Zakelijke software voor verkoop, dienstverlening en administratie Koppeling 4CIS InfoBase en Exact Instellingen koppeling met Exact Overnemen van stamgegevens debiteuren en crediteuren Overnemen journaalposten 4CIS InfoBase 3.3.3 4CIS, 1999-2003, alle rechten voorbehouden 4CIS Weegschaalstraat 3 5632 CW Eindhoven The Netherlands T: +31 (0)40 2911295 F: +31 (0)40 2911296 Helpdesk: +31(0)40 2911297 info@4cis.nl / www.4cis.nl
Inhoudsopgave 1. Inleiding... 3 2. Instellen koppeling 4CIS InfoBase en E-Account... 3 2.1. Aanpassen instellingen 4CIS InfoBase... 3 2.2. Aanpassen tabellen 4CIS InfoBase... 4 2.2.1. Aanpassen productsoorten / omzetgroepen... 4 2.2.2. Aanpassen BTW tarieven... 4 2.3. Kostenplaatsen... 5 2.4. Producten indelen in productsoorten en kostenplaatsen... 6 2.5. Instellen debiteur- en crediteurnummering... 6 3. Proefexport stamgegevens en journaalregels... 7 3.1. Journaliseren van facturen... 7 3.1.1. Facturen één voor één journaliseren... 9 3.1.2. Een selectie van facturen journaliseren... 9 3.2. Exporteren stamgegevens debiteuren en crediteuren... 10 3.3. Exporteren van journaalregels... 11 4CIS, januari 2003 2
1. Inleiding Dit document behandelt de koppeling tussen 4CIS InfoBase en Exact-Account. Deze koppeling is een integraal onderdeel van de module Factuur van 4CIS InfoBase en vindt plaats middels de export van journaalregels en de stamgegevens van debiteuren en crediteuren. Deze gegevens zijn direct in uw boekhouding in E- Account te importeren (mits u beschikt over de module E-Port Financieel). 2. Instellen koppeling 4CIS InfoBase en E-Account 2.1. Aanpassen instellingen 4CIS InfoBase In het menu Beheer Instellingen in 4CIS InfoBase treft u op het tabblad Financieel Export de instellingen voor de koppeling met E-Account. Definieer hier de volgende instellingen: De versie van Exact waarmee u werkt (Windows of DOS), De wijze waarop jaartallen in Exact worden weergegeven (2000 of 00), Het formaat van de exportbestanden (csv of smart finance), Het nummer van de grootboekrekening debiteuren in Exact. Tevens kunt u hier de defaultnaam en defaultlocatie opgeven van de exportbestanden (journaalregels, stamgegevens debiteuren en stamgegevens crediteuren). Deze defaultnamen en locaties van deze bestanden treft u in de handleiding van de module E-Port Financieel. Figuur 1: 4CIS Instellingen export naar Exact 4CIS, januari 2003 3
2.2. Aanpassen tabellen 4CIS InfoBase In het menu Financieel Product treft u de stamgegevens voor de facturering in 4CIS InfoBase. Hier definieert u de door uw organisatie aangeboden artikelen en diensten (code, omschrijving, productsoort, eenheid, eenheidsprijzen en BTWtarief). 2.2.1. Aanpassen productsoorten / omzetgroepen U kunt uw producten in 4CIS InfoBase indelen in productsoorten en per productsoort een rekeningnummer uit Exact opgeven. Deze gegevens worden meegenomen in de koppeling met Exact, zodat u zowel in 4CIS InfoBase als Exact eenvoudig de omzet per productsoort bepaalt. De rekeningennummers per productsoort definieert u in 4CIS InfoBase in het menu Beheer Tabellen. Selecteer de tabel Product Soort en definieer de omzetgroepen en bijbehorende rekeningnummers (overeenkomstig uw Exact administratie). Figuur 2: 4CIS Instellen productsoorten 2.2.2. Aanpassen BTW tarieven In 4CIS InfoBase definieert u per product of dienst een BTW tarief. U past de code van BTW tarieven aan in het menu Beheer Tabellen, tabel Financieel BTW tarief. De BTW code dient overeen te komen met de BTW codes in uw Exact administratie. 4CIS, januari 2003 4
