Nota van Inlichtingen I. Europese aanbesteding Internationale zakenreizen en gerelateerde dienstverlening ten behoeve van het Kadaster

Transcriptie

1 1 van 6 Nota van Inlichtingen I Europese aanbesteding Internationale zakenreizen en gerelateerde dienstverlening ten behoeve van het Kadaster Directie Control en Financiën, Inkoop Services Kenmerk EU-nummer 2013/S Opdrachtgever C.J. de Zeeuw Auteur M.C. Daamen Versie 1.0 Versiedatum

2 2 van 6 Vraag & antwoord: Nummer Paragraaf Pagina Vraag + antwoord bestek bestek /01 20 Vraag? a. Wat verstaat Opdrachtgever onder een complete dienstverlening? b. Uit welke componenten dient een complete dienstverlening te bestaan? a. Het Kadaster bedoelt met complete dienstverlening dat alle componenten van dienstverlening, zoals beschreven in hoofdstuk 1 en hoofdstuk 6 van het bestek inclusief hetgeen de inschrijver in het kader van de gunningscriteria heeft aangeboden (hoofdstuk 7) door inschrijver zijn opgenomen in zijn aanbieding. b. Zie hiertoe onder meer de beschrijving in paragraaf 1.3 van het bestek en het gehele programma van eisen, zoals beschreven in hoofdstuk 6 van het bestek. Alle hierin genoemde dienstverlening, behoort volgens het Kadaster tot een complete dienstverlening. Uitgezonderd hiervan is de optioneel af te nemen dienstverlening met betrekking tot de visumaanvraag en de (online) boekingstool. Voorts behoort tot de dienstverlening datgene dat de inschrijver in het kader van de gunningscriteria heeft aangeboden (hoofdstuk 7) /11 29 Vraag? Opdrachtgever stelt dat alternatieve reisopties nog beter qua tijd en kosten dienen te voldoen als het 1 e reisaanbod. Daarnaast stelt u dat het 1 e reisaanbod qua tijd en kosten het meest efficiente aanbod dient te zijn. Kunt u dit nader toelichten? Het Kadaster gaat bij de eerste reisoptie altijd uit van de snelste gebruikelijke (vlieg)route naar de bestemming en een standaard zitplaats (economy class). Met het alternatief wordt bedoeld dat een inschrijver een goedkopere reis aanbiedt met bijvoorbeeld een tussenstop (beter qua kosten) of een iets duurdere reis (al dan niet met tussenstop) naar de eindbestemming maar dan op basis van comfortclass dan wel businessclass (beter qua kwaliteit) /24 30 Vraag? Hoe wordt bepaald dat het vergelijk dat gemaakt wordt wel reëel is? Wat is bijvoorbeeld het tijdsbestek waarbinnen de vergelijking moet

3 3 van 6 worden gedaan, wat zijn de regels hieromtrent? De reserveringsuitvraag wordt gelijktijdig bij zowel de inschrijver als het door het Kadaster gekozen schaduwreisbureau uitgezet. Beide partijen hebben dezelfde reactietermijn, zoals beschreven in hoofdstuk 6 van het bestek. De omstandigheden voor zowel de inschrijver als het schaduwreisbureau zijn dan ook exact gelijk. Op het moment dat het Kadaster de reisopties van inschrijver én van het schaduwreisbureau heeft ontvangen, dan zal hij de beide offertes met elkaar vergelijken. Zie ook artikel 7 van de conceptovereenkomst (second opinion) /47 33 Vraag? a. Mogen zowel de fee voor vliegtickets als voor treintickets in 1 dossier worden doorbelast wanneer 1 reis zowel een trein- als vliegreis bevat? b. Wat wordt bedoeld met een voltooide reis? c. Mogen alle reiskosten pas na de voltooide reis worden doorbelast? Een vliegticket wordt namelijk al direct afgerekend via de BTA. a. Nee, indien de reismodaliteit een vliegreis bevat, mag alleen de algemene transactiefee worden doorbelast, ook wanneer een treinreis (tevens) deel uitmaakt van de reis. Uitsluitend indien de reis in beginsel bestaat uit de reismodaliteit trein (conform eis 49) of reizen die geen component luchtvaart of trein bevatten (conform eis 50), dan mag de fee voor treinreizen worden doorbelast. b. Het Kadaster bedoelt met een voltooide reis dat een (gezamenlijke) boeking, inclusief transactie, volledig is afgerond. De daadwerkelijke reis hoeft nog niet gemaakt te zijn. c. Uitgaande van bovenstaand antwoord, kan inschrijver de reiskosten en de fee doorbelasten nadat de boeking volledig is afgerond /51 33 Vraag? Wat verstaat Opdrachtgever onder een wijzigingsfee. Bedoelt u hiermee de wijzigingsfee die de Opdrachtnemer in rekening brengt? Luchtvaartmaatschappijen brengen vaak ook (wijzigings-) kosten in rekening waarvoor een (aanvullende) factuur wordt gestuurd? Het Kadaster bedoelt met wijzigingsfee inderdaad de wijzigingsfee die de inschrijver in rekening brengt om een wijziging op verzoek

