Bijlage 6 Evaluatierapportage Vergadermodel (inclusief Ronde Tafel gesprekken) Gemeenteraad van Haren Opgesteld door de commissie bestuurlijke vernieuwing Maart 2008 1
Samenvatting Wordt nog toegevoegd na akkoord op inhoud stuk. Leeswijzer In deze rapportage wordt allereerst in de eerste paragraaf ingegaan op de aanleiding voor dit onderzoek, waarna vervolgens in de tweede paragraaf wordt ingegaan op de vraagstelling en in paragraaf drie een verantwoording wordt gegeven van het onderzoek. In paragraaf vier wordt het huidige (onderzochte) vergadermodel toegelicht. In paragraaf vijf volgt de analyse van het huidige vergadermodel en tenslotte wordt in hoofdstuk zes een voorstel gedaan voor een nieuw vergadermodel. 1. Aanleiding In november heeft de raad op initiatief van de voorzitter besloten het huidige vergadermodel inclusief de ronde tafel gesprekken (hierna RTG) te gaan evalueren. Er bestaat een breed gedeeld gevoel dat het huidige vergadermodel niet optimaal functioneert. Er was sprake van enige urgentie om te voorkomen dat het draagvlak voor de bestuurlijke vernieuwing en het vergadermodel zou verdwijnen en daarmee de kwaliteit van de besluitvorming zou verminderen. Om die reden is er ook niet voor gekozen om met de evaluatie te wachten tot de komst van een nieuwe griffier. Het onderzoek zou dan mogelijk pas na het zomerreces van 2008 zijn afgerond. Het doel van het onderzoek (waarover in paragraaf twee meer) was met name om te onderzoeken of het nieuwe model voldoet aan de verwachtingen van de gemeenteraad. In 2006 heeft de gemeenteraad ervoor gekozen om de, op dat moment bestaande, vergaderstructuur te wijzigen. De bestaande commissies werden opgeheven en daarvoor in de plaats zijn de RTG`s en de nieuwe raadsvergadering (beraadslagend en besluitvormend in een avond) gekomen. Er zou ook een lange termijn agenda komen (maar dit is niet gerealiseerd, waarover in paragraaf vier en vijf meer). De zittende commissievoorzitters konden beginnen als voorzitter van de RTG s en werden hierin ook getraind. Deze leden bleven ook de agendacommissie vormen. Het nieuwe vergadermodel is naar voorbeeld van de gemeente Voorst ingevoerd. De vorige griffier heeft in de zomer van 2007 een brief aan de raad gestuurd waarin zij aan heeft gegeven dat de evaluatie in 2008 uitgevoerd zou worden (welke dus is achterhaald door de brief van de voorzitter). Hiervoor is aangegeven dat er een versnelling in de evaluatie is gekomen. Overigens gaf de griffier in haar brief ook reeds aan dat er sprake was van een aantal knelpunten, welke onder andere uit de evaluaties van de RTG s naar voren waren gekomen. 2. Vraagstelling De eerste vraag was om te evalueren in hoeverre het nieuwe vergadermodel (inclusief de RTG) tegemoet komt aan de bij de start geformuleerd uitgangspunten, te weten: - laagdrempelig voor burgers, instellingen en organisaties (gasten); - deze zgn. gasten voelen zich meer serieus genomen in hun inspraak; - geen dubbele discussies in commissie en raad. Op grond van de uitkomsten van de eerste onderzoeksvraag is de commissie gevraagd om met eventuele verbetervoorstellen te komen om de besluitvorming door de raad (het vergadermodel) te optimaliseren, waarbij inspraak en betrokkenheid van de burger versterkt wordt, de informatievoorziening aan de raad wordt verbeterd en de besluitvorming door de raad efficiënter verloopt (geen dubbelingen). De vraagstelling zou moeten leiden tot een tweetal producten, namelijk een knelpuntenanalyse en een verbetervoorstel. Beide producten zijn verwerkt in dit voorstel. 2
3. Onderzoeksmethode De evaluatie is uitgevoerd door de commissie bestuurlijke vernieuwing onder voorzitterschap van de burgemeester en met ondersteuning van de griffie. De commissie bestaat uit de volgende (plaatsvervangende) raadsleden: - René Heikens (D66) - Jan Kooi (CDA) - Paul Rolf (GL) - Gea van der Vliet (VVD) - Janny Reitsma (PvdA) - Dieta Praamstra (CU) Alle fracties zijn in de commissie vertegenwoordigd. Om die reden is ook afgeweken van het oorspronkelijke voorstel van de voorzitter om de onderzoeksopzet aan het seniorenconvent voor te leggen. De commissie heeft de door de voorzitter voorgestelde onderzoeksopzet