2.3. Kostenplaatsen In 4CIS InfoBase kunt u uw producten en diensten tevens indelen in kostenplaatsen. Zo kunt u eenvoudig de omzet per kostenplaats (afdeling) nagaan. De kostenplaatsen definieert u in 4CIS InfoBase in het menu Beheer Instellingen, tabblad Financieel Valuta s / Perioden / Kostenplaatsen. De beschikbare kostenplaatsen koppelt u in 4CIS InfoBase vervolgens aan uw producten en diensten in het centrale productbestand. Figuur 3: 4CIS instellen kostenplaatsen (1) Figuur 4: 4CIS instellen kostenplaatsen (2) 4CIS, januari 2003 5
2.4. Producten indelen in productsoorten en kostenplaatsen Nadat u de productsoorten en kostenplaatsen in 4CIS InfoBase heeft gedefinieerd kunt u uw producten en diensten in groepen categoriseren (productsoorten en kostenplaatsen). Dit doet u in het centrale productbestand (menu Financieel Product). Ga naar het menu Financieel Product, Voer de gegevens van een nieuw product in of dubbelklik op een reeds ingevoerd product, Definieer bij het product de productsoort (verplicht!), Definieer bij het product de kostenplaats (niet verplicht, tenzij ingesteld in het menu Beheer Instellingen, tabblad Financieel Algemeen). Figuur 5: 4CIS indelen producten in productsoorten en kostenplaatsen Een handige manier om een selectie van producten in één keer aan een bepaalde productsoort of kostenplaats te koppelen is de functie Muteer Selectie. Deze functie treft u in het menu Lijst. 2.5. Instellen debiteur- en crediteurnummering 4CIS InfoBase nummert uw debiteuren en crediteuren automatisch. De instelling voor de debiteurnummering treft u in het menu Beheer Instellingen, tabblad Financieel - Algemeen. Vult u hier geen nummering in, dan worden debiteuren en crediteuren niet automatisch genummerd. Hier treft u tevens de instelling voor de automatische nummering van offertes, orders, facturen en projecten in 4CIS InfoBase. Bij het aanmaken van een nieuwe debiteur (op het tabblad Financieel Algemeen bij een bedrijf of persoon) wordt automatisch de checkbox Export debiteur aangevinkt. Bedrijven en personen waarbij deze checkbox is aangevinkt worden automatisch in de eerstvolgende export van gegevens naar Exact meegenomen. Nadat 4CIS InfoBase de stamgegevens van nieuwe debiteuren en crediteuren heeft geëxporteerd wordt de checkbox Export debiteur automatisch uitgezet. Zodoende voorkomt 4CIS InfoBase dat de stamgegevens van debiteuren en crediteuren meerdere malen naar Exact worden geëxporteerd. 4CIS, januari 2003 6
Figuur 6: 4CIS automatische debiteurnummering (1) Figuur 7: 4CIS automatische debiteurnummering (2) Het is voor een correcte koppeling met Exact van belang dat de debiteur- en crediteurnummering in 4CIS InfoBase overeenkomt met de nummering in uw Exact administratie. Dit is te realiseren door een import van de gegevens uit Exact bij aanvang van de implementatie van 4CIS InfoBase. 3. Proefexport stamgegevens en journaalregels Maak voor de proefexport vanuit 4CIS InfoBase een kopie van uw datafile (uw bedrijfsnaam.4dd). Het journaliseren van facturen kan namelijk niet ongedaan worden gemaakt en facturen zijn na het journaliseren niet meer aan te passen. 3.1. Journaliseren van facturen Bij het journaliseren van facturen maakt 4CIS InfoBase op basis van de facturen journaalregels aan. Na het journaliseren van de facturen in 4CIS InfoBase zijn de facturen (uitgezonderd de factuurstatus en de interne opmerkingen) niet meer aan te passen: Ga naar het bestand met al uw facturen (menu Financieel Factuur), Zoek op alle nog niet doorgeboekte facturen; dit zijn de facturen die nog niet zijn gejournaliseerd. Figuur 8: 4CIS zoeken op nog niet doorgeboekte facturen (facturen die nog niet zijn gejournaliseerd) Om er zeker van te zijn dat alleen correcte facturen worden gejournaliseerd kunt u een controlestap inbouwen. Tijdens deze controle dienen facturen verplicht te worden geaccordeerd, voordat deze kunnen worden gejournaliseerd. U kunt deze controlestap instellen in het menu Beheer Instellingen, tabblad Financieel - Algemeen. Tevens kunt u per gebruiker in het menu Beheer Gebruiker (tabblad toegang tot functies) definiëren of de gebruiker rechten heeft om facturen te accorderen. 4CIS, januari 2003 7
