Postcodes tussengelegen routepunten. Postcode eindbestemming

Transcriptie

1 Factuurformat Bijgaand treft u het format voor de facturen van het leerlingenvervoer van de gemeente Schagen, Hollands Kroon en Den Helder aan. Dit format wordt voorgeschreven vanwege de automatische controle van de factuurbestanden met het Dashboard Leerlingenvervoer.

2 Standaard factuurformat. Het format ziet er als volgt uit: Vervoerder: Factuurnummer: Perceelnummer: A B C D E F G H I J K L M Ritnr etc leerlingen Type voertuig (T/Tb/Rb) Volgnummers van leerlingen, begeleiders en bestemmingen (in de rijvolgorde) Postcode 1e adres Postcodes tussengelegen routepunten Postcode eindbestemming beladen km's Tarief rit ritten voor gemeente A voor gemeente B

3 Toelichting op factuurformat. Nummers: Kolom A: Boven in het Excelsheet worden verschillende nummers gevraagd. Deze zijn belangrijk om in te vullen omdat tarieven waarmee gerekend moet worden afhankelijk zijn van het contract voor dat ceel en in voorkomende gevallen (bij een jaarwisseling) ook van de iode waarover gefactureerd wordt. Op basis van de gegevens die hier staan kan (automatisch) achterhaald worden met welke tarieven er gerekend moet worden. Gevraagd wordt het ritnummer van de betreffende rit aan te geven. Het nummer van de eerste rit moet staan in cel 16A van het bestand. Het in te vullen ritnummer moet overeenkomen met het nummer dat de betreffende rit in het vervoersplan heeft gekregen. Ritnummers mogen enkel gegeven worden aan unieke ritten. Dat wil zeggen dat enkel exact gelijke ritten onder hetzelfde ritnummer gefactureerd mogen worden. Voorbeeld: Wanneer een rit (ritnummer 1) uit 4 kinderen bestaat die elke dag naar dezelfde school worden gebracht (5 keer week, 20 keer ), dan mag deze rit dus onder één ritnummer (1) terugkomen in de factuur (met in kolom G aangegeven dat deze unieke rit 20x uitgevoerd wordt). Op het moment dat één van de eerder genoemde 4 kinderen voortaan (tijdelijk) op donderdag naar stage op een andere locatie gaat (bijvoorbeeld) en dus op donderdagen niet meer in rit 1 zit, dan wordt rit 1 die dus nog maar 16x op exact dezelfde wijze uitgevoerd. Er ontstaan dan (waarschijnlijk) twee apart in de factuur op te nemen unieke ritten (2 en 3). Hierbij is rit 2 dan bijvoorbeeld de rit op donderdag waarbij er drie kinderen naar school worden gebracht en rit 3 is de rit waarbij het ene kind naar de stage wordt gebracht. Kolom B: Kolom C: Graag aangeven hoeveel kinderen er in de rit zitten, inclusief een eventuele begeleider. Aangeven welk type voertuig is ingezet voor het vervoer. T= taxiauto, Tb= taxibus en Rb = rolstoelbus. Kolom D: In het contract is opgenomen dat het vervoer wordt afgerekend op basis van de beladen reistafstand. Dat betekent dat het door de gemeenten bekostigde vervoer aanvangt op het moment dat de eerste van gemeentewegen vervoerde soon in de taxi stapt. In deze kolom geeft u als eerste het volgnummer van deze soon. Dit kan dus een leerling of een begeleider zijn. Vervolgens geeft u in deze kolom de volgnummers van de overige leerlingen, begeleiders en bestemmingen aan. Deze volgnummers moeten in de rij-volgorde in de kolom aangegeven worden, gescheiden door een komma en een spatie. Let er op dat alle volgnummers uniek moeten zijn. Alle bestemmingen, leerlingen, opstapplaatsen en begeleiders die een volgnummer hebben, mogen ook maar één volgnummer hebben. Let op: Wanneer een leerling verhuist naar een andere gemeente binnen een samenwerkingsverband, dan moet de leerling een nieuw volgnummer krijgen. Het volgnummer wordt namelijk gebruikt om de van het vervoer van de betreffende leerling toe te rekenen aan de gemeente waar de leerling woont.