tijdens de eerste vergadering vastgesteld. In het onderstaande wordt de onderzoeksopzet nader toegelicht. Het onderzoek heeft op de volgende wijze plaatsgevonden: - Deskresearch: De commissie heeft allereerst de aanwezige evaluatieformulieren (van de reeds gehouden RTG s) bekeken. Op basis van de eerste beoordeling is besloten dat het bestaande evaluatieformulier onvoldoende inzicht geeft in de bevindingen over de RTG s. Er is daarom besloten een nieuw evaluatieformulier te maken. Dit formulier is gebruikt voor de RTG s in december en januari en gaf een nauwkeuriger beeld. De aangepaste evaluaties zijn ook nadrukkelijk gebruikt bij dit onderzoek. - Op basis van de deskresearch en de eigen bevindingen heeft vervolgens in de commissie een evaluatiegesprek plaatsgevonden dat heeft geleid tot een vragenformulier voor alle betrokkenen, namelijk de raad, het college en de directie. Dit evaluatieformulier is ook door de leden van de commissie besproken in hun eigen fractie, respectievelijk het college en de directie. - De evaluatieformulieren zijn vervolgens verspreid onder de betrokkenen. Niet alle betrokkenen hebben gereageerd, maar er zijn voldoende reacties binnengekomen om een goed beeld te krijgen. - De commissie heeft de ingestuurde evaluatieformulieren besproken en heeft hiervan een verslag gemaakt. Dit verslag is aangevuld met de eigen bevindingen en de indrukken uit de diverse gesprekken met de eigen achterban. Dit heeft tenslotte geleid tot een knelpuntenanalyse zoals in paragraaf twee genoemd. - Op basis van de knelpuntenanalyse heeft de commissie nagedacht over mogelijke verbetervoorstellen. Deze zijn in dit voorstel verwerkt. De voorstellen raken aan het vergadermodel, de RTG s, maar ook aan andere kleine zaken die het functioneren van de raad beïnvloeden (en te maken hebben met de tweede onderzoeksvraag). - Deze nota is tenslotte in concept besproken tijdens een informele bijeenkomst met alle betrokkenen. Relevante opmerkingen uit deze bijeenkomst zijn verwerkt in de definitieve tekst, welke tijdens een reguliere raadsvergadering besproken zal worden. 3
4. Toelichting huidige vergadermodel Het huidige vergadermodel kent een doorlooptijd van ongeveer zeven tot acht weken en bestaat voornamelijk uit een tweetal belangrijke momenten. In de aanloop naar een raadsvergadering kan de raad over een of meer (voor de komende raadsvergadering) te agenderen onderwerpen een RTG organiseren. Voor deze RTG worden belanghebbenden (zoveel mogelijk gericht) en burgers (via de website en de gemeentepagina in het Harener Weekblad) uitgenodigd. Een van de leden van de agendacommissie zit de avond voor. Het is de bedoeling dat tijdens de RTG de raad zich laat informeren over het geagendeerde onderwerp. De raad zal hiertoe actief vragen stellen aan de aanwezigen om daarmee goed inzicht te krijgen in het voorstel en de opvattingen van betrokkenen hierover. Burgers kunnen op deze wijze laagdrempelig hun mening geven aan de raad en de raad kan in een meer informele setting vragen stellen aan betrokkenen en deskundigen. Vervolgens vindt ongeveer twee tot drie weken later de raadsvergadering plaats. De raadsvergadering kent twee onderdelen, namelijk het beraadslagende en het besluitvormende deel. Tijdens het beraadslagende deel wordt in principe in twee termijnen gesproken over het voorstel, waarna vervolgens in het besluitvormende deel zonder discussie gestemd wordt over het voorstel. Ter voorbereiding op zowel de RTG als de raad hebben de diverse fracties een eigen vergadering. Twee weken voorafgaand aan de RTG vergadert de agendacommissie over de agenda van de RTG. Dit is ook het laatste moment dat het college stukken aan kan leveren ter bespreking voor de lopende cyclus. Tijdens deze agendacommissie voor de volgende RTG wordt ook gesproken over de agendering voor de raad uit de vorige vergaderronde. In de huidige praktijk vinden er weinig andere raadsbijeenkomsten plaats, zoals werkbezoeken, hoorzittingen en informele werkvergaderingen en /of informatiebijeenkomsten. De informatie-uitwisseling tussen college en raad is ook formeel. Het college informeert de raad schriftelijk per brief. Andere vormen worden momenteel niet of amper toegepast, vanwege de hierover gemaakte afspraken. 4