Akkoordeer eventueel eerst de facturen die moeten worden doorgeboekt (dit doet u op het tabblad algemeen van de factuur). Figuur 9: 4CIS factuur verplicht accorderen voor journaliseren Figuur 10: 4CIS Factuur akkoord Alleen de factuurstatus en interne toelichting kunt u nu nog aanpassen. Nu kunt u de geaccordeerde facturen journaliseren. Hierbij heeft u twee mogelijkheden: 1. Facturen één voor één journaliseren, 2. Een selectie van facturen journaliseren. 4CIS, januari 2003 8
3.1.1. Facturen één voor één journaliseren Ga naar de factuur, Druk op de knop Journaliseer. De door 4CIS InfoBase gegenereerde journaalregels treft u na het journaliseren in het menu Financieel Journaalregels. U kunt de factuur na het journaliseren niet meer aanpassen. Figuur 11: 4CIS facturen één voor één journaliseren 3.1.2. Een selectie van facturen journaliseren Selecteer alle te journaliseren facturen in de lijst, Ga naar het menu Financieel - Journaliseren. 4CIS, januari 2003 9
Bij het journaliseren van de facturen worden journaalregels aangemaakt. Deze journaalregels treft u na het journaliseren in het menu Financieel Journaalregels. 3.2. Exporteren stamgegevens debiteuren en crediteuren Voordat u begint met het exporteren van journaalregels dient u de stamgegevens van nieuwe debiteuren en crediteuren te exporteren. Anders kunnen bij het importeren van de journaalregels in Exact fouten optreden omdat de debiteur- of crediteur nog niet in uw Exact administratie bestaat. Ga naar Organisatie - Bedrijf, Ga naar Financieel Journaalexport; vervolgens verschijnt de onderstaande dialoog waarin u de selectie van te exporteren debiteuren en crediteuren kunt definiëren, Druk vervolgens op de knop Exporteren en de stamgegevens van nieuwe (nog niet geëxporteerde) debiteuren en crediteuren worden weggeschreven naar de in de instellingen (Beheer Instellingen, tabblad Financieel - Export) opgegeven locaties. Figuur 12: 4CIS stamgegevens debiteuren en crediteuren exporteren 4CIS, januari 2003 10
3.3. Exporteren van journaalregels De laatste stap is het aanmaken van het exportbestand van journaalregels: Ga naar het menu Financieel Journaalregels, Ga vervolgens naar het menu Archief Exporteer; vervolgens verschijnt de onderstaande dialoog waarin u de selectie van te exporteren journaalregels kunt definieren, Druk vervolgens op Exporteren. Figuur 13: 4CIS export journaalregels De journaalregels worden nu geëxporteerd naar het in de Instellingen (Beheer Instellingen, tabblad Financieel - Export) opgegeven bestand. 4CIS InfoBase zorgt ervoor dat u journaalregels maar één keer kunt exporteren. 4CIS, januari 2003 11
Figurenlijst Figuur 1: 4CIS Instellingen export naar Exact... 3 Figuur 2: 4CIS Instellen productsoorten... 4 Figuur 3: 4CIS instellen kostenplaatsen (1)... 5 Figuur 4: 4CIS instellen kostenplaatsen (2)... 5 Figuur 5: 4CIS indelen producten in productsoorten en kostenplaatsen 6 Figuur 6: 4CIS automatische debiteurnummering (1)... 7 Figuur 7: 4CIS automatische debiteurnummering (2)... 7 Figuur 8: 4CIS zoeken op nog niet doorgeboekte facturen (facturen die nog niet zijn gejournaliseerd)... 7 Figuur 9: 4CIS factuur verplicht accorderen voor journaliseren... 8 Figuur 10: 4CIS Factuur akkoord... 8 Figuur 11: 4CIS facturen één voor één journaliseren... 9 Figuur 12: 4CIS stamgegevens debiteuren en crediteuren exporteren.10 Figuur 13: 4CIS export journaalregels...11 4CIS, januari 2003 12