Vlaanderen Radicaal Digitaal Samen het interbestuurlijk gegevensverkeer verbeteren Trefdag 9 juni 2016 www.vlaanderen.be\informatievlaanderen
Kader
Vlaanderen Radicaal Digitaal > De I-monitor kadert in een groter geheel van twee projecten binnen het programma Vlaanderen Radicaal Digitaal. Vlavirgem van V-ICT-OR Start-to-Share van VVSG Samenwerkingsovereenkomst samen het interbestuurlijk gegevensverkeer verbeteren Subsidiebesluiten Uw bestuur radicaal digitaal I-monitor 2016 4
Samenwerkingsovereenkomst Samen het interbestuurlijk gegevensverkeer verbeteren 1. Versterken van informatie- en ICT-capaciteit 2. Realisatie van interbestuurlijke ketenintegratie 3. Lokale besturen als volwaardige partner betrekken (co-creatie)
Co-creatie VO Componenten (ervaringen en best practices ) Strategische bouwstenen (VO, FOD) Software Softwarecatalogus + convenant Evidente minimum MAGDA platform OSLO standaard (Informatie Vlaanderen / HFB) Informatie Vlaanderen Standaardiseren Informatie Vlaanderen Dissemineren Maturiteitsmeting (Informatieveiligheidstool & I-Monitor) Expertenfora Dynamische, permanente meting LivingLab (bedrijvenconsortium) Proeftuinen (besturen) V-ICT-OR Innoveren Regionale kenniskringen + relatiebeheer VO, VERA, PIVA, provincie Limburg) 309 e Adopteren V-ICT-OR VVSG 308 Inzicht of bouwstenen al dan niet gebruikt worden Evidente minimum Implementatatiestaat 25-30 besturen Maturiteitsbegeleiding
Doelstellingen I-Monitor De I-monitor zal de nulmeting leveren in het kader van de ICTen informatiematuriteit van de Vlaamse lokale besturen. Omgevingsindicator Om de diversiteit inzichtelijk te maken worden types van digitale maturiteit bepaald en berekend per lokaal bestuur. Evolutie meten in digitale maturiteit De vragenlijst werd bezorgd aan zowel de gemeenten als de OCMW s. Strategische bevraging over informatiebeheer, beleid, processen, capaciteit, partners en e-dienstverlening I-monitor 2016 7
Resultaten
Informatiebeheer: meer dan de helft van de gemeenten beschikt (nog) niet over een veiligheidsconsulent Informatieveiligheid in de lokale besturen in Vlaanderen, januari 2016 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% audit informatieveiligheid informatieveiligheidsplan informatieveiligheidsconsulent Gemeente en OCMW 44% 48% 49% Gemeente 31% 29% 46% OCMW 65% 89% 100% > Alle respondenten: 61% heeft een informatieveiligheidsconsulent 52% heeft een informatieveiligheidsplan In 45% van de lokale besturen gebeurt er jaarlijks een audit van de informatieveiligheid I-monitor 2016 9
Informatiebeheer I-monitor 2016 10
Informatiebeheer: versnipperd gebruik van authentieke gegevensbronnen 60% Gebruik van (authentieke) gegevensbronnen bij de lokale besturen in Vlaanderen, januari 2016 50% 40% 30% 20% 10% 0% één dienst enkele diensten hele organisatie (waar nodig) niet weet niet niet van toepassing I-monitor 2016 11
A a n b e v e l i n g e n Zet in uw bestuur actief in op informatieveiligheidsbeleid door de aanstelling van een gecertifieerd informatieveiligheidsconsulent, de opmaak van een informatieveiligheidsplan en de oprichting van een informatieveiligheidscel opdat informatieveiligheid binnen de hele organisatie gedragen wordt. Maak gebruik van authentieke gegevensbronnen en gebruik deze doorheen de hele organisatie (bijv.: CRAB, GRB, KSZ, ). Hierdoor wordt vermeden dat er binnen hetzelfde bestuur met dubbele databestanden gewerkt wordt. Authentieke gegevensbronnen garanderen daarenboven een goede kwaliteit. Maak binnen uw bestuur werk van een inzichtelijke informatie-architectuur door bijvoorbeeld een inventaris van de gebruikte databronnen op te stellen en zo inzicht te verwerven in de verschillende bronnen die binnen de organisatie geraadpleegd en uitgewisseld worden. Communiceer de inventaris van de gebruikte databronnen organisatiebreed. Streef er binnen uw bestuur naar om data op een kwaliteitsvolle manier bij te houden (actueel, volledig en nauwkeurig) met het oog op consistente bijhouding, raadpleging en uitwisseling. 12