5. Analyse huidige vergadermodel Uit het onderzoek van de commissie komen verschillende zaken naar voren. In het onderstaande zullen deze aandachtspunten (zowel de positieve als de negatieve) gesorteerd op onderwerp nader worden behandeld. Specifiek van toepassing op de RTG zijn de volgende punten: Voorbereiding RTG Een van de opvallende punten uit het onderzoek is dat de voorbereiding voor de RTG zeer verschillend wordt opgepakt. Dit varieert van fractie tot fractie, maar ook van raadslid tot raadslid. Bovendien verschilt ook de voorbereiding bijvoorbeeld per voorzitter en wethouder op een RTG. Dit beeld is niet anders onder de bezoekers en genodigden van een RTG. Een van de belangrijke oorzaken hiervan is dat de verschillende deelnemers aan de RTG verschillende verwachtingen hebben over de bijeenkomst. Niet iedereen gaat met hetzelfde (lees juiste) verwachtingsbeeld naar een RTG. Hierdoor wordt een RTG niet altijd op de juiste wijze gebruikt of is het rendement van de bijeenkomst niet optimaal. Keuze / geschiktheid onderwerpen RTG Uit het onderzoek komt naar voren dat niet ieder onderwerp geschikt is voor bespreking tijdens een RTG. In de afgelopen periode zijn een aantal goede RTG`s geweest, maar ook een aantal minder goede. Onderwerpen die het burgers niet raken zoals interne onderwerpen (bijvoorbeeld een bestuursrapportage) of die al uitvoerig besproken zijn met belanghebbenden leiden tot minder succesvolle avonden. Dit levert bij alle betrokkenen (bestuur, politiek en bezoekers) een onvoldaan gevoel op. Er zal dus veel nadrukkelijker stil gestaan moeten bij de geschiktheid van het onderwerp en de wijze waarop dit behandeld kan worden. Betrokkenheid raad bij uitnodigingen RTG De raad blijkt zich onvoldoende verantwoordelijk te voelen voor de bezoekers van een RTG. Bij een groot aantal raadsleden bestaat het idee dat het college verantwoordelijk is voor de uitnodigingen voor een RTG, terwijl juist de raad hierin leidend is. Het is immers de raad die betrokkenen / deskundigen wil bevragen ter voorbereiding op de bespreking van een stuk in de raad. In de praktijk is de agendacommissie onvoldoende in staat de juiste betrokkenen specifiek uit te nodigen voor een RTG. Bovendien is het uitnodigingsproces vooral een papieren exercitie, terwijl hierin ook de griffie een meer (pro)actieve rol zou kunnen spelen. Overigens zijn in tegenstelling tot de hierover gemaakte afspraken de lijsten met uitgenodigde personen ook niet verspreid onder de raadsleden (waar de griffie vervolgens nooit op is aangesproken). Hierdoor is de opkomst niet altijd optimaal, zowel kwalitatief als kwantitatief. Optreden tijdens RTG Hiervoor is al aangegeven dat de verwachtingen over de RTG sterk uiteen lopen. Dat heeft ook consequenties voor het gedrag tijdens een RTG. Bezoekers hebben niet altijd scherp waarvoor zij aanwezig zijn danwel wat zij geacht worden te doen of te zeggen. Raadsleden hebben bovendien de neiging de RTG te beschouwen als een soort presentatie van betrokkenen in hun richting. Daaraan gekoppeld dat met enige regelmaat het college de gelegenheid krijgt en/of neemt om een uitvoerige toelichting te geven, maakt dat de RTG soms heeft uitgepakt als een openbaar spreekuur van het college. Rollen waren kortom niet altijd duidelijk, werden verschillende geïnterpreteerd of werden niet goed opgepakt (spelregeltoepassing). Locatie RTG Ook de locatie van een RTG is bepalend gebleken voor het succes van een bijeenkomst. Op dit moment is er eigenlijk geen enkele goede ruimte beschikbaar in het gemeentehuis, wellicht met uitzondering van de raadszaal, maar die wordt soms als te groot ervaren. In ieder geval zijn de commissiekamer en de hal zeker niet geschikt. Vergaderingen op externe locaties zijn ook amper van de grond gekomen, terwijl enkele onderwerpen zich daar prima voor zouden hebben geleend. De 5
