Realisatiefase fase 5 Dit is de tweede doe-fase. Tijdens de realisatiefase voeren jullie de ontwerpen uit om het product te realiseren. Tijdens de voorbereidingsfase hebben jullie alles wat jullie nodig is in huis gehaald. Zodra het product er is, kunnen de gebruikers, voor wie het product bedoeld is, ervan gaan genieten. Jullie hebben al tijdens het maken van de startnotitie en het projectplan over de gebruikers gesproken. Kort samengevat: het is show time! Na afloop, is het tijd om te evalueren: wat ging er goed, wat ging er minder goed? Jullie plan van aanpak is tijdens deze fase weer heel belangrijk. In het rode gedeelte, de planning, staat precies wanneer jullie alles moeten doen. Soms is het handig om een draaiboek te maken als jullie product een activiteit is, zoals een feest of een sportdag. Leerdoelen Jullie kunnen het product realiseren of de activiteit uitvoeren, volgens de afspraken met de opdrachtgever. Jullie kunnen jullie product of activiteit evalueren. Nut en belang Tijdens deze fase moeten jullie het product realiseren of uitvoeren, zoals jullie dat met de opdrachtgever besproken hebben. De opdrachtgever moet tevreden zijn over het resultaat. Om erachter te komen of dat ook daadwerkelijk zo is, gaan jullie met de opdrachtgever bespreken wat hij/zij ervan vond. Het is dus belangrijk om je te houden aan wat er afgesproken is in: De startnotitie (initiatiefase), Het projectplan (definitiefase), De ontwerpen (ontwerpfase), Het plan van aanpak (voorbereidingsfase). Opdrachten en projectdocumenten Het gehele projectteam werkt tijdens de realisatiefase tegelijkertijd aan de opdrachten. De opdrachten zijn niet alleen opdrachten die op papier ingeleverd moeten worden maar bestaan ook uit het uitvoeren van de ontwerpen. Er zijn 4 opdrachten waar jullie aan gaan werken: 1. Opdracht 19: maak een checklist (projectmedewerkers). 2. Opdracht 20: realiseer het ontwerp ( projectmedewerkers). 1
3. Opdracht 21: beheers het ontwerpproces (projectleider). 4. Opdracht 22: evaluatie (projectteam met opdrachtgever en eventueel gebruikers). 2
Stap 1 Hulpmiddelen Plan van aanpak Jullie gaan nu aan de slag om jullie ontwerpen uit te voeren of de activiteit te organiseren en te laten plaatsvinden. Het is belangrijk dat het eindresultaat precies zo wordt als de opdrachtgever verwacht. Jullie hebben al een plan van aanpak gemaakt. Dit is jullie eerste hulpmiddel, het is jullie handleiding. Door het plan van aanpak aan te houden, kunnen jullie gericht en snel aan het werk. Jullie kunnen immers hierin de planning en alle andere informatie terugvinden. Het plan van aanpak helpt ook om ervoor te zorgen dat jullie op tijd klaar zijn. Voor de projectleider is het plan van aanpak een hulpmiddel om het project te begeleiden. Onder het kopje Rol van de projectleider, kunnen jullie meer hierover lezen. Checklist Het is handig om bij te houden wat jullie al gedaan hebben en wat jullie nog moeten doen. Dit kan door een checklist te maken en bij te houden. Het zorgt voor overzicht voor jezelf maar ook voor anderen. Zo kan de projectleider zien hoe ver iedere projectmedewerker is; projectmedewerkers die al klaar zijn, kunnen snel en makkelijk ingezet worden om een collega-projectmedewerker te helpen die nog niet klaar is. Op de checklist kan iedereen zien wat er nog gedaan moet worden. 3
Opdracht 19 projectmedewerkers Maak een checklist om bij te houden wat er al gedaan is en wat nog niet gedaan is. Bepaal hoe jullie checklist eruit moet zien Maak jullie checklist Punt om over na te denken: moet de checklist digitaal of op papier? moet de checklist gedeeld worden met andere projectmedewerkers of niet (werken jullie in een groepje of werk je alleen?) Tip: zoek op internet naar een voorbeeld van een checklist. Opdracht 20 projectmedewerkers Werk volgens jullie eigen plan van aanpak aan het uitvoeren van jullie deel van het ontwerp. 4
Rol van de projectmedewerkers: voorbereiden en samenwerken Bij de rollenverdeling in het projectplan staat duidelijk omschreven wie verantwoordelijk is voor welk deel van de activiteit of het eindproduct. Soms ben je alleen verantwoordelijk voor een deel, soms ben je samen met anderen verantwoordelijk voor een deel van de uitvoering. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat jij voor verschillende delen verantwoordelijk bent, samen met anderen. Dan werk je in een aantal kleine teams samen om een deel van het resultaat te ontwerpen. Als team ga je nu, net als tijdens het ontwerpen, in aparte groepen aan de slag. Zo wordt ieder deel van het resultaat of product voorbereid en gerealiseerd. Als alle teamleden klaar zijn, moet er een eindresultaat zijn, zoals dat omschreven is in het projectplan. Alle delen samen vormen dus het resultaat of product net als de puzzelstukjes die een complete puzzel maken. 5