4 4 van 6 van het Kadaster te verwerken. Zie hiertoe eis 51 van het bestek. Indien er door de luchtvaartmaatschappijen additionele kosten in rekening gebracht worden voor een wijziging, en het Kadaster is hier op voorhand van op de hoogte gebracht (conform eis 10, 12 en 20 van het bestek) dan mogen deze apart aan het Kadaster worden doorbelast /58 34 Vraag? Begrijpen wij goed dat de Opdrachtnemer de kosten op zich dient te nemen van de compensatie van de vrijgekomen broeikasgassen die door reizen van Opdrachtgever zijn veroorzaakt? Ja, dat is correct. Het Kadaster heeft zelf geen klimaatcompensatiecontract afgesloten. Toch vindt het Kadaster het belangrijk om de vrijgekomen broeikasgassen te compenseren en heeft het Kadaster zich gecommitteerd aan de duurzaamheidseisen, zoals deze zijn opgesteld door Agentschap.nl. Het is aan inschrijver om te bepalen of hij deze kosten op zich wil nemen, of wil verdisconteren in de afgegeven transactiefee(s) /64 35 Vraag? Gaat het hier alleen om klachten over de dienstverlening van Opdrachtnemer? Wanneer het namelijk om klachten van derden gaat is Opdrachtnemer afhankelijk van de procedure en termijn die een derde partij hierin hanteert. Het gaat hierbij in beginsel om klachten over de dienstverlening van inschrijver. Echter, van inschrijver wordt verwacht dat hij bij klachten over derden zich zal inspannen om te voldoen aan de gestelde eisen /68 35 Vraag? Opdrachtnemer mag gedurende de samenwerking geen kosten in rekening brengen die niet in de inschrijving staan beschreven. Echter heeft Opdrachtgever al het type en aantal transaction fees bepaald die inschrijvers dienen te hanteren en daarmee in rekening mogen brengen. Hoe moet Opdrachtnemer dit zien? Uw vraag is het Kadaster niet geheel duidelijk. Het Kadaster zal desondanks proberen om e.e.a. te verduidelijken. Gedurende de contractperiode mag inschrijver, om te voldoen aan het gestelde in het programma van eisen (hoofdstuk 6 van het bestek), uitsluitend de op het prijzenblad genoemde fees in rekening brengen. Het is aan inschrijver om te bepalen welke kosten hij wil

5 5 van 6 verdisconteren in de aangeboden fees. Hierbij dient inschrijver er rekening mee te houden dat gedurende de uitvoering van de overeenkomst geen andere prijzen en/of kosten gefactureerd mogen worden dan de prijzen die bij inschrijving zijn opgegeven. Dit is slechts anders ingeval het Kadaster in het bestek uitdrukkelijk anders heeft bepaald. Verwezen zij bijvoorbeeld naar de situatie die bij vraag 5 van deze Nota van Inlichtingen is besproken. 9. Concept overeenkomst Nb. Zoals ook in het bestek vermeld, kan inschrijver aan de door het Kadaster opgegeven aantallen geen enkel recht ontlenen. De in het prijzenblad opgenomen aantallen dienen slechts ter berekening van de totaalprijs gunningscriterium P1 Dienstverleningsfee op jaarbasis en geven een natuurlijke weging mee. Het is uitdrukkelijk niet zo dat inschrijver het opgenomen aantal reizen / wijzigingen per definitie in rekening kan brengen. De facturatie geschiedt immers op basis van daadwerkelijk geboekte reizen. Vraag? In hoeverre neemt Opdrachtgever aanbevelingen en/of aanpassingen in de concept-overeenkomst door Opdrachtnemer in overweging? 10. Concept overeenkomst artikel 14.2 Het Kadaster staat open voor suggesties van inschrijvers. Indien een inschrijver suggesties heeft, dan dient moet de betreffende inschrijver hiervoor tijdens een inlichtingenronde een concrete vraag stellen. Aan de hand daarvan kan het Kadaster oordelen of hij de aanbeveling of de aanpassing overneemt in de conceptovereenkomst. Het Kadaster garandeert dit echter niet. Het Kadaster heeft overigens tot dusver geen enkel verzoek ontvangen om de conceptovereenkomst aan te passen. Vraag? Welke maatregelen verwacht Opdrachtgever van opdrachtnemer in dit geval? Het Kadaster verwacht dat inschrijver hier zelf een passende invulling aan kan geven. Ter indicatie verwacht het Kadaster bijvoorbeeld dat inschrijver bij de selectie van zijn personeel rekening houdt met eventuele gedragingen in het verleden, die een bezwaar vormen voor het uitoefenen van deze werkzaamheden. Hierbij valt te denken aan het verlangen van een Verklaring Omtrent Gedrag. Een ander voorbeeld betreft bijvoorbeeld het nemen van een maatregel dat de

6 6 van 6 creditcard alleen kan worden gebruikt voor een betalingstransactie indien twee personen toestemming voor die transactie hebben gegeven. N.B. Deze nota van inlichtingen maakt integraal onderdeel uit van het Bestek Europese Openbare aanbesteding Internationale ten behoeve van het Kadaster met kenmerk