bespreking van de WMO nota in de bibliotheek was in die zin een positieve uitzondering, ware het niet dat daar de zaalindeling minder gelukkig was. Dat laatste is overigens ook te weinig consequent toegepast. Raadsleden en bezoekers zaten regelmatig door elkaar heen (waardoor er weinig overzicht was) of er zaten te veel mensen van een fractie aan tafel. Ook dit geeft een rommelig beeld en draagt bij aan het al dan niet slagen van een RTG. Punten die het vergadermodel in het algemeen raken: Doorlooptijden vergadermodel / besluitvormingstraject In het huidige model is de doorlooptijd van een raadsvoorstel bijna twee maanden. Dat beperkt de slagvaardigheid van de gemeente behoorlijk. De doorlooptijd van een raadsvoorstel kan beperkt worden, mits het vergadermodel daartoe is ingericht en de agendacommissie meer gezag krijgt. Op dit laatste punt volgt hieronder meer. Uitzondering hierop zijn de voorstellen van het college aan de raad, waarbij advies gevraagd wordt aan de MAR of WMO-raad. In dat geval duurt de procedure enkele maanden langer. Verslaglegging raad De verslaglegging van de raad moet duidelijk en op hoofdlijnen (met aandacht voor politiek belangrijke details) volledig zijn. De meer journalistieke verslaglegging van de RTG s is op prijs gesteld, hoewel er geen behoefte is aan regulier verslag van deze bijeenkomsten. Deze verslaglegging is overigens tijdelijk.. Raadsleden maken nog wel zelf aantekeningen en gebruiken deze voor de discussie in de raad. Weinig tot geen tijd tussen behandeling in de commissie en de raad In het huidige vergadermodel vinden de eerste beraadslagingen en de besluitvorming tijdens dezelfde raadsvergadering op een avond plaats. Dat maakt dat er weinig ruimte is om zaken in en tussen fracties af te stemmen, waardoor er bij sommige onderwerpen het gevoel kan ontstaan dat er gehaaste besluiten vallen. Wanneer er echter wel de tijd wordt genomen voor het verkrijgen van nadere informatie en overleg wordt dit direct uitgelegd als een politiek probleem (zie de discussie over de prestatie afspraken met Woonborg). Rol agendacommissie De agendacommissie is nu een zuiver technische commissie die agendeert. Wil de raad meer gaan sturen op haar eigen agenda en daarmee met het college aan het roer komen, dan moet de agendacommissie ook knopen door kunnen hakken en samen met de burgemeester en griffier de agenda van de raad gaan bewaken. Planning/ LTA De raad heeft een beperkt zicht op de planning van de gemeente en agendeert dus ook beperkt. Dat ligt enerzijds aan het beperkte mandaat van de agendacommissie zoals hiervoor aangegeven, maar ook aan het feit dat de raad geen eigen lange termijn agenda heeft. Dit is bij uitstek een sturingsinstrument dat de raad kan gebruiken bij al haar drie rollen. Raad integraal en proactief betrokken De raad is nu vaak pas in de eindfase betrokken bij allerlei ontwikkelingen. Het zou beter zijn wanneer de raad meer proactief en initiërend betrokken zou worden. Verschillende werkvormen Uit het onderzoek komt nadrukkelijk naar voren dat de RTG de afgelopen periode niet altijd op de goede manier is gebruikt, maar ook dat de raad geen of amper gebruik heeft gemaakt van allerlei andere instrumenten. Hierdoor is mede een verkeerd beeld van de RTG ontstaan. 6
Overige relevante punten: Informatie-uitwisseling raad en B&W In het huidige vergadermodel is relatief weinig ruimte voor informatie-uitwisseling tussen raad en college. Er is een strikt systeem afgesproken dat weinig ruimte biedt aan informele gedachtewisselingen en informatie uitwisseling danwel korte, actuele mededelingen. Er zou nagedacht moeten worden over het creëren van een mogelijkheid tijdens vergaderingen voor dit soort informatie uitwisseling en er zou een extra communicatiemogelijkheid bijvoorbeeld in de vorm van een memo moeten komen. Terugkoppeling gemeenschappelijke regelingen in de raad Er zijn diverse raadsleden (maar ook leden van het college) namens de raad en /of de gemeente lid van diverse gemeenschappelijke regelingen. Er is in de praktijk geen heldere afspraak over de wijze waarop hiermee wordt omgegaan, in ieder geval is er zeer beperkt sprake van informatie uitwisseling. Dit behoeft aandacht om te borgen dat de vertegenwoordigers op steun kunnen blijven rekenen, maar ook dat raadsleden voldoende op de hoogte zijn van hetgeen in de diverse gemeenschappelijke regelingen speelt. Dit geldt in ieder geval voor de zaken die wettelijk verplicht zijn (zoals de