Intranet Langemark- Poelkapelle. Patrick Ligneel & Sabine De Wandel

Transcriptie

1 Intranet Langemark- Poelkapelle Patrick Ligneel & Sabine De Wandel

2 Rode draad De aanzet Het spinnen van het intranet Het getouw Tips met een knoop

3 De aanzet Een nieuwe website voor Langemark- Poelkapelle Nood aan een notulensysteem postregistratie Nood aan toegankelijke en actuele informatie binnen het bestuur Papierberg verminderen Veilige informatie

4 Het spinnen van het web Organisatorisch Inhoudelijk Het ICT-kluwen

5 Het spinnen van het web Organisatorisch Aanpassen huishoudelijk reglement gemeenteraad Verkennende gesprekken met de softwareleverancier Insteek vanuit de organisatie (werkgroep) Waartoe het intranet gebruiken? Wat is prioritair? Hoe zien we dit? Uitwerken schematisch behoeftenplan Door de functiehouders Isw met ICT

6 Het spinnen van het web Organisatorisch Voortdurende communicatie met softwareleverancier 1 centraal punt bij bestuur (ICT) en softwareleverancier Testfase met het college (4 maanden) Opleiding Personeel Mandatarissen Gemeenteraad

7 Het spinnen van het web ICT Software op maat voor Langemark- Poelkapelle Website : voor iedereen Extranet : voor gemeenteraad Intranet : voor personeel gemeente en mandatarissen OCMW : voor personeel en raadsleden OCMW

8 Het spinnen van het web ICT Het dynamisch intranet Interactieve documenten Werkmiddel. Het statisch intranet Informatie Formulieren

9 Het spinnen van het web ICT Gebruik van Content Management System Voor website en intranet Iedereen (met rechten) kan schrijven Dedicated Hosting Geen belasting van eigen server(s) Geen investering Minimum aan risico op verlies van data Steeds laatste versie van software Altijd goede performantie

10 Het spinnen van het WEB Beveiliging ICT De gebruikers indelen in groepen College Management Diensten Toekennen van rechten Raadplegen Schrijven Beheren

11 Het spinnen van het web ICT Beveiliging documenten Toekennen van rechten Per gebruiker of groep gebruikers Keuze voor openheid Beveiligde documenten

12 Doc 1 Het spinnen van het web ICT Gebruikers Doc 1 Doc 1 Doc 1 LEZEN?? WIJZIGEN?? Doc 1 Doc 1 WISSEN?? Doc 1

13 Het spinnen van het web ICT :Voorbeeld Gebruikers Doc 1 Doc 1 Doc 1 Doc 1 Lezen en schrijven ENKEL LEZEN Groep 1 Doc 1 Doc 1 Lezen en schrijven Groep 2 Doc 1

14 Lezen Het spinnen van het web Groepen van documenten Postvak in ICT : Voorbeeld Lezen en schrijven POST Gebruikers Lezen Postvak uit Lezen en schrijven Secretariaat Lezen en schrijven Klachtenbehandeling Techn. dienst verzekeringen

15 Het getouw het resultaat Insteek Langemark-Poelkapelle Postregistratie Notulensysteem = Dynamisch gedeelte Informatie Formulieren = Statisch gedeelte

16 Het getouw Dynamisch intranet : Postvak In/Uit Postvak in Postvak uit Notulensysteem College Notulensysteem Gemeenteraad Postregistratie Digitaal archief

17 Het getouw Dynamisch intranet : Postvak In/Uit

18 Het getouw Dynamisch intranet : Postvak In/Uit

19 Het getouw Dynamisch intranet : Postvak In/Uit Werking college Opmaak van de agenda en de notulen Secretariaat en technische dienst Opmaak gebeurt rechtstreeks in het intranet Opmaak gebeurt dagelijks (postregistratie) Andere diensten : digitaal aanleveren Nota s Bijlagen (pdf)

20

21

22 Het getouw Dynamisch intranet : Postvak In/Uit Vrijdagmiddag: Weekend: Maandag: Zitting : Rapport agenda college Dinsdagmorgen: Dinsdagmiddag: Rapport opvolgingsdocument agenda online doornemen agenda door het college (opmerkingen) aanduiden te bespreken agendapunten digitaal en op rapport beslissingen en intructies overleg diensten

23

24

25

26 Het getouw Dynamisch intranet : Postvak In/Uit Werking gemeenteraad Opmaak agenda, toelichting, beslissingen Gecentraliseerd binnen secretariaat Alles digitaal (ook bijvoorbeeld bestekken) 10 dagen voor de gemeenteraad Extrapolatie van intranet naar extranet Extra mail met rapport toelichting (pdf) Online inzage van de gemeenteraad Voorlopig een papieren zitting

27 Het getouw Het dynamisch intranet Registratie evaluatiesysteem/interne Controle

28 Het getouw Het dynamisch intranet Meerjarenplan, budgetnota en rapportage

29 Het getouw Het dynamisch intranet Klachtenregistratiesysteem

30 Bijhouden verzekeringsdossiers

31 Het getouw Het Statisch intranet Visie/Missie Deontologische code Afsprakennota Meerjarenplan.

32 Per dienst Het getouw Het Statisch intranet Reglementen Formulieren (bv. nota aan het college) Dienstverlening Personeel Foto Functie-omschrijving Evaluatieformulier en formulier functionerings- gesprekken

33 Het getouw Het Statisch intranet Projecten Contactpersonen Planning Opvolging van de werken Financiën

34 Tips Kies voor een herkenbaar intranet op maat Baseer de structuur op je bestuur (organogram, website,..) Stem website en intranet op elkaar af voor de gebruikers Het intranet is een werkinstrument Voor de administratie dagdagelijks! Voor de mandatarissen Voor de raadsleden

35 Tips Niet iedereen is een WEB-ster Zoek creatieve bondgenoten binnen elke geleding van het bestuur Kopies geven is uit den boze Geef uitleg, opleiding, ondersteuning.. Betrek iedereen van bij de start! Praten helpt Doe niet alles digitaal blijf met elkaar praten Geef ook instructies in een overleg het rapport is een hulpmiddel

36 Tips Kies resoluut voor een open organisatie Maak duidelijke afspraken : Wie kan wat zien, wie doet wat? Wat is beveiligd, wat niet? Overweeg goed voor- en nadelen van openheid en censuur Werk rond deontologie en blijf erover communiceren Investeer in een dynamische en creatieve ICT-dienst

37 Vragen?

38 Yes, we can!