4 Wanneer in en rit meerdere leerlingen naar één en dezelfde bestemming reizen, dan wordt het volgnummer van deze bestemming maar één keer in de reeks volgnummers opgenomen. Kolom E: In deze kolom aangeven op welke postcode de rit begint. Kolom F: Kolom G: In deze kolom alle postcodes aangeven (in de rij-volgorde) die in de route worden aangedaan en die tussen de eerste en de laatste postcode van de rit liggen. In deze kolom de laatste postcode aangeven die aangedaan wordt in deze route. Er dienen te allen tijde evenveel volgnummers in kolom D staan als de som van het aantal postcodes die staan in de kolommen E, F & G. Zowel de reeks volgnummers en de reeks postcodes moeten beide exact de rijvolgorde van de gereden rit weergeven. Kolom H: Aangeven welke beladen afstand er wordt gereisd. Deze beladen afstand vormt, samen met het overeengekomen starttarief, de basis voor het berekenen van het tarief voor de betreffende rit. Kolom I: Kolom J: Kolom K: Aangeven wat het tarief voor deze rit is (enkele rit). Te berekenen door het starttarief van het betreffende voertuig te nemen en daar bij op te tellen het resultaat van de ritafstand x het tarief beladen kilometer. Aangeven hoe vaak deze unieke rit in de factuuriode () is uitgevoerd. Let er op dat alleen unieke ritten in de factuur opgenomen mogen worden (zie toelichting bij kolom A). Aangeven wat de totale voor de betreffende unieke rit zijn in de factuuriode. Dit is het resultaat van het tarief enkele rit x het aantal keer dat die unieke rit in de factuuriode is uitgevoerd. Kolom L&M: Het Vervoerscontract staat toe dat de leerlingen uit verschillende gemeenten bij elkaar in één voertuig vervoerd worden. Door de geboden combinatiemogelijkheid moeten de totale van een rit in voorkomende gevallen uitgesplitst worden in de gemeente. De kolommen I en J bieden deze mogelijkheid. U Kunt natuurlijk extra kolommen bijplaatsen wanneer u met meer dan twee gemeenten samenwerkt. Bedoeling is om gemeente de in deze kolommen aan te geven.

5 Een praktische en eerlijke manier om de tussen de gemeenten te verdelen is als volgt: De voor het vervoer worden verdeeld op basis van de directe reisafstand die de leerlingen uit de betrokken gemeenten zouden hebben gemaakt wanneer zij rechtstreeks naar school zouden zijn vervoerd (afstand huis-bestemming dus, voor zowel de heen als de terugreis). Voorbeeld: Taxi met 4 leerlingen naar gemeente D. Eerste twee leerlingen stappen op in gemeente S, daarna stappen er, na elkaar, twee leerlingen op in gemeente P. De directe reisafstand van leerling één zou 10 km zijn geweest. Van leerling twee zou de directe reisafstand 9 kilometer zijn geweest. Van leerling drie 8 kilometer en van leerling vier 7 kilometer. Totale cumulatieve directe reisafstand van de leerlingen is = 34 kilometer. Het deel van gemeente S in deze rit is 10+9 = 19 kilometer. Het deel van gemeente P is 8+7 = 15 kilometer. De voor de rit worden dan als volgt aan de gemeenten toegerekend 19/34ste deel voor S en 15/34ste deel voor P. Let er op dat de afstanden op de heenreis kunnen afwijken van de terugreis. Dit verschil moet in de berekening en de verdeling derhalve verwerkt worden. Het is de bedoeling dat de factuur elke op EXACT dezelfde wijze wordt aangeleverd. Dat wil zeggen dat het eerste ritnummer in kolom A altijd moet beginnen in dezelfde cel in het Excelbestand (cel A16). Daarnaast geldt dat voor elk ceel en apart Excel bestand aangeleverd moet worden (dus geen facturen met verschillende celen op verschillende werkbladen in hetzelfde Excel bestand). Het aan te leveren bestand moet in het formaat.xls (Excel ) zijn en de gegevens moeten op het eerste tabblad van het bestand staan. Tenslotte mogen er alleen schone waardes in de Excel-cellen staan en dus geen formules. Let op: Het is toegestaan om aan bovenstaand format 2 kolommen toe te voegen. Dat worden dan de nieuwe kolommen A en B en de bovenstaande kolommen verschuiven dan twee (A wordt C etc.). In de nieuwe kolommen A en B kunt u de datum (A) en de richting (B) van de betreffende rit aangeven. De datum van de rit moet in cijfers genoteerd worden conform volgend voorbeeld: 2 januari 2016 = Om de richting van de rit aan te geven in kolom B maakt u gebruik van een H voor een heenreis en een T voor een terugreis. Voor de duidelijkheid: Wanneer u van deze mogelijkheid gebruik maakt, dan worden alle ritten van elke dag dus apart in de factuur gezet. In kolom J (dan kolom L) staat dan altijd het getal 1.