verplichte zienswijze van de raad bij begrotingen van gemeenschappelijke regelingen). Stevige positie griffie Geconstateerd is dat de griffie niet altijd even sterk is ingevuld. Hierdoor is de vernieuwing mede onvoldoende tot stand gekomen. Ingekomen post De ingekomen post wordt nu via de griffiebrief afgehandeld, terwijl dit tijdens een raadsvergadering besproken zou moeten worden. Alle (relevante) binnengekomen post zou weer op de agenda van de raad moeten komen met een afhandelvoorstel. Multimedia Er wordt momenteel geen gebruik gemaakt van moderne technieken zoals digitale verslaglegging, uitzendingen via diverse media of inspraak bijvoorbeeld via de website. Dit sluit niet aan bij de initiatieven van de rijksoverheid en de wens tot vernieuwing van de raad. Reglement van Orde Het huidige Reglement van Orde is (overigens bewust) niet aangepast. Dat betekent echter dat de spelregels niet duidelijk zijn vastgelegd, hetgeen tot grotere verwarring leidt en bovendien weinig zekerheid biedt aan derden. Inspraak Inspraak is formeel geregeld in het huidige Reglement van Orde, dat echter niet meer beziet op het huidige vergadermodel. Daarnaast bestaat er een formele Inspraakverordening. Het huidige vergadermodel in combinatie met het oude Reglement van Orde maakt evenwel dat het formeel niet meer mogelijk is om in te spreken tijdens een raadsvergadering. In de praktijk is dit overigens wel toegelaten bij gelegenheid. 7
6. Verbetervoorstel vergadermodel In het onderstaande worden een aantal verbetervoorstellen gedaan: Informatietraject De aankomende gespreksonderwerpen worden in een lange termijnoverzicht vroegtijdig aan de raad kenbaar gemaakt door de griffier. Hiertoe doet het college bij regelmaat informatie aan de griffier toekomen inzake ontwikkelingen en bespreekonderwerpen. De griffier brengt de informatie in de vergaderingen van de agendacommissie. De agendacommissie komt tot een voorstel tot behandeling van het onderwerp, waarna de griffier de raad hierover informeert. De raad heeft daarmee de mogelijkheid op de agendavoorstellen te reageren. De agendacommissie bepaald vervolgens de wijze van behandeling, waarna tot uitvoering kan worden overgegaan. Initiërende en integrale raad De raad kan bij de start van een vraagstuk meer kaderstellend worden door bijvoorbeeld te vragen om een korte (project) opdracht. Deze kan op initiatief van het college worden gevraagd, maar ook op initiatief van de raad of een fractie. Dit vergt echter van alle betrokkenen een andere wijze van handelen. Immers de raad moet dan na de kaderstellende opdracht het college ook de ruimte geven om met het veld de opdracht uit te werken. Dat betekent dat de raad in de prille fase het veld kan vragen bij het formuleren van de opdracht, maar bij de uitkomst van de opdracht bij de beoordeling daarvan gebruik maakt van de interactieve (wettelijke) communicatie (en vastlegging) van het college en het werkveld. Zeker voor de projecten en grote dossiers ligt het voor de hand met een vaste werkwijze te gaan werken. In ieder geval zou het verstandig zijn om met elkaar een eenduidige manier van werken af te spreken. De rekenkamercommissie deed in haar eerste rapport ook aanbevelingen in deze richting. WGR Er bestaat onduidelijkheid over de rol van de raad in verschillende besturen van regelingen (WGR) in het kader van dualisme. Onduidelijk is welke bevoegdheden raadsleden hierin hebben en of het om algemeen of dagelijks bestuur gaat. Aan de commissie bestuurlijke vernieuwing is gevraagd naar bovenstaande vragen te kijken. In een overzicht worden de Gemeenschappelijke Regelingen weergegeven, alsmede de bijbehorende bevoegdheden van de raadsleden hierin. Onderwerpbehandeling Voor de wijze van behandeling van de onderwerpen zal de agendacommissie haar zienswijze aangeven. Daarbij zal zij gebruikmaken van de volgende mogelijkheden, afgestemd op het karakter van het onderwerp en het verwachtingspatroon van de bespreking ervan. Alvorens de raad in haar vergadering tot besluit zal komen zijn er de volgende voorbehandelingen mogelijk: - een rondetafelgesprek, voor onderwerpen die een publieke betekenis hebben; - een infoavond, voor onderwerpen die een