Gemiddelde score digitale maturiteit Beleid: regelmatig IT-overleg leidt tot hogere score op vlak van digitale maturiteit Informatietechnologie en informatiebeleid komen ruim voldoende aan bod in het managementteam van mijn bestuur. 5% 41% ja 54% neen weet niet 60 50 Lokale besturen waar IT regelmatig besproken wordt op het managementteam, scoren significicant beter op het vlak van digitale maturiteit. Komt Informatietechnologie en informatiebeleid ruim voldoende aan bod in het managementteam van uw bestuur? 40 30 20 10 0 ja neen I-monitor 2016 13
Beleid: meer dan de helft van de besturen doet zelden of nooit een digitale impactanalyse Bij belangrijke beslissingen gebeurt er een digitale impactanalyse in mijn bestuur. 1% 16% 4% 10% 26% 43% altijd meestal soms zelden nooit weet niet I-monitor 2016 14
Beleid: strategische IT-onderwerpen worden vooral ad hoc behandeld 70% Hoe vaak is er binnen het bestuur overleg over strategische IT-onderwerpen? 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Met het college of bevoegde schepen of vast bureau Op het managementteam Op het diensthoofdenoverleg Met gebruikers/gebruikersgroepen wekelijks maandelijks ad hoc jaarlijks niet weet niet niet van toepassing I-monitor 2016 15
Beleid: digitalisering komt onvoldoende aan bod in de meerjarenplannen In het meerjarenplan van mijn bestuur wordt digitalisering substantieel genoemd als middel om doelstellingen te bereiken. 6% 2% 10% 11% ja, uitgebreid ja, voldoende er wordt melding gemaakt 30% 41% nee, erg weinig nee, niet weet niet I-monitor 2016 16
Gemiddelde score digitale maturiteit Beleid: een geformaliseerde IT-plan helpt! Is er in uw bestuur een geformaliseerd IT-beleidsplan? 7% 24% ja neen weet niet 69% 60 Is er in uw bestuur een geformaliseerd IT-beleidsplan? 50 40 30 20 10 0 ja neen I-monitor 2016 17
A a n b e v e l i n g e n Maak uw strategisch IT-beleidsplan op basis van uw meerjarenplan. Lokale besturen met een ITbeleidsplan halen immers een betere score op het vlak van digitale maturiteit. Maak op basis van uw strategisch IT-beleidsplan een operationeel plan. Agendeer IT systematisch op het managementteam en college van burgemeester en schepenen. Cijfers tonen aan dat lokale besturen met een regelmatig ICT-overleg beter scoren op het vlak van digitale maturiteit. Zorg ervoor dat IT geen geïsoleerd thema is binnen één dienst, beschouw IT als een dienstenbreed thema om een efficiëntere organisatieontwikkeling na te streven. Zorg ervoor dat vertegenwoordigers van de IT-dienst actief betrokken worden in overlegstructuren met het oog op een hogere digitale maturiteit binnen uw bestuur. De ICT-dienst moet er voor zorgen dat het beleid voldoende, relevante en actuele informatie krijgt over de ICT en dienstverlening. Het is immers op deze beleidsinformatie dat een ICT-beleid gebaseerd dient te worden en beleidskeuze gemotiveerd worden. Om een betere dienstverlening en een efficiëntere werking te garanderen is snelle en volledige managementinformatie nodig. 18
I-monitor 2016 19
I-monitor 2016 20