Opdracht 21 projectleider Als projectleider speel tijdens deze fase dezelfde rol als tijdens de voorbereidingsfase. Houd de voortgang van het project met behulp van een checklist bij. PLAN VAN AANPAK Naam/namen projectmedewerkers: Check met datum Invullen door de projectleider Startvraag Met eisen en wensen van de opdrachtgever Eindresultaat Met eisen en wensen van de opdrachtgever Hier vul je in wat jouw/jullie deel van het ontwerpen is. Activiteiten Dit moet in ieder plan van aanpak hetzelfde zijn omdat dit in de startnotitie en in het projectplan staat maar ook omdat het is wat de opdracht gever wil. Het kan niet meer veranderd worden! Wat ga ja doen? Wat heb je nodig Wie heb je nodig Beheersing Planning Externe adviseurs? Hulp van andere projectmedewerkers? Tijd Geld Overige middelen Informatie verstrekken Wees realistisch 6
Stap 2 Show Time Het product moet nu af zijn. En als het product een activiteit of een feest is, dan is het nu gerealiseerd. De gebruikers kunnen ervan gaan genieten. Jullie rol als projectmedewerker is bijna uitgespeeld. Het kan zijn dat jullie tijdens de realisatie, ook nog meewerken. Voorbeeld 1: jullie helpen in de bediening tijdens de kerstborrel of blijven erbij om te zorgen dat de borrel volgens de planning goed verloopt. Voorbeeld 2: jullie helpen om de brochure af te leveren op het juiste adres en helpen de brochure uit te delen. Draaiboek Een draaiboek is een lijst van wat er allemaal moet gebeuren om een activiteit op de dag zelf goed te laten verlopen. Het draaiboek laat zien wie waar verantwoordelijk voor is en wie het aanspreekpunttijdens een activiteit is. In die lijst staan de volgende punten: tijd (hoe laat op de dag zelf) wie (wie doet het) waar (bijvoorbeeld de keuken, achter de bar, op het sportveld) wat (wat ga je precies doen: drankjes klaar zetten, doelen op juiste plek op het sportveld klaarzetten) opmerkingen (allerlei aanvullingen die belangrijk kunnen zijn) Tijd Wie Waar Wat Opmerkingen 7
Aandachtspunten voor het draaiboek: Zet alles in chronologische volgorde. Het draaiboek begint bij het startmoment van de activiteit en eindigt bij de afsluiting van de activiteit, Maak een lijst met namen en telefoonnummers van ieder die betrokken is bij een activiteit, zodat men elkaar zo nodig kan bellen en/of aanspreken, Indien de medewerkers elkaar niet kennen, organiseer dan een bijeenkomst om ieder aan elkaar voor te stellen. 8
Stap 3 Evalueren Als het product is gerealiseerd, is het tijd om na te gaan of de opdrachtgever tevreden is met het werk dat jullie geleverd hebben. Dit is voor jullie zelf belangrijk om te weten te komen wat jullie een volgende keer anders zouden moeten doen. Maar ook om te weten wat jullie goed hebben gedaan: zodat jullie in de toekomst weer op dezelfde manier kunnen werken. Opdracht 22 het hele projectteam Evalueer jullie product door de volgende vragen met elkaar te beantwoorden. Wat ging goed, wat kan beter! evaluatievraag Start Was het project goed gepland? Zijn jullie binnen de planning gebleven? Waren er voldoende middelen aanwezig? Geld Spullen Uren antwoord Verloop Hoe verliep de samenwerking binnen het projectteam? Wat kunnen jullie de volgende keer beter doen? Hoe verliep de samenwerking met de opdrachtgever? Wat kunnen jullie de volgende keer beter doen? Kon iedereen zijn afspraken nakomen? Waarom wel? Waarom niet? Waren er onverwachte gebeurtenissen? Hoe zijn jullie hiermee omgegaan? Hadden jullie de onverwachte gebeurtenissen kunnen voorkomen? Kunnen jullie de onverwachte gebeurtenissen in de toekomst voorkomen? Resultaat Hebben jullie het gewenste resultaat behaald? Waarom wel? Waarom niet? 9
Is het product/resultaat bruikbaar? Waarom wel? Waarom niet? Hebben jullie de kwaliteit geleverd die jullie wilden leveren? Waarom wel? Waarom niet? 10
Hoe rond je de realisatiefase af? Je bent klaar om de realisatiefase af te ronden: 1. alle onderdelen zijn uitgevoerd of gemaakt, 2. jullie een GO hebben voor het ingevulde evaluatieformulier. De laatste stap De laatste fase is de nazorgfase. Tijdens deze fase zorgen jullie ervoor dat jullie het project afronden. 11