informerend karakter hebben; - een hoorzitting, voor onderwerpen die informatie van derden opvragen; - een overlegavond, voor onderwerpen die een overlegbespreking vragen. Tevens zal een ruimere gelegenheid om onderwerpen, voorafgaand aan de besluitvorming, als raad te kunnen bespreken gecreëerd worden in een voorbereidende vergadering/commissievergadering. Ten behoeve van een vereenvoudigde communicatie wordt voorgesteld de voorbereidende raadsvergadering te benoemen als commissievergadering. Waarna, indien gewenst, de raad in haar raadsvergadering tot meningsvorming en besluit overgaat, waarmee het traject van onderwerpbehandeling is afgesloten en het college de uitvoering ter hand neemt. In de voorbereidende vergadering of commissievergadering ligt de nadruk op informerend en opiniërend. 8
Rolverdeling De griffier functioneert hierbij initiërend, stimulerend en uitvoerend naar de raad, het college en de ambtelijke dienst. Het is gewenst dat de agendacommissie over een hoger competentieniveau kan beschikken. Waarbij tevens de samenstelling en naamgeving op een nieuwe wijze wordt vastgesteld. Naast de burgemeester en de griffier zullen 3 raadsleden deze commissie vormen, die tevens een andere aanduiding krijgt: presidium. Het presidium treedt daarmee in de plaats van de agendacommissie. De leden in het presidium worden door de raad gekozen op basis van kwaliteit en beschikbaarheid. De leden van het presidium fungeren als voorzitter van bijkomende vergaderingen en bijeenkomsten en vervangen elkaar bij afwezigheid. Daarnaast treden zij op als plaatsvervangend voorzitter van de commissie. De voorzitter van de raad is tevens voorzitter van de commissie. De voorzitter van de raad kan als plaatsvervangend voorzitter optreden bij bijkomende vergaderingen en bijeenkomsten. Het langst zittende raadslid (nestor) treedt op als plaatsvervangend voorzitter van de raad. De voorzitters zullen middels vergadertechnische ondersteuning voor hun taak worden toegerust. Waarbij onderscheid zal worden gemaakt in de wijze van leiding geven mbt. de verschillen in opzet van voornoemde bijeenkomsten. Raadsleden zullen door de griffier gevraagd worden kenbaar te maken wie uitgenodigd kunnen worden. Bij de uitnodiging zal naast de reden ook de vermeld worden wat van de genodigde verwacht wordt en welke rol de inbreng in het bespreektraject zal hebben. Nieuwe media Het ligt voor de hand de komst van de nieuwe website en het nieuwe gemeentehuis aan te grijpen om nu ook een slag te maken voor wat betreft de toepassing van nieuwe media. Te denken valt aan het digitaal verslagleggen (zie hierna), live uitzendingen via de website en de radio (met camera`s in de raadszaal), maar ook door bijvoorbeeld via de website chat mogelijkheden te gebruiken voor inspraak. Burgerparticipatie Gast van de raad Als mogelijkheid om burgers meer intensief te betrekken bij de lokale politiek en te informeren over het raadswerk, kan het project Gast van de raad op experimentele basis ingezet worden. Bij iedere raadsvergadering worden een aantal burgers uitgenodigd. De gasten worden ontvangen door een wisselende delegatie raadsleden, die verder als gastheer optreedt. Een criterium om gast van de raad te zijn, is, dat men komende raadsverkiezingen kiesgerechtigd is. Na 4 raadsvergaderingen wordt dit project geëvalueerd. Vergadertraject De huidige wijze van behandeling van onderwerpen levert een langdradig traject op, de besluitvaardigheid is daarmee niet gediend. Waar communicatie en bestuurlijk handelen niet op een efficiënte wijze worden uitgevoerd ontstaat verveling en afnemende betrokkenheid. Voorwaarde voor elke aanpassing is echter zorgvuldigheid en helderheid in alle overleg en besluitvorming. Dat in het oog houdend zijn er wel verbeterpunten aan te voeren: - Het college voorziet de raad ook tussentijds van informatie, middels berichtgeving via de griffier (bijv. memo s); - Korte (technische) vragen van raadsleden worden middels email via de griffier door de wethouders beantwoord, ook weer via de griffier; - Mondelinge vragen tijdens de raad worden van te voren aangekondigd (minimaal voor 36 uur voor de vergadering); - Burgemeester, griffier en gemeentesecretaris houden sturing op het communicatieproces tussen raad, college en ambtelijke dienst; - Alleen van de raadsvergadering worden verslagen gemaakt. Raadsverslagen worden ter beoordeling alleen digitaal aangeboden, met vermelding van de uiterste datum van reageren; - Raadsstukken worden digitaal aangeboden ter informatie. Raadstukken die zijn geagendeerd, worden tevens per post aangeboden; - Ingekomen post wordt weer geagendeerd voor de raad en voorzien van een afhandelvoorstel; 9
