cijfer voor het gunningcriterium Prijs. Voor perceel 1 geldt voorts de volgende aanvulling. Voor perceel 1 worden twee tarieven gevraagd. Om tot één beoordeling te komen wordt de onderstaande formule gebruikt. Aller eerst wordt middels de hierboven beschreven methode voor elk van de afgegeven tarieven een cijfer berekend. Daarna worden deze in de volgende formule opgenomen: Cijfer voor het tarief per beladen voertuiguur uitgaande van inzet kleinschalig vervoer (materieel tot 8 personen) x 0,90+ cijfer voor het tarief uitgaande van inzet grootschalig materieel voor het vervoer naar de Kompas te Etten-Leur x 0,10= eind beoordeling. De score voor het gunningscriterium kwaliteit zal worden bepaald door een beoordelingscommissie. De leden van de beoordelingscommissie zullen de Plannen van Aanpak eerst individueel beoordelen om achtereenvolgens tot een gezamenlijke en eensluidende beoordeling te komen. De beoordelingscommissie zal uit drie zaak deskundigen bestaan. Betreft pag. 28 32 Vraag Het gunningscriterium prijs is niet duidelijk beschreven. Kunt u aan de hand van een voorbeeld verduidelijken hoe de scores tot stand komen. Zie bijlage rekenvoorbeeld gunningscriterium prijs. Betreft pag. 21, 4.1 33 Vraag U geeft aan dat in perceel 1 ongeveer 113 leerlingen zitten en in perceel 2 ongeveer 63 leerlingen. deze aantallen wijken fors af van de genoemde 360 leerlingen op pagina 2. Welk getal is correct? Begrijpelijke verwarring. Graag verwijzen we u naar bijlage 6. Die is wel correct. Betreft pag. 19, 3.5 34 Vraag We verzoeken u de eerste indexering plaats te laten vinden op 1/1/2017 Nee, hiermee kunnen wij niet instemmen. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 17-12-2015 Pagina 8 of 10

Betreft pag. 9 / pag. 10, 2.13 35 Vraag U geeft aan dat een chauffeur in het bezit moet zijn van een ehbo-diploma met hartreanimatie en het certificaat levensreddend handelen. Dit is dubbelop. Kunt bevestigen dat u bedoelt een ehbo-diploma met hartreanimatie of het certificaat levensreddend handelen. EHBO diploma volstaat. Betreft 4.4.3. Stap 3: Beoordeling gunningcriteria inschrijvingen 36 Vraag blz.28: Ad1 Gunningcriterium Prijs. Vraag: Kunt u met een rekenvoorbeeld de berekeningssystematiek verder toelichten, het is ons nu niet helemaal duidelijk hoe dit tot stand komt. Zie bijlage rekenvoorbeeld gunningscriterium prijs. Betreft 4.4.2. overleggen verklaring SFT. 37 Vraag blz.27: Op eerste verzoek van de Aanbestedende dienst toont de Inschrijver, binnen de op dat verzoek gestelde termijn, aan dat hij beschikt over deze verklaringen door het overleggen van een kopie van deze verklaringen. Deze verklaringen mogen niet ouder zijn dan twee jaar. Vraag: Kunt u de eist van twee jaar veranderen in de laatst afgegeven verklaring, de controles worden niet altijd binnen 2 jaar herhaald. Een inschrijver moet voor de voorlopige gunning van de opdracht een verklaring kunnen overleggen van het Sociaal Fonds Taxi. Een verklaring overleggen ouder dan twee jaar wordt alleen dan geaccepteerd wanneer inschrijver in het voorkomende geval kan aantonen dat hij niet later een (her)controle heeft gehad. Betreft 4.1 verdeling in percelen 38 Vraag blz.21: Vraag: Volgens deze informatie bestaat het vervoer uit 176 leerlingen terwijl elders 360 leerlingen worden genoemd? Wordt het correcte aantal leerlingen in een Excel bestand aangeleverd? Bijlage 6 is geactualiseerd. In verband met de privacy beperken we ons tot postcodes. Betreft 2.13 personeel 39 Vraag blz.10: De chauffeur is een half uur voor en na aanvang van de rit en tijdens de rit handsfree mobiel bereikbaar voor opdrachtnemer en opdrachtgever. Vraag: Is het de bedoeling dat de opdrachtgevers rechtsreeks met de chauffeur communiceert? Het lijkt ons beter om dit altijd via de centrale te laten lopen. De chauffeur dient bereikbaar te zijn voor de opdrachtnemer. De centrale dient beschikbaar te zijn voor de opdrachtgever. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 17-12-2015 Pagina 9 of 10

Betreft 2.13 personeel 40 Vraag blz. 9: Bij functie eisen stelt u dat een chauffeur in het bezit moet zijn van geldig EHBO diploma en het certificaat Levensreddend handelen. Vraag: We nemen aan dat één van beiden volstaat. Geldt dit dan ook voor de begeleiding (blz. 10). EHBO diploma volstaat. Betreft algemeen 41 Vraag We verzoeken u de in te vullen bijlagen in word/excel ter beschikking te stellen De Bijlagen zullen met de nota van inlichtingen in een MSWord formaat beschikbaar worden gesteld. Betreft Bijlage 6 overzicht leerlingen en scholen 42 Vraag Op basis van deze gegevens is geen goede planning te maken. We hebben hiervoor de adresgegevens van de verschillende leerlingen nodig en de dagen waarop zij moeten worden vervoerd. Daarnaast dienen we de beschikking te krijgen over de lestijden en adresgegevens van de scholen. Bij de inschrijving hoeft een ritplanning niet bijgevoegd te worden. Kinderen gaan over het algemeen van maandag tot en met vrijdag naar school. De actuele lestijden van de scholen zijn op internet te vinden. Bij de nota van inlichtingen zal een leerlingen lijst worden toegevoegd waarbij alleen de postcodes zijn vermeld. Dit uit privacy overweging. Opdrachtnemer ontvangt (vanzelfsprekend) een leerlingenlijst met alle gegevens. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 17-12-2015 Pagina 10 of 10