Capaciteit: IT ers worden als duizendpoten ingezet Gemiddeld takenpakket van een ICT-verantwoordelijke geven van opleiding en vorming 4% 5% eigen opleiding en vorming bestekken en aankopen 24% 7% 8% ict-beleid en strategie andere taken 13% 8% ontwikkelen en implementeren van software administratief beheer 9% server- en netwerkbeheer en -onderhoud 13% 9% technisch beheer van ICT-gebruikersmiddelen (pc's e.d.) helpdesk (algemeen) I-monitor 2016 21
A a n b e v e l i n g e n Bewaak dat de ICT-verantwoordelijke niet verdrinkt in helpdesk gerelateerde vragen, maar dat deze voldoende tijd aan ICT-beleid en strategie kan besteden. Laat ITmedewerkers als strategische spilfiguren functioneren binnen uw organisatie. Geef ICT-werknemers de kans om voldoende opleiding te volgen zodat ze op een deskundige manier gebruik kunnen maken van de software die ze nodig hebben voor het uitvoeren van hun specifieke taak. Zorg er voor dat het management bewustwording krijgt van de mogelijkheden van e-government en digitalisering. Vermijd dat er te veel competenties extern zitten. Bewaak de interne expertise binnen uw organisatie. 22
Procesmanagement wordt nog onvoldoende ingezet als hulpmiddel voor efficiëntere dienstverlening 60% Procesmanagement bij de lokale besturen in Vlaanderen, januari 2016 50% 40% 30% 20% 10% 0% In mijn bestuur wordt bij elk veranderings- of optimalisatieproject het proces herbekeken in functie van mogelijke digitale dienstverlening. De processen in mijn bestuur zijn volledig in kaart gebracht. Het in kaart brengen van mijn processen heeft mijn bestuur geholpen bij het vereenvoudigen van producten en diensten. Het in kaart brengen van mijn processen heeft mijn bestuur geholpen bij het digitaliseren van producten en diensten. Het in kaart brengen van mijn processen heeft mijn bestuur geholpen om de dienstverlening significant te verbeteren volledig akkoord gedeeltelijk akkoord geen van beide eerder niet akkoord niet akkoord weet niet I-monitor 2016 23
A a n b e v e l i n g e n Breng de processen binnen uw lokaal bestuur (gefaseerd) in kaart. Bepaal een beperkt aantal processen waar u vanuit uw lokaal bestuur op wil focussen op basis van bijvoorbeeld de wens om een proces te digitaliseren, de frequentie dat een proces voorkomt, Op die manier vermijdt u procesmoeheid binnen uw organisatie. Stel procesvereenvoudiging als primaire doelstelling voorop. Analyseer elke processtap en vereenvoudig en/of schrap waar nodig. Maak vanuit het vereenvoudigde proces de afweging of digitalisering al dan niet tot een bijkomende efficiëntiewinst kan leiden binnen de organisatie. Zorg voor een draagvlak. Betrek medewerkers bij het hertekenen en evalueren van processen. Indien er geen draagvlak is, zal het nieuw hertekende proces niet toegepast worden. Betrek de ICT-dienst van bij het begin bij de procesanalyse. Zo kunnen voorstellen tot verbeteringen meteen getoetst worden aan de haalbaarheid om de processen meer te automatiseren. Zorg voor een stevig commitment van het MAT en de secretaris. De steun van de secretaris, of bij uitbreiding het management, is van belang om het hertekenen van processen te laten slagen. 24
60% van de besturen heeft geen inzicht in het gebruik van e-dienstverlening Mijn bestuur heeft inzicht in de mate van het gebruik van de elektronische dienstverlening? (e-loketten)(cijfers, statistieken, kengetallen,...) 20% 40% ja neen weet niet 40% I-monitor 2016 25
E-dienstverlening: klantenbevragingen gebeuren vooral ad hoc Doet uw bestuur doet klantenbevragingen om de tevredenheid over de dienstverlening én de e- dienstverlening te meten? 8% 28% ja nee weet niet 64% Wat is de frequentie van de klantenbevragingen om de tevredenheid over de (e-)dienstverlening te meten? 60 50 40 30 20 10 0 1 x per legislatuur jaarlijks op ad hoc basis op permanente basis tweejaarlijks weet niet I-monitor 2016 26