- De meer informele uitwisseling van informatie door middel van de zogenaamde memo s wordt gedaan via de griffie, daar geregistreerd en afgedaan bij de ingekomen post tijdens een raadsvergadering; - Voor raadsleden en collegeleden, die namens de gemeente Haren zitting hebben in besturen of organen in het kader van gemeenschappelijke regelingen, zullen de competentie van handelen, gebondenheid aan besluiten en wijze van rapporteren nader worden gedefinieerd. In het kader van de langetermijnplanning van de gespreksonderwerpen en ontwikkelingen zal vastgesteld moeten worden op welk moment en op welke wijze een bespreking het meest gewenst zal zijn. Een rondetafelgesprek is het geëigende communicatiemiddel om in een vroege fase van het traject gepland te worden. Daarbij wordt voldaan aan zowel de doelstelling dat de raadsleden zich vroegtijdig kunnen informeren als wel dat betrokkenen uit de samenleving hun zienswijze in kunnen brengen waarmee de proces ontwikkeling mee beïnvloed kan worden en de betrokkenen zich gehoord kunnen voelen. De hoorzitting, de infoavond en de overlegavond kunnen op het gewenste moment in het traject belegd worden. Behandeling Bouwstenenbrief Om de raad meer invloed uit te kunnen laten oefenen op het begrotingsproces en de beleidskaders op hoofdlijnen vast te kunnen stellen, is het wenselijk om de huidige procedure van de behandeling van de bouwstenenbrief aan te passen. De verzamelde voorstellen worden tezamen gepresenteerd, waarbij inwoners en belanghebbenden uit de gemeente in de gelegenheid worden gesteld om wensen en ideeën kenbaar te maken. Op deze wijze kan een zorgvuldige afweging worden gemaakt tussen de verschillende mogelijkheden om het bestaande beleid bij te stellen en eventueel nieuw beleid vast te stellen. Spreektijdregeling In het huidige vergaderingmodel wordt geen spreektijdregeling toegepast. Om structuur aan te brengen in de duur van de vergaderingen is het wenselijk om een spreektijdregeling in te voeren. Spreektijd geldt voor raadsleden, het college en insprekers. Reglement van Orde Het huidige Reglement van Orde dient vastgesteld te worden, na vaststelling van de verbetervoorstellen. Daarnaast worden de hieruit voortvloeiende protocollen herzien. Evaluatie Na invoering van het nieuwe vergadermodel zal het model na 6 maanden en na een jaar geëvalueerd worden. De commissie bestuurlijke vernieuwing zal het nieuwe model het eerste jaar blijven monitoren. Voorstel nieuw vergadermodel De commissie bestuurlijke vernieuwing stelt voor onderstaand model verder uit te werken en uiteindelijk te komen tot implementatie hiervan. De raadsvergadering zal in dit model als sluitstuk voor de raad op een avond, maar ook op twee avonden gehouden kunnen worden, waarbij de agenda afzonderlijk is aangepast. Hierbij ontstaat een cyclus, waarbij alle "op publiek gerichte" openbare vergaderingen op maandag gehouden worden. Te weten achtereenvolgens een maandag voor bijvoorbeeld de RTG s, hoorzittingen of de infoavond, naargelang de noodzakelijkheid dit vereist. Dan een fractieberaad, dan een maandag voor een commissie, een fractieberaad en tenslotte de raad op de laatste maandag van de maand. Collegebesluiten, agendabepaling en verzending van stukken sluiten hier voorafgaand of vervolgend op aan. Om de doorlooptijd van het besluitvormingsproces te verkorten zou laatste beslismogelijkheid voor het College twee weken voor de commissievergadering kunnen liggen met op diezelfde dag de vergadering van het presidium. Het fractieberaad zou dan op de dinsdag of woensdag van de 10
daaropvolgende week gehouden kunnen worden. In verband met het verzenden van de stukken tegen het weekeinde zou vergaderen op de maandag een erg korte voorbereidingstijd betekenen. Een commissievergadering zou ook een podium kunnen zijn voor een wat meer informele informatie uitwisseling tussen raad en college, alsmede met de burger, zoals beschreven is onder Gast van de raad. Model 1(september) Dag / Week 36 37 38 39 40 Maandag 1 Tri 8Bijkomende vergadering 15Commissie 1 22 Fractie 29 Raad Dinsdag 2 B&W / presidium 9 Fractie 16 D-A verznd 23 30 Woensdag 3 10 17 24 Donderdag 4 O-A verznd 11 18 25 Vrijdag 5 12 19 26 Zaterdag 6 13 20 27 Zondag 7 14 21 28 Model 1 (oktober) Dag / Week 40 41 42 43 44 Maandag Tri 6 Bijkomende vergadering 13 Commissie 20 Herfstvak 27 Raad Dinsdag B&W / presidium 7 Fractie 14 D-A verznd 21,, 28 Woensdag 1 8 15 Fractie (?) 22,, 29 Donderdag 2 O-A verznd 9 16 23,, 30 Vrijdag 3 10 17 24,, 31 Zaterdag 4 11 18 25,, Zondag 5 12 19 26,, B&W = laatste B&W waarin besluiten genomen kunnen worden t.b.v. raad O-A verznd = Ontwerp agenda wordt verzonden (= Agenda voor de commissie ) Fractie = Fractie vergadering D-A verznd = Definitieve agenda verzenden Raad = Gemeenteraad Tri = Driehoeksoverleg i.v.m. LTA Bijkomende vergadering = RTG, hoorzitting, informatieavond of overlegavond 1 De commissie stelt de agenda vast voor de raadsvergadering 11
Alternatief vergadermodel De vergadercyclus wordt nog meer naar een 2 wekelijks model ontwikkeld, waarbij tevens andere vergaderavonden worden geïntroduceerd. In de eerste week van deze cyclus op maandag fractievergadering en vervolgens op de woensdag of donderdag raadsvergadering (1 uur) daarna commissievergadering (maximaal 2 uur), de daaropvolgende week de maandag vrij en op de vaste woensdag en of donderdag bijvoorbeeld een RTG, hoorzitting of werkbezoek. In de derde week is weer op maandag fractievergadering en op woensdag of donderdag raadsvergadering met aansluitend de commissievergadering (in deze week wordt in principe besloten over de commissiestukken uit week 1). In de vierde week is tenslotte de maandag weer vrij en kunnen op de woensdag of donderdag andere activiteiten plaatsvinden. Dit model vergt een actieve raad en griffie en een sturend presidium die twee keer per maand vergaderd om de diverse agenda`s vast te stellen. Bij de commissievergaderingen hoeven dus ook niet alle raadsleden en/of wethouders aanwezig te zijn en kunnen ambtenaren aanschuiven voor ondersteuning van het college. Alternatief model Dag / Week 36 37 38 39 40 Maandag Tri 8 Fractie 15 Tri 22 Fractie 29 Tri Dinsdag 2 B&W / presidium 9 16 B&W / presidium (2) 23 30 B&W / presidium(3) Woensdag 3 A verznd 10 17 A verznd 24 Donderdag 4 Bijkomende 11 Cie-Raad 18 Bijkomende 25 Cie-Raad vergadering vergadering Vrijdag 5 12 19 26 Zaterdag 6 13 20 27 Zondag 7 14 21 28 Alternatief model (oktober) Dag / Week 40 41 42 43 44 Maandag 6 Fractie 13 Tri 20 Herfstvak 27 Fractie Dinsdag 7 14 B&W 21,, 28 /presidium (4) Woensdag 1 A verznd 8 15 A verznd 22,, 29 Donderdag 2 Bijkomende 9 Cie-Raad 16 Bijkomende 23,, 30 Cie-Raad vergadering vergadering Vrijdag 3 10 17 24,, 31 Zaterdag 4 11 18 25,, Zondag 5 12 19 26,, B&W A verznd Bijkomende vergadering Fractie Cie-Raad Tri = laatste B&W waarin besluiten genomen kunnen worden t.b.v. raad = Agenda wordt verzonden (= Agenda voorbereidende raad) = voorbereidende werkvorm raad (b.v. een RTG) = Fractie vergadering = Gemeenteraad en aansluitend commissievergadering = Driehoeksoverleg i.vm. LTA 12
Ter toelichting en vergelijking het huidige model: September Dag / Week 36 37 38 39 40 Maandag 1 Fractie 8 15 22 Fractie 29 Raad Dinsdag 2 B&W (voor 9 A-cie voor 16 agenda RTG 23 30 okt.) / RTG okt. okt. verznd. Woensdag 3 10 17 24 Donderdag 4 11 18 25 Vrijdag 5 12 19 26 Zaterdag 6 13 20 27 Zondag 7 14 21 28 Oktober Dag / Week 40 41 42 43 44 Maandag 6 Fractie 13 Fractie 20 Herfstvak 27 Raad Dinsdag 7 B&W (voor 14 A-cie voor 21,, / agenda 28 nov.) / RTG nov. RTG verznd. Woensdag 1 8 15 22,, 29 Donderdag 2 9 16 agenda raad 23,, 30 okt. verznd. Vrijdag 3 10 17 24,, 31 Zaterdag 4 11 18 25,, Zondag 5 12 19 26,, B&W RTG Fractie Raad A-cie = laatste B&W waarin besluiten genomen kunnen worden t.b.v. raad = voorbereidende werkvorm raad (b.v. een RTG) = Fractie vergadering = Gemeenteraad = Agendacommissie 13