Aan vraag bewijs van woonst een voorbeeld van e-dienstverlening in besturen Op welke wijze is de dienst 'bewijs van woonst aanvragen' voor de burger beschikbaar, Vlaamse gemeenten, januari 2016 geen informatie online beschikbaar 7% 2% 5% 21% info online beschikbaar maar geen digitale transactie mogelijk 26% papieren versie online beschikbaar (bv. een PDF downloaden/opvragen en zelf printen en manueel invullen) er is een online aanvraag (e-formulier), maar geen koppeling back office 5% online aanvraag mét koppeling back office end to end digitalisering; alles wordt volledig automatisch afgehandeld 34% niet van toepassing I-monitor 2016 27
Op welke manier zijn de volgende producten en diensten voor de burger beschikbaar (indien van toepassing)? Vlaamse gemeenten en OCMW's, januari 2016 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% end to end digitalisering; alles wordt volledig automatisch afgehandeld online aanvraag mét koppeling back office er is een online aanvraag (e-formulier), maar geen koppeling back office papieren versie online beschikbaar (bijv.: een PDF downloaden/opvragen, printen en manueel invullen) info online beschikbaar maar geen digitale transactie mogelijk geen informatie online beschikbaar I-monitor 2016 28
A a n b e v e l i n g e n Bekijk processen in hun geheel: vanaf de aanvraag tot de aflevering van een product / dienst met het oog op een end-to-end digitale afhandeling. Meet het gebruik van e-dienstverlening in verhouding met de gebruikelijke dienstverlening. Analyseer de succesverhalen en beslis op basis daarvan om al dan niet andere elektronische dienstverlening te organiseren. Zorg steeds voor een business case waarbij de behoeften / verwachtingen van de klant gekend zijn. 29
Digitale maturiteit van de lokale besturen I-monitor 2016 30
Digitale maturiteit van de lokale besturen I-monitor 2016 31
Typologie volgens de VRIND-classificatie 100% Typologie volgens de VRIND-classificatie, Vlaamse gemeenten, januari 2016 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% type 5 type 4 type 3 type 2 type 1 I-monitor 2016 32
Gemiddelde score digitale maturiteit Grote besturen (> 35.000 inwoners) scoren betere op vlak van digitale maturiteit Verband tussen de digitale maturiteit en de grootte van een lokaal bestuur 70 60 50 40 30 20 10 0 0-5000 5000-10000 10000-15000 15000-20000 20000-35000 35000-50000 50000-100000 >500000 aantal inwoners I-monitor 2016 33
Voorbeeldfiche I-monitor 2016 34
Voorbeeldfiche I-monitor 2016 35
I-Monitor als dynamisch instrument
www.v-ict-or.be/vlavirgem
www.v-ict-or.be/vlavirgem
Communicatie en ondersteuning
Communicatie > 1 e publicatie resultaten I-Monitor beschikbaar > Communicatie over ondersteuningsaanbod: voor de zomer I-monitor 2016 49
Ondersteuningsaanbod > Ondersteuningsaanbod vanuit VVSG in samenwerking met het consortium aanbod aan die besturen waar nog het meeste ruimte tot verbetering is begeleidingstraject van 20 dagen I-monitor 2016 50
Herman Callens Stafmedewerker ICT & e-government Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten vzw Paviljoenstraat 9, 1030 Brussel T +322 211 55 29 Joris Gaens Beleidsondersteuner Afdeling Informatiebeleid INFORMATIE VLAANDEREN M 0492 34 00 82 joris.gaens@kb.vlaanderen.be Boudewijnlaan 30, 1000 Brussel Koningin Maria Hendrikaplein 70, 9000 Gent Jolien Dewaele Projectmedewerker informatiemanagement Vlaamse ICT Organisatie (V-ICT-OR) E: jolien.dewaele@v-ict-or.be M: 0472/602.902 51